BRUGERVEJLEDNING TIL Frikirke C5 og AKC5

Transkript

1 BRUGERVEJLEDNING TIL Frikirke C5 og AKC5 Administrations- og medlemssystem til Frikirker i Danmark Version Seneste ændring Damkjer.com

2 Indledning Frikirke C5 er navnet på en specialtilpasset udgave af økonomisystemet Microsoft Dynamics C5 (tidligere også kendt som Concorde C5). Tilpasningerne er lavet specielt mhp. menigheder i kraft af medlemsregistrering, tiendebogføring, indberetning af fradragsberettigede gaver til Skat, integration til Word og Excel, udsendelse af o.m.a.. Programmet er fremstillet og vedligeholdes af Damkjer.com, som har mange års erfaring med udvikling af C5 og et indgående kendskab til livet i en frikirke og de specielle krav der er til administration her. Se mere på hvor du også finder link til nyhedsbrev, indberetning af fejl og ønsker, samt vidensdatabase med svar på spørgsmål i brugen af Frikirke C5. Om brugervejledninger Denne brugervejledning beskriver kun de specifikke ændringer der er lavet i Frikirke C5 og som ikke er beskrevet i programmets interne manual. I standarddelen af programmet kan du finde programmets interne manual, som automatisk slår op på det rigtige punkt når du trykker F1. Desuden findes der en række bøger om standard C5, udgivet på forlag som Globe m.fl. som kan købes hos boghandlere og andre steder. Frikirke C5 og AKC5 Nogle steder vil du finde afsnit med markeringen Kun AKC5. AKC5 er en specialudgave af Frikirke C5, specielt tilpasset nogle helt specielle krav for visse menigheder i Apostolsk Kirkes netværk. Disse ting vil kun være aktive og tilgængelige i denne specialversion og er uden interesse for andre menigheder og kan ignoreres. Damkjer.com frikirkec5@damkjer.com akc5@damkjer.com

3 Opsætning og brug Start af programmet Når du starter programmet ved at klikke på ikonet på skrivebordet, åbner programmet i hovedmenuen, medmindre det brugernavn du er logget ind på computeren med, ikke er oprettet i Frikirke C5. I så fald logges der ind som Supervisor. Når programmet installeres første gang, findes der kun ét brugernavn Supervisor - som du kan bruge. Der er ikke noget password (kodeord). Du kan selv oprette flere brugere med forskellig adgang til dele af programmet se side [LINK]. Brugeren Supervisor er administrator for programmet, dvs. det er den eneste bruger som kan oprette andre brugere, tildele rettigheder osv. Denne bruger har adgang til alle vigtige funktioner, så derfor er det vigtigt at der bliver tildelt et password til denne brugerkonto (se side [LINK]). Klik OK (elle tryk Enter) for at gå ind i programmet Hvis du logger ind som Supervisor, vil du få en advarsel, såfremt du ikke har fået oprettet et password til denne bruger. Det er vigtigt at du gør dette, aht. datasikkerheden i programet Kun AKC5 Første gang du starter programmet (og indtil disse oplysninger er udfyldt), vil den komme med følgende advarsel:[ Menighedsnummeret er et nummer som du får tildelt af Servicecentret. Det anvendes til: Afgøre hvilke kontonumre der automatisk skal oprettes fra rammekontoplanen Identificerer dine indrapporteringer, så Servicecentret ved hvem der har indsendt data Regnskabstype er en oplysning som hjælper programmet med at afgøre hvilke konti du skal bruge. Her kan der vælges mellem Kun menighedsregnskab, Kun ejendomsregnskab, Menigheds- og ejendomsregnskab og Kun tienderegnskab.læs mere på side 66

4 Hovedmenuen Dette er hovedmenuen i C5. Under Opsætning/Systemstandard i menulinien øverst i skræmbilledet kan der vælges en anden form (Gittermenu eller Stifinder), men det anbefales ikke og er ikke nærmere beskrevet i denne manual. Du aktiverer de forskellige menupunkter ved at på fanerne Finans, Medlem, Debitor osv..derved fremkommer den konkrete menu for det pågældende modul øverst i menuen til højre. Tip! Du kan aktivere de forskellige moduler med Ctrl+1 for første modul, Ctrl+2 for andet modul, Ctrl+3 for tredje modul osv. Finans Medlem Debitor Kreditor Generelt I denne kolonne finder du kontoplanen, kassekladde, udskrift af balancer m.m. alt der vedrører regnskabsdelen Alt der findes under denne kolonne er helt unikt for Frikirke C5. Her finder du alt vedr. medlems- og tiendestyring Alt der findes under denne kolonne er helt unikt for Frikirke C5. Her finder du alt vedr. medlems- og tiendestyring Her kan du styre kreditorer. Er ikke nærmere beskrevet her. Her kan du styre kreditorer. Er ikke nærmere beskrevet her. Undermenuerne til hvert modul er opdelt i fem hovedpunkter: Dagligt Kartotek Under Finans er det f.eks. her du finder kassekladden, hvor du bogfører dine bilag. Her finder du stamkartoteket for kolonnen, hhv. kontoplanen (Finans) og medlemskartoteket

5 Periodisk Rapporter Tilpasning Periodisk består især af kørsler som skal køres i forbindelse med f.eks. årsafslutning. Generelt er det ting man ikke gør hver dag, men med bestemte mellemrum. Her finder du de relevante udskrifter for kolonnen Menupunkterne her går på opsætningen af funktionerne i programmet. Der er visse parametre og basisoplysninger som skal angives for at programmet kan køre. De findes her og er næsten alle udelukkende kun tilgængelige for Supervisor. Når der i det efterfølgende henvises til et menupunkt, skrives det som Modul/Undermenupunkt/Menupunkt. F.eks. vil Medlem/Rapport/ Stamdata/Labels betyde at du skal vælge modulet Medlem, menupunktet Rapport, menupunktet Stamdata, undermenupunkt Labels. TASTER oversigt over de mest anvendte taster F1 F2 F3 F4 F7 F8 Alt+F9 Alt+H Alt+F7 Alt+F8 Ctrl+F7 Ctrl+F8 Ctrl+F Alt+F5 Ctrl+F9 Intern manual Opret ny post/linje Godkend og luk skærmbillede/valgboks/afgrænsning Søg Bladr til forrige post/linje Bladr til næste post/linje Slet post/linje Felt hjælp (valgmuligheder(opslag i kartotek) Gå til forrige fane Gå til næste fane Gå til første post i kartoteket Gå til sidste post i kartoteket Hurtig søgning (kun i hovedkartoteker, såsom Finans og Medlem) Valgfri søgning (i hovedkartoteker) Sletning af brugerrettelser i skærmbilleder og afgrænsningsbokse I flere skærmbilleder (Finans/Dagligt, Finans/Kartotek, Medlem/Kartotek) vil du finde en knap i sidepanelet som hedder Genveje. Denne viser de tastaturgenveje som er helt specifikke for det aktuelle skærmbillede. Det er god idé at klikke på denne knap for at lære disse genveje at kende. Tjek også ikonerne i menulinjen for oven. Den skifter med de relevante ikoner for skærmbilledet. Hvis du placerer musen over et ikon og lader den stå der et kort øjeblik, vil den vise den aktuelle genvejstast der kan bruges. Om skærmbillederne i denne manual Da der kan tilkøbes div. ekstra moduler og funktioner til C5 individuelt, kan der på de viste skærmbilleder i denne manual forekomme felter og rækkefølge/placering af disse, som ikke stemmer 100% overens med det skærmbillede som du har foran dig. Det gælder f.eks. felterne Afdeling, Bærer og Formål, som tilhører udvidelsen Dimensioner, og som ikke er en del af basisudgaven af C5.

6 Opsætning af programmet Der er en lang række basale oplysninger som skal opsættes før vi går i gang med programmet. De vil blive gennemgået nedenfor. Det er meget vigtigt at du går gennem dem før du går videre med at bruge programmet. Finans/Kartotek Her skal der indtastes nogle basale oplyninger se side [LINK] Her oprettes regnskabsperioderne se side [LINK] Så skal kontoplanen oprettes se side [LINK] Kun AKC5 Før kontoplanen kan oprettes, skal rammekontoplanen ilæses se side [LINK] Såfremt der under Firmakartoteket er valgt regnskabstype Kun tiende, kan denne del skippes, idet finansmodulet ikke anvendes i dette tilfælde. Generelt/Kartotek/Firmakartotek Finans/Tilpasning/Perioder Finans/Tilpasning/Systemkonti Generelt/Kartotek/ Valuta Finans/Tilpasning/ Kladdenavne Medlem/Tilpasning/ Parametre Medlem/Kartotek Her skal visse systemkonti angives - se side [LINK] Selvom der ikke anvendes anden valuta end DKK,er det nødvendigt at der angives konti for tab og vinding for denne valuta side side [LINK] Opret de ønskede bogføringskladder se side [LINK] Opsætning af de basale parametre for medlemssystemet - se side [LINK] Så er det tid til at oprette medlemmerne se side [LINK].

7 Dagligt brug Bogføring Registrering af tiende uden finans Oprettelse/vedligeholdelse af medlemsdata Finans/Dagligt se side [LINK]. Medlem/Dagligt se side [LINK] Medlem/Kartotek se side [LINK] Periodisk Indberetning til Servicecentret (kun AKC5) Oprettelse af nyt regnskabsår Årsafslutning tiende Årsafslutning finans Lukning af perioder Finans/Periodisk/Indberetning - se side [LINK] Finans/Periodisk/Perioder se side [LINK] Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (multi) se side [LINK]. Medlem/Periodisk/Årsafslutning - se side [LINK] Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/Dan primoposter se side [LINK]. Finans/Tilpasning/Perioder se side [LINK]

8 REFERENCE MANUAL FINANS Finans/Dagligt Når menupunktet aktiveres, vises en liste over de kladder der er oprettet (se Finans/Tilpasning/Kladdenavne). Klik på den kladde du ønsker at åbne. Hvis der kun er oprettet én kladde, åbnes den direkte. I kassekladden anvendes noget der kaldes Beholdningskonti. Det er konti som kasse, bank og giro, som man løbende kan afstemme i kassekladden. Indtil de er opsat vil denne meddelelse fremkomme. Har man oprettet kontoplansforslaget, kan programmet automatisk hente disse ind. Vil man selv styre det, klikkes der på Nej, og kontiene opsættes ved at vælge knappen Beholdning i kassekladden. Felter Dato Bilagsnummer Bogføringsdato. Den dato som bilaget bliver bogført under. Hvis perioden ikke er åben (se Finans/Tilpasning/Perioder) vil bogføring blive afvist. Bilagsnummer. Tildeles automatisk, men kan overskrives.bilagsnummerserien er pr. kladdenavn og angives under Finans/Tilpasning/ Kladdenavne - se side [LINK].

9 Konto Finanskontonummer. Du kan få en oversigt over konti ved i feltet at klikke på knappen eller ved at taste Alt+H. Når denne liste er åben kan du søge med F4 eller blot bladre frem til den ønskede konto med piletasterne eller PgUp/PgDn. Du kan selvfølgelig også blot indtaste kontonummeret. For konti der er oprettet med kode (se Finans/Kartotek fanen Opsætning feltet Kode), kan denne kode også indtastes her. Er kontoplansforlaget indlæst, er der oprettet 3 konti med kode: Kasse (K), Bank (B) og Giro (G). Endelig kan man indtaste en del af kontonavnet. Programmet vil så søge frem til den første konto der passer med det indtastede. Når kontonummer er valgt, vises kontoens navn i feltet Kontonavn i bunden af skærmbilledet. Modkonto Fungerer på samme måde som Konto. Indtastes der en modkonto, kan man debitere og kreditere på samme linie. Medlem Medlemsnummer. Dette felt er kun åbent hvis der i Konto (ikke modkonto) er valgt en konto der opfylder ét af nedenstående kriterier: Kontoen er markeret som en Tiende/Gavekonto i kontoplanen (se side [LINK]).. Kontoen er en tiendegældskonto og der er åbnet op for styring af tiendegæld (se sidel[link]) under Medlem/Tilpasning/Parametre. Tip! Du kan både indtaste medlemsid, tiendenummer, hele eller dele af navn eller CPR/ CVR nummer. Såfremt der findes flere der passer på det der indtastes, åbnes et billede hvor man kan vælge hvilket medlem man vil bogføre på. Tiendetype Feltet kan enten være blankt eller have værdien Kun 8a. Såfremt sidstnævnte vælges, kan beløbet kun anvendes på en 8a kvittering, også selvom medlemmet har en 12 tiendekontrakt. Dette er for at overholde reglerne omkring øremærkede gaver, som ikke må anvendes til at dække 12 forpligtigelser.

10 Såfremt der på kontoen i kontoplanen (Finans/Kartotek) er angivet Kun 8a, kan denne værdi ikke ændres i kassekladden, og kontoen er låst til kun at kunne bruges til 8a beløb for medlemmerne. Løftetype Modkonto Debet/Kredit Moms Tekst Såfremt kontoen er knyttet til en løftetype (Medlem/Tilpasning/Løftetyper) og der er et aktivt løfte på det aktuelle medlem (Medlem/Kartotek/Tiende/Gaveløfter), kan man her angive at beløbet vedrører et løfte. Her kan angives en konto, f.eks. for kasse eller bank, som beløbet modposteres på. Se om feltet Debet/Kredit nedenfor). Her indtastes beløbet. Indtastes der f.eks. i Debet, vil beløbet blive debiteret på den konto der er anført i Konto og krediteret på kontoen anført i Modkonto (såfremt denne er udfyldt). Evt. momskode Her kan indsættes en tekst, som gemmes på posteringen. Det er en god idé ikke blot at gentage kontonavnet, men skrive hvad det er, især for omkostningskonti. TIP! Under Finans/Tilpasning/Tekster kan der oprettes egne tekster (skal have nummer 100 og opefter). I tekstfeltet her i kladden kan man så blot indtaste tekstens nummer og trykke Enter, så henter den pågældende tekst ind, eller du kan klikke på pilen i feltet/taste Alt+H for at hente en oversigt over oprettede tekster. Udelad bogføring Såfremt man i kassekladden har en eller flere linjer som man er lidt usikker på, kan man stadig få bogført resten af kladden, pånær disse linjer, hvis man markerer dem i dette felt. Dette forudsætter dog at kladden balancerer uden disse linjer. Knapperne i skærmbilledet Simpel/avanceret Skift kladde Check kladde Skifter mellem at vise de mest nødvendige felter og alle tilgængelige felter i finanskladden. Via dette menupunkt kan man hoppe over i en anden kladde, uden at skulle forlade kladden og vælge menupunktet igen. Anvendes ikke særlig meget Denne funktion checker for evt. fejl i kladden: manglende kontonumre, spærrede konti eller perioder, ubalance osv. Når den er færdig melder den enten hvilke fejl der optræder eller at der ikke er fundet fejl i kladden. Hvis der findes fejl, vil der på den fejlbehæftede linie være en rød tekst i statuslinien i bunden af skærmbilledet:

11 Næste fejl Udskriv Hvis der er fundet fejl i en kladde med mange linier, kan det være svært at finde dem. Stil så markøren på den første linie i kladden og klik Næste fejl. Så springes der frem til næste linie med fejl, som så kan rettes. Gentag det indtil der ikke er flere fejl og kør Check kladde igen Her kan udskrives kassekladde og/eller kasserapport. Det anbefales at bruge udskriften Kasseklade Når kladden er checket uden at der er fundet fejl, udskrives kassekladden. Udskriv kun beholdningskonti Det anbefales at markere dette. Inkluder udeladte linjer Se feltet Udelad bogføring ovenfor. Hvis dette felt er markeret, medtages udeladte linjer på udskriften. Bogfør Beholdning Her bogføres kladden efter at den er udskrevet. Her opsættes beholdningskontiene, dvs. de konti hvis saldo vises øverst i kladden, se nedenfor: Posteringer Når der er indtastet et kontonummer i kladden, kan man v.hj.a. denne knap få vist alle posteringer på den konto.

12 Finans/Kartotek Her oprettes og vedligeholdes kontoplanen. Hvis du ikke anvender AKC5, vil den spørge efter at bruge en skabelon til at oprette kontoplanen fra. Dette er valgtfirit, men man kan med fordel anvende en skabelon, som man så tilpasser bagefter: Er der ikke oprettet nogen kontoplan, spørges der om du vil oprette en kontoplan ud fra en række standardskabeloner. Kun AKC5 Rammekontoplanen skal være indlæst før du aktiverer dette menupunkt, da den automatisk opretter og opdaterer kontoplanen. Her må der ikke bruges anden kontoplan end rammekontoplanen. Svare du Ja, oprettes kontoplanen med kontoplansforslag. Bagefter kan du så tilføje dine egne konti, samt slette de konti i kontoplansforslaget du ikke ønsker at beholde. Hver gang du går ind i kontoplanen, checker programmet for evt. ændringer og tilføjelser i rammekontoplanen, som så automatisk opdateres i kontoplanen. Vær opmærlsom på, at der i nedenstående kan være felter du ikke har på din skærm. Det skyldes at visse felter er afhængig af hvilke moduler man har købt til sin licens, som f.eks. Afdeling, Bærer og Formål, som kræver koden til modulet Dimensioner Fanen Oversigt Når du kommer ind i kontoplanen, står du i en oversigt over alle finanskonti i kontoplanen.

13 Felter Konto Kontonavn Kontonummer. Når en først er oprettet, kan nummer kun ændres under Finans/Periodisk/Ændre kontonummer - se side [LINK] Kontoens nav Kontotype Sum fra T Drift, Status, Overskrift osv. Vær meget opmærksom på at få oprettet konti rigtigt. Det er en hyppig fejl, at man opretter en konto som driftskonto, hvor den burde have været en statuskonto. Husk også at have god plads i din nummerserie til, at du på et senere tidspunkt kan tilføje yderligere konti, uden at skulle lave hele kontoplanen om. Men lav ikke for mange konti - når en konto er blevet bogført på, kan den ikke uden videre slettes igen! Opsætning af sammentællinger. Anvendes kun på konti med kontotype Sumkonto, og angiver fra hvilken overskriftskonto der skal tælles sammen. Tiende/gavekonto? Kun konti der er afkrydset i dette felt kan modtage posteringer med medlemsnummer. Det er for at undgå, at man ved en fejl får bogført tiende/gaver på f.eks. en konto vedr. kopimaskine eller i egenkapitalen.

14 Tiendetype C Moms Kan enten være blank eller have værdien Kun 8A, og kan kun angives, hvis der er afmærket i kolonnen T (se ovenfor). Hvis denne værdi er angivet, vil der kun kunne bogføres med denne værdi på kontoen i kassekladde - se side [LINK]. Anvendelsen for dette ligger i, at når personer giver gaver til øremærkede formål, kan man iht. Skats regler ikke opnå fradrag iht. 12 (gavebrevsordninger), men kun efter reglerne i 8A. Beløb der er markeret med denne posteringstype vil derfor, i forbindelse med tiendeafslutningen - se side [LINK] - ikke kunne bruge disse beløb til fradrag iht. 12. Check for medlemsid. Hvis markeret på en konto, vil der ved bogføring på konto i kassekladden - se side [LINK] - blive checket for om medlemsid er angivet. Er det ikke det, vil bogføringen af kassekladden blive afbrudt. Anvendes hvis man f.eks. ønsker, at en bestemt konto kun må indeholde tiende og gaver som kan henføres til oprettede medlemmer, mens anonyme, kontante gaver skal bogføres på en anden konto. Momskode. Under normale omstændigheder er frikirker ikke momsoligtige, men man kan oprette momskoder, uden sats, for at kunne beregne grundlag for evt. momsrefusion. Kun AKC5 Ved indlæsning af Rammekontoplanen, opsættes automatisk momskode på visse konti. Den kan fjernes,og/eller der kan indsættes momskode på relevante konti. Disse koder anvendes på Momskontrolisten - Finans/Rapporter/Periodisk/Momskontroliste - se side [LINK]. Saldo i DKK Tælleværk Dette er kontoen saldo i det aktuelle regnskabsår. Tælleværker giver mulighed for at lave specielle sammentællinger, f.eks. til en ledelsesrapport eller sammendrag, på en række konti sidst i kontoplanen. Et tælleværk angiver en alternativ sammentælling af konti, evt. på tværs af kontoplanen. Alle konti, med det samme tælleværk, summeres sammen på de konti, der er mærket Tælleværk. Der tælles oppefra og nedefter i kontoplanen indtil den aktuelle tælleværkskonto. Du kan oprette 99 tælleværker. Feltet er alfabetisk, og ikke numerisk. På en posteringskonto (Drift/Status) eller sumkonto angives de tælleværker, som bevægelserne skal indgå i, f.eks. T1. På konti med kontotype Tælleværk, kan man udskrive et eller flere tælleværker. Der kan her anvendes basale regnearter (+,-,*,/), paranteser og/eller konstanter (tal). Fanen Opsætning Når du står på en konto i oversigten, kan du skifte til et billede med flere detaljer om kontoen ved at klikke på fanen Opsætning.

15 Felter Specielle felter af interesse i dette skærmbillede: Kode Adgang Export budget Du kan give en konto en kode som gør den nemmere at bruge i kassekladden. F.eks. kan konti for kasse, bank og giro oprettes med koden K, B og G. I stedet for at indtaste kontonummer i kassekladden, kan man i stedet anvende denne kode. Her kan man evt. spærre en konto, som man ikke ønsker at bruge. OBS! Konti der er bogført på, kan ikke slettes. Dette felt vedrører eksport til speciel budgetfunktion. Mere herom på side [LINK]. Fanen Statistik I dette skærmbillede kan du se periodetallene for den aktuelle konto. Det giver et hurtigt overblik over hvor meget er der posteret i en periode, evt. sammenlignet med budgettal.

16 Knapper i skærmbilledet Kun de vigtigste er beskrevet her. Se den interne manual (F1) for beskrivelse af de øvrige knapper. Posteringer Budget Her kan du se de posteringer der er bogført på kontoen Her kan du se evt. budgetter på kontoen

17 Finans/Periodisk Kun AKC5 Indberetning Under dette punkt opsamles og indsendes finansdata periodisk til Servicecentret. Denne kørsel tager alle posteringer op til den angivne dato, samler dem pr. regnskabsmåned iht. opsætningen på rammekontoplanen [LINK] og danner en fil, som evt. kan indsendes automatisk til Servicecentret. De data som indsendes til Servicecentret markeres med et løbenummer transferid som anvendes til at sikre, at der ikke er huller i indberetningen. TransferId kan ses på finansposteringerne (Finans/Kartotek/Posteringer). Når der i nedenstående billede angives en pr. dato, medtages alle posteringer uden tranferid, dog kun for posteringer fra og med Åbningsdaro (Generelt/Kartotek/Firmakartotek) se side [LINK]. Alm. indberetning Pr. dato Transferid Udskriv rapport Dan fil Her angives den dato som der skal indberettes frem til (inkl.). Skal ikke udfyldes ved alm. indberetning Afkrydses hvis du ønsker at udskrive en oversigt over hvad der bliver indberettet. Kan evt. senere udskrives under Finans/Rapporter/Periodisk/Indberettede beløb. Afkrydses for at danne filen der skal indsendes til Servicecentret Skriv START Skriv START og klik på OK for at igangsætte.

18 Gendannelse af indberetning Under visse omstændigheder kan det være nødvendigt at genfremsende en indberetningsfil til Servicecentret, f.eks. hvis en given indberetning er bortkommet eller ikke indsendt korrekt. Her vil Servicecentret anmode om genfremsendelse af et givent transferid. Pr. dato Transferid Udskriv rapport Dan fil Efterlades blank Her angives det transferid der skal indsendes på ny Afkrydses hvis du ønsker at udskrive en oversigt over hvad der bliver indberettet Afkrydses for at danne filen der skal indsendes til Servicecentret Skriv START Skriv START og klik på OK for at igangsætte. Når filen er dannet, skal filen indsendes til Servicecentret. Såfremt der er installeret og opsat et lokalt program (Outlook, Windows Mail) kan dette ske automatisk. I så fald kan du besvare ovenstående spørgsmål der fremkommer med Ja. OBS! Hvis du har Microsoft Outlook installeret på din pc, men ikke ønsker at anvende dette, skal du under Medlem/Tilpasning/Parametre markere feltet Undlad at bruge Outlook. Hvis du ikke svarer ja til at indsende filen automatisk, skal dette gøres manuelt. Den dannede fil ligger i en mappen under der hvor Frikirke C5 programmet er installeret, og hedder SERVCENTER/UDG. Den dannede fil hedder Transfer_XXX_YYYYY.AC5, hvor XXX er menighedsnummeret (se Finans/Kartotek/Firmakartotek, 3. fane, feltet Menighedsnummer) og hvor YYYYY er det dannede transferid. Vedhæft filen til en og indsend den til akc5rapport@apostolic.dk. Tip! Hvis du indsender filen automatisk, modtager du en kvittering for at filen er modtaget på Servicecentret. Hvis der er krydset af for udskrift af rapport, vil der nu fremkomme en boks, hvor det angives på hvilken måde denne rapport ønskes udskrevet.

19 Budgettering Der kan i hovedtræk lægges budget ind i programmet på 2 forskellige måder: Manuelt Automatiseret Budgettet lægges ind på konti via budgetkladde, og man angiver selv budgettallet pr. konto og periode. Der udlæses en balance til et Excel regneark (kræver at Microsoft Excel 2007 eller nyere er installeret på din pc). I dette regneark udfylder man de forskellige regnskabsperioder med de ønskede budgettal. Det færdige budget importeres til Frikirke C5 og bogføres. Overordnet om budgetter Budget i C5 fungerer ved at budgetposter bogføres på de forskellige konti. Det er adskiller budgetposter fra almindelige realiserede finansposter, er en markering med Budgetkode. Hvis der i dette felt står Realiseret er det en alm. finanspost. Står der en anden budgetkode, er det en budgetpost (se Finans/Tilpasning/Budgetkoder for mere om budgetkoder). OBS! Der kan ikke lægges budgetter på overskrifts-, sum- eller tælleværkskonti. Det er muligt at sammenligne finansperiodernes akkumulerede budget og realiserede tal på Fanen Statistik i Finans/Kartotek samt via diverse udskrifter i Finans/Rapporter. Via Menupunktet i Finanskartoteket er det endvidere muligt at se alle budgetposteringerne på hver konto. Budgettering er fleksibel og kan foretages alt efter behov. Budgetposteringer kan bogføres med forskellige budgetkoder. Det er muligt at indlægge ankerbudget samt evt. revisioner på den samme konto. Budgetkoden bestemmer, hvorvidt de indtastede posteringer betragtes som ankerbudgettet eller evt. senere revisioner. Under Finans/Tilpasning/Budgetkoder oprettes og vedligeholdes budgetkoderne. Før bogføring af budget vælges den budgetkode, bogførte budgetposteringer får tildelt. Parameteren Budgetkode ved opdatering skal altså angives før bogføring under Finans/Tilpasning/Parametre/Finans. I modsat fald fremkommer fejlmeddelelse ved valg af menupunktet Budgettering. Det er ikke tilladt at benytte budgetkode Realiseret. Det er endvidere muligt at indlægge budget:pr. konto, pr. afdeling, pr. bærer, pr. formål. OBS! Afdeling, Bærer og Formål kræver, at man har anskaffet modulet Dimensioner. Budget kan indlægges pr. periode, pr uge, pr. 14. dag, pr, måned, pr. kvartal pr. halvår og pr. år. I menupunktet er der en undermenu med mulighed for indtastning, check, udskrift samt bogføring af Budgetkladde. Budgetposteringer opdateres først på finanskontoen, når budgetkladden er bogført.

20 Manuelt budget Budgetkladde I dette skærmbillede kan der foretages indtastning, check, udskrift og bogføring af budgetposteringer på finanskonti. Check, Udskriv og Bogfør foregår via Menupunktet til budgetkladden. Konto I budgetkladden indtastes posteringer på en finanskonto. En oversigt over oprettede kontonumre fås med kommandoen Oversigt. Via Overfør konti i er det muligt at overføre hele eller dele af kontoplanen automatisk til budgetkladden. Før overførsel vælges hvilke kontotyper, som ønskes overført. Aktivér Alt+H for en oversigt. Når kontonummer er angivet, hentes automatisk forslag til felterne i budgetkladden jf. kontoens stamdata fra Finans/Kartotek, samt gældende valutakurs pr. den angivne dato jf. Generelt/Kartotek/Valuta. Alle felter kan ændres. Dato Her indtastes dato for budgetposteringen. Datoen er afgørende for, hvilken periode budgetposteringer bogføres i og dermed hvilken periode posteringen skal indgå i som sammenligning til de realiserede tal. Datoen danner ligeledes udgangspunkt for, fra hvilken dato systemet evt. skal påbegynde automatisk gentagning af budgetposteringer i nærmere givne intervaller. Se nedenfor vedr. feltet Gentag.

21 Beløb Gentag Til dato Tekst Modkonto Her indtastes beløb i den aktuelle valuta, evt. excl. moms enten som et éngangsbeløb eller et fast beløb, som systemet skal bogføre et antal gange i et tidsrum. Intervallet bestemmes i feltet Gentag. Krediteringer indtastes med negativt fortegn. Systemet gentager automatisk budgetposteringer med det interval, der angives i dette felt. En oversigt over mulighederne fås med Alt+H eller der kan bladres mellem disse med mellemrumstasten. Der tages ikke hensyn til evt. skiftende valutakurser i forløbet. Efterlades feltet tomt posteres kun én gang. Systemet gentager postering af det angivne beløb med det angivne interval indtil denne dato. Her kan anføres forklarende tekst til budgetposteringen. Aktivér kommandoen Alt+H for en oversigt over standardtekster. Her angives, hvilken finanskonto budgetposteringen skal modkonteres på. Feltet SKAL udfyldes. Feltet Modkontonavn udfyldes automatisk, når modkonto indtastes. Det foreslås at der her anvendes kontoen for Årets Resultat se Finans/Tilpasning/Systemkonti eller lignende balancekonto. Afdeling Bærer formål Navn/Modkontonavn Afdelingskoden følger budgetposteringen hele vejen gennem systemet. Der kan udskrives afdelingsbudget i Finansmodulet. En oversigt fås med Alt+H. Feltet vises kun såfremt licenskoden til Dimensioner er anskaffet. Bærerkoden følger budgetposteringen hele vejen gennem systemet. Der kan udskrives budgetter på bærer i Finansmodulet. En oversigt fås med Alt+H. Feltet vises kun såfremt licenskoden til Dimensioner er anskaffet. Formålskoden følger budgetpostringen hele vejen gennem systemet. Der kan udskrives budgetter på formål i Finansmodulet. En oversigt fås med Alt+H. Feltet vises kun såfremt licenskoden til Dimensioner er anskaffet. Her hentes automatisk hhv. konto- og modkontonavn Budgetkode Budget = Ankerbudget, Rev 1, Rev 2 osv. = Revisioner til ankerbudget Under Finans/Rapporter er det muligt at udskrive budgetposterne samt angive, hvilke budgetkoder udskriften skal dække. Budgetkoder oprettes og vedligeholdes under Finans/Tilpasning.

22 Automatiseret budget Først skal der udlæses en budgetskabelon til et Excel regneark. Dette gøres under Fians/Peridiodisk/BudgetteringUdlæs budgetskabelon til Excel. Udlæs budgetskabelon til Excel Budgetskabelonen dannes ved at man danner et Excel regneark med en balance for en given periode. Disse tal kan man så bruge som udgangspunkt i sin skabelon for at danne det nye års budget. År Det år man ønsker udskrevet i budgetskabelonen Skæringsdato Budgetkode Skip tomme Skalering Da der ofte startes på budget før et regnskabsår er omme, angives der her en skæringsdato. For alle perioder der ligger før denne dato, tages de realiserede tal. For perioder efter denne dato, tages budgettallene. Hvilke budgetkoder skal medtages i udlæsningen (se mere om budgetkoder (se mere i den interne manual under Finans/Tilpasning/ Budgetkoder). Hvis der er krydset af her, medtages konti uden tal ikke. Her angives hvordan tallene der udlæses skal afrundes: 1 = afrund til hele beløb, 10= afrund til hele 10, 100=afrund til hele 100 osv. Normalt angives blot 1 som skalering. Når der klikkes Ok dannes regnearket, som automatisk åbnes i Excel. Det kan så navngives og gemmes som det måtte ønskes. Vigtigt! Når man arbejder med det dannede regneark er det vigtigt at man ikke retter i rækkefølgen af kolonner, hvis man ønsker at importere budgettallene efterfølgende. Visse felter m.m. er spærret for at sikre det så meget som muligt, men ikke alt kan lukkes korrekt af. OBS! Konti i kontoplanen kan overspringes ved udlæsning. Dette sker ved at krydse af i feltet -Export budget.