BRUGERVEJLEDNING TIL Frikirke C5 og AKC5

Transkript

1 BRUGERVEJLEDNING TIL Frikirke C5 og AKC5 Administrations- og medlemssystem til Frikirker i Danmark Version Seneste ændring Damkjer.com

2 Indledning Frikirke C5 er navnet på en specialtilpasset udgave af økonomisystemet Microsoft Dynamics C5 (tidligere også kendt som Concorde C5). Tilpasningerne er lavet specielt mhp. menigheder i kraft af medlemsregistrering, tiendebogføring, indberetning af fradragsberettigede gaver til Skat, integration til Word og Excel, udsendelse af o.m.a.. Programmet er fremstillet og vedligeholdes af Damkjer.com, som har mange års erfaring med udvikling af C5 og et indgående kendskab til livet i en frikirke og de specielle krav der er til administration her. Se mere på hvor du også finder link til nyhedsbrev, indberetning af fejl og ønsker, samt vidensdatabase med svar på spørgsmål i brugen af Frikirke C5. Om brugervejledninger Denne brugervejledning beskriver kun de specifikke ændringer der er lavet i Frikirke C5 og som ikke er beskrevet i programmets interne manual. I standarddelen af programmet kan du finde programmets interne manual, som automatisk slår op på det rigtige punkt når du trykker F1. Desuden findes der en række bøger om standard C5, udgivet på forlag som Globe m.fl. som kan købes hos boghandlere og andre steder. Frikirke C5 og AKC5 Nogle steder vil du finde afsnit med markeringen Kun AKC5. AKC5 er en specialudgave af Frikirke C5, specielt tilpasset nogle helt specielle krav for visse menigheder i Apostolsk Kirkes netværk. Disse ting vil kun være aktive og tilgængelige i denne specialversion og er uden interesse for andre menigheder og kan ignoreres. Damkjer.com [email protected] [email protected]

3 Opsætning og brug Start af programmet Når du starter programmet ved at klikke på ikonet på skrivebordet, åbner programmet i hovedmenuen, medmindre det brugernavn du er logget ind på computeren med, ikke er oprettet i Frikirke C5. I så fald logges der ind som Supervisor. Når programmet installeres første gang, findes der kun ét brugernavn Supervisor - som du kan bruge. Der er ikke noget password (kodeord). Du kan selv oprette flere brugere med forskellig adgang til dele af programmet se side [LINK]. Brugeren Supervisor er administrator for programmet, dvs. det er den eneste bruger som kan oprette andre brugere, tildele rettigheder osv. Denne bruger har adgang til alle vigtige funktioner, så derfor er det vigtigt at der bliver tildelt et password til denne brugerkonto (se side [LINK]). Klik OK (elle tryk Enter) for at gå ind i programmet Hvis du logger ind som Supervisor, vil du få en advarsel, såfremt du ikke har fået oprettet et password til denne bruger. Det er vigtigt at du gør dette, aht. datasikkerheden i programet Kun AKC5 Første gang du starter programmet (og indtil disse oplysninger er udfyldt), vil den komme med følgende advarsel:[ Menighedsnummeret er et nummer som du får tildelt af Servicecentret. Det anvendes til: Afgøre hvilke kontonumre der automatisk skal oprettes fra rammekontoplanen Identificerer dine indrapporteringer, så Servicecentret ved hvem der har indsendt data Regnskabstype er en oplysning som hjælper programmet med at afgøre hvilke konti du skal bruge. Her kan der vælges mellem Kun menighedsregnskab, Kun ejendomsregnskab, Menigheds- og ejendomsregnskab og Kun tienderegnskab.læs mere på side 66

4 Hovedmenuen Dette er hovedmenuen i C5. Under Opsætning/Systemstandard i menulinien øverst i skræmbilledet kan der vælges en anden form (Gittermenu eller Stifinder), men det anbefales ikke og er ikke nærmere beskrevet i denne manual. Du aktiverer de forskellige menupunkter ved at på fanerne Finans, Medlem, Debitor osv..derved fremkommer den konkrete menu for det pågældende modul øverst i menuen til højre. Tip! Du kan aktivere de forskellige moduler med Ctrl+1 for første modul, Ctrl+2 for andet modul, Ctrl+3 for tredje modul osv. Finans Medlem Debitor Kreditor Generelt I denne kolonne finder du kontoplanen, kassekladde, udskrift af balancer m.m. alt der vedrører regnskabsdelen Alt der findes under denne kolonne er helt unikt for Frikirke C5. Her finder du alt vedr. medlems- og tiendestyring Alt der findes under denne kolonne er helt unikt for Frikirke C5. Her finder du alt vedr. medlems- og tiendestyring Her kan du styre kreditorer. Er ikke nærmere beskrevet her. Her kan du styre kreditorer. Er ikke nærmere beskrevet her. Undermenuerne til hvert modul er opdelt i fem hovedpunkter: Dagligt Kartotek Under Finans er det f.eks. her du finder kassekladden, hvor du bogfører dine bilag. Her finder du stamkartoteket for kolonnen, hhv. kontoplanen (Finans) og medlemskartoteket

5 Periodisk Rapporter Tilpasning Periodisk består især af kørsler som skal køres i forbindelse med f.eks. årsafslutning. Generelt er det ting man ikke gør hver dag, men med bestemte mellemrum. Her finder du de relevante udskrifter for kolonnen Menupunkterne her går på opsætningen af funktionerne i programmet. Der er visse parametre og basisoplysninger som skal angives for at programmet kan køre. De findes her og er næsten alle udelukkende kun tilgængelige for Supervisor. Når der i det efterfølgende henvises til et menupunkt, skrives det som Modul/Undermenupunkt/Menupunkt. F.eks. vil Medlem/Rapport/ Stamdata/Labels betyde at du skal vælge modulet Medlem, menupunktet Rapport, menupunktet Stamdata, undermenupunkt Labels. TASTER oversigt over de mest anvendte taster F1 F2 F3 F4 F7 F8 Alt+F9 Alt+H Alt+F7 Alt+F8 Ctrl+F7 Ctrl+F8 Ctrl+F Alt+F5 Ctrl+F9 Intern manual Opret ny post/linje Godkend og luk skærmbillede/valgboks/afgrænsning Søg Bladr til forrige post/linje Bladr til næste post/linje Slet post/linje Felt hjælp (valgmuligheder(opslag i kartotek) Gå til forrige fane Gå til næste fane Gå til første post i kartoteket Gå til sidste post i kartoteket Hurtig søgning (kun i hovedkartoteker, såsom Finans og Medlem) Valgfri søgning (i hovedkartoteker) Sletning af brugerrettelser i skærmbilleder og afgrænsningsbokse I flere skærmbilleder (Finans/Dagligt, Finans/Kartotek, Medlem/Kartotek) vil du finde en knap i sidepanelet som hedder Genveje. Denne viser de tastaturgenveje som er helt specifikke for det aktuelle skærmbillede. Det er god idé at klikke på denne knap for at lære disse genveje at kende. Tjek også ikonerne i menulinjen for oven. Den skifter med de relevante ikoner for skærmbilledet. Hvis du placerer musen over et ikon og lader den stå der et kort øjeblik, vil den vise den aktuelle genvejstast der kan bruges. Om skærmbillederne i denne manual Da der kan tilkøbes div. ekstra moduler og funktioner til C5 individuelt, kan der på de viste skærmbilleder i denne manual forekomme felter og rækkefølge/placering af disse, som ikke stemmer 100% overens med det skærmbillede som du har foran dig. Det gælder f.eks. felterne Afdeling, Bærer og Formål, som tilhører udvidelsen Dimensioner, og som ikke er en del af basisudgaven af C5.

6 Opsætning af programmet Der er en lang række basale oplysninger som skal opsættes før vi går i gang med programmet. De vil blive gennemgået nedenfor. Det er meget vigtigt at du går gennem dem før du går videre med at bruge programmet. Finans/Kartotek Her skal der indtastes nogle basale oplyninger se side [LINK] Her oprettes regnskabsperioderne se side [LINK] Så skal kontoplanen oprettes se side [LINK] Kun AKC5 Før kontoplanen kan oprettes, skal rammekontoplanen ilæses se side [LINK] Såfremt der under Firmakartoteket er valgt regnskabstype Kun tiende, kan denne del skippes, idet finansmodulet ikke anvendes i dette tilfælde. Generelt/Kartotek/Firmakartotek Finans/Tilpasning/Perioder Finans/Tilpasning/Systemkonti Generelt/Kartotek/ Valuta Finans/Tilpasning/ Kladdenavne Medlem/Tilpasning/ Parametre Medlem/Kartotek Her skal visse systemkonti angives - se side [LINK] Selvom der ikke anvendes anden valuta end DKK,er det nødvendigt at der angives konti for tab og vinding for denne valuta side side [LINK] Opret de ønskede bogføringskladder se side [LINK] Opsætning af de basale parametre for medlemssystemet - se side [LINK] Så er det tid til at oprette medlemmerne se side [LINK].

7 Dagligt brug Bogføring Registrering af tiende uden finans Oprettelse/vedligeholdelse af medlemsdata Finans/Dagligt se side [LINK]. Medlem/Dagligt se side [LINK] Medlem/Kartotek se side [LINK] Periodisk Indberetning til Servicecentret (kun AKC5) Oprettelse af nyt regnskabsår Årsafslutning tiende Årsafslutning finans Lukning af perioder Finans/Periodisk/Indberetning - se side [LINK] Finans/Periodisk/Perioder se side [LINK] Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (multi) se side [LINK]. Medlem/Periodisk/Årsafslutning - se side [LINK] Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/Dan primoposter se side [LINK]. Finans/Tilpasning/Perioder se side [LINK]

8 REFERENCE MANUAL FINANS Finans/Dagligt Når menupunktet aktiveres, vises en liste over de kladder der er oprettet (se Finans/Tilpasning/Kladdenavne). Klik på den kladde du ønsker at åbne. Hvis der kun er oprettet én kladde, åbnes den direkte. I kassekladden anvendes noget der kaldes Beholdningskonti. Det er konti som kasse, bank og giro, som man løbende kan afstemme i kassekladden. Indtil de er opsat vil denne meddelelse fremkomme. Har man oprettet kontoplansforslaget, kan programmet automatisk hente disse ind. Vil man selv styre det, klikkes der på Nej, og kontiene opsættes ved at vælge knappen Beholdning i kassekladden. Felter Dato Bilagsnummer Bogføringsdato. Den dato som bilaget bliver bogført under. Hvis perioden ikke er åben (se Finans/Tilpasning/Perioder) vil bogføring blive afvist. Bilagsnummer. Tildeles automatisk, men kan overskrives.bilagsnummerserien er pr. kladdenavn og angives under Finans/Tilpasning/ Kladdenavne - se side [LINK].

9 Konto Finanskontonummer. Du kan få en oversigt over konti ved i feltet at klikke på knappen eller ved at taste Alt+H. Når denne liste er åben kan du søge med F4 eller blot bladre frem til den ønskede konto med piletasterne eller PgUp/PgDn. Du kan selvfølgelig også blot indtaste kontonummeret. For konti der er oprettet med kode (se Finans/Kartotek fanen Opsætning feltet Kode), kan denne kode også indtastes her. Er kontoplansforlaget indlæst, er der oprettet 3 konti med kode: Kasse (K), Bank (B) og Giro (G). Endelig kan man indtaste en del af kontonavnet. Programmet vil så søge frem til den første konto der passer med det indtastede. Når kontonummer er valgt, vises kontoens navn i feltet Kontonavn i bunden af skærmbilledet. Modkonto Fungerer på samme måde som Konto. Indtastes der en modkonto, kan man debitere og kreditere på samme linie. Medlem Medlemsnummer. Dette felt er kun åbent hvis der i Konto (ikke modkonto) er valgt en konto der opfylder ét af nedenstående kriterier: Kontoen er markeret som en Tiende/Gavekonto i kontoplanen (se side [LINK]).. Kontoen er en tiendegældskonto og der er åbnet op for styring af tiendegæld (se sidel[link]) under Medlem/Tilpasning/Parametre. Tip! Du kan både indtaste medlemsid, tiendenummer, hele eller dele af navn eller CPR/ CVR nummer. Såfremt der findes flere der passer på det der indtastes, åbnes et billede hvor man kan vælge hvilket medlem man vil bogføre på. Tiendetype Feltet kan enten være blankt eller have værdien Kun 8a. Såfremt sidstnævnte vælges, kan beløbet kun anvendes på en 8a kvittering, også selvom medlemmet har en 12 tiendekontrakt. Dette er for at overholde reglerne omkring øremærkede gaver, som ikke må anvendes til at dække 12 forpligtigelser.

10 Såfremt der på kontoen i kontoplanen (Finans/Kartotek) er angivet Kun 8a, kan denne værdi ikke ændres i kassekladden, og kontoen er låst til kun at kunne bruges til 8a beløb for medlemmerne. Løftetype Modkonto Debet/Kredit Moms Tekst Såfremt kontoen er knyttet til en løftetype (Medlem/Tilpasning/Løftetyper) og der er et aktivt løfte på det aktuelle medlem (Medlem/Kartotek/Tiende/Gaveløfter), kan man her angive at beløbet vedrører et løfte. Her kan angives en konto, f.eks. for kasse eller bank, som beløbet modposteres på. Se om feltet Debet/Kredit nedenfor). Her indtastes beløbet. Indtastes der f.eks. i Debet, vil beløbet blive debiteret på den konto der er anført i Konto og krediteret på kontoen anført i Modkonto (såfremt denne er udfyldt). Evt. momskode Her kan indsættes en tekst, som gemmes på posteringen. Det er en god idé ikke blot at gentage kontonavnet, men skrive hvad det er, især for omkostningskonti. TIP! Under Finans/Tilpasning/Tekster kan der oprettes egne tekster (skal have nummer 100 og opefter). I tekstfeltet her i kladden kan man så blot indtaste tekstens nummer og trykke Enter, så henter den pågældende tekst ind, eller du kan klikke på pilen i feltet/taste Alt+H for at hente en oversigt over oprettede tekster. Udelad bogføring Såfremt man i kassekladden har en eller flere linjer som man er lidt usikker på, kan man stadig få bogført resten af kladden, pånær disse linjer, hvis man markerer dem i dette felt. Dette forudsætter dog at kladden balancerer uden disse linjer. Knapperne i skærmbilledet Simpel/avanceret Skift kladde Check kladde Skifter mellem at vise de mest nødvendige felter og alle tilgængelige felter i finanskladden. Via dette menupunkt kan man hoppe over i en anden kladde, uden at skulle forlade kladden og vælge menupunktet igen. Anvendes ikke særlig meget Denne funktion checker for evt. fejl i kladden: manglende kontonumre, spærrede konti eller perioder, ubalance osv. Når den er færdig melder den enten hvilke fejl der optræder eller at der ikke er fundet fejl i kladden. Hvis der findes fejl, vil der på den fejlbehæftede linie være en rød tekst i statuslinien i bunden af skærmbilledet:

11 Næste fejl Udskriv Hvis der er fundet fejl i en kladde med mange linier, kan det være svært at finde dem. Stil så markøren på den første linie i kladden og klik Næste fejl. Så springes der frem til næste linie med fejl, som så kan rettes. Gentag det indtil der ikke er flere fejl og kør Check kladde igen Her kan udskrives kassekladde og/eller kasserapport. Det anbefales at bruge udskriften Kasseklade Når kladden er checket uden at der er fundet fejl, udskrives kassekladden. Udskriv kun beholdningskonti Det anbefales at markere dette. Inkluder udeladte linjer Se feltet Udelad bogføring ovenfor. Hvis dette felt er markeret, medtages udeladte linjer på udskriften. Bogfør Beholdning Her bogføres kladden efter at den er udskrevet. Her opsættes beholdningskontiene, dvs. de konti hvis saldo vises øverst i kladden, se nedenfor: Posteringer Når der er indtastet et kontonummer i kladden, kan man v.hj.a. denne knap få vist alle posteringer på den konto.

12 Finans/Kartotek Her oprettes og vedligeholdes kontoplanen. Hvis du ikke anvender AKC5, vil den spørge efter at bruge en skabelon til at oprette kontoplanen fra. Dette er valgtfirit, men man kan med fordel anvende en skabelon, som man så tilpasser bagefter: Er der ikke oprettet nogen kontoplan, spørges der om du vil oprette en kontoplan ud fra en række standardskabeloner. Kun AKC5 Rammekontoplanen skal være indlæst før du aktiverer dette menupunkt, da den automatisk opretter og opdaterer kontoplanen. Her må der ikke bruges anden kontoplan end rammekontoplanen. Svare du Ja, oprettes kontoplanen med kontoplansforslag. Bagefter kan du så tilføje dine egne konti, samt slette de konti i kontoplansforslaget du ikke ønsker at beholde. Hver gang du går ind i kontoplanen, checker programmet for evt. ændringer og tilføjelser i rammekontoplanen, som så automatisk opdateres i kontoplanen. Vær opmærlsom på, at der i nedenstående kan være felter du ikke har på din skærm. Det skyldes at visse felter er afhængig af hvilke moduler man har købt til sin licens, som f.eks. Afdeling, Bærer og Formål, som kræver koden til modulet Dimensioner Fanen Oversigt Når du kommer ind i kontoplanen, står du i en oversigt over alle finanskonti i kontoplanen.

13 Felter Konto Kontonavn Kontonummer. Når en først er oprettet, kan nummer kun ændres under Finans/Periodisk/Ændre kontonummer - se side [LINK] Kontoens nav Kontotype Sum fra T Drift, Status, Overskrift osv. Vær meget opmærksom på at få oprettet konti rigtigt. Det er en hyppig fejl, at man opretter en konto som driftskonto, hvor den burde have været en statuskonto. Husk også at have god plads i din nummerserie til, at du på et senere tidspunkt kan tilføje yderligere konti, uden at skulle lave hele kontoplanen om. Men lav ikke for mange konti - når en konto er blevet bogført på, kan den ikke uden videre slettes igen! Opsætning af sammentællinger. Anvendes kun på konti med kontotype Sumkonto, og angiver fra hvilken overskriftskonto der skal tælles sammen. Tiende/gavekonto? Kun konti der er afkrydset i dette felt kan modtage posteringer med medlemsnummer. Det er for at undgå, at man ved en fejl får bogført tiende/gaver på f.eks. en konto vedr. kopimaskine eller i egenkapitalen.

14 Tiendetype C Moms Kan enten være blank eller have værdien Kun 8A, og kan kun angives, hvis der er afmærket i kolonnen T (se ovenfor). Hvis denne værdi er angivet, vil der kun kunne bogføres med denne værdi på kontoen i kassekladde - se side [LINK]. Anvendelsen for dette ligger i, at når personer giver gaver til øremærkede formål, kan man iht. Skats regler ikke opnå fradrag iht. 12 (gavebrevsordninger), men kun efter reglerne i 8A. Beløb der er markeret med denne posteringstype vil derfor, i forbindelse med tiendeafslutningen - se side [LINK] - ikke kunne bruge disse beløb til fradrag iht. 12. Check for medlemsid. Hvis markeret på en konto, vil der ved bogføring på konto i kassekladden - se side [LINK] - blive checket for om medlemsid er angivet. Er det ikke det, vil bogføringen af kassekladden blive afbrudt. Anvendes hvis man f.eks. ønsker, at en bestemt konto kun må indeholde tiende og gaver som kan henføres til oprettede medlemmer, mens anonyme, kontante gaver skal bogføres på en anden konto. Momskode. Under normale omstændigheder er frikirker ikke momsoligtige, men man kan oprette momskoder, uden sats, for at kunne beregne grundlag for evt. momsrefusion. Kun AKC5 Ved indlæsning af Rammekontoplanen, opsættes automatisk momskode på visse konti. Den kan fjernes,og/eller der kan indsættes momskode på relevante konti. Disse koder anvendes på Momskontrolisten - Finans/Rapporter/Periodisk/Momskontroliste - se side [LINK]. Saldo i DKK Tælleværk Dette er kontoen saldo i det aktuelle regnskabsår. Tælleværker giver mulighed for at lave specielle sammentællinger, f.eks. til en ledelsesrapport eller sammendrag, på en række konti sidst i kontoplanen. Et tælleværk angiver en alternativ sammentælling af konti, evt. på tværs af kontoplanen. Alle konti, med det samme tælleværk, summeres sammen på de konti, der er mærket Tælleværk. Der tælles oppefra og nedefter i kontoplanen indtil den aktuelle tælleværkskonto. Du kan oprette 99 tælleværker. Feltet er alfabetisk, og ikke numerisk. På en posteringskonto (Drift/Status) eller sumkonto angives de tælleværker, som bevægelserne skal indgå i, f.eks. T1. På konti med kontotype Tælleværk, kan man udskrive et eller flere tælleværker. Der kan her anvendes basale regnearter (+,-,*,/), paranteser og/eller konstanter (tal). Fanen Opsætning Når du står på en konto i oversigten, kan du skifte til et billede med flere detaljer om kontoen ved at klikke på fanen Opsætning.

15 Felter Specielle felter af interesse i dette skærmbillede: Kode Adgang Export budget Du kan give en konto en kode som gør den nemmere at bruge i kassekladden. F.eks. kan konti for kasse, bank og giro oprettes med koden K, B og G. I stedet for at indtaste kontonummer i kassekladden, kan man i stedet anvende denne kode. Her kan man evt. spærre en konto, som man ikke ønsker at bruge. OBS! Konti der er bogført på, kan ikke slettes. Dette felt vedrører eksport til speciel budgetfunktion. Mere herom på side [LINK]. Fanen Statistik I dette skærmbillede kan du se periodetallene for den aktuelle konto. Det giver et hurtigt overblik over hvor meget er der posteret i en periode, evt. sammenlignet med budgettal.

16 Knapper i skærmbilledet Kun de vigtigste er beskrevet her. Se den interne manual (F1) for beskrivelse af de øvrige knapper. Posteringer Budget Her kan du se de posteringer der er bogført på kontoen Her kan du se evt. budgetter på kontoen

17 Finans/Periodisk Kun AKC5 Indberetning Under dette punkt opsamles og indsendes finansdata periodisk til Servicecentret. Denne kørsel tager alle posteringer op til den angivne dato, samler dem pr. regnskabsmåned iht. opsætningen på rammekontoplanen [LINK] og danner en fil, som evt. kan indsendes automatisk til Servicecentret. De data som indsendes til Servicecentret markeres med et løbenummer transferid som anvendes til at sikre, at der ikke er huller i indberetningen. TransferId kan ses på finansposteringerne (Finans/Kartotek/Posteringer). Når der i nedenstående billede angives en pr. dato, medtages alle posteringer uden tranferid, dog kun for posteringer fra og med Åbningsdaro (Generelt/Kartotek/Firmakartotek) se side [LINK]. Alm. indberetning Pr. dato Transferid Udskriv rapport Dan fil Her angives den dato som der skal indberettes frem til (inkl.). Skal ikke udfyldes ved alm. indberetning Afkrydses hvis du ønsker at udskrive en oversigt over hvad der bliver indberettet. Kan evt. senere udskrives under Finans/Rapporter/Periodisk/Indberettede beløb. Afkrydses for at danne filen der skal indsendes til Servicecentret Skriv START Skriv START og klik på OK for at igangsætte.

18 Gendannelse af indberetning Under visse omstændigheder kan det være nødvendigt at genfremsende en indberetningsfil til Servicecentret, f.eks. hvis en given indberetning er bortkommet eller ikke indsendt korrekt. Her vil Servicecentret anmode om genfremsendelse af et givent transferid. Pr. dato Transferid Udskriv rapport Dan fil Efterlades blank Her angives det transferid der skal indsendes på ny Afkrydses hvis du ønsker at udskrive en oversigt over hvad der bliver indberettet Afkrydses for at danne filen der skal indsendes til Servicecentret Skriv START Skriv START og klik på OK for at igangsætte. Når filen er dannet, skal filen indsendes til Servicecentret. Såfremt der er installeret og opsat et lokalt program (Outlook, Windows Mail) kan dette ske automatisk. I så fald kan du besvare ovenstående spørgsmål der fremkommer med Ja. OBS! Hvis du har Microsoft Outlook installeret på din pc, men ikke ønsker at anvende dette, skal du under Medlem/Tilpasning/Parametre markere feltet Undlad at bruge Outlook. Hvis du ikke svarer ja til at indsende filen automatisk, skal dette gøres manuelt. Den dannede fil ligger i en mappen under der hvor Frikirke C5 programmet er installeret, og hedder SERVCENTER/UDG. Den dannede fil hedder Transfer_XXX_YYYYY.AC5, hvor XXX er menighedsnummeret (se Finans/Kartotek/Firmakartotek, 3. fane, feltet Menighedsnummer) og hvor YYYYY er det dannede transferid. Vedhæft filen til en og indsend den til [email protected]. Tip! Hvis du indsender filen automatisk, modtager du en kvittering for at filen er modtaget på Servicecentret. Hvis der er krydset af for udskrift af rapport, vil der nu fremkomme en boks, hvor det angives på hvilken måde denne rapport ønskes udskrevet.

19 Budgettering Der kan i hovedtræk lægges budget ind i programmet på 2 forskellige måder: Manuelt Automatiseret Budgettet lægges ind på konti via budgetkladde, og man angiver selv budgettallet pr. konto og periode. Der udlæses en balance til et Excel regneark (kræver at Microsoft Excel 2007 eller nyere er installeret på din pc). I dette regneark udfylder man de forskellige regnskabsperioder med de ønskede budgettal. Det færdige budget importeres til Frikirke C5 og bogføres. Overordnet om budgetter Budget i C5 fungerer ved at budgetposter bogføres på de forskellige konti. Det er adskiller budgetposter fra almindelige realiserede finansposter, er en markering med Budgetkode. Hvis der i dette felt står Realiseret er det en alm. finanspost. Står der en anden budgetkode, er det en budgetpost (se Finans/Tilpasning/Budgetkoder for mere om budgetkoder). OBS! Der kan ikke lægges budgetter på overskrifts-, sum- eller tælleværkskonti. Det er muligt at sammenligne finansperiodernes akkumulerede budget og realiserede tal på Fanen Statistik i Finans/Kartotek samt via diverse udskrifter i Finans/Rapporter. Via Menupunktet i Finanskartoteket er det endvidere muligt at se alle budgetposteringerne på hver konto. Budgettering er fleksibel og kan foretages alt efter behov. Budgetposteringer kan bogføres med forskellige budgetkoder. Det er muligt at indlægge ankerbudget samt evt. revisioner på den samme konto. Budgetkoden bestemmer, hvorvidt de indtastede posteringer betragtes som ankerbudgettet eller evt. senere revisioner. Under Finans/Tilpasning/Budgetkoder oprettes og vedligeholdes budgetkoderne. Før bogføring af budget vælges den budgetkode, bogførte budgetposteringer får tildelt. Parameteren Budgetkode ved opdatering skal altså angives før bogføring under Finans/Tilpasning/Parametre/Finans. I modsat fald fremkommer fejlmeddelelse ved valg af menupunktet Budgettering. Det er ikke tilladt at benytte budgetkode Realiseret. Det er endvidere muligt at indlægge budget:pr. konto, pr. afdeling, pr. bærer, pr. formål. OBS! Afdeling, Bærer og Formål kræver, at man har anskaffet modulet Dimensioner. Budget kan indlægges pr. periode, pr uge, pr. 14. dag, pr, måned, pr. kvartal pr. halvår og pr. år. I menupunktet er der en undermenu med mulighed for indtastning, check, udskrift samt bogføring af Budgetkladde. Budgetposteringer opdateres først på finanskontoen, når budgetkladden er bogført.

20 Manuelt budget Budgetkladde I dette skærmbillede kan der foretages indtastning, check, udskrift og bogføring af budgetposteringer på finanskonti. Check, Udskriv og Bogfør foregår via Menupunktet til budgetkladden. Konto I budgetkladden indtastes posteringer på en finanskonto. En oversigt over oprettede kontonumre fås med kommandoen Oversigt. Via Overfør konti i er det muligt at overføre hele eller dele af kontoplanen automatisk til budgetkladden. Før overførsel vælges hvilke kontotyper, som ønskes overført. Aktivér Alt+H for en oversigt. Når kontonummer er angivet, hentes automatisk forslag til felterne i budgetkladden jf. kontoens stamdata fra Finans/Kartotek, samt gældende valutakurs pr. den angivne dato jf. Generelt/Kartotek/Valuta. Alle felter kan ændres. Dato Her indtastes dato for budgetposteringen. Datoen er afgørende for, hvilken periode budgetposteringer bogføres i og dermed hvilken periode posteringen skal indgå i som sammenligning til de realiserede tal. Datoen danner ligeledes udgangspunkt for, fra hvilken dato systemet evt. skal påbegynde automatisk gentagning af budgetposteringer i nærmere givne intervaller. Se nedenfor vedr. feltet Gentag.

21 Beløb Gentag Til dato Tekst Modkonto Her indtastes beløb i den aktuelle valuta, evt. excl. moms enten som et éngangsbeløb eller et fast beløb, som systemet skal bogføre et antal gange i et tidsrum. Intervallet bestemmes i feltet Gentag. Krediteringer indtastes med negativt fortegn. Systemet gentager automatisk budgetposteringer med det interval, der angives i dette felt. En oversigt over mulighederne fås med Alt+H eller der kan bladres mellem disse med mellemrumstasten. Der tages ikke hensyn til evt. skiftende valutakurser i forløbet. Efterlades feltet tomt posteres kun én gang. Systemet gentager postering af det angivne beløb med det angivne interval indtil denne dato. Her kan anføres forklarende tekst til budgetposteringen. Aktivér kommandoen Alt+H for en oversigt over standardtekster. Her angives, hvilken finanskonto budgetposteringen skal modkonteres på. Feltet SKAL udfyldes. Feltet Modkontonavn udfyldes automatisk, når modkonto indtastes. Det foreslås at der her anvendes kontoen for Årets Resultat se Finans/Tilpasning/Systemkonti eller lignende balancekonto. Afdeling Bærer formål Navn/Modkontonavn Afdelingskoden følger budgetposteringen hele vejen gennem systemet. Der kan udskrives afdelingsbudget i Finansmodulet. En oversigt fås med Alt+H. Feltet vises kun såfremt licenskoden til Dimensioner er anskaffet. Bærerkoden følger budgetposteringen hele vejen gennem systemet. Der kan udskrives budgetter på bærer i Finansmodulet. En oversigt fås med Alt+H. Feltet vises kun såfremt licenskoden til Dimensioner er anskaffet. Formålskoden følger budgetpostringen hele vejen gennem systemet. Der kan udskrives budgetter på formål i Finansmodulet. En oversigt fås med Alt+H. Feltet vises kun såfremt licenskoden til Dimensioner er anskaffet. Her hentes automatisk hhv. konto- og modkontonavn Budgetkode Budget = Ankerbudget, Rev 1, Rev 2 osv. = Revisioner til ankerbudget Under Finans/Rapporter er det muligt at udskrive budgetposterne samt angive, hvilke budgetkoder udskriften skal dække. Budgetkoder oprettes og vedligeholdes under Finans/Tilpasning.

22 Automatiseret budget Først skal der udlæses en budgetskabelon til et Excel regneark. Dette gøres under Fians/Peridiodisk/BudgetteringUdlæs budgetskabelon til Excel. Udlæs budgetskabelon til Excel Budgetskabelonen dannes ved at man danner et Excel regneark med en balance for en given periode. Disse tal kan man så bruge som udgangspunkt i sin skabelon for at danne det nye års budget. År Det år man ønsker udskrevet i budgetskabelonen Skæringsdato Budgetkode Skip tomme Skalering Da der ofte startes på budget før et regnskabsår er omme, angives der her en skæringsdato. For alle perioder der ligger før denne dato, tages de realiserede tal. For perioder efter denne dato, tages budgettallene. Hvilke budgetkoder skal medtages i udlæsningen (se mere om budgetkoder (se mere i den interne manual under Finans/Tilpasning/ Budgetkoder). Hvis der er krydset af her, medtages konti uden tal ikke. Her angives hvordan tallene der udlæses skal afrundes: 1 = afrund til hele beløb, 10= afrund til hele 10, 100=afrund til hele 100 osv. Normalt angives blot 1 som skalering. Når der klikkes Ok dannes regnearket, som automatisk åbnes i Excel. Det kan så navngives og gemmes som det måtte ønskes. Vigtigt! Når man arbejder med det dannede regneark er det vigtigt at man ikke retter i rækkefølgen af kolonner, hvis man ønsker at importere budgettallene efterfølgende. Visse felter m.m. er spærret for at sikre det så meget som muligt, men ikke alt kan lukkes korrekt af. OBS! Konti i kontoplanen kan overspringes ved udlæsning. Dette sker ved at krydse af i feltet -Export budget.

23 Indlæs budgetskabelon fra EXCEL Ved indlæsning af budget udpeges først det Excel regneark som skal indlæses. År Budgetkode Slet eksisterende budget Skriv START Det år som budgettet vedrører. Husk at regnskabsåret først skal være oprettet under Finans/Tilpasning/Perioder. Den budgetkode som budgettet indlæses med. Normalt Budget for anker-/grundbudgettet. Hvis der afkrydses her, slettes et evt indlagt budget for det pågældende år. På den måde kan man få en ryddet op et evt. fejlagtigt budget. Skriv Start og klik Ok for at igangsætte indlæsningen. Når budgetter er indlæst, åbnes budgetkladden (Finans/Tilpasning/Budgetkladde), som checkes, evt. udskrives og bogføres. Ændre kontonummer Under dette menupunkt kan man ændre et kontonummer. Vær opmærksom på ikke at ændre kontonumre unødigt eller på en måde som kan give et ikke retvisende billede af regnskabet. Dette er f.eks. en fare hvis man ændrer et kontonummer midt i et regnskabsår, hvor kontoen f.eks. skifter fra at ligge under Udgifter til at være en indtægtskonto Kun AKC5 For at sikre konsistensen i indberetningen til Servicecentret, er der i AKC5 indlagt begrænsninger for at ændre kontonummer på visse konti. Kørslen ændre kontonummeret alle de steder hvor det er anvendt i systemet (f.eks. på finansposteringer, systemkonti m.m.). Fra Til Skriv ÆNDRE Her angives kontonummer for den konto der skal ændres Her angives det kontonummer, som kontoen skal ændres til Skriv Ændre og klik Ok for at igangsætte Vær opmærksom på hele programmet låses mens kørslen afvikles.

24 Primo/Ultimo Når et nyt regnskabsår skal startes, skal der, efter at finansperioderne for det nye år er oprettet (Finans/Tilpasning/Perioder) dannes primoposter (åbningsposter) for det nye regnskabsår. Dette sker under Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/Dan primoposteringer. I dette billede udfyldes som vist ovenfor, og der klikkes Ok. Overførselsmetode Drift=0 Status=0 Primosaldo på både drift- og statuskonti nulstilles. Denne metode anvendes, såfremt sidste års tal ikke skal videreføres til indeværende år, f.eks. hvis primobalance indtastes manuelt, eller hvis primobalancen først ønskes dannet efter revidering. Det er muligt at danne primosaldi senerehen ved at aktivere kørslen igen, blot med en af de to andre overførselsmetoder. Drift=0 Status=Ultimo Denne metode er den mest almindelige. Primosaldo på driftkonti nulstilles, primosaldo på statuskonti sættes lig ultimosaldo. Hele driften nulstilles og driftsresultatet overføres automatisk som saldo på Konto for årets resultat jf. Finans/Tilpasning/Systemkonti. Såfremt Årets resultat ikke er udfyldt under Systemkonti, bogføres på fejlkontoen. Drift=Ultimo Status=Ultimo Ultimosaldo på både drift- og statuskonti videreføres som primosaldo Status=Ultimo vedr. indeværende år. Denne metode anvendes, hvis

25 foregående års saldi skal videreføres i indeværende år, f.eks. hvis regnskabsåret forlænges. OBS!Der anvendes altid Drift=0 Status=Ultimo, med mindre der er speciel grund til andet. Primo Her indtastes den primoperiode, som der ønskes dannet primoposter i Periodestart skal være PR.01.xx. Du kan angive specifikationsgrad af primoposterne. Specifikationsgraden angives på følgende måde: Pr. afdeling Pr. bærer Pr. formål Pr. momskode Momsbeløb Debet/Kredit Ved markering dannes der en primopostering pr. afdelingskode, som er anvendt på kontoen. I modsat fald ignoreres afdelingskoden, når der dannes primoposter. Kan kombineres med de følgende specifikationsmuligheder. Ved markering dannes der en primopostering pr. bærer, som er anvendt på kontoen. I modsat fald ignoreres bærerkoden, når der dannes primoposter. Kan kombineres med de følgende specifikationsmuligheder. Ved markering dannes der en primopostering pr. formål, som er anvendt på kontoen. I modsat fald ignoreres formålskoden, når der dannes primoposter. Kan kombineres med de følgende specifikationsmuligheder. Der dannes en primopostering pr. momskode, som er anvendt på kontoen. Momskoden kan ses på primoposten, men medfører ikke momstræk, det er blot en oplysning. Kan kombineres med de øvrige specifikationsmuligheder. Momsbeløbet, som er trukket i automatisk moms, vises i feltet Moms beløb på primoposten. Dette medfører ikke momstræk, det er blot en oplysning. Momsbeløbet er allerede posteret, da de oprindelige posteringer blev bogført. Momsbeløbet kan vises på primoposter, uanset du har valgt specifikation Pr. momskode eller ej. Der dannes både en debet og en kredit primopostering, hvis der både har været debet- og kreditposteringer. I modsat fald dannes kun een nettopostering. Kan kombineres med de øvrige specifikationsmuligheder. Specifikationsgraderne kan som nævnt kombineres. Hvis der ikke angives nogen, dannes en primopostering pr. konto (med bevægelse), Budgetkode og valuta. Budgetkoden skal med for at skille realiserede og budgetterede poster. Valutakode skal med af afstemningshensyn. Skriv START Skriv Start og klik Ok for at igangsætte TIP! Denne kørsel kan køre et ubegrænset antal gange og skal mindst køres når man er færdig med alle posteringer i det gamle regnskabsår. Det anbefales dog at man kører den hver gang efter at man har bogført poster i det gamle regnskabsår.

26 Finans/Rapporter Stamdata Kontoplan Her udskrives en oversigt over kontoplanen.. Kan evt. medtage notater på kontiene. Posteringer Posteringsliste Denne rapport er god at anvende til udskrift af udvalgte posteringer, f.eks.afgrænset på dato, bilag og/eller transaktionsnummer, når man gerne vil skabe sig et overblik over et udvalg af finansposter. Husk at man, når man står i afgrænsingsboksen, kan indsætte ekstra felter i afgrænsingen med F2 eller slette felter med Alt+F9. Balancer Simpel balance Dette er en forenklet udskrift af balancen (sammenlignet med de mere avancerede muligheder under Finans/Tilpasning/Rapporter/Balancer/Balancer avanceret). I boxen angives blot perioden, samt ved afkrydsning i feltet nedenunder om man vil have samme periode sidste år med i udskriften. HUSK at angive startdato som PR.01.XX hvis du vil have primoposterne med i udskriften (vigtigt ved statuskonti, idet man ikke kan stole på balancesummen),. Se mere under Finans/Tilpasning/Perioder side [LINK]). Balancer avanceret Under dette menupunkt finder man muligheden for at udskrive balancer på en lang række forskellige måder (med/uden budgetter, sammenholdelse af forskellige regnskabsperioder/-år, balancer med afvigelse i beløb og procent i forhold til budget eller sidste år, periode + år-til-dato osv). For den avancerede bruger kan man under Finans/ Tilpasning/Balancer selv opbygge sine egne udgaver af balancer, hvor man selv bestemmer rækkefølge og størres af kolonner. Se evt. den interne manual under dette menupunkt for yderligere. For nærmere vedr. brugen af avancerede balancer, se den interne manual når du har aktiveret menupunktet. Saldooversigt pr. måned I modsætning til Simpel og avanceret balance (se ovenfor), som udskriver samlede tal for den angivne periode, udskriver denne udskrift en balance, hvor der vises en kolonne for hver regnskabsmåned, samt en total yderst til højre. Periodisk Kontospecifikation med medlemsnummer Momskontrolliste Her kan der udskrives et finanskontoudtog pr. kontonummer Kun AKC5. Her udskrives årligt en liste over tal pr. momskode, som anvendes til at søge momsrefusion hos Staten.

27 Indberetningslog Indberettede beløb Kun AKC5. Her kan udskrives en oversigt over hvilke indberetninger (Finans/ Periodisk/Indberetning) der er dannet og sendt i en given periode. Kun AKC5. Her kan du udskrive indholdet af en indberetning/transfer id (Finans/Periodisk/Indberetning) - se side [LINK] Budgetter Budgetoversigt (scale) Her kan du udskrive en oversigt over et evt. budget (se side [LINK] for mere om budgetter), opstillet med en kolonne pr. måned, evt. afrundet til hele 100/1000 osv. Svarer i opbygning meget til Finans/ Rapporter/Saldooversigt pr. måned). Finans/Tilpasning Perioder Herkan du se/oprette regnskabsperioder. Hvis ikke der er noget regnskabsår oprettet, kan der ikke bogføres. Samme procedure gentages, når du skal starte et nyt regnskabsår ved udgangen af et kalenderår. Herkan du se/oprette regnskabsperioder. Hvis ikke der er noget regnskabsår oprettet, kan der ikke bogføres. Samme procedure gentages, når du skal starte et nyt regnskabsår ved udgangen af et kalenderår. Klik på knappen Nyt år. Det åbner et vindue hvor du skal angive hvilket regnskabsår der skal oprettes. INFO: Om regnskabsperioder Et regnskabsår i C5 består af 14 perioder: 12 kalendermåneder,, samt systemperioderne PR (primo) og UL (ultimo). Når du opretter et regnskabsår f.eks , oprettes der samtidig en Primo periode (PR.01.13) og en ultimo periode (UL.12.13) på hver sin side af kalendermånederne Primoperioden er den periode hvor regnskabets åbningssaldi ligger, når du afslutter et regnskabsår. Den kan du ikke bogføre i manuelt. Ultimoperioden kan bruges til at bogføre efterposteringer i, såfremt man ikke ønsker at de skal indgå i en af månederne.

28 Som standard kan du bogføre i alle måneder. En periode er ikke spærret, før du vælger at gøre det her. Det kan dog kraftigt anbefales, at man kun har de nærmeste måneder åben. De andre perioder kan sættes til Spærret. Der kan i feltet Status vælges mellem: Åben Spærret Åben Perioden er åben for bogføring Perioden er spærret, men kan åbnes når der skal bogføres i den Perioden er lukke og kan ikke lukkes op igen Kun AKC5 Programmet beder automatisk om at lukke et regnskabsår, når du kommer til udgangen af april i efterfølgende år. Det sker aht. Servicecentrets revision, så der efter afsluttet revision ikke kan bliver bogført i et afsluttet regnskabsår. Så snart regnskabet er afsluttet for et år, bør det gamle år lukkes. Kun AKC5 Indtastning af gamle regnskabsår Selvom du f.eks. starter AKC5 pr. 1/1 2013, kan du ganske udmærket indtaste tal for tidligere regnskabsår, så du har sammenligningstal at arbejde med. Det er Åbningsdatoen under Generelt/Kartotek/ Menighed/Menighedsoplysninger (se side [LINK]) som bestemmer fra hvornår data indrapporteres til Servicecentret. Hvis du f.eks. vil lægge tal ind for 2011 og 2012, skal du starte med at oprette 2011, derefter 2012 og til sidst Har du først oprettet et år, kan du ikke uden videre oprette et år der ligger før det seneste der er oprettet. Moms Kun AKC5 Når der indlæses en rammekontoplan, er der angivet momskode på visse konti. Der kan efterfølgende angives momskode manuelt på visse konti, iht. vejledning og aftale med Servicecentret.

29 Disse momskoder er oprettet uden momsprocent (hvilket ikke skal ændres), idet menighederne ikke kører alm. momsregnskab. Markeringen med momskoder anvendes alene til at danne indholdet af Momskontrollisten (Finans/Rapporter/Periodiks/Momskontrolliste), hvis indhold bruges til årligt at ansøge om momsrefusion hos Staten. Systemkonti Følgende tre systemkonti skal oprettes før bogføring påbegyndes: Fejlkonto Øredifference Årets resultat Bør være en statuskonto, som en af de sidste i kontoplanen Normalt en driftskonto til f.eks. kassedifferencer o.lign. En statuskonto under egenkapitalen, hvor årets driftsresultat overføres til i kørslen Dan primoposter se side [LINK] Kun AKC5 Fejlkonto og Årets resultat er som standard udfyldt efter indlæsning af rammekontoplanen, mens øredifference (kassedifference) kun vil være udfyldt hvis du har oprettet kontoplansforslaget. Kladdenavne Her oprettes og vedligeholdes kassekladderne og deres bilagsserier m.m. Der kan oprettes et valgfrit antal kassekladder til indtastning af posteringer, dvs. at flere brugere kan postere i hver sin kladde samtidig. Hver bruger kan skifte mellem flere kladder, såfremt disse ikke er ibrug af andre Se den interne manual for nærmere beskrivelse af felterne..

30 Tip! Hvis du kommer forkert ud af en kassekladde/programmet går ned mens en kassekladde er åben, vil du ikke kunne åbne den via Finans/Dagligt. Under dette menupunkt kan du åbne en låst kladde ved at stille markøren i feltet Adgang, klikke på dropdown pilen og vælge Åben. Du kan kun dog kun åbne en låst kladde hvis den er låst af dit brugerlogin eller du er logget ind som Supervisor (Generelt/Dagligt/Skrift brugertype). Tekster Under dette menpunkt findes dels de systemtekster som anvendes i finansmodulet Alle tekster med nummer 1-99 er systemtekster og bør ikke ændres (ud over evt. oversættelse til andet sprog), og kan heller ikke slettes. Du kan oprette dine egne tekster fra nummer 100 og frem. Disse kan anvendes i kassekladden, i feltet Tekst. Du kan enten indtaste nummeret i Tekst og taste Enter, eler vælge ved at taste Alt+H/klikke på pilen i feltet for at få en oversigt frem. Se side [LINK].

31 AKC5 Opsætning Rammekontoplan Indlæsning af kontoplan OBS! Såfremt du under Menighedsoplysninger har valgt Kun tienderegnskab i Regnskabstype, skal du ikke bruge kontoplanen og du kan derfor skippe dette afsnit. Fra Servicecentret er der udarbejdet en rammekontoplan. Det vil sige, en kontoplan som udstikker visse rammer for opbygningen af kontoplanen, men som stadig indeholder så meget spillerum, at du kan oprette mange egne konti. Rammekontoplanen er opstillet så de nødvendige krav for indrapportering til Servicecentret kan overholdes. I praksis foregår det ved, at der i kontoplanen er et antal overskrifter og sammentællinger, f.eks. til tiendeindtægter. Indenfor det interval kan du så oprette de konti du ønsker. Det er ikke vigtigt hvilke numre du anvender i det interval, det er sammentællingen som Servicecentret skal bruge og som indrapporteres. Der er dog undtagelser. Visse konti skal være præcis det samme hos dig som hos Servicecentret. Det gælder f.eks. kreditforeningslån m.m. Disse intervaller er låst og såfremt du mangler en konto til dette formål, skal du derfor afklare det med Servicecentret. Du vil så modtage en servicefil med de nye konti. Den fil med rammekontoplan du modtager indeholder alle konti. Derfor skal du sikre dig, at du har udfyldt menighedsoplysningerne med det korrekte menighedsnummer, da der i indlæsningen kun udvælges de konti som er relevante for dit menighedsnummer (læs om Menighedsnummer på side [LINK]). Ved installationen har programmet automatisk lagt den sidste nye rammekontoplan i en mappe på din computer (se appendix om filplaceringer m.m.). Du skal starte med at indlæse/opdatere din rammekontoplan. Klik på knappen Indlæs rammekontoplan. Der spørges nu om du vil indlæse en komplet opsætning. Klik på Ja. Der sker ikke noget ved at indlæse rammekontoplanen flere gange. Den indlæser kun rettelser/tilføjelser fra gang til gang.

32 Felterne i Rammekontoplan Vær opmærksom på, at du ikke kan rette i dette skærmbillede. Det er alene til brug for at du kan se hvordan rammekontoplanen er oprettet Kontonummer Kontonummer som oprettes i finanskontoplanen Kontotype A Sum fra R S T L Beskrivelse Type DK-forslag Systemkode Er kontoen en Drift, Status, Overskrift, Sum? Automatisk. Skal kontoen oprettes automatisk? De konti der ikke er markeret her er forslag til konti. Når man første gang går ind i Fi nans/kartotek bliver man spurgt om man vil oprette et kontoplansfor slag. Svarer man nej, vil kun konti markeret som Automatisk blive op rettet. Hvis kontoen er en Sumkonto, hvorfra skal sammentællingen bereg nes? Rapporter. Skal beløb fra denne konto rapporteres til Servicecentret? Specificer. Skal de enkelte posteringer specificeres i rapporteringen til Servicecentret? Tiende og gaver. Må denne konto/dette interval bruges til at bogføre tiende/gaver på? Har betydning for integration med medlemssyste met. Låst. Er kontointervallet/kontoen låst, dvs. der kan ikke oprettes konti i dette interval? Kontonavn Dette felt har sammenhæng med Regnskabstypen (se side [LINK]). Alt afhængig af hvad der er valgt, oprettes konto/interval kun hvis det stemmer overens med den valgte regnskabstype Her angives hvilken side bogføring på kontoen normalt sker i (Debet/ Kredit). Kan hjælpe med at huske om der skal debiteres eller kredite res på kontoen. Anvendes til Systemkonti og Beholdningskonti.Systemkonti er konti som systemet bruger pr. automatik. De findes under Finans/Tilpas ning/systemkonti. Nogle af dem oprettes automatisk, andre kun hvis du vælger at oprette kontoplansforslaget. Beholdningskonti bruges i kassekladden og er konti som kasse, bank og giro side side [LINK]. Serviceopdatering Dette menpunkt bruges til at indlæse en evt. speciel kørsel, iht. instruks fra Damkjer.com. Dette anvendes til at lave rettelser m.m. i data som ikke er generelle, men specifikke, éngangskørsler til rettelse/korrektion af data.

33 Log Her kan du finde en log over systemhandlinger, såsom indberetninger til Servicecentret m.m.

34 Medlemssystemet Medlem/Dagligt Tiendekladde Tiendekladden anvendes kun såfremt man ikke anvender kassekladden i Finans/Dagligt til at bogføre medlemmers tiendeindbetalinger. For at den kan anvendes, skal det være angivet under Medlem/Tilpasning/Parametre Brug tiendekladde. OBS! Poster der bogføres i tiendekladde, overføres ikke til finans! Dato Medlem Dato for posteringen Medlemsnummer Tip! Du kan både indtaste medlemsid, tiendenummer, hele eller dele af navn eller CPR/ CVR nummer. Såfremt der findes flere der passer på det der indtastes, åbnes et billede hvor man kan vælge hvilket medlem man vil bogføre på.

35 Tiendetype Løfte Tekst Beløb Medlem Tiendenr Feltet kan enten være blankt eller have værdien Kun 8a. Såfremt sidstnævnte vælges, kan beløbet kun anvendes på en 8a kvittering, også selvom medlemmet har en 12 tiendekontrakt. Dette er for at overholde reglerne omkring øremærkede gaver, som ikke må anvendes til at dække 12 forpligtigelser. Såfremt der er et aktivt løfte på det aktuelle medlem (Medlem/Kartotek/Tiende/Gaveløfter), kan man her angive at beløbet vedrører et løfte. Bogføringstekst Beløb husk fortegn minus, hvis det er en korrektion, hvor et beløb skal tilbageføres. Her vises medlemsnavn når medlemsnummer er indtastet Viser evt. tiendenummer på medlemmet (se side [Link]). Knapper i skærmbilledet Check Udskriv Bogfør Check kladden for evt. fejl Udskrift af tiendekladden (ikke tvungent, men anbefales) Opdater kladden og bogfør posterne på medlemmerne. Medlem/Kartotek Selvom vi i denne vejledning bruger ordet medlem i mange sammenhænge, betyder det ikke, at dem der registreres i systemet skal være medlemmer af menigheden. Det er blot et udtryk for, at det er her vi registrerer de personer som er medlemmer, eller i øvrigt tilknyttet på en mere eller mindre formaliseret måde, for at kunne opsamle visse centrale data. Vær opmærksom på, at der, især for tiendeydere, registreres en række forholdsvis følsomme data. Derfor er der dog også en vis brugersikkerhed. Senere beskrives hvordan brugersikkerheden i systemet er opbygget, så man kan have brugere af systemet der kan se medlemsdata, men f.eks. ikke tiendedata, CPR-nummer osv. Det er meget vigtigt at det gennemgås godt. Skærmbilledet består af 3 faner: Oversigt Generelt Personligt Giver det hurtige overblik over medlemmerne i kartoteket. Detaljer om medlemmet (adresse, telefon, , billede osv). Fødselsdato, civilstand, CPR/CVR nr., Tip! Visse felter (CPR nr. m.m.) er kun synligte hvis medlemmet er tildelt brugerrettigheder i overensstemmelse hermed. Dette sker under Generelt/Tilpasning/Adgangskontrol/Brugere og grupper - se side [LINK]

36 Fanen Oversigt Medlemsid Dette nummer er nøglen til medlemmet, medlemsnummeret. Nummeret kan være op til 10 tegn langt og kan indeholde både tal og bogstaver. Under Medlem/Tilpasning/Parametre kan du sætte programmet op til selv at tildele medlemsid (se side [LINK]). Ved oprettelse af nyt medlem, vil programmet finde det højeste medlemsnummer der findes i kartoteket og lægge en til. Når et medlem er oprettet, kan medlemsid ikke rettes her. Det i stedet skal ske under Medlem/Periodisk/Ændre medlemsid. Denne kørsel retter medlemsid i alle de kartoteker hvor det er brugt, og sikrer dermed at ingen data går tabt. Fornavn Mellemnavn Efternavn Søg efter Man kan søge på medlemsid ved blot at indtaste nummeret i feltet og trykke Enter. Medlemmets fornavn Medlemmets mellemnavn. Kan udelades på visse udskrifter. Medlemmets efternavn Dette felt fungerer som søgefelt. Indtast navn eller nummer og tast Enter. Oversigten vil så kun finde og vise de poster der passer med det indtastede. Hvis der er markeret i Hurtig søgning søges der kun i begyndelsen af feltet, hvorimod der ved manglende markering vil blive søgt også inde i feltet. Tip! Søgefeltet kan tilgås med Ctrl+F

37 Filter Her kan man vælge af filtrere medlemsoversigten ud fra følgende: Alle Viser alle poster i medlemskartoteket Aktive Viser kun aktive, dvs. udmeldte og afdøde vises ikke Udmeldte Viser kun udmeldte Døde Viser kun afdøde Fanen Generelt Medlemsid, fornavn, mellemnavn og efternavn er det samme som ovenfor. Adresse Postnr/by 2 linier til adresseoplysninger. Postnummer og by. Tip! Man kan her nøjes med at indtaste postnummer eller bynavn og taste Enter, så finder programmet selv det korrekte bynavn. Få en oversigt over postnumre ved at klikke på knappen til højre i feltet eller taste Alt+H (felthjælp). Land Evt. landebetegnelse. Lande oprettes under Generelt/Kartotek/Landeko der

38 Køn Billede Medlemstype Optaget d. Døbt d. Udmeldt d. Død d. Mand/Kvinde. Bruges bl.a. til at teste om CPR-nummer er korrekt indtastet. Hvis du gemmer et billede i JPG-format (f.eks. i mappen Pictures, under mappen hvor programmet er installeret), vil det blive vist i højre del af skærmbilledet Her kan vælges mellem Ikke-medlem, Medlem, Fast deltager og Associeret medlem. Dato for optagelse som (associeret) medlem. Dåbsdato Er medlemmet udmeldt/overflyttet til anden menighed, angives det i dette felt Er medlemmet afgået ved døden, kan datoen angives i dette felt. Felterne Udmeldt og Død bruges bl.a. i tiendestyringen, idet der ikke kan registreres tiende og gaver efter denne dato. Notat Her kan der lægges diverse notater, interne informationer ind. Klik på ikonet eller tast Alt+N. Fanen Personligt Telefon Fax Mobil Medlemmets alm. telefonnummer Evt. faxnummer Evt. mobilnummer Evt. adresse. Er der indtastet en gyldig adresse her, kan du sende en ved at klikke på knappen . Derved startes

39 dit program automatisk med adressen som modtageradresse. Det kræver dog, at du har et lokalt installeret program, såsom Windows Mail eller Outlook opsat. Tlf. arbejde Født d. Civilstand Bryllupsdato Partner Evt. arbejdstelefonnummer/mobilnummer Fødselsdato (dd.mm.åååå). Såfremt CPR-nummer udfyldes under Tiende, vil dette felt blive udfyldt med oplysninger herfra. Her kan vælges mellem, Ugift, Forlovet, Gift, Enke/Enkemand, Fraskilt, Samboende. Dato for evt. vielse. Bruges bl.a. til at udregne mærkedage - se Medlem/Periodisk/Mærkedage. Medlemmets ægtefælle, forlovede, partner bør/kan også oprettes i kartoteket. I dette felt angives så partnerens medlemsid. Derved udfyldes tilsvarende oplysninger på partnerens medlemsoplysninger, samt civilstand, hvis medlemmet er registreret som gift, forlovet, samboende, enke/enkemand. I feltet nedenunder vises partnerens/ægtefællens navn CPR Såfremt medlemmet har en forpligtigelseserklæring, skal CPR udfyldes med korrekt CPR nummer. Der er check på om det er et gyldigt CPR nummer. Ved udfyldelse rettes Født d. (se ovenfor) automatisk. CVR Såfremt medlemmet er en virksomhed, angives CVR nummeret her. OBS! Der kan ikke angives både CPR og CVR nummer på samme medlem! Tiendenr Nummer på tiendekontrakt. Max. 10 tegn og kan indeholde både tal og bogstaver. Det anbefales at man f.eks. kalder det T24 osv. for at undgå sammenblanding med medlemsid. Bruges bl.a. ved indtastning i bogføringskladde. Samme tiendenr. kan bruges på 2 medlemmer samtidigt. Der er mange steder at ægtepar indbetaler samtidigt. Derved registreres tiendeindbetalingen kun på det ene medlem. Ved årsafslutning kan beløbet så fordeles så det ønskede beløb automatisk føres over på ægtefællen (se senere om Årsafslutning i medlemssystemet). Ingen fradrag kontoudtog Såfremt medlemmet aldrig ønsker at få 8a kvittering for indbetalte gaver, kan det markeres i dette felt. Så vil visse tjek og kontroller blive udeladt for dette medlem. Såfremt medlemmet ønsker at modtage kontoudtog/indbetalingsoversigt pr. , kan det markeres her. OBS! Dette kræver at tillægsprogrammet PDFprinter er installeret og sat op, hvilket ikke er standard, da det skal tilkøbes særskilt. Se mere på side [LINK].

40 Nøgleord Her kan der angives ét eller flere nøgleord på et medlem, som kan bruges til at udsøge medlemmer til brevfletning, udsendelse af s m.m. Nøgleord oprettes under Medlem/Tilpasning/Nøgleord. Nøgleord Dette valgte nøgleord Start Evt. startdato for hvornår nøgleordet er gældende for medlemmet Slut Evt. slutdato for hvornår nøgleordet er gældende for medlemmet. Beskrivelse Beskrivelse. Hentes fra Medlem/Tilpasning/Nøgleord. Knapper i skærmbilledet Tiende Åbner en undermenu med følgende punkter: Posteringer I dette billede kan du se de enkelte tiende/gave posteringer. Dato Beløb Bilag Tekst Løftetype Dato for posteringen Beløb i DKK Bilagsnummer Evt. bogføringstekst Evt. løftetype (se side [LINK])

41 Tiendetype Transaktion Ma Posteringskode Evt. tiendetype (se side [LINK]) Transaktionsnummer. Et systemfelt som bruges til at forbinde posteringer der hører sammen i samme bogføring.. Manuel. Afmærket hvis posteringen er lagt ind via Tiendekladden under Medlem/Dagligt. Derved er posteringen ikke bogført i finansregnskabet. Angiver om det er en normal postering, primopost (overført fra tidligere år), ultimopost (beløb overført til næste år), eller mellemregningspost (beløb overført til/fra andet medlem). Knappen Transaktion bruges til at slå op og vise de finansposter som hører til denne transaktion. Bruges især i afstemningsøjemed. Knappen Grundlag giver adgang til et skærmbillede som viser alle de steder i C5 hvor den pågældende transaktion er bogført. Bruges primært i afstemningsøjemed. Saldi I dette billede kan du se hvor meget medlemmet har indbetalt i tiende/gaver i en given måned. Ud for månedens angives beløbet i dette år, og i feltet til højre vises et evt. beløb fra samme måned sidste år. Gaveløfter Under Medlem/Tilpasning/Løftetyper kan der oprettes en række løfter, så man kan styre tidsbegrænsede indsamlinger til specifikke formål og projekter se side [LINK]. På medlemmet vil man under det aktuelle menupunkt oprette de løfter som medlemmet har givet tilsagn om.

42 Oprettet Løftetype Beskrivelse Løfte Indbetalt Rest Aktiv Oprettelsesdato Løftetypen (fra Medlem/Tilpasning/Løftetyper) Beskrivelse hentes fra stamkartoteket Det beløb som medlemmet har givet tilsagn om Her vises hvad medlemmet samlet har indbetalt vedr. dette løfte Evt. manglende beløb (eller for meget indbetalt) Hvis feltet er markeret, er løftet aktivt og der kan bogføres på det. I modsat fald er det passivt og kan ikke anvendes mere. Knapper i skærmbilledet Aktive/alle Udskriv Skifter mellem at visse alle eller kun aktive løfter (se feltet Aktiv ovenfor) Via denne knap kan der udskrives en oversigt over løftet og de indbetalinger der er foretaget. Tip! Ved udskrift af tiendekontoudtog (Medlem/Kartotek/Udskrifter/ Tiendekontoudtog eller Medlem/Rapporter/Tiende/Tiendekontoudtog) er det muligt at få medtaget aktive løfter på udskriften. Årsafslutninger Her vises årsafslutningerne for det pågældende medlem. Se beskrivelsen af skærmbilledet under Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (multi) - se side [LINK]. Efterberegn saldi Hvis tallene under Saldi ikke synes at stemme, kan med dette menupunkt køre en efterberegning af saldi. Den vil gennemløbe posteringerne og sikre at der står korrekte tal. Efterberegner saldi på det aktuelle medlem. Saldi kan efterberegnes på flere/alle medlemmer under Medlem/Periodisk/Efterberegn saldi - se side [LINK]. Indberetningslog I dette skærmbillede vises en oversigt over de indberetninger til Skat der er foretaget, med angivelse af år, 12, 8a, dato og klokkeslet). Tiendekontrakter Under dette menupunkter oprettes og vedligeholdes tiendekontakter/gavebreve ( 12). Et medlem kan have op til flere samtidige tiendekontrakter, og når en kontrakt udløber, skal den ikke slettes herfra, idet data gemmes aht. historik og statistikker. Indholdet bruges bla. i tiendeanalysen - se side [LINK].

43 Nummer Løbenummer, som tildeles automatisk. Løbetid Kontraktform Sats Startdato Udløbsdato Beregningsgrundlag Åben Her kan vælges mellem: Fornyes hvert tiende år Fortløbene (min 10 år) Her vælges mellem Fast årligt beløb Fast procensats I dette felt angives enten det årlige beløb (hvis kontraktformen er Fast årligt beløb eller procentsatsen der beregnes efter (hvis kontraktformen er Fast procentsats). Ikrafttrædelsesdato for kontrakten. Se under Medlem/Tilpasning/Para metre - 12 startdato <> 1/1, hvor det angives om en tiendekontrakt kun kan starte 1/1 eller på et vilkårligt tidspunkt i løbet af året. Skal angives såfremt løbetiden er angivet til Fornyes for hvert 10. år (se ovenfor). Dette skal angives, såfremt Kontraktformen er angivet som Fast procentsats. Markeret hvis kontrakten stadig er aktiv. En kontrakt forbliver aktiv hvis der er angivet en Udløbsdato og indtil der er kørt årsafslutning (Medlem/Periodisk/Årsafslutning) for det år den udløber.

44 Knapper i skærmbilledet Tiendekontrakt Åbne/alle Via denne knap dannes en PDF-fil med data som kan udskrives Med denne knap skiftes der mellem at vise alle tiendekontrakter (også udløbne) eller kun den/de aktive (markeret i feltet Åben). Børn Knappen Børn åbner et billede hvor man kan indtaste evt. børn. Skærmbilledet skifter udseende alt efter om der ikke er registreret en partner (se side [LINK]) på medlemmet. Nedenfor gives nogle eksempler. Det beror sig på, at der i systemet kan registreres tre typer børn, med hver sin del af skærmbilledet: egne børn Fælles børn Partners børn Børn som kun det aktuelle medlem er forælder til. Vil på evt. partners skærmbillede stå som Partners børn. Børn som er børn af aktuelle medlem og partner. Behøver kun at blive oprettet på den ene forælder; er der angivet en partner på denne, er registreringen på ægtefællen/partneren automatisk. Har evt. partner registreret Egne børn (se ovenfor), kan de ses i denne del af skærmbilledet. Kan kun oprettes/ændres på partnerens stamkort. Id Fornavn(e) Mellemnavn Efternavn Født d. Er barnet oprettet med eget medlemsid, kan det indtastes/vælges her. Derved foregår vedligeholdelse af navn m.m. direkte på barnets eget medlemskort. Er dog ikke påkrævet. Barnet kan senere automatisk oprettes med eget stamkort ved at klikke på knappen Overfør Barnets fornavn(e) Evt. mellemnavn Barnets efternavn. Udfyldes som standard med forælderens efternavn, men kan rettes. Fødselsdato

45 Køn N Barnets køn Notat. Klik på ikonen eller tast Alt+N. Nedenfor beskrives forskellige scenarier og hvordan det håndteres i oprettelsen Der er ikke registreret nogen partner Er der ikke registreret nogen partner på medlemmet, står skærmbilledet standard på Egne børn. Nye børn kan oprettes ved bare at klikke i en tom linie. Der er registreret en partner/ægtefælle Når der er registreret en partner/ægtefælle på medlemmet, står skærmbilledet automatisk på Fælles Børn. Nye børn kan oprettes ved bare at klikke i en tom linie. Medlemmet er gift, med fælles børn, men har et barn fra tidligere ægteskab Skal der oprettes et barn som kun det aktuelle medlem er forælder til, klikkes på knappen Eget barn. Nu opdeles skærmbilledet automatisk i to dele, Fælles Børn foroven og Egne børn for neden.

46 Går man nu over på ægtefællens stamkort og vælger Børn, ser skærmbilledet sådan ud. Som det ses, opdeles skærmbilledet nu i 2 dele: Fælles Børn foroven og Partners/ Ægtefælles Børn forneden. Der kan ikke rettes i navne i den nederste halvdel; det kan alene ske på forælderens stamkort. Medlemmet er gift, med fælles børn, egne børn, og ægtefælle har eget barn fra tidligere ægteskab Nu opdeles skærmbilledet i 3 dele: Fælles Børn, Egne Børn og Partners/Ægtefælles Børn. Overførsel af barn til eget medlemsid Børn der er oprettet på denne måde, kan automatisk overføres til eget medlemsid. Det sker ved at klikke på barnet og derefter på knappen Overfør. Der ved fremkommer denne boks. Klik Ja for at oprette, eller Nej for at fortryde

47 Er der valgt automatisk medlemsid (se Medlem/Tilpasning/ Parametre), tildeles et nyt medlemsid og følgende boks fremkommer: Er der ikke valgt automatisk medlemsid (se Medlem/ Tilpasning/Parametre), spørges der om angivelse af et nyt medlemsid Barn af Knappen Barn af på medlemskartoteket giver mulighed for at se evt. forældreregistrering i kartoteket med henvisning til forældres medlemsid. Mærkedage Når der er angivet en fødselsdato og evt. en bryllupsdato på et medlem, indsættes der automatisk en linje med mærkedag under dette punkt. Disse kan derfor ikke rettes her. Men der kan også oprettes flere mærkedagstyper, som kan findes og evt. udskrives under Medlem/Periodisk/Mærkedage). Mærkedagstyperne oprettes under Medlem/Tilpasning/Mærkedagstyper se side [LINK] hvor man også opsætter hvornår en mærkedag skal markeres. På medlemmet angiver man i det aktuelle skærmbillede koden samt startdato for mærkedagen. Udskrifter Tiendekontoudtog Se beskrivelse under Medlem/Rapporter/Tiende/Tiendekontoudtog side [LINK]. Overflytning Løftestatus Opret brev Her udskrives en formular for overflytning af medlemmet til anden menighed Her kan oversigt over medlemmets gaveløfter (Medlem/Kartotek/Tiende/Gaveløfter) udskrives. Via dette menupunkt kan man tilgå dokumentstyringen på medlemmet. Herfra kan der oprettes breve, tilknyttes eksisterende filer, åbne tidligere oprettede/tilknyttede dokumenter, lave brevfletning m.m. Se mere på side [LINK].

48 Log Under dette menpunkt gemes en log over ændringer af visse felter m.m., så man kan se af hvem og hvornår de er ændret. Medlem/Periodisk Mærkedage Under dette menpunkt kan der dannes en oversigt over kommende mærkedage x antal dage frem, iht. de mærkedage der er angivet på medlemmer (fødselsdag, bryllupsdage m.m.). Den oversigt der fremkommer på skærmen kan evt. udskrives. Efterberegn saldi Hvis tallene under Saldi på medlemmer ikke synes at stemme, kan med dette menupunkt køre en efterberegning af saldi. Den vil gennemløbe posteringerne og sikre at der står korrekte tal under Medlem/Kartotek/Tiende/Saldi. Ændre medlemsid Via dette menpunkt kan et medlemsid ændres. Ændringen medtager alle de steder i systemet hvor medlemsid er anvendt (tiendeposteringer, finansposteringer, tiendekontrakter osv) Fra Til Skriv ÆNDRE Det medlemsnummer som ønskes ændret Det nye medlemsnummer Skriv Ændre og klik Ok for at igangsætte. Vær opmærksom på, at systemet låses mens ændringen opdateres.

49 Tiendeafslutning (multi) I dette billede foretages afslutningen af tiende, hvor det dels angives hvad medlemmer med tiendekontrakt skal have indbetalt, dels hvordan indbetalt beløb fordeles på hhv. 8a og 12, samt om der er beløb som skal overføres til næste år. Det samme billede kan findes under Medlem/Kartotek/Tiende/Årsafslutninger, hvor de aktuelle medlems årsafslutninger vises, hvorimod det akuelle skærmbillede viser årsafslutningen for alle medlemmer for det valgte kalender år. Når menpunktet aktiveres, fremkommer denne boks År Sortering Det kalenderår der ønskes vist Hvordan posterne skal sorteres. Der kan vælges mellem Medlemsid Tiendenummer Fornavn Efternavn Når der klikkes Ok åbnes hovedskærmbilledet, som bruges til at gennemgå og udfylde med fradragsoplysninger.

50 Medlem Tiendenummer År Gæld primo Medlemsnummer Evt. tiendenummer Kalenderår Såfremt der i foregående år har været indbetalt mindre end der var angivet i feltet Pligtigt (se nedenfor) vil dette beløb optræde i Gæld primo for efterfølgende kalenderår, efter årsafslutningskørslen (Medlem/Periodisk/Årsafslutning se side [LINK]) er kørt. Dette felt kan kun optræde såfremt der er en tiendekontrakt ( 12) på medlemmet. Evt. gæld er ikke medregnet i beløbet der indberettes til Skat, idet der kun kan opnås fradrag for reelt indbetalte beløb. Når der i det aktuelle år skal ske en fordeling af det indbetalte beløb, vil dette først og fremmest gå til at dække evt. gæld fra tidligere år. Det betyder, at såfremt der f.eks. i 2013 er en primo gæld på 2.000, det pligtige beløb i 2013 er og der er indbetalt , så vil der gå til at dække gælden, til at dække det pligtige beløb for året, og de resterende kan så evt. gå til 8a kvittering. Der kan i et sådant tilfælde ikke udstedes 8a kvittering således at gælden overføres til efterfølgende år. Se dog beskrivelsen vedr. feltet Resv. 8a nedenfor). Inbetalt Resv. 8A Dokumentation Når der er gæld som betales med i en periode, indberettes det fulde beløb til Skat, som giver fradrag for det fulde indbetalte beløb. Her vises det fulde indbetalte beløb i året. I dette beløb er indregnet evt. beløb overført fra sidste år, såfremt dette er aktiveret iht. opsætning under Medlem/Tilpasning/Parametre Tillad overførsel. Her vises summen af beløb som er reserveret til 8a-kvittering, iht. brugen af feltet Tiendetype i hhv. kassekladde (se side [LINK] og tiendekladde (se side [LINK]). Beløb som er indbetalt på denne måde, kan ikke anvendes til 12 kvitteringer. Dette felt skal udfyldes for medlemmer med tiendekontrakt, idet menigheden er forpligtet til at sikre at medlemmer med forpligtelseserklæring opfylder deres forpligtelse. Der kan vælges mellem følgende muligheder: Årsopgørelse Sidste lønseddel Tro & love erklæring Andet Pligtigt Hvis der angives Andet tilrådes det at angive denne dokumentaiton under Notat på linjen (Alt+N eller klik på notat-ikonet). Her angives det pligtige beløb for medlemmer med tiendekontrakt, iht. den ovenfor angivne Dokumentation.

51 12 (kontrakt) Her angives det beløb som skal anvendes til at dække kontraktforpligtelsen (se ovenfor under feltet Gæld primo ). 8A Her angives evt. beløb som skal indberettes til 8a kvittering. Se også feltet Resv. 8a ovenfor). For personer med tiendekontrakt kan der kun angives beløb ud over hvad der anvendes til at dække forpligtelsen iht. det pligtige for året, plus evt. gæld (se Gæld primo ovenfor). Overskud O U L Mht. max grænse for hvad der kan indberettes som 8a, se Medlem/ Tilpasning/ 8A-satser. Dette gælder dog Ikke for AKC5 Her vises evt. overskud, efter fordeling af indbetalt til 8A og 12. Såfremt overførsel til næste år er tilladt iht. opsætningen under Medlem/ Tilpasning/Parametre Tillad overførsel, kan dette beløb overføres til næste år,såfremt der afkrydses i feltet O (se nedenfor) Overfør til næste år. Overfører evt. overskud til næste år, såfremt dette er aktiveret under Medlem/Tilpasning/Parametre Tillad overførsel (se side [LINK]). Dette felt vil være afkrydset såfremt posten er udlæst til Skat. Lukket. Afkryds dette felt når du er færdig med at fordele beløb m.m. Årsafslutningen kan ikke køres før alle med indbetalte beløb er lukket. Dette indebærer også, at såfremt et medlem har indbetalt beløb, men der ikke skal indberettes til Skat, skal posten stadig Lukkes. Når et medlem er markeret som lukket for et år, kan der ikke bogføres tiende-/gaveindbetalinger til medlemmet i det pågældende kalenderår. Lukkede poster markeres med en rød farve. Notat Så længe årsafslutningen (Medlem/Periodisk/Årsafslutning) ikke er kørt, kan posten åbnes igen ved at fjerne afkrydsningen i dette felt. Klik på ikonet eller tast Alt+N for at skrive notat på posten Knapper i skærmbilledet Mellemregning Såfremt der for ægtefæller indbetales på den ene, kan der ved årets afslutning evt. overføres beløb fra den ene ægtefælle til den anden. Det skal dog bemærkes, at Skats regler indebærer, at en person kun kan modtage fradrag for gaver, såfremt medlemmets navn fremgår af indbetalingen. Det er derfor på eget ansvar hvis man anvender denne mellemregning. Såfremt begge ægtefællers navn fremgår af indbetalingen, kan det måske forsvares, men Damkjer.com kan ikke holdes

52 ansvarlig for menighedens anvendelse af denne funktion. Ved aktivering af menpunktet skal der angives: Beløb Medlem der oveføres til Pr. dato (skal ligge i det aktuelle kalender. F.eks. 31/12-XX) Efterberegn saldi Gæld primo Opdater tallene i skæmbilledet. Kan anvendes hvis man har mistanke om, at de viste tal ikke stemmer overens med det bogførte. Kørslen kontrollere og opdaterer tallene. Se side [LINK] om Medlem/Periodisk/Efterberegn saldi). Med denne funktion kan man redigere i Gæld primo (se beskrivelsen af feltet ovenfor). Dette skal gøres med stor varsomhed. Bør primært anvendes ved opstart af systemet, hvor et medlem har en gæld fra et år der ligger før igangsætningen af Frikirke C5. Udskriv Åbne/alle Med denne funktion kan indholdet af det aktuelle skærmbillede udskrives. Inkludererer sum Med denne funktion kan du skifte mellem at vis kun de åbne (ikke lukkede) poster, eller alle poster for det valgte kalenderår. Indberetning til Skat Via denne kørsel dannes en fil som anvendes til indberetning til Skat. Kalenderår Her angives det kalenderår der skal indberettes for Ikke-indberettede/Ændrede Dette udlæser kun beløb/ændringer som ikke er udlæst allerede. Systemet holder styr på hvor meget der er indberettet tidligere og kan udlæse forskelle som korrektioner til Skat. Total (også tidl. Indsendte) Udlæser alle data til indberetning til Skat, uanset om der er indsendt

53 tidligere. PAS PÅ ikke at indberette for mange data ved at indesende dobbelt! Sende som Kun AKC5 Afkrydses dette felt, kan filen automatisk indsendes til Servicecentret. Såfremt der er installeret og opsat et lokalt program (Outlook, Windows Mail eller lignende MAPI-kompatibelt program) kan dette ske automatisk helt automatisk. Det kan ikke lade sig gøre, hvis du kører en web-baseret løsning, såsom Hotmail, Gmail eller Office 365, hvor al adgang til foregår via en webbrowser. OBS! Hvis du har Microsoft Outlook installeret på din pc, men ikke ønsker at anvende dette, skal du under Medlem/Tilpasning/Parametre markere feltet Undlad at bruge Outlook. Hvis du ikke svarer ja til at indsende filen automatisk, skal dette gøres manuelt. Den dannede fil ligger i en mappen under der hvor Frikirke C5 programmet er installeret, og hedder SERVCENTER/ UDG. Den dannede fil hedder XFSSKAT_XXX_YYYY.TAX, hvor XXX er menighedsnummeret (se Finans/Kartotek/Firmakartotek, 3. fane, feltet Menighedsnummer) og hvor YYYY er kalenderåret der indberettes for. Vedhæft filen til en og indsend den til [email protected] er krypteret og kan roligt sendes via . Tip! Hvis du indsender filen automatisk, modtager du en kvittering for at filen er modtaget på Servicecentret Indberetningslog I dette skærmbillede vises indberetningerne af beløb til Skat (Medlem/Periodisk/Indberetning til Skat). Årsafslutning Når alle medlemmer er afsluttet og lukket under Medlem/Periodisk/Tiendeafslytning (multi) og indberettet til Skat, skal der køres en årsafslutning. Når der køres årsafslutning, foretages der evt. overførsel af overskud til næste år (se side [LINK] om overførsel af overskud), såfremt det er aktiveret under Medlem/Tilpasning/Parametre Tillad overførsel. Såfremt der er opsat automatisk periodisering, vil der ske automatisk bogføring, hvor overskydende tiende debiteres i det gamle år og krediteres i det nye år. Se side [LINK] om Medlem/Tilpasning/Parametre Periodsiering.

54 Kalenderår Skriv START Her angives det år som skal afsluttes Skriv Start og klik på Ok for at igangsætte. OBS! Når denne kørsel er kørt, kan der ikke bogføres tiende og gaver på medlemmer i det afsluttede kalenderår. Export medlemsdata Dette menupunkt åbner et skærmbillede hvorfra der kan udlæses stamdata fra medlemskartoteket. Disse kan f.eks. udlæses om CSV (kommasepareret fil). Se den interne manual for nærmere omkring Datamanipulation. Medlem/Rapporter Stamdata Stamdata Stamdata - udvidet Stamdata - komprimeret Telefonliste liste Denne rapport udskriver en liste med udvalgte stamdata på de valgte medlemmer Udskriver liste med udvidede stamdata på medlemmerne Udskriver liste med de vigtigste stamdate (navn, adresse, telefon og meret ) Udskriver telefonliste for medlemmer Udskriver liste med adresser. Kan med fordel udskrives til Excel og anvendes til masseudsendelse af .

55 Labels Udskriver labels for medlemmer. Kan opsættes til mange forskellige formater af labelsark til laser- og inkjetprintere. Tiende Tiendekontoudtog Her kan udskrives kontoudtog til medlemmer over indbetalte gaver/ tiende. Dette er den samme udskrift som kan udskrives på medlem under Medlem/Kartotek/Udskrifter/Tiendekontoudtog Udskriv fo år Udskriv CPR/CVR Valg Her angives kalenderår Afkrydses hvis CPR/CVR-nummer skal medtages på udskriften. Kan udskrives med eller uden de sidste 4 cifre. Ved posteringer Kontoudtog udskrives kun hvis der er posteringer i året Ved poster eller gæld Kontoudtog udskrives hvis der er poster i perioden eller der er en gæld på medlemmet. Altid Kontoudtog udskrives for alle medlemmer, uanset om der er poster og/eller gæld. Inkl. indberettet Inkl. løftestatus Hvis dette felt afkrydses, vises beløb indberettet til Skat for de seneste 2 kalenderår nederst på udskriften Hvis dette felt afkrydses, vil der på kontoudtoget vises en status over aktive løfter (se Medlem/Kartotek/Tiende/Gaveløfter, side [LINK]). Send som . Dette forudsætter følgende: At feltet kontoudtog er afkrydset på medlemmet (se side

56 Gavekvitteringer ( 8A) [LINK]). At programmet PDF printer er installeret på din pc, og at der er opsat en printerprofil med navnet C5PDF (henvend dig evt. Damker.com for nærmere vedr. køb, installation og opsætning af dette program). At der udskrives til Printer og at printeren C5PDF er valgt. Under Medlem/Tilpasning/Tekster (se side [LINK]) kan du opsætte formularnavnet for udskriften, evt. tekst (som kan bruges til meddelelser til medlemmerne), samt såfremt der sendes pr. den medfølgende tekst i en. Her kan der udskrives en liste over alle 8A beløb for en given periode. Kan ikke anvendes som kvittering overfor Skat. Uden CPR/CVR Da det er et krav fra Skat, at man skal oplyses CPR/CVR nummer for at opnå fradrag på selvangivelsen, er det vigtigt at finde evt. medlemmer uden disse oplysninger. Denne rapport udskriver en liste over medlemmer unde CPR/CVR-nummer, med mindre der på medlemmet er afkrydset for Ingen fradrag (se side [LINK]). Tiendeafslutning Her udskrives en oversigt over tiendeafslutning for et valgfrit interval af medlemmer/kalenderår. Udskriften er den samme som under Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (multi)/udskriv - se side [LINK] Indberetningslog Her udskrives oversigt over poster udlæst til Skat (Medlem/Periodisk/Indberetningslog). Tiendeafstemningsliste Med denne rapport kan der udskrives en afstemning mellem hvad der er posteret på medlemmer og indberettet til Skat, og hvad der er bogført i Finans. Systemet checker i den forbindelse på, om der er bogført på konti som ikke er markeret til at modtage tiendedata (feltet T i kontoplane se side [LINK]) m.m. Rapporten bruges til at sikre at bogføringen i systemet er konsistent og i overensstemmelse med opsætningen Tiendeanalyse Denne udskrift udskriver en omfattende analyse af tiende- og gave indbetalinger på medlemmer, med en lang række nøgletal, såsom antal tiendekontrakter, gennemsnitlige indbetalinger, inkl. fordeling på aldersgrupper m.m.

57 Medlem/Tilpasning Mærkedagstyper I dette skærmbillede kan du opsætte dine egne mærkedagetyper, som du få udskrevet/vist i de intervaller du ønsker. Systemet opretter automatisk typerne Fødselsdag og Bryllup, som henter data fra fødsels- og bryllupsdato på medlemmerne, men hvis du f.eks. vil oprette en mærkedag for f.eks. indsættelse i en funktion, ansættelse eller andet, kan du selv oprette det her. Kode Beskrivelse Her angiver du hvad mærkedagstype skal hedde Her angiver du den tekst som skal vises når mærkedagsoversigten udskrives (Medlem/Periodisk/Mærkedage - se side [LINK]) Denne tekst er dynamisk, idet den vil vise medlemmets navn, efterfulgt af den tekst du angiver her. I denne tekst kan du automatisk indsætte år, måneder og/eller dage vha. (måneder) (dage). Hvis du f.eks. skriver har været ansat og der er angivet tjek for 10 år, vil der blive udskrevet teksten Hanne Jensen har været ansat i 10 år. A Skal denne mærkedag automatisk medtages ved start af programmet? Hvis der under Medlem/Tilpasning/Parametre er afkrydset i Check mærkedage ved opstart, vil den vise de mærkedage som er afkrydset i dettefelt inden for det angivne antal dage (se side [LINK]). Knapper i skærmbilledet Check år Under dette skærmbillede angives der hvilke år/måneder/dage der skal checkes for.

58 Nøgleord Ovenfor vises de standardværdier der automatisk oprettes for mærkedagstypen Bryllup. Der oprettes tilsvarene et antal for Fødselsdag,og i dette sklærmbillede kan man, pr. mærkedagstype, selv redigere og tilpasse hvordan disse og andre mærkedage skal checkes. Som beskrevet under Medlem/Kartotek (se side [LINK]), kan man på et medlem angive et antal nøgleord, som kan anvendes til at udvælge medlemmer til f.eks. brevfletning m.m. Disse nøgleord oprettes her. Nøgleord Beskrivelse Nøgleordet, som angives på medlemmerne Uddybende beskrivelse af nøgleordet Knapper i skærmbilledet Medlemmer Når man markerer et nøgleord og klikker på denne knap, får man vist en oversigt over hvilke medlemmer der har dette nøgleord tilknyttet.

59 8A satser Obs! Bruges ikke i AKC5 I dette billede angives de minimums- og maksimumsgrænser der er gældende for de enkelte kalenderår, iht. Skats satser År Minimum Maximum Kalenderår som beløbsgrænserne gælder for Mindste beløb der kan indberettes. 0,00 = ingen nedre grænse. Maximum beløb der kan indberettes Se desuden under Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (Multi) side [LINK].- om indberetning af 8A til Skat. Kun AKC5 Ovenstående satser anvendes ikke for AKC5, da der i Apostolsk Kirkeskal indberettes samlet for alle menigheder under fælles CVR-nummer. Løftetyper Løftestyringen er en mulighed for at styre et medlems tilsagn, om at give et bestemt beløb til et givent formål - eller måske bare tilsagn om tiende/gaver for et kalenderår. I dette skærmbillede oprettes de forskellige oplysninger til at styre dette. Kode Koden, som identificerer løftetype. Bruges under Medlem/Kartotek/ Tiende/Gaveløfter (se side [LINK]) til at oprette et løfte på et medlem, samt under Finans/Dagligt (se side [LINK]) og Medlem/Dagligt (se side [LINK]) til at knytte en indbetaling til et givet løfte.

60 Beskrivelse A Uddybende beskrivelse af løftet. Er løftet aktivt? Så længe det er aktivt, kan der bogføres på det, men når markeringen i dette felt fjernes, bliver løftet inaktiveret og kan ikke bruges til yderligere bogføring. Det anbefales, at man ikke sletter et afsluttet løfte, aht. senere behov/ ønske for at se hvad og af hvem der er indbetalt til et givet løfte. Som udgangspunkt vises kun de aktive løfter, men med knappen Aktivealle, kan man skifte mellem at få vist alle (aktive og inaktive) eller kun aktive løftetyper. Knapper i skærmbilledet Hvis markeringen i feltet fjernes, vil den markere alle gaveløfter på medlemmer med denne kode som inaktive. Aktiverer man løftetypen senere igen, skal man manuelt reaktivere løftet på medlemmer, såfremt det ønskes. Aktive/alle Medlemmers løfter Som udgangspunkt vises kun de aktive løfter, men med knappen Aktive/alle, kan man skifte mellem at få vist alle (aktive og inaktive) eller kun aktive løftetyper. Via denne knap åbnes et skærmbillede, som viser de poster der er oprettet på de forskellige medlemmer. Oprettet Medlem Navn Løfte Indbetalt Rest Aktiv Oprettelsesdato Medlemsnummer Medlemsnavn Det beløb som medlemmet har givet tilsagn om Her vises hvad medlemmet samlet har indbetalt vedr. dette løfte Evt. manglende beløb (eller for meget indbetalt) Hvis feltet er markeret, er løftet aktivt og der kan bogføres på det. I modsat fald er det passivt og kan ikke anvendes mere

61 Knapper i skærmbilledet Aktive/alle Udskriv Tekster Skifter mellem at visse alle eller kun aktive løfter (se feltet Aktiv ovenfor). Via denne knap kan der udskrives en oversigt over løftet og de indbetalinger der er foretaget I dette billede kan man styre nogle af de tekster som anvendes på udskrifter og angive dem for forskellige sprog, så man f.eks. kan få udskrevet et tiendekontoudtog på engelsk (iht. sprogkode angivet på medlemmet). Alle tekster med nummer 1-99 er systemtekster og kan ikke slettes/ oprettes. Brugeroprettede kan oprettes med nummer 100 og fremefter, men pt. er der ikke nogen anvendelse af sådanne. De følgende systemtekster anvendes som følger: 1 Tiendekontoudtog Dette er det formularnavn som vil blive anvendt ved udskrift af tiendekontoudtog (Medlem/Rapporter/Tiende/Tiendekontoudtog eller Medlem/Kartotek/Udskrifter/Tiendekontoudtog) Hvis du klikker på notat ikonet ud for denne tekst, vil den tekst du skriver i notatboksen blive udskrevet nederst på tiendekontoudtoget. Det kan f.eks. anvendes til at skrive meddelelse om sidste indbetalingsdato, ændring af kontonummer, telefontider eller andet kontoudskriften. 2 Kontoudtog tekst Her anvendes kun teksten som angives under notatikonet. Denne tekst vil blive skrevet som tekst i en, såfremt kontoudtoget udsendes som (se Medlem/Rapporter/Tiende/Tiendekontoudtog side [LINK]).

62 3 Løftestatus Her angives formularnavnet for udskrift af løftestatus (Medlem/Kartotek/Udskrifter/Løftestatus - se side [LINK], hvor der udskrives for det aktuelle medlem, eller Medlem/Tilpasning/Løftetyper/Medlemmers løfter/udskriv - se side [LINK] hvor man kan udskrive en samlet oversigt for det aktuelle løfte). Parametre Disse parametre bestemmer en del for hvordan medlemssystemet opfører sig. Evt. notat på teksten udskrives som bemærkning nederst på formularen. Automatisk medlemsid Check mærkedage Check antal dage frem Brug tiendekladde Medlemsid er det nummer som identificerer de enkelte medlemmer i kartoteket, og som bruges mange steder i programmet. Hvis du ikkeselv vil tildele medlemsnumre, kan du markere dette felt. Så vil programmet automatisk finde det højeste medlemsid og lægge 1 til, når du opretter nye medlemmer. Dette forudsætter at der kun anvendes tal i medlemsid et og ikke bogstaver. Når programmet starter, kan du checke om der er mærkedage ved opstart (runde fødselsdage, sølvbryllup osv.) indenfor de nærmest dage. Hvis du ikke ønsker dette, skal du fjerne mærket i dette felt. Du kan altid få en oversigt over de nærmest x antal dages mærkedage under Medlem/Periodisk/Mærkedage. Der checkes kun én gang om dagen, dvs. hvis du starter og lukkerprogrammet flere gange samme dag, vil den kun vise mærkedagene ved første opstart.. Hvis du har svaret ja til Check mærkedage ved opstart (se ovenfor), kan du her bestemme hvor mange dage frem i tiden der skal checkes mærkedage Såfremt du ikke bogfører tiende- og gaveregistreringer via kassekladden (f.eks. hvis du ikke ønsker integrering mellem finans og medlemssystem, eller du skal lave korrektions- og/eller åbningsposter som ikke skal med i finansregnskabet), kan du anvende tiendekladden under Medlem/Dagligt. Denne kladde bogfører tiende og gaver uden at bogføre i Finans.

63 Hvis man anvender integration med Finans, bør dette felt ikke være markeret. I dette tilfælde bør man kun markere feltet midlertidigt for at lave åbningsposter o. lign. Husk så at fjerne markeringen bagefter. 12 startdato <> 1/1 Tillad overførsel Automatisk periodisering Hvis en tiendekontrakt/gavebrev skal kunne starte midt i året og ikke kun pr. 1/1, skal dette felt markeres. Hvis et medlem har indbetalt mere end forpligtigelseserklæringen lyder på, må der så ske overføring af overskydende beløb fra det ene år til det andet? Se mere under Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (multi) - side [LINK] - om overførsel af tiende mellem medlemmer. Hvis der er indbetalt for meget tiende og der, som ovenfor periodisering beskrevet, er sagt ja til Tillad overførsel, kan der ske en automatisk periodisering af tiendebeløbet. Periodisering, som er et regnskabsteknisk udtryk, vil sige, at den forudbetalte tiendeindtægt tages ud af indtægten i indeværende år og i stedetbogføres som indtægt i det nye år. Eksempel: Der er i 2013 registreret for meget indbetalt tiende på medlemmer på i all kr Der er sagt ja til Overførsel og ja, til automatisk periodisering. Pr debiteres dette beløb på Periodiseringskonto - drift se nedenfor - og krediteres på Periodiseringskonto - status se nedenfor. Den bogføres denne postering modsat; drift krediteres og status debiteres. Dermed er indtægten flyttet til det korrekte år, så indberetninger af gaver til Skat stemmer overens med det bogførte. Alt dette sker automatisk under årsafslutning i medlemssystemet (se side [LINK]). Periodiseringskonto - drift Periodiseringskonto - status Undlad at bruge Outlook Se ovenfor om Automatisk periodisering, Denne konto er en driftskonto under tiendeindtægtskontiene i kontoplanen, som bruges til at periodisere tiendeindtægten. Se ovenfor om Automatisk periodisering, Denne konto er en statuskonto under kortfristet gæld i kontoplanen, som bruges til at periodisere tiendeindtægten. Kun AKC5 Hvis du har Outlook installeret, men ikke ønsker at bruge Outlook til at sende indberetninger pr. til Servicecentret, kan du markere dette felt.

64 GENERELT Generelt/Dagligt Skift regnskab Såfremt du har koden til Flere regnskaber og har oprettet to eller flere regnskaber, kan du her skifte mellem de forskellige regnskaber, uden at forlade programmet. Via dette menupunkt er det muligt for at skifte mellem de oprettede regnskaber. Det ønskede regnskab udpeges med markøren, hvorefter der vælges OK. Når dette er gjort, er der øjeblikkelig skiftet til det pågældende regnskabs datafil. Et alternativ til at skifte regnskab med dette menupunkt er brug af menupunktet C5/Skift regnskab eller kommandoen Permanent skift til regnskab, hvorved der kan skiftes regnskab et vilkårligt sted i første niveau af hovedmenuen, uden den aktuelle placering skal ændres. Skift brugertype Via dette menupunkt er det muligt at skifte til en anden brugertype med tilhørende rettigheder til denne brugertype. Når menupunktet vælges, skal du angive hvilken brugertype du ønsker Vælger du Normal vil du skifte tilbage til den alm. bruger, såfremt du er oprettet som bruger i C5. Vælger du Administrator vil du skifte til Supervisor. Det anbefales ikke at man bruger denne bruger til daglig drift. Desuden bør du lægge et password på denne bruger. Se afsnittet mere under Generelt/Tilpasning/Adgangskontrol/Brugere og Grupper side [LINK]. Sidepanel Når C5 startes vises menuen i venstre side af skærmbilledet. I højre side vises Sidepanelet (med mindre det er fravalgt under Generelt/Tilpasning/Brugerkonfiguration Opsætning Vis ikke ved opstart). Såfremt man får lukket Sidepanelet, kan det via dette menpunkt åbnes igen, uden at man behøver at genstarte programmet.

65 Generelt/Kartotek Firmakartotek Dette kartotek indeholder basale stamdata vedrørende menigheden. Generelle oplysninger Under fanen Generelle oplysninger skal følgende felter udfyldes: Navn Adresse Postnr og by Landekode Standardsprog Telefon De øvrige felter kan udfyldes, men det er ikke noget krav. Detaljer Under fanen Detaljer skal følgende felter udfyldes (dog ikke noget krav for AKC5). CVR-nr. De øvrige felter kan udfyldes, men det er ikke noget krav.

66 EDI-regnskabsoplysninger Under fanen EDI-regnskabsoplysninger ligger nogle meget vigtige felter for brugen af AKC5 Disse felter er kun synlige for AKC5 og ikke i Frikirke C5 versionen. Kun AKC5 Menighedsnummer Dette nummer skal du have oplyst af Servicecentret og bruges til at identificere dine data når du indsen der oplysninger til Servicecentret, samt til at oprette specielle finanskonti som kun vedrører netop din menighed (se Rammekontoplan side [LINK] OBS! Så snart du har påbegyndt bogføring, kan du menighedsnummeret mere! ikke ændre Regnskabstype Her skal du angive hvad der bogføres i dette regnskab. Dette bestemmer dels hvilke dele af kontoplanen du kan/skal benytte, dels lukker det de funktioner som du ikke har brug for. Der er følgende muligheder: Kun menighedsregnskab Alt vedr. ejendomme udelades. Inkluderer medlemsstyring. Kun ejendomsregnskab Kun konti vedr. ejendomsregnskab. Ingen medlemsstyring Menigheds- og ejendomsregnskab Komplet udgave med menigheds-, ejendoms- og tienderegnskab. Kun tienderegnskab Finansdelen bruges slet ikke. Kun modulet Medlem er relevant. Åbningsdato Her skal du angive den dato fra hvilken data skal indrapporteres. Alt med dato før denne dato, indrapporteres ikke til Servicecentret. Hvis du ønsker at få oprettet tal fra tidligere år af sammenligningshensyn, kan de altså bogføres uden at de forstyrrer de data der skal indrapporteres.

67 Valuta Såfremt man ønsker at anvende valuta (USD, EUR osv.) kan de oprettes her med valutakode og kurs. Se mere i den interne manual om dette. Som minimum er valutakoden DKK oprettet og der skal, før der påbegyndes bogføring, angives en finanskonto tor Vind og Tab for denne. Det er f.eks. en god idé at angive kontonummeret for Fejlkontoen i disse felter (se Finans/Tilpasning/Systemkonti, samt indledningen side [LINK]). Medarbejdere Kun relevant for hostede løsninger af Frikirke C5. Mere om dette ved henvendelse til Damkjer. com. Landekoder Her kan der oprettes landekoder til brug på medlemmer, debitorer og kreditorer. Dokumentstyring Se separat beskrivelse i appendix. Systemstatus Under dette menpunkt kan du se vise overordnede informationer. Brugerstatus Dette menupunkt er kun aktuelt for versioner af programmet hvor flere brugere har samtidig adgang til programmet (hvor programmet er placeret på en server eller en delt pc). Under dette menpunkt kan du se hvem der er logget ind i programmet, samt hvornår de er logget ind. Aht. sikkerhedskopiering/backup er det vigtigt at alle brugere logger ud af Frikirke C5 før sikkerhedskopieringen igangsættes. Visse filer kan ikke kopieres hvis der er brugere i systemet, og dermed risikerer man at sikkerhedskopien er ubrugelig. En evt. aktiv bruger kan smides ud af programmet via knappen Afslut, eller alle aktive brugere kan afsluttes med Afslut alle Tilretningsstatus Hvis du oplever problemer med programmet, såsom programfejl, uhensigtsmæssigheder, eller du har forsalg og ønsker til forbedringer m.m., er det vigtigt for os at vide hvilken version af programmet du kører på. Disse informationer kan findes i dette skærmbillede.

68 De vigtige informationer findes nederst i skærmbilledet: Applikation version Frikirke C5 version Hvis du ønsker at indberette en fejl eller ønske, bedes du sende det som en til [email protected]. Ved fejl bedes du i emnelinjen bedes du skrive en helt kort beskrivelse af fejlen (f.eks. Udskrift af tiendekontoudtog fejler og ikke bare Fejl eller problem. Ved ønsker/forslag skrives der blot Forslag eller Ønske i emnelinjen I mailteksten bedes du skrive: Ovenstående versionsinformationer Uddybende beskrivelse af fejl/ønske. Jo mere præcis beskrivelsen er, jo nemmere er det for os at lokalisere årsagen til et problem eller en fejl, og jo hurtigere vil den kunne rettes og sendes ud som en rettelse. Dit navn og telefonnummer, samt bedste træffetid. Når beskeden er modtaget i vores fejlsystem, vil du modtage en med et link, hvor du kan følge status på din indberetning. Opret regnskab Generelt/Periodisk Datamanipulation I dette skærmbillede kan man manipulere data (eksportere, importere, opdatere, slette). Vær meget varsom med dette, da det kan ødelægge data på på en måde hvor de ikke kan genoprettes. For udlæsning af data fra medlemssystemet, brug primært Medlem/Periodisk/Export medlemsdata side [LINK]). Generelt/Tilpasning Udviklingsmenu I dette menupunkt er der adgang til programmeringsfunktionerne i programmet. Hvis der foretages ændringer i dette, er Damkjer.com helt uden ansvar for konsekvenserne, og korrektion af fejl, reinstallation af programmet eller lignende vil være helt for kundens egen regning. Vedligeholdelse/Database Opret regnskab Under dette menupunkt kan du såfremt du har licenskoden til flere regnskaber oprette yderligere regnskaber. Se den interne manual for nærmere beskrivelse.

69 Kopier kontoplan Hvis du har oprettet et nyt regnskab, kan du via denne funktion kopiere kontoplanen fra et andet regnskab til det aktuelle regnskab.se den interne manual for uddybende forklaring. Adgangskontrol Brugere og grupper Under dette menupunkt oprettes brugere der skal have adgang til C5, samt tilknytning grupper, for styring af brugerrettigheder. Tip! Alle ændringer der laves i dette skærmbillede, gemmes først når man forlader skærmbilledet og svare ja til nedenstående spørgsmål. Som standard er der ved installation oprettet én bruger Supervisor samt 6 grupper (C5Administrators, C5Users, Tiende, Medlem, Finans adm og Finans daglig). Oprettelse af yderligere grupper og styring af brugerrettigheder i forbindelse hermed, er ikke omfattet af denne vejledning og er ikke tilrådeligt. I så fald må man konsultere den interne manual, eller kontakte Damkjer.com for assistance. De pågældende grupper bør ikke omdøbes/ændres, da der er en vis styring, især for grupperne C5Administrators, C5Users, Tiende og Medlem, som er afhængig af gruppernes navne. Supervisor er den bruger som har adgang til alle funktioner i systemet. Denne bør ikke bruges i den alm. daglige drift. Til dette bør der oprettes alm. brugerlogin (se nedenfor), således at Supervisor kun bruges i forbindelse med opdateringer, samt ved specielle vedligeholdelsesfunktioner. Supervisor skal være knyttet til gruppen C5Administrators. Det må ikke ændres! Supervisor bør oprettes med et password. Det gøres ved at markere brugeren Supervisor og taste Alt+P. Password Verifikation Indtast det ønskede password Indtast password igen, for at sikre at du har tastet det korrekt Klik så Ok for at opdatere. Obs! Vær sikker på at du får noteret passwordet. Hvis du glemmer det og det skal genskabes/ændres, vil det være forbundet med visse omkostninger, da det i så fald kun kan ændres af Microsoft. Damkjer. com har ikke mulighed for at gøre dette. Oprettelse af ny bruger Almindelige brugere oprettes ved at stå i kolonnen Bruger og taste F2

70 Navn Her angives brugernavnet. Såfremt Frikirke C5 er installeret på en server med domæne, skal navnet angives som Server\Loginnavn. Hvis f.eks. domænet hedder Damkjer og brugerens loginnavn på serveren er Arne, skal brugeren navngives som Damkjer\Arne. Såfremt programmet er installeret på en enkeltstående pc, eller på et netværk uden domæne, skal brugeren oprettes med det navn som der logges på pc en med. Dette skal gøres fra den pc hvor brugeren er logget ind. Ovenstående procedure skyldes, at der i Frikirke C5 er en kobling mellem den bruger der er logget ind med og brugernavnet i Frikirke C5. Derved kan en bruger ikke logge ind som Jens hvis Frikirke C5 forsøges startet på en pc, hvor man er logget ind som Birthe. Derfor er der heller ikke noget password når der logges ind i Frikirke C5 (med mindre man logger ind som Supervisor - se Generelt/ Dagligt/Skift brugertype). Filosofien fra Microsofts side er, at har man adgang til pc en, har man adgang til programmerne, såfremt den ansvarlige for Frikirke C5 har oprettet den pågældende bruger i programmet, S Hvis Frikirke C5 er installeret på en server med domæne, kan man ved af afkrydse dette felt, give denne bruger mulighed for at skifte til Supervisor brugeren (Generelt/Dagligt/Skift brugertype - se side [LINK]). Det anbefales, at den primært ansvarlige for Frikirke C5 gør dette, da opdateringer m.m. er afhængige af at man afvikler disse som Supervisor. Her findes de forskellige grupper. En bruger tilknyttes én eller flere grupper, ved at markere gruppen og taste F5. Derved bliver der sat et mærke ud for gruppen, og linjen skifter farve. De automatisk oprettede grupper har følgende funktion: C5Administrators Anvendes som udgangspunkt kun af Supervisor. Giver komplet adgang og rettigheder.

71 Brugeprofiler C5Users Giver adgang til de mest grundlæggende funktioner og menupunkter. Alle brugere skal være med i denne gruppe. Tiende Giver adgang til tiendeinformationer på medlemmer, såsom CPR-nummer, tiendekontrakter, tiendeposteringer m.m.samt udskrifter vedr. tiende Er en bruger ikke medlem af denne gruppe, vil disse oplysninger og funktioner ikke være til rådighed for brugeren. Medlem Giver adgang til medlemsfunktionerne, minus tiendeoplysninger og -funktioner/rapporter. Finans adm. Giver adgang til alle relevante funktioner i finansmodulet, men ikke i medlemssystemet. Finans daglig Giver adgang til daglig bogføring i kassekladde, så man kan varetage denne funktion, men ikke adgang til medlems- og tiendeinformationer/funktioner, eller udskrift af balancer, opsætning i finansmodulet osv. Der kan dog bogføres tiende og gaver på medlemmer, blot uden adgang til detaljerne om medlemmerne. Under dette menupunkt kan man opsætte hvilke menupunkter, faner, felter, knapper m.m. der må vises for de forskellige grupper. Når programmet er installeret vil det være opsat med de foruddefinerede rettigheder der svarer til de ovenfor bekrevne grupper. Det anbefales at man ikke ændrer på denne opsætning, uden forudgående at konsultere Damkjer.com. Skulle man have lave rod i denne opsætning, kan der importeres nye opsætninger via knappen Import. De filer som skal importeres ligger i mappen FC5Setup/Brugerprofil. Der skal importeres for hver gruppe for sig, og den fil der skal importeres, har samme navn som gruppen. Der startes med en advarsel om at den eksisterende brugerprofil vil blive overskrevet. Svar Ja til dette for at igangsætte.udpeg derefter filen og åben den.

72 Sikkerhedsindstillinger Det frarådes på det stærkeste at foretage ændringer i dette skærmbillede uden forudgående aftale med Damkjer.com, da dette er den grundlæggende styring af adgangen til de forskellige kartoteker.man kan også risikere at få nulstillet adgangen i et sådant omfang, at man ikke kan åbne programmet igen, uden bistand fra Damkjer.com eller Microsoft, hvilket kan medføre væsentlige omkostninger. Systemkonfiguration Udfyld dette skærmbillede så det svarer til det viste billede. Hvis du vil vide mere om hvad de enkelte felter betyder, kan det findes i den interne manual. Brugerkonfiguration Applikation I dette skærmbillede opsættes generelle ting for den aktuelle bruger. Se den interne manual for en fuldstændig beskrivelse. Nedenfor er de vigtigste felter beskrevet. Fanen Generelt

73 Dato-formatering Separatorer Antal decimaler Fanen Opsætning Vis ikke ved opstart Sti til filer Fanen regnskab Skjul hjælpefunktionen Her angives, hvorledes den aktuelle bruger generelt ønsker datofelter formateret og præsenteret. Formateringen gælder ikke datofelter, hvor der er angivet særlig formatering i form af f.eks. en brugerrettelse. Aktivér Alt+H for at rette formatet. Herefter fremkommer en promptboks, som udfyldes med det ønskede datoformat I dette felt angives opsætning af tusindseparator og decimaltegn for den aktuelle bruger. Formateringen gælder ikke datofelter, hvor der er angivet særlig formatering i form af f.eks. en brugerrettelse. Aktivér Alt+H for en oversigt over mulighederne. Her angives det antal decimaler som der ønskes vist i beløbsfelter i f.eks. kassekladde. Såfremt sidepanelet,der som standard vises i højre side af skærmbilledet, ikke ønskes vist, markeres dette felt. Her vælges/angives stien til sidepanel filerne. Som standard er filerne Default.html og Links.html placeret i C5 data biblioteket i mappen Country og undermappen DK. Derfor skal der normalt står Country\ Dk. Skjul hjælpefunktionen Denne opsætning er regnskabsspecifik! Ønsker du at skjule hjælpen for brugeren? Her kan du fjerne den automatiske guide, som hjælper med at opsætte nødvendige oplysninger som systemet skal bruge. Dette felt bør afkrydses for normale brugere!