Velkommen er en konsulentvirksomhed, specialiseret Projektporteføljestyringsprocesser og -værktøjer. Vi er eksperter i Focal Point software suiten. Vi har designet og implementeret nogle af de største og mest avancerede Focal Point PPM-løsninger i Skandinavien. KERNEKOMPETENCER Prioritering af projekt-pipelines PPM Procesoptimering PPM Ledelsesoverblik Focal Point konfigurationer
Agenda 10 Juni 2009 itsmf 35 mn præsentation 25 mn dialog 1. Den grundlæggende skabelon for projekterne 2. Management by Exception 3. Tolerancer og Exceptions 4. Eksempler på Prince2 Logs 5. Skalerbarhed 6. Sikring af valide data i systemet
Mange interessenter i projektporteføljestyringen Projektkontor Projektledere IT-chef PPM Controller Topledelse Afdelingsleder
Projektporteføljestyringen - organisering Fokus: Porteføljestyring Gennemfører vi de strategisk rigtige projekter? I den rigtige kombination? I den rigtige rækkefølge? Fokus: Projektstyring Gennemfører vi projektet rigtigt? 5 af 13
Hvad er Focal Point fra IBM? En enkel, 100% web-baseret platform til Projektporteføljestyring Ekstrem fleksibel, tilpasses uden programmering En PPM løsning med en simplere måde at prioritere projekter på
DEMO
Focal Point: En fleksibel Prince2 toolbox Eksempler der demonstreres Prince2 Projektmodel Prioritering af projekter Arbejdspakker Risicilog og Kvalitetslog Afvigelser Prognoser og fremskrivning - automatiseret Emnelog
: Procesunderstøttelse Procesunderstøttelse Flere kunder har implementeret Focal Point med udgangspunkt i PRINCE2 Projektmodellen. Focal Point kan skræddersyes til netop den projektmodel der ønskes og kan endvidere udbygges løbende, som processer ændres og modnes. Start af et projekt Ledelse af et projekt Initiering af et projekt Planlæg ning Styring af en fase Ledelse af en faseovergang Afslutning af et projekt 8 af 80
Eksempel på en projektskabelon Focal Point kan konfigureres til at understøtte jeres arbejdsgange og egne projektmodeller. Man kan vise mange typer information i skabelonen, såsom formatteret tekst, grafer, diagrammer, matricer og dropdown menuer. Indbyg egne sektioner (headings) Vedhæft filer og indsæt hyperlinks til yderligere information Lad brugere abbonnere på ændringer efter eget valg så får de en mail når der sker ændringer I eksempelvis projektets milepæle eller status.
Hvor starter vi projektmodellen? Definition af 11 indsatsområder Lyn-interviews, behovsafdækning Prioritering Copyright Decision Focus 2005 1 38
Eksempel på skalering af Prince2 Hvor meget skal de forskellige områder understøttes i Focal Point? Hvad er de primære pain points I jeres organisation? Hvor er belaster vi færrest medarbejdere og får mest ud af at undersøtte? Focal Point undersøtter kun de dele af Prince2 som I vælger er vigtige. I kan genbruge standardskabeloner eller lave jeres egne.
Vurdering af 11 indsatsområder Projektopstart Kravspecifikation Rapportering Ledelsesoverblik Budgethåndtering Ændringshåndtering Leverancer Planlægning Risikostyring Interessenter & Kommunikation Overdragelse Copyright Decision Focus 2005 1 38
Indsatsområder prioriteret efter interviews Ledelsesoverblik Projektopstart Rapportering Planlægning Budgethåndtering Kravspecifikation Risikostyring Interessenter og kommunikation Ændringshåndtering Overdragelse Leverancer Copyright Decision Focus 2006 1 10
Prince2 Komponenter Ændringskontrol Business Case Konfigurations - styring Start af et projekt Initiering af et projekt Styring af en fase Ledelse af en faseovergang Afslutning af et projekt Organisation Kvalitet i et projektmiljø Planer Risikostyring Kontroller Copyright Decision Focus 2005 14 38
Prince2: Organisation Virksomheds- eller programledelse Styregruppe Seniorbruger Styregruppeformand Seniorleverandør Projektkvalitetssikring Projektleder Teamleder Projektadministration Copyright Decision Focus 2005 15 38
Prince2: Organisation Fokus: En velfungerende styregruppe Bedre ansvarsfordeling ved Projektstart Struktur & Kultur ved styregruppemøder Inddragelse af de rigtige interessenter Virksomheds- eller programledelse Hvordan? Ejerskab: Fysisk godkendelse af PID Definition af roller og ansvar Facilitere handlingsorienterede styregruppemøder (beslutninger og opgaver til styregruppens medlemmer) Styregruppe Seniorbruger Styregruppeformand Seniorleverandør Projektkvalitetssikring Projektleder Projektadministration Teamleder P-plads Detaljeret ressourcestyring Projektkvalitetssikring Involvering af leverandør Copyright Decision Focus 2005 16 38
Prince2 vs. Indsatsområder Ændringskontrol Business Case Konfigurations - styring Start af et projekt Initiering af et projekt Styring af en fase Ledelse af en faseovergang Afslutning af et projekt Organisation Kvalitet i et projektmiljø Planer Risikostyring Kontroller Copyright Decision Focus 2006 17 38
Faser Copyright Decision Focus 2006 1 10
Faser 2 Ledelsen prioriterer Opsamling ingen formkrav! 1 4 Ledelse af projektet gennem faserne Styregruppen verificerer at projektet er velplanlagt før igangsættelse 3 Projektet overdrages rigtigt, verifikation af succeskriterier 5 Copyright Decision Focus 2006 1 10
Mere Information IBM Business Partner Bregnerødvej 144 3460 Birkerød Denmark jon.tollerup@decisionfocus.dk www.decisionfocus.dk Telefon: +45 36967404 Mobil: +45 4112 9517 Skype: jontollerup
Case Københavns Kommune Sådan blev vi bedre til Porteføljestyring Vi havde ikke tidligere nogen fælles projektkultur, hver afdeling havde deres egen projektmodel og måde at styre deres projekter på. Vi erfarerede at nogle projekter kunne foregå i det stille og sjældent blive re-vurderet i forhold til strategiske indsatsområder fortæller Kasper Schmidt, Kontorchef i Økonomiforvaltningen i Københavns Kommune. Forskellige organisationsniveauer og behov I forlængelse af en større organisationsændring i Københavns Kommune i efteråret, 2006 kom der særligt fokus på forbedring af den interne ledelsesinformation i kommunen. Ledelsen ønskede let tilgængelige overblik over hele projektporteføljen og at kunne prioritere projekter på strategisk niveau samtidig med, at de ønskede muligheden for hurtigt at fremskaffe information om de enkelte projekters gennemførsel og fremdrift. Det varligeledes afgørende for direktionen at opbygge en fælles projektkultur, der blandt andet skulle understøttes at et stærkt og fleksibelt IT-system. Organisationens medarbejdere ønskede en fælles projektmodel, der kunne lade dem tale om projekter i det samme sprog og hjælpe dem i det daglige projektarbejde. Kasper Schmidt, Kontorchef RESUME Focal Point benyttes i dag i hele Økonomiforvaltningen i Københavns Kommune. En fælles projektmodel er implementeret og understøtter såvel projektledere som projektdeltagere. Udover prioritering af projekter anvendes Focal Point til: Statusrapportering Styring af milepæle og aktiviteter Budget-og forbrugsopfølgning Disse behov lagde grundstenen til at iværksætte en tværgående implementering af Focal Point i Økonomiforvaltningen i Københavns Kommune. Smertefri implementering IT-løsningen skulle opfylde både projektledernes og direktionens behov. For at sikre at løsningen ikke druknede i medarbejdernes travle hverdag valgtes en to-faset implementering. I første fase blev der fokuseret på ledelsens overblik gennem enkle statusrapporter og på nem og fleksibel understøttelse af projektmodellen. I anden fase kal der fokuseres på at understøtte den daglige projektstyring for projektledere og -deltagere gennem detaljeret understøttelse af projektmodellen. Første fase tog kun to måneder at implementere, og kommunen er i dag i gang med implementeringen af anden fase. Decision Focus understøttede alle aspekter af implementeringen fra analyse over teknisk implementering til træning af slutbrugere. Trækket på organisationen i forbindelse med implementeringen blev dermed mindsket, og medarbejderne kunne bruge deres tid på at lære projektmodellen og processen.
Case: Københavns Kommune Sådan blev vi bedre til Porteføljestyring Københavns Kommune er derfor yderst tilfredse med deres løsning, som har givet mange nye muligheder. Udfra tidligere erfaringer med IT-systemer i Københavns Kommnune, har implementeringen af Focal Point været karakteriseret som smertefri. Processen er forløbet uden problemer og leveret til tiden, også selv om vi naturligvis løb ind nogle kulturbarrierer, som dukker op når vi ændrer på medarbejderens måde at arbejde på forklarer Kasper Schmidt. Implementeringen leverer de ønskede resultater Helt overordnet ønskede organisationen at blive bedre til at styre porteføljens strategiske orientering og sikre kvalitet i leverancer blandt andet gennem øget fokus på at ensarte projektkulturen og sikre dens forankring i organisationen. Københavns Kommune Økonomiforvaltningen i Københavns Kommune har som mission at København er en by i bæredygtig vækst med en effektiv og serviceorienteret betjening af byens borgere og virksomheder. Økonomiforvaltningen er én af de største forvaltninger i Københavns Kommune og er udover egne projekter engageret i et antal projekter i samarbejde med de andre forvaltninger i Københavns Kommune, bl.a. Metrocityringen, Metropolzonen og Byudvikling i Nordhavnsområdet. Tidligere havde Københavns Kommune ikke noget overblik på tværs af afdelinger på alle projekter de havde hver deres eget liv. I dag er billedet vendt 180 grader; projekterne opdateres løbende og informationen om de enkelte projekter er altid tilgængelig. Det betyder bedre fremdrift og øget sandsynlighed for at holde sig indenfor aftalte tidsfrister og øvrige krav fra eksempelvis Borgerrepræsentationen. Focal Point har bidraget væsentligt til styringen af projekter i kommunen: Vi har i dag en langt højere kvalitet i vores projekter og har store forventninger om at blive endnu bedre i fremtiden påpeger Kasper Schmidt. Ved at implementere Focal Point er organisationen på en hurtig og enkel måde i stand til at lave ugentlige statusrapporter på tværs af organisationen. Målet er at dokumentere en bedre strategisk retning for alle projekter og eventuelt blive opmærksom på nye faldgrupper eller ændrede vilkår, der vil have indflydelse på projektet. Der er simpelthen blevet kortere mellem direktionen og vores medarbejdere siger Kasper Schmidt og peger på den feedback projektlederen får fra direktionen ved de regelmæssige statusmøder. Direktionens prioritering af porteføljens projekter kræver udover en god politisk fornemmelse også et førsteklasses værktøj til at facilitere processen. Ledelsens prioritering af porteføljen understøttes i dag af Focal Point. KasperSchmidt lægger vægt på det faktum, at direktionen gennem Focal Point er mere opmærksomme på de enkelte projekter, hvilket har betydet en øget motivation hos de enkelte projektledere, idet projekter ikke risikerer at blive glemt.
Case Københavns Kommune Sådan blev vi bedre til Porteføljestyring Medarbejderne har taget godt imod løsningen og selv de garvede projektledere har accepteret de ændrede vilkår, bekræfter Lars Budolfsen, som er ansvarlig for den nye projektmodel. Der er ingen tvivl om at der er kommet mere styr på projekterne - det har sparet os tid og en masse ressourcer at implementere et system som Focal Point. En af fordelene ved systemet er at nye medarbejdere hurtig kommer med på vognen og kan gøre brug af både værktøj og projektmodel med det samme slutter Lars Budolfsen. Professionelt samarbejde med Decision Focus Min oplevelse af Decision Focus som samarbejdspartner har været meget positiv. De har forstået brugernes ønsker og behov særdeles godt og har en meget professionel tilgang til problemløsning siger Kasper Schmidt og påpeger yderligere den fleksibilitet han har mødt hos konsulenterne fra Decision Focus. For alle parter har det været en lærerig proces og præget af godt teamwork og fokus på resultater og deadlines. Om Focal Point fra Telelogic Focal Point er et simplere system til projektporteføljestyring. Det er 100%web-baseret og service-orienteret, let at konfigurere og kræver et minimum af træning. Focal Point erstatter det kaos af e-mails, dokumenter og regneark mange oplever med en brugervenlig og kundetilpasset portal. DECISION FOCUS Decision Focus implementerer projektporteføljestyringsløsninger. Vi er eksperter i Focal Point og hjælper flere af Danmarks største virksomheder og organisationer med at skabe overblik og prioritere med Focal Point. Telelogic udvikler Focal Point og er en førende global leverandør indenfor automatisering og understøttelse af processer i hele virksomheden. Læs mere om Telelogic og samarbejdet med Decision Focus på www.decisionfocus.dk Vi leverer stærke og simple løsninger som tilpasses kundens eksisterende projektmodeller. Bregnerødvej 144 DK 3460 Birkerød Telefon: [45] 4112 9517 e-mail: info@decisionfocus.dk www.decisionfocus.dk