Bilagskompendium for bestyrelsesmøde torsdag d. 14. nov. 2013

Transkript

1 Bilagskompendium for bestyrelsesmøde torsdag d. 14. nov Afholdes: Ungdomshuset Odense Nørregade 60, Odense C DGS sek 1

2 2

3 Indhold Dagsorden... 4 Kommunalvalg (D)... 5 Bestyrelsens rolle på AK (D)... 6 DGS Forretningsgange (B)... 7 Økonomi (B) Evaluering af skolestartskampagnen (D) Bestyrelsens mundtlige organisatoriske og politiske halvårsberetning (B) Sommerkursus 2014 (B)

4 Dagsorden Aftensmad Formalia - Valg af dirigenter og referenter - Godkendelse af dagsordenen - Godkendelse af referatet fra sidste bestyrelsesmøde Nyt fra - Regionerne - Sekretariatet - Triumviratet - Udvalgene - Elev- og studenterbevægelsen - Fagbevægelsen - Nyt fra FU Kommunalvalg (D) v. PDL Pause Bestyrelsens rolle på AK (D) v. RH DGS Forretningsgange (B) v. CRO Pause Økonomi (B) v. CRO Evaluering af skolestartskampagnen (D) v. CBK Evt Mødeevaluering PDL: Phillip Dimsits Lerer RH: Rasmus Holme CRO: Cecilie Rosholm Oksbjerg CBK: Cecilie Beg Katholm

5 Kommunalvalg (D) v. PDL Kommunalvalget er så småt ved at være slut. Kampagnen #ungestemmer har været en kæmpe succes allerede. Over 500 lokale kandidater har skrevet under på ungestemmer.nu og regionerne har afholdt en masse fede aktiviteter. Bestyrelsen skal nu kort diskutere om der skal ligges en sidste indsats på dagen før valgdagen samt på valgdagen Skal DGS lave flere aktivitet frem mod valgdagen? - Hvad planlægger regionerne? - Skal regionerne have hjælp fra sek? - Mangler I penge til aktiviteter?

6 Bestyrelsens rolle på AK (D) v. RH Dette punkt skal danne grundlag for hvordan bestyrelsen agere på AK, både politisk men også socialt. Der skal så vidt muligt findes frem til et fælles ståsted, så vi undgår uoverensstemmelser der kan påvirke andre deltageres stormøde i en negativ retning. Derfor skal understående punkter diskuteres i regionerne og bestyrelsen, for at opnå det bedste AK! Politisk - Er det et problem at bestyrelsesmedlemmer fylder mest på talerstolen under debatterne? o Hvis ja, hvordan løser vi så denne problematik? - Hvordan kan bestyrelsen være med til at give førstegangsdeltagere en god oplevelse med den politiske del af mødet? o Skal bestyrelsesmedlemmer hjælpe førstegangsdeltagere med at skrive udtalelser og el. ændringsforslag o Hvordan skal bestyrelsesmedlemmerne dele ud af deres indsigt? Socialt - Har bestyrelsen et særligt socialt ansvar overfor førstegangsdeltagere? o Hvis ja, hvordan kan dette så udmøntes på AK? - Hvordan sørger man for at bestyrelsen snakker med nye og ikke kun med hinanden? 76 6

7 DGS Forretningsgange (B) v. CRO På følgende link, kan i finde de seneste forretningsgange, som var dem vi havde til diskusion på det konstituerende bestyrelsesmøde. ers%20sammenslutning%20% pdf På baggrund af vores diskussion på det konstituerende bestyrelsesmøde, har jeg udarbejdet følgende forslag til revideret udkast til forretningsgangene: Forretningsgange for Danske Gymnasieelevers Sammenslutning Gældende fra d. 28. juli Forretningsgangene skitserer arbejdsgangene for DGS' økonomiske virke. Generelt DGS er en foreningen der drives primært af frivillige kræfter med ansvar overfor de tillidsvalgte organer. Det er derfor vigtigt at sikre at alle tilgængelige beslutningsorganer inddrages når der træffes beslutninger. Samtidig er det vigtigt at sikre at alle tillidsvalgte orienteres om trufne beslutning på tilfredsstillende vis. Til sidst er det vigtigt at sikre at der på de generelle og mest udbredte område af organisationens udgifter vedtagnes bestyrelses bestemte retningslinjer som kassereren og andre beslutningsorganer kan bruge som rettesnor når de konkrete beslutninger træffes. Arbejdsbeskrivelser Bestyrelsen Bestyrelsen udstikker retningslinjer for refusioner samt mere specifikke beslutningskompetencer og varetager den overordnede budgetopfølgning og revidering efter orientering fra kassereren og det økonomiske udvalg. I begyndelsen af januar vedtager bestyrelsen udspecificerede budgetter for driftsposterne efter indstilling fra kassereren. Forretningsudvalget 7

8 Forretningsudvalget fortager den løbende budgetopfølgning samt udspecificering af kampagneposter. Derudover er det forretningsudvalgets ansvar at fortage løbende kontrol af de fortagende refusioner og udlæg, herunder specielt refusioner for transport, forplejning etc. Formandskabet Formandskabet er sammen med kassereren det daglige økonomiske beslutningsorgan, herunder varetager formandskabet den daglige kontrol med udlæg og refusioner. Kassereren Kassereren varetager den daglige økonomiske drift indenfor de vedtagne retningslinjer. Kassereren har pligt til fører særskilte lister over udlæg, refusioner samt regninger der ikke kan klassificeres som driftsomkostninger. Den kritiske revision Den kritiske revision fører løbende tilsyn med organisationens bogholderi herunder kassen, kassererens refusionslister samt de i organisationen trufne økonomiske beslutninger i forhold til landsmødets retningslinjer. Såfremt den kritiske revision har mistanke om uoverensstemmelser i bogholderi eller refusionslister meddeles dette forretningsudvalget. Det økonomiske udvalg Udvalget holder løbende kontrol med budget og likvid beholdning. Derudover er det udvalgets opgave, at de økonomiske rutiner og regler følger organisationens generelle udvikling. Udvalget skal således fungere som en økonomisk tænketank. Endvidere er ØU et rådgivende organ for de besluttende myndigheder. Kompetencefordelinger Det er klart at en beslutning altid skal træffes af den højest mulige myndighed, hvilket også er en generel rettesnor indenfor økonomien, udover denne generelle retningslinje gælder dog følgende præciserede retningslinjer: Generelle kompetencer Disse kompetencebeskrivelser angiver retten til at foretage beslutninger indenfor bestyrelsens vedtagne budgetter. 8

9 Organ Kompetence Kassereren - Driftsindkøb 1 indtil 500 kr. - Refusion af udgifter efter de af bestyrelsen vedtagne retningslinjer. Kassereren samt - Indkøb indtil kr. formand/næstformand - Tegning af fuldmagter til regionskonti Triumviratet i konsensus - Indkøb indtil kr. - Indgåelse af bindende aftaler, efter telefonisk høring af FU, såfremt disses maksimale omkostninger ligger under kr. - Varetagelse af ansættelser - Udbetalinger på op til 1000 kr. fra aktivitetsfonden. Forretningsudvalget (FU) - Enhver økonomisk beslutning, dog kun bundlinje neutrale budgetrevideringer. - Udbetalinger på op til 3000 kr. fra aktivitetsfonden Bestyrelsen - Enhver økonomisk beslutning. Derudover er det et generelt krav at der ved indkøb af varer/ydelse for over indhentes skriftlige tilbud fra minimum 3. leverandører (såfremt disse forefindes). Kravet kan dog fraviges såfremt DGS har indgået en fast aftale med en leverandør på det pågældende område. ØU skal endvidere fungere som rådgivende og indstillende organ ved disse beslutninger. Udlæg Kontante udlæg gives såfremt der skal fortages indkøb til organisationen og vedkommende ikke selv er i stand til at fortage udlæg mod senere refusion. Udlæg afregnes som udgangspunkt samme dag, hvis der forligger særlige omstændigheder kan kassereren vælge at udskyde afregning af udlægget med op til 1. uge. Såfremt kassereren fortager udlæg til sig selv skal dette attesteres af formand/næstformand. Checks 1 Indkøb til sekretariatets drift 9

10 Checks udleveres til sekretariatsmedarbejder eller forretningsudvalgsmedlemmer mod attestation af særlig check blanket, således at modtager hæfter for checkens pålydende indtil afregning med godkendte bilag er fortaget. Regler for afregning af checks følger regler for udlæg. Der udleveres udelukkende checks hvor modtager er angivet. Rejseboner I almindelighed vil kassereren udlevere og underskrive rejseboner. Kassereren kan med godkendelse fra formand/næstformand udlevere hæfter til enkeltpersoner. Modtager attesterer for modtagelse og hæfter for pålydende på rejsebonerne indtil afregning er fortaget. Ved afregning gennemgår kassereren og modtager i fællesskab hver brugt rejsebon for at sikre at disse er brugt til formål DGS skal betale. Såfremt kassereren ikke kan godkende brugen af en eller flere rejseboner faktureres bruger for pålydende på disse ved modtagelse af regning fra DSB. Refusioner Refusioner fortages mod aflevering af godkendte bilag 2. Disse datostemples. Refusionen fortages kun hvis bilaget ikke i forvejen er stemplet og kun såfremt følgende betingelser er opfyldt: - Udgiften er relateret til DGS aktivitet - Udgiften er rimelig og relevant - Bilaget er indleveret indenfor en rimelig tidsgrænse, dvs. normalt indenfor 24 timer, maksimalt 3 uger. Bilag indleveret efter 3 uger refunderes kun såfremt overskridelsen på forhånd er aftalt med kassereren. - Såfremt det findes tidsmæssigt muligt afregner kasserer med kreditorer senest 14 dage efter aflevering af gyldigt bilag. Der refunderes efter gældende markedspriser for den pågældende vare. Hvis refusioner fortages på et stormøde eller andet sted hvor opslag i databasen ikke er muligt refunderes der udelukkende bilag der er relateret til den aktivitet der er under afholdelse. Såfremt modtager ikke er i stand til at fremvise godkendte bilag kan refusioner i fortage på tro og love erklæringer. Såfremt der benyttes tro og love erklæringer skal refusionen foruden kassereren godkendes af enten formand eller næstformand Regninger der indeholder CVR-nr, adresse, pris samt en specifikation af den købte vare/ydelse. 10

11 Dækning af aktives udgifter I forbindelse med personers engagement i organisationen kan disse blive påført udgifter af forskellig art. Nedenstående er en række generelle retningslinjer for hvad aktive kan forvente at få betalt/refunderet og skal dermed ikke betragtes som et sæt garantier for refusion, den eneste sikkerhed for refusion af en udgift er en forudgående aftale med kasserer og formand/næstformand. Såfremt en given udgift falder udenfor disse regler træffes beslutningen efter de normale kompetencefordelinger. Rejse I forbindelse med deltagelse i bestyrelses og udvalgsmøder dækkes den fulde rejseudgift under forudsætning af at den billigste rejseform benyttes. Der kan efter aftale med kasserer og formand/næstformand dispenseres for denne retningslinje. Pladsbilletter eller lignende tillæg der ikke er nødvendige for rejsens gennemførsel dækkes ikke. Ved ordinære stormøder dækkes den fulde rejseudgift for deltagere der er delegerede. Ved afholdelse af andre arrangementer vedtages der specifikke refusionsregler for det enkelte arrangement. Der gives rejserefusion til nationale arrangementer. I alle tilfælde er det dog et krav at deltagere i DGS' arrangementer skal forsøge at få deres rejse refunderet af deres elevråd inden der ansøges om refusion. Såfremt det af et enigt triumvirat vurderes at være en økonomisk besparelse for DGS, kan køb af wildcard refunderes. Sekretariatsfrivillige kan få tilskud til rejser der ikke er relateret til en DGS aktivitet, såfremt triumviratet vurderer at dette er formålstjenligt. Ved rejser der foretages til internationale arrangementer, hvor aktive udsendes som DGS repræsentanter, skal den valgte rejseform forelægges kassereren inden billetter bestilles. Taxakørsel Taxakørsel dækkes kun i særlige tilfælde efter forudgående aftale med kassereren. Diæter Såfremt aktive er udstationeret i mindst 24 timer i forbindelse med aktivitet i organisationen og ikke får forplejning stillet til rådighed tildeles disse en diæt på 70 kr./dag. Diæten udbetales efter anmodning, og der stilles ikke krav om dokumentation. 11

12 Mobiltelefoner Udlån af mobiltelefoner Aktive kan låne en af DGS mobiltelefoner i et begrænset tidsrum af to måneder under kampagner efter godkendelse af kasserer. Triumviratet kan i forening bevillige udlån af mobiltelefoner primært til sekretariatsmedarbejdere og regioner/regionsformænd i perioder indtil et år hvorefter udlånsaftalen kan fornyes. Udgifter for telefoner udlånt til regioner/regionsformænd afholdes af regionen. Ved udlån af mobiltelefoner indgås der særskilt skriftlig aftale herom. Vurderes det at en mobiltelefon udlånt af DGS er blevet anvendt til private formål kan låneren faktureres for de privat relaterede elementer. Refusion af aktives telefoniudgifter For refusion af aktives ekstraordinære telefoniudgifter, primært i kampagneperioder, kræves fremvisning af forbrug i en normal periode samt kampagneperioden. Da refunderes det dokumenterede merforbrug efter godkendelse af forretningsudvalget. Der kan ved dokumentation for at enkelte opkald har været i forbindelse med DGS-arbejde gives refusion for de enkelte opkald. Dokumentation herfor er udskrifter af telefonregninger med de enkelte opkald hvor modtager, tidsforbrug og formål er angivet Udvalg Udvalg foreligger hver den 1. december et budgetudkast, der dækker de forventede udgifter til udvalgets drift det kommende år. Regioner Regionale regnskaber Den af regionen valgte kasserer er ansvarlig for at holde regnskab med de midler regionen råder over og opbevare bilag for de foretagende udgifter. Det regionale regnskabsår forløber fra 1. juli til 30. juni. Ved udgangen af en regnskabsperiode fremsendes årsregnskabet til den nationale kasserer senest 1. august til bestyrelsens godkendelse i august. Regionstilskud 12

13 Kassereren udarbejder til det konstituerende bestyrelsesmøde et koncept for uddeling af regionstilskud. Dette koncept udarbejdes på baggrund af regionernes i juni indsendte budgetudkast og/eller regionens brug af penge det seneste år. Kassererens udkast til koncept for uddeling af regionstilskud behandles på bestyrelsesmødet, og regionernes konti ajourføres i august i overensstemmelse med bestyrelsens beslutning. Kontingentindtægter Grundlag for kontingentopkrævning Der fremsendes faktura såfremt en gymnasieskoles elevråd har fremsat ønske om at melde sig ind i DGS. Grundlag for indtægtskriteriet Ved salg af kurser til elevråd og skoler laves aftale mundtligt og der fremsendes faktura umiddelbart efter kursets afholdelse. Derefter følges normale rykkerprocedure. Ved salg af annoncer og andre tjenesteydelser udarbejdes kontrakt der som minimum underskrives af DGS kasserer. Derefter følges normale rykkerprocedure. Rykkerprocedure Ved såvel almindelig faktura som elektronisk faktura udsendes der første gang rykkerskrivelse 14 dage efter senest betalingsdato. Efterfølgende udsendes yderligere to rykkerskrivelser med 14 dages mellemrum, hvorefter sagens sendes til inkasso. Lønninger Konteringsvejledning Ansættelser i forbindelse med tidsbegrænsede kampagner bogføres på den konkrete kampagne. Generelle og tidsubegrænsede ansættelser bogføres på selvstændige konti. Betaling af indeholdte skatter m.v. Indeholdte skatter og AM-bidrag opgøres selvstændigt og afregnes med SKAT månedligt og indberettes d. 31/12 hvert år. Procedure ved aflønning af triumviratet 13

14 Der udbetales en løn til hvert medlem af triumviratet tilsvarende den SU, der tildeles studerende over 20 år. Er triumviratsmedlemmet udeboende tildeles der en løn, der svarer til SU en for udeboende, mens der udbetales løn tilsvarende SU for en hjemmeboende, såfremt triumviratsmedlemmet er det. Lønnen udbetales månedsvis bagud. Der udarbejdes særskilt arbejdskontrakt med hvert triumviratsmedlem. Arbejdet er ikke reguleret af en overenskomst. Ansættelserne er omfattet af ferieloven Bestyrelsen kan jævnfør vedtægterne ikke afsætte formand og næstformand, men vælge at stoppe aflønningen af disse, og såfremt det sker skal det være til den første i en måned, således at der udbetales mindst en månedsløn efter opsigelsen for at tillade en konsolidering af den ansattes økonomi Afsættes kassereren helt følges de samme retningslinjer i forhold til afløning, som hvis man vælger at ende aflønningen af formand/næstformand, og ligeså hvis man blot ønsker at stoppe aflønningen af kassereren. Såfremt et triumviratsmedlem selv stopper, bortfalder lønnen øjeblikkelig efter en måned. Bestyrelsen kan dog dispensere for dette efter de vedtægtsgældende regler Procedure ved udlevering af buskort til sekretariatsmedarbejdere Der stilles fra organisationens side et to-zoners periodekort til stede for sekretariatsmedarbejdere, herunder også triumviratet. Såfremt personen bor længere væk fra zone et, end hvad et to-zoners kort dækker, kan der med triumviratet indgås aftale om at hæve antallet af zoner, dog maksimalt til fire. Det vurderes månedvis af triumviratet hvorvidt den enkelte sekretariatsmedarbejder er berettiget til at få udgifterne til periodekortet dækket Såfremt en sekretariatsfrivillig bor uden for zone 4, kan denne sekretariatsfrivillige få refunderet billetten, såfremt det af et enigt triumvirat vurderes at personen har tjent DGS i tre dage i streg på sekretariatet. Et enigt triumvirat kan dispensere herfra, såfremt det findes nødvendigt fra triumviratets side Edb-programmel/adgangskontroller Password Password til computersystemer og andet skal mindst indeholde seks tegn, hvoraf minimum 2 er tal og ét bogstav er stort Backup rutiner 14

15 Der tages automatisk natlig backup af Mircosoft C5 installationen og øvrige regnskabsmapper på netværket. Backupdata overføres til en særskilt ekstern harddisk som ikke kan tilgås direkte fra C5-serveren eller andre maskiner på netværket. Af selve C5-databasen og enkelte dele af regnskabsmapperne tages der endvidere en kopi som via krypteret forbindelse overføres til en ekstern harddisk placeret på Aarhus sekretariatet (Mejlgade 30b, 8000 Aarhus C). For alle backupper gælder, at kopieret taget den første søndag i et kvartal opbevares 2 år, den første søndag i øvrige måneder opbevares et år, resterende søndage i en måned opbevares i 3 måneder. Kopier taget på andre ugedage opbevares i 1 måned Likvider Afstemningsprocedure Kassereren afstemmer i samarbejde med bogholderen kassen mindst en gang om måneden Debitorer Rykkerprocedure Der foretages debitoropfølgning mindst ved udgangen af hvert kvartal Behandling - Bestyrelsen skal nu behandle forslaget til de reviderede forretningsgange og et ændringsforslag til forretningsgangene stillet af triumviratet Triumviratets ændringsforslag til "Procedure ved aflønning af triumviratet": I linje 262 mellem ordet tildeles og ordet studerende indsættes ordet udeboende. Samtidigt slettes linje fra Er triumviratsmedlemmet til triumviratsmedlemmet er det Motivation: 15

16 I budgettet afsættes årligt penge til, at alle tre triumviratsmedlemmer er udeboende eller kan blive det. Derfor ville ændringen økonomisk ikke betyde det store for organisationen, da midlerne jo alligevel afsættes. Når man vælger at aflønne DGS daglige ledelse, bør det være en reel aflønning af det arbejde triumviratsmedlemmet lægger. På arbejdsmarkedet udbetaler man ikke løn efter hvilke udgifter man tror medarbejderen har, men i stedet efter medarbejderens arbejde. Pt. udgør den udeboende SU: kr.. Efter bruttoskat 8% får man kr. udbetalt, medminde man har brugt sit frikort og også skal betale A-skat, så får man ca. udbetalt kr. Vi brænder alle tre fortsat for vores arbejde i DGS, og forlanger på ingen måde mere i løn, men ønsker blot en ligestilling af vores arbejde. Det ville også være mere gennemskueligt, hvis alle triumviratsmedlemmer fik det samme. Kort sagt mener vi, at samtlige triumviratsmedlemmer bør have den samme lønsats de arbejder lige meget og bør have samme løn for deres arbejde. Dette ændringsforslag bedes bestyrelsen ligesom resten af forretningsgangene tage stilling til. Ydermere bedes bestyrelsen overveje om man vil gøre noget ved triumviratets lønniveau, når den vedtagne SU-reform træder i kræft. SU-reformens indgreb i SU en vil jo betyde en lønnedgang for triumviratsmedlemmer på sigt. Dette bliver aktuelt for det triumvirat, der måtte blive valgt på LM Denne debat forholder de siddende triumvirat sig imidlertid neutralt til, men det gør naturligt ikke diskussionen mindre relevant

17 Økonomi (B) v. CRO Budgetopfølgning pr. 6. november: 17

18 366 18

19 367 19

20 368 20

21 Kassererens kommentar til budgetopfølgning: Budgetopfølgningen er sat op ved siden af regnskabet for 2012 og alt med blåt har ændret sig siden halvårsregnskabet. Indtægter: Rektorkontingent: Siden d. 2. oktober (Halvårsregnskabet), har yderligere 2 skoler betalt kontingent for medlemskab. Finanslovstilskud: Pr. 16. november har vi fået 92,26 % af det budgetterede finanslovstilskud, hvilket stemmer godt overens med at vi modtager finanslovstilskuddet månedligt. Rådighedstilskud: Vi har fået Rådighedstilskuddet fra DUF! ,00 kr., hvilket er mere end forventet. Årets DUF-tilskud er kun faldet med kr. ift. sidste års DUF-tilskud og udgør kr. mere end vi har budgetteret med. :-) Vi har modtaget kr. fra elevdemokratikampagnen "Whymocracy" til en mindre individuel indsats, som del af den store Whymocracy-kampagne. Desuden har vi fået bevilliget kr. fra DUF's initiativstøtte til vores kommunalvalgskampagne #UngeStemmmer Udgifter: LM: Landsmødet 2013 har været billigere end forventet. Set i forhold til det oprindelige budget, er der blevet brugt knap kr. mindre end hvad bestyrelsen forventede i december 2012, da det oprindelige budget blev vedtaget. Kursussektor: DGS kursussektor er det seneste halve år, blevet prioriteret virkeligt højt, set i forhold til det oprindelige budget. Samlet har man afsat til kursussektoren i 2013, hvilket man pr. 2. oktober havde brugt (44,53 %) af. AK: På posten "Aktivitetskonference", er der indkommet nogle betalinger for deltagelse meget forsinket, hvilket forklare de ekstra 3.262,50 kr. i halvårsregnskabet. Siden halvårsregnskabet er der blevet brugt nogle penge på forberedelserne optil AK, hvilket gør at vi pt. lander på ,50 kr.. RT: Regionstræffet, som blev afholdt i starten af februar, rammer ret præcist det forventede budget. WK: Af budgetopfølgningen fremgår det, at vi har brugt ,26 kr., selvom det kun er afsat ,00 i budgettet. Dette er fordi, vi har betalt regningen for leje af skolen, men endnu ikke modtaget alle deltagerbetalingerne fra skolerne. Når dette sker, forventes omkostningerne at ligge på niveau med det budgettede Elevrådsindsatsen og elevrådsseminarer: Denne post har vi endnu ikke brugte særlig mange penge fra. Der er blevet afholdt et par oplæg for nogle elevråd siden sommer, hvilket der ikke har været nogen 21

22 nævneværdige udgifter forbundet med. Postens udgifter er derimod blevet brugt på elevrådsseminarer i foråret. SK: Posten Sommerkurset ser fin ud, på trods af at vi har betalt en ærgerlig efterregning til erstatning af en alarm, et bord og dårlig rengøring. IB: Der er siden sommerens opstart af sekretariatet, endnu ikke blevet afholdt nogen møder i IB-netværket. Der arbejdes dog på, at dette snart kommer til at ske. HF: Selvom der ikke er brugt nogen penge i HF-udvalget ifølge halvårsregnskabet, er udvalget aktivt og har siden sommer afholdt et par møder. Der forventes at blive brugt nogle penge til dækningen af udvalgets udgifter. Andre udvalg: Posten Andre udvalg dækker over Regionsudvalget og Skolings- og kursusudvalget. Posten er gået 1.651,18 kr. over budget. Dette skyldes hovedsageligt store transportudgifter, som man har haft i forbindelse med afholdelsen af møder i Regionsudvalget. Bestyrelsen: Vi har pr. 6. november brugt ,32 kr., det er 4.371,32 kr. mere end budgetteret. Men set i forhold til de mange seneste år, har vi ikke en særlig dyr bestyrelse. FU: FU-posten ser fornuftig ud. Receptionen vil afholdte i forbindelse med triumviratskiftet, er budgetterede under Eksternt samarbejde, hvilket andre eksterne samarbejder ligeledes er. Der er blevet brugt 2.075,46 kr. mere end budgetteret, dette hænger bl.a. sammen med formandens flittige mødefrekvens. Kontingenter: Posten dækker over vores medlemskontingenter af hhv. Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF), som udgør kr. og Operations Dagsværk (OD), som udgør de resterende kr.. Internationalt arbejde: posten dækker over vores medlemskontingent til OBESSU 3, møder i Internationalt Udvalg (IU) og deltagelse i arrangementer rundt omkring i verden. Vi får dækket mange af vores omkostninger dækket af OBESSU, så vores budgetterede udgifter giver ikke et retvisende billedet af vores store internationale engagement. Ydereligere valgte bestyrelsen på bestyrelsesmødet d oktober, at afsætte kr. til en studietur til Bruxelles d december. Mange af udgifterne til skudieturen vil dog blive dækket af hhv. EU og DUF. Vi har på nuværende tidspunkt lagt ud for alle rejseomkostningerne, hvilket forklarer den gevaldige stigning budgetposten har taget. Kommunalvalgskampagnen (Ink. skolestart) #UngeStemmer er i fuld gang. Vi har modtaget og betalt regningen for firmaet som har lavet hjemmesiden samt for tryksager. Mange af regionerne har også fået nogen penge til deres forskellige initiativer, men ikke alle fremgår af budgetopfølgningen pr. 6. november. Men vi skal til at løbe stærkt for at få brugt samtlige ,00 kr.! 3 Organising Bureau of European School Student Unions, som er en europæisk paraplyorganisation for organisationer, som DGS. 22

23 SKU 4 afholdte SKU-intensiv d august, hvilket er budgetteret under Organisatoriske Fokusområder, da vi i arbejdsplanen har fokusset Udbygning og optimering af Kursussektoren. Politiske fokusområder: På nuværende tidspunkt er der ikke i budgettet brugt penge på politiske fokusområder, men der forventes udgifter i forbindelse med annoncering og layout omkring fokusområdet "Vejledning". Regningen er modtaget: kr., men fremgår, som sagt, endnu ikke af budgetopfølgningen. Whymocracy: Vi har brugt knap halvdelen af de fra elevdemokratikampagnen "Whymocracy". For disse penge har vi lejet biler og købt en Christiania Bike til transport af materiale og ellers til brug i dagligdagen på sekretariatet. Vi har også oprettet en projektansættelse, som skal finde kontaktoplysninger på samtlige elevrådsformænd i landet. Desuden laver vi nogen udsendinger til alle gymnasier og HFskoler med materialer om kampagnen og invitation til kampagnes regionale stormøder. Investering i udd.: At posten "Investering i udd." er markant overskredet skyldes den afholdt SU-kampagne i februar. DGS valgte, i forbindelse med den store demonstration i København, at bestille busser fra hele landet. Dette endte med at blive en udgift på kr., som man forventede at den resterende Elev- og Studenterbevægelse ville hjælpe med at betale. Dette er dog ikke lykkedes endnu, men vi arbejder stadig på at få dækket, nok ikke hele underskuddet, men noget af det. Vores udd. Hvem bestemmer: Under posten Vores udd. Hvem bestemmer er Elevrådshåndbogen budgetteret. Ministeriet har støttet udgivelsen med kr., men der er også indkommet ret mange transportudgifter, hvilket har gjort at vi overskrider det budgetterede Elevrådshåndbogen udgør dog kr. af de brugte ,25 kr.. I halvårsregnskabet ser det dog ikke umiddelbart ud til at posten er blevet dyrere end forventet, men det skyldes at bestyrelsen 5, med henblik på årsregnskabet, valgte at lave en efterbevilling på , så posten ikke længere er gået over budget. Folkemødet: Folkemødet har været dyrere end det oprindeligt var tiltænkt. Årsagen til dette er at man sendte flere deltagere af sted end hvad der var planen i første omgang. Derudover har man efterfølgende modtaget nogen regninger for hhv. en debat, som DGS var medarrangør på, og for telt og teltplads, som man ikke havde forventet var så store. I halvårsregnskabet ser det dog ikke umiddelbart ud til at denne post er blevet dyrere end forventet, men det skyldes, ligesom posten "Vores udd. Hvem bestemmer", at bestyrelsen 6, med henblik på årsregnskabet, valgte at lave en efterbevilling. Der blev lavet en efterbevillig på i budgettet, så posten ikke længere er gået over det budgetterede. Der er indkommet nogen tranportsregningen til refusion, hvilket har gjort at posten igen er gået en smule over budget. Men regnskabsmæssig ser posten dog fortsat udemærket ud. Finanslovskampagnen: Der er ialt blevet brugt kr. på finanslovskampagnen, men vi har stadig ikke betalt for den nationale aktion, som vi lavede i samarbejde med ESB. Regionstilskud: Regionerne fik i august udbetalt det årlige regionstilskud i overensstemmelse med vedtagelsen på det konstituerende bestyrelsesmøde. 4 Skolings- og Kursusudvalg. 5 (På bestyrelsesmødet d oktober.) 6 (På bestyrelsesmødet d oktober.) 23

24 Regionslokaler: Vi har ikke brugt nogen penge på regionslokaler fra nationale hånd. Regionshjælp: Pengene er blevet brugt på at sende sekretariatsfrivillige ud til regionerne og hjælpe. Merchandise: Vi har ikke brugt nogen penge på merchandise. Visuel identitet: Udgifterne er blevet brugt på at få styr på hjemmesiden og holde den opdateret. Desuden har Team kommunikation 7 netop udsendt DGS' 1. nyhedsbrev, hvilket tegner til at blive en succes og som nu også er blevet betalt. Sekretariatsforplejning: Budgetposten for sekretariatets frokostordning ser ud til at kunne holdes indenfor de forventede rammer. Aktivitetsfond: Pr. 6. november er der blevet brugt 7.445,00 kr. fra Aktivitetsfonden til at støtte og hjælpe regioner og gymnasier økonomisk i forbindelse med aktivitet i DGS. Personaleomkostninger: Vores personaleomkostninger virker meget fornuftige Administration: Under posten "Sekretariat KBH" har vi betalt kvartalsregninger til Elevservice 8 samt ejendomsskat. Vi har i forbindelse med sekretariatets opstart indkøbt kontorartikler og andre anskaffelser. Desuden er der blevet investeret i at etablere et tekøkken på DGS' sekretariat, hvilket er budgetteret under posten "Vedligehold Vibevej". Alle de sekretariatsfrivillige er blevet udstyret med en SEK-mobil. I den forbindelse har vi indkøbt nogle opladere og mobiler. 6 sekretariatsfrivillige deltog i DUFs uddannelsesforløb Refleks i weekenden d september. Denne udgift er lagt under posten Diverse Årets resultat: På trods af poster, som er gået over budget, virker det fortsat realistisk og forventeligt at årets resultat kommer til at gå cirka i nul, hvilket er ønskværdigt for en organisation som DGS sekretariatsfrivillige 8 Samarbejde mellem LH, EEO og DGS, som alle bor i Elevbevægelsens Hus (EH). 24

25 Evaluering af skolestartskampagnen (D) v. CBK DGS skolestartskampagne 2013 er nu overstået, og der skal derfor evalueres på hvordan bestyrelsen synes forløbet er gået. Ifølge dropbox- og google-dox dokumenterne, har der samlet set været 67 skolestartsoplæg nationalt. Selvom der på det konstituerende bestyrelsesmøde ikke blev fastsat noget nationalt tal, på hvor mange oplæg der skulle afholdes i kampagnen, er tallet her dog ikke særligt prangende. Jeg har haft kontakt til alle regioner, og ved at alle har lagt et stort stykke arbejde i kampagnen, og at mange regioner har formået at rykke rigtig meget igennem. At det samlede tal ikke er tilsvarende tidligere års præstationer, kan dog ikke benægtes. Bestyrelsen bedes derfor debattere hvor det er gået galt. Det er relevant at finde ud af hvor ansvaret ligger, og hvad der kan gøres bedre, for at kunne gøre fremtidige skolestartskampagner endnu bedre. - Er det sekretariatet, og i særdeleshed undertegnede, der ikke har lagt nok arbejde i det, eller ligger ansvaret hos regionerne selv? - Har regionerne manglede noget fra undertegnede for at kunne forbedre indsatsen? - Har regionerne ikke haft mulighed for at sætte nok tid af til kampagnen? - Har man for høje krav til antallet af oplæg? Bestyrelsen bedes også tage stilling til om hvorvidt der skal arbejdes på at forlænge kampagnen, og i så tilfælde hvem der skal stå med det overordnede ansvar. DGS går nu ind i en periode med fokus på andre kampagner, som unægteligt kommer til at tage en masse tid. Derfor skal der overvejes om man skal stoppe for i år, og være tilfreds med det nuværende resultat, eller om regionerne mener at de har tid til at komme ud på flere skoler. Det kan både være de individuelle regioner selv der skal stå for dette, og det kan foregå gennem sekretariatet og undertegnede. Dertil skal det nævnes at sekretariatet også nu får travlt med andre kampagner. Jeg kan som skolestarts ansvarlig godt finde tid til at arrangere flere oplæg, men da hele sekretariatet også får en masse andet at se til nu, bliver det svært for os at tage ud i regionerne og holde oplæg. - Skal vi stoppe kampagnen nu eller skal vi fortsætte? Såfremt vi skal fortsætte, hvordan skal processen fremadrettet så udarte sig? o Skal regionerne ligge en øget indsats de næste par uger? o Skal SEK kontakte de skoler, hvorpå der endnu ikke er afholdt oplæg? o Skal man lave en blanding af de to? o Andre muligheder? En central problematik under kampagnen været, at sekretariatsmedlemmerne har haft svært ved at få tid til at tage ud og holde oplæg, grundet deres andre jobs, og de opgaver der ellers har været på sekretariatet. Derfor beder jeg jer tage stilling til, hvordan denne problematik kan blive løst for fremtidige sekretariater. - Skal sekretariatsmedlemmerne frikøbes i løbet af kampagnen? 25

26 Skal DGS betaler kørekort til de frivillige der evt. mangler sådan et, for at øge de sekretariatsfrivilliges mobilitet? - Eller bør man ikke ændre grundlæggende på måden man udfører skolestartskampagnen på, men bare vægte den højere? Det skal også nævnes at jeg er sikker på flere af regionerne har haft flere oplæg end det er noteret, men da det ikke er registeret nogen steder, kan disse yderligere oplæg være svære at kommentere på. Derfor mener vi at bestyrelsen bør genoverveje om dropboxen er den optimale løsning Hvis regionerne har andre bud på, hvordan man fremadrettet kan lave en skolestartskampagne med et højere antal besøgte skoler er de selvfølgeligt også velkomne i debatten

27 Bestyrelsens mundtlige organisatoriske og politiske halvårsberetning (B) v. PDL Bestyrelsen skal nu diskutere og beslutte den mundtlige beretning. Tidligere år har formanden vedlagt den skriftlige beretning som udgangspunkt for den mundtlige beretning. Det har først og fremmest betydet, at debatten har handlet mere om specifikke sætninger end reelt indhold. Som det er med en tale, om som det er med de fleste taler. Så vil en tale aldrig blive læst fuldstændig ordret op, derfor bliver proceduren for behandlingen også en anden denne gang. Nedenstående vil bestyrelsen finde en række overskrifter med underskrifter som vil danne grundlaget for den mundtlige beretninger. Bestyrelsen kan i debatten stille forslag om ekstra overskrifter der skal med, eller specielle vinkler som bestyrelsen vil have der skal lægges på et specifikt emne. På den måde sikrer vi os, at vi får en god debat om indholdet i beretningen og dermed ikke de konkrete sætninger Nedenstående ses udkast til overskrifter for den mundtlige beretning som formanden vil holde fredag aften på Aktivitetskonferencen Beretningen Det talte ord gælder Indledning Vejledning på dagsordnen o Kort gennemgang af starten på året samt resultaterne af vores vejledningsindsats. Kort præsentation af vejledningspapiret. Finanslovskampagnen o Hvad er der på finansloven, hvorfor vi er imod, kort om kampagnen og om den videre kamp. Whymocracy o Resultaterne end til nu, stormøder i Januar og februar, baggrunden for kampagnen #ungestemmer o Fortælle om kampagnen, om udfordringen og hvad vi har opnået end til nu. DGS på den politiske dagsorden Organisatorisk o Sekretariatet hvad laver de, hvorfor og hvordan o Kursussektor Sommerkursus WK Regionsledelskurser Skolebestyrelseskurser Skolestart Regioner o Om regionernes enormt høje aktivitetsniveau, om aktioner om kampagner, men også om hvilke udfordringer vi står overfor Samarbejdspartnere. 27

28 Sommerkursus 2014 (B) v. PDL Bestyrelsen skal nu vedtage en dato for SK14, SK er DGS årlige sommerlejr, hvor bestyrelsen, aktive og sekretariatet møde til en uge med oplæg, kurser og debatter. Ugen slutter altid med det konstituerende bestyrelsesmøde. Fra triumviratets side vil vi gerne foreslå følgende dato: Juli, som er samme uge som i