Bilag 2.4. Procesbeskrivelse for fælles udbud Gør tanke til handling VIA University College
Indholdsfortegnelse 1. Formål...3 2. Opgaven...3 3. Begreber...3 4. Udgifter til gennemførelse af fællesudbud...4 5. Opgaver, rollefordeling, ansvar og kompetence...4
1. Formål Dette notat beskriver proceduren ved udbud, når dette skal foretages i et samarbejde mellem flere professionshøjskoler Proceduren skal sikre, at ansvar og roller er veldefinerede for alle parter i udbuddet. 2. Opgaven Et fællesudbud er et udbud, hvor to eller flere UC er arbejder sammen om at udføre selve udbudsarbejdet. Ved at slå indkøbsvolumen sammen, forventes der at kunne opnås ekstra interesse hos leverandørerne for at vinde opgaven. Samtidig forventes der at blive sparet procesressourcer, ved kun at udføre ét udbud. Før et område udbudssættes, skal der være gennemført en business case, som udviser et positivt resultat for udbuddet. Resultatet er udover den gode forretning at overholde udbudsforpligtigelserne. Et fællesudbud resulterer i en kontrakt til hver af de deltagende UC er, der efterfølgende selv er ansvarlig for implementering og drift af aftalen. 3. Begreber Udbudsansvarligt University College (UC): Det UC, der har ansvaret for opgaven. Indkøbschefer: Indkøbscheferne i de respektive UC er Medlemmer af indkøbschefkredsen, uanset titel. Den udbudsansvarlige indkøbschef: Indkøbschef på det udbudsansvarlige UC. Den person, der har det daglige ansvar for projektlederens arbejde, og den person, der formelt har rapporteringsansvaret over for indkøbschefkredsen. : Den person, der har ansvaret for projektledelsen af et fællesudbud - Indkøber, medarbejder, Indkøbschefen selv fra det udbudsansvarlige UC, eller en eksternt indkøbt konsulent med Side 3 af 9
kompetencer inden for projektledelse og udbud. Det forudsættes, at projektlederen har indgående kendskab til såvel projektledelse og til udbud. De udbudsansvarlige: Indkøberne fra de respektive UC er, der deltager i udbud, og som tegner det enkelte UC i det fælles arbejde. Hvert af de deltagende UC er har minimum én person, der deltager i Brugergruppen. Denne person repræsenter sit UC i arbejdet, og har ansvar for fx data fra eget UC og for kommunikation og godkendelse af deltagelsen hos det hjemlige UC. Rollen er uddybet i nedestående skema på relevante steder. Brugergruppe: Brugergruppe med repræsentanter fra UC erne Typisk personer med viden om det, der skal udbydes. De udbudsansvarlige forventes at side i denne gruppe. Et UC kan godt være repræsenteret i Brugergruppen med flere personer. Fx den udbudsansvarlige, med administrativ / indkøbserfaring og en fagperson/faglære el. Der har specifik viden om det der skal udbydes. Fx en økonom eller en tekniker. Udbudsansvarlig jurist: Der skal fastlægges, hvor ansvaret for den juridiske kvalitetskontrol skal ligge. [Ingen af UCérne råder, efter egen opfattelse, pt. over ressourcer med disse kompetencer i indkøbsafdelingerne. Det anbefales derfor, at der vælges en ekstern rådgiver. Rådgiverene kan være en advokat eller et konsulenthus med kompetence på området. Kravet til rådgiveren er, som minimum, at denne har en rådgiveransvarsforsikring.] 4. Udgifter til gennemførelse af fællesudbud Udgifter til ekstern hjælp til gennemførelse af fællesudbud deles mellem de deltagende UC er efter en i forvejen fastlagt model. Se punkt 32 og 34 i proceduren for nærmere specifikation af udgiftsfordeling. 5. Opgaver, rollefordeling, ansvar og kompetence Det følgende skema indeholder fire kolonner. Begreberne skal forstås på følgende måde: Nr.: Nr. er udelukkende et fortløbende id tilknyttet de beskrevne aktiviteter. Side 4 af 9
Aktivitet: Her beskrives hvilke opgave eller hvilken del af processen at udføre et fælleudbud der henvises til. Teksten i kasserne sigter ikke mod at være 100% udtømmende. Fx i nr. 8 kan der i forbindelse med aktiviteten godt tages andre elementer ind, såfremt det i det konkrete udbud er relevant. Ansvarlig: Her beskrives, hvem der skal sikre aktivitetens gennemførelse. Kompetence/rolle: Her fastlægges den ansvarliges kompetencer Fx i nr. 7 er det projektlederen, der udfører en opgave. Dvs. det er en produktionsopgave. I nr. 10 beskrives opgaven udarbejdelse af kravspecifikation. Der er brugergruppens ansvar at udføre opgaven. Deres fælles arbejde skal ikke godkendes andre steder, da de er besluttende. Når det er angivet at kompetencen/rollen er besluttende er det underforstået, at der også ligger en arbejdsopgave, svarende til udførende. Beslutningen skal ikke godkendes andre steder. Nr. Aktivitet Ansvarlig Kompetence/rolle 1 Udpegning af udbudsansvarlig UC Indkøbschefer Besluttende 2 Dannelse af projektgruppe til gennemførelse af udbud: a) Udpegning af projektleder a) Udbudsansvarlig indkøbschef a) Besluttende b) Udpegning af udbudsansvarlig jurist b) Udbudsansvarlig indkøbschef b) Besluttende c) Udpegning af udbudsansvarlig c) Indkøbschefer c) Besluttende d) Evt. valg af suppleant for projektleder d) Udbudsansvarlige d) Besluttende 3 Opstartsmøde mellem udbudsansvarlige Besluttende Udfærdigelse af kommissorium i henhold til vejledende skabelon herfor. Oplæg til: Udbudsstrategi (aftaleart, antal leverandører mv.) Aftaleperiode (inkl. optioner) Tidsplan Brugergrupper 4 Nedsættelse af brugergrupper: a) Evt. udpegning af brugergrupper a) Udbudsansvarlige a) Besluttende Side 5 af 9
b) Udpegning af fælles brugergruppe b) Brugergrupper og udbudsansvarlige 5 Indhentning af forbrugsdata for de Udbudsansvarlige enkelte UC er b) Besluttende 6 Opstartsmøde for projektgruppe Oplæg til: Udbudsansvarlige (mødeindkaldelse, mødeledelse, referat m.v.) Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier mv. Verificering af forbrugsdata og indsamling af eventuelt manglende forbrugsdata. 7 Udarbejdelse og udsendelse af endelig tidsplan 8 Møde mellem projektgruppe og fælles brugergruppe (mødeindkaldelse, mødeledelse, referat m.v.) Mødets indhold: Gennemgang af udbudsprocessen og brugergruppens ansvarsområder Godkendelse/fastlæggelse af tidsplan Oplæg til delaftaler Oplæg til tildelingskriterier Plan for afprøvning og vareprøver 9 Evt. revidering af tidsplan 10 Udarbejdelse af kravspecifikation Brugergruppe /besluttende 11 Møde mellem projektgruppe og fælles brugergruppe Mødets indhold: Gennemgang og godkendelse af kravspecifikation Endelig fastsættelse af tildelingskriterier 12 Udarbejdelse af kommercielle dokumenter (udbudsbetingelser, tilbudslister, kontrakt, leveringsadresser og øvrige logistiske forhold m.v.) 13 Juridisk gennemlæsning af Udbudsansvarlig jurist udbudsmaterialet 14 Gennemlæsning og godkendelse af Udbudsansvarlige 1 (mødeindkaldelse, mødeledelse, referat m.v.) 1 De udbudsansvarlige tegner de enkelte UC. I dette punkt skal det sikres, at den Side 6 af 9
udbudsmateriale. - Sidste mulighed for de deltagende UC til at påvirke udbuddet og dermed også sidste mulighed for at springe fra det fælles udbud 15 Udarbejdelse af bekendtgørelse og udbudsannoncering. 16 Evt. spørgsmål og svar efter konsultation med fælles brugergruppe 17 Tilbudsmodtagelse inkl. sammenstilling af tilbud (pris og produkter) 18 Møde mellem projektgruppe og fælles brugergruppe. Mødets indhold: (mødeindkaldelse, mødeledelse, referat m.v.) Tilbudsevaluering Planlægning af eventuel afprøvning og praktisk udførelse heraf. Implementering 19 Leverandørvalg, udarbejdelse af evalueringsrapport, samlet besparelsesopgørelse samt opgørelse af øvrige fordele. på baggrund af brugergruppens vurderinger. Besparelsesopgørelse for hver enkel UC. Udbudsansvarlige 20 Udmelding om leverandørvalg/fravalg 21 Evt. udfærdigelse af pressemeddelelse 22 Kontraktindgåelse, herunder: a) klargøring af kontrakt a) a) b) underskrift af kontrakt b) Udbudsansvarlige b) Der indgås en kontrakt for hver enkelt UC. 23 Bekendtgørelse af aftaleindgåelse 24 Implementering på UCérne. Udbudsansvarlige i samarbejde med fælles brugergruppe (evt. lokal brugergruppe) Kontraktopfølgning 25 Opbevaring af vareprøver under hele kontraktperioden 26 Evt. Tilfredshedsundersøgelse hos Udbudsansvarlig UC/ Leverandører, Brugergrupper Udbudsansvarlige hjemlige opbakning er tilstede. Side 7 af 9
27 Overordnet kontraktopfølgning i kontraktperioden, f.eks: Årlige prisjusteringer Større sortimentsændringer Større reklamationer Øvrig kontraktopfølgning (UC niveau) Ordreafvikling Omsætning Leverandørperformance Evt. reklamationer Statisk gennemgang og kontrol af fakturerede priser i forhold til seneste godkendte prisliste. Statisk gennemgang af compliance på varenummerniveau Statisk gennemgang af øvrige samhandel med leverandør (Compliance) Samlet oplæg til indsat over for leverandør 28 Evt. kontraktlig opfølgning inden for det første halve år med projektgruppen. Udbudsansvarlige Opfølgning skal som minimum omfatte: Ordreafvikling Omsætning Leverandørperformance Evt. reklamationer Statisk gennemgang og kontrol af fakturerede priser i forhold til seneste godkendte prisliste. Statisk gennemgang af compliance på varenummerniveau Statisk gennemgang af øvrige samhandel med leverandør (Compliance) Samlet oplæg til indsat over for leverandør 29 Generel information og kommunikation på de enkelte UC er om udbuddet Udbudsansvarlige Tvister 30 Juridiske uoverensstemmelser ang. Udbudsansvarlig jurist Besluttende udbudsmaterialet 31 Udbudsmæssige uoverensstemmelser Besluttende efter drøftelse med den udbudsansvarlige Indkøbschef 32 Indhentning af nødvendig efter drøftelse og Side 8 af 9
ekspertbistand, juridisk bistand, oversættelse, klagesager mv. 33 Ved evt. anmodninger om aktindsigt skal den udbudsansvarlige UC behandle og træffe afgørelse. / udbudsansvarlige UC. godkendelse af Indkøbschefer og besluttende Udgifter 34 Afholdelse af udgifter til gennemførelse af udbud afholdes af den udbudsansvarlige UC, til efterfølgende fordeling Udbudsansvarlig indkøbschef, i samarbejde med projektleder. og besluttende efter tæt orientering af øvrige indkøbschefer. Undtaget herfra er: Udgifter til brugergruppers og udbudsansvarliges transport og rejseopholdsomkostninger. Disse udgifter afholdes af den enkelte UC Udgifter til evt. erstatningskrav i forbindelse med klager over udbuddet deles efter aftalt model. Udgifter til klager el. erstatninger i forbindelse med driften af den enkelte UC s del af kontrakten betaler af det enkelte UC Side 9 af 9