Kommissorium for Ekstern analyse af ARoS økonomi

Transkript

1 Kmmissrium fr Ekstern analyse af ARS øknmi Juni 2009

2 Indhld Indhld Prjektets baggrund g prblemstilling Prjektets frmål, mål g resultater Frudsætninger, afgrænsninger g pmærksmhedsmråder Organisatin g bemanding Fremgangsmåde g tids- g aktivitetsplan Ressurcebehv, øknmi g arbejdsindsats... 7

3 Århus Kmmune Juni 2009 Side 3 1. Prjektets baggrund g prblemstilling Århus Byråd skal d. 24. juni behandle indstillingen Udvidelse af ARS Aarhus Kunstmuseums trækningsret. Indstillingen indebærer fruden selve udvidelsen en række vilkår fr ARS frtsatte drift, herunder at der iværksættes en ekstern analyse af ARS driftsøknmi. Baggrunden fr indstillingen er, at ARS i fråret 2009 har plevet likviditetsmæssige g øknmiske prblemer. 2. Prjektets frmål, mål g resultater Analysens frmål er at redegøre fr knkrete udviklingsscenarier g håndtag i frhld til frskellige niveauer fr ffentligt tilskud g ARS egenindtjening g deraf følgende muligheder fr museets aktivitets- g ambitinsniveauer. Analysen skal desuden beskrive ARS freløbige resultater i frhld til de mål, sm Århus Kmmune, staten g museet havde i udgangspunktet. Endelig skal analysen generere en knkret handlingsplan fr ARS fremtidige drift g udvikling. Analysen skal bidrage med: En beskrivelse af øknmistyringen på ARS herunder øknmistyringen i frbindelse med ARS (sær)udstillingsaktiviteter En krtlægning af likviditetsflwet / pengestrømmene på ARS Følsmhedsanalyser i frhld til: særudstillingernes betydning fr museets egenindtjening, herunder besøgstal g spnsrer åbningstidernes betydning fr besøgstallet ARS muligheder g frudsætninger fr at pnå yderligere egenfinansiering, herunder: spnsrater g entré-indtægter Udviklingen i ARS stillingsfrbrug, herunder medarbejdersammensætning g lønsum En markedsøknmisk vurdering af museets nuværende vægtning mellem særudstillinger g museets øvrige frpligtigelser Analysen skal tilvejebringe en knkret handlingsplan i frhld til ARS fremtidige drift Handleplanen skal pdeles i frskellige scenarier. Analysens scenarier skal således bidrage til en frventningsafstemning mellem ARS fremtidige drift g frskellige niveauer fr ffentligt tilskud/museets egenindtjening. Handlingsplanen skal give knkrete anbefalinger i frhld til følgende fkusmråder:

4 Århus Kmmune Juni 2009 Side 4 Museets øknmistyring, herunder (sær)udstillingsaktiviteter Budgetlægning, udgiftsstyring g løbende pfølgning Museets likviditetsstyring Museets egenindtjening spnsrater g entré-indtægter Markedsføring Medarbejdersammensætning Handlingsplanen skal med udgangspunkt i venstående indehlde en frventningsafstemning mellem ARS fremtidige rlle i kulturlandskabet, de ffentlige tilskud fra Staten g Århus Kmmune, samt ARS rganisatin. 3. Frudsætninger, afgrænsninger g pmærksmhedsmråder I 2006 blev der fretaget en analyse af ARS driftsøknmi. Analysen skitserede 4 scenarier fr det det fremtidige ffentlige tilskud til ARS. Efterfølgende blev det ffentlige tilskud fra g med budget 2007 frhøjet med 3 mi. kr. (svarende til scenari B). Tilskudsfrøgelsen kunne i høj grad tilskrives merudgifter i frhld til det frudsatte vedr. den tekniske drift af museet. Nærværende analyse skal bygge videre på grundlaget fra Rapprt ARS driftsøknmi, juni 2006 (se bilag) idet der tages højde fr, at grundlaget fr g nyhedens interesse mkring ARS er ændret siden Analysen skal sm anført bibringe en krtlægning af øknmistyringen på ARS. Denne krtlægning skal i særlig grad fkusere på øknmistyringen i frbindelse med museets udstillingsaktiviteter. Analysen skal i videst mulig mfang inddrage kmparative elementer, gerne såvel natinalt sm internatinalt. Analysen skal sm nævnt indehlde frskellige scenarier i frhld til det fremtidige ffentlige tilskud g museets egenindtjening. Scenarierne skal indehlde en vurdering af de servicemæssige knsekvenser g knsekvenser i frhld til besøgstal ved de frskellige tilskudsniveauer. Scenarierne skal indehlde et 0- scenarium fr så vidt angår ffentlige tilskud (uændret ffentlige tilskud). Idet der ønskes en hldbar handleplan fr ARS fremtidige drift, er det væsentligt, at scenarierne baseres på realistiske g frsigtige skøn fr så vidt angår museets muligheder fr egenindtjening i frhld til den aktuelle øknmiske situatin i samfundet sm helhed.

5 Århus Kmmune Juni 2009 Side 5 4. Organisatin g bemanding Analysen ønskes rganiseret med en styregruppe bestående af følgende repræsentanter: Øknmichefen fr Kultur g Brgerservice Erik Frisgaard (frmand) 2 repræsentanter fr ARS ledelse, Direktør Jens Erik Sørensen g Administratinschef Henrik Ochsner Chefen fr Kulturfrvaltningen Ib Christensen 1 medarbejder fra Rådmandssekretariatet fr Kultur g Brgerservice, Søren Aalund (sekretariatsfunktin) Styregruppen har ansvaret fr: endelig gdkendelse af analysekmmissrium, indehldende den eksterne leverandørs beskrivelse af pgavevaretagelsen g tidsplan gdkendelse af midtvejsevaluering gdkendelse af endelig afrapprtering Der etableres en referencegruppe bestående af følgende repræsentanter: 1-2 repræsentanter fr den eksterne leverandør af analysen (frmandskab g sekretariatsfunktin) ARS administratinschef Henrik Ochsner g Bghlder Drthe Jessen 1 medarbejder fra Kulturfrvaltningen, Ole Ammitzbøll Jørgensen 1 medarbejder fra Center fr Øknmi g Persnale, Ulrik Kfd 1 medarbejder fra Rådmandssekretariatet fr Kultur g Brgerservice, Søren Aalund Referencegruppen har til pgave at: Tilvejebringe allerede eksisterende materialer til brug fr den eksterne analyseleverandør Bistand ved praktisk planlægning af analyseaktiviteter (eksempelvis frmidling af kntaktdata i frhld til evt. interviewpersner) Evt. sparring i frhld til delknklusiner Det er en frudsætning, at den eksterne analyseleverandør bemander pgaven ud fra følgende kmpetencer: Øknmistyring Organisatinsanalyse Statistik (følsmhedsanalyse) Markeds- g spnsrkendskab (i frhld til museumsdrift) Endelig vil ARS g Kultur g Brgerservice i fællesskab udpege en sagkyndig med særlige: Museumsfaglige kmpetencer g erfaring med museumsdrift på internatinalt niveau.

6 Århus Kmmune Juni 2009 Side 6 Den eksterne leverandør frpligtiges til, at analysens museums- g kunstfaglige knklusiner g anbefalinger frelægges den sagkyndige til kmmentering frud fr endelig afrapprtering. Den eksterne leverandør skal gså løbende i analyseprcessen søge råd g vejledning fr så vidt angår museums- g kunstfaglige prblemstillinger. Den sagkyndiges meninger g vurderinger bør indgå i selve rapprten. Desuden kan den sagkyndige eventuelt selv bidrage i et særskilt afsnit i den endelige afrapprtering. 5. Fremgangsmåde g tids- g aktivitetsplan Analysen ønskes færdiggjrt g afrapprteret senest fredag d Frslag til knkret tids- g aktivitetsplan ønskes udarbejdet af den eksterne analyseleverandør. En verrdnet tidsplan kan se ud sm følger: Aktivitet Dat/Uge Ansvarlig Fremsendelse af kmmissrium til mulige analyseleverandører 22. juni ARS/ Kulturfrvaltningen/ Rådmandssekretariatet Frist fr aflevering af tilbud på 1. juli Eksterne tilbudsgivere analyse 1. Styregruppemøde: 6. juli Styregruppen Udvælgelse af ekstern analyseleverandør gdkendelse af endeligt kmmissrium på baggrund af valgte tilbud Analyseplanlægning samt analyse 7. juli 2. Den eksterne leverandør af eksisterende skriftlige materialer (evt. første referencegruppemøde) Analyse Den eksterne leverandør med evt. inddragelse af interessenter 2. Styregruppemøde midtvejsevaluering Styregruppen Analyse g afrapprtering Den eksterne leverandør Fremsendelse af endelig rapprt til 24. Den eksterne leverandør Styregruppen 3. Styregruppemøde gdkendelse af endelig afrapprtering Styregruppen

7 Århus Kmmune Juni 2009 Side 7 6. Ressurcebehv, øknmi g arbejdsindsats De eksterne tilbudsgivere bedes udarbejde et knkret plæg til tids- g aktivitetsplan. Analysen frudsættes gennemført inden fr en samlet øknmisk ramme på kr. (excl. mms). Tilbudsgiverne skal anføre en vurdering af mfanget af inddragelse af interessenterne (antal mandetimer) i eksempelvis interviews, spørgeskemaundersøgelser etc. Andre frudsætninger i frhld til analysens praktiske gennemførelse, eksempelvis lkaler g teknisk udstyr, bedes ligeledes anført i tilbuddet. Det er bl.a. grundet analysens tidsplan væsentligt, at der tages udgangspunkt i eksisterende materialer g analyser vedr. ARS. Afrapprteringen frudsættes at ske i frm af en skriftlig rapprt. Rapprten afleveres til Kultur g Brgerservice i et elektrnisk frmat (wrd eller pdf).