PRINCE2 Posters 29. November 2013, Hellerup
Projektledelse og -kontor Topledelse En model for implementering af strategien via projekter Prioritér projektporteføljen Værdi for: 1. Kunder 2. Medarbejdere 3. Brugere Etablér projektorganisationen (Governance) Strategi og portefølje Styr projektporteføljen aktivt Udbred en projektledelsesmodel Fastlæg specifikke projektværktøjer Understøt fælles sprog og kompetencer Eksekvér og mål på effekt Supportér projektorganisationen (PMO) Skab ressourceoverblik Projekter Performance Transformation af projektkultur 2
Brug altid alle PRINCE2 -principper aktivt og skalér dem individuelt Fortsat forretningsbegrundelse Begrund i en business case relevansen af og behovet for projektet, og tjek løbende, at begrundelsen forbliver gyldig business casen hører ikke hjemme nederst i en skuffe! Tag ved lære af erfaringer Benyt systematisk andres erfaringer og anvend egne proaktivt ift. forbedringer af projektforløbet. Fastlagte roller og ansvar Definér klart, hvilket ansvar der påhviler hver enkelt rolle i projektet og tildel alle interessenter en rolle for at styre forventningen til dem. Faseopdeling Brug en overordnet projektplan og en detaljeret faseplan, hvor der kun planlægges detaljeret en fase frem. Lad ledelsen følge op på væsentlige tidspunkter ved faseskift. Afvigelsesstyring Fastlæg tolerancer for at kunne uddelegere myndighed. Rapportér afvigelser ved overskridelse af tildelte tolerancer/ansvar. Fokus på produkter Formulér SMARTe beskrivelser af projektets produkter/leverancer og de tilknyttede kvalitetsforventninger. Tilpasning til projektmiljøet Tilpas PRINCE2, så det passer til projektet og organisationen ellers høster I ikke gevinsterne ved metoden! PRINCE2 is a registered trademark of the UK Cabinet Office 3
Projektmodel Intro til projektmodel Definition af projekt Roller i projektorganisationen Porteføljestyring Ordbog til projektmodellen Beslutningspunkter og beslutningsniveauer Direktion (DIR) DIR Projektstyregruppe () Projektejer (PE) PE PE PE Faser med beslutningspunkter Idé- og foranalysefasen Planlægningsfasen Gennemførelsesfasen Afslutningsfasen Basisværktøjer Idébeskrivelse godkendes af styregruppen Projektbeskrivelse godkendes af styregruppen Forankringsrapport godkendes af styregruppen Evalueringsrapport Projektdokument (udbygges undervejs til idébeskrivelse, projektbeskrivelse, forankringsrapport og evaluering) Faseplan Statusrapport Projektafhængige tilvalg Business case Udvidet leverancebeskrivelse Dagsordenskabelon Referatskabelon 4
Formålet med de fire faser i implementeringsprocessen Analyse og vurdering Håndbog og træning Pilottest Drift Ledelse/ styregruppe () Projektleder (PL) At få afklaret og vurderet, hvordan PRINCE2 skal tilpasses organisationen. At få etableret en godkendt projekthåndbog og få trænet organisationen i at anvende den udviklede projektmetode At få testet om metoden virker efter hensigten. At få metoden til at leve i organisationen samt supportere en ensartet anvendelse af den Teamleder/ specialist/ projektdeltager Projektmodenhed Principperne (og ledelseskulturen) Organisering af projektet Projekthåndbog Træning Pilotprojekter Revision af projekthåndbog Sikre, at projektmodellen bliver anvendt Sparring til projekterne (PD) PRINCE2 is a registered trademark of the UK Cabinet Office 5
Det dobbelte bogholderi og prisen for forandring for interessenterne Nu Fremtid Projektgennemførelse Brændende platform Vision 6
Eksempel på agenda for den 1. workshop Møde om PRINCE2 -projektmodel Facilitator: NN Deltagere: Referent: NN Sted: MM Emne (ansvarlig) Hvad skal vi udrette? Proces (hvordan?) Tid Beslutning hvem gør hvad? Kl. 12.00 Introduktion (Søren) Lære hinanden at kende Fortæl og lyt 15 min Ingen beslutning Det dobbelte bogholderi (Rasmus) Erfaring fra tidligere + viden om organisationen + fælles forståelse ift. opgave Anvendelse af værktøj til forandringer (det dobbelte bogholderi). Perspektiver på projektmodellen 60 min Indvirker på det fremadrettede arbejde med projektmodellen ift. muligheder og forhindringer - Hvad må det ikke udvikle sig til? Arbejde med projektmodel (Søren og Rasmus) Fælles forståelse af, hvor en projektmodel hjælper i et projektperspektiv Modelfokus enighed om en simpel projektmodel Lidt om Implement-erfaringer Standard projektmodel skal tilpasses til xx-organisation Samspil mellem model, governance og værktøjer 65 min Opnå viden og fælles platform To do s til næste workshop (Søren) Hvem skal gøre hvad, til næste gang vi ses den dd.mm? Oplistning af opgaver 5 min Fordeling af opgaver Evaluering af denne 1. workshop ift. proces (Søren) Optimere det fremadrettede setup, så vi arbejder endnu bedre sammen næste gang Feedbackvindue - Hvad gik godt og skal fortsættes? - Hvad gik mindre godt og skal justeres? 15 min Ændringer i form og proces til næste gang Slut senest kl. 15.00 7