LEANREJSEN - Lederuddannelse og træning Adobe full screen: Ctrl + L
Brugerlicens DI ejer alle rettigheder til denne præsentation For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredje part mod betaling fjerne denne side 2
Introduktion Mobiltelefoner er slukket under kaizeneventen Der arbejdes IKKE med mail under kaizeneventen Kommunikation, som ikke kan udsættes, kan gennemføres i pausen til frokost 3
Introduktion Kaizengruppen præsenteres Hver deltager præsenterer KORT sig selv, max tre min 1. Navn 2. Stilling 3. Baggrund 4. Hvorfor jeg deltager i denne kaizenevent 5. Erfaring med leanværktøjer 4
Forventninger Hver deltager i kaizeneventen fortæller om sine forventninger til denne kaizeneventen i en sætning Kaizenlederen noterer på flipover Vi gennemgår forventningerne under det afsluttende møde i denne gruppe efter kaizeneventen - Har vi indfriet de opstillede forventninger? 5
- Plads På denne flipover skrives de spørgsmål, som kaizengruppen ikke umiddelbart kan få svar på Kaizenlederen skaffer svar under kaizeneventen og formidler svaret på en af gruppens møder Den samlede liste gennemgås på det afsluttende møde efter kaizeneventen Hvis der på dette tidspunkt stadig er ubesvarede spørgsmål, aftales en ansvarlig, samt hvordan svaret fremskaffes og formidles 6
Program for kaizenevent Undervisning At sikre, at deltagerne har den fornødne viden og information for at kunne gennemføre en kaizenevent Analyse af problemstillingen At få deltagerne til at se potentialet og mulighederne i værktøjet Forslag til implementering af forbedring At udarbejde forslag til implementering af værktøjet. Forslaget præsenteres for afdelingen. Gennemførelse af forandringen At udarbejde et eksempel på værktøjets implementering Opbygning af en struktur til opfølgning At sikre, at indretningen af flowet kan fastholdes og videreudvikles Afrapportering At sikre ejerskab hos ledere og medarbejdere for de ændringer, der gennemføres Evaluering At sikre læring af forløbet 7
Lederuddannelse og træning, Undervisning 8
Program for undervisning Læringstrin, stabilisering Processer og metoder Problemløsning Lederstil Træning som træner Plan for forankring 9
Formål Lederen skal som træner lære medarbejderen som elev at løse problemer med ukendt årsag på en videnskabelig måde Metode: Træning i løsning af problemer med en ukendt årsag er en personlig træning i refleksion over det grundlag, hvorpå medarbejderen træffer beslutninger Forudsætninger: Medarbejderne udviser den ønskede leanadfærd Træningen udføres for problemer, som medarbejderen er kompetent til at løse 10
Leanrejsen - Læringstrin fase 3 Stabilisering i fem læringstrin 1. Ledelsen leder og styrer processerne for opfyldelse af kundernes behov og med alle afvigelser henført til processer 2. Ledelsen verificerer grundlaget for procesledelsen 3. Ledelsen sikrer, at alle forretningsprocesser har en formel forventningsafstemning i kontaktpunkterne, og at kontakten er tildelt navngivne personer 4. Ledelsen sikrer, at viden om effektive metoder til løsning af problemer deles i hele enheden (funktionsområdet) 5. Ledelsen sikrer, at træning og uddannelse i enheden udføres på en struktureret og effektiv måde for alle grupper af medarbejdere og ledere 11
Leanstabilisering i fem læringstrin Stabilisering - Læringstrin 5 - Formål 5. Ledelsen sikrer, at træning og uddannelse i enheden udføres på en struktureret og effektiv måde for alle grupper af medarbejdere og ledere Ledelsen definerer ledernes rammevilkår Ledelsen og lederne lærer at reagere konstruktivt på ikke tilfredsstillende adfærd og præstationer udarbejde materiale til træning i arbejdsprocesser træne i arbejdsprocesser analysere arbejdsprocesser og forbedre dem Ledelsen og lederne lærer at træne i problemløsning Ledere lærer at træne og uddanne nye medarbejdere i de etablerede systemer og den forventede adfærd 12
Leanstabilisering i fem læringstrin Stabilisering - Læringstrin 5 - Implementering 5. Ledelsen sikrer, at træning og uddannelse i enheden udføres på en struktureret og effektiv måde for alle grupper af medarbejdere og ledere Ledernes rammevilkår defineres Lederne udarbejder materiale til træning i arbejdsopgaver Lederne trænes i at undervise i arbejdsopgaver Lederne forbedrer de anvendte metoder Ledelsen og lederne lære at træne i problemløsning Lederne indfører nye medarbejdere i de etablerede systemer Lederne udfører en systematisk træning af nyansattes adfærd 13
Processer Alt hvad der udføres, er en proces Processerne skal være stabile Indenfor anvendelsesområdet giver stabile processer et kendt resultat for en kendt påvirkning Stabilitet kræver, at rammerne for processen er stabile Information og kommunikation er entydig Veje for information, kommunikation og leverancer er entydig 14
Metode Metode stammer fra græsk; methodos - 'planlægning, metode', af meta - 'efter' og hodos - 'vej ; oprindelig 'det at gå noget efter Metode er den måde et opgaveelement udføres på Metode angiver de væsentlige forhold, for at en opgave løses med det ønskede resultat En proces kan forbedres ved at forbedre metoderne - Fokus på detaljer 15
Processer og metoder Processer er de aktiviteter, som skaber noget Metoder er måden, aktiviteterne udføres på Maskiner som skaber noget efter forskellige principper, betragtes som forskellige processer Forskellige forløb for en opgave i organisationerne, betragtes som forskellige processer Metoder knytter sig til personens måde at gøre noget på 16
Processer og metoder forbedres Processer forbedres af ejeren (virksomheden) Processer er ofte komplekse Processer kræver, at flere bidrager til forbedringen - behov for flere kompetencer Processer kræver, at mange bidrager til verifikationen - behov for flere kompetencer Metoder forbedres af brugeren (medarbejderen) Metoder er ofte simple Hver metode anvendes til mange forskellige processer Hver proces udføres ved anvendelse af flere metoder 17
Problemløsning Forbedringer opstår ofte, fordi problemer løses Organisationens kapabilitet til problemløsning skal udvikles Problemer løses på det laveste kompetente niveau Lederne træner medarbejdere i problemløsning 18
Kriterier for valg af problemer Egnede problemer giver forbedringer for Udvælgelse 1. sikkerhed 2. kvalitet 3. spild 19
Hvem løser problemer Alle løser problemer indenfor deres kompetenceområde Medarbejdere løser problemer ved at arbejde med metoderne Ledere og specialister løser problemer ved at arbejde med processerne 20
De fire trin til problemløsning 1. Medarbejderen skal lære at finde problemer 2. Medarbejderen skal lære at se problemet 3. Medarbejderen skal lære at afgrænse problemet 4. Medarbejderen skal lære at løse problemet 21
Find problemet Medarbejdere trænes tidligt i at finde problemer At finde problemer trænes ved opfølgning: Ved 5S gøres afvigelser synlige for ryddelighed og orden Ved FAS gøres ophobning af opgaver synlig (afvigelser fra flow) Lederen træner medarbejderne, så de lærer at finde problemet: Lederen går rundt ved processerne og spørger til afvigelser 22
Se problemet Når medarbejdere kan finde problemer, skal de lære at "se" dem Når et problem er "set, reagerer medarbejderen på problemet At "se" problemer trænes ved opfølgning: Med kanban ses afvigelser for beholdningen af varer Med SAS ses afvigelser for beholdningen af opgaver Lederen træner medarbejderne, så de lærer at "se" problemet: Lederen går rundt ved processerne og spørger til afvigelser 23
Afgræns problemet Når medarbejdere ser problemer, skal de lære at afgrænse dem Afgrænsningen gælder både for konsekvensen og omfanget Afgrænsning trænes ved standardarbejde: Trænes med værktøjerne: BSA, SMED, TPM, SAS, GLM Trusler afgrænses til bestemte leverancer Trusler henføres til bestemte procesårsager Lederen træner medarbejderne, så de lærer at afgrænse problemet: Konsekvenserne begrænses ved at kompensere Omfanget begrænses ved at finde kilden til afvigelsen 24
Løs problemet Når medarbejdere har fundet kilden, skal de lære at finde og fjerne årsagen Problemer skal udvælges og prioriteres for løsning Problemer skal løses videnskabeligt Løsningen er en hypotese Resultatet af løsningen forudsiges for relevante procesindikatorer Løsningen verificeres med målinger 25
Problemer løses "videnskabeligt" Hypotesen afprøves ved test Falder testen negativt ud opsamles erfaringerne, og der startes forfra Ved et positivt resultat implementeres løsningen Standarder opdateres med løsningen Løsningen overvåges i en periode Sagen afsluttes, når løsningen har vist sig stabil 26
Løsning af et problem 1 Beskrivelse af problemet 2 Find årsagen til problemet 3 Fjern årsagen til problemet 4 Standardisér ny proces Udvælgelse Behandling Løsning 27
Problemløsning i praksis Når et problem opstår - start med at gå til genba Undersøg det der sker i virkeligheden Løs årsagen og etablér nye standarder samt overvågning Hold kunden skadesløs med midlertidige korrektioner Find årsagen til problemet 28
Årsag Kendt Ukendt Leanrejsen - Lille problem med ukendt årsag Der skal indsamles mere information Opgaven overdrages til kompetente medarbejdere Skaf information A3 Medarbejdere ved processen deltager i arbejdet Få det gjort Kaizenevent Der anvendes relevante værktøjer til analyse af data Lille Problem Stor 29
Årsag Kendt Ukendt Leanrejsen - Stort problem uden kendt årsag Problemet skal analyseres Forskellige kompetencer arbejder sammen Hypotese for årsagen afprøves Skaf information A3 Flere interessenter bidrager til afprøvning af hypotesen Arbejdet koordineres på forhånd Der etableres fælles mål Få det gjort Kaizenevent Hypotesen verificeres Løsning implementeres Lille Problem Stor 30
Vejledning i brugen af A3 A3 er et forhandlingsdokument A3 beskriver de nuværende rammebetingelser A3 indeholder definitionen af problemet A3 fastholder resultatet af analyser A3 fastholder aftaler A3 fastholder relevante mål A3 definerer, hvordan valgte parametre måles 31
A3 bygger på PDCA-cirklen 32
Problemløsning Ledere skal kunne løse problemer Når problemer fjernes, forbedres stabiliteten Ledere skal udvikle en kultur, hvor problemløsning indgår 33
Træning i problemløsning 1. Problemer løses ved at prøve sig frem Begræns refleksion i gruppen Udfør mange forsøg i gruppen 2. Lær af de udførte forsøg 3. Iterativ søgning efter en løsning ud fra fakta 4. Inden forsøget udføres: 5. Når problemet er løst, konkretiseres: Hvilket problem er løst? Hvordan problemet er løst? Hvilken metode førte til, at problemet blev løst? 6. Deling af læringen i punkt 5 Fastlæg det forventede resultat (forudsig alle målinger) Mål og forklar alle afvigelser Del den opsamlede viden 34
Afrapportering - Kaizenrapport Alle udførte opgaver med problemløsning rapporteres Indhold for kaizenrapport: Udgangspunkt (før) Løsningen (efter) Standard (efter) Effekt (resultatet) Udlever eksemplet 35
Standard for opgaven For at kunne træne entydigt skal der være en standard Alle arbejdsopgaver skal have en standard Standarden dokumenteres efter gældende principper Standard aktivitet Standard rute Tjekliste Serviceaftale 1S 2S 3S 4S 5S Sorter og smid ud Skab orden og system Skrub og skur Standardiser Selvdeciplin Område: år Periode Området kontrolleres med faste intervaller Init. Dato De relevante punkter vurderes og afkrydses Mål for perioden indtastes i % Mål Resultatet af vurderingen beregnes i % Opfyldelse Er vurderingen over mål bliver den grøn J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N J N Er vurderingen under mål bliver den rød Optælling 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1S - Sorter og smid ud (Unødvendige ting er fjernet. Alt der er i området er der et løbende behov for) 1 Kun nødvendige ting i skabene 2 Kun nødvendige ting på eller i de enkelte arbejdsstation 3 Kun nødvendige ting i området 4 Er opslagstavlen velorganiseret? 5 Er Leantavlen synlig og opdateret? 2S - Skab orden og system (Alt er nemt at finde. Ting har en naturlig plads. Området er indrettet ergonomisk korrekt) 1 Er der anviste markerede steder til papirarbejde? 2 Opbevares materiel og dokumneter som anvist? 3 Opbevares personlige ting ordentligt? 4 Er gangarealer rydede? 3S - Skrub og skur (Der er holdt rent. Rengøringen omfatter gulve, vinduer, ruminddeling, døre, inventar og udstyr) 1 Holdes gulvplads fri for opbevaring af affald? 2 Er vindure, hylder, borde og skabe rene? 3 Er der fastsat specifikke rengøringsopgaver? 4 Er der plads i affaldsspnade? 4S - Standardiser (Den etablerede standard holdes og forbedres løbende) 1 5S checklister foreligger og bliver fulgt 2 Findes skriftlige standarder og huskelister 3 Følges arbejdsstandarder? 4 Følges huskelister? 5S - Selvdeciplin (Det er en del af kulturen, at opretholde og forbedre den etablerede orden og renlighed) 1 Opdateres standarder og huskelister løbende? 2 Indkommer der løbende forbedringsforslag? 3 Behandles indkomne forslag systematisk? 4 Afholdes der ugentlige tavlemøder? 6 Har afdelingen repræsentatnter ved værdistrømsmøder? 36
Metodedokumentation En kort tekst i venstre kolonne Tegninger eller billeder i højre kolonne 37
Forbered eleven til problemløsning Alt hvad vi lærer, bygger oven på noget, vi ved eller kan Eleven er bragt gennem de første tre trin: 1. Eleven skal lære at finde problemer 2. Eleven skal lære at se problemet 3. Eleven skal lære at afgrænse problemet Trinene læres med Leanrejsens værktøjer for fasen Konvertering Trinene læres for nyansatte med værktøjet Intro Intro, Introduktion af nye medarbejdere og ledere Eleven skal udvise den ønskede adfærd for konverteringen 38
Synlig og konsekvent ledelse Nej Ja Leanrejsen - Træners lederstil og menneskesyn Træner (lederen) lærer eleven at løse problemer Eleven trænes ved at løse opgaver med en kendt årsag Lederen træner med eleven om grundlaget for løsningen Træningen stiller krav til lederens lederstil og menneskesyn A C B D X Y Holdning til medarbejdere 39
C-ledelse Synlig og konsekvent ledelse med respekt for mennesker Situationsbestemt ledelse TRÆNENDE C Respekt for mennesker Kendskab til visioner og mål Alle har brug for udfordringer Mennesker er forskellige Forudsætter C-ledelse A, B, C og D ledelse kan opleves i bestemte situationer 40
Elevens træning i problemløsning Eleven trænes ved at løse et lille problem med kendt årsag Herved trænes processen med at indføre løsningen Eleven (medarbejderen) trænes herefter i at forbedre udvalgte metoder Eleven trænes løbende af lederen: Problemet knytter sig til en metode Eleven skal være rutineret i at anvende metoden Opgaven er afgrænset og kan løses af en person Eleven analyserer problemerne ved anvendelse af metoden Eleven finder en hypotese for årsagen ved at anvende 5 x Hvorfor? Eleven afprøver hypotesen 41
Kan løse problemer med kendt årsag Eleven har lært at finde, se og afgrænse problemer Eleven er trænet og kan løse et lille problem med kendt årsag Eleven løser ofte problemer med en metode (eller proces) Eleven har opnået rutine i arbejdsforløbet 42
Problemer med ikke kendt årsag Eleven skal lære at løse problemer med ikke kendt årsag Eleven lærer at skaffe fakta og data for problemet Eleven skal selv forstå problemet (se problemet hvor det optræder) Træner holder fokus på grundlaget for beslutninger Eleven informerer om anvendte observationer, fakta og data Træner hjælper eleven med at se huller i grundlaget Træner hjælper med at finde forhold, som skal undersøges 43
Træning af lederen som træner Træneren skal lære at hjælpe en elev til at få indsigt i egne valg Formålet er, at eleven reflekterer over egne tanker måden at analysere på måden af simplificere mængden af information på måden at beslutte på måden, der reflekteres over konklusioner på grundlaget for alt ovenstående 44
Træning af lederen som træner Eleven skal forstå situationen Stil eleven spørgsmål som starter med "Hvad" Eksempler for hvad der faktisk skete: Hvad bemærkede du? Hvad så du? Hvad hørte du? Hvad følte du? Eksempler for hvad der gav dig anledning til at antage: Hvad gav dig det indtryk? Hvad fik dig til at tro det? Hvad fik dig til at tænke det? Hvad så eller hørte du? 45
Træning af lederen som træner Eleven skal blive bevidst om sine tanker Stil eleven spørgsmål som: Hvad ved du faktuelt? Hvorfra ved du det? Hvad har du brug for at vide? Hvordan kan du erhverve dig denne viden? 46
Hvorfor og hvordan Spørgsmål med Hvorfor søger information om motiver til en handling Hvorfor appellerer til et beskrivende svar, som redegør for motiver Abstraktionsniveau: Hvorfor? (årsag, analyse) Abstrakt Spørgsmål med Hvordan søger informationer om anvendte eller planlagte midler og metoder Hvordan appellerer til et svar med konkrete anvisninger på vejen til en løsning Hvordan? (planer, måde) Konkret 47
Åbne og lukkede spørgsmål Hvilke spørgsmål frembringer flest fakta om situationen? Lukkede Åbne ---------- ---------- ---------- ---------- Ja/ Nej Reaktion på hvad spørgeren tror Faktuelle/ detaljerede Beskriver, hvad eleven ved 48
Åbne og lukkede spørgsmål Lukkede spørgsmål Er maden god? Kan du lide maden? Så du Hans få armen i klemme i svingdøren? Så du hvad der skete? Åbne spørgsmål Hvordan er maden? Hvad skete der ved svingdøren? 49
Åbne spørgsmål Spørgsmål for udvikling Hvad ved du om, hvad der skete med det? Hvad ved du om, hvordan det skete? Hvorfor tror du, at det skete? Hvad mener du, der kan gøres ved det? Hvorfor tror du, det vil hjælpe? Spørgsmål for løsning Hvorfor gjorde du det? Hvorfor prøver du det ikke? Hvad vil du gøre for at løse det? Hvorfor vil du gøre det? Hvordan vil du sikre, at det ikke sker igen? 50
Abstraktionsniveau Lav Høj Leanrejsen - Hvad forholder den udspurgte sig til? Når vi vil vide noget om tænkning bag en beslutning, søger vi mod et højt abstraktionsniveau Gruppering af spørgsmål planlagte handlinger, søger vi mod et lavt abstraktionsniveau det vi tror, anvender vi lukkede spørgsmål oplevelser, tanker og andre indtryk, anvender vi åbne spørgsmål Forestillede du dig at? Vil du? Lukkede Hvorfor? Hvordan vil du? Hvad vil...? Åbne 51
Øvelse - 1 - side 1 af 2 Dan grupper med tre til fire deltagere Hvor længe kan I blive ved med at stille åbne spørgsmål? En deltager vælger et egnet problem til refleksion En besværlig lang rejse med mange uforudsete forhindringer En opgave med at forbedre en situation Det valgte emne oplyses På skift træner deltagerne med personen, som valgte problemet Stil kun åbne spørgsmål Find ud af, hvad der skete Find ud af, hvorfor det skete 52
Øvelse - 1 - side 2 af 2 Hver deltager har højst fem minutter Der stoppes, når der stilles et lukket spørgsmål Alle vurderer nidkært, om spørgsmålet er lukket/ledende Svares der Ja/Nej, er det et lukket/ledende spørgsmål En deltager sætter en markering for hvert spørgsmål Tiden og antal spørgsmål noteres for hver deltager Hvor længe kan I blive ved med at stille åbne spørgsmål? 53
Refleksion for øvelse 1 Hvor lang tid holdt I? Hvorfor er det svært at undgå lukkede spørgsmål? 54
Hjælp eleven med at forstå Træneren skal få eleven til at forstå situationen Hvilke spørgsmål skal træneren stille? Træneren skal lytte - lytte godt efter - hvad eleven siger og tænker Se Høre Føle Du lytter kun, når du bruger alle dine sanser 55
Fokusér på at lytte Fokusér, på den der taler Forstå, hvad der bliver sagt Oplev budskabet Dan relevante billeder Dine tanker driver på afveje tving dem tilbage Erkend, hvad der er blevet sagt 56
Øvelse 2 Lyt opmærksomt Dan par til denne øvelse Vælg et emne, som frustrerer dig i øjeblikket Første person fortæller om sin frustration Anden person lytter opmærksomt I har fire minutter Anden person samler tankerne og fortæller, hvad du hørte og oplevede spørger ind til uklare punkter Efter tre minutter byttes rollerne 57
Refleksion for øvelse 2 Hvor ofte drev din opmærksomhed væk? Hvad tænkte du på, når du tabte opmærksomheden? Opdagede du, når den du talte til, tabte opmærksomheden? Hvordan mærkede du det? 58
Refleksioner for øvelserne I hvilken øvelse var det nemmest at holde koncentrationen? Hvorfor var det sådan? 59
Videnskabelig problemløsning - A3 Videnskabelig problemløsning følger strukturen i A3 Plan Plan Do Check ACT PLAN Forstå Situationen Act CHECK DO Det er vigtigt hele tiden at afstemme til faktiske forhold Det foretages løbende og ved træningen 60
5 x hvorfor? Når vi ser en afvigelse, kobler vi straks en årsag til den Vi er derfor forudindtaget, når vi skal finde årsagen Det forhindrer ofte, at vi finder årsagen, fordi vi hurtigt løser det problem, som vi har defineret 61
Metoden 5 gange hvorfor? Metoden tager udgangspunkt i den afvigelse, vi observerer Problemet vi skal løse, er det, som forårsagede afvigelsen Problemformuleringen er det spørgsmål, vi stiller til afvigelsen Verificér at spørgsmålet er afledt af problemet Find svaret til problemformuleringen og skriv årsagen Skriv spørgsmålet til at årsagen optræder Find svaret og skriv årsagen Processen gentages, til den er gennemført 5 gange Efter 5 gange har vi typisk den egentlige årsag til afvigelsen 62
Flere svar til "5 x Hvorfor?" Der må ikke opstå flere mulige veje for nedbrydning i forløbet Det kan ske, hvis vi skifter niveau fra spørgsmål til svar Strategisk Strategisk spørgsmål Taktisk Taktiske svar Taktisk spørgsmål Operationel Operationelle svar 63
Flere svar til "5 x Hvorfor?" Der må ikke opstå flere mulige veje for nedbrydning i forløbet Det kan opstå, hvis problemformuleringen omfatter flere maskindele eller komponenter: 1. Problemet er henført til en funktionsdel, som kan nedbrydes i, at flere maskindele kan være årsagen 2. Problemet henføres til maskindel-1, som kan nedbrydes i, at flere komponenter kan være årsagen Mand Maskine Måling Funktionsdel Maskindel-1 Maskindel-2 Metode Materialer Miljø 64
5 x hvorfor? - Hjælpeskema 5 x hvorfor? trænes bedst i en mindre gruppe Skriv problemet ned Bliv enige om spørgsmålet, og skriv det ned Verificér at spørgsmålet er afledt af problemet Find svaret, og skriv årsagen (problemet) ned Gentag processen fem gange Erfaring viser, at vi efter typisk fem gange har fundet årsagen 65
Gennemgå eksemplet på 5 x Hvorfor? 66
Tænkningen for beslutninger trænes Ejerskabet for problemet bliver hos eleven Stil åbne, afklarende spørgsmål Få eleven til at reflektere over grundlaget for egne beslutninger grundlaget for egne valg ubesvarede spørgsmål, som skal undersøges Afklar, om eleven har overvejet alle muligheder Hvis alle muligheder ikke er afklaret, eller noget skal undersøges: Få eleven til at opdage ikke identificerede mulige årsager Lykkes det ikke, spørg ind til grundlag for, at de mulige årsager er fravalgt Hvis der ikke er et grundlag, må det fremskaffes 67
Øvelser Træner i problemløsning I præsenteres for et problem To grupper finder hver for sig årsagen Deltagere fra grupperne træner hinanden i problemløsning på tværs af grupperne Ved træningen er der observatører, som giver tilbagemelding på træningen 68
Øvelse 3 Træning i at definere problemet Problemet, I skal løse, er beskrevet for Pakkenet A/S I danner to lige store grupper Begge grupper får den samme beskrivelse Der er foretaget supplerende undersøgelser, som udleveres De to grupper får resultatet af hver sin undersøgelse Grupperne finder hver for sig årsagen til problemet Analysen udføres med "5 x Hvorfor? -metoden Alle udfylder skemaet "5 x Hvorfor?" (I skal bruge det senere) I har 30 minutter til at identificere årsagen 69
Træning som træner i problemløsning Begge grupper har nu defineret problemet og har måske fundet årsagen Argumentationen er dokumenteret i skemaet "5 x Hvorfor?" Skemaet udleveres ved træningen Træneren træner eleven i at definere problemet og finde årsagen Formålet er at få eleven til at reflektere over sin måde at tænke på 70
Formål med træning Udviklingen Fokus er på udvikling og læring hos eleven Træneren skal udvikle elevens evner til at løse problemer med ikke kendt årsag 1. Træneren spørger ind til elevens beslutningsproces 2. Træneren kommenterer ikke løsninger eller beslutninger 3. Træneren får eleven til at tænke og prøve 4. Træneren får eleven til at se grundlaget for egne vurderinger udefra 5. Træneren fremtvinger refleksion hos eleven Træneren spørger eleven om grundlaget, og eleven fortæller Eleven finder ubesvarede spørgsmål, som bør afklares Finder eleven ikke alle ubesvarede spørgsmål, spørger træner ind til dem 71
Fokus for træningen Problemformuleringen er accepteret, når den forlades Det betyder, at træner har godkendt: Afgrænsningen Fravalg Analyser Vurderinger Konklusioner Afvigelsen Problemformulering Hold træningen på problemstillingen, til ovenstående er opfyldt Det er aldrig opfyldt første gang! 72
Øvelse 4 Træning som træner i problemløsning En person fra det ene hold har rollen som træner En person fra det andet hold har rollen som elev Træneren får udleveret elevens "5 x Hvorfor? -skema Resten af holdet evaluerer træningen (skema anvendes) I har 15 minutter til træningen Herefter: 1. Elevens konklusion 2. Gruppens tilbagemelding til træneren 3. Trænerens kommentarer 73
Opfølgning på træningen Øvelse 3: Var det nemt at udfylde skemaet med "5 x Hvorfor?"? Var det en hjælp at løse opgaven i en gruppe? Øvelse 4: Hvordan var det at modtage træning for udvikling? Hvordan var det at give træning for udvikling? Andre kommentarer? 74
Opfølgning på øvelse 4 Hvad undersøgte I? Er I sikre på, at problemet er formuleret rigtigt? (Vil årsagen til afvigelsen blive fjernet, når problemet er løst?) Når I forlader formuleringen af problemet, har I accepteret afgrænsningen 75
Problemformuleringen Er problemet beskrevet rigtigt? Er I sikre på, at årsagen er inden for den valgte formulering? Vi søger, hvor vi har informationer (hvor vi kan se) Informationerne resulterer derfor i en afgrænsning Vi skal undersøge: Er der fakta bag denne afgrænsning? Er afgrænsningen rimelig? Hvad er udenfor afgrænsningen? Hvad ved vi om det, der er udenfor? Hvorfor kan det udenfor fravælges? Hvilke fakta skal vi have for at kunne fravælge? 76
Øvelse 5 - Brainstorm med eleven Søgte I uden for egne oplysninger i den sidste øvelse? Sikkert ikke, så det træner vi i denne øvelse I skal sammen med eleven afsøge det, som ikke er oplyst Udføres i grupperne fra øvelse 3 Find de relevante forhold vi bør undersøge (brainstorming) I har 10 minutter 77
Opfølgning på øvelse 5 Hvad skal vi have belyst? Hvorfor er emnet relevant? Hvad mangler vi information om? Skiv en liste:? 78
Trædesten Det kan være vanskeligt at skifte emne med åbne spørgsmål Lukkede spørgsmål kan anvendes som trædesten De kan hurtigt skabe en vej til et andet emne Med et par lukkede spørgsmål kan træner skifte emne Træner kan også samtale om behovet for at skifte emne 79
Lederuddannelse og træning, Træning og opfølgning ved kaizenlederen 80
Træning i praksis 1 af 2 Den praktiske del af kaizeneventen er træning i at træne Holdet deles i to grupper Hver gruppe løser et problem Grupperne anvender skemaet 5 x Hvorfor? En fra hver gruppe træner med en fra den anden gruppe Træningen kan udføres parallelt De, der ikke har rollen som træner eller elev, er observatør Observatørerne evaluerer trænerens træning (anvend skema) 81
Træning i praksis 2 af 2 Øvelserne til værdistrømsanalyser anvendes Udarbejd en "5 x Hvorfor?" for det valgte problem - De øvrige muligheder kan anvendes efterfølgende Træneren spørger ind til tankeprocessen i ovenstående forløb Eleven bliver bl.a. klar over: 1. Hvorfor blev den aktuelle proces valgt 2. Hvilke informationer om processen er ikke brugt 3. Hvorfor er de ikke brugt 4. Hvor valide er de informationer, som er brugt 5. Hvilke muligheder er fravalgt og på hvilket grundlag 82
Plan for forankring De erhvervede færdigheder skal forankres De er forankret, når det er naturlig adfærd I skal hjælpe hinanden på denne rejse Aftal gensidige forløb for evalueringer, så I lærer på rejsen I mærker på tilbagemeldingerne, om I behersker det at træne 83
Evalueringer Aftal tre gange, hvor du modtager en evaluering Aftal tre gange, hvor du giver en evaluering Registrér aftalerne i dit skema Registrér kommentarer til evalueringerne Kaizenlederen aftaler et opfølgningsmøde om fire måneder På mødet deles erfaringerne fra evalueringerne 84
Årsag Kendt Ukendt Leanrejsen - Udbred løbende forbedringer Deltagerne udbreder løbende forbedringer ved at træne andre Træn dem i at løse simple problemer med ikke-kendt årsag Træner kan have flere elever Rapportér hver onsdag til kaizenlederen Skaf information A3 Når et problem opstår - start med at gå til genba Undersøg det der sker i virkeligheden Få det gjort Kaizenevent Løs årsagen og etablér nye standarder samt overvågning Hold kunden skadesløs med midlertidige korrektioner Lille Problem Stor Find årsagen til problemet 85
Egen liste for løbende forbedringer 86
Årsag Kendt Ukendt Leanrejsen - Personlig opfølgning Skemaet for Løbende forbedringer opdateres løbende Rapporteringen begynder i uge 0 (næste onsdag) -evaluering opgør status hver uge for eleverne 1 point hver uge for hver løste opgave verificerede løsning afleverede kaizenrapport Initialer Skaf information Få det gjort evaluering Opret for et personligt skema for Løbende forbedringer ved sparring. I dette skema anføres de opgaver, der gives sparring for. 3-5-2 - - evaluering Deltagerne sender hver onsdag en opdatering til kaizenlederen med status. Status indeholder: - Jeres opdaterede skema for Løbende forbedringer for dem, I giver sparring for. - Jeres afsluttede Kaizenrapporter for dem, I giver sparring for. I kan give sparring til flere på samme tid. Kaizenlederen forholder sig ikke til løsningerne eller resultatet af løsningerne. Uge Lille Problem A3 Kaizenevent Stor Ugen hvor kaizeneventen er afholdt Navn Afdeling Senest i nr. 14 skal være opnået 20 point. Nr. Skema Antal udførte modtaget Opgave Verifikation Kaizenrapport 0 0 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Point i alt Målet er 20 point Uge Bemærkninger 87
Løbende forbedringer Kaizenlederen registrerer fremdriften Opfølgningen ophører efter 14 uger (alle uger tælles med) Hvis målet er nået indenfor 14 uger, udstedes et diplom Ved mere end to ugers fravær forlænges perioden med fraværets varighed Fraværet meddeles til kaizenleder straks efter, at det er kendt 88