REFERAT AF ORDINÆRT, OBLIGATORISK AFDELINGSMØDE Valg og budgetmøde Brøndbyparken afd. 3 Torsdag d. 26. november 2009 Kl.19.00-20.30 Dagsorden: 1. Valg af dirigent, referenter og stemmetællere. 2. Godkendelse af afdelingsmødets forretningsorden. 3. Fremlæggelse af årsberetning. 4. Orientering om regnskabet for perioden 1. april 2008 til 31. marts 2009. 5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for perioden 1. april 2010 til 31. marts 6. Behandling af indkomne forslag: 7. Valg af medlemmer af afdelingsbestyrelsen og suppleanter. 8. Eventuelt. Tilstede: AD. 1. Ved mødets start kl. 19.00 var 30 husstande mødt frem. Valg af dirigent, referenter og stemmetællere. Der blev budt velkommen af formand Freddy Rasmussen (FR). Esbern Ott (EO) blev valgt til dirigent. Aase B. Stisen og Marianne Larsen blev valgt som referenter. Litta Larsen (LL) og Sussie Tranekær (ST) blev valgt til stemmetællere. Næstformand Brian Nissen og Freddy Østergaard fra Organisationsbestyrelsen var tilstede som gæster. AD. 2. Godkendelse af afdelingsmødets forretningsorden. Forretningsordenen blev enstemmigt godkendt. Ingen bemærkninger. AD. 3. Fremlæggelse af årsberetning. FR fik ordet og præsenterede bestyrelsen og uddybede flere punkter fra den tidligere husstands omdelte beretning ved brug af Power Point og storskærm. Personale FR orienterede omkring personale situationen pt. Der er blevet ansat en ny varmemester Hans P. Kristensen og en ny 1. mand Jan Grozona. Vi byder dem begge velkommen med ønske om et godt samarbejde med beboere samt bestyrelsen. FR udtrykte en stor tak til vores afgående gårdmand Peter Rammer for de mange år, næsten 28 år, takkede for den gode indsats og for den loyale holdning, og ønskede 1
ham alt godt fremover. Fremlæggelse af årsberetning fortsat. Statistik og nøgletal på boligområdet i afdeling 3 fra år 2004 frem til 2009 over antal i befolkningen fordelt på aldersgrupper. Diverse tiltag i årets løb. Der var 1. års gennemgang af blok 1 hvor alle beboere fik en skrivelse, hvor de kunne notere om der havde været fejl og mangler, der var kun fire der skulle rettes op på. Stikprøvekontrollen viste heller ikke nogle fejl og mangler. Renovering af blok 2 er ved at være afsluttet. Der mangler nye kælderdøre med automatisk dør lukning i blok 1 2 5 6. Containergården udvides i samarbejde med afdeling 1 2. Bestyrelsen har påtalt, at der skal være en bedre kontrol med udflytning, der har forekommet et stort tab. Ved køb af Energy Trim får vi en bedre regulering af varmen. Hjemmesiden Opfordre til at bruge vores hjemmeside, der vil man kunne følge med i vedligeholdelsesplan, referater, kommende aktiviteter osv. Dette vil ikke erstatte nyhedsbrevet, det skal være så alle kan følge med. Urafstemning om adresseændring i blok 1. Forslaget blev nedstemt der var 23 for og 50 imod. Butiksdød Vi må nok se i øjnene, at vi i fremtiden vil få butiksdød, og særligt når man bygger et mindre center over for Kvickly, samt at der er planer for at bygge en S tog station ved Vibeholm med boligbyggeri og et indkøbscenter. Vi har åbnet mulighed for at ændre vores butikker til handicapegnede boliger, ved at aflevere et ændringsforslag til kommuneplanen inden d. 16. september 2009. Antenneudvalg. Antenneudvalget er et underudvalg, som er underlagt organisationsbestyrelsen. Der har været afholdt et møde med Cirque, hvor man har forhandlet sig frem til bedre priser, som blev forelagt på fællesmødet for alle 3 afdelinger d. 29. oktober, hvor også You See deltog. Organisationsbestyrelsens mål er bl.a. samarbejde på tværs af de 3 afdelinger. Det være sig til forskellige arrangementer og fester. FR takkede for et godt samarbejde i afdelingsbestyrelsen. Et godt samarbejde med administrationen og ikke mindst med vores funktionærer. 2
Under debatten blev følgende spørgsmål stillet og besvaret.? Svend Aage Overgård: Er der mulighed for at opsætte duenet på altanen på sydsiden, samt hvorfor er der lys på trappen hele natten. Hvorfor er antenneudvalget under organisationsbestyrelsen. Svar fra FR: Vedr. duenet, Teknisk forvaltning fra kommunen har bestemt, at der skal være en mulighed for en flugtvej ved brand. Man har fundet en løsning med velcro bånd som bliver påsyet. Brandvæsenet har godkendt denne løsning, men det skal være grønt. Det drejer sig om hver anden lejlighed. Der vil blive påbegyndt opsætning af disse i 2010. Beboerne skal selv betale, hvis man ønsker opsætning af duenet på sydsiden, og vedligeholdelseskontoen må ikke bruges. Vedr. belysning på trappen: Det er lovmæssigt bestemt, at der skal være censorer til lyset på trappen om natten, når der er elevator. Dette bliver opsat når ellen bliver renoveret i blokken. Der mangler stadig nogle blokke. Vedr. antenneudvalget er underlagt organisationsbestyrelsen. Dette blev besluttet for 2 år siden, udvalget ønskede kun at have med det tekniske at gøre og ikke noget økonomisk ansvar. Organisationsbestyrelsen er lønnet, det drejer sig om kr. 4.000, - i kvartalet, minus skat. Suppleanterne er ikke lønnet. Tina Laursen indskyder, at bestyrelsen også hæfter økonomisk for de beslutninger der bliver taget.? Kjeld Steffensen Gillesager 6: Har bestyrelsen overvejet at arbejde på udnyttelse af solceller, samt er der mulighed for at få et tilskud fra Landsbyggefonden. Svar fra FR: Vedr. solceller, man har haft et møde med Aksel Borresen, Nygårdsplads, som har det i deres boligselskab. Det tager 30 år før det bliver rentabelt. Det vil give en stor huslejestigning. Landsbyggefonden har ingen midler til vedvarende energi, puljen er brugt op. Der skal søges til en anden afdeling i selskabet i år 2012 / 2013. Beretning er taget til efterretning. AD. 4 Orientering om regnskabet for perioden 1. april 2008 til 31. marts 2009. FR gennemgik regnskabet, som viser et overskud på kr. 801.000, - som er lagt til henlæggelserne. Nævnte bl.a. at der havde været store tab på fraflytninger. Bolignet bidraget og antenne bidraget er uændret. Gennemgik afdelingsbestyrelses regnskabet. 3
? Judith Jeppesen Torvet 2: Er det ikke kommunen der skal betale, hvis de er indsat af kommunen. Hvis der er penge på vedligeholdelseskontoen når man flytter eller ved dødsbo, bliver beløbet overført til den nye lejer. Orientering om regnskabet fortsat Svar fra FR: Kommunen har pligt til at betale for istandsættelse, men ikke til at betale for manglende husleje. Beløbet bliver overført til den nye lejer.? Grethe De midler der eventuelt er i overskud fra bestyrelsens budget, hvad sker der med dem.. Svar fra FR : Er der et beløb tilbage på budgettet bliver dette overført til henlæggelser.? Litta Larsen: Kan man sige lejligheden op, og derefter gøre lejligheden i stand inden man flytter. Så beløbet på vedligeholdelseskontoen bliver brugt. Svar fra FR: Det kan man ikke, vedligeholdelseskontoen bliver låst med det samme når lejligheden bliver opsagt.. Regnskabet er taget til efterretning. AD. 5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for perioden 1.04.2010 til 31.03.2011. FR. gennemgik driftsbudgettet og nævnte nogle punkter. Renovering i blok 2 3. Nye varmemålere som kun bruger den reelle varme, og ikke nogen udefra kommende påvirkning. De bliver aflæst udefra digitalt, det er ikke nødvendigt at komme ind i lejemålet. Der skal først skiftes batteri efter 15 år. Der skal beregnes kr.1. mill. til udskiftning af ventiler, men dette er et fiktivt beløb, vi ved ikke på nuværende tidspunkt hvor meget det kan blive. Der kører stadig en voldgiftssag, samt at det har vist sig at ca. 200 ventiler var placeret forkert. Der bliver ingen huslejestigning i år 2010 / 2011.? Grethe: undrer sig over beløbet på konto 112.1 kr. 1.646.000. beløbet er anderledes end det tilsendte? Svar fra FR. Tallet fremkommer fordi der er flere konti under konto 112 Så det er 2 beløb, der er lagt sammen.? Kjeld Steffensen: En oplysning omkring problemer med de sveller som ligger, som afgrænsninger ved legepladserne, der er splinter som børnene har fået i hænderne. 4
Svar fra FR: Bestyrelsen vil se på det til markvandring.? Karin Henningsen Torvet 73: Er det muligt, at man selv kan aflæse de nye varmemålere for, at man kan kontrollere forbruget. Og der skal være en boks i opgangen til aflæsning? Svar fra FR. Der kommer en skriftlig forklaring på, hvordan man aflæser. Aflæsning vil foregå digitalt ved at aflæseren går i opgangen.? Judith Jeppesen, Torvet 2: Synes ikke at billederne på TV er blevet skarpere med det nye digitale signal. Der ligger et nedgravet ledning til fjernvarme over Torvet, mener at der går meget varme til spilde. Svar fra FR: Billederne på TV er ikke skarpere, hvis det er et analog TV. Vi betaler først når varmen kommer ind i huset, ledningen over Torvet berører ikke os. Herefter blev driftsbudgettet enstemmigt godkendt. AD. 6. Behandling af indkomne forslag. A: Forslag fra bestyrelsen. Ingen forslag. B: Forslag fra beboere. Forslag fra Bende Kjellerup, Gillesager 8. Ændring af tiden i tørrerummet fra første vasketid til sidste vasketid. Judith Jeppesen, Torvet 2 stiller et ændringsforslag, at tørrerummet bliver tømt senest kl. 19.30 og kl. 7.30. Karin Henningsen, Torvet 73, giver udtryk for at det kan være svært at få tøjet tørret på så kort tid. Dette vil give konkurrenter til om aftenen. Bende Kjellerup, så har vi en chance. Jan Smed, vi vasker i weekenden. Judith Jeppesen, beboeren der havde tørrerummet var gået på arbejde og havde ikke tømt tørrerummet, heller ikke da klokken var blevet 9.30. Kjeld Steffensen, Gillesager 6, oplever at tøjet altid er tørt efter de 12 timer. Stemmer for at vi deler tiden. Mads Greve, Torvet 71, man kan ringe til varmemesteren, hvis tøjet ikke er hentet til tiden, så skal de komme og hente det. Derefter kan beboeren hente sit tøj hos varmemesteren. David Ozlak, Torvet 28, det kolde rum kan ikke nå at tørre tøjet på en halv dag. 5
Tina Laursen, Torvet 32, ser helst at tørretiderne ikke bliver ændret. Afstemning om ændringsforslag: 16 for og 35 imod. Bendes forslag: 10 for og stort flertal imod. AD. 7. Valg af medlemmer På valg er: Bestyrelsesmedlemmer: Freddy Rasmussen (ønsker genvalg) Aase Stisen (ønsker genvalg) Tina Laursen (ønsker genvalg) Peter Nielsen (ønsker genvalg) De opstillede kandidater er valgt til bestyrelsen, da der ingen modkandidater er. Valg af suppleanter: Marianne Larsen (ønsker genvalg) Den opstillede kandidat er valgt til bestyrelsen, da der ingen modkandidater er. Valg af 7 medlemmer til repræsentantskabet: Mads Greve Aase Stisen David Ozlak Peter Nielsen Jan Smed Marianne Larsen Louis Nielsen De opstillede kandidater er valgt til bestyrelsen, da der ingen modkandidater er. AD. 8. Eventuelt Intet eventuelt! FR takker for god ro og orden. Tak for fremmødet og glædelig jul til alle. Dirigent Esbern Ott. Formand Freddy Rasmussen Referent Aase Stisen Referent Marianne Larsen 6