Acadre 12/1551 Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringsstyringssystemet for miljø- og naturområdet 2012 Omfatter perioden 1. juni 2011 til 31. maj 2012
Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet på miljø- og naturområdet 1. Indledning Assens Kommune har siden Kvalitetsstyringsloven med tilhørende bekendtgørelse (Lov nr. 506 af 7. juni 2006 og Bek. nr. 661 af 14. juni) ikrafttræden i 2006, arbejdet med indførelse af kvalitetsstyringssystem på natur- og miljøområdet. Den 1. januar 2012 trådte en ny bekendtgørelse (nr. 1258) om krav til kvalitetssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet i kraft. Lov og bekendtgørelse stiller en række krav til kommunens kvalitetsstyringssystem. Blandt andet skal ledelsen mindst en gang årligt evaluere kvalitetsstyringssystemet. Miljø- og Teknikudvalget (gennem delegering fra Kommunalbestyrelsen) skal årligt gennemføre en evaluering af kvalitetsstyringssystemet i kommunen. Det er den systemansvarlige 1, der udarbejder en årsrapport 2 (udkast til ledelsens evaluering). Denne godkendes af Miljø og Naturchefen. Efterfølgende forelægges den for Miljø- og Teknikudvalget (MTU). Når årsrapporten er godkendt af udvalget betragtes den som ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet. Miljø & Natur er Miljø- og Naturchef Annette Bæk og fire selvstyrende teams: Jord & Vand, Industri, Landbrug og Natur. 2. Formål med ledelsens evaluering Formålet med ledelsens evaluering er, at ledelsen en gang årligt gennemgår kvalitetsstyringssystemet i Miljø & Natur for, at optimerer, effektivisere og sikre sammenhængskraft til andre ledelsesområder. 3. Analyserapporten skal indeholde Den tværgående procedure (T-3) Ledelsens evaluering beskriver, at den systemansvarlige skal udarbejde en analyserapport, med følgende indhold: A. Status på aktiviteter siden sidste evaluering. B. Resultat fra udført brugertilfredshedsundersøgelse(r). C. Sammenfatning af eventuelle afvigelser. D. Status på kvalitetsstyringssystemets resultater i forhold til loven, kvalitetspolitik og de opstillede kvalitetsmål. E. Orientering om ændringer, der kan få betydning for kvalitetsstyringssystemet F. Kvalitetssystemets funktion og bidrag til opfyldelse af lovens formål mv. 1 Person med ansvar og beføjelser til at sikre, at processer, der er nødvendige for kvalitetsstyringssystemet, fastlægges, implementeres og vedligeholdelse 2 Analyse af hele kvalitetsstyringssystemet. Grundlag for den årlige ledelsens evaluering 2
G. Status på kompetencer i Miljø & Natur. H. Foreløbig, overordnet konklusion på de foretagne analyser og evt. oplæg til ændringer og forbedringer. Ad A. Status på aktiviteter siden sidste evaluering 1. Opfølgning på aktiviteter og handlinger iværksat som resultat af foregående evaluering Siden sidste evaluering er der som vanligt gennemført ekstern audit og intern audit i Miljø & Natur for at vedligeholde og opretholde certificeringen af kvalitetsstyringssystemet. Der er afholdt to halve temadage for alle i Miljø & Natur, hvor der blev arbejdet med udvikling af skabeloner til breve og afgørelser for, at få mere ensartethed i kontakten med borgerne på tværs i fagområdet. Derudover er der også gennemført et internt projekt (Projekt Videndeling) i første halvår af 2012. 2. Sammenfatning af resultaterne fra de foregående intern og ekstern audits samt andre aktivitet foretaget i det seneste år Temadag (½ dag) kvalitetsstyring, tirsdag den 6. september 2011 Alle medarbejdere i Miljø & Natur deltog i temadagen. Formålet med temadagen var at arbejde med ensretning af breve og skabeloner på tværs i Miljø & Natur, og desuden også skabe ensartethed inden for de enkelte teams i den skriftlige kommunikation med borgerne. Derudover skulle det også lette den enkelte medarbejdes arbejdsgange i hverdagen. Miljø- og Naturchef Annette Bæk var mødeleder og hun gennemgik til at starte med nogle punkter fra Analyserapporten 2011. Herefter gik de enkelte teams i gang med, at se på mulighederne for at forbedre eller lave skabeloner til breve og afgørelser. Der blev nedsat en koordineringsgruppe med en repræsentant fra hver af de fire teams, som sørgede for at de relevante skabeloner blev lavet og efterfølgende kvalitetssikrede dem. Ekstern audit, fredag den 28. oktober 2011 Det eksterne auditeringsfirma var Det Norske Veritas (DNV) og auditor var denne gang Ole Lundis, som blev kontrolleret af Danmarks Nationale Akkrediteringsorgan (DANAK). For første gang blev der konstateret afvigelser ved den eksterne audit, og det var én væsentlig afvigelse og fire mindre væsentlige afvigelser. Der skulle findes løsningsforslag til alle afvigelser inden for en måned og ved en opfølgningsaudit fredag den 13. januar 2012 skulle afvigelserne være løst. Den væsentlige afvigelse bestod i, at proceduren for registrering og behandling af afvigelser i sagsbehandlingen ikke var tilstrækkelig implementeret. Miljø & Natur har ikke været gode nok til, at dokumentere afvigelser i sagsbehandlingen og hvordan de er blevet løst, samt dokumenteret at der løbende sker optimering af sagsbehandlingen. For at få fokus på dette gennemførte Miljø & Natur Projekt Videndeling (se længere nede) i første halvår af 2012. 3
De fire mindre væsentlige afvigelser var: Team Naturs kontrakt med ekstern rådgiver: I en enkelt sag var fremgangsmåde/implementering for tilkøb af ekstern assistance ikke tilstrækkelig. I kontrakten ses eksempelvis ikke henvisning til tavshedserklæring (forelå ikke) og det var ikke helt afklaret, hvordan prokurareglerne er. Hvem kan/skal eksempelvis underskrive (varsel om) påbud om lovliggørelse - og således at det kan ses, at der er gennemført KS inden udsendelse. Miljø & Natur har opdateret proceduren for tilkøb af kompetencer, og fået lavet en tavshedserklæring, en skabelon til bemyndigelse af rådgiver/konsulent og en oversigt over de eksterne rådgiver vi bruger og har brugt. Minimumsfrekvensen for tilsyn med virksomheder (Team Industri) blev ikke overholdt i 2011 (manglede to tilsyn). KL og Miljøstyrelsen har aftalt en minimumsfrekvens af tilsyn med virksomheder, men i 2010 besluttede byrådet i Assens Kommune ikke at leve op til denne som et sparetiltag. Miljø & Natur har prioriteret ressourcer til, at overholde minimumsfrekvensen i 2012. Fremgangsmåden for auditplan og intern audit var ikke tilstrækkelig. Miljø & Natur lavede derfor et oplæg til en ny form for intern audit, ledelsen kom med i auditplan hvert år og systemansvarlige har haft en mere aktiv rolle i den interne audit 2012. Fremgangsmåden vedrørende fastsættelse af mål og handlingsplan var ikke tilstrækkelig. Auditor fik fremsendt Proces- og tidsplan for Kvalitetsaftale i By, Land & Kultur, Kvalitetsaftale 2012-2013, Årets gang i Miljø & Natur, Assens Kommune styringskoncept og desuden arbejdede Miljø & Natur med Kvalitetsaftale 2012-2013 på den årlige planlægningsdag i december 2011. Temadag (½ dag) kvalitetsstyring, mandag den 31. oktober 2011 Igen deltog alle medarbejdere i Miljø & Natur. Formålet var et følge op på arbejdet med skabeloner fra den første temadag, samt arbejde videre på skabelonerne. Udover dette gennemgik den systemansvarlige afvigelserne fra den eksterne audit, indkomne forbedring fra sidst, opdatering af tværgående procedurer og kom med input fra en temadag om kvalitetsguider i NIS (elektronisk lovsamlingssystem). Koordineringsgruppen kom med status på arbejdet og de enkelte teams arbejdede videre på skabeloner. Alle skabeloner er efterfølgende lagt i det der hedder frasebiblioteket i Word fra Microsoft, hvor de let kan hentes fra når de skal bruges. Projekt Videndeling projektstart onsdag den 18. januar 2012 Formålet med projektet var få medarbejderne i Miljø & Natur til, at blive opmærksomme på, at få registreret forbedringsforslag og afvigelser ved at sende en mail til den systemansvarlige. Projektet blev introduceret ved en slags nytårskur og her var fokus på, at det især var vigtigt at dele forbedringsforslag og afvigelser så alle i Miljø & Natur kan lære af det. Der var lagt op til konkurrence mellem de fire teams og mellem alle medarbejdere i Miljø & Natur for både flest, men også bedste forbedringsforslag/afvigelse. 4
Desværre druknede projektet lidt i andre projekter som Forenkling og Afbureaukratisering (hele rådhuset), Innovation i By, Land & Kultur og et kompetenceudviklingsforløb i By, Land & Kultur. Det skabte forvirring blandt medarbejderne i Miljø & Natur om, hvor deres forbedringsforslag mv. skulle afleveres. Projektgruppen valgte derfor at sige, at alt kunne afleveres til dem og så fordelte de det videre. Derfor er nogle af de indkomne forbedringsforslag også sendt videre i de andre større tværgående projekter. På trods af dette fik projektet øget fokus blandt medarbejderne og der hersker ikke tvivl om hvad medarbejder skal gøre hvis de har rettelser eller forbedringsforslag så sender de en mail til den systemansvarlige. Men løbende vil det være nødvendigt, at tage emnet om afvigelser/forbedringsforslag op på Miljø & Natur møderne for at holde gryden i kog og henover sommeren vil proceduren blive opdateret med det formål, at få helt klar definitioner omkring hvad der er afvigelser og hvad der er forbedringsforslag mv. Intern audit i april/maj 2012 Denne gang var den systemansvarlige mere involveret i den interne audit end tidligere og samtidigt deltog også udviklingskonsulent Per Mørk fra Organisation og Personale for at styrke sammenhængen til de overordnede mål og politikker i Assens Kommune. Auditorerne var derfor denne gang Per Hansen (Team Jord & Vand), Christen Christensen (Team Industri), Per Mørk (Organisation og Personale) og den systemansvarlige, som noget nyt blev der auditeret parvis. Tidligere er intern audit blevet gennemført på én dag, hvor de enkelte teams var booket i bestemte tidsrum, men i år forløb den interne audit over to måneder, hvor de ansvarlige for procedurerne blev booket individuelt til auditering. Der blev også lavet en spørgeramme, som sikrede, at auditorerne kom omkring alle de tværgående procedurer. I tråd med afvigelsen fra ekstern audit have vi mere fokus på selve sagsbehandlingen og spurgte indtil målene i Kvalitetsaftale 2012-2013 inden for enkelte område. Et supplerende tema ved denne interne audit var brugen af Acadre (vores elektroniske journaliseringssystem), da et af de vigtige elementer i kvalitetsstyringssystemet er at kunne genfinde sagerne igen. Det stod klart meget tidligt under intern audit, at der var et behov for en afklaring omkring hvad der en afvigelse og hvad der er et forbedringsforslag. Den systemansvarliges egen fortolkning er, at en afvigelse er en afvigelse i sagsbehandlingen i forhold proceduren eller lovgivningen, og alt andet er stort set er forbedringsforslag. Men som tidligere nævnt vil den tværgående procedure blive opdateret, så definitionerne kommer helt på plads, også for medarbejderne i Miljø & Natur inden næste audit (ekstern i september 2012). De væsentligste afvigelser ved den interne audit var indenfor procedurerne i Team Jord & Vand på vandforsyningsområdet, hvor flere af procedurerne ikke var opdateret til gældende lovning og hvad der sker på området. I den ene procedurer var der en afvigelse fordi der ikke var blevet rykket for indberetninger af analyseresultater for enkeltindvinderer af drikkevand. Efter auditten er der blevet sendt rykkere ud til enkeltindvinderer for analyseresultater af deres drikkevand, så denne afvigelse er løst. I en anden procedurer var der en afvigelse fordi frekvensen af tilsyn med vandforsyningsanlæg, der står i proceduren ikke var overholdt. Denne tilsynsfrekvens blev politisk besluttet i 2007, men der er efterfølgende sket en konsekvens til retning med en ny politisk beslutning, hvor der i 5
Kvalitetsaftale 2012-2013 er sat et mål om at udføre 40 tilsyn med vandværker i 2012-2013. Dette vil blive overholdt. Procedurerne skal være opdateret pr. 1. juli 2012. De resterende afvigelser er mindre rettelser og opdateringer af fagprocedurer, og den systemansvarlig en opgave i at få opdateret procedurerne for behandling af afvigelser, intern audit og proceduren om brugertilfredshedsundersøgelse af kommunens ydelser. Intern audit forløb generelt godt, og auditgruppen synes at spørgerammerne fungerede rigtig godt de kom mere ned i selve sagsbehandlingen denne gang. 3. Sammenfatning og status på afvigelser, samt indkomne forslag til forbedringer og de handlinger, som de har resultater i Alle afvigelser fra den eksterne audit er lukket, men Miljø & Natur skal fortsat arbejde videre med at afvigelserne ikke opstår igen. Ved intern audit blev der registreret 16 afvigelser og forbedringsforslag og ud af dem er 6 af dem pt. (juni 2012) behandlet og/eller lukket, mens de resterende har en senere tidsfrist de fleste inden 1. september før næste eksterne audit. I Team Industri og Team Landbrug har der være en udfordring med, at få automatiske påmindelser på opfølgning af håndhævelser ved miljøtilsyn, hvis en medarbejder skulle blive langvarigt syg eller forlade arbejdspladsen. Vores ITværktøjer gav ikke umiddelbart mulighed for, at kunne komme med en påmindelse om opfølgning andet end til den enkelte medarbejder. Team Industri har nu fundet en løsning på dette ved brug af styring i Acadre og deling af deres opgaveblok i Outlook. Der er udarbejdet en ny tværgående procedurer for forureningssager. Proceduren skal sikre, at vi fremadrettet får kvalitetssikret vores beviser og samtidigt forsøges procedurerne og brugt i miljøvagtordningen på hele Fyn. Samarbejde mellem Team Landbrug og Team Jord & Vand med miljøtilsyn på ejendomme i Indsatsområder for drikkevand. Team Landbrug har fået en liste fra Team Jord & Vand med ejendomme, hvor de har et udestående. Derudover udvælges i fællesskab enkelte større plantebrug i indsatsområdet til miljøtilsyn. De resterende registreringer fra det forløbne år er rettelser til procedurer og forbedringsforslag overført til andre projekter. Ad B. Resultat fra udført brugertilfredshedsundersøgelse(r) I samarbejde med Team Jord & Vand har den systemansvarlige i første halvår af 2012 lavet spørgsmål mv. til en brugerundersøgelse på spildevandsområdet. Miljø & Natur vil undersøge hvad borgernes oplevelse er af kontakten med Miljø & Natur ved påbud om forbedret spildevandsrensning i det åbne land. Undersøgelsen bliver igangsat inden 1. juli 2012 og vil løbe frem til 21. december 2012, hvor borgerne vil modtage et spørgeskema når deres spildevandsanlæg bliver færdigmeldt. 6
Ad C. Sammenfatning af eventuelle afvigelser De væsentligste afvigelser fra det forgangne år er de fem afvigelser Miljø & Natur fik i forbindelse med ekstern audit i oktober 2011, som betød et opfølgningsbesøg af auditeringsfirmaet i januar 2012. Auditeringsfirmaet karakteriserede den ene afvigelse som væsentlig og de andre fire som mindre væsentlige. Den væsentlige afvigelse var, at Miljø & Natur ikke havde registreret afvigelser og forbedringsforslag i kvalitetsstyringssystemet. Miljø & Natur kunne dermed ikke dokumentere, at der sker en læring, når der begås fejl og, at der også sker en løbende optimering af sagsgangene. De fire andre afvigelser blev karakteriseret som mindre væsentlige og omhandlede kontrakter med eksterne rådgivere, minimumsfrekvensen for tilsyn med virksomheder, fremgangsmåden for intern audit og fremgangsmåde for fastsættelse af mål og handlingsplaner. Ad D. Status på kvalitetsstyringssystemets resultater i forhold til loven, kvalitetspolitik og de opstillede kvalitetsmål Miljø & Natur har med lukningen af de fem afvigelser fra den eksterne audit i oktober 2011 bibeholdt kvalitetsstyringscertifikat. Størstedelen af de opstillede mål og politikker i Kvalitetsaftale 2010, samt i skyggedokumentet for Miljø & Natur i 2011 er nået og/eller overholdt. Resten er enten udskudt eller udgået. Ad E. Orientering om ændringer, der kan få betydning for kvalitetsstyringssystemet Miljø & Naturs kvalitetsstyringscertifikat skal fornyes i år, da udløber 31. december 2012. Der skal ske en såkaldt recertificering af kvalitetsstyringssystemet. I den forbindelse har Miljø & Natur valgt at skifte auditeringsfirma fra Det Norske Veritas (DNV) til Dansk Standard (DS), som var væsentlig billigere ved tilbudsgivning. Den 1. januar 2012 trådte en ny bekendtgørelse til kvalitetsstyringsloven i kraft, hvor der er sket en forenkling af den oprindelige bekendtgørelse, som skulle resultere i en besparelse i antal timer brugt på kvalitetsstyringssystemet i kommunerne. Ændringerne er som følger med den systemansvarliges bemærkninger: Den tværgående procedurer om koordinering mellem myndigheder udgår, og skal i stedet indarbejdes i de forskellige fagprocedurer. Vurderingen er, at her er intet sparet, men at Miljø & Natur skal have gennemgået og opdateret relevante fagprocedurer. Der er ændret på proceduren om afvigelser, således at der ikke længere er krav om afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger. Det er en rigtig dejlig forenkling, men da Miljø & Natur ikke har registreret afvigelser tidligere (hvilket var den væsentlige afvigelse ved ekstern audit), så er der ikke nogen rationaliserings gevinst for Miljø & Natur her. Det er dog en fordel, at Miljø & Natur fremadrettet kan registrere afvigelser mv. i en forenklet form. 7
Der er sket en forenkling i forhold til den systemansvarliges opgaver, så proceduren skal opdateres. Her er der mulighed for forenkling, men grundlæggende har den systemansvarlige stadig de samme arbejdsopgaver, og det har indtil videre været holdt på et minimum qua den systemansvarliges andre arbejdsopgaver i Team Landbrug. Der er også sket en forenkling af proceduren om offentliggørelse af Miljø & Naturs resultater med kvalitetsstyring, men med samme indhold som før. Der er blevet oprettet en side på Assens Kommunes hjemmeside, hvor ledelsens evaluering (analyserapporter) offentliggørelse og her ligger også kvalitetsstyringscertifikatet. Her vil ikke ske nogen ændringer. Konklusion er, at den nye bekendtgørelse kræver opdatering af procedurer og der nogle områder, hvor Miljø & Natur har fået en forenkling af systemet. Men da Miljø & Natur hele tiden har disponeret på et minimumsniveau på dette område ligger der ikke nogen dissideret besparelser som følge af den nye bekendtgørelse. Den systemansvarlige for Kvalitetsstyring i Miljø & Natur er fortsat Trine Bonrud Helleskov, der er placeret i Team Landbrug. Den interne auditgruppe har i år bestået af Per Hansen (Team Jord & Vand) og Christen Christensen (Team Industri) fra Miljø & Natur samt Per Mørk fra Organisation & Personale og den systemansvarlige. Fremadrettet vil der sker ændringer i auditgruppen, da Per Hansen ønsker at udtræde og Christen Christensen går på pension senest i 2014. Ad F. Kvalitetssystemet funktion og bidrag til opfyldelse af lovens formål mv. Der skal fortsat fremadrettet gøres en indsats for, at få medarbejderne engageret og udvikle på systemet. Miljø & Natur har i 2012 gjort en indsats for, at få kvalitetsstyringssystemet til skabe værdi og give mening. Vurderingen er, at de to halve temadage med udarbejdelse af skabeloner for en del medarbejdere har betydet en lettelse i hverdagen og bedre kvalitet af breve mv. Så på den måde har det også bidraget til at opfylde lovens formål. Afvigelserne ved den eksterne audit har også betydet en opdatering og udvikling af systemet, så Miljø & Natur fortsat kan opfylde lovens formål og bibeholde kvalitetsstyringscertifikat. Ad G. Status på kompetencer i Miljø & Natur Miljø & Natur har fortsat kortlagt alle kompetencerne i Miljø & Natur i et kompetenceskema, som opdateres en gang om året. Kompetenceskemaet er blevet udviklet med farvekoder, så det nemt kan spottes hvor der mangle kompetencer. Kompetenceskemaet mangler at blive opdateret i 2012, men det forventes at dette bliver gjort lige efter sommerferien inden næste eksterne audit i september 2012. Normalt er skemaet blevet opdateret efter MUS i første halvdel af året, men da Miljø & Naturchef Annette Bæk har været konstitueret direktør i denne periode er der et efterslæb på afviklingen af MUS i Miljø & Natur. 8
Ad H. Foreløbig, overordnet konklusion på de foretagne analyser og evt. oplæg til ændringer og forbedringer Det har været et hektisk kvalitetsstyrings år, med to halve temadage, fem afvigelser ved ekstern audit, intern audit i ny form og Projekt Videndeling hertil slut. Hvad har Miljø & Natur så fået ud af det? De to halve temadage fik engageret flere medarbejdere i at forbedre og skabe ensartethed på tværs af teams, men også i teams, omkring brevskabeloner og skabeloner til afgørelser. Det er der heldigvis mange medarbejdere der kunne se muligheder i og efterfølgende har benyttet sig af. På mange måder har det betydet en lettelse i hverdagen for de medarbejdere der bruger skabelonerne. Der er dog stadig nogle områder i Miljø & Natur, hvor implementeringen af skabelonerne mangler. Den systemansvarlige anbefaler, at når der ansættes nye medarbejdere i Miljø & Natur bør de introduceres til skabelonerne og brugen af dem via frasebiblioteket i Word. Flere af afvigelserne til ekstern audit var af helt grundlæggende karakter, og det kom noget bag på Miljø & Natur, at de så ikke var kommet noget før. Miljø & Natur havde ikke ændret på nogle arbejdsmetoder i løbet af de knap tre år vi har været kvalitetsstyringscertifikatet, og det var derfor noget overraskende at DNV valgte at give os disse afvigelser denne gang hvor de selv blev kontrolleret af DANAK. Miljø & Natur har valgt at skifte auditeringsfirma både for, at prøve et andet firma, men også fordi det nye auditeringsfirma var billigere ved tilbudsgivning. Ingen tvivl skal der dog herske om, at afvigelserne betød, at Miljø & Natur fik rettet op på nogle områder som også skaber værdi. Miljø & Natur har fået mere skarphed omkring, at få registreret og delt afvigelser og forbedringsforslag på tværs i Miljø & Natur og dermed forbedrer sagsbehandlingen. Men det er fortsat en udfordring, at få registreret afvigelser eller forbedringsforslag. Den systemansvarlige er ved at blive uddannet innovatør på kommunens innovatøruddannelse. Det er derfor oplagt, at den systemansvarlige forsøger at bruge værktøjer fra denne uddannelse til at sætte gang i nogle innovationsprocesser for at finde en løsning på denne udfordring. Miljø & Natur fik via afvigelserne fra den eksterne audit også opdateret og forbedret proceduren omkring eksterne konsulenter (tilkøb af kompetencer). Formen på intern audit blev ændret, og Miljø & Natur fik langt større fokus på denne del af kvalitetsstyringssystemet. I forbindelse med intern audit stak de interne auditørerne i år også en fingeren i jorden hos medarbejderne omkring brugen af Acadre (det elektroniske journaliseringssystemet) og viden om Kvalitetsaftale 2012-2013 blandt medarbejderne. Konklusion er, at der er et akut behov for et kursus i Acadre og de muligheder der er i systemet. De fleste medarbejdere har været på introduktionskursus i Acadre, men der mangler et opfølgningskursus, hvor de mere avancerede funktioner bliver gennemgået. Der er i øvrigt også flere muligheder for at trække information ud af Acadre i form af rapporter, der kunne bruges til f.eks. vores årlige planlægningsdag. Der er meget stor forskel på hvorvidt de enkelt medarbejdere opretter sagerne ens fra gang til gang og om de afsluttes i Acadre. Der er planlagt et kursus for medarbejder i Acadre i skrivende stund. Den systemansvarliges anbefaling er at dette kursus bliver gennemført i 2012/2013, og at kurset bliver af mere avanceret karakter. Desuden bør Miljø & Natur vedtage nogle interne retningslinjer for brugen af Acadre. Dette spiller i 9
øvrigt også sammen med en innovationsindsats inden for IT-området generelt. Mht. målene i Kvalitetsaftalen 2012-2013 arbejder medarbejderne efter disse, men ikke med en særlig bevidsthed omkring kvalitetsaftalen. For at få mere opfølgning på den del vil den systemansvarlige anbefale, at Miljø & Natur hvert år enten før sommerferien eller lige efter løber målene igennem for, at se hvor langt de er nået og om der skal gøres en ekstra indsats på nogle områder. Fremadrettet har Miljø & Natur stadig en del arbejde med, at finde den rette form på intern audit for i Miljø & Natur. Den interne auditgruppe står overfor et skift i auditorer, da en går på pension og den anden ikke længere ønsker denne opgave, samtidigt har Miljø & Natur fået friere hænder til at løse denne opgave med den nye bekendtgørelse. Den systemansvarlige vil derfor anbefale, at Miljø & Natur griber denne chance for at udvikle intern audit til at skabe værdi og mening. Nogle medarbejder har efterspurgt mere eller bedre samarbejde og viden på tværs af teams i Miljø & Natur, og det kan den interne audit måske bruges til. Der kunne laves et auditteam, som den systemansvarlige kunne bruge til at spare med omkring kvalitetsstyringssystemet i det hele taget. Tidligere har den systemansvarlige haft en til at hjælpe sig, men det har ikke fungeret optimalt. Den systemansvarlige foreslår at et auditteam bestående af seks personer, der skal på kursus sammen. Envina har et kursus i intern audit den 4. oktober, som er det traditionelle kursus. Men den systemansvarlige er blevet opmærksom på at Miljø & Naturs nye certificeringsfirma DS udbyder et kursus til interne auditorer med en coaching vinkel. Der kunne derfor være spændende at lade DS komme med et tilbud til Miljø & Natur på, hvad et sådan kursus til sekspersoner ville koste. Den systemansvarlige ser intern audit som en mulighed for at udvikle Miljø & Natur i fællesskab, selvom det stadig er en kontrol af at vi lever op til kravene i kvalitetsstyringssystemet. Miljø & Natur har generelt fortsat et behov for at videre udvikle på kvalitetsstyringssystemet, så det skaber værdi og giver mening, men samtidigt lever op til lovens krav. 10