Uanmeldt tilsynsrapport 2016 Plejecenteret Kildehaven Kildehaven Viborg

Transkript

1 Disposition: 1. Konklusion og opmærksomhedspunkter, side 1 2. Formalia, side 2 3. Indledning, side 3 - herunder beskrivelse af plejecentret 4. Resume af anbefalinger og opfølgning på sidste tilsyn, side 4 5. Organisatoriske forhold, side 5 6. Beboertrivsel/tilfredshed, side 5 7. Observationsperiode, side 6 8. Den generelle faglige indsats, side 6 - herunder magtanvendelsesområdet 9. Medicinhåndtering, side 8 - herunder utilsigtede hændelser 10. Beboernes økonomi, side Tema: Frivillige indsatsen, side Dokumentation, side Medarbejderforhold, side 10 - herunder den faglige udvikling 14. Tilbudsportalen, side De fysiske rammer, side 12 - herunder de hygiejne og sikkerhedsmæssige forhold 1. Konklusion herunder vurdering, sammenfattende indtryk af tilbuddet Tilsynsenhed i Job & velfærd, Viborg kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbudene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutral, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af tilsynet på plejecenter Kildehaven er tilfredsstillende. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor tilsynskonsulenten effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske, pleje- og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Kildehaven er et velfungerende plejecenter. Det er tilsynet indtryk, at der er en tilfredsstillende beboeroplevet kvalitet på Kildehaven. Beboerne virker trygge i såvel de fysiske rammer som i kontakten med medarbejderne. I det almene afsnit italesætter enkelte beboere, at medarbejderne ind imellem virker fortravlede, men fortæller samtidig at de får den nødvendige og aftalte hjælp. I forhold til medarbejdernes oplevelse af arbejdsmiljøet, er der ikke sammenlignelige forhold i de to plejeafsnit, hvilket ligeledes var tilfældet ved sidste års tilsyn. Hvor medarbejderne i demensafsnittet beskriver et velfungerende psykisk arbejdsmiljø præget af gode kollegiale forhold og udviklingsinitiativer, italesætter kollegaerne i det almene afsnit udfordringer på området. 1

2 Her beskriver medarbejderne en hverdag, hvor de ofte har oplevelsen af, at der ikke er balance mellem de tilstedeværende ressourcer og arbejdsopgaverne, herunder at de ofte må gå på kompromis med den kvalitet, de kunne ønske at yde hos beboerne. Medarbejderne fortæller at beboerne får den fysiske pleje de har behov for, men at tid til samtale og nærvær savnes og efterlyses. Der er ledelsesmæssigt et kontinuerligt fokus på initiativer i bestræbelserne på, at understøtte de pleje og omsorgsmæssige forhold for såvel beboere og medarbejdere. I den sammenhæng indgår medarbejdernes arbejdsmiljø helt centralt. I tilsynets samlede oplevelse vægtes, at der er et velfungerende internt samarbejde på Kildehaven, herunder ligeledes i relationen mellem leder og medarbejdere i bestræbelserne på i fællesskab, at bedre forholdene. I forhold til videreudvikling ser tilsynet følgende opmærksomhedspunkter/har følgende påbud og fremkommer derfor med følgende kommentar og anbefalinger: Tilsynet anbefaler at der tages kontakt til IT projektmedarbejder Ane Kirstine Birk, akb@viborg.dk for vejledning på Viborg Kommunes Omsorgssystem KMD Care. Dette med henblik på at lette dokumentationsopgaven og få klarhed over anvendelsen af IPad til dokumentationsbrug. I øvrigt henvises til de foreliggende vejledninger, der forefindes på Intranettet. Tilsynet anerkender den ledelsesmæssige indsats i bestræbelserne på, at bedre det psykiske arbejdsmiljø og anbefaler en fortsat opmærksomhed på området. Tilsynet påbyder at døgnrytmeplaner og sundhedsfaglige status, der i forbindelse med udarbejdelsen er oprettet som kladde, gøres permanent inden en uge jf. de gældende retningslinjer for dokumentationsområdet ved Viborg Kommune. Tilsynet påbyder at døgnrytmeplaner og sundhedsfaglig status udarbejdes og revideres minimum en gang årlig eller ved markante ændringer. 2. Formalia Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Centerleder Yves Cohen Medarbejderrepræsentanter: Gruppe af medarbejdere fra både det almene afsnit og demensafsnittet deltog. Medarbejdernes identitet er tilsynet bekendt. Beboere: Fire beboere indgik i tilsynet. Beboernes identitet er tilsynet bekendt. Pårørende: Ingen pårørende deltog i tilsynet. Beboerne er tilfældigt udvalgt. Medarbejderne er udvalgt efter hvem, der var på arbejde og havde mulighed for at gå fra. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved tilsynskonsulent Marianne Villekold. Program for uanmeldt tilsyn d. 28. juni 2016: Kl Ankomst og planlægning af tilsynet Kl Observationsperiode, herunder samtale med medarbejdere i demensafsnittet Kl Interview med centerleder Kl Interview med medarbejdere 2

3 Kl Observationsperiode, herunder interview med beboere Kl Afrunding af tilsynet med centerleder 3. Indledning Det uanmeldte tilsyn blev gennemført d. 28. juni 2016 i tidsrummet fra kl Tilsynet indledes med, at plejecentrets ledelse blev orienteret om formålet med besøget og hvordan det skal foregå. Ved tilsynsbesøget blev der foretaget dialogbaserede interview med ledelsen, medarbejdere og et udvalgt antal beboere i forhold til tilbuddets størrelse. Dokumentationen blev gennemgået hos de beboere tilsynet samtalte med. Dialogen blev kombineret med observationsperioder med henblik på indsamling af data, som er nødvendige for, at målet med tilsynet kan opnås. Tilsynsrapporten er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Rapporten har været i høring ved tilbuddet til gennemlæsning og kommentering og eventuelle faktuelle fejl er blevet tilrettet. Viborg kommune offentliggør tilsynsrapporterne på kommunens hjemmeside samt på Tilbudsportalen. Overordnet beskrivelse af plejecentret, herunder den fysiske beliggenhed er beliggende i den østlige del af Viborg by i et område bestående af kombineret blokbyggeri og parcelhuse. Kildehaven er et etplansbyggeri fra år 2001 og er omgivet af en stor have med stisystemer. Kildehaven ligger for enden af en lukket vej. Kildehaven rummer i alt 60 boliger, fordelt på 40 almene plejeboliger, seks plejeboliger til ægtepar og 14 demensboliger. Boligerne til ægtepar ligger i umiddelbar tilknytning til plejecentret. Alle plejeboliger er indrettet med stue, soveværelse, køkken og badeværelse. Boligerne til ægtepar, er indrettet med et ekstra værelse. Alle lejlighederne har desuden udgang til egen lille terrasse. Demensboligerne udgøres af et-rumsboliger med eget badeværelse og et lille køkken. Til demensafsnittet er der en fælles lukket have. Plejecentret er opdelt i de to almene plejegrupper Rosenhaven og Tulipanhaven med henholdsvis 26 og 20 beboere. Derudover er der demensafsnittene Kildebo og Lærkebo med tilsammen 14 boliger, hvoraf to udgøres af midlertidige pladser. Fællesarealerne i de enkelte afsnit er indrettet med møbler, så beboerne har mulighed for, at opholde sig i eget afsnit og dermed have socialt samvær med medbeboere fra eget afsnit. Desuden er der på Kildehaven en centralbeliggende cafe, der er indrettet med spisestue til beboerne fra det almene afsnit. I forlængelse heraf er der indrettet en pejse og tv stue. Demensafsnittet har en kat, en besøgshund og desuden tager en medarbejder jævnligt sin hund med på arbejde. Udenfor er der et fuglebur. I centerdelen af Kildehaven, er der desuden fællesfaciliteter, hvor aktiviteter for områdets ældre og Kildehavens beboere finder sted. Derudover forefindes træningsfaciliteter, sygeplejeklinik, fælleslokaler for områdets hjemmepleje samt kontor og mødefaciliteter. 3

4 På tilsynstidspunktet var der ingen ledige bolig i Kildehaven og leder oplyser, at det typiske er ægteparboligerne med deres placering uden for selve centeret, der kan være svære at udleje. Det juridiske grundlag udgøres af Lov om almene boliger 5 stk.2 og 105 stk Resume af anbefalinger/opmærksomhedspunkter fra sidste års tilsynsbesøg samt opfølgning på disse Tilsynet bemærker at der er arbejdet med flere af anbefalingerne fra sidste år og at der i den sammenhæng er tale om kvalitetsforbedrende initiativer. o Tilsynet anbefaler at oplysningerne på Tilbudsportalen gennemgås, så det sikres, at de samlede oplysninger er i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr af 19. december 2013 om Tilbudsportalen. Oplysningerne på Tilbudsportalen fremstår ved dette års tilsyn opdateret. o Tilsynet anbefaler et skærpet fokus på kommunikationen, så beboernes oplevelser med uheldig omgangstone undgås. Leder oplyser at der fortløbende er fokus på kommunikationen. o Tilsynet anbefaler at man understøtter, at der fra beboernes side, er klarhed over klageadgang og instrukser for at blive hørt, i tilfælde af utilfredshed med forholdene på plejecenteret. Det er leders oplevelse, at der både fra beboernes og de pårørendes side, er kendskab til klageadgange. o Tilsynet anbefaler at måden hvorpå beboerkassen administreres i Tulipanhaven, tages op til revision. Der henvises til kommunens principper for økonomistyring: Kassevirksomhed-finansiel-politik Tilsynet får oplyst, at den daværende beboerkasse i det almene afsnit midlertidig er nedlagt, og vil blive erstattet af en beboerkasse, der opfylder retningslinjerne. I demensafsnittet er der oprettet en beboerkasse i henhold til disse. o Tilsynet anbefaler et skærpet fokus på beboernes samlede måltidsoplevelse, herunder i særlig grad funktionen måltidsvært. I den sammenhæng henvises til, at der kan hentes inspiration i Hvidbogen fra januar 2015 SMAG - Skønne Måltider til Alle Gamle fra Københavns Universitet og Madkulturen. Leder oplyser at der er sket en betydelig udvidelse i samarbejdet med medarbejderne fra Madservice i bestræbelserne på, at højne beboernes samlede måltidsoplevelse. o Tilsynet foreslår at der udarbejdes et introduktionsprogram eller tjekliste med henblik på, at sikre en ensartet introduktionen af nye medarbejdere. Der er nu udarbejdet et introduktionsprogram og implementeringen heraf er i proces. o I forhold til dokumentationsområdet fremkommer følgende anbefalinger: - at kladdeversioner gøres permanente jf. de sundhedsfaglige vejledninger for dokumentationsområdet hvor fremgår, at dokumenter forbindelse med udarbejdelsen, kan oprettes som kladde, men inden en uge skal gøres permanente. - at døgnrytmeplaner revideres minimum en gang årlig eller ved markante ændringer. - at ikke aktuelle handleplaner gøres passive. - at det konsekvent dokumenteres, at man overholder Sundhedslovens krav om, at der forud for lægekontakt med henblik på pleje og behandling, foreligger et samtykke. Tilsynet kan ved dette års gennemgang af dokumentationsområdet konstatere, at der fortsat foreligger kladdeversioner af såvel sundhedsfaglige status som døgnrytmeplaner. Desuden ses ikke-opdaterede sundhedsfaglig status og døgnrytmeplan. 4

5 I forhold til de øvrige opmærksomhedspunkter om ikke aktuelle handleplaner og indhentelse af samtykke, ses der ikke mangelfulde oplysninger ved dette års stikprøver. Uddybende oplysninger som rapportens konklusion er baseret på: 5. Organisatoriske forhold Ledelsen udgøres af en Centerleder og en Strategisk leder for samtlige plejecentre i Viborg Kommune. Der er to teamkoordinatorer i Kildehaven, fordelt på en teamkoordinator for det almene afsnit og en for demensafsnittet. Teamkoordinatorerne varetager primært koordinatoropgaver og indgår kun i de plejemæssige opgaver hos beboerne ved spidsbelastninger. Teamkoordinatoren for demensafsnittet er ligeledes fagkoordinator på demensområdet og indgår som ressourceperson på demensområdet for hele Kildehaven. Medarbejderne i Kildehaven er opdelt i tre overordnede teams. Der er et team for hvert af de to afsnit i de almene plejeboliger Rosenhaven og Tulipanhaven og et team i demensafsnittet, der består af Kildebo og Lærkebo. Nattevagterne har derudover deres eget team. Der er ansat husassistenter, der varetager rengøring af beboernes lejligheder i det almene afsnit. Formålet er at aflaste plejepersonalet fra dele af de praktiske opgaver hos beboerne. Centersygeplejerskefunktionen varetages af to sygeplejersker, der har delt afsnittene mellem sig således, at den ene sygeplejerske primært har afsnittet Rosenhaven og den anden primært afsnittet Tulipanhaven samt demensafsnittet. 6. Beboertrivsel/tilfredshed I demensafsnittet er beboertilfredsheden primært afdækket gennem tilsynskonsulentens egne observationer og indtryk under tilsynsbesøget. Beboerne havde grundet målgruppen og den deraf følge nde mentale funktionsnedsættelse svært ved, at medvirke til egentlig interview. I det almene plejeafsnit havde tilsynet egentlig interview med to beboere og disse beboere blev informeret om tilsynets formål. Derudover havde tilsynet mindre uformelle samtaler med de beboere, der var tilstede i fællesarealerne. Generelt er der en overordnet tilfredshed med forholdene på plejecentret. Beboerne oplever at få den nødvendige og aftalte hjælp i forhold til personlig pleje og praktisk bistand. Beboerne er bekendt med at have en fast kontaktperson, og oplever at blive behandlet med respekt. Beboerne fortæller at have af indflydelse på deres egen hverdag og på tilrettelæggelsen af denne. I det almene afsnit italesætter beboerne dog, at medarbejderne ofte virker fortravlede og en af beboerne nævner en episode, hvor tilsynet ikke finder omgangstonen værende i orden. Den konkrete beboeroplevelse blev forelagt centerleder i forbindelse med tilsynet. Beboerne udtrykker stor tilfredshed med egen bolig og med fællesfaciliteterne, der giver mulighed for omgang med de øvrige beboere og mulighed for socialt samvær. I forhold til maden og den måde måltiderne foregår på, udtrykker beboerne ligeledes tilfredshed. 5

6 7. Observationsperiode Under tilsynet på Kildehaven havde tilsynskonsulenten flere observationsperioder i fællesarealerne, herunder både i centerdelen, i demensafsnittet samt i de to almene afsnit. Tilsynet havde dermed mulighed for, at observere tilgangen til beboerne og den generelle omgangstone i den pædagogiske, pleje og omsorgsmæssige indsats. Tilsynskonsulenten indledte, efter at have meldt sin ankomst, tilsynet i centerdelen. Her er der anrettet en morgenbuffet, hvor beboerne fra de to almene afsnit har mulighed for, at indtage deres morgenmad. Der kom løbende beboere til området, hvor der var en måltidsvært til at tage imod dem og bistå de beboere, der måtte have behov for hjælp. Tilsynet bemærkede det indgående kendskab den pågældende medarbejder havde til den enkelte beboers vaner og ønsker. Beboerne sad ved to borde og hyggede sig. Der herskede en hyggelig stemning, hvor beboere samtalte og hjalp hinanden. I demensafsnittet kom en beboer tilbage fra en gåtur med en hund, som en medarbejder havde taget med på arbejde. Det var tydeligt at den pågældende beboer profiterede af kontakten med hunden og skulle i forlængelse af gåturen, sørge for væske til hunden. Beboeren bar GPS og tilsynet fik fremvist, hvordan systemet fungerede under beboerens gåtur. I centerdelen sad et par beboere og hyggede sig foran fjernsynet. Senere meddelte en af beboerne, at hun måtte hjem og rede seng. Tilsynet ser dette som et udtryk for, at beboernes ressourcer inddrages i indsatsen og dermed har et rehabiliterende sigte. Udenfor plejecenteret bemærkede tilsynet, at et par medarbejdere var på cykelkursus da Kildehaven har fået en rickshaw cykel, som en del af det landsdækkende projekt Cykling uden alder, der skal give beboerne mulighed for at komme rundt i området. 8. Den generelle faglige indsats Der foregår fortsat ingen visitering fra myndighedens side og beboerne har dermed ingen myndighedsafgørelse på den leverede indsats. Samtlige beboere har fået fremsendt en orienteringsskrivelse fra myndighedsafdelingen med oplysninger om, hvordan ydelsestildelingen foregår samt orientering om klagemuligheder. Tilsynsenheden vil fortsat gøre opmærksom på, at der i den sammenhæng, er udfordringer forbunden med beboernes retssikkerhed. Faktisk forvaltningsvirksomhed kan ikke varetage myndighedsudøvelse og har dermed ikke i juridisk forstand afgørelseskompetence i forhold til løbende, at vurdere beboernes behov for personlig pleje og praktisk bistand. For at styrke borgers retssikkerhed anbefaler Tilsynsenheden, at det tydeliggøres over for beboerne, at det er myndigheden der har bemyndigelsen til, at træffe afgørelse om væsentlige ændringer i hjælpebehovet og i øvrigt præciserer reglerne om rettigheder og pligter. Indsatsen hos beboerne, afgøres bl.a. på baggrund af en faglig vurdering med udgangspunkt i Viborg Kommunes kvalitetsstandard. Indsatserne hos beboerne tilrettes løbende i forhold til det aktuelle funktionsniveau og fremgår af en døgnrytmeplan, som er gældende som dokumentation, for de ydelser beboeren modtager. 6

7 Nye beboere inviteres til en indflytningssamtale, hvor den nye beboer og pårørende orienteres om serviceniveauet således, at der tidligt i forløbet sker en forventningsafstemning i bestræbelserne på, at understøtte det gode samarbejde. Leder oplyser at han overvejer, at tilbyde kommende beboere et hjemmebesøg forud for indflytning. Formålet er bl.a. at give borgeren en bedre oplevelse af skiftet fra privat bolig til plejecenteret. Desuden er der et ønske om, at udarbejde en informationspjece, der kan udleveres til beboere og pårørende i forbindelse med, at en beboer bliver tildelt en plejebolig. På plejecenterets hjemmeside fremgår tilbuddets ønskede værdigrundlag og her fremgår det, at man i Kildehaven har fokus på, at hverdagen skal være så normal for beboeren som muligt, herunder at der tages udgangspunkt i den enkelte beboers behov og ønsker. Det fremgår yderligere at der lægges desuden stor vægt på, at møde den enkelte og hinanden med anerkendelse, respekt, ærlighed, omsorg og høj faglighed med fokus på, at skabe et meningsfuldt hverdagsliv med inddragelse af ressourcerne. Leder oplyser at værdigrundlaget ikke er noget der italesættes i dagligdagen og dermed ikke er i bevidstheden hos medarbejderne. Det er tanken, at det er noget der på sigt vil skulle implementeres, men at værdierne formentlig vil fremstå mere handlingsorienteret end tilfældet er i dag. I Kildehaven arbejdes der ud fra kontaktpersonsprincippet. Beboerne får ved indflytningen tildelt to kontaktpersoner, hvor den faglige sammensætning er afhængig af den faglige kompleksitet. Kontaktpersonerne har en række fastlagte opgaver hos beboeren og er de personer, der i et samarbejde er helhedsansvarlig for den pleje og omsorg beboeren modtager. I dagligdagen tilrettelægges indsatsen hos beboerne bl.a. på baggrund af gruppeoversigter og ugeplaner, hvor faste ydelser som bad og praktiske opgaver fremgår og disse benyttes som fordelingsredskab af de fremmødte de enkelte dage. Oversigterne og planerne indgår desuden som et redskab til, at sikre en vis systematik og struktur i opgaveløsningen samt som dokumentation for levering af ydelserne. I den pædagogiske, pleje og omsorgsmæssige praksis hos beboerne, er det er tilsynets indtryk, at der opmærksomhed på, at inddrage beboernes ressourcer i dagligdagen i bestræbelserne på, at opretholde og / eller forberede beboernes færdigheder og livsvilkår. Der har i en periode været ansættelse af terapeut til at understøtte denne indsats. Det er desuden tilsynets indtryk, at der værnes om beboernes selvbestemmelse og medindflydelse idet beboernes ønsker og behov i hverdagen respekteres og anerkendes, herunder at medarbejderne indenfor den mulige ramme, forsøger at udvise fleksibilitet i opgaveløsningen hos beboerne. I den ernæringsmæssige indsats udgør et godt måltid et af de aspekter, som kan øge livskvaliteten for beboerne. Måltidet hører for mange til, blandt dagens vigtigste begivenheder og det er på mange måder afgørende, at bespisningen foregår i hyggelige omgivelser. Der er mange forhold, der har betydning for, at beboerne får en god måltidsoplevelse. I Kildehaven leveres maden fra Madservice Viborg og den varme mad serveres til aften. Tilsynet får oplyst at samarbejdet mellem plejepersonalet og medarbejderne fra Madservice er udvidet siden sidste års tilsyn. Beboerne er blevet adspurgt i forhold hvad der er betydningsfuldt i den samlede måltidsoplevelse og her fremkom det, at beboerne ikke er motiveret til at indgå i f.eks. tilberedning af måltiderne, men værdsætter muligheden for at overvære denne. Leder oplyser at han på den baggrund, kunne have et ønske om at bedre udsigtsforholdene til der hvor tilberedningen foregår. 7

8 I forhold til aktivitetsmulighederne for beboerne er der ugentlige fastlagte aktiviteter som f.eks. sang og musik, besøg af dagplejebørn og banko. Viborg Kommune har besluttet, at dele af Ældremilliarden skal bruges til at finansiere en styrkelse af aktivitets- og omsorgsniveauet på plejecentrene i ydertimerne. Ordningen har tidligere været midlertidig, men det er nu politisk besluttet, at gøre denne varig. Det er op til det enkelte plejecenter, at ansætte medarbejdere i forhold til hvilke opgaver, man ønsker og anser som værende relevante for det pågældende sted. Der er tale om ansættelse af faglært personale med enten en sundhedsfaglig eller pædagogisk baggrund. I Kildehaven er der ansat to medarbejdere med en uddannelsesmæssig baggrund som social og sundhedshjælpere svarende til 45 timer ugentlig til at varetage disse ydertimer. Der er fokus på indsatser og aktiviteter, der skal understøtte hverdagslivet på plejecenteret. Der er et Bruger pårørenderåd i Kildehaven. Der er fast mødeaktivitet med rådet, der inddrages i relevante sammenhænge. Tilbuddet forebygger og håndterer magtanvendelser og det er tilsynets indtryk at reglerne om magtanvendelse, herunder registrering og indberetning samt udarbejdelse af handleplaner overholdes. Der er kendskab til indberetningspraksis. Den pædagogiske indsats bidrager til, at magtanvendelser så vidt muligt undgås og tilsynet får indtryk af, at der i den sammenhæng, er fokus på kreativitet og socialpædagogiske tiltag i bestræbelserne på, at undgå magtanvendelse. Tilsynet kan konstatere at der ikke er indberettet og registeret magtanvendelser fra Kildehaven siden sidste års tilsyn. 9. Medicinhåndtering, herunder utilsigtede hændelser Medicinhåndteringen på tilbuddet foregår både via dosispakket medicin fra apoteket og medicin doseret i doseringsæsker af personalet eller i en kombination af de to muligheder. Der forefindes generelle instrukser og procedurer for medicinhåndtering. De lovmæssige retningslinjer for medicinhåndtering og medicinadministration, herunder dosispakket medicin følges. Det kommunale tilsyn omfatter generelt ikke de læge- og sundhedsfaglige aspekter, herunder medicinhåndtering, da disse er underlagt tilsyn fra embedslægeinstitutionen. Gennemgang af hvorvidt medicinæsker og bokse er relevant mærket og om medicinskemaet er udfyldt efter gældende retningslinjer, er derfor ikke indgået i dette tilsyn. Styrelsen for Patientsikkerheds embedslægetilsyn afspejler dette. Seneste tilsyn herfra blev effektueret i april 2015 og grundet den efterfølgende konklusion om, at der blev fundet fejl og mangler, der indebar risiko for patientsikkerheden, vil Kildehaven ligeledes modtage tilsyn i Utilsigtede hændelser indrapporteres til DPSD (Dansk Patient Sikkerheds Database) efter gældende retningslinjer. 10. Beboernes økonomi Medarbejderne har som udgangspunkt ingen administration med beboernes økonomi. Denne varetages via banken, værge eller af pårørende. Medarbejdernes omgang med beboernes økonomi kan omhandle støtte til håndtering af lommepenge. 8

9 Der er politisk godkendt et frikommuneforsøg, der giver beboerne mulighed for at benytte sig af en række tilkøbsydelser. Forvaltningen har modtaget godkendelse af taksterne fra ministeriets side og beboerne har fået udleveret pjece med informationsmateriale om muligheden. Leder har endnu ikke modtaget nogen henvendelser fra nogle beboere eller pårørende, der ønsker at benytte sig at muligheden. Frikommuneforsøget er muligt i en periode indtil ultimo juni Tema: Frivillige indsatsen Styrkelse af indsatsen i forhold til det frivillige arbejde indgik som et fokusområde i Viborg Kommunes Mål og midler på Ældreområdet i Der vil i den sammenhæng være fokus på styrkelse og skabelse af lokale netværk i og omkring nye og eksisterende frivillighedsinitiativer. Endvidere henvises til at Sundhedsstyrelsen i marts måned 2016, har udgivet noget inspirationsmateriale i forhold til hvordan, man styrker samarbejdet med frivillige på plejecentre. shx I Kildehaven er der cirka 10 frivillige. De er alle organiseret i Kildehavens venner som udgør en fast og integreret del af opgaveløsningen på aktivitetsområdet. Det er primært de fælles arrangementer som de frivillige understøtter. Leder oplyser at der er et ønske om, at øge antallet af frivillige og tilsynet kan i den sammenhæng henvise til, at hente inspiration i materialet fra Sundhedsstyrelsen. 12. Dokumentation Tilsynet har gennemgået dokumentationen i det elektroniske system Rambøll Care hos tre beboere, herunder en beboer fra hvert afsnit. Hos ingen af de beboere, hvor tilsynet gennemgik dokumentationen, foreligger en myndighedsafgørelse på den indsats der leveres. Samtlige beboere har som alternativ løsning som tidligere nævnt fået fremsendt en orienteringsskrivelse vedr. ydelsestildeling og klagemuligheder Der foreligger en opdateret døgnrytmeplan for to af de tre beboere. Døgnrytmeplanen er en individuel plejeplan med informationer om den samlede pleje - omsorgsindsats gældende for hele døgnet. Den skal tage udgangspunkt i beboerens ressourcer, behov, vaner og ønsker. Det vurderes at der kan ydes en kvalificeret pleje ud fra døgnrytmeplanerne da beboernes behov for pleje og omsorg er velbeskrevet og den daglige tilrettelæggelse af plejeopgaverne fremgår. Det vurderes desuden at der er sammenhæng mellem plejeopgaver og det aktuelle behov hos beboerne. I to tilfælde foreligger døgnrytmeplanen som kladdeversion udover den periode, der fremgår af vejledningen. Der foreligger en opdateret Sundhedsfaglig status for to af de tre beboere. En sundhedsfaglig status på beboerne, indeholder en aktuel sundhedsbeskrivelse af beboernes aktuelle fysiske psykiske sociale samt sundhedstilstand. Problem - / indsatsområderne er udarbejdet ud fra sundhedsstyrelsens sygeplejefaglige optegnelser. I to tilfælde foreligger den sundhedsfaglig status som kladdeversion udover den periode, der fremgår af vejledningen. 9

10 Medarbejderne er introduceret til og anvender handleplaner i dokumentationen. Handleplaner skal indeholde en beskrivelse af en aktuel problemstilling, mål for indsatsen, herunder forventet resultat, planlagt indsats for at nå målet, samt evaluering af den udførte indsats. Handleplaner skal løbende evalueres og tilrettes, og når problemet anses for løst, skal handleplanen g ø- res inaktiv. Handleplaner oprettes når der er grundlag for et fremadrettet øget faglig fokus af et specifikt indsatsområde/problemområde. Der er handleplaner for flere relevante indsatsområder. Det ses at handleplanerne bruges fremadrettet da de indeholder mål, handlinger og evalueringer. De eksisterende handleplaner vurderes værende aktuelle samt at der er sammenhæng mellem status, handleplaner og indsatsområder. Samtykke: Plejecenteret har en fast rutine med henblik på at vurdere, om beboerne selv er i stand til, at varetage deres helbredsmæssige interesser. Dette fremgår af den sundhedsfaglige status om det er beboeren selv eller en pårørende/ værge, der giver informeret samtykke til behandling. Det blev oplyst, at der altid blev indhentet informeret samtykke til behandling. Der er ved tilsynet observeret, at samtykkereglerne anvendes og dokumenteres. 13. Medarbejder og medarbejderforhold Tilsyn får oplyst, at der ikke er sket væsentlige ændringer i forhold til antallet af medarbejdere, der varetager de pleje og omsorgsmæssige opgaver hos beboerne, siden sidste års tilsyn. Den faglige medarbejdersammensætning består fortsat af med arbejdere med en uddannelsesmæssige baggrund som social og sundhedshjælpere, social og sundhedsassistenter samt sygehjælpere. Desuden er der som nævnt også ansat husassistenter. I Kildehaven udgøres antallet af fremmødte i dagvagt typisk for det almene afsnits vedkommende, af fire faste personer i Tulipanhaven, fem personer i Rosenhaven samt husassistenten, der går på tværs af de to plejeafsnit. Hertil kommer eventuelle elever, studerende og praktikanter m.m. Medarbejderne fortæller at antallet af fastansatte medarbejdere ved sygdom er reduceret og erstattet af afløsere og vikarer. I demensafsnittet fremmøder typisk fire faste medarbejdere samt en husassistent og medarbejder i seniorjob. I aftenvagten møder fem personer i de almene afsnit, hvor en har reduceret arbejdstid. I demensafsnittet fremmøder tre personer, hvor en person ligeledes har reduceret arbejdstid. Nattevagten udgøres af to personer i hele Kildehaven, hvor den ene har base i demensafsnittet. Der er stor forskel på, hvordan medarbejderne i henholdsvis det almene afsnit og demensafsnittet oplever arbejdsmiljøet, hvilket er sammenlignelig med sidste års tilsyn. I demensafsnittet beskriver medarbejderne generelt et velfungerende arbejdsmiljø præget af gode kollegiale forhold og et overskud til at tænke i udviklingsinitiativer. I det almene afsnit italesætter medarbejderne fortsat en presset hverdag med oplevelsen af en ubalance mellem de tilstedeværende ressourcer og arbejdsopgaver. Medarbejderne nævner at klokken f.eks. kan blive 10.30, inden den sidste beboere er oppe. Det er i særlig grad weekenderne, der opleves som udfordrende. Leder er bekendt med medarbejdernes frustrationer og har netop afsat yderligere ressourcer i weekendvagten. 10

11 Aktuelt nævnes dokumentationsområdet som værende en udfordring. Der er problemer med at varetage dokumentationen på IPads, da oplysningerne ifølge medarbejderne ikke gemmes. Tilsynet stiller sig undrende overfor denne oplysninger, og er efterfølgende opsøgende på en forklaring og fremkommer på den baggrund med en anbefaling, der vil kunne bidrage til en afklaring. Leder oplyser at der ledelsesmæssigt har været et særligt fokus på det sociale miljø i det almene plejeafsnit i bestræbelserne på, at bedre det psykiske arbejdsmiljø for medarbejderne. I den sammenhæng har leder valgt en metode kaldet Rullende APV, hvor formålet er, at have et løbende fokus på arbejdsmiljøet. Dette er synliggjort ved at der i hvert team er ophæng af plancher, hvor medarbejder ad den vej har mulighed for at bidrage til den løbende proces. Der er desuden iværksat et konkret initiativ i forhold til, at øge medarbejdernes tilfredshed med kvaliteten af det arbejde de udfører, i form af supervisionstilbud. Medarbejderne oplever, at der er et velfungerende samarbejde med ledelsen og fremhæver i den sammenhæng, leders lydhørhed. Leder fortæller at det generelt er hans oplevelse, at der er sket en bedring i det sociale miljø siden sidste års tilsyn, og oplyser at der er sket en halvering i sygefraværet. Faglig udvikling Det er afgørende for kvaliteten i tilbuddet, at tilbuddets medarbejdere har de kompetencer (uddannelse, erfaring og viden) der er nødvendig i forhold til tilbuddets målsætninger og målgruppe samt i forhold til de metoder tilbuddet anvender. Ud over tilbuddets aktuelle kompetenceniveau, er det vigtigt, at tilbuddet har et strategisk fokus på, hvordan de nødvendige kompetencer sikres på såvel kort som langt sigt. Det er tilsynets oplevelse, at medarbejderne i Kildehaven besidder de relevante faglige kompetencer i forhold til målgruppens behov og tilbuddets metoder samt at der er fokus på opdatering heraf. Leder oplyser at der løbende er medarbejdere på kursus eller efteruddannelse og at ønsker til kompetenceudvikling i øvrigt indgår ved medarbejderudviklingssamtalerne, der i øvrigt indgår i et fast årshjul. Aktuelt afvikles der udviklingssamtaler med medarbejderne i demensafsnittet. Medarbejderne oplever, at der er tilfredsstillende rammer og muligheder for intern vidensdeling og erfaringsudveksling. Der er fastlagte møder til dette formål i form af teammøder hver 14 dag, der både har et beboer og medarbejderrelateret indhold. Derudover har sygeplejerskerne og assistenterne fælles mødeaktivitet. Viborg Kommune har igangsat et kompetenceudviklingsprojekt kaldet Model borgerprofil og fagkompetenceniveau, hvor der er fokus på at få defineret beboernes plejebehov/ niveau for herefter se på medarbejdernes kompetenceniveau, herunder hvilket fagligt niveau og viden/kompetencer der kræves af personalet såvel monofagligt som tværfagligt. Som indledning til at skulle indgå i projektet, er samtlige beboere blevet screenet og man afventer nu opfølgningen i forhold til indsatsen omkring medarbejdernes kompetencer. Leder stiller dog spørgsmålstegn ved, om det er muligt, at kombinere beboernes funktionsniveau med behovet for kompetenceudvikling. I den sammenhæng refererer leder til nogle undersøgelseskonklusioner fra KORA samt Marselisborgcentret. 11

12 Viborg Kommune indgår aktuelt sammen med nogle andre kommuner i et forbedringsprojekt i den primære sundhedssektor kaldet I sikre hænder. Overordnet handler I sikre hænder om at ændre de vante arbejdsgange og rutiner. Ved at have et systematisk fokus på at udvikle og afprøve forskellige arbejdsgange er målet med projektet, at nedbringe antallet af tryksår, fald, fejlmedicineringer og infektioner i kommunerne. Det er intensionen at alle kommunens plejecentre skal indgå i projektet, og for Kildehavens vedkommende, forventer man opstart til oktober Viborg Kommune (forvaltningen Sundhed og Omsorg) har samlet relevante retningslinjer, instrukser og vejledninger i en elektronisk database Databasen for Håndbøger. Det er tilsynets indtryk, at medarbejderne har kendskab til databasen. 14. Tilbudsportalen er at finde på Tilbudsportalen. Oplysninger om tilbuddet fremstår opdateret, og svarer til de faktiske forhold i tilbuddet, hvilket er i overensstemmelse med Bekendtgørelse Nr af 15. december 2015 om Tilbudsportalen. 15. Fysiske rammer, herunder de hygiejne - og sikkerhedsmæssige forhold De fysiske rammer udgør en central del af et tilbud, både som ramme om beboernes liv og som ramme om den indsats, der finder sted. Det er derfor væsentligt, at tilbuddets omgivelser, udformning, indretning, faciliteter og stand er velegnede samt hensigtsmæssige i forhold til tilbuddets målgruppe samt understøtter indsatsens formål og indhold. Det er desuden væsentligt, at de fysiske rammer inde som ude tilgodeser beboernes behov og at forholdene bidrager til at sikre beboernes trivsel, ret til privatliv, udfoldelsesmuligheder og mulighed for at opretholde et socialt netværk. Det er tilsynet indtryk at de fysiske rammer på i Kildehaven understøtter beboernes udvikling og trivsel og at beboerne trives med de fysiske rammer, herunder at de fysiske rammer afspejler, at tilbuddet er beboerne hjem. De fysiske rammer vurderes generelt at være egnede i forhold til formålet med tilbuddet og målgruppen. Der er adgang til udendørsfaciliteter (have og terrasser) og disse vurderes værende handicapvenlige. Der er indkøbsmuligheder i nærmiljøet og adgang til offentlige transportmidler. Der er i de fælles indendørsarealer for beboerne fælles opholdsarealer, som giver mulighed for at samles til aktiviteter, spisning m.m. Der er i de fysiske rammer taget hensyn til beboere med særlige behov, herunder gangbesværede og i demensafsnittet ligeledes for beboere med demenssygdomme. I det almene afsnit vil den fysiske indretning med de mange udgange til frie arealer, kunne udfordrer plejen af beboere med en demensdiagnose, herunder i særlig grad hvis der er tale om beboere med dørsøgende adfærd. Både fællesarealerne såvel om beboernes egne boliger, fremstår hyggelig indrettede og med et hjemligt præg. I fællesarealer for medarbejderne forefindes rum, hvor der er mulighed for at afholde møder. Der er mulighed for håndhygiejne, tilgængelighed af flydende sæbe, engangshåndklæder, håndsprit m.m. 12

13 Rengøringsstandard af boligarealer og servicearealer vurderes at være tilfredsstillende, herunder hygiejne - og oprydningsmæssige forhold. I forhold til fødevarehåndtering/levnedsmiddelkontrol er Kildehaven registreret hos Fødevareregionen og har ved seneste tilsyn herfra i januar 2016 fået fornyet deres Elite smiley. I forhold til de sikkerhedsmæssige forhold forefindes der røgalarmer og der er udarbejdet evakuerings og beredskabsplan. 13