Teknisk regnskabsopgørelse 2014 Overførselsopgørelser og årsberetninger

Transkript

1 Frederikshavn Kommune Økonomiudvalget Teknisk regnskabsopgørelse 2014 Overførselsopgørelser og årsberetninger Økonomicenteret, d. 13. april 2015

2 Sammenfatning af over/underskud samt årsberetninger for Økonomiudvalgets fag- og fællescentre. 1. Overførsel af over-/underskud på Drift 2. Overførsel af over-/underskud på Anlæg 3. Årsberetning Center for Økonomi og Personale Økonomiafdelingen 4. Årsberetning Center for Økonomi og Personale HR, Løn og Personale 5. Årsberetning IT, Digitalisering og Velfærdsteknologi 6. Årsberetning Center for Sundhed og Pleje, Center for Handicap og Psykiatri samt Center for Social- og Sundhedsmyndighed 7. Årsberetning Center for Teknik og Miljø 8. Årsberetning Center for Park og Vej 9. Årsberetning Center for Arbejdsmarked 10. Årsberetning Ejendomscenteret Kantiner 11. Årsberetning Ejendomscenteret Strategi- og Arealudvikling 12. Årsberetning Ejendomscenteret Energiudgifter 13. Årsberetning Ejendomscenteret Byggeherre og Anlæg 14. Årsberetning Ejendomscenteret Drift og Service 15. Årsberetning Ejendomscenteret - Beredskabscenteret 16. Årsberetning Center for Kultur og Fritid, Center for Dag- og Fritidstilbud samt Center for Skole 17. Årsberetning Ledelsessekretariatet 18. Årsberetning Kommunalbestyrelsen 19. Årsberetning - Direktionen 20. Årsberetning Center for Familie 21. Årsberetning Center for Unge 22. Årsberetning Udvikling og Erhverv 23. Årsberetning Udvikling og Erhverv - Energibyen 24. Puljer til tværgående formål 25. Anlæg

3 1. Overførsel af over-/underskud på Drift Beregnet over-/underskud i regnskabsåret Nedenstående skema opgør overførselsbeløbene på Økonomiudvalgets område. Søjle 6 viser afvigelserne mellem det korrigerede budget og regnskabsresultatet ekskl. ØKD Søjle 7 viser de respektive over- eller underskud fra regnskabsår 2013 på henholdsvis centre og afdelinger. Søjle 8 viser overskuddet eller underskuddet opgjort i henhold til ØKD-reglerne. Søjle 9 viser afdelingernes/centrenes indstilling om størrelsen af overførsler. Søjle 10 viser Direktionens indstilling inkl. reguleringer i forhold til søjle 9. "- = mindreforbrug/overskud" "+ = merforbrug/underskud" Sølje 3 Sølje 4 Sølje 5 Sølje 6 Søjle 7 Sølje 8 Sølje 9 Søjle 10 note Omkostningssted Endeligt Revideret Afv. ØS Bankbog ØKD Centrenes Direktion regnskab budget rev. budg./ 2014 Overførsel indstilling indstilling regnskab iflg. ekskl. ekskl. regelsættet DRIFT bankbog bankbog Kommunaldirektøren i alt Økonomiafdelingen Økonomiafdelingen Fælles funktioner Boligforanstaltninger Genåbning budget 2010: Reduktion administrative udgifter Økonomiafdelingen i alt HR Løn & Personale Intern udvikling Løn- og Personaleafdelingen Administrative elever Forbedret arbejdsmiljø Trepartsmidler Kommunale flexjobs AKUT-midler Tillidsrepræsentanter HR Løn & Personale i alt Udvikling og Erhverv Udvikling og Erhverv Markis Landdistriktsindsatsen Investeringspuljen Energibyen Udvikling og Erhverv i alt Center for Arbejdsmarked Administration Center for Arbejdsmarked Center for Arbejdsmarked i alt Ledelsessekretariatet, Social og Sundhed, IT og Velfærdstekn. i alt Direktørens område IT, Digitalisering og Velfærdsteknologi IT, Digitalisering og Velfærdsteknologi IT, Digitalisering og Velfærdsteknologi i alt

4 Ledelsessekretariatet Administration Ledelsessekretariatet Kommunalbestyrelsen Direktionen Råd og Nævn Ledelsessekretariatet i alt Center for Sundhed og Pleje, Handicap og Psykiatri samt Center for Social- og Sundhedsmyndighed Center for Social - og Sundhedsmyndighed Center for Sundhed og Pleje, Center for Handicap og Psykiatri Ældrerådet Handicaprådet Center for Sundhed og Pleje, Handicap og Psykiatri samt Center for Social- og Sundhedsmyndighed Ejendomscenteret, Teknik og Miljø samt Park og Vej i alt Direktørens område Ejendomscenteret 1. Strategi- og Arealudvikling Bygherre og Anlæg Kantiner Drift og service Beredskab Energiudgifter Ejendomscenteret i alt Center for Teknik og Miljø Teknik og Miljø Center for Teknik og Miljø i alt Center for Park og Vej Administration Center for Park og Vej Center for Park og Vej i alt Børn-Unge og Kultur i alt Center for Familie Administration Familie Center for Familie i alt Center for Unge Administration Unge Center for Unge i alt Center for Kultur og Fritid, Center for Dag- og Fritidstilbud samt Center for Skole Administration Center for Kultur og Fritid, Center for Dag- og Fritidstilbud samt Center for Skole i alt Områder ikke omfattet af overførselsadgangen 7. Tjenestemandspension

5 7. Barselsudligningsordning Forsikringer Valg Båndlagte midler I alt Økonomiudvalgets drift i alt Puljer til tværgående formål Efterudd. af lærere og pædagoger Pulje vedr. love og cirkulærer Puljer til tværgående formål i alt Økonomiudvalgets drift i alt samt 8. puljer til tværgående formål Indskud i landsbyggefonden og puljer 10. Landsbyggefonden Pulje - Intern Leasing Pulje - Lån til misbrugsforebyggelse Nellemanns Have I alt - Landsbyggefonden og puljer Overordnede betragtninger i forhold til udligning af over- og underskud Overførsel jf. reglerne i Økonomisk Decentralisering udgør et underskud på 1,508 mio. kr. på Økonomiudvalgets drift samt overskud på 0,272 mio. kr. på Puljer til tværgående formål. Dermed kan der, jf. regelsættet, opgøres en samlet overførsel af underskud på 1,236 mio. kr. til budget Direktionen indstiller, at 1. reduktioner, som er afløftet i budgetår 2015 samt øvrige overslagsår, udlignes i regnskabsår Det drejer sig om Helhedsplanen på 1,9 mio. kr., sparet drift som følge af mersalg på 0,5 mio. kr. samt grunddatapakken på 1,0 mio. kr. 2. Kommunalbestyrelsens merforbrug på 1,905 mio. kr., skyldes primært forenkling/tilpasning af udvalgsstrukturen, efterlades i regnskabsår genåbning af budget 2010: Reduktion administrative udgifter på 5,290 mio. kr. er udlignet indenfor Økonomiudvalgets ramme. 4. diplomlederuddannelsen under Trepartsmidler med forbrug på 0,546 mio. kr. er udlignet indenfor Økonomiudvalgets ramme. 5. Markis-projektet med underskud på 0,275 mio. kr. er udlignet indenfor Økonomiudvalgets ramme. 6. vagtordning med underskud på 0,3 mio. kr. i Center for Unge er udlignet indenfor Økonomiudvalgets ramme. 7. områder ikke omfattet af overførselsadgangen tillægges kassen med 1,778 mio. kr., heraf udgør båndlagte midler 1,0 mio. kr. 8. der overføres overskud på 0,670 mio. kr. under Økonomiudvalget til budgetår 2015, heraf 1,486 mio. kr. til driften iht kr. reglen. 9. der af det overførte overskud i Center for Arbejdsmarked overføres 0,279 mio. kr. til Kultur- og Fritidsudvalget 10. der søges overført 4,266 mio. kr. vedrørende Landsbyggefonden til de projekter, som er behandlet i byrådet, men hvor udgiften ikke har været afholdt i regnskabsår 2014.

6 2. Overførsel af over- og underskud på Anlæg Regnskabsår Forbrug JAN Korr. budget Rest korr. budget Ovf. til anlæg Ovf. til drift Ovf. ikke Status Note Anlæg Kommunaldirektør Mikael Jentsch Arbejdsmarked Udmøntning pulje digital. og velfærdstek I gang Udvikling og Erhverv Energibyen, projektudvikling I gang Udmøntning pulje digital. og velfærdstek I gang Erhvervs-,turisme- og kulturelle formål I gang Center for Økonomi og Personale Økonomi Udmøntn. pulje digital. og velfærdstek I gang Personale Udmøntn. pulje digital. og velfærdstek I gang Direktør Rikke Albrektsen Sundhed og Pleje Udmøntning pulje digital. og velfærdstek I gang Social- og sundhedsmyndighed Udmøntning pulje digital. og velfærdstek I gang IT, Digitalisering og Velfærdsteknologi Pulje digitalis.- og velfærdstek. tiltag I gang Borgerportal og hjemmeside I gang IT-Løsning handicap- og psyk.området I gang IT-Løsning trænings- og sundhedscentre I gang Udmøntning pulje digital. og velfærdstek I gang Handicap og Psykiatri Udmøntning pulje digital. og velfærdstek I gang Ledelsessekretariatet Ledelsessekretariatet -møbler Afs. Arkiveringsversion ESDH Afs. Udmøntning pulje digital. og velfærdstek I gang Direktør Christian Roslev Miljø og Teknik Bygningsforbedringsudvalg Afs. Byfornyelsesbeslutninger I gang 4 Udmøntning pulje digital. og velfærdstek I gang Park og Vej Udmøntning pulje digital. og velfærdstek I gang Ejendomscenter

7 Ejendomscenter Pulje vedr. Knivholt hovedgård I gang Planlagt bygningsvedl. - Øvrige ejd I gang Energirenoveringer I gang Ombygning Ørnevejens skole til adm I gang Etablering af Ejendomscenter I gang Strategisk byudvikling Fr.havn Midtby I gang Renovering Sundhedscenter Skagen Afs. Vedl.hold. skolebygn. - Bygn.relat.udg I gang Ny skole (Nordstjerneskolen) I gang Udviklingsplan for Ankermedet skole Afs. Udv./hjemtagelse pladser døgninst Afs. Helh.plan daginst.omr. -bygn.relat.udg I gang 2 Renoveringer på skoleområdet I gang 2 Omb. af personalefac. ved plejeboliger I gang Ombyg. Hånbækskolen vedr. ungeenh Afs. Udmøntn. pulje digital. og velfærdstek I gang Iscenter Nord I gang Projektudvikling Værkergrunden Afs. Renovering Sæby Atletik klub I gang Elarbejde på fritidsanlæg Afs. Ny Multihal ved Arena Nord I gang Handicapforanst. Bangsbostrand skole Afs. Skimmelsvamp Voerså Børnehave I gang 2 Etablering af lærerarbejdspladser Afs. Køb og salg Pulje Salg af ar. Sæbygårdvej 31, Sæby Afs. Bygninger overgået til projektudv I gang Fællesudgifter og -indtægter I gang 3 Bakkevænget Øst (6 grunde) Afs. Øvrige Salg Hans Baghs Vej 23 A+B+C I gang Salgsindt. Genåbning budget I gang Nedrivning af Boensgade Afs. Direktør Heidi Becker-Rasmussen Familie Udmøntning pulje digital. og velfærdstek I gang Administrationsafdelingen Udmøntning pulje digital. og velfærdstek I gang

8 På baggrund af de endelige regnskabstal for regnskabsår 2014 samt Regelsættet for Økonomisk Decentralisering er over-/underskud for igangværende og afsluttede anlægsarbejder opgjort. Ovenstående er overførselsbehovet opgjort på de enkelte anlægsbevillinger. 1. I henhold til regelsættet overføres der et overskud på kr. vedr. anlægsbevillingerne. Der indstilles efterladt underskud på kr. i regnskabsår Overførslen på anlægsområdet finansieres af likvide midler + lån. 2. Der afsættes kr. til nyt anlægsprojekt Reservepulje Bæredygtigt Børneområde og kommunens låneramme nedskrives med kr. finansieret af projekterne Helhedsplan daginstitutionsområdet bygningsrelaterede udgifter, Renoveringer på skoleområdet samt Skimmelsvamp Voerså Børnehave på i alt kr. 3. Mindreindtægt på kr. vedrørende køb og salg af grunde og bygninger indstilles efterladt i regnskabsår Projekt Byfornyelsesbeslutninger med uforbrugt bevilling på kr. overføres som forbrugsmulighed til budgetår 2015, idet projektet er eksternt finansieret.

9 3. Årsberetning Center for Økonomi og Personale - Økonomiafdelingen Centerområde Center for Økonomi og Personale Budgetområde (Eks. Omkostningssted/institution) Økonomiafdelingen Budgetrammen for 2014 (ekskl. bankbog og bunden opsparing) er Regnskab 2014 udviser et overskud på (ekskl. pulje vedrørende administrative reduktioner) Fakta oplysninger (i kr.) Pulje vedrørende administrative reduktioner Regnskab 2014 udviser et underskud på Bankbogen vedrørende regnskab 2013 (minus foran = underskud) 568 Kort præsentation (bygning, lokalområde, institution) Økonomiafdelingen består af 5 teams: Plan og Analyse, Finans, TeamØku, Social- og Sundhedsteamet samt Børne- og Kulturteamet. Desuden er der til Økonomiafdelingen knyttet Team Udbud og Indkøb, økonomisk tilsyn med støttet boligbyggeri samt administration af kommunens forsikringer. Plan- og Analyseteamet fungerer som bindeled for kommunens samlede budgetter, budgetopfølgning og regnskaber. Samtidig servicerer Økonomiafdelingen byrådspolitikere, direktører og centre. Finansteamet servicerer centre vedrørende bogførings- og betalingsformidling. Teamet har desuden den daglige kontakt til pengeinstitutter og styrer dermed alle kommunens likvide konti. Desuden er teamet ansvarlig for drift af debitorsystemer. Udvalgsservice omfatter følgende teams; TeAmØku, Social- og Sundhedsteamet samt Børne- og Kulturteamet. De tre teams leverer økonomidata til institutioner, fag- og fællescentre, direktører og fagudvalg. Det sker i forbindelse med det løbende arbejde med budgetrevision, budgetforslag, regnskabsaflæggelse i forhold til de politiske udvalg og centre. Team Udbud og Indkøb indgår fælles indkøbsaftaler, herunder gennemførelse af EU-udbud. Indkøbsafdelingen rådgiver og formidler såvel centrale og decentrale indkøb i kommunen samt sikrer, at indkøbsaftaler overholdes og at kommunen får varerne til de aftalte priser. Forsikringsrådgiver for kommunens overordnede politik på henholdsvis forsikrings- og risikostyringsområdet er knyttet til Økonomiafdelingen.

10 Ressourceforbrug og Regnskabsresultat (kort orientering om årsagen til, at regnskabet viser et over- eller underskud) Regnskabet for Økonomiafdelingen for 2014 fordeler sig således: Område Korrigeret budget 2014 Regnskab 2014 Forskel Økonomiafdelingen Team Udbud og Indkøb Forsikring Diverse tværgående opgaver Pulje vedr. adm. reduktioner ØKD I alt Overskuddet på 913 t.kr. på Økonomiafdelingens administrative konti skyldes i al væsentlighed, at der har været medarbejdere som er gået på pension i løbet af 2013 og 2014, og at stillinger pga. kommunens pressede økonomi ikke er blevet genbesat i løbet af Forsikringsområdet har et regnskabsunderskud på t.kr. Underskuddet kan henføres til en ny arbejdsskadeafgift samt de besparelser som har ramt forsikringsområdet i forbindelse med de seneste års sparerunder. Se særligt afsnit i regnskabet for en udførlig forklaring af regnskabsresultatet på forsikringsområdet. Diverse tværgående opgaver dækker hovedsageligt fælles funktioner, driftssikring af boligbyggeri samt byfornyelse. Regnskabsresultatet på t.kr. i underskud skyldes underskuddet på pulje vedr. administrative reduktioner på t.kr. Pulje vedr. administrative reduktioner indstilles udlignet med øvrige overførsler af overskud under Økonomiudvalget. Forsikring er ikke omfattet af overførselsadgangen i henhold til regelsættet for Økonomisk Decentralisering. Det konstaterede regnskabsoverskud i 2014 agtes anvendt således: (modsat skal oplyses, hvordan et regnskabsunderskud agtes afviklet) Økonomiafdelingens ordinære driftsoverskud på 913 t.kr. samt ØKD-midler på 568 t.kr. indstilles delvist udlignet af pulje vedr. administrative reduktioner med 1,0 mio. kr. Det resterende overskud på 481 t.kr. indstilles anvendt til fortsat vedligeholdelse af drift, herunder løbende genbesættelser i afdelingen. Områderne diverse tværgående opgaver på i alt t.kr. indstilles ligeledes delvist anvendt til dækning af pulje vedr. administrative reduktioner. Aktiviteter og Aktivitetstal Frederikshavn Kommune er inde i en omstillingsproces, hvor elementer som omstilling, nyorganisering og effektivisering samt besparelser indgår. Økonomiafdelingen deltager i denne proces med viden og sparring med alle aktører på området. Samtidig bidrager Økonomiafdelingen også med nyorganisering og besparelser på eget omkostningssted. Således er budgettet reduceret med 307 t.kr. i 2014 vedrørende Mere tid til kerneydelsen, Afbureaukratiseringspuljen samt Økonomiudvalgets reduktionspulje. Derudover er tilført en effektiviseringspulje vedr. digitaliseringsstrategien på 343 t.kr. Endeligt er forsikringsområdet blevet reduceret med 1 mio. kr. vedrørende fornyet udbud på Ørnevejens Skole. Af den samlede besparelse på 650 t.kr. (inkl. digitaliseringspuljen) har forsikringsområdet yderligere finansieret 207 t.kr. af disse sparekrav. Trods effektivisering og besparelser har Økonomiafdelingen formået, at sikre et godt arbejdsmiljø, hvor medarbejderne trives og hvor mulighederne for at levere en arbejdsindsats og ydelser i henhold til givne målsætninger er sikret bedst muligt under de givne omstændigheder.

11 Som et yderligere effektiviseringspotentiale er Økonomiafdelingen i starten af 2014 blevet lagt sammen med HR, Løn og Personale, således benævnelsen hedder Center for Økonomi og Personale. Arbejdet med synergieffekt og målsætning af denne sammenlægning pågår stadig.

12 4. Årsberetning Center for Økonomi og Personale HR, Løn og Personale Centerområde Budgetområde (Eks. Omkostningssted/institution) Center for Økonomi og Personale HR, Løn og Personale Budgetrammen for 2014 (ekskl. bankbog og bunden opsparing) er Fakta oplysninger (i kr.) Regnskab 2014 udviser et overskud på Regnskab 2014 udviser et underskud på Bankbogen vedrørende regnskab 2013 (minus foran = underskud) Kort præsentation (bygning, lokalområde, institution) Frederikshavn Kommune er en kommune i forandring, særligt grundet kommunens udfordringer på økonomien, hvor der sættes ekstra fokus på ressourceanvendelsen og hvordan man kan gøre tingene anderledes, således at man opnår mere for mindre. Dette afspejles også i karakteren af arbejdsopgaverne i HR, Løn og Personale. I hele 2014 har afdelingen bl.a. arbejdet med, at servicere lederne i forhold til de udfordringer det giver når medarbejderstaben skal tilpasses den ændrede økonomi. Både i forhold til det personalejuridiske, men også vejledning/støtte i forhold til arbejdsmiljøarbejdet. Der har været arbejdet med ledelsesevaluering, digitaliseringsprojekter, synergieffekter, koncernudbudsmateriale i forhold til It-systemer og været fokus på servicering af organisationen. Mange nye tiltag, som f.eks. ændret skolestruktur, bæredygtigt børneområde m.m., er elementer, som har bidraget til at afdelingen har haft, og stadig har, et stort ressourcetræk. Løn & Personale Økonomi- og lønsystemet er nu tæt integrerede systemer, som anvender hinandens grunddata og opsætninger. Det betyder, at mange arbejdsgange er blevet omdefineret og der har været set på de enkelte områders udfordringer. Dette er sket i et tæt samarbejde med Økonomiafdelingen. Det er et arbejde, der fortsat pågår hvor det er vigtigt, at der findes veje og muligheder for, at understøtte de decentrale brugere i deres arbejde og der til stadighed er fokus på, at digitaliseringen øges. Her kan nævnes nedsatte synergigrupper, som undersøger mulighederne for at Center for Økonomi og Personale kan servicere på endnu bedre vis end i dag. I 2014 har der været igangsat en stor proces i forhold til koncernudbud på bl.a. økonomi- og lønsystem, som har været et omfattende arbejde og derfor lagt beslag på mange personaleressourcer. Forhandling & Jura Organisationsændringer og den massive afskedigelsesrunde i 2014 på grund af besparelser er bl.a. opgaver, som bidrager til et stort ressourcetræk i teamet. I forhold til større organisationsændringer kan for eksempel nævnes skolestruktur, bæredygtigt børneområde herunder de personalemæssige konsekvenser, som følge af faldende børnetal og de vedtagne reducerede budgetrammer. HR & Arbejdsmiljø Der har bl.a. været arbejdet med evaluering og ajourføring af kommunens personalepolitikker. Teamet har ydet støtte til APV-processer. Der har været arbejdet med personaleudviklingsprocesser og processer i forhold til samarbejde og arbejdsmiljøarbejdet, herunder hvordan man bruger MED organisationen mest optimalt. Vejledning i forhold til arbejdstilsynsbesøg m.m. Støtte i forbindelse med ændringer i organisationen på grund af besparelser. Der har været arbejdet med en ny og anderledes måde, at gennemføre ledelsesevalueringer på, hvor der ultimo 2014 er gennemført et pilotprojekt. Det er nu aftalt, efter få tilretninger, at ledelsesevalueringen skal implementeres. Det vil ske løbende og strække sig over perioden fra primo 2015 primo Ledelsesevalueringsprocessen implementeres af personale fra HR & Arbejdsmiljø og en medarbejder fra Udvikling og Erhverv. Der har været arbejde med, at få etableret et samarbejde med Hjørring Kommune i forhold til kommunens fremtidige Arbejdsmiljø- og MED-uddannelser. Arbejdet blev igangsat efter, at kommunen ikke længere selv har ansat en certificeret PUF-underviser til området.

13 Ressourceforbrug og Regnskabsresultat (kort orientering om årsagen til, at regnskabet viser et over- eller underskud) Korrigeret budget Regnskab 2014 Overskud/Underskud 2014 Løn & Personaleafd Administrative elever Trepartsmidler Barselspulje Centrale puljer Tjenestemandspensioner Samlet Personale: Overskud stammer hovedsagelig fra vakante stillinger, samt indtægtsgivende virksomhed primært fra arbejdsmiljøuddannelse. Administrative elever: Overskud skyldes større tilskud til praktikpladser end forudsat. Fra 2015 formindskes de modtagne refusioner på elevområdet. Der skal derfor prioriteres om der fremover skal tilføres flere midler for at opretholde antallet af elever eller ansættes færre. Trepartsmidler: Underskuddet skyldes diplomlederuddannelse. Midlerne ophører ved overenskomstens udløb 31. marts Centrale puljer: Kommunale fleks- og skånejob har skabt overskud på området grundet afgang af fleksjobbere og ingen nytilkomne i puljen, da fleksjob ordningen blev ændret pr. 1. januar Barselspulje: Overskud på 2,4 mio. kr. grundet færre barsler end budgetteret. Tjenestemandspensioner: Underskuddet skyldes at flere tjenestemænd valgte at overgå til pension og budgettet var mindre end det forventede forbrug. Det konstaterede regnskabsoverskud i 2014 agtes anvendt således: (modsat skal oplyses, hvordan et regnskabsunderskud agtes afviklet) Den samlede overførsel inkl. ØKD, dog ekskl. områder ikke omfattet af overførselsadgangen udgør et overskud på t.kr. HR, Løn og Personale indstiller overskud på t.kr. overført til budgetår Dermed indstilles overskud på t.kr. efterladt i regnskabsår Disse er som følger: Intern udvikling (del af Løn & Personaleafd.) indstilles efterladt overskud på 233 t.kr. Løn- og Personaleafdelingen indstilles efterladt overskud på t.kr. Administrative elever indstilles efterladt overskud på 500 t.kr. Trepartsmidler (del af centrale puljer) indstilles efterladt underskud på 546 t.kr. Kommunale flexjobs (del af centrale puljer) indstilles efterladt overskud på 503 t.kr. Tillidsrepræsentanter (del af centrale puljer) indstilles efterladt overskud på 537 t.kr. Aktiviteter og Aktivitetstal De planlagte mål og de vedtagne budgetreduktioner for 2014 er opnået i HR, Løn og Personale.

14 5. Årsberetning IT, Digitalisering og Velfærdsteknologi Centerområde IT, Digitalisering og Velfærdsteknologi Budgetområde (Eks. Omkostningssted/institution) Budgetrammen for 2014 (ekskl. bankbog og bunden opsparing) er Fakta oplysninger (i kr.) Regnskab 2014 udviser et overskud på Regnskab 2014 udviser et underskud på Bankbogen vedrørende regnskab 2013 (minus foran = underskud) 967 Kort præsentation (bygning, lokalområde, institution) Fællescentret varetager IT drift og IT support opgaver for hele kommunen, inkl. undervisningsområdet. Derudover varetager centret en række tværgående projektopgaver i forhold til digitalisering og velfærdsteknologi, herunder opgaver på hele omsorgsområdet. Centret skal levere en stabil og fleksibel IT infrastruktur. Centret skal være med til at sikre at Frederikshavn Kommune får værdi ved hjælp af digitaliserings- og velfærdsteknologi i form af besparelser, bedre arbejdsforhold og god service for borgerne, selvhjulpenhed m.v., herunder skal centret være med til at sikre at de af byrådet besluttede besparelser ved hjælp af digitalisering og velfærdsteknologi nås. Ressourceforbrug og Regnskabsresultat (kort orientering om årsagen til, at regnskabet viser et over- eller underskud) Budgetrammen benyttes dels til at afholde omkostninger til en række fælleskommunale IT systemer med f.eks. KMD som den største, dels at finansiere den grundlæggende IT drift, IT support, herunder vedligehold af PCére, udstyr, servere, netværk, telefonisystem, basisprogrammer og lignende. Herudover benyttes budgetrammen til gennemførelse af diverse projekter indenfor digitalisering og velfærdsteknologi, projekter der medvirker til mere for mindre, selvhjulpenhed m.v regnskabet udviser et overskud på t.kr. samt ØKD-midler på 967 t.kr. Dette er fremkommet ved, at centret ikke har nået at skifte tilstrækkeligt PC-udstyr i Centret beskæftiger 30 medarbejdere, herunder 18 der har med IT drift og IT support at gøre. Det konstaterede regnskabsoverskud i 2014 agtes anvendt således: (modsat skal oplyses, hvordan et regnskabsunderskud agtes afviklet) Centrets driftsoverskud på t.kr. samt ØKD-midler på 967 t.kr. indstilles delvist udlignet med overførsler af underskud under Økonomiudvalget med 2,1 mio. kr. Det resterende overskud på 489 t.kr. indstilles anvendt til PC-udstyr i 2015.

15 Aktiviteter og Aktivitetstal Der er i løbet af 2014 arbejdet med en række projekter. De væsentligste vil blive nævnt i det følgende. Centret har i 2014 igangsat flere EU udbud, dels for at reducere de direkte IT omkostninger, men også for at skifte til IT værktøjer, der giver en mere smidig administration og opgaveløsning. Det drejer sig om områder som økonomi, løn, vagtplan, arbejdsmarked, ESDH og samarbejde og IT netværk. I løbet af 2015 indgås der nye aftaler, der træder i kraft fra På velfærdsteknologiområdet har centret i 2014 gennemført det nationale projekt Telemedicinsk Sårvurdering, ligesom det telemedicinske KOL-projekt TeleCare Nord er kommet godt fra start. År 2015 bliver året, hvor TeleCare Nord for KOL borgere skifter fra projekt til daglig drift og hvor Frederikshavn Kommune overtager IT supporten i projektet på vegne af alle 11 nordjyske kommuner. I 2014 har centret gennemført en række digitaliseringsværksteder, hvor medarbejdere, ved hjælp af ny teknologi, innoverer nye arbejdsgange. Centret har også deltaget i udarbejdelsen af 3. generations sundhedsaftaler. I 2014 er centret kommet langt med at indføre Talegenkendelse i 4 centre, hvor ca. 300 sagsbehandlere skal tale i sagerne, frem for at skrive. Projektet løber frem til medio I 2014 påbegyndte centret et skift fra at benytte IP telefoner til at benytte programmet Lync til telefoni. Det projekt løber gennem hele 2015 og udover skiftet af selve telefoniplatformen er målet også øget brug af samarbejdsfaciliteterne i Lync og dermed afholdelse af flere videomøder. I 2014 skiftede centret kommunens centrale datalager. Centret opgraderede og udbyggede netværk på skoleområdet og har indført en løsning der gør, at brugerne ikke længere skal huske på password til alle KMD s systemer. I forhold til den daglige IT drift og IT support, fremgår det af nedenstående statistik, hvorledes kald og løste opgaver har udviklet sig over årene Kald til servicedesk løste opgaver i drift og support Der er konstant stigning i mængden af udstyr der bliver brugt. I 2009 servicerede vi ca stykker udstyr, i 2014 ca stykker udstyr. Går vi en del år tilbage havde en medarbejder en PC, der blev brugt. I dag er også ofte brug i en Tablet og en SmartPhone. På skoleområdet ser vi det samme billede. Her er der samtidig sket det, siden 2010, at eleverne kan have deres eget udstyr med. Ca. 50% af den trådløse netværkstrafik på skoleområdet kommer fra elevernes eget IT udstyr. I de kommende år gennemføres det nationale projekt, der går under betegnelsen Monopolbrud. Det drejer sig om at skaffe konkurrence på markedet for visse kommunale IT systemer og dermed lavere priser. Her indgår Frederikshavn Kommune i et samarbejde med Hjørring, Brønderslev og Læsø kommuner, for at udnytte fælles viden og ressourcer.

16 6. Årsberetning Center for Sundhed og Pleje, Center for Handicap og Psykiatri samt Center for Social- og Sundhedsmyndighed Centerområde Center for Social- og Sundhedsmyndighed Center for Sundhed og Pleje Center for Handicap og Psykiatri Budgetrammen for 2014 (ekskl. bankbog og bunden opsparing) er Fakta oplysninger (i kr.) Regnskab 2014 udviser et overskud på Regnskab 2014 udviser et underskud på Bankbogen vedrørende regnskab 2013 (minus foran = underskud) Kort præsentation (bygning, lokalområde, institution) Udover de traditionelle administrative opgaver der er tilknyttet Social- og Sundhedsområdet, varetages også opgaver i forhold til den enkelte borger. De primære opgaver består her af rådgivning, vejledning m.m. omkring borgerens rettigheder og pligter i forhold til de aktuelle lovområder. Herudover belastes det administrative område af udgifter som hænger direkte sammen med de sociale udgifter. Det drejer sig f.eks. om udgifter til lægeerklæringer til brug i sociale sager samt bistand fra f.eks. tolke og lægekonsulenter. Ligeledes afholdes udgifter til diverse tilsyn på det sociale område. Endvidere afholdes der på området også udgifter til Klageråd, Ældreråd og Handicapråd. Ressourceforbrug og Regnskabsresultat (kort orientering om årsagen til, at regnskabet viser et over- eller underskud) Nettobudgettet for Social- og Sundhedsområdets administration udgør i 2014 kr t.kr. og det faktiske forbrug kr t.kr. Den væsentligste udgift på området udgør lønninger til det administrative personale herunder også visitatorer, sagsbehandlere m.fl. Hertil kommer udgifter til uddannelse, inventar, kontorhold m.v. Overskuddet for 2014 udgør t.kr., hertil kommer overført overskud (bankbog) fra 2013 på t.kr. Det samlede regnskabsresultat for 2014 udviser dermed et overskud på t.kr. Overskuddet på det administrative område skyldes primært, at der er udvist stor tilbageholdenhed hele året samt, at der er sket en tilpasning af medarbejderstaben i forhold til de vedtagne besparelser for de kommende år. Dertil kommer en større indtægt vedr. tilsyn på det sociale område. Indtægten skyldes, at Frederikshavn Kommune betaler for disse tilsyn for blandt andet Læsø kommune samt enkelte private aktører. Frederikshavn Kommune fremsender efterfølgende en regning på disse. Indtægten i 2014 dækker flere år. Vedr. Råd og Nævn er der for 2014 et nettobudget på 553 t.kr. Forbruget er opgjort til 395 t.kr. og der er således et overskud på 158 t.kr. Hertil kommer overført overskud (bankbog) fra 2013 på 220 t.kr. Det samlede regnskabsresultat for 2014 udviser dermed et overskud på 378 t.kr. Direktørens område viser et overskud på 178 t.kr.

17 Det konstaterede regnskabsoverskud i 2014 agtes anvendt således: (modsat skal oplyses, hvordan et regnskabsunderskud agtes afviklet) Af overskuddet på det administrative område (2.647 t.kr.), stilles t.kr. til disposition for kommunens samlede likviditet. De resterende midler overføres til 2015 til imødegåelse af projektudgifter samt uforudsete udgifter mv. således: Social- og Sundhedsmyndighed med kr. Sundhed og Pleje med kr. Handicap og Psykiatri med kr. Overskuddet vedr. Råd og Nævn (378 t.kr.) overføres til 2015 til imødegåelse af planlagte/forskudte udgifter samt uforudsete udgifter. Overskuddet på Direktørens område på 178 t.kr. indstilles udlignet med øvrige underskud på Økonomiudvalgets område.

18 7. Årsberetning Center for Teknik og Miljø Centerområde Center for Teknik og Miljø Budgetområde Budgetrammen for 2014 (ekskl. bankbog og bunden opsparing) er Regnskab 2014 udviser et overskud på Fakta oplysninger (i kr.) Regnskab 2014 udviser et underskud på Bankbogen vedrørende regnskab 2013 (minus foran = underskud) 209 Kort præsentation (bygning, lokalområde, institution) Center for Teknik og Miljø er placeret på Frederikshavn Rådhus, Fasanvej i Frederikshavn samt på Aalborgvej i Sæby. Center for Teknik og Miljø varetager en række myndigheds-, borgerrelaterede og administrative opgaver i relation til teknik- og miljøområdet. Her kan nævnes opgaver som byggesagsbehandling, lokalplanlægning, landzonetilladelser, udstykninger, strategiske miljøvurderinger, miljøgodkendelse og miljøtilsyn, kollektiv trafik, taxikørsel, tilsyn med boligorganisationernes bygninger, digitale kortdata, ajourføring og udlevering af arkivmateriale, ajourføring af ejendomsstamregister og bygnings- og boligregister, tildeling og ændringer af vejnavne og adresser, sagsbehandling og tilsyn med kommunens vand- og naturressourcer, arrangementstilladelser, parkeringskontrol, gaderegulativ gravetilladelser samt trafiksikkerhed. Ressourceforbrug og Regnskabsresultat (kort orientering om årsagen til, at regnskabet viser et over- eller underskud) Resultatet for Center for Teknik og Miljø på Økonomiudvalget område skyldes manglende indtægter på byggesagsgebyrer i forhold til budgettet samt ikke kompenserede omkostninger for grunddatapakken. I budgettet for 2015 er omkostningerne til grunddatapakken indarbejdet. Indtægter for byggesagsgebyrer er jf. Økonomiudvalgets beslutning et særligt opmærksomhedspunkt i budget Det konstaterede regnskabsoverskud i 2014 agtes anvendt således: (modsat skal oplyses, hvordan et regnskabsoverskud agtes afviklet) Regnskab 2014 udviser et underskud på t.kr. Af dette underskud indstilles 1,0 mio. kr. vedrørende Grunddatapakken efterladt i regnskabsår Det resterende underskud på 796 t.kr. indstilles overført til Aktiviteter og Aktivitetstal I 2013 og 2014 er der igangsat arbejde med at gennemføre forundersøgelser for vandløbsindsatser efter vandplanen. Alle kommunens forundersøgelser gennemføres efter planen indenfor årene 2013, 2014 og Center for Teknik og Miljø indhenter tilsagn fra Natur og Erhvervsstyrelsen om tilskud til gennemførelse af forundersøgelserne og realiseringer. Med baggrund i de meddelte tilsagn gennemføres forundersøgelser/realiseringer. Kommunen betaler i første omgang udgifterne hertil, men efter afslutning af undersøgelserne søges om udbetaling af det tilsagte beløb. Forundersøgelserne/realiseringerne er på den måde fuldt finansierede. Finansieringen har givet mulighed for projektansættelser til gennemførelse af forundersøgelserne/realiseringerne. I 2014 er Byg og Miljø anskaffet og implementeret som ansøgningssystem til byggetilladelser og nogle miljøtilladelser. Der er i 2014 anskaffet og indført flere digitale selvbetjeningsløsninger finansieret af anlægsmidler til digitalisering og velfærdsteknologi.

19 8. Årsberetning Center for Park og Vej Centerområde Center for Park og Vej Budgetområde Budgetrammen for 2014 (ekskl. bankbog og bunden opsparing) er Fakta oplysninger (i kr.) Regnskab 2014 udviser et overskud på 5 Regnskab 2014 udviser et underskud på Bankbogen vedrørende regnskab 2013 (minus foran = underskud) 0 Kort præsentation (bygning, lokalområde, institution) Området er Center for Park og Vej s administrative område. Ressourceforbrug og Regnskabsresultat (kort orientering om årsagen til, at regnskabet viser et over- eller underskud) Regnskabet for Park og Vej på økonomiudvalgets område udviser et overskud på 5 t.kr. Aktiviteter og Aktivitetstal Center for Park og Vej har i 2014 forsat udviklingen med at optimere arbejdsgange i organisationen.

20 9. Årsberetning Center for Arbejdsmarked Centerområde Center for Arbejdsmarked Budgetområde (Eks. Omkostningssted/institution) Budgetrammen for 2014 (ekskl. bankbog og bunden opsparing) er Fakta oplysninger (i kr.) Regnskab 2014 udviser et overskud på 382 Regnskab 2014 udviser et underskud på Bankbogen vedrørende regnskab 2013 (minus foran = underskud) 721 Kort præsentation (bygning, lokalområde, institution) Udover de traditionelle administrative opgaver, der er tilknyttet Center for Arbejdsmarked, varetages naturligvis også opgaver i forhold til den enkelte borger. De primære opgaver består her af rådgivning, vejledning m.v. omkring borgerens rettigheder og pligter i forhold til de aktuelle lovområder. Herudover belastes forvaltningens administrative område af udgifter som hænger direkte sammen med de sociale udgifter. Det drejer sig f.eks. om udgifter til lægeerklæringer til brug i sociale sager samt bistand fra f.eks. tolke og lægekonsulenter. Desuden er der en række projekter konteret på området. Ressourceforbrug og Regnskabsresultat (kort orientering om årsagen til, at regnskabet viser et over- eller underskud) Årets nettobudget i 2014 for Center for Arbejdsmarkeds administration udgør t.kr. og det faktiske forbrug t.kr. Årets resultat udgør dermed et mindreforbrug på 382 t.kr. På bankbogen vedrørende tidligere år er der et mindreforbrug på 721 t.kr. Årets mindreforbrug skyldes stram styring af lægeerklæringer, samt mange projektmidler, hvor medarbejdere i stor grad selv har været i stand til at løse ekstraopgaverne i forbindelse med projekterne. Det konstaterede regnskabsoverskud i 2014 agtes anvendt således: (modsat skal oplyses, hvordan et regnskabsunderskud agtes afviklet) Årets overskud sammen med ØKD fra tidligere år udgør t.kr. Af disse midler skal der i forbindelse med behandlingen af ØKD-sagen afleveres 279 t.kr. til Ydelsesafdelingen. Af det resterende overskud på 824 t.kr. foreslås overført 524 t.kr. til 2015 for at klare de kommende års udfordringer.

21 10. Årsberetning Ejendomscenteret Kantiner Centerområde Ejendomscentret Budgetområde (Eks. Omkostningssted/institution) Kantiner Budgetrammen for 2014 (ekskl. bankbog og bunden opsparing) er Regnskab 2014 udviser et overskud på Fakta oplysninger (i kr.) Regnskab 2014 udviser et underskud på Bankbogen vedrørende regnskab 2013 (minus foran = underskud) 0 Kort præsentation (bygning, lokalområde, institution) Kantinernes drift omfatter kantinerne på Sæby og Frederikshavn Rådhuse. Formålet med kantinerne er at øge sundhed, trivsel og de sociale relationer for de ansatte. Ressourceforbrug og Regnskabsresultat (kort orientering om årsagen til, at regnskabet viser et over- eller underskud) Fra 2013 til 2014 blev der tilført budgetrammen 880 t.kr. i yderligere tilskud til drift af kantinerne. Heraf en udvidelse af budgetrammen til Frederikshavn kantine med 657 t.kr. Kantinen i Sæby blev udvidet med 223 t.kr. Regnskab 2014 udviser et samlet underskud på 23 t.kr. for begge kantiner. På trods af svære vilkår er udviklingen for kantinerne hermed vendt. Underskuddet er blevet væsentlig reduceret i forhold til tidligere år. Kantinen i Frederikshavn et samlet overskud på 177 t.kr. Kantinen på rådhuset i Frederikshavn er gennem tilpasning af sortiment og omkostninger vendt til at give overskud. Kantinen i Sæby et samlet underskud på 200 t.kr. I takt med at der er placeret færre medarbejdere på Sæby Rådhus, bliver det en større og større udfordring at skabe balance mellem budget og driftsomkostninger for kantinen. Der arbejdes videre med dette i Det konstaterede regnskabsoverskud i 2014 agtes anvendt således: (modsat skal oplyses, hvordan et regnskabsunderskud agtes afviklet) Det indstilles jfr. tidligere vedr. overførselssagen, at underskud udlignes med overskud på øvrige områder under Økonomiudvalgets område.

22 11. Årsberetning Ejendomscenteret Strategi og Arealudvikling Centerområde Budgetområde (Eks. Omkostningssted/institution) Ejendomscenteret Strategi- og Arealudvikling Budgetrammen for 2014 (ekskl. bankbog og bunden opsparing) er Regnskab 2014 udviser et overskud på Fakta oplysninger (i kr.) Regnskab 2014 udviser et underskud på Bankbogen vedrørende regnskab 2013 (minus foran = underskud) Kort præsentation (bygning, lokalområde, institution) Strategi og Arealudvikling er en stabsfunktion, hvor ansvaret for strategisk udnyttelse af kommunens bygningsarealer er placeret sammen med Ejendomscenterets administration. Det er også her Køb og Salg samt Grafik er administrativt placeret. En væsentlig del af Strategi og Arealudviklings budget er effektiviseringskrav herunder Helhedsplan, Sparet drift som følge af mersalg samt kontrakter. En af opgaverne for Strategi og Arealudvikling og Bygherre & Anlæg i fællesskab, er at sikre, at kommunen har de rigtige ejendomme til at løse de kommunale opgaver, som kan ændre sig over tid. Ressourceforbrug og Regnskabsresultat (kort orientering om årsagen til, at regnskabet viser et over- eller underskud) 2014 var det tredje år i Ejendomscenterets historie og Strategi- og Arealudviklings årsresultat udviser et samlet underskud på t.kr. Den primære årsag til dette underskud skyldes at følgende effektiviseringskrav ikke blev gennemført. Helhedsplan blev i 2014 erstattet af planen om Bæredygtige Børneområder t.kr. Dette krav er eftergivet i Sparet drift som følge af mersalg køb og salg blev ikke opnået i 2014, da det ikke er lykkedes at sælge bygninger og jordarealer i det omfang, der var forudsat i budgettet. I alt -500 t.kr. Der resterer 500 t.kr. Gennemgang af samtlige kontrakter var der et samlet krav i 2014 på t.kr. Der resterer fortsat et krav på t.kr. I 2014 blev fundet en besparelse på 124 t.kr. som følge af en huslejenedsættelse ved gennemgang af lejeaftaler for kommunale lejemål. En gennemgang af vejbelysningskontrakten har givet en besparelse på 500 t.kr. Det konstaterede regnskabsoverskud i 2014 agtes anvendt således: (modsat skal oplyses, hvordan et regnskabsunderskud agtes afviklet) Det indstilles, at underskud vedrørende Helhedsplanen, Sparet drift som følge af mersalg og Gennemgang af samtlige kontrakter eftergives, og at restunderskuddet modregnes i overskuddet fra Energiområdet.

23 12. Årsberetning Ejendomscenteret Bygherre og Anlæg Centerområde Budgetområde (Eks. Omkostningssted/institution) Ejendomscenteret Bygherre og Anlæg Budgetrammen for 2014 (ekskl. bankbog og bunden opsparing) er Regnskab 2014 udviser et overskud på Fakta oplysninger (i kr.) Regnskab 2014 udviser et underskud på Bankbogen vedrørende regnskab 2013 (minus foran = underskud) -124 Kort præsentation (bygning, lokalområde, institution) En af opgaverne for Bygherre & Anlæg er at sikre, at kommunen har de rigtige ejendomme til at løse de kommunale opgaver, som kan ændre sig over tid. Bygherre & Anlæg er tovholder, når der skal foretages planlagt vedligehold, renoveres, rives ned, bygges om eller bygges nyt. Det er Bygherre & Anlæg, der er bygherre, og sørger for al myndighedsbehandling, samarbejde med håndværkere og andre opgaver i forbindelse med byggeriet. En særlig opgave i Bygherre & Anlæg er at foretage energirenoveringer på kommunens bygninger, så udgifterne til el, vand og varme mv. bliver så lave som muligt. Ressourceforbrug og Regnskabsresultat (kort orientering om årsagen til, at regnskabet viser et over- eller underskud) Regnskabet viser et samlet underskud på 29 t.kr. Der blev ikke opnået det fulde bygherrerådgivningshonorar i forhold til det budgetterede med en manglende indtægt på 16 t.kr. Herudover er der afholdt udgifter til drift af ejendomscenterets egen drift af biler på 21. t.kr. På lønnen blev der i forhold til det budgetteret ikke forbrugt 8 t.kr. Det konstaterede regnskabsoverskud i 2014 agtes anvendt således: (modsat skal oplyses, hvordan et regnskabsunderskud agtes afviklet) Det indstilles, at underskud udlignes med overskud på øvrige områder under Ejendomscenteret.

24 13. Årsberetning Ejendomscenteret Energiudgifter Centerområde Ejendomscenteret Budgetområde (Eks. Omkostningssted/institution) Energi Budgetrammen for 2014 (ekskl. bankbog og bunden opsparing) er Fakta oplysninger (i kr.) Regnskab 2014 udviser et overskud på Regnskab 2014 udviser et underskud på Bankbogen vedrørende regnskab 2013 (minus foran = underskud) 718 Kort præsentation (bygning, lokalområde, institution) Området betaler alle udgifter vedrørende energi på kommunes bygninger. Endvidere planlægger og udfører området energirenoveringer af kommunes bygninger. I de kommunale bygninger, hvor energibudgettet er overdraget til Ejendomscenteret, kan brugerne tjene penge ved at reducere på energiforbruget. Metoden hedder incitamentsmodellen og går ganske simpelt ud på, at brugeren som lejer i kommunens bygning, får halvdelen at det overskud udbetalt, som energireduktionen genererer. Er energiforbruget derimod højere end budgettet, skal brugeren betale 75% af merforbruget af eget budget. Ressourceforbrug og Regnskabsresultat (kort orientering om årsagen til, at regnskabet viser et over- eller underskud) Regnskabet viser et overskud på t.kr var varmemæssigt et rekordår med en gennemsnitstemperatur på 10,0 grader celsius er dermed det varmeste år, siden DMI begyndte at måle i Dette afspejler sig også i energiforbruget i 2014, hvor opvarmningsbehovet har været mindre end i et normalår. Da incitamentsmodellen giver en regulering ud fra det foregående års forbrug, vil en del af dette overskud blive fordelt til brugerne af de kommunale bygninger. Ud fra transaktionsprincippet påvirker dette områdets budget for Det konstaterede regnskabsoverskud i 2014 agtes anvendt således: (modsat skal oplyses, hvordan et regnskabsunderskud agtes afviklet) Overskuddet agtes anvendt til dækning af underskud på øvrige områder under Ejendomscenteret og tidligere års underskud for Ejendomscenteret.