Kommunikationsplan Smil(e)-projektet 2011-2013 Revideret 13. juli 2011 1
Kommunikationsplan Smil(e) Skandinaviska Metoder för Innovativt Lärande (Europa) Baggrund Smil(e) er et Interreg IV A finansieret samarbejdsprojekt omhandlende kompetenceudvikling for lærere og pædagoger og for 1 19 årige inden for naturvidenskab, teknik og matematik. Baggrunden for igangsættelsen af projektet er et ønske om at understøtte den innovative læringsproces for elever fra 0 19 år og derigennem øge interessen for naturvidenskabelige uddannelser. Projektmål I det grænseregionale projekt-samarbejde er der fokus på køn/genus i naturvidenskab, teknik og matematik. De overordnede mål for Smil(e)-projektet er: At udvikle innovative og best practice baserede metoder/materialer og miljøer Udvikle metoder for IT (Information, Communication, Technology) i undervisningen At udvikle grænseregionalt samarbejde mellem skoler/virksomheder/uddannelse At udvikle en grænseregional kommunikationsarena for samarbejdet, formidling og erfaringsudveksling Kommunikationsmål Som en del af arbejdet med at nå projektmålene, er der også udarbejdet en overordnet kommunikationsplan og kommunikationsstrategi. Målet for indsatsen er at: Synliggøre projektets udvikling Bidrage til implementering og udnyttelse af projektets resultater Synliggøre og sprede viden om Smil(e) både nationalt og internationalt Anvende de nationale ressourcecentre i spredning af projektets resultater Indarbejde kommunikationsplanen i hovedmålene 2
Målgrupper Primær målgruppe som påvirkes direkte af Smil(e) Børn/elever i alderen 1 19 år Lærer/pædagoger Lærerseminarium/Høgskolan Primær målgruppe som påvirkes indirekte af Smil(e) Skoleforvaltninger Politikere, embedsmænd Skoleorganisationer, skolekultur Sekundær målgruppe som påvirkes direkte af Smil(e) Virksomheder IT-administration Administration/økonomi Forældre (borgere) Sekundær målgruppe som påvirkes indirekte af Smil(e) Region Halland/Region Midt, Telemark Fylke, Silkeborg, Varberg, Halmstad, Skien og Kragerø kommuner Nationale ressourcecentre Nationale og internationale projekter inden for naturvidenskab, teknik og matematik, men også til andre interessenter. Strategi Al strategisk kommunikation sker med henblik på én eller anden form handling eller adfærdsændring, men i nedenstående gruppeinddeling, er målgrupperne placeret alt efter hvor stor en indsats, der ønskes at yde for at opnå denne adfærd. Dvs. de målgrupper, der placeres i niveau 1, kræver den største indsats, da der her ønskes og kræves en meget direkte adfærdsændring med henblik på at opnå de overordnede mål. På de andre niveauer er en adfærdsændring en ønskelig effekt, men ikke et mål, der direkte sigtes mod. En reel adfærdsændring på disse niveauer ikke er sandsynlig med udgangspunkt i de ressourcer, der vil blive anvendt på kommunikation af projektet. 3
Niveauer af påvirkning 1. Handling/adfærdMetoder Intern Elever i alderen 1 19 år Lærer/pædagoger Lærerseminarium/Høgskola n Ekstern Erhvervslivet Nationale, regionale og kommunale politikere 2.Holdning Skoleforvaltninger Skoleorganisationer, skolekultur 3. viden/kendskab IT-administration Administration/økonomi Region Halland Region Midt, Kommuner inden for projektet, Nationale ressource centre Nationale projekter inden for naturvidenskab, teknik og matematik 4. Opmærksomhed Borgere Metoder og Tiltag Den primære kommunikationskanal for Smil(e) bliver projektets digitale platform. Trykt informationsmateriale: Folder Folder om SMIL(E). Skal indeholde fakta om formål, partnere og projekter. Folderen forventes klar til 1. Science Camp i april 2011 Målgruppe: 1 3 (undtaget børn og studenter) Ansvar: Silkeborg Kommune, Kommunikatør er ansvarlig for redaktionen/indhold. Tryk af folderen påhviler den organiserende partner, Halmstad Kommune. Informationsbrochure: Skal beskrive Smil(e)s resultater, denne udarbejdes i en senere fase end folderen. Målgruppe: 1 3 (ej barn/studenter) Ansvar: Silkeborg Kommune, Kommunikatør 4
Roll Up banner Kommunikatøren udarbejder et 1. design til et up-banner og gør den grafiske skabelon tilgængelig for de andre partnerinstitutioner, som derved kan fremstille det selv. Hver partnerinstitution har mulighed for at udarbejde supplerende informationsmateriale. Digitalplatform Målgruppe: De forskellige lag på den digitale platform har forskellige målgrupper. Vores forside og generelle sider er målrettet alle som er interesseret i SMIL(E). Her lægges nyhedsbrev, nyttige link og dokumenter som er relevante for alle. Aktivitetssiderne er primært for de som arbejder i aktiviteterne, hvor aktivitetslederen skal opdatere sin aktivitet med relevant information, samt benytte dette i sit arbejde med egen aktivitet og egne ressourcer. Her vil også resultater fra aktiviteten lægges ud frit tilgængelig for alle. Hovedprojekt, Fælles Møder, Dokumenter og Kontaktpersoner er vigtige informationsholdere for helheden i projektet. Her vil projektledelsen (både centralt og nationalt) publicere relevant information for projektdeltagerne. Det er vigtigt for projektet at kunne synliggøre sit arbejde også ud over projektets primær målgruppe. Netstedet www.smil-e.eu er derfor en åben arbejdsplads for deltagerne. Der er defineret en side Smil(e) på Facebook som skal benyttes til at lægge teasere ud og information om projektet. Indhold: Overordnet Nyhedsbrev, projektdokumenter fra hovedprojektledelsen og ledelsen i de enkelte lande, relevante link til netressourcer, dokumenter fra landene som er relevante for projektet. Aktivitetskalender overordnet, diskussionsforum Aktivitetsrelateret: Aktivitetsbeskrivelse, kalender, dokumenter etc. Distribution Den digitale platform er tilgængelig for alle, men login med brugerid og password for at kunne redigerer og lægge nyt indhold ind. Ansvar: Overordnet indhold Projektledelsen i hovedprojektet og landskoordinator Aktivitetsrelateret indhold: Aktivitetsleder Overordnet WEB-ansvar (teknisk) Telemark fylkeskommune 5
Elektronisk nyhedsbrev Målgruppe: Alle interessentgrupper med undtagelse af elever Mediets forcer: Det elektroniske nyhedsbrev er ideelt til at opdatere interesserede modtagere omkring de nyeste resultater, tiltag, begivenheder etc. i forbindelse med projektet. Det er billigt og rammer effektivt modtageren. Indhold: Nyhedsbrevet skal indeholde dels informationer og nyheder om projektet som helhed, nyheder om specifikke projekttiltag/ideer, som partnerne arbejder med. Distribution: Alle interesserede parter kan tilmelde sig nyhedsbrevet via den digitale platform. Nyhedsbrevet forventes at få en udgivelsesfrekvens på 10 om året. Ansvar: Kommunikatøren står for udarbejdelse af skabelon, Telemark Fylke står for etablering af platform samt udsendelse af nyhedsbrevet. Ansvar for indhold er landskoordinatorerne, som senest den sidste dag i hver måned sender materiale til kommunikatøren. Kommunikatøren står for redaktion af indhold og grafisk opsætning. Pressekontakt Målgruppe: 1 3. Mediets forcer: Pressekontakt, pressemeddelelser, har sine fordele i at nå ud til mange og dermed skabe øget opmærksomhed omkring projektet. Der bør tilstræbes en kontinuerlig pressekontakt. Ansvar: Hver enkelt partner sørger selv for at udsende egne pressemeddelelser eller udøve anden pressekontakt gennem respektive kommunikationsenheder. Presseklip Målgruppe: Alle projektaktive. Mediets forcer: Presseklip vil bestå af omtale af Smil(e) fundet i diverse medier. Distribution: Presseklippene skal inkorporeres, når det er relevant i det elektroniske nyhedsbrev samt på den digitale platform. 6
Præsentationer (oplæg på konferencer, deltagelse på messer mv.) Målgruppe: 1 3, kollega-netværk nationalt og internationalt. Mediets forcer: Ved at deltage med præsentationer på diverse relevante konferencer, messer og lignende spredes kendskabet til projektet ud til eksterne interessenter, som ikke kan nås med andre kommunikationsmidler. Indhold: Præsentationer og deltagelse på konferencer og messer kan bestå af både mundtlige fremlæggelser og trykt informationsmateriale. Dette informationsmateriale vil indeholde information om projektet og de gode resultater. Ansvar: Det er op til projektmedlemmerne at deltage på de konferencer og messer som de finder nødvendige og gavnlige i arbejdet med at skabe henholdsvis viden/kendskab, positiv holdning og adfærdsændring hos målgruppe 1. Informationsmøder, kick-off møder, workshops, temamøder mv. Målgruppe: 1-4 Mediets forcer: Informationsmøder har sine forcer i muligheden for at informere målrettet, dybdegående og fyldestgørende for en snævert defineret målgruppe. Indhold: Indholdet på informationsmøderne kan være varierende alt efter modtagerskaren. Hovedsageligt vil indholdet bestå af præsentation og synliggørelse af projektet, muligheder for at bidrage hertil, samt mulighed for at få besvaret eventuelle opklarende spørgsmål. Distribution: Informationsmøderne påtænkes at finde sted internt hos partnerne med de involverede i projektet. Ansvar: Det er op til projektmedlemmerne at planlægge og udføre de informationsmøder, som de finder nødvendige og gavnlige i arbejdet med henholdsvis holdning og adfærdsændring, viden/kendskab hos de forskellige interessenter. Science Camps Målgruppe: 1 Mediets forcer: Science Camps er camps for alle direkte projektaktive og elever. Forcen ved disse camps er, at det er muligt at informere og synliggøre projektets resultater for alle Smil(e) projektaktive, og dermed ændrer handling/adfærd. Indhold: Der afholdes 3 grænseregionale camps som alle har det mål at informere, sprede og sende SMIL(E) s budskab ud til samtlige projektaktive. De tre Science Camps har hver deres overordnede temaer; Genus, IKT og Samarbejde med virksomheder. Distribution: Science Camps afholdes i henholdsvis Sverige, Norge og Danmark. Ansvar: Der er henholdsvis, Halmstad Kommune, Telemark Fylke og Naturvidenskabernes Hus som er ansvarlige for at udarbejde det nødvendige informationsmateriale til de pågældende Science Camps. 7
Designlinje For alle af de beskrevne tiltag bør det tilstræbes, at der anvendes en fælles designlinje for at ensarte og målrette kommunikationen fra Smil(e). Designlinjen består af følgende elementer. Logo Smil(e) logo, program og EU-logo skal optræder på samtlige publikationer, dagsordner, referatet og præsentationer. Program- og EU-logo kan downloades fra: http://www.interreg-oks.eu/se/menu/kattegat%2fskagerrak Farver Farverne som er anvendt i Smil(e)s logo er de samme farver som KASK anvender, pantone nr kan downloades fra: http://www.interreg-oks.eu/se/menu/kattegat%2fskagerrak Powerpoint skabeloner Der er udarbejdet powerpoint skabeloner til Halmstad Kommune, Naturvidenskabernes Hus, Varberg Kommune, Silkeborg Kommune og Telemark Fylke. Disse kan downloades fra www.smil-e.eu. Distribution: Designlinien kan downloades fra den digitale platform. Ansvarlig: Silkeborg Kommune, Kommunikatøren 8
Ressourcer Til at sikre implementeringen af kommunikationsplanen er der hos Silkeborg Kommune afsat ca. 30% af en fuldtidsstilling. Det påhviler den enkelte partner at afholde udgifterne til de trykte publikationer, som anført i skema for kommunikationsaktiviteter. Evaluering Kommunikationsplanen/strategien vil blive løbende evalueret og tilpasset. Kommunikationsplanen kan dog ikke evalueres isoleret, men skal ses som en del af Smil(e) og dermed indgå i den løbende evaluering af projektet. Kommunikatør og projektleder er ansvarlig for at evaluere kommunikationsplanen hver 6. måned. 9
1