Udviklingsaftale 2019 fr Byråds- g Direktinssekretariatet Byrådets nye visin; Mennesker møder mennesker afspejler en stærk tiltr til fællesskabet g den styrke det giver, når fællesskaber bringes i spil i frhld til at virkeliggøre Byrådets plitikker, at nå udviklingsmål g at løse de knkrete udfrdringer, hvr den enkeltes ressurcer ikke slår til. Visinen står på, at Byrådets plitikker generelt er baseret på den frudsætning, at Skanderbrg Kmmune skal understøtte den enkelte nyfødte, børn, elever, unge, familier, ledige, syge, handicappede, misbrugere, indvandrere g ældre på en sådan måde, at man får mulighed fr at bringe sine egne ressurcer i spil g derved fr i videst muligt mfang at mestre eget liv. Derved er det grundlæggende brgerperspektiv defineret g de ansatte i Skanderbrg Kmmune er favnet af en fælles kernepgave: Alle ansatte arbejder med sigte på at styrke det enkelte menneskes muligheder fr at bringe sine egne ressurcer i spil g efter at bringe mennesker ind i fælleskaber. Denne kernepgave er gældende, uanset hvr g med hvilke kmpetencer man sm ansat er hyret ind i fællesskabet g dermed gså i en central stabsfunktin, hvr den enkelte medarbejder sm ftest arbejder med at understøtte de mange direkte møder, der hver dag er mellem ansatte g brgere i Skanderbrg Kmmune. Udviklingsmålene fr Byråds- g Direktinssekretariatet fr 2019 er alle prægede af ambitinen m, at den enkelte medarbejder i afdelingen, den knkrete pgaveløsning, det knkrete udviklingsarbejde g samarbejdet med vres klleger i andre afdelinger præges af Byrådets nye visin. Det verrdnede mål er, at vi på den vis både styrker arbejdskulturen i en bæredygtig retning g skaber en udvikling, sm er baseret på en interesse fr g en viden m, hvrdan vi bedst får virkeliggjrt en kmmune, hvr Mennesker møder mennesker. Udviklingsmål: Visinen i Centrum Med afsæt i Byrådets nye visin; Mennesker møder mennesker tilrettelægges en prces, hvr visinen frmidles i afdelingen, g hvr afdelingens betydning fr virkeliggørelse af visinen gøres knkret fr de enkelte pgavemråder g dermed fr den enkelte ansatte. Målet er en styrkelse af arbejdskulturens bæredygtighed på den måde at frstå, at der bliver givet en gennemgående g fælles målestk fr såvel afdelingens sm fr den enkeltes vurdering af, m vi anvender ressurcerne rigtigt, m vi skaber resultater g m vi bidrager til pfyldelse af Byrådets visiner g strategier. Aktiviteter: Visinen bringes i centrum ved, at ledelsen i afdelingen tilegner sig kernefrtællingen m visinen Mennesker møder mennesker, samt ved, at ledelsen løbende viderefrmidler visinen, står fast på, at den er vigtig g msætter den til handlinger i dagligdagens virkelighed. at ledelsen g medarbejdere - refererer til visinen, når afdelingen skal priritere sin ressurceanvendelse på pgavemråderne afdelingen skal priritere g tilrettelægge udviklingstiltag afdelingen skal reagere eller på anden vis frhlde sig til skub udefra f.eks. effektiviseringskrav, besparelser.lign.
at arbejdskulturen i højere grad funderes på visinen g den fælles kernepgave. Der gennemføres en prces, hvr alle ansatte i afdelingen invlveres i en knkret afdækning af den røde tråd mellem visinen/den fælles kernepgave g de enkelte pgaver i afdelingen. Fkus i prcessen er på at identificere den virkning, sm den enkeltes pgaveløsning i afdelingen har fr brgeres g virksmheders møde med enten s eller med vres klleger i Skanderbrg Kmmune. Målet er, at alle ansatte har en klar frståelse af, at de hver især bidrager til virkeliggørelse af Byrådets visin. Det giver arbejdsglæde g tryghed i den daglige priritering af egen pgaveløsning g aktiviteten vil dermed styrke arbejdskulturens bæredygtighed. Opfølgning på udviklingsmålet: Spørgsmålet m frståelse af visinen dagsrdenssættes løbende på persnalemøder g ved medarbejderudviklingssamtaler. Her g ved kmmende 3i1-målinger skal resultatet være, at alle ansatte tilkendegiver, at de plever en ledelse, der tydligt frmidler visinen g dens direkte betydning fr g sammenhæng med den daglige priritering g pgaveløsning i afdelingen. Udvikling med fkus på visinen Udgangspunktet fr dette udviklingsmål er: den fælles kernepgave; vi sigter efter at styrke det enkelte menneskes muligheder fr at bringe sine egne ressurcer i spil g at bringe det ind i fællesskaber. Den enkeltes g den fælles frståelse af, hvrdan pgaveløsningen i afdelingen hænger sammen med g har betydning fr løsningen af kernepgaven. Med dette udgangspunkt skal fkus i de knkrete udviklingstiltag være at frbedre den måde, sm indsatsen virker på i frhld til at virkeliggøre visinen g løsningen af kernepgaven. Aktiviteter: Der er i 2019 særligt fkus på at frankre følgende udviklingstiltag i visinen: Vres relatiner til flkestyret: Udviklingen af nye plitiske arbejdsfrmer Byrådet har gennem flere år arbejdet med udviklingen af den plitiske arbejdsfrm, g med Byrådets Udviklingsplitik fr 2018-2021 er der lagt p til, at dette arbejde frtsætter. Generelt, men særligt i frhld til det frestående pgaveudvalg vedrørende Demkrati g Brgerinddragelse, vil afdelingen være med til at sikre et fkus på virkningen af de nye plitiske arbejdsfrmer i frhld til såvel plitikernes sm brgernes plevelse af, at rganiseringen af det plitiske arbejde bidrager til, at alle brgere g virksmheder i Skanderbrg Kmmune deltager g bakker p m det lkale demkratiske fællesskab g m Byrådets arbejde. Sikring af gde dagsrdenspunkter Et gdt dagsrdenspunkt giver plitikerne et gdt beslutningsgrundlag, er lette at læse fr såvel plitikere sm brgere, der ønsker at følge den demkratiske prces, g udgør et fuldstændigt grundlag fr administratinens udmøntning af Byrådets beslutninger. Der er mange mennesker, der bidrager til at fremstille g skrive dagsrdenspunkter; Byråds- g Direktinssekretariatet har en samlende funktin g vil i kvalitetssikringsarbejdet med dagsrdenspunkterne fkusere på, at dagsrdenerne fr de plitiske møder bidrager til, at de 60.000 mennesker i Skanderbrg Kmmune plever deres Byråds arbejde sm begribeligt g håndterbart. 2
Vres relatiner til brgerne: Skriv Bedre breve Når vi skriver til brgere g virksmheder, er det afgørende fr deres plevelse af en menneskelig relatin til Skanderbrg Kmmune, at brevet er let at frstå. På den baggrund er der i de senere år arbejdet med prjekt Skriv Bedre Breve. Byråds- g Direktinssekretariatet understøtter gså i 2019 prjekt Skriv Bedre Breve dels via kmmunikatinsafdelingens tvhlderfunktin på den frtsatte udvikling af sprget i vres skriftlige kmmunikatin, men gså via knkrete indsatser fr at få det nye g bedre sprg indarbejdet i de brevskabelner mv., sm ligger til grund fr de digitale sagsbehandlingsværktøjer. Eksempel: Fagsekretariatet Ældre g Handicap har via Skriv Bedre Breve udviklet et bedre sprg i breve mv. fra afdelingen. Byråds- g Direktinssekretariatet vil i 2019 hjælpe fagsekretariatet med at få indarbejdet det nye sprg sm fraser i de brevskabelner, sm anvendes digitalt, g dermed gøre det lettere at anvende det nye g bedre sprg i den skriftlige kmmunikatin. Målet er at sikre, at vi i den travle hverdag får anvendt de breve, sm nu er udviklet med henblik på at give brgerne en plevelse af, at blive tiltalt sm mennesker. Digital selvbetjening; tilgængelighed g brugerplevelse på Skanderbrg Kmmunes hjemmeside. En let adgang til relevant infrmatin g brugervenlig digital selvbetjening er en frudsætning fr, at brgere selv kan håndtere deres ærinder i frhld til Skanderbrg Kmmunes pgavemråder. I den frbindelse g på hjemmesiden sm helhed står vi ver fr nye krav til tilgængelighed især fr mennesker med frskellige frmer fr handicap. Byråds- g Direktinssekretariatet vil i 2019 udarbejde en plan fr at sikre en imødekmmelse af de nye krav g på frtsat at udvikle den digitale brugerplevelse generelt. Styrket samarbejde vedrørende Planlægning, myndighedsbehandling g udvikling af kmmunale ejendmme Når Skanderbrg Kmmune planlægger, udvikler g myndighedsbehandler spørgsmål m anvendelsen af kmmunale ejendmme, er det afgørende fr de mennesker, sm er invlverede eller berørt af sagen (købere, udviklere, naber mv.), at planlægning, udbud/frasalg g myndighedsbehandling er krdineret g dermed begribelig g håndterbar. På den baggrund tager Byråds- g Direktinssekretariatet i 2019 initiativ til en styrket krdinering af dette arbejde på tværs af Staben fr Kultur, Brger g Plan, Fagsekretariatet Teknik g Miljø samt Byråds- g Direktinssekretariatet. Køb g salg af grunde Når Skanderbrg Kmmune udbyder bygge- g erhvervsgrunde til salg, er det af str betydning fr de mennesker, der vervejer at købe, at de hs Skanderbrg Kmmune møder frståelse fr de vervejelser, sm de har g får svar på deres spørgsmål m vilkår g muligheder. Det handler m at gøre knsekvensen af en eventuel handel frudsigelig, begribelig g håndterbar. På den baggrund tager Byråds- g Direktinssekretariatet i 2019 initiativ til en styrket krdinering af arbejdet på tværs af Fagsekretariatet Teknik g Miljø (myndighed/byggesagsbehandling) samt Byrådsg Direktinssekretariatet de t afdelinger, der kan hjælpe de relevante mennesker med afklaring af deres vervejelser. Kntrlarbejde; scialt bedrageri Når mennesker i Skanderbrg Kmmune søger hjælp, er det vigtigt at hjælpe dem til, at de får den rette hjælp i frhld til deres situatin herunder de rette sciale ydelser. Med Kntrlgruppen i Byråds- g Direktinssekretariatet er der fkus på at frebygge g at håndtere de situatiner, hvr det undervejs viser sig, at der ikke ydes eller har været ydet den rigtige hjælp herunder at håndtere sager, hvr den frkerte hjælp må tilskrives mistanke m scialt bedrageri. Kntrlgruppens arbejde frudsætter tæt krdinering med arbejdet i de fagsekretariater g stabe, der er invlverede i den relevante myndigheds- g sagsbehandling. Byråds- g Direktinssekretariatet vil 3
derfr i 2019 fasthlde g styrke det krdinerende samarbejde med især beskæftigelsesmrådet m: 1. tilrettelæggelse af den prces, sm sikrer, at brgerne fra starten får den rigtige hjælp 2. tilrettelæggelse af den kntrl, sm gså undervejs sikrer, at brgerne får rette hjælp 3. håndteringen af de tilfælde, hvr et knkret frhld rejser tvivl m, hvrvidt der er ydet den rigtige hjælp. Beredskabsplanlægning. Skanderbrg Kmmune er på mange mråder en væsentlig aktør i frhld til at sikre mennesker g fællesskaber i tilfælde af utilsigtede hændelser eller trusler md den daglige velfærd. Byråds- g Direktinssekretariatet udvikler i 2019 sin krdinerende funktin i frhld til beredskabsg indsatsplanlægningen i kmmunen. Målet er, at Byrådets beredskabsplan i løbet af 2019 msættes i en pdateret indsatsplanlægning g udmøntes i et nyt digitalt værktøj, sm skal sikre et let adgang til pdaterede planer i tilfælde af, at indsatsplanerne skal aktiveres. Vres relatiner til hinanden: Styrket krdinering vedrørende sekretariatsfunktiner på Fælleden. Sekretariatsfunktinerne i fagsekretariater g stabe håndterer i hver deres afdeling en række ensartede pgaver f.eks. mdtagelse g håndtering af klager, imødekmmelse af anmdninger m aktindsigt g jurnalisering. Byråds- g Direktinssekretariatet vil i 2019 tage initiativ til etablering af et netværk mellem de relevante sekretariatsfunktiner med henblik på at styrke krdineringen af sags- g arbejdsgange på de nævnte pgavemråder. Frmålet med netværket er med andre rd at skabe relatiner, dele ressurcer g tænke nyt på tværs af de rganisatriske enheder, når det gælder disse fælles pgaver. Sigtet i frhld til kernepgaven er, at brgere g virksmheder plever et imødekmmenhed g en håndterbar relatin til kmmunen gså når det gælder f.eks. at klage eller at anmde m aktindsigt. Udvikling af SBSYS sm sagsbehandlingsværktøj. Digitalisering af interne arbejds- g sagsgange er et væsentligt element i en frudsat effektivisering g i den videndeling, sm gså er afgørende fr brgernes plevelse af sammenhæng i deres relatin til Skanderbrg Kmmune. Byråds- g Direktinssekretariatet vil i 2019 arbejde med særligt fkus på en videre udvikling af SBSYS sm arbejdsværktøj i fagsekretariatet Teknik g Miljø herunder med udvikling af muligheden fr at skabe relevant ledelsesinfrmatin via dataudtræk fra SBSYS. Relancering af medarbejderprtalen. Medarbejderprtalen understøtte den daglige pgaveløsning g den interne kmmunikatin, sm er vigtig i frhld til at dele viden, skabe sammenhæng g retning i rganisatinen. Prtalen bygger på en ældre teknlgi g skal sm minimum pgraderes til en nyere versin. I frbindelse med prjekt administrativ frenkling er der ligeledes peget på, at der er gevinster at hente ved gentænke prtalen. Byråds- g direktinssekretariatet vil i samarbejde med Digitalisering g frretningsudvikling arbejde på en relancering af prtalen. Frmålet vil være at styrke den digitale arbejdsplads g understøtte Det fælles vi. Det Fælles Vi i afdelingen. Den sciale g faglige kapital i Byråds- g Direktinssekretariatet er afgørende fr afdelingens funktin i frhld til at løse mange frskellige pgaver, hvraf de fleste vedrører krdinering på tværs af de rganisatriske enheder i Skanderbrg Kmmune. 4
Afdelingens faglige kapital søges løbende styrket via dialg i afdelingen m arbejdet i Byrådet, direktinen g kncernledelsen. Den sciale kapital søges løbende styrket via udnyttelse af faciliteterne på Fælleden (aktivitetsbaseret indretning) samt via arbejdet i LkalMED-udvalget, på persnalemøder mv. Sigtet er, at høj faglig g høj scial kapital frtsat sikrer, at afdelingen er i stand til at levere g til at samarbejde m at levere - på de mange frskellige indsatser, sm ydes g understøttes. Opfølgning på udviklingsmålet: Der følges løbende p i de relevante sammenhænge især på spørgsmålet m, hvrvidt udviklingsarbejdet har fkus på en styrkelse af arbejdet med at løse kernepgaven. I august/september 2019 gøres der samlet status på arbejdet med de enkelte udviklingsmål. Udvikling med afsæt i virkningen Når udviklingen fkuseres på spørgsmålet m virkning i frhld til kernepgaven, rejser det især t spørgsmål: Hvad er virkningen af vres pgaveløsning set i relatin til sigtet efter at løse kernepgaven? Er ressurcerne pririteret rigtigt i udviklingsarbejdet, eller kunne vi øge virkningen ved at vælge andre udviklingstiltag? Aktiviteter: På den baggrund er der i 2019 særligt fkus på at udvikle metder til vurdering af virkningen af indsatser g frandringer på følgende mråder: Udviklingen af nye plitiske arbejdsfrmer Byrådet pririterer udviklingen af nye plitiske arbejdsfrmer højt, g der anvendes mange ressurcer på at understøtte g at implementere denne udvikling. Byråds- g Direktinssekretariatet vil i 2019 tage initiativ til udvikling af metder, sm kan afdække virkningen i frhld til plitikernes sm brgernes plevelse af, at rganiseringen af det plitiske arbejde bidrager til, at alle brgere g virksmheder i Skanderbrg Kmmune deltager g bakker p m det lkale demkratiske fællesskab g m Byrådets arbejde. Initiativet frventes at blive en del af arbejdet i det kmmende pgaveudvalg vedrørende Demkrati g Brgerinddragelse. Skriv Bedre breve Når vi skriver til brgere g virksmheder, er det afgørende fr deres plevelse af en menneskelig relatin til Skanderbrg Kmmune, at brevet er let at frstå. På den baggrund er der siden efteråret 2017 arbejdet med prjekt Skriv Bedre Breve. Byråds- g Direktinssekretariatet vil i 2019 tage initiativ til udvikling af metder, der kan belyse virkningen af denne indsats. Metdeudviklingen tager afsæt i: Brgerpaneler til udvikling g sparring af breve fra Beskæftigelse g Sundhed samt fra staben fr Kultur, Brger g Plan Udvikling af ledelsesinfrmatin vedrørende udviklingen i antallet af klagesager 5
Skanderbrg Kmmunes annncering. Byrådet har i frbindelse med budget 2019 vedtaget, at der skal gennemføres en analyse af virkningen af de frskellige centrale kmmunale kmmunikatinskanaler. Byråds- g Direktinssekretariatet vil i 2019 igangsætte en evaluering af virkningen af den kmmunale annncering i både trykte g digitale medier. Understøttelse af arbejdet med fælles virkningslabratrier. Byråds- g Direktinssekretariatet står fr afvikling af fælles frbedringsfrløb mkring synliggørelse g pfølgning på virkninger. Opfølgning på udviklingsmålet: Metdeudviklingen ligger til grund fr en efterfølgende iværksættelse af løbende vurderinger af den virkning, sm pgaveløsningen i Byråds- g Direktinssekretariatet har fr brgere g virksmheder i Skanderbrg Kmmune. 6