Analyserapport for 2013 Kvalitetsstyringssystem for Natur- og Miljøadministrationen
2
Indhold Indledning... 4 Brugertilfredshedsundersøgelse... 4 Kvalitetspolitik... 4 Opfølgning på kvalitetsmål for 2013... 6 Opfølgning på audit... 6 Ekstern audit... 6 Intern audit... 6 Status på afvigelser i det daglige... 7 Status for kvalitetsstyringssystemet... 7 Opfølgning på handlingsplan for 2013... 7 Konklusion... 8 Handlingsplan for 2014... 9 Referat fra møde mellem Centerchef, gruppeleder i Natur og Miljø og systemansvarlig... 9 Bilag 1 Oversigt over sager der understøtter mål om overholdelse af 14 dages svarfrist... 10 3
Indledning Stevns Kommune har indført et kvalitetsstyringssystem for Natur- og Miljøadministrationen. Systemet er indført i overensstemmelse med lov om kvalitetsstyring for den kommunale sagsbehandling på Natur og Miljøområdet med tilhørende bekendtgørelse som begge trådte i kraft i juli 2006. Kravene til systemet fremgår af bekendtgørelsen. Kvalitetsstyringssystemet skal sikre, at det gennem løbende overvågning og opfølgning synliggøres, at kravene i relevante love og bekendtgørelser på Natur og Miljøområdet følges. Et vigtigt element i kvalitetsstyringssystemets er kommunens egen overvågning af systemet med henblik på løbende forbedringer. Systemansvarlig skal hvert år udarbejde en analyserapport, der beskriver status på systemet og samler op på forbedringer, der er foreslået i løbet af året. Analyserapporten gælder for 2013. Brugertilfredshedsundersøgelse Der er ikke udført nogen brugertilfredshedsundersøgelse i 2013. Kvalitetspolitik Stevns Kommune har vedtaget en kvalitetspolitik som ses i nedenstående skema. I skemaet er redegjort for, hvordan vi opfylder de enkelte punkter i politikken samt, hvad der specifikt er gjort i 2013. Politik Det vil vi sikre ved at Det har vi gjort i 2013 1 At der udvikles og fastholdes en kvalitet i arbejdet med administration indenfor miljø og naturområdet 2 At myndighedskrav, almindelig god forvaltningsskik og fastsatte procedurer overholdes 3 At ledelse og medarbejdere sikrer sammenhæng mellem ressourcer i opgaveløsningen til arbejde med kvalitetsudviklingen. Indføre og vedligeholde et kvalitetsstyringssystem inden for Natur og miljøadministrationen. Ved at indføre procedurer der sikrer, at der bliver fulgt op på afvigelser og resultatet bruges til at forbedre systemet. Afholde intern audit som følger op på om vi overholder de fastlagte procedurer og lovgivningen. Der afsættes tid til at arbejde med kvalitetsstyring. I løbet af året afsættes hele dage hvor medarbejderne i Natur og miljø skal arbejde med kvalitetsstyring. De enkelte faggrupper har behandlet afvigelser fra det daglige arbejde en gang i kvartalet. Der er afholdt ekstern audit i oktober. I løbet 2013 er afholdt tre kvalitetsstyringsdage, hvor der er afsat tid til at arbejde med procedure og andre opgaver i forbindelse med vedligehold af kvalitetsstyringssystemet. 4
4 At ledelsen bidrager aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og uddannelse som er nødvendigt for at opfylde gældende politik og mål. 5 At der udvises et godt og motiverende samarbejde om kvalitetsudvikling i kommunen. 6 At der anvendes personale og efter behov eksterne eksperter med anerkendt faglig uddannelse og dokumenteret erfaring, herunder den nødvendige indsigt og kompetence således at pålagte opgaver kan varetages professionelt. 7 At der sker en høj information omkring kvalitetsarbejde til alle samarbejdspartnere herunder kommunens borgere 8 At der gennem arbejdet med kvalitet sikres et godt arbejdsmiljø med fokus på samarbejde og dialog. 9 At der planlægges hensigtsmæssigt, navnlig i relation til sammenhængende sagsforløb med henblik på at tilgodese brugernes behov og forventninger i størst mulig omfang og inden for krav der følger lovgivningen. 10 At der gennemføres interessent- eller brugertilfredshedsundersøgelser med henblik på at afdække om kommunens opgavevaretagelse er af tilfredsstillende kvalitet og tilstrækkeligt ensartet. Der afholdes medarbejder udviklingssamtaler årligt, hvor kompetencer og uddannelses behov afdækkes. Kvalitetsstyring er et fast punkt på natur og miljømøderne. Indføre procedurer der sikrer at kompetencerne i afdelingen er kendt og kortlagt. Og indføre procedurer der sikrer at medarbejderne har den fornødne kompetence eller hvis den ikke er til stede, at den tilkøbes. Tilkøbte kompetencer informeres om systemet og skal bruge det i deres arbejde for os. Informere borgerne om systemet på kommunens hjemmeside med information om, at der kan søges aktindsigt i systemet. At indføre procedurer der afspejler, at det os der styrer systemet og ikke omvendt. At systemet skal tilpasses os og ikke omvendt. Inddelingen af afdelingen i faggrupper der varetager hver deres områder. Det sikres, at der udarbejdes og vedligeholdes Årshjul i faggrupperne og, at der i starten af året udarbejdes en årsplanlægning i faggrupperne. Der jævnligt udføres brugertilfredshedsundersøgelser på de forskellige områder indenfor Natur og Miljøadministrationen. I 2013 har ledelsen afholdt MUS samtaler med alle medarbejderne i natur og miljøadministrationen. I den forbindelse er medarbejdernes kompetencer blevet opdateret. Status er blevet drøftet på hvert møde. Procedurerne opdateres løbende. Konsulent løser af tidsnød opgaver på vandforsyningsområdet. Ansvaret for opdatering af procedurer i geoenviron lagt ud til de enkelte dokumentansvarlige. Der er udarbejdet årshjul for 2013. Der er ikke udført bruger tilfredsundersøgelse i 2013. 5
Opfølgning på kvalitetsmål for 2013 Mål Succeskriterium Opfølgning Er målet opfyldt? 1 Medarbejdere svarer på henvendelser inden for 14 arbejdsdage enten med en afgørelse eller med et kvitteringsbrev der angiver, hvornår man kan forvente at få svar. At 95 % af alle henvendelser er besvaret inden for 14 arbejdsdage. Ved stikprøvekontrol af ti sager om året. Kontrollen foretages i forbindelse med intern audit Ja. Målet er opfyldt. Se bilag 1. 2 Arbejdet med at konvertere fra kvalitetsstyringsloven til ISO 9001 sættes i gang. 3 I natur og miljø igangsættes et analysearbejde af, hvilke blanketter vi har brug i sagsbehandlingen og hvilke af dem vi har i dag der stadigvæk er brugbare. Der inden udgangen af 2013 er udarbejdet en plan for, hvordan arbejdet gribes an. At arbejdet er påbegyndt og der er lagt en plan for arbejdet med blanketter Der er ikke udarbejdet en plan for arbejdet med at konvertere til ISO 9001. Målet er ikke opfyldt. Arbejdet er blevet overhalet indenom af KOMBIT projektet. Målet er delvist opfyldt. Opfølgning på audit Ekstern audit Der har i oktober 2013 været afholdt ekstern audit fra auditrapporten ses: På basis af denne audit kan ledende auditor konkludere at: Systemet overholder kravdokumentationen. Systemdokumentationen er implementeret i tilfredsstillende omfang Systemet generelt virker egnet og effektivt i forhold til kommunens forhold og anvendte processer Der blev ikke fundet afvigelser ved audit. Den afvigelse som blev rejst ved audit i 2012 er set lukket på audit i 2013. Intern audit I 2013 er der ikke gennemført intern audit. Samarbejdet med Lejre Kommune er stoppet, da de ikke længere opretholder deres kvalitetsstyringssystem. Vi har således skulle finde en ny samarbejdspartner. I foråret 2013 var det meget usikkert om kvalitetsstyringssystemet skulle fortsætte i Stevns Kommune og i det hele 6
taget om kvalitetsstyringsloven blev ophævet eller ikke. Derfor har aktiviteterne i systemet været sat på vågeblus i den periode. Kvalitetsstyringsloven blev ophævet i juni 2013. Natur og Miljø arbejder på, at få et samarbejde op og køre med Solrød Kommune. De arbejder med Geoenviron som fagsystem ligesom os og hele teknik og miljø er ISO 9001 certificeret. Status på afvigelser i det daglige En vigtig del af systemet er princippet om at skabe en forbedringskultur, hvor fejl og uhensigtsmæssigheder findes og følges op med korrigerende og forebyggende handlinger, for at sikre at systemet og arbejdsgangene løbende forbedres. I løbet af 2013 er der rejst 28 afvigelser i forbindelse med den daglige sagsbehandling. Afvigelserne bruges til at gøre procedurerne bedre. De enkelte faggrupper behandler løbene afvigelserne på deres møder og udarbejder handlingsnotater på afvigelserne. Status for kvalitetsstyringssystemet I det store hele bruges systemet efter hensigten i den daglige sagsbehandling. Efterhånden burde alle børnesygdommen være luget ud af systemet. En vigtig forudsætning for at kvalitetsstyringssystemet fungerer i praksis er, at kvalitetshåndbogen er opdateret og at alle medarbejdere føler ejerskab og anvender systemet i forbindelse med den daglige sagsbehandling. Det er nødvendigt, at arbejdet med at ajourføre procedurerne og anvende systemets funktioner, har en høj prioritet hos den enkelte medarbejder. Opdateringen skal ske, så man altid kan stole på de gældende procedurer. I 2011 blev vedligeholdelsen af Geoenviron lagt ud til de enkelte medarbejdere i Natur og Miljøadministrationen. De enkelte dokumentansvarlige er ansvarlige for at vedligeholde sine egne procedurer i Geoenviron. Ved at afholde kvalitetsstyringsdage sikres, at medarbejderne har tid til at opdatere og gennemgå procedurer og andre elementer i systemet. Opfølgning på handlingsplan for 2013 Handlingsplanen for 2013 er bygget op omkring dels forbedringsforslag fra audit og dels opfølgning fra tidligere år. Forbedringsområde fra ekstern audit 2012 1 Kvalitetsmål 1 bør genovervejes mht. tidspunkt og pålidelig metode målemetode, således ar resultatet kan komme med i ledelsesevaluering for året 2 I forbindelse med udførte tilsyn bør det tydeligt fremgå at der er fulgt op på eventuelle bemærkninger fra sidste tilsyn 3 Procedure T-6 bør præciseres mht. a. At effektiviteten af korri- Handling Tages til efterretning ved gennemgang af de tværgående procedurer. Opfølgning Målene for 2013 er blevet skrevet om således, at der er beskrevet succeskriterier og med målemetode. Der er ikke foretaget noget aktivt for at følge op på dette. Det tages op faggruppemøderne Det er skrevet ind i procedure T-6 at faggruppen skal vurdere effekten af handlingerne. 7
Forbedringsområde fra ekstern audit 2012 gerende og eller forebyggende handlinger skal undersøges inden de lukkes b. At et eventuelt behov for at fravige en procedure for afhjælpende handlinger i en konkret sag, hvis fravigelsen er lovlig, skal registres til brug for audit 4 Procedure T-7 bør præciseres mht. indberetning af oplysninger om opnåelse af certificering, recertificering eller fortabelse af certificering til miljøstyrelsen. Jf. bek 1258 14 5 Auditeret sagsnr. 12/1244. AS oplyste at sagen var afsluttet fra kommunernes side under hensyntagen til god forvaltningsskik bør dette meddeles til sagens parter. 6 Det bør præciseres i systemet, at det er faggrupperne der tager stilling til behovet for fagprocedurer. Handling Tages til efterretning ved gennemgang af de tværgående procedurer. Dette tages op på Natur og miljøteam møde i løbet af året. Tages til efterretning ved gennemgang af de tværgående procedurer. Opfølgning Ikke relevant længere nu, hvor lov om kvalitetsstyring er ophævet. Har været taget op på møde. Skrevet ind i T1. Konklusion Kvalitetsstyringssystemet overholder kravene i loven og bekendtgørelsen og er implementeret i tilfredsstillende omfang, hvilket både de interne og den eksterne audit viser. Det sikres, at systemet bidrager til at højne kvaliteten i vores daglige arbejde. Systemet fungerer og de afvigelser der findes ved audit truer ikke systemets grundlag. Der arbejdes løbende på at forbedre systemet og alle i Natur- og Miljø bidrager til denne proces. Der iværksættes løbende procedurer som skal sikre, at de løbende forbedringer og systemets effektivitet holdes i gang. 8
Handlingsplan for 2014 Aktivitet Vi skal arbejde på at få et samarbejde op og køre med Solrød Kommune om intern audit. Brugertilfredsundersøgelse i samarbejde med Udviklingskonsulent i ledelsessekretariatet. Plan for konvertering til ISO 9001 Handling Kontakt til Solrød Kommune Intern audit inden ekstern audit den 1. oktober 2014 I forbindelse med erhvervspolitikken har Stevns Erhvervsråd og Stevns Kommune forpligtet sig til at udføre kvalitetsundersøgelser. Planen er, at der skal udføres en undersøgelse på miljøtilsynsområdet. I efteråret 2014 skal systemansvarlig udarbejde en plan for, hvordan vi bliver klar til at blive certificeret efter ISO 9001 i efteråret 2015. Referat fra møde mellem Centerchef, gruppeleder i Natur og Miljø og systemansvarlig Mødet er holdt den 3. juli 2014. På mødet er analyserapporten gået igennem og der er fundet lidt små rettelser. På mødet blev talt om vigtigheden af få udarbejdet en plan for konverteringen til ISO 9001 og om konverteringsprocessen nås til efteråret 2015. Det var enighed om vi godt kan nå at blive klar til efteråret 2015. Analyserapporten er godkendt på mødet. 9
Bilag 1 Oversigt over sager der understøtter mål om overholdelse af 14 dages svarfrist Acadresagsnr Overholdt ja/nej 13/2570 Ja 13/1151 Ja 11/2501 Ja 14/1294 ja 10/1382 ja 13/1456 Ja 11/2276 Ja 12/885 Ja 12/887 Ja 14/766 Ja 11/2260 Ja 12/599 Ja 12/2297 Ja 13/1038 Ja 13/590 Ja 13/1759 Ja 13/1094 ja 13/2171 Ja 13/2360 Ja 13/2491 Ja 14/302 Ja 14/303 Ja 14/424 Ja 14/539 Ja 14/787 ja 10