De udførende virksomheders it-behov og it-krav

Transkript

1 De udførende virksomheders it-behov og it-krav Rapport under projektet Ny viden til Byggefagene Martin Profit Jakobsen, BASIT Mette Øbro, Dansk Byggeri December 2010

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 1.1. Baggrund og formål s Målgruppe s Metode s Rapportens opbygning s Finansiering af rapporten s Konklusion 2.1. Generelle konklusioner s Delkonklusioner om it-behov og -krav s Resultater 3.1. Deltagerne i undersøgelsen s De udførendes tilgang til it s Interessen for it s Holdning til it s Valg af ny it s Behov for it-rådgivning s Virksomhedernes forskellige it-behov s Anvendelse og prioritering af it-programmer s Anvendelse af it-programmer generelt s Forskelle i it-anvendelsen s Prioritering af it-programmer s Fremtidige it-investeringer s De enkelte it-programmer s Krav til it-programmer s Brugere af it i virksomheden s. 28 It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 2

3 1. Indledning 1.1. Baggrund og formål Erhvervs- og Byggestyrelsen indførte en række statslige bygherrekrav om digitalisering i 2007, kaldet Det Digitale Byggeri. Det Digitale Byggeri drejer sig om fire områder: Digitalt udbud/tilbud Anvendelse af 3D-modeller Informationsdeling via Projektweb Digital aflevering Tanken bag kravene var, at de med tiden ville brede sig og bevirke en øget digitalisering af byggebranchen på tværs af værdikæden. Denne effekt er imidlertid ikke sket i samme omfang som forventet, særlig ikke blandt de udførende virksomheder. Årsagerne hertil formodes dels at være manglende kravstillelse fra bygherrernes side (dvs. digitalt byggeri efterspørges ikke af kunderne), dels at virksomhederne ikke kan se deres egeninteresse i at arbejde med værktøjerne inden for Det Digitale Byggeri. Hvor undersøgelser vedr. Det Digitale Byggeri typisk tager udgangspunkt i det overordnede begreb og de enkelte krav, vil denne undersøgelse starte i den modsatte ende, nemlig hos de udførende virksomheder selv og deres brug af it-værktøjer i hverdagen. Målet med undersøgelsen er således at få mere viden om, hvordan de udførende virksomheder anvender it i deres dagligdag, da det vurderes nødvendigt at have større viden om de udførende virksomheders syn på og tilgang til it for at kunne vælge hvilke virkemidler, der skal til for at højne branchens it-niveau. Undersøgelsens formål er konkret at afdække: Hvad er virksomhedernes syn på it? Hvordan anvender virksomhederne it i hverdagen? Hvor er barriererne for en øget it-anvendelse? 1.2. Målgruppe Målgruppen for analysen er mindre udførende virksomheder med 1-50 ansatte, der arbejder med traditionelle håndværksopgaver. Denne målgruppe er valgt, fordi det er i denne gruppe, Det Digitale Byggeri har slået mindst igennem, og der her forventes at være størst behov for at øge itanvendelsen, hvis potentialerne i Det Digitale Byggeri skal realiseres. Målgruppen er repræsenteret via medlemsvirksomheder i Dansk Byggeri, som tilhører enten Træ-, Murer- eller Malersektionen Metode Undersøgelsen består af en kombination af en kvalitativ og en kvantitativ analyse. I den kvalitative analyse er relativt få virksomheder interviewet i dybden, hvor formålet har været at få en nuanceret indsigt i, hvordan virksomhederne grundlæggende tænker og handler i forhold til it. Den kvalitative analyse er suppleret med en kvantitativ analyse, hvor resultaterne er afprøvet og valideret i en større It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 3

4 gruppe. Mens formålet med den kvalitative analyse således er at besvare hvordan og hvorfor - spørgsmål, er formålet med den kvantitative analyse at sætte tal på: hvor mange. Den kvalitative analyse er valgt at udføre som gruppeinterviews/workshops, fordi deltagerne her får mulighed for at inspirere hinanden og kommentere hinandens udsagn. Analysen er gennemført i marts 2010 via fire workshop-forløb à 3 timers varighed i hhv. København og Århus. Den kvantitative analyse er foretaget som en web-spørgeskemaundersøgelse i november Den kvalitative analyse er afrapporteret i en selvstændig rapport (De udførende virksomheders itbehov, del 1: Kvalitativ analyse), mens nærværende rapport omhandler begge analyser samlet Rapportens opbygning Rapporten er opbygget tematisk, således at hvert enkelt afsnit omhandler et tema, som belyses såvel kvalitativt som kvantitativt. Resultaterne er beskrevet, så man tydeligt kan se, om de hidrører fra den kvalitative eller kvantitative analyse. Hvor deltagerne i den kvalitative analyse omtales som deltagerne i workshops, omtales deltagerne i den kvantitative analyse som respondenterne Finansiering af rapporten Rapportens udarbejdelse er støttet af Implementeringsnetværket for Det Digitale Byggeri via projektet: Ny viden til Byggefagene, som har fået midler fra EUs Regionalfond, Region Hovedstadens udviklingsmidler, Fonden Realdania samt Erhvervs- og Byggestyrelsen. It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 4

5 2. Konklusion 2.1. Generelle konklusioner Analysen viser, at mange mindre udførende virksomheder med under 50 ansatte har taget it til sig. Således har næsten alle respondenterne i den statistiske analyse et administrationssystem (98%). Man skal dog være opmærksom på, at det kræver en vis forhåndsinteresse at sige ja til at deltage i en it-undersøgelse, og man må derfor formode, at deltagernes interesse for og brug af it er højere end gennemsnittets, og dermed at målgruppens reelle it-niveau kan være lavere, end analysen viser. Samtidig er der også stor forskel på, i hvilken grad de virksomheder, der har deltaget i analysen, har taget it til sig. Her dækker respondenterne over et spektrum, hvor 17% i den ene ende udelukkende har et administrationssystem, mens 19% i den anden ende råder over 5-6 it-systemer inden for administration, kalkulation, planlægning, sagsstyring, kvalitetssikring og projektweb. Skønt it således er blevet en del af den almindelige virksomhedsdrift, fremstår it til en vis grad stadig som et fremmedelement. Således oplever 50%, at it er kompliceret og svært at anvende optimalt, og 76% synes, det er svært at indkøbe ny it. Ligeledes er der stor enighed om, at it er dyrt (85%). Virksomhederne er derfor mere tilbøjelige til at fikse det gamle program end at købe et nyt, fx ved selv at udvikle skabeloner. I forlængelse heraf investerer virksomhederne primært i it, når det opleves som en nødvendighed og regner typisk ikke på, om det kan betale sig. Der er således ikke særligt mange, der har lavet en behovsafklaring og regnet på, hvad der kan tjenes eller spares ved at bruge it-systemer i arbejdsprocesserne (en såkaldt business case). Investeringslysten er heller ikke særlig stor, idet kun 22% forventer at købe ny it inden for det næste år. Den kvalitative analyse indikerer, at der er en forståelseskløft mellem de udførende virksomheder og it-leverandørerne, hvori der ofte opstår misforståelser. It-verdenen opleves således som en jungle, hvor det er svært at orientere sig, svært at forstå begrebsverdenen, svært at formulere egne behov og krav og i sidste ende svært at føre en kvalificeret dialog med leverandørerne. Virksomhederne modtager imidlertid som oftest ikke nogen formel rådgivning om valg af it ud over den, de får fra it-leverandørerne selv og er således overladt til råd fra kolleger, venner og bekendte, hvis de ønsker en uvildig rådgivning. Hvad angår anvendelsen af it internt i virksomheden, er mønsteret klart, at ledelsen og kontorpersonalet har adgang til it, mens håndværkerne ikke har det. En tredjedel af virksomhederne kan se en fordel i at ændre på dette mønster fremover, men halvdelen mener, at det skal bevares. Der er således en række væsentlige barrierer for at øge de mindre udførende virksomheders itanvendelse: Uerkendt behov mange har ikke indset, i hvilken grad it kan hjælpe med at strukturere og effektivisere virksomhedens processer Manglende indsigt i it-begrebsverdenen man taler ikke samme sprog som itleverandøren og har svært ved at formulere egne behov og stille de rigtige krav It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 5

6 Manglende kendskab til de konkrete programmer på markedet man ved ikke, hvilke programmer der findes, og hvilke programmer som vil matche virksomhedens behov It opfattes som dyrt Manglende anvendelseskompetencer det er svært at udnytte de indkøbte programmer optimalt Manglende motivation for at give it til håndværkerne mange kan ikke se, at det kan øge virksomhedens effektivitet at give håndværkerne adgang til it Efterhånden som it-udbredelsen øges inden for byggeriet, og der i større og større omfang stilles krav fra omverdenen såvel fra kunder og samarbejdspartnere som myndigheder om at anvende it, vil det blive sværere for virksomheder med lav it-grad at klare sig i konkurrencen. Der er derfor behov for at bearbejde de ovennævnte barrierer og herved hjælpe de mindre udførende virksomheder med at blive mere konkurrencedygtige Delkonklusioner om it-behov og -krav Anvendelse af it-programmer Virksomhedernes anvendelse af it inden for de forskellige områder af virksomheden fremgår af figuren nedenfor. Figur 7: Brugen af it-programmer De administrative it-programmer er de mest essentielle og kernen i virksomhedernes digitaliseringsproces: Det er her, det hele starter. Analysen viser, at næsten halvdelen af de mindre virksomheder klarer sig uden et kalkulationsprogram. Det samme gælder kvalitetssikrings- og sagsstyringsprogrammer, mens It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 6

7 planlægningssystemer kun bruges af en tredjedel. Analysen giver således et billede af en byggebranche, hvor dedikerede standardprogrammer til at lette hverdagen ikke er så udbredt, og hvor hver enkelt virksomhed bruger tid på at egenudvikle skabeloner i fx Excel og Word. Hvad angår sagsstyring og planlægning, anvender virksomhederne ofte deres administrative programmer til dette, selvom de i stor udstrækning er bedst egnede til at håndtere finansielle ind-og udbetalinger. Dedikerede sagsstyringsløsninger og planlægningsløsninger med tæt sammenhæng med kalender, projektplaner og dokumenter anvendes i mindre grad. Analysen viser, at de vigtigste it-systemer i den daglige drift er virksomhedens interne systemer, mens et samarbejdsværktøj som Projektweb rangerer lavt. Virksomhederne har m.a.o. fokus på de basale, interne it-systemer og effektiviseringen af disse ikke på værktøjerne i Det Digitale Byggeri, som enten er relativt avancerede (3D-model) eller baseret på samarbejdet mellem aktørerne i værdikæden (Projektweb). Undersøgelsen indikerer således, at mange mindre udførende virksomheder er på et it-stadium, hvor det ikke giver mening at diskutere projektweb her drejer det sig i højere grad om at få indført eller optimeret virksomhedens interne it-systemer, såsom kalkulation, sagsstyring og kvalitetssikring. Forskelle på it-behovet Virksomhederne har forskellige behov for it, som iflg. analysen afhænger af: Antal ledere: Jo flere ledere, jo større er behovet for at koordinere og dele informationer. Kompleksiteten i virksomhedens sagstyper: jo mere komplekse sagstyper, man arbejder med fx hoved- eller totalentrepriser i modsætning til service jo større er behovet for itunderstøttelse. Kompleksiteten i virksomhedens opgaver, forstået som kombinationen af kunder og sager: Jo flere kunder man har, og jo flere samtidige sager, man arbejder på, jo større er behovet for at få hjælp til at bevare overblikket vha. it. It-modenhed: Mere vil have mere jo mere it man har i virksomheden, i jo højere grad oplever man et fremadrettet behov for it. Har man så at sige først fået øjnene op for it, kan man se flere anvendelsesmuligheder og oplever derfor også et større behov. Virksomhedens fag spiller derimod en mindre rolle for it-behovet. Det er et overordnet mønster gående på, at jo større en virksomhed er, jo mere komplekse opgaver har den også i forhold til antal kunder og sager, og i jo større grad arbejder den med komplekse sagstyper som hoved- og totalentrepriser. Men mønsteret er ikke entydigt, og analysen viser, at det er nødvendigt at analysere den enkelte virksomheds opgaver, processer og organisering for at afgøre dennes konkrete it-behov. It-krav Kravspecifikationer til it-programmer er et svært tilgængeligt område, hvor virksomhederne har et stort behov for hjælp til at forstå begreberne. Håndværksvirksomhederne har således ikke haft tradition for at lave en formel kravspecifikation i forbindelse med it-investeringer. Efterhånden som behovet for it stiger, må det dog formodes, at krav til it-programmer bliver mere omfattende. I hvert It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 7

8 tilfælde har virksomhederne et godt overblik over deres forretning, og med tiden vil de blive bedre til at oversætte disse behov til krav til it-programmerne. Det står pba. analysen klart, at følgende krav er gennemgående: Funktionskrav (programmet skal være på dansk, have så få skærmbilleder som muligt, have ikoner og kunne fungere på alle typer af terminaler) Programkrav (der skal være en administrator rolle og begrænset funktionalitet til håndværkerne. Programmet skal kunne tilgås fra internettet, og der skal helst ingen PCklient være. Programmet skal gerne være kodet til byggebranchen) Infrastrukturkrav (nye systemer skal kunne integreres med virksomhedernes nuværende systemer. Informationer skal kunne kontrolleres, inden de indlæses i det administrative system, og data skal kunne ligge hjemme i virksomheden) Leverandørkrav (producenten behøver ikke at være dansk, men skal være repræsenteret i Danmark og skal kunne udføre support. Producenten skal være økonomisk sund og vigtigst af alt sandsynliggøre, at it-programmet også findes om 3 år) Økonomikrav (programmet behøver ikke at være det billigste på markedet, men må gerne koste noget, hvis man kan se forretningen. Programmet skal ikke kunne lejes pr. måned, men skal kunne købes kontant med/uden support efter eget valg) Herudover skal det bemærkes, at der er stor frustration forbundet med, at virksomhederne skal tilkøbe moduler for at opnå en funktionalitet, som de betragter som grundlæggende. Det vil derfor være gavnligt, hvis byggebranchen og it-branchen bliver enige om, hvilke funktioner et grundlæggende administrationssystem skal have, og hvad der skal tilkøbes som moduler. Ligeledes bør begrebet sagsstyring gøres mere klart. Det er vigtigt at forventningsafstemme, hvor funktionaliteten i it-programmerne skal være: Virksomhederne er bevidste om administration og kalkulation, men begrebet sagsstyring er uklart, og det gør det svært for både virksomhederne og itleverandørerne at overskue, hvilke funktioner et sagsstyringsprogram skal have. It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 8

9 3. Resultater 3.1. Deltagerne i undersøgelsen Workshops Rekrutteringen til workshops er sket dels via en mail-invitation til 240 medlemsvirksomheder, dels via efterfølgende opringning til en række af disse. Dette har resulteret i 14 deltagere, som hver har deltaget i én af de fire afholdte workshops. Deltagerne er fordelt på 13 virksomheder inden for murer-, tømrer- eller malerfaget. Disse virksomheder har mellem 5-40 ansatte og arbejder primært med hovedentrepriser, fagentrepriser eller service/spjældopgaver. Statistisk analyse Der er sendt spørgeskema ud pr. mail til 699 medlemmer af Dansk Byggeri fra hhv. maler-, murerog tømrersektionen. Herved fanges ikke de medlemmer, som ikke benytter mail og som derfor må antages generelt at have et lavt it-niveau hvilket dog kun udgør 5% af målgruppen. Af de 699 har 124 svaret, hvilket giver en svarprocent på 18%, hvormed undersøgelsen vurderes at være valid. Respondenterne er fordelt på fag med 6% fra malersektionen, 37% fra murersektionen og 56% fra træsektionen. Malerne har besvaret i lidt lavere grad end de øvrige fag: 13% kontra 20% for murernes vedkommende og 17% for tømrernes. Respondenternes fordeling ud fra virksomhedsstørrelse fremgår af figuren nedenfor. Figur 1: Fordeling på virksomhedsstørrelse Antal ansatte Deltaget Ikke deltaget Afbrudt I alt 0-6 ansatte ansatte ansatte ansatte ansatte I alt Virksomheder med 0-6 ansatte har besvaret i lavere grad end de øvrige virksomheder (11% kontra 20-35%), men da denne gruppe er overrepræsenteret i udtrækket, er der alligevel en overvægt af små virksomheder i analysen, idet 39% af respondenterne har 0-6 ansatte, mens de øvrige 61% har 6-50 ansatte. It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 9

10 3.2. De udførendes tilgang til it Interessen for it Workshops Selve rekrutteringsfasen har bekræftet en formodning om, at mange virksomheder især blandt de helt små (0-6 ansatte) ikke ønsker at beskæftige sig med it og betragter it som en tidsrøver og i bedste fald som et nødvendigt onde. Det er således langt fra alle, der opfatter it som et middel til at effektivisere virksomheden ved at understøtte veldokumenterede og strukturerede byggeprocesser. De deltagere, der har sagt ja til at være med i workshops, må antages at være mere interesserede i it end gennemsnittet og vurderes da også at anvende it i forholdsvis høj grad i forhold til branchen som helhed. Alligevel fremstår it som et lavinteresse-område blandt de fleste af deltagerne som noget, man er nødt til at sætte sig ind i, når man har et aktuelt behov for det, men ellers ikke bruger tid på at følge med i: It er ikke noget, man zapper i for sjov Det er ikke som at læse om biler Statistisk analyse Svarprocenten på 18% er lavere end den sædvanlige svarprocent på 20-30%, når Dansk Byggeri udsender spørgeundersøgelser til sine medlemmer. Dette indikerer, at den generelle interesse for at deltage i en undersøgelse om it er relativt lav. Omvendt gælder det, at de respondenter, der har valgt at deltage i undersøgelsen, i høj grad er interesserede i it. Således angiver 79%, at de finder it interessant (se figur 2 nedenfor). Dette tal dækker dog over interne forskelle, idet de respondenter, som kun råder over ét it-program, er mindre interesserede i it end de respondenter, der råder over flere it-programmer (53% kontra 84-86%). Variationen i interessen på basis af virksomhedsstørrelse er mindre. Samlet set bør man i tolkningen af resultaterne være opmærksom på, at deltagerne i undersøgelsen må formodes at ligge over gennemsnittet, både hvad angår interessen for og brugen af it Holdning til it Workshops Deltagerne kan pba. workshop-forløbene og rekrutteringen inddeles i tre typer: 1. Er ligeglade med it og ser (groft sagt) alle former for it-programmer som tidsspilde og spild af penge. 2. Er interesserede, men ikke rigtigt i gang med it-brug. Er ofte frustrerede over, at de ikke kan få en hjælp, som de forstår. it-verdenen opleves som en jungle, der er svær at orientere sig i, og leverandørerne beskrives i bedste fald som nørder, der ikke kan forklare fordele og brug af it; i værste fald som plattenslagere. 3. Er i gang med de basale it-behov og meget interesserede i at vide, hvordan de kommer videre med at bruge it. Begynder at opleve behov for at få samlede it-løsninger. It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 10

11 I workshop-forløbene er der på tværs af disse typer en udbredt holdning om, at it er kompliceret og dyrt. It sluger en masse tid i hverdagen og kræver (for) meget af brugerne. Dette er især et problem for de mindre virksomheder, hvor der er færre ressourcer at trække på. Fx opleves det som tungt at sætte sig ind i nye it-systemer: Det tager lang tid; der er stort behov for support og supporten opleves som urimeligt dyr. Supporten koster en bondegård Det er opskruede priser i forhold til, hvad it-folkene reelt laver Som følge af denne holdning anskaffer deltagerne sig kun nødigt nye it-programmer. Man vil hellere fikse det gamle program end købe et nyt fx ved at lave sin egen skabelon i det gamle program. Et gennemgående træk hos virksomhederne er således, at de har lavet skabeloner det gælder lige fra likviditetsstyring i administrationen til sagsdokumentation/kvalitetssikring: Mange af virksomhederne samler time/ugesedler op i skabeloner, som udfyldes online på et intranet eller sendes i Excel-skabelon via . Ligeledes har nogle virksomheder opbygget materialestyring i Excel skabeloner, og fx har en malervirksomhed har opbygget en skabelon i Excel til farveplaner, vedligeholdelse, fugt og underlag; struktureret efter adresser, afsluttede og igangværende sager. Et andet typisk træk i workshops er, at it-programmernes funktionalitet ikke udnyttes fuldt ud. Deltagerne udtrykker således et væsentligt it-behov i forhold til at blive bedre til at udnytte de programmer, de allerede har. Mange af de begrænsninger, vi oplever, er fordi vi ikke kender programmerne godt nok Statistisk analyse Holdningen fra workshops bekræftes i høj grad af den kvantitative analyse, hvor 85% synes, at it er dyrt, og 50% er enige i, at it kompliceret og svært at bruge optimalt, jf. figur 2 nedenfor. Virksomheder med lav it-anvendelse finder i lidt større grad end de øvrige it kompliceret. It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 11

12 Figur 2: Holdninger til it Ligeledes synes de fleste (76%), at det er svært at finde ud af hvilke it-programmer, de skal købe. Denne holdning findes på tværs af virksomhedsstørrelse og it-anvendelsesgrad. Mange vil generelt også hellere lave en skabelon i deres gamle program end købe et nyt it-program (44%). Samtidig er respondenterne dog generelt meget positivt indstillet over for brugen af it, idet 96% mener, at it er en stor hjælp i hverdagen, og 73% vil gerne bruge mere it fremover. Det er i særlig høj grad de virksomheder, der i forvejen råder over mange programmer, som gerne vil bruge mere it fremover. I denne forbindelse er virksomhedens størrelse af mindre betydning. Det er værd at bemærke, at også de helt små virksomheder med under 6 ansatte, der har sagt ja til at deltage i undersøgelsen, er åbne over for it de har interesse for it, og de synes ikke, at det er væsentligt mere kompliceret at bruge eller sværere at indkøbe end de andre respondenter. Der fremstår samlet set et nuanceret billede, hvor respondenterne i undersøgelsen på den ene side i høj grad har øjnene åbne over for its effektiviseringspotentiale og på dette punkt må antages at ligge væsentligt over branchens mindre virksomheder som helhed og på den anden side samtidig oplever it som et hjælpemiddel, der er svært at få hånd om og bruge optimalt Valg af ny it Workshops Workshop-deltagerne søger at være meget bevidste om, hvor it giver nytte til virksomheden, idet it opleves at gøre det muligt at lave alt muligt unødvendigt. Dvs. man skal være opmærksom på, hvad der er hensigtsmæssigt i lige præcis ens egen virksomhed. Selvom mønsteret er, at man holder fast i sit gamle program så længe som muligt, har virksomhederne ind imellem behov for at anskaffe sig nye it-programmer, enten fordi de nuværende systemer ikke vedligeholdes/opdateres længere eller ikke er hensigtsmæssige længere, eller fordi It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 12

13 man vil anvende it på et nyt område af virksomheden. I så tilfælde orienterer man sig typisk ved at forhøre sig hos kolleger om deres erfaringer. Alternativt spørger man venner og bekendte med relationer inden for it-branchen. Virksomhederne modtager således ikke nogen formel rådgivning om valg af it ud over den, de får fra it-leverandøren selv. Eftersom it er et lavinteresse-område, er man typisk ikke opdateret på området, men har behov for at sætte sig ind i det (igen), før man kan vælge et nyt program. Typisk laves der ikke nogen business case, før man tager stilling til et nyt it-indkøb it ses bare som en omkostning. Dvs. man indfører et nyt it-program i virksomheden, når det opleves som nødvendigt eller attraktivt, uden at regne på om det vil være en optimering. Den økonomiske krise har generelt lagt låg på workshop-deltagernes overvejelser om at investere i ny it. Statistisk analyse Den kvantitative analyse bekræfter dette billede, idet kun en fjerdedel (22%) forventer at købe ny it inden for de næste 12 måneder på trods af at tre fjerdedele (73%) angiver, at de gerne vil bruge mere it fremover. Dette kan betyde, at viljen til nye indkøb er der, men pengene mangler eller kan alternativt betyde, at virksomhederne primært ønsker at udnytte de it-programmer, de allerede har, i højere grad fx ved at anvende flere funktionaliteter eller ved at give flere medarbejdere adgang. Den kvantitative analyse bekræfter ligeledes, at det ikke er udbredt blandt de mindre udførende at regne på nye it-indkøb. Som nævnt angiver 22% af respondenterne, at de forventer at indkøbe nye it-programmer inden for det næste år, men af disse har blot 2 personer svarende til 7% udført eller planlægger at udføre en business case, dvs. en beregning for besparelser eller merindtjening som følge af indkøbet. 30% angiver dog, at de måske vil gøre dette, mens 56% er sikre på, at det vil de ikke Behov for it-rådgivning Workshops Det fremgår klart af workshop-forløbene, at it-branchen har et dårligt ry i byggebranchen. Der er således blandt deltagerne en oplevelse af, at it-leverandørerne lover for meget det man får, lever sjældent op til salgstalen, og supporten er urimeligt dyr. Der er en følelse af, at it-programmer sælges ud fra devisen: man kan det hele, men i praksis koster alt ekstra. De mest kritiske deltagere oplever derfor it-leverandører som svindlere, mens de mere konstruktive deltagere beskriver en forståelseskløft mellem it-leverandørerne og dem selv. Dette er grundlaget for, at der opstår misforståelser i interaktionen fx at virksomhederne føler, at de skal betale ekstra for ydelser, som de forventede var en del af handelen. De kender ikke vores virksomhed, og vi forstår ikke dem It-folk er nørder. De skulle hellere keep it simple. Men måske er det os, der ikke er gode nok til at definere vores krav? It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 13

14 I forhold til it-indkøb oplever deltagerne i høj grad at stå alene om at tage beslutninger på et ukendt område medmindre de har personlige relationer til en it-kyndig, fx en medarbejder i firmaet, en ven eller et familiemedlem, som vil rådgive og hjælpe med support for et par flasker rødvin. Mange er således afhængige af lidt tilfældige personrelationer for at kunne gennemskue it-området. Du køber ikke lige software i Elgiganten. It er svært at overskue Man har brug for en god ven Samlet set opleves it-verdenen af mange som en jungle, det er svært at orientere sig i: It-leverandørerne er svære at forstå og forstår ikke virksomhedernes behov Det er svært at gennemskue egne it-behov og tage de mest hensigtsmæssige it-beslutninger Det er svært at overskue markedet for it-programmer Der er således stort behov blandt deltagerne for at få hjælp til at forstå it-verdenen og tage de rigtige beslutninger. Dette emne er ikke behandlet i den kvantitative analyse Virksomhedernes forskellige it-behov Workshops Workshop-forløbene viser, at udover virksomhedens størrelse forstået i forhold til antal ansatte og funktionærstrukturen har også arbejdsopgaverne stor betydning for it-behovet: Jo mere komplekse arbejdsopgaver, jo større er behovet for it-understøttelse. Med arbejdsopgaver tænkes her på hvilke sagstyper, virksomheden typisk arbejder med, dvs. totalentrepriser, hovedentrepriser, fagentrepriser eller service/spjæld. Denne faktor vurderes af deltagerne som mere væsentlig for deres it-behov end hvilket fag, de arbejder inden for (dvs. murer-, tømrer- eller malerfaget), således at fx en malervirksomhed med fokus på hovedentrepriser it-mæssigt har mere til fælles med en murer med hovedentrepriser end en maler med fokus på serviceopgaver. Hvad angår virksomhedsstørrelsen, har det stor betydning, om mester kører virksomheden alene eller deler ledelsen med andre og dermed også har behov for at dele informationerne med andre. Jeg kører det meste selv, derfor har jeg det inde i knolden det vil tage for meget tid at putte i en pc. Først hvis jeg får en medleder, vil det være nødvendigt med kommunikation Virksomhedsstørrelsen har ligeledes betydning i forhold til, hvor mange ressourcer mester kan anvende på it både økonomisk og tidsmæssigt. Der er således en oplevelse blandt deltagerne af, at nogen af de mindre virksomheder giver helt op. It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 14

15 I forlængelse heraf mener deltagerne, at der er forskel på, hvilke behov virksomhederne har i forhold til hvor it-modne, de er i forvejen. Fx kræves et vist forhåndskendskab til it for at vide, hvad it kan bidrage med. De ældre og modvillige synes, at it er irriterende de har kun den absolut nødvendige it Statistisk analyse Det er i den statistiske analyse forsøgt at be- eller afkræfte de sammenhænge, som workshopforløbene har indikeret herunder hvilke faktorer, som har betydning for virksomhedernes it-behov og tilgang til it generelt. Den statistiske analyse har bekræftet, at virksomhedernes sagstyper har stor betydning for deres itbehov. Figuren nedenfor viser virksomhedernes fordeling ud fra hvilke sagstyper, de primært arbejder med. Figur 3: Fordeling ud fra virksomhedernes primære sagstype Note til figur 3: Sagstypekategorierne er fremkommet iterativt. Respondenterne har i skemaet angivet, i hvilken grad de arbejder med følgende sagstyper: totalentrepriser, hovedentrepriser, fagentrepriser, service, udlejning af mandskab og andet. En fordeling ud fra hvilke sagstyper, respondenterne i høj grad arbejder med, viste, at respondenterne primært grupperer sig inden for de fem kategorier, der er nævnt i figuren. De større virksomheder med ansatte er overrepræsenteret inden for sagstypen hoved- og totalentrepriser, mens omvendt de små virksomheder med under 6 ansatte er overrepræsenteret inden for sagstypen service. Det er dog værd at bemærke, at alle virksomheder på tværs af størrelse arbejder med hoved- eller totalentrepriser også de mindste virksomheder med under 6 ansatte, hvoraf en fjerdedel har angivet, at de primært arbejder med dette. En anden væsentlig faktor, som viser sig at have betydning for it-behovet, er opgavekompleksiteten. Respondenterne har således angivet, hvor mange kunder de har på årsbasis, og hvor mange byggesager de typisk arbejder med samtidigt. Disse to tal er kombineret til én størrelse, nemlig opgavekompleksitet. Hvordan kombinationen er foretaget, ses i figuren nedenfor. It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 15

16 Figur 4: Kombination af sager og kunder Antal samtidige sager/ Antal kunder årligt Over 25 I alt Over I alt Note til figur 4: Figuren viser, hvor mange respondenter der er inden for de enkelte kategorier. Øverste række viser, hvor mange forskellige sager virksomheden typisk har i gang på samme tid, mens søjlen til venstre viser, hvor mange kunder virksomheden typisk har på et år. Forskellige farver angiver forskellige kompleksitetsgrader. Virksomhedernes procentvise fordeling ud fra faktoren opgavekompleksitet er vist i figuren nedenfor. Figur 5: Fordeling ud fra virksomhedernes opgavekompleksitet Den i workshop-forløbene fremkomne faktor it-modenhed måles i den statistiske analyse ud fra, hvor mange forskellige områder den enkelte virksomhed anvender it indenfor. Denne faktor viser sig at have meget stor betydning for respondenternes syn på it generelt. Respondenternes fordeling på faktoren it-omfang fremgår af figuren nedenfor. It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 16

17 Figur 6: Fordeling ud fra virksomhedernes it-omfang Note til figur 6: Y-aksen indikerer, hvor mange forskellige områder virksomheden anvender it inden for, ud fra følgende seks muligheder: administration, kalkulation, sagsstyring, planlægning, kvalitetssikring og projektweb. Som det ses af figuren, er der en overvægt af virksomheder, der anvender it-systemer på 3-4 forskellige områder (42%), mens de øvrige kategorier spreder sig relativt jævnt på nær hvad angår kategorien ingen programmer, som kun gælder 2% af respondenterne. Alle disse forskelle mellem respondenterne bevirker forskellige svarmønstre, som er beskrevet i de enkelte afsnit i rapporten, hvor det er relevant. It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 17

18 3.4. Anvendelse og prioritering af it-programmer Anvendelse af it-programmer generelt Statistisk analyse Respondenternes anvendelse af forskellige typer af it-programmer er angivet i figuren nedenfor. Figur 7: Brugen af it-programmer Som figuren viser, anvender næsten alle deltagerne et administrativt it-program (98%). Derimod anvender kun lidt over halvdelen et kalkulationsprogram (56%). Ligeledes bruger halvdelen af respondenterne (49%) et it-program til kvalitetssikring. Sagsstyringsprogrammer i betydningen programmer, der anvendes ved større projekter til projektplaner, betalingsplaner, tegninger og dokumenter anvendes også af halvdelen (48%), mens kun 31% anvender planlægningsprogrammer, der bruges til ressourcestyring i forhold til at styre medarbejderne på de konkrete sager, planlægning og tidsregistrering, materialeregistrering mv. Projektweb et dokumentstyringsværktøj, som bruges i forhold til eksterne samarbejdspartnere til deling af information på et konkret byggeprojekt via et fælles websted bruges kun af 15%. Workshops Den kvalitative analyse viser overordnet samme mønster i anvendelsen af it-programmer; dog anvendes kalkulationsprogrammer i højere grad end i den statistiske analyse Forskelle i it-anvendelsen Statistisk analyse Det overordnede mønster i it-anvendelsen dækker over store forskelle mellem respondenterne indbyrdes. Den statistiske analyse bekræfter således den i workshop-forløbene indikerede sammenhæng mellem it-anvendelsen og hhv. virksomhedens sagstyper og antal af ledere, men ikke It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 18

19 entydigt sammenhængen med virksomhedens størrelse generelt. Herudover viser opgavekompleksiteten sig at have stor betydning. Hvad angår virksomhedernes sagstyper, er det typiske mønster for it-anvendelsen, at den stiger med sagstypernes kompleksitet i følgende rækkefølge: service fagentrepriser fagentrepriser & service hoved- og totalentrepriser. Analysen viser, at sagstypen har større betydning for it-behovet end faget. Figur 8 illustrerer denne pointe, idet den viser brugen af udvalgte it-programmer hos hhv. murerne, tømrerne og respondenterne med de sagstyper, som giver de mest ekstreme udslag, dvs. service i den ene ende og hoved- og totalentrepriser i den anden. Figur 8: It-brug pba. sagstype og fag Som figuren viser, varierer it-anvendelsen mere på basis af sagstyper end fag. 1 Således er den gennemsnitlige forskel på hhv. murernes og tømrernes anvendelse af it-programmer inden for de seks it-områder, der indgår i undersøgelsen dvs. administration, kalkulation, sagsstyring, planlægning, kvalitetssikring og projektweb 7 procentpoint, mens den er 21 procentpoint for sagstypernes vedkommende. Den største forskel på murernes og tømrernes it-anvendelse ses ved kalkulation, hvor tømrerne ligger 13 procentpoint højere end murerne. Derimod anvender murerne i lidt større grad programmer til sagsstyring og kvalitetssikring (8-9 procentpoints forskel). 1 Da kun otte malere har deltaget i spørgeundersøgelsen, er det ikke muligt at teste disse sammenhænge for malernes vedkommende. It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 19

20 Den største forskel i relation til sagstyper ses inden for kvalitetssikring, hvor respondenter, der primært arbejder med hoved- og totalentrepriser, ligger 42 procentpoint højere end virksomheder, der primært arbejder med service. Ligeledes ligger de væsentlige højere i anvendelsen af kalkulations- og sagsstyringsprogrammer, hvor springet er på hhv. 29 og 36 procentpoint. Analysen viser ligeledes, at opgavekompleksitet forstået som en kombination af antal kunder og antal samtidige sager har stor betydning for it-behovet, idet resultaterne viser, at jo større opgavekompleksitet virksomhederne har, i jo større grad anvender de it, og i jo større grad finder de det også vigtigt at anvende it. Dette gælder for alle de seks områder for it-anvendelse, der spørges ind til i undersøgelsen. Forskellen i it-anvendelsen hos virksomheder med hhv. høj kompleksitet og lav kompleksitet er således gennemsnitligt 28 procentpoint. Det er særligt i forhold til sagsstyringsog kvalitetssikringsprogrammer, at virksomheder med hhv. høj og lav kompleksitet vurderer deres it-behov forskelligt, idet springet her er på hhv. 51 og 40 procentpoint. Der er en tendens til, at de større virksomheder anvender flere programmer, men tendensen er ikke entydig. Derimod er der en entydig sammenhæng mellem it-anvendelsen og antallet af ledere: Jo flere ledere, virksomheden har beskæftiget herunder også byggeledere og projektledere jo flere områder anvendes der it inden for. De tre respondenter i undersøgelsen, som ikke har administrative systemer, har alle under 6 ansatte. Samlet kan man således se et mønster, hvor virksomhederne anvender it i takt med: Kompleksiteten i relation til sagstyper (service, fagentreprise, hoved-/totalentreprise) Kompleksiteten i relation til antal kunder og samtidige sager Antallet af ledere It-analyse 2010 Dansk Byggeri i samarbejde med BASIT Side 20