It-direktør/direktør for AAU IT Services Aalborg Universitet

JOB- OG KRAVPROFIL Jan Thomsen Aarhus, den 9. februar 2016 It-direktør/direktør for AAU IT Services Aalborg Universitet AUSTRALIA AUSTRIA BELGIUM BRAZIL DENMARK CHINA ESTONIA FINLAND FRANCE GERMANY INDIA ITALY LATVIA LITHUANIA THE NETHERLANDS NORWAY POLAND PORTUGAL SINGAPORE SPAIN SWEDEN SWITZERLAND UNITED KINGDOM USA

Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE... 2 1. INDLEDNING... 3 2. OM AAU OG AAU IT SERVICES... 3 3. STILLINGEN SOM IT-DIREKTØR... 6 4. PROFILEN... 7 5. ANSÆTTELSESVILKÅR... 8 6. ANSÆTTELSESUDVALG... 9 7. PROCES- OG TIDSPLAN... 9 Side 2 af 9

1. Indledning Aalborg Universitet (herefter AAU) og Mercuri Urval A/S har indgået aftale om samarbejde om rekruttering og udvælgelse af it-direktør/direktør for AAU IT Services. 1.1 Formål med notatet Nærværende notat er udarbejdet af Mercuri Urval på baggrund af tilgængeligt skriftligt materiale samt drøftelser med relevante nøglepersoner fra AAU. Job- og kravprofilen udgør en fælles forståelsesramme for ansættelsesudvalget og Mercuri Urval i relation til opgaveområdet og profilen for den kommende it-direktør og danner således grundlag for udvælgelse af kandidater til samtale og for den endelige stillingtagen til kandidaternes egnethed. Derudover tjener job- og kravprofilen følgende formål: Notatet kan indgå i besvarelsen af spørgsmål fra ansøgere, der på baggrund af annonceringen/rekrutteringsprocessen ønsker supplerende oplysninger Notatet skaber grundlag for vurdering af kandidaternes personlige og faglige kvalifikationer i forhold til formulerede krav og forventninger. Notatet er godkendt af ansættelsesudvalget den 5. februar 2016. 1.2 Kontaktoplysninger Yderligere oplysninger om stillingen og rekrutteringsprocessen kan fås i fortrolighed hos Mercuri Urval, Jan Thomsen på telefon 40 40 77 19. Projektkoordinator Anne Marie Bak bistår i processen på det praktiske plan og kan træffes på telefon 50 76 12 14. 2. Om AAU og AAU IT Services AAU er en selvejende forsknings- og uddannelsesinstitution under tilsyn af ministeren for uddannelse og forskning. AAU udbyder uddannelser og forskning af høj kvalitet inden for naturvidenskab, samfundsvidenskab, humaniora, samt ingeniør- og sundhedsvidenskab. AAU blev grundlagt i 1974 og har i dag campusområder i Aalborg, Esbjerg og København med knap 21.000 studerende. AAU er en stor organisation, og blandt de største virksomheder i Nordjylland med over 3.500 månedslønnede ansatte svarende til omkring 3.300 årsværk. Hertil kommer et stort antal personer, som er tilknyttet universitetet som timelønnede, eksempelvis gæsteforelæsere, videnskabelige medhjælpere, studentermedhjælpere, studenterundervisere og censorer. Blandt verdens ca. 18.000 universiteter er AAU placeret på de fleste anerkendte rankinglister og er generelt blandt de 3 % bedste. Blandt verdens 100 bedste universiteter, som er grundlagt inden for de sidste 50 år, har AAU en 71. plads. Viden for verden er AAU s overordnede strategi, som skal danne rammen, udstikke retningen og angive ambitionsniveauet for universitetet frem til 2021. Strategien skal sikre, at AAU fortsat udvikler sine styrkepositioner, og den skal gøre universitetet klar til at møde de udfordringer og muligheder, der allerede nu kan ses konturerne af. Strategien gælder for perioden 2016 til 2021, og den er blevet til gennem en åben og inkluderende proces, hvor medarbejdere, studerende og eksterne samarbejdsparter har været vigtige aktører. Side 3 af 9

Universitetets bestyrelse godkendte strategien i oktober 2015. AAU's strategi for 2016 til 2021 definerer universitetets overordnede mission og vision samt visioner og indsatser indenfor fem områder: Forskning Problembaseret læring Uddannelse Vidensamarbejde Vores organisation. Læs mere på www.strategi.aau.dk AAU s Udviklingskontrakt 2015 til 2017: AAU har i januar 2015 indgået en treårig udviklingskontrakt med uddannelses- og forskningsministeren. Kontrakten består af 16 målepunkter indenfor: Bedre kvalitet i uddannelserne Større relevans og øget gennemsigtighed Bedre sammenhæng og samarbejde Styrket internationalisering Øget social mobilitet flere talenter i spil Øget innovation og forskningssamarbejde med det omgivende samfund Forskningsformidling Studiemiljø. Målepunkterne i udviklingskontrakten er fastsat på områder, hvor både ministeren og universitetet har interesse i at skabe fremdrift og forbedringer. Læs mere på www.aau.dk. www.aau.dk/om-aau/strategi-udviklingskontrakt/ AAU IT Services (herefter ITS) indgår i AAU Fælles Service (herefter AAU FS). AAU FS er AAU s centrale administration og serviceorganisation, der som led i den daglige forvaltning servicerer AAU's ledelse, ansatte, studerende og samarbejdspartnere. I AAU FS indgår endvidere Universitetsbiblioteket, Kommunikation, HR, Rektorsekretariatet, Studieservice, Campus Service og Økonomiafdelingen. ITS skal understøtte forskning, uddannelse og administration på en lang række it-platforme. Organisationen omfatter i alt 136 ansatte, fordelt på 4 organisatoriske enheder (se senere). ITS agerer i henhold til en beslutnings- og styringsmodel, som defineres af AAU s direktion. Med reference til direktionen varetager It-Strategisk Råd (herefter ISR) på kundesiden hele AAU s interesser for it-services og forretningsprocesser med det formål, at der arbejdes mod fælles sammenhængende processer, der giver værdi for AAU på tværs af de organisatoriske enheder. ISR prioriterer derfor alle fælles ressourcer og økonomiske midler for it-området på vegne af hele AAU. ISR er en proaktiv aktør i arbejdet med at understøtte undervisning, forskning og formidling samt de administrative støttefunktioner gennem digitalisering, således at AAU får størst muligt udbytte af it-services. I regi af ISR arbejdes der i henhold til en række it-strategiske programmer. Formålet med de itstrategiske programmer er at varetage styringen af eksisterende it-services og tage initiativer til udvikling af nye it-services inden for programmets område. Det er herunder programmets formål at sikre, at de it-services, som hører ind under programmets område, giver AAU den tilsigtede gevinst. Der er defineret følgende programmer: Side 4 af 9

PROGRAM FOR UDDANNELSE & LÆRING tager udgangspunkt i processer knyttet til de studerendes læring; f.eks. projektarbejde og andre kollaborative læreprocesser, problembaseret læring (PBL), studerendes egen læring, støtte til studerendes læreprocesser herunder vejledning samt undervisning i bred forstand. STUDIEADMINISTRATIVT PROGRAM tager udgangspunkt i studieadministrative processer. Programmet dækker dels administrative processer inden for studieområdet med vægt på studieforvaltning (centralt og på fakultetsniveau) og administrative processer i forbindelse med planlægning og afvikling af uddannelsesaktiviteter (skole- og institutniveau). ADMINISTRATIVT PROGRAM tager udgangspunkt i de fællesadministrative proces-ser og som knytter sig til henholdsvis de fakultets- og institutadministrative områder og fællesadministrationen. Programmet skal have særligt fokus på udvikling af effektive, sammenhængende, tværgående administrative processer med optimal udnyttelse og udvikling af it-understøttelsen. PROGRAM FOR FORSKNING OG FORMIDLING tager udgangspunkt i forsknings-, biblioteks- og innovationsaktiviteter samt administrative processer knyttet til disse aktiviteter. Administrative processer knyttet til forskningsaktiviteter har vægt på hjælp til forskningsaktiviteter på både centralt og decentralt niveau. Forskningsprogrammet omfatter AAU s forskningsenheder inklusive de fire Ph.d. skoler. FÆLLES GRUNDDATA PROGRAM har fokus på fælles tværgående data om enheder af central betydning for AAU. Programmets mål er at tilvejebringe gode grunddata til alle på tværs af AAU samt at etablere governance, som fastlægger rammer og sikrer sammenhæng og ensartethed i tilvejebringelse og anvendelse af fælles grunddata. Se endvidere: Om ISR. www.itbeslutninger.aau.dk 2.1 Aktuel situation ITS blev samlet i en enhedsorganisation for 3 år siden, hvor en række decentrale it-afdelinger fra fællesområdet, fakulteter og institutter samledes. Samlingen blev gennemført for bl.a. at skabe en mere robust og ensartet service understøttet af en standardiseret it-platform, et fælles itsupportsystem og en fælles udviklingsfunktion. Målet var dels at imødekomme brugerønsker til daglig it-understøttelse og dels at understøtte hele AAU s strategi med hensyn til visionær udnyttelse og integration af informations- og kommunikationsteknologi. Der har i den mellemliggende periode været arbejdet med at udvikle den samlede organisation, og der er nået en række resultater. Der har været fokus på organisering samt udvikling og indfasning af en governancestruktur, og nu forestår en eksekverings- og stabiliseringsfase. ITS er fortsat i proces med at optimere den samlede opgavevaretagelse, herunder at afstemme et meget differentieret mønster af brugerønsker med ITS-organisationens formåen og aktuelle kompetencer. Der er f.eks. etableret et servicekatalog som en ramme for dialog med institutter, fakulteter og administrative enheder om it-understøttelse af forskning, uddannelse og administration m.v. Dette katalog skal fortsat bearbejdes, udvikles og ikke mindst kommunikeres til hele organisationen. Der forestår fortsat en opgave med at udvikle organisationen og sikre optimering af organisationens opgavevaretagelse, herunder bl.a.: skabe fælles kultur og helhedssyn på opgaveløsningen, effektivt udvikle og forvalte den samlede drifts- og projektportefølje, udvikle den samlede organisation og medarbejdernes kompetencer i forhold til de aktuelle og fremtidige opgaver, fortsætte arbejdet med at udvikle den samlede ledelse i ITS. Side 5 af 9

2.2 Organisation ITS er struktureret i 4 organisatoriske enheder: Anvendt it og udvikling Infrastruktur services Strategi og proces Support Services. Endvidere indgår henholdsvis sekretariatet og it-sikkerhedsfunktionen i den samlede organisation. Se opdelingen i afdelinger og teams nedenfor: 3. Stillingen som it-direktør Stillingen som it-direktør indebærer ansvaret for den øverste ledelse af AAU IT Services. Direktøren skal sikre, at ITS opgaver løses med høj faglighed og tilstrækkelig metodisk kvalitet og i overensstemmelse med AAU s strategi, vedtagne budgetter, relevante bekendtgørelser, bevillingsregler, overenskomster mv. Direktøren er medlem af den administrative ledergruppe og refererer til universitetsdirektør Antonino Castrone. Side 6 af 9

3.1 Opgaver og ansvar It-direktøren har til opgave at lede og udvikle universitetets samlede it-organisation. It-direktøren skal sikre at it-løsningerne understøtter universitetets kerneydelser (forskning, undervisning, myndighedsbetjening og vidensamarbejde) samt universitetets tilhørende administrative og tekniske servicefunktioner. Hovedopgaver: Udvikle, styre og drive centrale applikationer samt it-services og -platforme i tæt samarbejde med hovedområderne og fællesområdet. Sikre et helhedssyn på universitetets brug af it og de udfordringer, der er forbundet hermed. Udvikle og implementere den fælles it-strategi for AAU samt bidrage til digitaliseringsstrategien. Implementere og videreudvikle god og løsningsorienteret it-ledelse. Udøve ejerskab over universitetets it-ledelse, inklusive it-sikkerhed, it-infrastruktur og det totale systemlandskab, herunder dets arkitektur. Virke som betroet rådgiver for universitetets topledelse i it-spørgsmål. Bistå hovedområderne med it-støtte til forsknings-, uddannelses- og formidlingsområdet. 3.2 Succeskriterier Der foreligger for den nye it-direktør en stor og spændende opgave, som fordrer en målrettet ledelsesindsats. It-direktøren vil af AAU s topledelse i første omgang blive målt på sin evne til at skabe robuste leverancer, dvs. få basisforretningen struktureret, effektiviseret og udviklet, således at den i størst muligt omfang imødekommer kravene til service fra organisationen. Herunder er forventningen, at organisationen med de 4 faglige søjler udvikles i retning af en enhedsorganisation med et let og flydende samarbejde mellem enhederne og funktionerne. I anden omgang er opgaven at yde bidrag til en kommende digitaliseringsstrategi med fokus på at sammentænke og udvikle en tværgående understøttelse af alle processer på AAU. It-direktørens præstation i jobbet vil således som udgangspunkt blive vurderet på følgende hovedkriterier: Skabe en agil serviceorganisation med fokus på fremdrift og eksekvering Kosteffektiv og tillidvækkende drift af it med stabile it-leverancer Engagerede, dygtige og motiverede medarbejdere og ledere, der udfordres og udvikles Kundeorientering og servicekultur Optimal fokus på forretningen med forståelse for, hvorledes de værdiskabende processer kan understøttes hensigtsmæssigt og løsningsorienteret. 4. Profilen Der søges en markant og dygtig leder, som med afsæt i faglig og strategisk indsigt samt godt lederskab kan sætte retning og være den samlende figur i opgaven med at bringe ITSorganisationen videre. Opgaven kræver en leder, som på samme tid besidder gennemslagskraft og udprægede dialogiske og relationelle evner, formår at skabe overblik og resultater i en kompleks struktur og organisation samt evner at placere ITS positivt i AAU-organisationens bevidsthed som Side 7 af 9

en kompetent leverandør af service til universitetets enheder. Endvidere forventes det, at den nye direktør kan give et væsentligt forretningsmæssigt bidrag til en langsigtet udvikling af it som en strategisk platform for forskning, uddannelse og administration på AAU. 4.1 Faglige kompetencer Det forventes, at den nye it-direktør har en væsentlig arbejdserfaring med it-understøttelse af højt specialiserede arbejdsfunktioner. It-direktøren skal have kendskab til forretningsudvikling og anvendelse af it fra en større offentlig eller privat organisation med differentierede brugergrupper, hvor it-understøttelsen er forretningskritisk, gerne i miljøer, hvor forskning er en del af de samlede aktiviteter. Den ideelle kandidat besidder følgende erfaringer og færdigheder: Bred erfaring med ledelse i større organisationer på strategisk niveau, og hermed også erfaring med ledelse gennem ledere En relevant uddannelse på master- eller kandidatniveau, gerne med en ledelsesmæssig efteruddannelse Forretningsforståelse, herunder forståelse for sammenhængen mellem kerneopgaver, processer, udvikling og supportsystemer Erfaring med forandringsprocesser, især i forhold til at sikre effektiv organisering og samarbejdsstruktur. 4.2 Personlige kompetencer Analytisk og strategisk stærk En dygtig kommunikator med en god situationsfornemmelse Holdspiller, der kan og vil udøve topledelse i tæt samspil med den øvrige ledergruppe Kan balancere topledelse med nærvær og synlighed blandt medarbejderne Er vedholdende, robust og med en høj arbejdskapacitet Stærkt engageret i AAU s og ITS formål og dagsordner Vide, hvad hun/han ikke ved Turde prioritere Er tydelig og troværdig i sin kommunikation af forventninger Skal kunne trives i et miljø med stærke og velargumenterende interessenter og samarbejdspartnere Resultatorienteret og med en pragmatisk og praktisk tilgang til løsning af problemer Formår at begejstre og skabe dynamik i organisationen. 5. Ansættelsesvilkår Stillingen er klassificeret i lønramme 37 og besættes i henhold til AC-overenskomsten, Protokollat om ansatte i stillinger klassificeret i lr. 35 42. Der er mulighed for at optage forhandling om cheflønstillæg. Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning online vedhæftet CV, eksamensbevis og anden dokumentation. Åbn linket "søg stillingen her" og udfyld ansøgningsformularen. Side 8 af 9

6. Ansættelsesudvalg I udvalget til besættelse af stillingen som it-direktør indgår: Universitetsdirektør Antonino Castrone Dekan Henrik Halkier Økonomidirektør Morten Winterberg Campusdirektør Mogens Juul Møller Konstitueret it-direktør Per Hejgaard Medarbejderrepræsentant Camilla Ladegaard Andersen Medarbejderrepræsentant Henrik Johannes Rask. 7. Proces- og tidsplan AKTIVITET TIDSANGIVELSE Ansøgningsfrist 1. marts 2016, kl. 12.00 Udvælgelse af kandidater til indledende samtaler 4. marts 2016 Indledende samtaler 9. marts 2016 Test, personvurdering og referencetagning Uge 11, 2016 Rapportering og anden samtalerunde 29. marts 2016 Forventet tiltrædelse 1. maj 2016 Mercuri Urval A/S Den 09.02.2016 Jan Thomsen Side 9 af 9