IndFak Rekvirent manual

IndFak Rekvirent manual

1. Rekvirentens arbejdsopgaver... 4 1.1 Indledende forklaring til IndFak... 4 1.1.1 Indkøbsprocessen... 5 1.1.2 Varemodtagelse... 5 1.1.3 Fakturaprocessen... 5 1.1.4 Opsamling... 6 1.2 Login... 6 1.3 Personlige forside... 7 1.3.1 Hurtig menu... 7 1.4 Personlige indstillinger... 8 1.4.1 Opsætning... 8 1.4.2 Automatisk kontering... 8 1.4.3 Skift adgangskode... 9 1.4.4 E mail notifikationer... 10 2. Søge dokumenter... 10 2.1 Søg rekvisition:... 10 2.2 Søg ordre:... 11 2.3 Søg faktura/ordre:... 11 2.4 Søg fritekst:... 12 2.5 Søg kontoudtog... 13 2.6 Søg udlæg... 13 3. Opret ny rekvisition... 13 4. Opret tekst rekvisition... 14 5. Find varer på markedspladsen... 17 5.1 Indstillinger på markedspladsen... 17 5.2 Varesøgning... 18 5.3 Tilføj til indkøbskurv... 19 5.3.1 Sammenlign varer... 21 5.3.2 Gem indkøbskurv... 22 5.4 Tilføj til favoritliste... 23 5.5 Check ud>>... 24 2

6. Færdigbehandling af rekvisition... 24 6.1. Færdigbehandling af rekvisitionslinje... 24 6.2. Færdigbehandling af rekvisitionshoved... 25 6.3. Udprint af rekvisition... 28 6. Foretage varemodtagelse på egne ordre... 29 7. Bekræft varemodtagelse på faktura uden e ordre... 32 7.1. Behandling af faktura fra forside... 33 7.2. Behandling af faktura... 34 7.3 Kontering på fakturalinjer... 35 7.4 Opsplitte en faktura... 37 7.5 Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent... 39 7.6 Færdigbehandling af faktura... 40 8. Genåbning af en afvist faktura... 40 8.1 Find afvist faktura og genåbn... 41 9. Bekræft varemodtagelse på kreditnota... 42 9.1 Gennemse kreditnota... 42 9.1.1 Kreditnota hoved... 43 8.1.2 Kreditnotalinier... 44 8.1.3 Forsendelses muligheder... 44 9.1.4 Kvittering... 45 9.2 Tilknyt faktura til kreditnota... 45 10. Konto udtog... 46 3

1. Rekvirentens arbejdsopgaver I IndFak er rekvirenten den person, der har det konkrete behov for en vare eller ydelse. Rekvirenten har som udgangspunkt kun et begrænset kendskab til indkøb, og har dermed fx ikke forudsætninger for at foretage indkøb på områder dækket af fælles, obligatoriske indkøbsaftaler eller andre områder hvor der er fastsat særlige regler for indkøbet. En rekvirent har som udgangspunkt følgende arbejdsopgaver i IndFak. 1. Oprette en rekvisition og sende den til en Indkøber 2. Registrere varemodtagelse i IndFak. 3. Foretage varemodtagelse på faktura, hvor ordren ikke er afgivet i IndFak 4. Udføre kontering på rekvisition og faktura En rekvirent kan lave en rekvisition ved varesøgning på markedspladsen eller lave tekstrekvisitioner, der sendes til organisationens indkøbere. Når rekvirenten har modtaget den pågældende vare eller ydelse, er det rekvirentens opgave at sikre, at varemodtagelse på ordren registreres i IndFak. Såfremt rekvirenten har foretaget indkøbet vha. et andet medie som fx telefonen, så vil rekvirenten skulle foretage varemodtagelsen på fakturaen. I denne manual vil det blive gennemgået hvordan rekvirenten har mulighed for at udføre ovenstående arbejdsopgaver. 1.1 Indledende forklaring til IndFak Velkommen til IndFak! Du skal nu til at anvende IndFak, som et redskab til at løse nogle af dine arbejdsopgaver. IndFak anvendes primært til at håndtere Statens elektroniske indkøb og fakturahåndtering. For at du kan opnå den største forståelse for IndFak, vil dette indledende afsnit forsøge at forklare, hvordan IndFak fungerer; set fra et helikopterperspektiv. IndFak er et system, som er bygget op om nogle fastlagte processer, hvor der indgår nogle roller. En rolle tildeles en bruger, for at denne kan udføre en del af processen. En rolle fx en indkøber rolle giver altså brugeren rettigheder til at udføre nogle fastdefinerede opgaver. Det er muligt for en bruger at få tildelt flere roller, og brugeren kan således udføre flere opgaver. I de nedenstående afsnit vil indkøb og fakturahåndterings processerne i IndFak forklares ud fra et overordnet perspektiv. 4

1.1.1 Indkøbsprocessen I IndFak er det muligt at afsende en ordre til leverandøren. Inden ordren afsendes, så vil en række roller skulle ind over. Det ser derfor sådan ud: En bruger med rollen rekvirent har et behov. Rekvirenten opretter en rekvisition og sender den til en indkøber. En bruger med rollen indkøber behandler rekvisitionen og det er nu brugerens prokura, som afgør om rekvisitionen skal sendes til leverandøren eller om den skal godkendes af en bruger med rollen disponent. Der behøver altså ikke være en bruger med disponent rolle inde over en rekvisition. Hvis en bruger har rollerne rekvirent og indkøber, så kan brugeren selv oprette rekvisitionen, behandle den og lade sin prokura afgøre om rekvisitionen sendes til leverandøren eller om den skal godkendes af en bruger med rollen disponent. Brugeren skal have rollerne rekvirent og indkøber fordi rekvirent rollen udtrykker, hvem der har behovet. 1.1.2 Varemodtagelse Når den afsendte ordre modtages, så er det vigtigt at varemodtagelsen registreres i IndFak. Da det var brugeren med rollen rekvirent som havde behovet, så vil det også være denne bruger, som skal registrere varemodtagelsen i IndFak. Da det ikke altid er brugeren med rollen rekvirent, som forestår varemodtagelsen, så er det også muligt for en bruger med rollen varemodtager at registrere varemodtagelsen i IndFak. Det er vigtigt for fakturaprocessen, at ordren er registreret som varemodtaget i IndFak. 1.1.3 Fakturaprocessen I IndFak vil en faktura forsøge at matche med den varemodtagne ordre. Hvis faktura og ordre matcher med hinanden og der ikke er nogen difference mellem ordre og faktura, så kan fakturaen autogodkendes og sendes til bogføring i Navision. Såfremt der er en difference mellem ordre og faktura, så kan fakturaen ikke autogodkendes, men skal manuelt godkendes af en bruger med disponent rollen. Hvis en ordre ikke er afgivet i IndFak, men fx over telefonen, så kan fakturaen ikke finde ordren i IndFak, og der kan derfor ikke skabes et match mellem faktura og ordre. Fakturaen skal derfor behandles med følgende roller: 5

En bruger med rollen Fakturafordeler vil finde den modtagne faktura i IndFak, og videresende den til en bruger med rollen rekvirent. Brugeren med rollen rekvirent vil skulle bekræfte varemodtagelsen på fakturaen, og sende den videre til en bruger med rollen disponent, som skal godkende fakturaen inden den bogføres i Navision. 1.1.4 Opsamling Formålet med ovenstående afsnit har været at give et overordnet indblik i hvordan IndFak fungerer. Hvis du ønsker en mere udtømmende forklaring af den enkelte brugers arbejdsopgaver og muligheder i IndFak, så henvises der til brugermanualen for den enkelte rolle. 1.2 Login Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan din systemadministrator hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at din systemadministrator af sikkerhedsmæssige årsager kan have sat alle adgangskoder til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 6

1.3 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. Yderst i højre side af skærmen finder du en informationsboks, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationsenheder, har du mulighed for at skifte organisationsenhed fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. Du skal være opmærksom på, at du kan have fået tildelt 1.3.1 Hurtig menu I IndFak har du også mulighed for at anvende en hurtig menu fra din personlige forside. Med hurtigmenuen har du mulighed for at behandle et dokument uden at åbne det. Du skal eksempelvis blot markere ordren i venstre side og herefter klikke på en relevant knap i hurtig menuen. Du skal være opmærksom på, at det ikke er alle knapper i hurtig menuen, der er relevante for det dokument, som du skal behandle. NB: Det anbefales naturligvis, at du gennemgår dokumentet inden du videresender det. 7

1.4 Personlige indstillinger Hvis du klikker på indstillinger, vil du få mulighed for at tilrette de personlige indstillinger. Som skærmbilledet viser, har du 4 faner under indstillinger: 1. Opsætning 2. Automatisk kontering 3. Skift adgangskode 4. E mail notifikationer 1.4.1 Opsætning Hvis du fx skal på ferie, og du ønsker at en kollega skal varetage dine opgaver, så kan du her vælge din kollega som stedfortræder. Som stedfortræder kan en anden person overtage dine roller i Indfak. Det vil blive registreret på dokumentet, at det er din stedfortræder, som har udført opgaven. Din stedfortræder vil ligeledes modtage alle dine E mail notifikationer. Du har også mulighed for at ændre sprog. Her kan du vælge imellem dansk, engelsk, norsk og svensk. Nederst i skærmbilledet kan du vælge en standardadresse, som automatisk vil blive påført, hvis du opretter en rekvisition eller ordre. 1.4.2 Automatisk kontering 8

Under fanen Automatisk kontering har du mulighed for at opsætte en standard kontering, som vil blive påført på de dokumenter, som du opretter eller får tilsendt, såfremt en kollega ikke allerede har udfyldt konteringsfeltet. På billedet vil du opleve, at enkelte felter er Låst for editering. Dette skyldes, at systemadministratoren har valgt, at du ikke må anføre en standard kontering for den pågældende dimension. Du kan således opleve, at alle felter er Låst for editering. NB: Du skal være opmærksom på, at opsætter du Automatisk kontering, så vil værdierne blive påført på linjekonteringen. Det kan have konsekvens, hvis ikke alle obligatoriske felter kan udfyldes. Det skyldes, at når linje kontering er påbegyndt, så skal den færdig udfyldes. 1.4.3 Skift adgangskode Du har altid mulighed for, at ændre din adgangskode til IndFak under fanen Skift adgangskode. Du skal huske på, at adgangskode til IndFak skal indeholde både store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. NB: Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 9

1.4.4 E mail notifikationer I IndFak er det muligt at opsætte specifikt hvilke E mail notifikationer, du ønsker at modtage, såfremt systemadministratoren tillader det. På billedet ses det ved, at brugeren kun har mulighed for at redigere i et felt. Såfremt du ikke ønsker, at modtage nogle af de E mail notifikationer, som du er opsat til at modtage, skal du kontakte din systemadministrator og bede denne om at fravælge dette for dig. I feltet E mailadresse skal du anføre den adresse, som du ønsker at modtage dine mails på. 2. Søge dokumenter Under Søgning i navigeringsbaren øverst i skærmbilledet har du mulighed for, at søge efter dokumenter IndFak. Det kan fx være en faktura eller en ordre, som du tidligere har behandlet. Det er muligt for systemadministratoren at afgøre, om du skal have mulighed for at søge efter dokumenter, som dine kollegaer har behandlet. 2.1 Søg rekvisition: 10

Under fanen Søg rekvisition har du mulighed for, at fremsøge tidligere behandlet rekvisitioner. Du kan fx søge på Rekvisitionsnummeret. Hvis du ikke kan huske de specifikke numre, har du også mulighed for at indsnævre dit søgeresultat ved vælge Organisation, Rekvirent samt Rekvisitionsstatus. Du kan enten kombinere dine søgekriterier eller blot søge på et enkelt kriterium. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du klikker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.2 Søg ordre: I Søg ordre kan du søge efter et specifikt ordrenummer. Du kan også forsøge at fremsøge ordren ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du klikker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. Du har også mulighed for at vælge, om du vil søge efter en ordre, som er ikke disponerede, hvilket betyder, at en disponent ikke har godkendt ordren, inden den er sendt til leverandøren. Ligeledes har du mulighed for, at vælge om du kun ønsker at søge på ordrer, som kun er oprettet af dig. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.3 Søg faktura 11

I Søg faktura kan du søge efter et specifikt faktura eller kreditnotanummer. Du kan også forsøge, at fremsøge dokumentet ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for, at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du klikker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. I feltet Fakturatotal inkl. moms har du mulighed for at søge efter beløbet på en faktura. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.4 Søg kreditnota I Søg kreditnota kan du søge efter et specifikt kreditnotanummer. Du kan også forsøge, at finde dokumentet ved, at søge på et af de andre søgekriterier eller ved at kombinere dem. Datofeltet vil som standard have en startdato, som lyder en måned tidligere end dags dato. Du har mulighed for, at redigere i datoen, såfremt du fx ønsker at finde et dokument, som går længere tilbage. Hvis du trykker på kalender ikonet vil en kalender dukke op, og du har mulighed for at vælge en specifik dato herfra. Hvis du sætter flueben i Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har valgt. 2.5 Søg fritekst: Under fanen Søg fritekst kan du søge på indhold i fx ordrer, fakturaer og kreditnotaer. Hvis du fx blot husker enkelte dele af indholdet i en fakturalinje, kan du indtaste det i Søg fritekst feltet og på den måde finde frem til det ønskede dokument. Du har mulighed for at begrænse dit søgeresultat ved at vælge, hvilken dokumenttype du ønsker at søge efter fx en faktura. Hvis du markerer Gem søgeindstillinger, vil IndFak gemme de søgekriterier, som du har indtastet. 12

2.6 Søg kontoudtog Under fanen Søg kontoudtog har du mulighed for at søge efter kontoudtog. Du kan fx søge på kontoudtogsnummeret eller også blot vælge et datointerval, som du ved at kontoudtoget er modtaget indenfor. 2.6 Søg udlæg I Søg udlæg kan du søge efter udlæg, som du tidligere har oprettet. Vælg et datointerval, som udlægget er oprettet indenfor, og søg evt. også efter den rekvirent som har oprettet udlægget. 3. Opret ny rekvisition Når du vil oprette en ny rekvisition, skal du klikke på fanen Ny rekvisition fra din forside. 13

Du skal nu oprette din rekvisitionslinie. På rekvisitionslinien angives den vare du ønsker at rekvirere. Dette kan gøres på følgende måder: 1. Du kan vælge om rekvisitionen skal oprettes på baggrund af varer/ydelser, som findes på markedspladsen. Hvis du ønsker, at finde dine varer på markedspladsen, skal du klikke på knappen Udfør indkøb på markedspladsen. Vil du finde dine varer på markedspladsen, skal du gå til afsnit 5: Find varer på markedspladsen. 2. Du kan vælge selv, at oprette rekvisitionslinierne manuelt. Typisk gøres dette hvis varerne/ydelserne ikke er tilgængelige på markedspladsen. Hvis du ønsker selv, at oprette din bestilling manuelt, skal du klikke på Tilføj linje under rekvisitionslinier. Opretter du selv rekvisitionslinierne, skal du gå til afsnit 4: Opret tekst rekvisition. Når du opretter dine rekvisitionslinier, kan du kombinere ovenstående oprettelsesmetoder. Du kan altså både finde varer på markedspladsen, samt oprette rekvisitionslinjer manuelt på samme rekvisition. 4. Opret tekst rekvisition 14

Du kan oprette din rekvisitionslinie manuelt ved, at klikke på knappen Tilføj Linie. Herefter skal du udfylde de blå felter. De blå felter er obligatoriske for dig at udfylde, og du bør være præcis i din formulering og udfyldelse af felterne. Dette er for, at indkøberen nemt kan viderebehandle din rekvisition. Beskrivelse: Her angives en kort og præcis beskrivelse af varen. Kategori: Klik på ikonet til højre for feltet og vælg den kategori, der passer til din vare. Lev.dato: Her angives dato for ønsket levering af din vare. Klik på ikonet til højre for feltet og vælg dato. Varenr.: Her angives det unikke varenummer, som hører til varen. Enhed.: Klik på rullegardinet og vælg den aktuelle enhed som varen sælges i. Stykpris: Her angives prisen i relation til enheden. Antal: Her angives antallet af varen, som du ønsker at rekvirere. Leverandør: Ved at klikke på rullegardinet kan du vælge den leverandør, som du ønsker at handle med. Valuta: Ved at klikke på rullegardinet kan du vælge den valuta, som du ønsker at handle i. Her bør du vælge ud fra leverandørens oprindelsesland. Vedhæft fil på linie: Klikker du på ikonet af en klips, får du mulighed for at vedhæfte en fil på rekvisitionslinien. Klik på knappen Browse og vælg den fil du ønsker at vedhæfte. Klik dernæst på knappen Åbn, og filen er klar til at blive vedhæftet. Afslut med at klikke på knappen Upload og filen er nu vedhæftet rekvisitionslinien. 15

Afslut nu med at klikke på ikonet gemmer du din rekvisitionslinie. i højre siden af skærmen ud fra rekvisitionslinien. Ved klik på ikonet For at du kan se, hvordan du færdigbehandler din rekvisition, skal du klikke på knappen Næste. Gå til til afsnit 6: Færdigbehandling af rekvisition. 16

5. Find varer på markedspladsen Som rekvirent har du adgang til elektroniske kataloger på markedspladsen. Her kan du søge efter den vare, som du ønsker at rekvirere. Ved at finde varen på markedspladsen, slipper du for selv, at udfylde rekvisitionslinierne manuelt. Samtidigt letter du indkøberens videre arbejde med din rekvisition. For at søge efter varer på markedspladsen, skal du klikke på knappen Udfør indkøb på markedspladsen. Du vil nu automatisk blive dirigeret over på markedspladsen. 5.1 Indstillinger på markedspladsen Her har du adgang til en række faner og indstillinger, som kan hjælpe digt til at konfigurere din markedsplads. Fanerne hjælper dig med at administrere dine brugerindstillinger, favoritlister og indkøbskurve på markedspladsen. Kataloger: Her kan du søge i de kataloger, som er godkendt af din indholdsansvarlige i din organisation. Kategorier: Her får du adgang til en oversigt over alle UNSPSC kategorier v.7.04.01. UNSPSC 17

kategorier(united Nations Standard Products and Services Code) 1 benyttes af leverandører til at klassificere produkter og ydelser i et elektronisk varekatalog. Indkøbskurv: Indkøbskurven giver dig altid et overblik over hvilke varer du er ifærd med at rekvirere. Det betyder at, når du har fundet en vare, som du ønsker at rekvirere bliver denne tilføjet til din indkøbskurv. Husk du kan sagtens tilføje varer fra flere leverandører til samme indkøbskurv! Indstillinger: Du har mulighed at ændre dine brugerindstillinger til markedspladsen samt administrere dine favoritlister og indkøbskurve. Hjælp: Her kan du søge hjælp til brugen af markedspladsen. Check out: Når du klikker på check out returnerer du til det oprindelige billede. Du kan nu færdiggøre eller annullere din rekvisition. 5.2 Varesøgning Du har flere muligheder for at søge varer på, og du kan opsætte kriterier for din søgning.herved kan du præcisere og minimere antallet af hits, så du nemmere kan sortere og udvælge de varer, som du har behov for. Alm. Søgning: Fritekstsøgning på alle søgbare kategorier i leverandørernes kataloger. Giver ofte et større antal hits. Søg kun i varenumre: Fritekstsøgning på varenummer. Kendes varenummeret på den ønskede varer kan denne søgning benyttes. Søg kun i favoritlister: Fritekstsøgning i alle dine personlige favoritlister samt de korcernfavoritlister som er tilgængelige for dig. 1 UNSPSC kodelisten er et hierarkisk opbygget klassifikationssystem, der er internationalt og kan fungere på tværs af sprogbarrierer. Målet er at lette den elektroniske handel i Danmark og gøre samhandlen med udlandet nemmere. 18

Søg kun i kategorier: Nummersøgning på UNSPSC kategorier. Klik på fanen Kategorier for at få vist UNSPSC kategorierne. Avanceret søgning: Avanceret søgning giver dig mulighed for, at opstille kriterier for din søgning. Her kan du vælge, at kombinere dine kriterier, for at præsicere din søgning. Du kan sortere din søgning på leverandør, Kategori, egenskab, pris og enhed. Derudover kan du vælge, at angive om din søgning skal ske i søg kun i forhandlede priser. Forhandlede priser er betegnelsen på priser som er godkendt af en indholdsansvarlig i din organisation. Ved anvendelse af egenskab og pris kriterierne skal du angive værdien i feltet til højre. Fx. Pris = 100,00 Vis favoritliste: Du kan vælge at få vist favoritlister, så du nemt kan tilgå varer, du tidligere har bestilt. Du kan både vælge mellem dine personlige favoritlister og gruppefavoritlister. Du kan nu begynde at søge efter varer på markedspladsen. Du kan fx. angive en søgetekst i feltet Søgning og afslutte ved at klikke på knappen Søg. 5.3 Tilføj til indkøbskurv Når du har fundet den vare, som du ønsker at rekvirere, kan du tilføje denne til din indkøbskurv. Varen tilføjes til indkøbskurven ved at angive det ønskede antal og dernæst klikke på Køb knappen. 19

+/ : Her kan du markere fremsøgte varer. Dette benyttes typisk ved sammenligning af varer. Beskrivelse: Kort beskrivelse af varen. Beskrivelsen er leverandørens beskrivelse af produktet. Varenr.: Unikt varenummer for produktet. Varenummeret er leverandørens varenummer for produktet. Leverandør: Leverandøren som tilbyder varen. Mærkning: Her er der tale om varer/ydelser som er mærket. Det kunne fx. være et energimærke Kategori: Varens kategori. Kategorien er udvalgt af leverandøren ud fra UNSPSC kategorierne. Prisoplysninger: Her angives særlige oplysninger til prisen. Fx. hvis der er tale om en pris, der tilhører en SKI eller FM aftale. Enhed: Enhed for den mængde varen sælges i. Enheden er leverandørens betegnelse for varen. Pris: Prisen for hvad varen koster. Prisen er leverandørens pris. Antal: Her skal du angive hvor mange antal af varen, du ønsker at rekvirere. 20

Du kan altid følge med i din indkøbkurv i øverste højre hjørne af skærmen. Her opdateres din indkøbskurv hver gang, du tilføjer flere varer til indkøbskurven. Dette giver dig altid overblik over antallet af varer, som du har tilføjet indkøbskurven samt den akkumulerede pris. 5.3.1 Sammenlign varer Du har mulighed for at sammenligne 2 eller flere varer. Denne funktion kan du med fordel anvende inden, du beslutter dig for, hvilken vare du ønsker at rekvirere. For at sammenligne varer markerer du dem i venstre side af skærmen. Herefter klikker du på knappen Sammenlign. 21

Nu opstilles varerne ved siden af hinanden, så du nemt kan sammenligne kategorierne. Når du har besluttet dig for, hvilken vare du ønsker at rekvirere, kan du angive antallet i feltet Antal. Klik dernæst på knappen Køb og varen tilføjes til din indkøbskurv. 5.3.2 Gem indkøbskurv Du har mulighed for at gemme din indkøbskurv, hvis du bliver afbrudt i dit arbejde. Det giver dig mulighed for at vende tilbage til din indkøbskurv og færdiggøre bestillingen. Samtidig har du her mulighed for at angive gemme antallet af varer, du ønsker at rekvirere. Dette er velegnet, hvis du skal foretage frekvensindkøb, hvor du ofte rekvirerer de samme varer og samme volumen. Klik på fanen Indkøbskurv for at få vist dinindkøbskurv. Herfra har du mulighed for at gemme din indkøbskurv. klik på knappen Gem. Herefter skal du angive et navn for din indkøbskurv. Afslut ved at klikke på knappen Ok. Nu er din indkøbskurv gemt, og du vil kunne hente den frem igen på et senere tidspunkt. 22

Når du skal hente din indkøbskurv frem, skal du klikke på fanen indkøbskurv. Herefter skal du klikke på rullegardinet Gemte indkøbskurve og vælge den ønskede Indkøbskurv. Har du behov for at slette en vare i din gemte indkøbskurv, markerer du først varen med et flueben i venste side af skærmen. Dernæst klikker du på knappen Slet. Varen er nu slettet fra din indkøbskurv. 5.4 Tilføj til favoritliste Du har mulighed at tilføje varer til en favoritliste. Dette vil kunne lette din arbejdsdag, hvis du ofte rekvirerer de samme varer til din organisation. Du har nemlig mulighed for nemt at finde de samme varer frem igen. Når du har fundet en vare, som du ønsker at tilføje til en favoritliste, skal du markere varen ud i venstre side af skærmen med et flueben. Dernæst skal du klikke på rullegardinet Tilføj til favoritliste og vælge Opret ny favoritliste. Du skal nu angive et navn på din nye favoritliste. Afslut med Ok. Du har nu oprettet en favoritliste, som du kan vælge at tilføje flere varer til efterfølgende. For at tilføje varer til en oprettet favoritliste, markeres varen i venstre side af skærmen med et flueben. Dernæst skal du klikke på rullegardinet Tilføj til favoritliste og vælge den favoritliste varen skal tilføjes til. 23

Herefter bliver varen vist i favoritlisten ved, at klikke på rullegardinet Vis favoritliste og vælge den aktuelle favoritliste. 5.5 Check ud>> Ønsker du ikke at tilføje flere varer til din indkøbskurv, kan du afslutte din varesøgning på markedspladsen ved at klikke på knappen Check ud. Efter du har afsluttet din varesøgning, returnerer du til det oprindelige skærmbillede, hvor du startede din rekvisition. Det er her, du skal færdigbehandle din rekvisition. 6. Færdigbehandling af rekvisition 6.1. Færdigbehandling af rekvisitionslinje Du kan nu se, at dine fundne varer fra markedspladsen, er oprettet i din rekvisition som rekvisitionslinjer. 24

Har du valgt at oprette rekvisitionslinierne manuelt, vil linjerne på samme vis vises i feltet. Varelinjerne er iovenstående skærmbillede hentet fra leverandørens katalog. Har du rettelser til din rekvisitionslinie kan du vælge at klikke på ikonet. Du får nu mulighed for, at redigere din rekvisitionslinie og rette i felterne. Ønsker du at slette en rekvisitionslinie, kan du gøre dette ved at klikke på ikonet. Når du har færdigbehandlet dine rekvisitionslinjer, skal du klikke på knappen Næste i nederste venstre hjørne. 6.2. Færdigbehandling af rekvisitionshoved Du skal nu behandle rekvisitionshovedet. Rekvisitionshovedet er det sted på rekvisitionen, hvor du skal angive fælles information, som dækker hele rekvisitionen. 25

Rekvisition: Her kan du angive en titel til din rekvisition Indkøber: Her skal du angive en indkøber. Klik på rullegardinet og vælg den indkøber, som rekvisitionen skal sendes til. Disponent: Her kan du angive en disponent. Klik på rullegardinet og vælg den disponent, som rekvisitionen senere skal sendes til. Bemærk at det stadig vil være muligt for indkøberen at ændre valget af disponent på rekvisitionen. Leveringsadresse: Her kan du angive en leveringsadresse. Klik på rullegardinet og vælg den leveringsadresse, hvor varerne skal sendes til. Slå automatch fra på ordren: Du kan vælge at ordren som dannes på baggrund af din rekvisition ikke må automatches 2 med en faktura i IndFak. Dette gøres ved at sætte et flueben i feltet. Bemærk at det stadig vil være muligt for indkøberen at ændre denne option. Tillad ikke delvis leverance: Du kan vælge at varemodtagelsen i IndFak kun kan foretages på det samlede antal af bestilte varer. Dette gøres ved at sætte et flueben i feltet. 2 Reference til automatch 26

Du har også mulighed for at knytte kontering til din rekvisition. Du kan vælge at udfylde en eller flere af dimensionerne. Dette gøres ved, at klikke på rullegardinet ud for den dimension, som du ønsker at udfylde. Vælg dernæst den aktuelle konto eller værdi, som du ønsker at angive i dimensionen. Bemærk at indkøberen og disponenten har mulighed for, at ændre valget af konto og værdier, som du har angivet på rekvisitionen. Når du har færdigbehandlet rekvisitionshovedet, skal du klikke på knappen Næste. Ønsker du derimod at vende tilbage til det forrige skærmbillede, hor du oprettede dine rekvisitionslinjer, skal du klikke på knappen Forrige. 27

Inden du kan videresende din rekvisition, har du mulighed for at bekræfte at al information på din rekvisition er korrekt. Her kan du ikke ændre i felterne på rekvisitionen. Opdager du en fejl på din rekvisition, så skal du klikke på knappen Forrige Herved får du mulighed for at ændre i den information, som du har angivet på din rekvisition. Er alt korrekt skal du klikke på knappen Afslut og send, og rekvisitionen sendes til indkøberen. Du har nu færdigbehandlet din rekvisition. Du modtager altid en bekræftelse i IndFak, når du videresender dine rekvisitioner til en indkøber. Her kan du se dokumenttype, rekvisitionsnummer, dato, organisation og modtageren. 6.3. Udprint af rekvisition Du kan printe din rekvisition både undervejs i din udarbejdelse af din rekvisition og ved færdigbehandlingen af rekvisitionen. Det er dog ikke nødvendigt, at printe rekvisitionen. Alle rekvisitioner gemmes i IndFak, og du har altid mulighed for, at søge rekvisitionen frem. Se afsnit 2: Søge dokumenter. Det er heller ikke et krav fra Rigsrevisionen, at dokumentet er printet. 28

Klik på Print, og der åbnes et nyt printervenligt billedet i en ny browser. Du skal nu vælge den printer, som du ønsker at sende dit udprint til. Afslut ved at klikke på knappen Udskriv. Bemærk at hvis det nye billede ikke automatisk åbner sig, skal du tillade, at der må åbnes pop up meddelser fra dette site. Hvis du ikke selv har mulighed for at ændre denne indstilling i din browser, skal du kontakte din lokale IT afdeling. 6. Foretage varemodtagelse på egne ordre Efter at din rekvisition er omdannet til en indkøbsordre og sendt til leverandøren er det din opgave, at registrere varemodtagelsen i IndFak, når varerne er leveret. Det gøres nemt i IndFak. 29

Efter du er logget ind i IndFak ligger alle dine bestillinger, som er blevet omdannet til ordrer, på din forside Du kan nu vælge at varemodtage en ordre enten ved at klikke på knappen Hurtig modtag. Bemærk at ordrer med manglende varemodtagelse kun vises på din forside, hvis din systemadministrator har givet tilladelse til dette. Du kan også klikke på selve ordren, hvis der fx er tale om en delleverance, som skal registreres modtaget på ordren. (Udpensle delvis varemodtage lidt mere) 30

Kommentar til varemodtagelse: Her kan du angive en kommentar i forbindelse med registrering af varemodtagelse. Modtaget nu: Her angiver du antallet af varer, som du vil registrere som modtaget. Bemærk at der på ordren kan være angivet at der ikke tillades delleverance. Bliver dine ordrer ikke vist på din forside skal du søge ordren frem for derefter at registrere varemodtagelse. Se afsnit 2: Søge dokumenter. Når du har fremsøgt din ordre, skal du klikke på ordren for at åbne den. Du kan nu registrere varemodtagelsen på samme måde, som hvis ordren lå på din forside. Dette er beskrevet ovenfor. Det er vigtigt, at varemodtagelsen registreres på ordren i IndFak, da registreringen er en forudsætning for, at der automatisk kan matches en faktura med din ordre! Det gælder også for fakturaer, som skal matche med en delleverance på ordren. Husk at registrere al varemodtagelse i IndFak! 31

7. Bekræft varemodtagelse på faktura uden e ordre Varemodtagelse på fakturaer registreres, når der ikke kan forekomme et match mellem en faktura og ordre dannet i IndFak. Fakturaen kan blive sendt til dig som rekvirent fra en fakturafordeler. Hvis din systemadministrator har tilladt autoroutning af faktura, kan fakturaen lande direkte hos dig som referenceperson på fakturaen, dvs. uden om fakturafordeleren. Når du logger ind i IndFak vises dine fakturaer, som afventer varemodtagelse. 32

7.1. Behandling af faktura fra forside 33

7.2. Behandling af faktura Du kan også åbne fakturaen, som ligger på din forside. Du åbner fakturaen ved at klikke på fakturaen. Herefter ses fakturaens indhold. Hvis du ville have sikkerhed for de fakturaer, som du skal behandle, er det en god idé at åbne fakturaerne først. Du har hermed mulighed for at ændre de felter som ikke er korrekte. Du skal være opmærksom på at ikke alle felter er redigerbare. Bl.a. er felter som indeholder beløb ikke redigerbare. 34

Du skal vælge hvilken disponent, som du skal sende fakturaen til. Dette gør du ved, at klikke på rullegardinet ved siden af Disponent. Her vælger du så den aktuelle disponent. Som rekvirent har du mulighed for at angive kontering på fakturaen. I Indfak kan man kontere fakturaer både på headeren og på fakturalinjen. Headerkonteringen er definition for en samlet kontering, som vil gælde for samtlige fakturalinjer på fakturaen, hvis fakturalinjerne ikke er konteret. Dvs. at det til en hver tid er fakturalinjekonteringen, der er den styrende og gældende kontering. 7.3 Kontering på fakturalinjer Du kan vælge at angive konteringen på fakturalinjerne. Dette gøres ved at klikke på ikonet pågældende fakturalinje. ud fra den 35

Fakturalinjen åbnes herefter, og du har mulighed for at påføre linjen kontering og angive en note til fakturalinjen. Når du har angivet din kontering, afslutter du med at klikke på ikonet fakturalinjekontering gemt.. Hermed er din 36

7.4 Opsplitte en faktura Som rekvirent har du mulighed for at splitte en fakturalinje op i flere fakturalinjer. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Du kan vælge hvor mange linjer fakturaen skal splittes op i. Dette gøres ved at angive antallet i feltet til højre for knappen Split. Klik dernæst på knappen Split. Herefter vises de opsplittede fakturalinjer. Du har nu på samme vis mulighed for at editere hver enkel af de opsplittede fakturalinjer. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Se afsnit: 7.3. Kontering på fakturalinje. 37

Hermed har du mulighed for påføre kontering og redigere i antallet eller total på hver enkel opsplittet fakturalinje. NB! Ændrer du i antal eller total på de opsplittede fakturalinjer, skal summeringen til slut give det samme antal og total, som står på den oprindelige fakturalinje. Husk at afsluttet ved at klikke på ikonet. Når du har færdigbehandlet dine opsplittede fakturalinjer skal du afslutte med knappen Gem. Vil du derimod annullere fakturasplittet, skal du klikke på knappen Fortryd. Du returneres nu til forrige skærmbillede af fakturaen, hvor du kan se din fakturalinje er opsplittet i x antal fakturalinjer. 38

7.5 Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent Du kan vælge at sende dine fakturalinjer til forskellige disponenter i IndFak. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Bemærk at du kun kan vælge de disponenter, der har prokura til at godkende beløbet, som fakturalinjen lyder på. Du har nu mulighed for at angive en disponent på fakturalinjen. Klik i feltet Disponent og vælg den ønskede disponent. Du behøver nødvendigvis ikke angive en disponent på hver enkel fakturalinje.når du har valgt en disponent, skal du afslutte ved at klikke på ikonet. NB! Selv om du har valgt en disponent på en fakturalinje, skal du også huske at vælge en disponent på fakturahovedet angivet med et blåt felt. 39

7.6 Færdigbehandling af faktura Når du har angivet en eller flere disponenter på fakturaen, skal du bekræfte varemodtagelsen på fakturaen. Dette gøres ved at klikke på knappen Bekræft varemodtagelse. Hermed sendes fakturaen til disponenterne. Du modtager en bekræftelse i IndFak på at din faktura er videresendt til en eller flere disponenter. 8. Genåbning af en afvist faktura Det er i forrige afsnit blevet belyst, at du har mulighed for at afvise en faktura, hvis du mener, at der er fejl på fakturaen. Når du afviser en faktura, så vil den skifte status til Faktura afivst. Da du afviste fakturaen, kontaktede du også leverandøren og bad denne sende en faktura, som kunne udligne hele eller en del af fakturaen. 40

8.1 Find afvist faktura og genåbn Anvend Søg faktura til at finde den faktura, som du ønsker at genåbne. Klik Vælg ud fra fakturaen, du vil åbne. Du har nu mulighed for at genåbne fakturaen. Klik på knappen Genåbn. 41

9. Acceptér en kreditnota Når du modtager en kreditnota, som kræver din accept, så vil du modtage en E mail notifikation. I E mailen vil der være et link, som sender dig til IndFak login. Når du er logget ind, vil du komme direkte ind på den kreditnota, som du skal godkende. Kreditnota vil du også kunne finde på din forside. At acceptere en kreditnota foregår på samme måde, som at bekræfte varemodtagelse på en faktura. På kreditnotaen har du dog mulighed for at tilknytte en faktura, og herved sammenligne kreditnota og faktura. 9.1 Gennemse kreditnota Når du modtager en Kreditnota skal gennemse, og herudfra afgøre hvorvidt du kan behandle den. Du kan opdele gennemgangen af Kreditnotaen i tre dele: Kreditnota hoved: I Kreditnota hovedet, som er den øverste del af Kreditnotaen finder du generelle informationer om Kreditnotaen. Kreditnota linier: Forsendelsesmuligheder Du har mulighed for at sende Kreditnota tilbage til afsender eller videre til en anden person. Du kan læse mere om de tre ovenstående punkter i de kommende afsnit. 42

9.1.1 Kreditnota hoved Som rekvirent skal du være opmærksom på følgende når du gennemgår den øverste del af en Kreditnota, Kreditnota hovedet. Leverandør Leverandøren(Kreditor) som har afsendt kreditnotaen Kreditnotanummer: Nummeret på kreditnotaens. Skal være unikt fra leverandøren. Fakturanummer: Det er muligt at tilknytte et ordre eller kontraktnummer til Kreditnotaen. Herved at det muligt at matche de dokumenter, og på denne måde sammenligne dem. Tilknyt faktura: I IndFak har du mulighed for at tilknytte en kreditnota til en faktura og herved skabe en reference mellem faktura og kreditnota. Du får på denne måde mulighed for at sammenligne faktura og kreditnota. I feltet indtaster du fakturanummeret og herefter klikker du Tilknyt faktura. Se også afsnit 9.2 Tilknyt faktura til kreditnota. Disponent: Du skal vælge en disponent som kan godkende(assistere) på kreditnotaen. Felter er markeret fordi det er påkrævet at du udfylder feltet. Kommentar: I kommentar feltet kan du påføre en kommentar. Det anbefales at du skriver en kommentar, 43

såfremt du sender kreditnotaen videre til en anden person, således at denne kan kende forudsætning for at modtage kreditnotaen fra dig. Historik: I historik feltet kan du se hvem kreditnotaen tidligere har været hos. Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælde for hele kreditnotaen, medmindre der er påført en liniekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan være udfyldt af fakturafordeler eller en rekvirent, når du modtager kreditnotaen. Da du også har mulighed for at redigere i hovedkontering, så vil det være dig som har den endelig ansvar for at konteringen er rigtig udfyldt. 8.1.2 Kreditnotalinier Under kreditnotalinier skal du være opmærksom på hvad der bliver faktureret for. På den enkelte kreditnotalinie har du mulighed for at påføre en liniekontering og en linie disponent. Ligledes har du mulighed for at opsplitte den enkelte kreditnotalinie i flere underlinier. Se hvordan i de kommende afsnit. 8.1.3 Forsendelses muligheder Når du modtager en kreditnota, så har du flere forsendelses muligheder. Retur til fakturamanager Anvend Retur til fakturamanager, når du mener at kreditnotaen er sendt til den forkerte organisationsenhed, eller hvis du er i tvivl. Send til anden rekvirent Hvis du ikke mener at en anden rekvirent bør bekræfte varemodtagelsen, har du mulighed for at videresende kreditnotaen. Gem kreditnota Du har mulighed for at gemme en kreditnotaen på din personlige forside imens du behandler den. kreditnotaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. Afvis kreditnota Du kan kun afvise en kreditnota, hvis du mener at leverandøren har lavet en fejl på kreditnotaen. Når du afviser en kreditnota, så vil den skifte status til kreditnota afvist, og du er derfor nød til at kontakte leverandøren 44

Acceptér kreditnota Acceptér en kreditnota når du mener at kreditnotaen er rigtig og udfyldt korrekt. Når du acceptér en kreditnota, så vil den blive sendt til den valgte disponent. 9.1.4 Kvittering Når du har bekræftet varemodtagelsen på en Kreditnota, så vil du modtage en kvittering. Du har mulighed for at printe kreditnotaen, men det anfaldes ikke at gøre det. Du har altid mulighed for, at finde kreditnotaen på et senere tidspunkt i IndFak. Det er ligeledes heller ikke et krav fra Rigsrevision. 9.2 Tilknyt faktura til kreditnota I IndFak kan du tilknytte en faktura til en kreditnota og herved få mulighed for at sammenholde de to dokumenter. Når du tilknytter en faktura til kreditnota, som beskrevet i tidsligere afsnit, så vil det blive afspejlet i fanebladene, hvor fakturaen og kreditnotaen vil være tilgængelig. Indtast fakturanummeret til feltet og klik på Tilknyt faktura En faktura kan også have en ordre tilknyttet. Hvis du har en kreditnota, som refererer til en faktura, hvor fakturaen også referer til en ordre, så vil der vises 4 faneblade, nemlig ordre, varemodtagelsen, faktura og kreditnota. 45

10. Konto udtog Det er IndFak muligt at modtage et kontoudtog fra leverandøren, med en oversigt over leverandørens fakturaer forsendelser for en given periode. Såfremt du får fremsendt et kontoudtog, så vil du modtage en E mail notifikation. Kontoudtoget vil du også kunne finde på din personlige forside. Når du har åbnet kontoudtoget, så har du følgende muligheder for at behandle kontoudtoget: Vis elektroniske original Klik på Vis elektroniske original og den vil fremkomme i et nyt skærmbillede. Ok Ved at klikke Ok vil du returnere til din personlige forside. Send til anden bruger Vælg en anden bruger fra listen og klik Send til anden bruger. Hvis at en anden bruger skal godkende eller blot gennemgå udlægget. 46