ABCD. Anvendelse af arbejdstid i psykiatrien. Region Midtjylland. 09-n002 LATH EM docx

Transkript

1 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab AUDIT Bruun's Galleri Værkmestergade 25 Postboks Århus C Telefon Telefax Region Midtjylland Anvendelse af arbejdstid i psykiatrien 09-n002 LATH EM docx KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Medlem af KPMG International, et schweizisk kooperativ, som alle KPMG-firmaer er medlem af. KPMG International yder ikke professionelle services m.v. til kunder. Hvert medlemsfirma er en selvstændig, uafhængig juridisk enhed. Fortegnelse over ejere kan indhentes hos KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab

2 Resume og konklusion Resume I forbindelse med budgetforligene for 2008 og 2009 har Regionsrådet i Region Midtjylland sat stor fokus på at styrke den lokale ledelse og forbedre arbejdsgangene til gavn for patienter og medarbejdere. På den baggrund har driftsledelsen for psykiatri- og socialområdet besluttet at iværksætte en række analyser i psykiatrien. En af disse er en spørgeskemaundersøgelse om medarbejdernes fordeling af tid på forskellige arbejdsopgaver og aktiviteter. Undersøgelsen er gennemført i uge 13, 2009 med deltagelse af 5 af regionens psykiatriske afdelinger. Der er udsendt i alt 750 spørgeskemaer og svarprocenten er på 57. Medarbejderne har fordelt i alt timer på i alt 11 forskellige aktivitetstyper. Samlet set anvendes der 43 % af tiden på direkte patientkontakt og faglige patientrettede møder og kontakter. Ledelse, planlægning, uddannelse og udvikling udgør i alt 19 % af tiden. Der er dog store variationer faggrupperne imellem. Der anvendes samlet 25 % af tiden på ikke-patientrelateret mødeaktivitet, registrering og skrivning. Endvidere anvendes samlet 4 % af det samlede tidsforbrug til aktivitetskategorierne transport, ventetider og fejlretninger og tilpasninger. Ventetid, transport, fejl og tilpasninger; 4% Andre aktiviteter; 10% Ledelse, planlægning, uddannelse og udvikling; 19% Direkte kontakt og faglige patientrettede møder og kontakter; 43% Andre møder, registrering og skrivning; 25% På tværs af de 5 deltagende afdelinger er der mindre variationer i fordelingen af medarbejdernes tidsanvendelse. Der er endvidere lavet analyse af, hvor anvendelsen af arbejdstiden fordeler sig på aktivitetskategorierne afhængigt af, om der er tale om dagsvagt, aftenvagt eller nattevagt. Analysen viser, at andelen af tid, der anvendes på den direkte patientkontakt, er betragteligt større i aften- nattetimerne end i dagstimerne. Med baggrund i tidsfordelingen på de forskellige aktivitetstyper er der foretaget en beregning af, hvor mange fuldtidsstillinger der på de deltagende afdelinger anvendes på de 11 aktivitetstyper. Der anvendes 123 fuldtidsstillinger på direkte patientkontakt, mens antallet af 1

3 fuldtidsstillinger til møder, registrering og kodning udgør 136 stillinger. Der anvendes 18 stillinger til transport, ventetider og fejlrettelser. Konklusion Aktiviteterne i relation til den direkte patientkontakt er den aktivitetstype, som trækker flest timer samlet set, dog med en del variation mellem faggrupperne. Samlet set vurderes det, at den patientrettede tid (aktivitetskategori 1-3 samt dele af aktivitetskategori 11) udgør knap 50 % af det samlede antal timer, der er indberettet, svarende til ca. 200 årsværk. Aktiviteterne transport, ventetider og fejl og tilpasninger, som er aktiviteter, hvis omfang skal holdes på så lavt et niveau som muligt, udgør en forholdsvis lille andel (4 %) af det samlede tidsforbrug, men dog alligevel 18 fuldtidsstillinger, som vist i afsnit 4.2. Aktiviteterne registrering, skrivning og møder (både patientrettede møder og anden mødeaktivitet) udgør 136 fuldtidsstillinger i psykiatrien, svarende til 33 %. Selvom de fleste af de aktiviteter, der ligger bag dette tal, uden tvivl er nødvendige og relevante, kan størrelsen af dette tal give anledning til at undersøge nærmere, om det er muligt at reducere tallet og dermed frigive tid, mere tid til den direkte kontakt med patienterne. Erfaringsmæssigt kan der i forbindelse med aktiviteterne registrering og kodning gemme sig (unødvendige) dobbeltregistreringer eller registreringer for at "være på den sikre side", ligesom der kan gemme sig registreringer, som ikke bruges til noget. Nogle aktiviteter og noget tidsforbrug i denne kategori kan også omhandle ekstra tidsanvendelse som følge af manglende standarder. På samme vis kan der vedrørende mødeaktiviteter i nogle tilfælde være tale om, at der holdes (for) mange møder med (for) mange deltagere, fordi alle skal høres, og at nogle møder måske kunne afløses af central planlægning hos en enkelt medarbejder. En arbejdsgangsanalyse eller et lean-projekt kan hjælpe med til at afdække, i hvilket omfang og under hvilke forudsætninger der eventuelt kan frigives tid fra disse aktiviteter til den direkte patientkontakt. 2

4 Indhold 1 Indledning og baggrund Formålet med undersøgelsen 4 2 Undersøgelsens form og indhold Den praktiske gennemførelse Usikkerheder i undersøgelsen 6 3 Antal besvarelser opdelt på afdeling og faggruppe 8 4 Resultater fra spørgeskemaundersøgelsen Resultater opdelt på personalekategori Antal fuldtidsstillinger fordelt på aktivitetstyper Resultater opdelt efter afdeling Resultater efter tidspunkt for vagt 22 Bilag 1 24 Bilag 2 26 Bilag 3 31 Bilag

5 1 Indledning og baggrund I forbindelse med budgetforligene for 2008 og 2009 har Regionsrådet i Region Midtjylland sat stor fokus på at styrke den lokale ledelse og forbedre arbejdsgangene til gavn for patienter og medarbejdere. På den baggrund har driftsledelsen for psykiatri- og socialområdet besluttet at iværksætte en række analyser i psykiatrien. En af disse er en spørgeskemaundersøgelse om medarbejdernes fordeling af tid på forskellige arbejdsopgaver og aktiviteter. Denne kortlægning skal hjælpe med til at identificere indsatsområder, hvor der kan arbejdes videre med forbedringer. Spørgeskemaundersøgelsen er gennemført på udvalgte afdelinger i psykiatrien i uge 13, 2009, fra mandag den 23. marts fra kl til og med mandag den 30. marts kl De deltagende afdelinger er udvalgt med baggrund i et ønske om, at stikprøven skal repræsentere helheden i psykiatrien og den specialisering, der er kendetegnende for psykiatrien i Region Midtjylland. Følgende afdelinger har deltaget i undersøgelsen: Almenpsykiatrisk afdeling S, Risskov Psykiatrisk afdeling, Holstebro De psykiatriske specialklinikker, Risskov Psykiatrisk afdeling, Silkeborg Børne- og ungdomspsykiatrisk Center, Herning afdeling. 1.1 Formålet med undersøgelsen Der er flere formål med undersøgelsen af medarbejdernes tidsanvendelse inden for psykiatrien i Region Midtjylland. Det første formål er at få etableret en overordnet viden om, hvordan tiden anvendes på forskellige typer af aktiviteter i psykiatrien. Denne viden kan anvendes centralt i regionen som et delelement i overvejelserne om, hvilke øvrige analyser der i gangsættes med henblik på optimering af arbejdsgange m.v. Samtidig vil resultaterne eventuelt også kunne bruges af den enkelte afdeling eller faggruppe i forhold til den løbende prioritering af egne opgaver. For det andet er det ambitionen, at resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen kan indgå i de andre analyser, der påtænkes gennemført indenfor psykiatrien, herunder i forbindelse med optimering af arbejdsgange, informationsstrømme og snitflader mellem forskellige organisatoriske enheder og faggrupper. Hvis resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen eksempelvis viser, at en given faggruppe anvender meget tid på at rette fejl og foretage tilpasninger som følge af fejl, kan resultaterne danne grundlag for, at der i eventuelle senere analyser vedrørende optimering af arbejdsgange m.v. kan arbejdes målrettet med denne problemstilling. For det tredje giver undersøgelse af tidsforbruget et sammenligningsgrundlag, hvis der på et senere tidspunkt skulle være behov for at gennemføre nye undersøgelser af tidsforbruget, eksempelvis efter ændringer i arbejdsgangene for en afdeling eller faggruppe. Der bliver således muligt at sandsynliggøre, om en eller flere givne ændringer i arbejdsgangene har en effekt for fordelingen af tiden på de forskellige aktivitetstyper. 4

6 2 Undersøgelsens form og indhold Spørgeskemaundersøgelsen er gennemført i uge 13, Spørgeskemaet har skullet udfyldes i papirform, idet det i den konkrete situation har været vurderet, at det var lettest, hvis medarbejderne havde skemaet ved sig i løbet af arbejdsdagen frem for at være afhængig af adgang til computer. Indholdsmæssigt er skemaet opbygget således, at medarbejderne har fordelt den enkelte arbejdsdags timer på en række hovedgrupper af aktiviteter for ugens arbejdsdage. Det har skullet oplyses, hvilken faggruppe man tilhører, og hvor man er ansat. Der er endvidere spurgt til, om man på den enkelte arbejdsdag havde dagvagt, aftenvagt eller nattevagt, samt om man er fastansat eller vikar. Endelig har det i spørgeskemaet været muligt at angive, hvis man havde kommentarer til den måde, man har fordelt sin tid på. Spørgeskemaet er opdelt på i alt 10 hovedgrupper af aktiviteter samt en restgruppe til aktiviteter, der eventuelt ikke kan placeres i en af de 10 hovedgrupper. Hovedgrupperne dækker hver over en række af forskellige underaktiviteter. Eksempelvis dækker hovedgruppen "Faglige, patientrettede møder, internt" over visitationsmøder, koordineringsmøder, morgenmøder, middagskonferencer, udskrivningskonferencer, vejledning af personalegrupper i omgang med konkret patient samt andre patientrettede mødeaktiviteter. Rent analytisk bliver det således muligt at beregne, hvor mange timer der samlet set anvendes på de forskellige aktivitetskategorier, og det bliver muligt at beregne antallet af timer til de enkelte aktivitetskategorier for personalegrupperne og på afdelingsniveau. Endvidere kan det beregnes, hvor store procentandele en given aktivitetskategori eller gruppe af aktivitetskategorier udgør af den samlede fordelte tid for den enkelte personalegruppe eller den enkelte afdeling. Det bemærkes, at fokus i undersøgelsen har været at indsamle information om (fordelingen af) den tid, som medarbejderne rent faktisk er på arbejde nettotiden. Undersøgelsens resultater kan derfor ikke sammenlignes med undersøgelser, hvor den anvendte tid til en given aktivitetskategori sættes i forhold til bruttotiden, der inkluderer tid anvendt til ferie, sygdom og andet fravær. Denne type af undersøgelser kendes blandt andet fra beregninger af brugertidsprocenter i hjemmeplejen. 2.1 Den praktiske gennemførelse Den praktiske gennemførelse af spørgeskemaundersøgelsen er foregået ved, at driftsledelsen for psykiatri- og socialområdet har udsendt et spørgeskema med tilhørende vejledning til medarbejderne på de deltagende afdelinger. Disse er vedlagt som bilag 1 og 2. Der har desuden været udpeget en kontaktperson på hver af de deltagende afdelinger. Disse kontaktpersoner har været inddraget i udformningen af spørgeskemaet forud for udsendelsen. Kontaktpersonernes rolle har derudover været at kunne besvare eventuelle tvivlsspørgsmål på afdelingerne i forbindelse med udfyldning af skemaet. Medarbejderne på de deltagende afdelinger har for hver af ugens dage i uge 13 fordelt deres arbejdstid på de i alt 11 aktivitetstyper/hovedgrupper. Frokost, sygdom, pauser og afspadsering har ikke skullet registreres. Skemaerne er derefter returneret til driftsledelsen for psykiatri- og socialområdet. 5

7 Skemaet har skullet udfyldes med en præmis om, at medarbejderne alene skulle give deres bedste bud på, hvordan deres arbejdstid fordeles og altså ikke skulle måle med stopur eller løbende opgøre tidsforbruget til alle de aktiviteter, der udføres. KPMG har foretaget indtastning og bearbejdning af spørgeskemaerne og udarbejdet indeværende rapport. 2.2 Usikkerheder i undersøgelsen Et undersøgelsesdesign i forbindelse med kortlægning af tidsforbrug på forskellige aktivitetstyper, som for indeværende analyse indebærer en række hensyn og usikkerheder, der skal tages i betragtning ved fortolkning af resultaterne. En overordnet præmis for undersøgelsen har således været, at der skulle hentes mest mulig information om tidsanvendelsen og fordelingen af tiden med mindst mulig indgriben i medarbejdernes øvrige arbejdsopgaver. Dette har i praksis betydet, at perioden for tidsopgørelsen ikke har skullet være for lang, og at medarbejderne udelukkende har skullet give deres bedste bud på fordelingen af arbejdstiden. Det er således ikke praktisk muligt at udelukke alle fejlkilder og usikkerheder. Der er følgende usikkerheder i indeværende undersøgelse: Tidsundersøgelsen er gennemført i en enkelt uge og dækker derfor ikke eventuelle generelle udsving i fordelingen af tiden hen over året. Disse udsving kan såvel gøre sig gældende for den enkelte faggruppe, som for den enkelte afdeling. Medarbejderne har foretaget overordnede skøn over fordelingen af deres tid. Det har været vurderet, at den eneste praktisk gennemførlige måde at indhente viden om fordelingen af tiden på, har været ved, at medarbejderne skulle foretage skøn over tidsforbruget. Det bemærkes hertil, at skøn over tidsforbrug i praksis erfaringsmæssigt ofte er ligeså præcist som egentlige "målinger" af tiden. Selv om det er tilstræbt at udforme indholdet af de 10 hovedkategorier, så de er gensidigt udelukkende, kan det ikke helt udelukkes, at enkelte medarbejdere har været i tvivl om, hvorvidt tidsforbruget til en given aktivitet der er udført, skal opgøres under den ene eller anden aktivitetstype i skemaet. Der er ikke noget endeligt svar på, hvor mange forskellige kategorier, der bør laves. På den ene side skal antallet være så stort, og indholdet så forskelligt, at svarene giver tilstrækkeligt detaljerede informationer om de aktiviteter, der ønskes viden om, og på den anden side skal der også tages hensyn til, at skemaet ikke bliver for stort, og kategorierne for mange. I indeværende undersøgelse har det som nævnt været vurderet, at et antal på 10 kategorier var passende. Undersøgelsen er gennemført som en stikprøve blandt afdelingerne i psykiatrien i Region Midtjylland. Selvom stikprøven er forholdsvis stor, kan det ikke afvises, at fordelingen af tidsforbruget ville se anderledes ud, hvis alle afdelinger i psykiatrien havde deltaget. Generelt ligger de afdelingsvise resultater overordnet set dog ret tæt på hinanden, hvorfor det med rimelighed kan antages, at tidsanvendelsen samlet set for de afdelinger, der ikke har deltaget i undersøgelsen, ville ligge forholdsvis tæt op af denne undersøgelses resultater. 6

8 Resultaterne af undersøgelsen, der gennemgås i afsnit 4, skal derfor ikke ses som endegyldige svar på, hvordan tiden anvendes i psykiatrien i Region Midtjylland, men derimod alene som indikatorer på niveauet for tidsforbruget, der anvendes på de forskellige aktivitetstyper. 7

9 3 Antal besvarelser opdelt på afdeling og faggruppe Spørgeskemaet er på baggrund af oplysninger fra lønsystemet i Region Midtjylland udsendt til i alt 750 fastansatte medarbejdere i psykiatrien i Region Midtjylland. Herudover er der via kontaktpersonerne uddelt skemaer, som eksternt aflønnede vikarer har haft mulighed for at udfylde på afdelingerne. I alt 438 medarbejdere har returneret spørgeskemaet. For en del af de returnerede skemaer er der ikke foretaget en tidsfordeling. Endvidere er der modtaget 8 skemaer på så sent et tidspunkt, at det ikke var muligt at lade disse indgå i resultaterne. Af de modtagne 438 skemaer indgår 377 skemaer i beregninger og fordeling af tidsforbruget, mens 61 ikke indgår, som vist i tabel 1. Tabel 1. Antal besvarelser Status Antal skemaer Antal modtagne skemaer i alt 438 Fri i uge 13, ferie, barsel m.v. 37 Modtaget efter tidsfrist 8 Syg 6 Ønsker ikke at deltage i undersøgelsen 10 Udfyldte skemaer 377 Note: De 377 udfyldte skemaer er fordelt på 367 fastansatte og 10 vikarer Der er således returneret 377 udfyldte skemaer, hvoraf de 367 medarbejdere er fastansatte, mens de 10 er eksternt aflønnede vikarer. Fordelingen mellem fastansatte og vikarer kendes ikke for de 61 respondenter, der ikke har udfyldt skemaet i uge 13. Hvis det antages, at fordelingen mellem fastansatte og vikarer for disse 61 skemaer er den samme som for de 377 skemaer, hvor der er fordelt tid på aktiviteter, bliver svarprocenten på spørgeskemaundersøgelsen på 57, hvilket må betragtes som en forholdsvis høj svarprocent i en undersøgelse af denne type. I tabel 2 vises fordelingen af udfyldte skemaer mellem afdelingerne. Det fremgår af tabellen, at der for 49 % af de 750 udsendte skemaer indgår oplysninger om tidsanvendelsen, idet det bemærkes, at de 10 vikarer ikke indgår i denne procentberegning. Tabel 2. Antal udfyldte skemaer, opdelt efter afdeling Afdeling Antal udfyldte skemaer Antal mulige svar Andel udfyldte skemaer Almen psykiatrisk afdeling S, Risskov % Psykiatrisk afdeling, Holstebro % Specialklinikker, Risskov % Psykiatrisk afdeling, Silkeborg % Børne- og ungdomspsykiatrisk Center, Herning % Afdeling ukendt 27 Vikarer 10 I alt % 8

10 I tabel 3 vises fordelingen af udfyldte skemaer, opdelt på faggruppe. Tabel 3. Antal besvarelser, opdelt efter faggruppe Faggruppe Antal besvarelser Læger 49 Psykologer 46 Sygeplejersker 79 Distriktssygeplejersker 31 SOSU 39 Plejer 10 Socialrådgivere 17 Socialpædagoger 10 Ergoterapeuter 20 Fysioterapeuter 4 Lægesekretærer og kontorpersonale 50 Andet 17 Faggruppe ikke angivet 5 I alt 377 Note: De 377 udfyldte skemaer er fordelt på 367 fastansatte og 10 vikarer Spørgeskemaerne har endvidere, som nævnt ovenfor, været udformet således, at medarbejderne har skullet angive, hvorvidt de var fastansat eller ansat som vikarer (ikke aflønnet af Region Midtjylland). Gennemgangen af spørgeskemaerne viser som nævnt ovenfor, at ud af de 377 besvarelser var de 367 fastansat og 10 var ansat som vikarer. Det var oprindeligt tanken, at der skulle kunne foretages en sammenligning af tidsforbrug mellem fastansatte og vikarer, men med baggrund i det lave antal vikarer, der har svaret på spørgeskemaet, er der ikke lavet opgørelser og statistikker, der sammenligner fordelingen af tidsforbruget mellem fastansatte og vikarer. 9

11 4 Resultater fra spørgeskemaundersøgelsen I dette afsnit gennemgås resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen. Der gennemgås resultater for de enkelte personalekategorier, overordnet for de enkelte afdelinger samt for forskellige tidspunkter for vagter. Der foretages endvidere en beregning af, hvor mange fuldtidsstillinger, der anvendes på de forskellige aktivitetskategorier. 4.1 Resultater opdelt på personalekategori Alle faggrupper Medarbejderne har i alt fordelt timer på de 377 spørgeskemaer. Fordelingen af timerne for de enkelte personalekategorier opdelt på aktivitetstyper er vist i bilag 3. I figur 1 vises fordelingen af de timer på de 11 hovedgrupper. Figuren viser, at der bruges mest tid på aktivitetstypen "1. Direkte kontakt med patienterne" (28 %), fulgt af "5. Registrering og kodning" (18 %) og "7. Uddannelse og udvikling" (12 %). Der er dog store variationer faggrupperne imellem. De patientrettede aktiviteter (aktivitetstype 1-3) udgør i alt godt timer, svarende til 43 % af det samlede tidsforbrug, se også figur 2. Dertil kommer yderligere et antal timer til aktiviteter, der er registreret under kategorien "Andre aktiviteter", men som også kunne indgå under de patientrettede aktiviteter. Det drejer sig om: Gangfunktion Alarmfunktion Forberedelse til samtaler og opfølgning Visitation. Det er ikke muligt at opgøre antallet af timer til disse aktiviteter. Der er i alt registreret godt timer under aktivitetskategorien "11. Andre aktiviteter", svarende til 10 % af det samlede tidsforbrug. Omvendt er der registreret 90 % af tiden under de 10 egentlige hovedkategorier, hvilket kan ses som et udtryk for, at de 10 hovedkategorier har været godt dækkende for langt de fleste aktiviteter og personalegrupper. Særligt lægesekretærerne, kontorpersonale og læger har registreret aktivitet i restgruppen. Set i et lean-perspektiv kan man hæfte sig ved, at aktivitetstyperne 8-10 (transport, ventetider, fejl og tilpasninger) samlet set udgør godt 500 timer, svarende til 4 % af det samlede tidsforbrug, se også figur 2 og 3. Dette forekommer at være et forholdsvist lavt niveau, idet der f.eks. altid vil skulle anvendes en vis mængde tid til transport. Flere af de respondenter, der har angivet tidsforbrug under kategorien "9. Ventetider", angiver dog, at det drejer sig om ventetider på it-funktionalitet, hvor der muligvis kunne ligge et vist forbedringspotentiale. Aktivitetstyperne "2. Faglige patientrettede møder", "4. Anden mødeaktivitet" og "5. Registrering og kodning" vil der altid være et vist tidsforbrug knyttet til, men disse aktivitetstyper kan erfaringsmæssigt også dække over uhensigtsmæssigheder i arbejdsgange og samspil 10

12 mellem afdelinger eller funktioner. Der er anvendt i alt godt timer på disse aktiviteter, svarende til 33 % af det samlede tidsforbrug, jf. også figur 3. Der anvendes 7 % af tiden til kategorien "6. Ledelse og planlægning" og 12 % til kategorien "7. Uddannelse og udvikling". Figur 1. Fordeling af timer på aktiviteter - alle faggrupper Alle faggrupper 28% 9% 6% 6% 18% 7% 12% 2% 2% 1% 10% I figur 2 og 3 er der foretaget en gruppering af aktivitetstyperne. I figur 2 er grupperingen foretaget således, at de patientrettede aktiviteter (aktivitetstype 1-3) er i samme gruppe, og figuren skal således netop vise andelen af tid, der medgår til de patientrettede aktiviteter set i forhold til den anvendte tid på øvrige aktiviteter. De patientrettede aktiviteter udgør således 43 %, mens gruppen med andre møder, registrering og skrivning udgør 25 %. Figur 2. Fordeling af tid på grupper af aktiviteter - alle faggrupper Ventetid, transport, fejl og tilpasninger; 4% Andre aktiviteter; 10% Ledelse, planlægning, uddannelse og udvikling; 19% Direkte kontakt og faglige patientrettede møder og kontakter; 43% Andre møder, registrering og skrivning; 25% 11

13 I figur 3 er grupperingen foretaget således, at den direkte patientkontakt (aktivitetstype 1) sammen med faglige kontakter med andre om patienter (aktivitetstype 3) er i samme gruppe og udgør 34 % af den samlede tid. De faglige patientrettede møder (aktivitetstype 2) grupperes sammen med andre møder, registrering og skrivning og udgør 33 % af det samlede tidsforbrug. Figur 3. Fordeling af tid på grupper af aktiviteter - alle faggrupper Ventetid, transport, fejl og tilpasninger; 4% Andre aktiviteter; 10% Ledelse, planlægning, uddannelse og udvikling; 19% Direkte patientkontakt ; 34% Møder, registrering og skrivning; 33% Læger og psykologer De 49 læger, der har udfyldt spørgeskemaet, har fordelt i alt timer, mens de 46 deltagende psykologer har fordelt i alt timer. For lægerne udgør de patientrettede aktiviteter (aktivitetstype 1-3) i alt knap 700 timer, svarende til 38 % af det samlede tidsforbrug. Dermed er lægerne den personalekategori, bortset fra sekretærer og kontorpersonale, som anvender den mindste andel af deres tid på den direkte patientkontakt og faglige møder og kontakter om patienterne. En del af forklaringen på dette er, at der for lægerne "bindes" en del tid i aktivitetskategorien "11. Andre aktiviteter". Lægerne er således den personalekategori, bortset fra sekretærer og kontorpersonale, som bruger den største andel af deres tid på aktivitetskategorien "11. Andre aktiviteter". Blandt de aktiviteter som lægerne angiver under "11. Andre aktiviteter" er: Visitation Vagtfunktion Søvn/hvile. For psykologerne udgør de patientrettede aktiviteter (aktivitetstype 1-3) i alt knap 700 timer, svarende til 46 % af det samlede tidsforbrug. Psykologerne er den personalekategori, der anvender næstmest tid på aktivitetskategorien "5. Registrering og skrivning", nemlig i alt 21 % af arbejdstiden. Fordelingen af tiden for læger og psykologer fremgår af figur 4 og 5. 12

14 Figur 4. Fordeling af timer på aktiviteter - læger Læger 22% 11% 5% 5% 14% 10% 13% 2% 1% 0% 16% Figur 5. Fordeling af timer på aktiviteter - psykologer Psykologer 28% 11% 7% 6% 21% 5% 14% 2% 1% 1% 4% Sygeplejersker, distriktssygeplejersker, SOSU og plejere De 79 sygeplejersker, der har udfyldt spørgeskemaet, har fordelt i alt timer, mens de 31 deltagende distriktssygeplejersker har fordelt i alt timer. De 31 social- og sundhedsassistenter har fordelt timer og de 10 plejere har fordelt 335 timer. Det bemærkes, at med kun 10 plejere vil fordelingen af plejernes tid kunne være særligt påvirket af tilfældige udsving i tidsanvendelsen. Sygeplejerskerne anvender 28 % af deres arbejdstid på den direkte patientkontakt og i alt 46 % af deres tid på de patientrettede aktiviteter (aktivitetstype 1-3). 13

15 For sygeplejerskerne gælder endvidere, at det er den personalekategori, som bruger næstmest af deres tid på aktivitetskategorien "7. Uddannelse og udvikling", i alt 15 % af sygeplejerskernes tid. Distriktssygeplejerskerne er den personalekategori, der anvender den næststørste del af deres tid (5 %) på aktivitetskategorien "8. Transport" socialpædagogerne er den faggruppe, der bruger den største andel af deres tid på denne aktivitetstype. Distriktssygeplejerskerne er endvidere den faggruppe, der anvender den største andel af deres tid (17 %) på aktivitetskategorien "7. Uddannelse og udvikling". For såvel social- og sundhedsassistenter som for plejere gælder, at disse personalegrupper anvender en meget stor del af deres arbejdstid på den direkte patientkontakt. Social- og sundhedsassistenterne anvender således 53 % af deres tid på den direkte patientkontakt, mens plejere anvender knap 46 %. Begge disse personalekategorier bruger derimod små andele af deres tid på de andre patientrettede aktivitetsgrupper "2. Faglige patientrettede møder" og "3. Faglige kontakter med andre om patienter". Fordelingen af tiden for sygeplejersker, distriktssygeplejersker, social- og sundhedsassistenter og plejere fremgår af figur 6-9. Figur 6. Fordeling af timer på aktiviteter - sygeplejersker Sygeplejersker 28% 9% 7% 6% 12% 10% 15% 2% 2% 0% 8% 14

16 Figur 7. Fordeling af timer på aktiviteter - distriktssygeplejersker 300 Distriktssygeplejersker % 10% 7% 9% 19% 2% 17% 5% 3% 0% 2% Figur 8. Fordeling af timer på aktiviteter - social- og sundhedsassistenter Social og sundhedsassistenter 53% 6% 6% 3% 10% 2% 10% 1% 2% 0% 10% 15

17 Figur 9. Fordeling af timer på aktiviteter - plejere Plejere 46% 11% 4% 1% 14% 2% 10% 0% 1% 1% 9% Socialrådgivere, socialpædagoger, ergoterapeuter og fysioterapeuter De 17 socialrådgivere, der har udfyldt spørgeskemaet, har fordelt i alt 464 timer, mens de 10 deltagende socialpædagoger har fordelt i alt 283 timer. De 24 fysio- og ergoterapeuter har fordelt 753 timer. Det bemærkes, at med kun 10 socialpædagoger vil fordelingen af socialpædagogernes tid kunne være særligt påvirket af tilfældige udsving i tidsanvendelsen. Det samme gælder i et vist omfang for de 17 socialrådgivere. Fælles for disse personalekategorier er, at de samlet set anvender knap 60 % af deres tid på patientrettede aktiviteter (aktivitetstype 1-3), og at de bruger relativt store andele af tiden på aktivitetstyperne "2. Faglige, patientrettede møder" og "3. Faglige kontakter til andre om patienter". Der gælder endvidere for såvel socialrådgivere, socialpædagoger og fysio- og ergoterapeuter, at disse personalegrupper anvender den næststørste andel af deres tid på aktivitetskategorien "5. Registrering og kodning", henholdsvis 18 %, 23 % og 18 %. Fordelingen af tiden for socialrådgivere, socialpædagoger, ergoterapeuter og fysioterapeuter fremgår af figur

18 Figur 10. Fordeling af timer på aktiviteter - socialrådgivere Socialrådgivere 31% 13% 11% 11% 18% 1% 5% 2% 1% 0% 7% Figur 11. Fordeling af timer på aktiviteter - socialpædagoger Socialpædagoger 29% 16% 12% 5% 23% 2% 2% 6% 0% 1% 4% 17

19 Figur 12. Fordeling af timer på aktiviteter - fys./ergoterapeuter Fys./ergo. 41% 10% 6% 8% 18% 7% 5% 1% 1% 0% 3% Lægesekretærer og kontorpersonale De 50 lægesekretærer og kontoransatte, der har udfyldt spørgeskemaet, har fordelt i alt timer på aktiviteter. Lægesekretærer og kontorpersonale er den personalekategori, som bruger klart den største del af deres tid på aktivitetskategorien "5. Registrering og skrivning", i alt 44 % af tiden. Det er endvidere den personalekategori, som bruger den største andel af tiden på kategorien "11. Andre aktiviteter", i alt 18 % af tiden. Blandt de aktiviteter som lægesekretærer og kontorpersonale selv angiver under kategorien "11. Andre aktiviteter" er at læse og skrive mails, telefonpasning, EPJ, superbrugerfunktioner og arkivering. Lægesekretærer og kontorpersonale er den personalekategori, der bruger den største andel (2 %) af deres tid på aktivitetskategorien "10. Fejl og tilpasninger". Fordelingen af tiden for lægesekretærer og kontorpersonale fremgår af figur

20 Figur 13. Fordeling af timer på aktiviteter - lægesekretærer og kontorpersonale Lægesekretærer og kontorpersonale 5% 1% 3% 7% 44% 8% 9% 2% 1% 2% 18% 4.2 Antal fuldtidsstillinger fordelt på aktivitetstyper Antallet af fuldtidsstillinger i psykiatrien var i januar til februar 2009 lig 555 (på de afdelinger der indgår i undersøgelsen). Opdelingen af fuldtidsstillinger opdelt på personalekategorier og afdelinger er vist i bilag 4. Antal arbejdstimer pr. fuldtidsstilling i psykiatrien kan beregnes til timer, som vist i bilag 4. Med en præmis om, at der anvendes ½ time pr. arbejdsdag til frokostpauser bliver det samlede antal nettotimer pr. fuldtidsstilling lig Med baggrund i antal fuldtidsstillinger, antal nettoarbejdstimer pr. fuldtidsstilling samt i fordelingen af tidsforbruget på forskellige aktivitetstyper kan det beregnes, hvor mange fuldtidsstillinger, der medgår til de forskellige aktivitetstyper. Som vist i tabel 4 anvendes der 418 fuldtidsstillinger på de aktivitetstyper, der er defineret i spørgeskemaet. Forskellen mellem det samlede antal fuldtidsstillinger (555) og de 418 fuldtidsstillinger til forskellige aktivitetstyper skyldes ferie, helligdage, sygdom, barsel og pauser. Som vist i tabel 4 anvendes der i alt 123 fuldtidsstillinger på aktivitetskategorien "1. Direkte patientkontakt", mens de samlede patientrettede aktiviteter (aktivitetstype 1-3) udgør 183 fuldtidsstillinger. Aktivitetstyperne 8-10 (transport, ventetider, fejl og tilpasninger) anvendes der 18 fuldtidsstillinger på, mens aktivitetstyperne 2, 4, 5 og 8-10 samlet set trækker 154 fuldtidsstillinger. Det bemærkes, at fuldtidsstillingernes procentvise fordeling på aktivitetstyperne afviger lidt fra angivelserne i afsnit 4.1 (figur 1-3). Forklaringen på dette kan illustreres ved et eksempel: Social- og sundhedsassistenterne har i alt fordelt timer på aktiviteter ud af de fordelte timer, svarende til 9,8 % af det samlede antal timer. Social- og sundhedsassistenterne udgør 15,7 % af det samlede antal fuldtidsstillinger. Ved beregningen af fuldtidsstillin- 19

21 gernes procentvise fordeling på aktiviteter kommer social- og sundhedsassistenternes fordeling af tiden således til at vægte mere end i afsnit 4.1. Tabel 4. Fuldtidsstillinger fordelt på aktivitetstyper 1. Direkte kontakt med patienter 2. Faglige patientrette-de møder 3. Faglige kontakter om patienter 4. Anden mødeaktivitet 5. Registrering og skrivning Note: Aktivitetstyperne 1-10 fremgår af bilag 2 6. Ledelse og planlægning 7. Uddannelse og udvikling 8. Trans- 9. Ventetider 10. Fejl og 11. Andre Procentvis Faggrupe port tilpasninger aktiviteter I alt fordeling Læger 11,15 5,56 2,53 2,42 7,25 5,05 6,66 1,18 0,76 0,08 7,98 50,60 12% Psykologer 15,03 5,86 3,52 3,15 11,14 2,42 7,51 1,21 0,66 0,29 2,20 52,99 13% Sygeplejersker 23,24 7,10 5,87 5,02 10,13 8,46 12,28 1,54 1,36 0,14 6,55 81,69 20% Distriktssygepl. 9,20 3,66 2,72 3,48 7,02 0,65 6,37 2,03 1,09 0,14 0,72 37,08 9% SOSU 34,60 3,68 3,74 1,67 6,50 1,21 6,27 0,69 1,04 0,12 6,27 65,80 16% Plejer 7,16 1,78 0,70 0,09 2,15 0,37 1,64 0,05 0,23 0,09 1,40 15,68 4% Socialrådgivere 3,23 1,38 1,20 1,11 1,88 0,14 0,47 0,18 0,09 0,05 0,77 10,49 3% Socialpædagoger 3,69 2,02 1,48 0,58 2,97 0,31 0,31 0,76 0,00 0,09 0,49 12,72 3% Fys./ergo. 9,68 2,40 1,31 1,87 4,11 1,62 1,25 0,25 0,25 0,03 0,68 23,44 6% Lægesekr./kontor 2,58 0,75 1,49 3,44 22,78 4,00 4,78 0,86 0,52 1,23 9,04 51,46 12% Andet 3,77 0,73 0,53 1,26 1,20 2,91 1,26 0,36 0,31 0,20 3,86 16,38 4% Alle faggrupper 123,32 34,91 25,09 24,07 77,14 27,14 48,81 9,11 6,31 2,46 39,97 418,33 100% Procenvis fordeling 29,48% 8% 6% 6% 18% 6% 12% 2% 2% 1% 10% 100% Gruppering 44% 24% 18% 4% 10% 4.3 Resultater opdelt efter afdeling Det er muligt at foretage en overordnet sammenligning af tidsanvendelsen for de afdelinger, som har deltaget i undersøgelsen. Der er ikke lavet beregninger, som sammenligner tidsanvendelsen mellem afdelinger for de enkelte faggrupper. Årsagen er, at de fleste faggrupper er repræsenteret med 5 eller færre respondenter på de enkelte afdelinger, og af hensyn til deltagernes anonymitet har det været en præmis i undersøgelsen, at der ikke opstilles tabeller med tidsfordelinger for så få respondenter. Som det ses i figur 14 anvendes for afdelingerne i Risskov, Holstebro og Herning mellem 26 % og 30 % af den samlede tid på aktivitetskategorien "1. Direkte kontakt med patienter". Silkeborg ligger lidt lavere med 20 %. En medvirkende faktor til, at niveauet for Silkeborg ligger lidt under de andre afdelinger er, at social- og sundhedsassistenterne, som er den personalekategori der samlet set anvender den største andel af deres tid på den direkte patientkontakt, for Silkeborgs vedkommende har angivet en betydelig lavere andel af deres tid til direkte patientkontakt end social- og sundhedsassistenterne for de øvrige afdelinger. Det skal også bemærkes, at der samlet set er modtaget svar fra 39 social- og sundhedsassistenter, heraf 6 fra Silkeborg. Med så forholdsvis få besvarelser, vil der være en del usikkerhed og tilfældige udsving forbundet med tallene. Tilsvarende har sygeplejerskerne på Silkeborg (7 besvarelser) også angivet et lavere tidsforbrug til direkte patientkontakt end sygeplejerskerne fra de andre afdelinger. Tilsvarende social- og sundhedsassistenterne kan tilfældige udsving være en del af forklaringen på dette forhold. 20

22 Figur 14. Fordeling af tid på aktiviteter - direkte kontakt med patienter 35% 1. Direkte kontakt med patienter 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Almen psykiatrisk afdeling S, Risskov Psykiatrisk afdeling, Holstebro Specialklinikker, Risskov Psykiatrisk afdeling, Silkeborg Børne og ungdomspsykiatrisk Center, Herning Ses der på det anvendte tidsforbrug for de samlede patientrettede aktiviteter (aktivitetstype 1-3, figur 15) ligger Børne- og ungdomspsykiatrisk afdeling, Herning og Almen psykiatrisk afdeling S, Risskov højest med hhv. 46 % og 45 % af tiden, mens Psykiatrisk afdeling, Silkeborg ligger lavest med 32 % af tiden. Der gælder tilsvarende forklaringer på dette, som er angivet som forklaring til figur 14. Figur 15. Fordeling af tid på aktiviteter - direkte kontakt og faglige patientrettede møder og kontakter 50% Direkte kontakt og faglige patientrettede møder og kontakter 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Almen psykiatrisk afdeling S, Risskov Psykiatrisk afdeling, Holstebro Specialklinikker, Risskov Psykiatrisk afdeling, Silkeborg Børne og ungdomspsykiatrisk Center, Herning I forhold til aktivitetskategorierne 2, 4 og 5 (faglige møder om patienter, andre møder og registrering og kodning) anvendes der mellem 29 % og 37 % af tiden på disse aktiviteter med Børne- og ungdomspsykiatrisk afdeling i Herning, som den afdeling, der ligger højest. Almenpsykiatrisk afdeling S i Risskov ligger lavest. 21

23 Figur 16. Fordeling af tid på aktiviteter - møder og registrering 40% Møder og registrering 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Almen psykiatrisk afdeling S, Risskov Psykiatrisk afdeling, Holstebro Specialklinikker, Risskov Psykiatrisk afdeling, Silkeborg Børne og ungdomspsykiatrisk Center, Herning Tidsanvendelsen på transport, ventetid, fejl og tilretninger angives i figur 17. Psykiatrisk afdeling i Silkeborg ligger højest med 6 % af tiden til disse aktiviteter, mens Psykiatrisk afdeling i Holstebro ligger lavest med knap 3 %. Figur 17. Fordeling af tid på aktiviteter - transport, ventetid og fejl og tilretninger 7% Transport, ventetid og fejl og tilretninger 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% Almen psykiatrisk afdeling S, Risskov Psykiatrisk afdeling, Holstebro Specialklinikker, Risskov Psykiatrisk afdeling, Silkeborg Børne og ungdomspsykiatrisk Center, Herning 4.4 Resultater efter tidspunkt for vagt Der har i spørgeskemaet været mulighed for hver af ugens arbejdsdage at angive, om der har været tale om dagvagt (kl ), aftenvagt ( ) eller nattevagt ( ). Vagter, hvor arbejdstiden overvejende ligger i dagtid, er opgjort under denne. Det kan for eksempel dreje sig om lægesekretæren, der en given dag har været på arbejde fra kl til kl Disse er timer er opgjort under dagtid. Tilsvarende gælder for aften- og nattevagter. Der er fordelt godt timer på aktiviteter i dagvagter, godt 900 timer i aftenvagter og godt 300 timer i nattevagter. Det fremgår af figur 18, at aften- og nattevagterne i høj grad er præget af aktivitetstypen "1. Direkte patientkontakt" med 63 % af arbejdstiden i aftenvagterne til denne aktivitet og 70 % 22

24 af aktiviteterne i nattevagterne. Det bemærkes, at respondenterne i nogle tilfælde har haft døgnvagt, kombineret aften- og nattevagt og lignende, og at det for disse vagter ikke er muligt at identificere fordelingen af tidsforbruget opdelt på dagtid, aften og nat. Disse observationer er derfor ikke medtaget i figuren. Den aktivitetstype som fylder næstmest (13 %) i nattevagterne er "11. Andre aktiviteter". Dette er ikke overraskende, idet flere respondenter angiver, at de under nattevagter har registreret søvn og hvile under "11. Andre aktiviteter". Det fremgår endvidere, at aktivitetstypen "5. Registrering og kodning", der i dagtid trækker 20 % af den samlede tid og dermed er den aktivitetstype, der anvendes næstmest tid på, også i aften- og nattevagterne fylder relativt meget. Lægesekretærer og kontorpersonale, der næsten udelukkende er på arbejde i dagtid, står naturligt nok for store dele af det tidsforbrug, der i dagstimerne anvendes på registrering og kodning. I aften- og nattevagterne er det langt overvejende læger og plejepersonale, som er på arbejde og dermed også bruger tid på registrering og kodning. Dette kan ses som et udtryk for, at personalet under de mere "rolige" vagter eller "rolige" tidspunkter under den enkelte vagt udnytter tiden til at foretage kodninger, registreringer og lignende. Figur 18. Fordeling af tiden efter vagttype og aktiviteter 80% Fordeling af tiden efter vagttype og aktiviteter 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1. Direkte kontakt med patienter 2. Faglige patientrettede møder 3. Faglige kontakt med andre om patienter 4. Anden 5. Registrering mødeaktivitet og skrivning 6. Ledelse og planlægning 7. Uddannelse og udvikling 8. Transport 9. Ventetider 10. Fejl og tilpasninger Dag 24% 9% 6% 7% 20% 8% 13% 3% 1% 1% 8% Aften 63% 6% 6% 2% 11% 2% 1% 0% 2% 0% 6% Nat 70% 1% 4% 0% 9% 1% 0% 0% 1% 0% 13% 11. Andre aktiviteter 23

25 Bilag 1 i Region Midtjylland I forbindelse med budgetforligene for 2008 og 2009 har Regionsrådet i Region Midtjylland sat stor fokus på at styrke den lokale ledelse og forbedre arbejdsgange til gavn for patienterne såvel som medarbejderne. På den baggrund iværksætter driftsledelsen for psykiatri- og socialområdet en række analyser i psykiatrien. En af disse er en spørgeskemaundersøgelse omkring, hvordan medarbejdernes arbejdstid fordeler sig på forskellige aktiviteter og arbejdsopgaver i psykiatrien. Denne kortlægning af fordeling af arbejdstid skal hjælpe med til at identificere arbejdsområder, hvor der kan arbejdes videre med forbedringer. Det vil sige ændrede arbejdsgange, brug af ny teknologi eller reduktion af flaskehalse m.m. Spørgeskemaundersøgelsen gennemføres som en stikprøve på udvalgte afdelinger i psykiatrien i uge 13. Afdelingerne er udvalgt, så de repræsenterer helheden i psykiatrien i Region Midtjylland. Følgende afdelinger er udvalgt: Almenpsykiatrisk afdeling Syd, Risskov Psykiatrisk afdeling, Holstebro De psykiatriske specialklinikker, Risskov Psykiatrisk afdeling, Silkeborg Børne- og ungdomspsykiatrisk Center, Herning afdeling Alle medarbejdere på disse afdelinger bedes derfor udfylde vedlagte tidsregistreringsskema. Tidsregistreringen foregår i uge 13, fra mandag den 23. marts fra kl til og med mandag den 30. marts kl Du bedes fremsende det udfyldte skema i vedlagte svarkuvert senest den 2. april Bemærk: det er kun registreringsskemaet, der skal returneres Resultaterne af undersøgelsen vil blive samlet i en rapport og forelagt Regionsrådet den 17. juni Rapporten vil endvidere blive brugt af ledelsen på psykiatri- og socialområdet til at udpege relevante indsatsområder. Resultaterne for de enkelte afdelinger vil blive fremsendt til afdelingerne i begyndelsen af maj måned. Du er sikret fuld anonymitet ved besvarelsen af skemaet. Ved udarbejdelse af rapporten om resultaterne af tidsfordelingen vil kategorier med mindre end 5 observationer ikke indgå. Hvis der på en given afdeling eksempelvis er 3 læger, som har udfyldt skemaet, vil det ikke være angivet i rapporten, hvordan lægernes tid fordeles på den givne afdeling. Tidsfordelingen for de 3 læger i dette eksempel vil således kun komme til at indgå i en mere overordnet tidsfordeling for læger, eksempelvis hvor tidsfordelingen angives for flere afdelinger samlet. Skulle du have spørgsmål ang. spørgeskemaet, skal du kontakte kontaktpersonen for din afdeling (se nederst i dette brev). 24

26 På forhånd tak for din hjælp. Med venlig hilsen Gert Pilgaard, Direktør for Psykiatri og socialområdet Region Midtjylland Kontaktpersoner på afdelingerne: Kontaktperson Afdeling Mailadresse Mette Spencer Holstebro Birgit Damkjær Højlund B&U Herning Kirsten Hay Jørgensen Afdeling S kirjor@regionmidtjylland.dk Louise Hveisel Specialklinikkerne louhve@ps.rm.dk Anna-Louise Sollann Sørensen Silkeborg anasor@rm.dk 25

27 Bilag 2 Vejledning til udfyldelse af registreringsskema I det følgende findes en kort vejledning til, hvordan du udfylder registreringsskemaet, herunder også et eksempel på, hvordan et udfyldt skema kan se ud. Tidsregistreringen foregår i uge 13, fra mandag den 23. marts fra kl til og med mandag den 30. marts kl Hensigten med tidsregistreringen er, at medarbejderne på de udvalgte afdelinger giver deres bedste bud på, hvad der bruges tid på i løbet af arbejdsdagen. Der skal således ikke måles med stopur, men alene efter bedste overbevisning gives bedste bud på, hvilke aktiviteter arbejdsdagen bruges på. Start med at udfylde den afdeling og det afsnit du er ansat i, og hvilken faggruppe du tilhører. Du bedes endvidere for de dage, hvor du er på arbejde, angive det tidsrum, hvor størstedelen af din arbejdstid er placeret (dag, aften eller nat). Vikarer skal også udfylde registreringsskemaet. Vikarer fra vikarbureauer skal angive faggruppe i kolonnen "vikarer". Vikarer ansat i Region Midtjylland skal angive faggruppe i kolonnen "fastansat". For at undgå, at registreringsskemaet bliver alt for uoverskueligt, er det valgt at samle aktiviteterne i 10 hovedgrupper (se oversigten på næste side) samt en restgruppe til aktiviteter, der eventuelt ikke kan placeres i en af de 10 hovedgrupper. I hovedgruppe 1 er eksempelvis samlet en række aktiviteter, som omhandler den direkte patientkontakt terapeutiske og støttende samtaler med patient, observation af patient, pleje af patient osv. Skemaet udfyldes ved, at du ved arbejdsdagens afslutning forholder dig til, hvordan din arbejdstid i løbet af dagen har været fordelt mellem de 10 hovedgrupper (samt eventuelt restgruppen). Du skal ikke registrere frokostpause og andre pauser. Har du eksempelvis haft en arbejdsdag på 7 timer (eksklusiv pauser) om mandagen skal du fordele disse 7 timer på hovedgrupperne. Hvis du, som i det vedlagte eksempel, om mandagen har brugt 3 timer og et kvarter på aktiviteter i hovedgruppe 1 (direkte patientkontakt) skriver du 3,25 ud for denne hovedgruppe om mandagen. De resterende 3 timer og tre kvarter fordeler du på samme vis til de øvrige hovedgrupper som vist i eksemplet. Hvis der samlet set i løbet af dagen er brugt mindre end et kvarter på aktiviteterne i en given hovedgruppe, skal dette ikke registreres. Skemaet udfyldes nemmest efter afslutningen af den enkelte arbejdsdag. Hvis du er syg eller holder ferie i hele eller dele af uge 13, skal du ikke udfylde skemaet på de dage, hvor du er syg eller holder ferie. Hvis du er ansat i en ambulatoriefunktion bedes du endvidere angive (på side 2 i skemaet) antallet af patientkontakter du har haft for hver af ugens dage. Hvis du har haft aktiviteter, som ikke passer ind i en af de 10 hovedgrupper, og du derfor har registreret tid i restgruppen, kan du på side 2 angive, hvilke arbejdsopgaver det drejer sig om. Her har du endvidere mulighed for at angive, hvis du har andre kommentarer. 26

28 Hvis du er i tvivl om udfyldelse af skemaet kan du rette henvendelse til din kontaktperson. Hovedgrupperne angives nedenfor med nummer, navn og med eksempler på aktiviteter for hver hovedgruppe. Oversigt over hovedgrupper og aktiviteter Bemærk: Listen med eksempler for hver af hovedgrupperne er ikke udtømmende. Hovedgruppe Navn på hovedgruppe 1 Direkte kontakt med patienter (ansigt til ansigt kontakt el. telefonkontakt) Eksempler på aktiviteter Det er f.eks.: Terapeutiske og støttende samtaler med patienten (individuelt eller i grupper) Telefonkonsultation Andre samtaler med patienten (socialrådgiver, fysioterapi, ergoterapi m.fl.) Observation og vurdering af patient Pleje af patient Medicinering/receptudskrivning Aktiviteter i forbindelse med somatisk udredning, undersøgelser og prøver Undervisning af patient (psykiske sygdomme, ADL, m.v.) "Ud af huset aktiviteter" Faste vagter (overvågning og observation af patienter) 2 Faglige patientrettede møder, internt 3 Faglige kontakter til andre om patienter (herunder telefoniske kontakter), eksternt Det er f.eks.: Visitationsmøder Koordineringsmøder Morgenmøder Middagskonferencer Udskrivningskonferencer Vejledning af personalegruppe i omgang med konkret patient Anden patientrettet mødeaktivitet Det er f.eks.: Samtaler med pårørende Samtaler med kommunale sagsbehandlere Kontakt til andre afdelinger 27

29 Hovedgruppe Navn på hovedgruppe Eksempler på aktiviteter Samtaler med praktiserende læger, speciallæger, privatpraktiserende psykologer Socialpsykiatri 4 Anden mødeaktivitet Det er f.eks.: Deltagelse i arbejdsgrupper om faglige, organisatoriske og økonomiske temaer (ikke direkte patientrettet) Anden intern og ekstern mødeaktivitet (ikke patientrettet) 5 Registrering og skrivning Det er f.eks.: Skrivning og afsendelse af breve til patient Indtaling og skrivning af epikrise, journal m.v. Registrering og kodning Arbejde med at udarbejde og udfylde skemaer Booking af tider Arbejde med behandlingsplan 6 Ledelse og planlægning Det er f.eks.: Personaleplanlægning (fremmødeplaner, ferieplanlægning) Samarbejdsudvalg og arbejdsmiljø Håndtering af patientklager Administration og økonomistyring Andet ledelsesarbejde 7 Uddannelse og udvikling Det er f.eks.: MUS-samtaler Efteruddannelse Forskning Supervision Andre uddannelses- og udviklingsaktiviteter 8 Transport Det er f.eks.: Transport mellem afdelinger Transport mellem sygehuse Anden transport/patientbesøg 28

30 Hovedgruppe Navn på hovedgruppe Eksempler på aktiviteter 9 Ventetider Det er f.eks.: Møder der starter for sent Vente på patienten Vente på kolleger inden aktivitet kan påbegyndes Vente på it-systemer for at kunne komme videre Vente på svar fra prøver og vurderinger for at kunne komme videre Andre ventetider 10 Fejl og tilpasninger Det er f.eks.: Fejlsøgning og fejlrettelser (journal m.v.) Aktiviteter i forbindelse med ombooking af tider Andre fejlrettelser og tilpasninger 11 Andre aktiviteter Det er f.eks.: Nattevagtsfunktioner som ikke er dækket af ovenstående 10 hovedkategorier - eksempelvis hvile Specialfunktioner som ikke er dækket af ovenstående 10 hovedkategorier 29

31 Eksempel på udfyldt skema Ansættelsessted Afdeling og afsnit: Afdeling S, afsnit S1 Faggruppe (sæt kryds) Fastansat Vikar Læge X Psykolog Sygeplejersker Distriktssygeplejersker SOSU Plejer Socialrådgiver Socialpædagoger Ergoterapeut Fysioterapeut Lægesekr. og kontorass. Andet Med vikar menes personale som ikke aflønnes via Region Midtjylland, men via vikarbureau Bemærk: Tidsforbrug på et kvarter registreres som 0,25, tidsforbrug på en time og et kvarter registreres som 1,25 osv. Tilsvarende registreres en halv time som 0,5, halvanden time som 1,5 osv. Endelig registreres tre kvarterer som 0,75 osv. Angiv for de dage hvor du har været på arbejde det tidsrum hvor størstedelen af dine arbejdstimer er placeret Tidspunkt (sæt kryds) Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Dag (kl. 7-15) x x Aften (kl ) x Nat (23-07) x Andet (angiv timer) 12,00 Fordel din tid på kategorierne for de dage, hvor du er på arbejde Hovedaktivitet - nummer Hovedaktivitet - navn Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag 1 Direkte kontakt med patienter 3,00 4,00 2,00 5,00 4,00 2 Faglige patientrettede møder 1,25 2,00 2,00 1,00 1,00 3 Faglig kontakt med andre om patienter 1,00 2,00 4 Anden mødeaktivitet 0,50 2,00 5 Registrering og skrivning 0,50 2,00 1,00 2,00 3,00 6 Ledelse og planlægning 7 Uddannelse og udvikling 8 Transport 9 Ventetider 0,75 10 Fejl og tilpasninger 11 Andre aktivitteter 1,00 2,00 4,00 I alt 8,00 10,00 7,00 10,00 12,00 Hvis du har fordelt noget af din tid på hovedkategorien "Andre aktiviteter" kan du her angive hvilke aktiviteter det drejer sig om: Her kan du angive, hvis du har yderligere kommentarer til den måde du har fordelt din tid på: Nedenstående skema udfyldes for behandlere i ambulatoriefunktioner Angiv antal forskellige patienter som du har været i kontakt med (ansigt til ansigt) i løbet af arbejdsdagen Bemærk: En patientkontakt kræver ansigt til ansigt kontakt, dvs. at du har deltaget i konsultation, undersøgelse eller behandling af patienten Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag