Referat fra møde med afdelingsbestyrelsen Afdeling 1-3052 Vestergården 3 Mødedato: 12. oktober 2010 Til stede: Afdelingsbestyrelsen og Steen Jørgensen Afbud: Steen Halskov. Fra administrationen: STJ (referent) Referat sendt ud den 15. oktober 2010 Indledning Godkendelse af dagsorden Formanden bød velkommen til de fremmødte. Der var enkelte tilføjelser til dagsorden, som blev tilrettet. Godkendelse af referat fra den 26. maj 2010 Referatet blev gennemgået. Der er efterfølgende sket en ændringer med hensyn til konteringen af malerarbejde fra konto 115 til 116. Afdelingsbestyrelsen vil gerne have rettet i referatet, at der er sket en omkontering af malerarbejdet. STJ kan ikke accepter denne tilretning i referatet, da et referat er, hvad der er sket på mødet, og ikke hvad der efterfølgende er sket. Der blev enighed om at anføre omkonteringen under saldospecifikationer, som er et efterfølgende punkt på dagsorden dags dato. Godkendelse af referater af 26. juni 2010 (budget- og regnskab og afdelingsbestyrelsesmøde) Godkendt. Evaluering af budgetafdelingsmødet den 25. august 2010 Mødet gik fint, god stemning. Dog ville det have været dejligt, hvis der var kommet flere af afdelingens beboere til mødet. Hvad kan der gøres for at tiltrække de nye unge mennesker, som flytter ind i afdelingen? Afdelingsbestyrelsen overvejer flere muligheder. Steen Jørgensen Saldospecifikationer Afdelingsbestyrelsen har nu mulighed for, at gå ind på intranettet i 3B og trække saldospecifikationer, som er relevante for afdelingsbestyrelsens drift. STJ gennemgik saldospecifikationerne på forbruget fra 1. januar 2010 og frem til dags dato.
På konto 115, hvor der er et budget på kr. 20.000, har forbruget været på kr. 12.065,27 primært udgifter til vaskeriet. På konto 116, hvor der er et budget på kr. 204.000, har forbruget været på kr. 87.250,55 primært til elevatorer, varmeinstallationer, afløb, vaskeriet og malerarbejde. Der er omkonteret malerarbejde fra konto 115 til 116 efter afdelingsbestyrelsens ønske. På konto 116480 opretning ved genudlejning, har der været afholdt udgifter på kr. 2.444,38 mod et budget på kr. 30.000. På konto 117 istandsættelse ved fraflytninger, har der været et forbrug på kr. 17.771,25. Dette beløb bliver dækket af saldoen på konto 402, hvor balancen pr. 31. december 2009 er på kr. 94.079. Status på fraflytninger i år Tab ved fralytninger blev drøftet og udgiften vil blive dækket fra konto 405, hvor balancen pr. 31. december 2009 er kr. 61.701. Afdelingsbestyrelsen accepterede herefter forbruget. Status på økonomien på istandsættelse af fraflyttede lejligheder STJ kunne oplyse, at der har været to fraflytninger i 2010. Fraflytninger og sagens akter er fortrolige dokumenter. Status på økonomien på genopretning af fraflyttede lejligheder Afdelingsbestyrelsen havde flere spørgsmål under saldospecifikationerne på forbruget til flyttelejemålene, hvor der var redegjort på forbruget. Afdelingsbestyrelsen accepterede forholdene. Status på vores klage over stigning af grundskylden Afdelingsbestyrelsen havde flere spørgsmål under saldospecifikationerne på forbruget ved genopretning, hvor der var redegjort for forbruget. Afdelingsbestyrelsen accepterede forholdene. Sagen behandles af økonomiafdelingen i 3B, og der er in- 2
tet nyt i sagen. LO skolen Afdelingsbestyrelsen har modtaget invitation til Fælleskonferencen fra den 5. til den 7. november 2010. Medlemmer tilmelder sig individuelt efter først til mølle princippet. Kurser i 3B Afdelingsbestyrelsen har modtaget et kursuskatalog, hvor det nu kan konstateres, at der bliver gennemført kurser lokalt i Herlev området. Det er en god ide og afdelingsbestyrelsen vil gerne benytte sig af det nye tiltag og tilmelder sig individuelt efter behov. Nye beboere Afdelingsbestyrelsen vil gerne have en liste over beboerne i afdelingen. Lejerlisten fra det årlige ordinære afdelings møde kan bruges, da der trods alt ikke er så mange fraflytninger i afdelingen. Steen Halskov: STH har meldt afbud til mødet, men har udfærdiget et notat om punkterne: Tilbud på hovedrengøring af opgange, tilbud på gulvvask foran festlokalet, skriftlig aftale indeholdende, hvad prisen er for, hvilket arbejde fra trappevaskeren. Trapper: Som det fremgår af fakturaen vaskes der trappen én gang ugentlig samt fjernes affald i askekummer, elevatoren får stålpleje én gang om måneden og vinduerne poleres hver 3. måned. Pris for kældergangen foran festsalen: kr. 105 + moms pr. gang. Hovedrengøring: Arbejdsbeskrivelse: Afvask af: Vægge, vinduesrammer, beboerdøre m. karme, andre døre, vindfang indvendig (træværk). Aftørring af balustre derefter påføring af lakforsegler, lampetkupler (disse bliver ikke afmonteret) og skaktlåger. Opskuring af terrazzotrapper samt den malede bund. Støvsugning af mellemrum mellem reposer og væg. 3
Vinduespolering, indvendig afvask af rammer og vindfang. Afvask af postkasser. Pris pr. opgang kr. 1.995,00 inkl. moms. I alt 5 stk. opgange kr. 9.975,00 inkl. moms. Tilbuddet er gældende til den 31/12 2010. Afdelingsbestyrelsen vil gerne udsætte punktet, så det kan budgetlægges i 2012. Status på malerarbejdet i Vestergården 3 inkl. 2 hvide døre i kælderen smat løsningsforslag til nedslidt grøn trappe Tilbud fra maler vedrørende de 2 kælderdøre. Angående vindfanget er det aftalt, at karme ved de blå døre plettes (pr. kulance). Grøn trappe: Der kan enten skrues en række metalskinner på eller den kan belægges med tagpap. Maling må frarådes, da det gør overfladen glattere i fugtigt/koldt vejr. Status på vandskade Utæthed repareret, boligen udtørret og køkkenskab repareret (for kr. 1.437,39). Status på udlejninger af festlokalet Der har været 7 udlejninger i indeværende år af kr. 490,00 pr. udlejning. Status på Servicekontoret og festlokalet Driftsaftalen imellem Vestergården 1 og 3 er opsagt pr. 31.12.2010, og det har ikke været muligt at finde sig til rette om indgåelse af en ny driftsaftale imellem de to afdelinger. Den indgået aftale om festlokalet imellem Vestergården 1 og 3 er opsagt pr. 31.12.2010, og det har ikke været muligt at finde sig til rette om indgåelse af en ny aftale. Afdelingsbestyrelsen overvejer at tilbyde beboerne i Vestergården 1 mulighed for at leje lokalerne, dog er der forhold og betingelser, som skal drøftes inden der tages endelig beslutning om beboerne i Vestergården 1 skal have mulighed for at leje festlokalerne. Tilbuddet til beboerne 4
i Vestergården 1 vil blive tilbudt igennem afdelingsbestyrelsen. 5