INFORMATIONSSTRATEGI FOR DET NORDISKE MILJØSAMARBEJDE

INFORMATIONSSTRATEGI FOR DET NORDISKE MILJØSAMARBEJDE

Informationsstrategi for det nordiske miljøsamarbejde

nordisk ministerråd blev oprettet i 1971 som samarbejdsorgan mellem de nordiske landes regeringer. Ministerrådet fremlægger forslag til Nordisk Råds sessioner, viderefører rådets rekommandationer, rapporterer til Nordisk Råd om samarbejdets resultater og leder arbejdet inden for de forskellige emneområder. Samarbejdet koordineres af samarbejdsministrene, der er udpeget af det enkelte lands regering. Ministerrådet træder sammen i forskellige sammensætninger afhængigt af hvilke spørgsmål, der skal behandles. nordisk råd blev oprettet i 1952 som et samarbejdsorgan mellem de folkevalgte forsamlinger og regeringer i Danmark, Island, Norge og Sverige. Finland indtrådte i 1955. Færøernes, Grønlands og Ålands delegationer indgår i henholdsvis Danmarks Riges og Finlands delegationer. Rådet består af 87 medlemmer. Nordisk Råd er initiativtagende og rådgivende og har kontrollerende opgaver i det nordiske samarbejde. Nordisk Råds organer er plenarforsamlingen, præsidiet og udvalgene. nordisk ministerråd Store Strandstræde 18 DK-1255 København K Telefon (+45) 33 96 02 00 Telefax (+45) 33 96 02 02 nordisk råd P.O. boks 3043 DK-1021 København K Telefon (+45) 33 96 04 00 Telefax (+45) 33 11 18 70 www.norden.org 541 312 ANP 2001:748 Informationsstrategi for det nordiske miljøsamarbejde Nordisk Ministerråd, København 2000 Tryk: Akaprint a/s, Århus 2001 Oplag: 500 Papir: Miljøvenligt papir som opfylder kravene i den nordiske miljøsvanemærkeordning.

Indholdsfortegnelse Syv punkter for bedre information 5 I Indledning 6 II Kort og godt 8 III Hvorfor? 11 IV Hvad vil man sige? 13 V Hvem? 16 VI Hvordan? 21 VII Ikrafttrædelse 25 Bilag 26 Case 1 om informationsformidling 26 Case 2 om informationsformidling 28

Syv punkter for bedre information Grundlaget for det fremtidige arbejde med information om det nordiske miljøsamarbejde bygger på følgende 7 punkter. 1. Inden projektstart skal det afklares, hvilken information projektet skal resultere i, og hvilke målgrupper der er for denne information. Dette indarbejdes i ansøgningsblanketten om projektmidler. 2. Der skal ved projektstart udarbejdes en kort, populært beskrevet tekst om projektet, som blandt andet skal publiceres på hjemmesiden i projektkataloget. 3. Ved hver projektafslutning udarbejdes en kort, populært beskrevet tekst om projektets resultater til publicering på hjemmesiden samt eventuel publicering i fagpressen. 4. Pressekontakt om nordisk miljøarbejde skal målrettes mere mod medier og særligt journalister, der arbejder med miljø- og naturspørgsmål. Der skal løbende udsendes pressemeddelelser også på engelsk. 5. Informationsspredning skal sikres internt blandt aktørerne i det nordiske samarbejde. 6. Information om nordiske initiativer skal primært ske gennem de eksisterende informationskanaler i de nordiske ministerier og myndigheders informationsafdelinger, bladredaktioner og webredaktioner. 7. Information om miljø via Nordisk Ministerråds hjemmeside skal styrkes. 5

I. Indledning En af målsætningerne i det nordiske miljøhandlingsprogram 2001-2004 er, at en informationsstrategi skal udarbejdes, for at synlighed og informationsformidling skal sikres i alle processer vedrørende det nordiske miljøsamarbejde. Hovedspørgsmålene, som aktive i det nordiske miljøsamarbejde bør stille sig for at sikre mere synlighed, vil først blive gennemgået under»kort og godt«. Efterfølgende vil punkterne blive gennemgået mere dybtgående, og til sidst vil to cases fra forskellige arbejdsgrupper illustrere, hvordan man kan arbejde med informationsspørgsmål. Arbejdsgruppen herunder mandat En arbejdsgruppe blev nedsat til at udfærdige denne informationsstrategi. Arbejdsgruppen har bestået af: Rådgiver Liv Westby, Miljøverndepartementet, Norge Fuldmægtig Susanna E. Sørensen, Olieministeriet, Færøerne Direktør Ingvar Bingman, Naturvårdsverket, Sverige Redaktør Søren Jensen, Miljøstyrelsen, Danmark Informationsdirektør Siv Dahlin Jansson, Miljöministeriet, Finland Rådgiver Birgitte Wøhlk og journalist Torkil Sørensen fra Nordisk Ministerråd. Gruppen har afholdt adskillige møder, og har undervejs rådført sig med Helle Petersen fra kemikaliegruppen, Tine Utzon-Frank fra natur- og friluftslivgruppen samt med informationschef Poul Erik Magnussen fra Skov-og Naturstyrelsen. Sidstnævnte har tidligere 6

været journalist på TV-avisen i Danmark. Disse gav inspiration til debat om informationsarbejdet henholdsvis set fra nordiske arbejdsgruppers perspektiv og fra mediefolks synsvinkler. Udkastet til denne informationsstrategi har endvidere været præsenteret for de faste arbejdsgrupper, som har bidraget med konstruktive forslag. Arbejdsgruppens opgave har været at udarbejde en strategi for information om handlingsprogrammet, resultaterne af det nordiske miljøsamarbejde samt Nordens natur og miljø. Mere detaljeret: Forslag til relevant formidling (IT, publikationer, workshops m.v.) Prioritering af målgrupper (medier, samarbejdspartnere, offentligheden i øvrigt, herunder NGO er med flere). Undersøgelse af eksisterende informationskanaler med henblik på at udnytte eventuelle synergieffekter og undgå dobbeltarbejde. Koordinering af arbejdet med tilsvarende arbejde i opfølgningen af den nordiske strategi for bæredygtig udvikling. Øget koordination og informationsformidling. Resultatet af gruppens arbejde er denne informationsstrategi for miljøhandlingsprogrammet. Den skulle gerne føre til større kendskab til og deltagelse i det nordiske natur- og miljøsamarbejde hos såvel offentligheden som myndighederne. 7

II. Kort og godt Det er vigtigt at alle aktører i det nordiske miljøsamarbejde tænker på formidling allerede ved begyndelsen af et nyt projekt. Nytte, realisme og målgruppe er nøgleordene. Hvem behøver den kundskab som for eksempel en arbejdsgruppe vil til at indsamle? Er der behov for at gå i gang med opgaven og for hvem bliver det i givet fald nyttig viden? Hvordan skal det formidles til den udpegede målgruppe? Målgruppen kan svinge fra i særlige situationer at være den brede offentlighed til at være mere snævre kredse af særligt fagligt interesserede. I sidstnævnte tilfælde er den bedste måde at formidle resultaterne af en gruppes arbejde måske at indkalde til et seminar for fagfolk. I andre tilfælde er der brug for at distribuere ord i trykt eller digital form. Som udgangspunkt bør alle projektledere/arbejdsgrupper stille sig nedenstående spørgsmål, inden et projekt sættes i gang og derefter igen, når projektet skal startes. Baggrunden er, at grupperne derved klargør for sig selv, hvad projektet skal generere. Skal projektet generere information som beskriver status indenfor området, eller skal projektet generere kundskaber, som kommunikeres ud med henblik på handling? Selve processen med at gennemgå disse spørgsmål forud for projektets igangsættelse vil være særlig vigtig for at få et tilfredsstillende resultat i forhold til indhold og målgruppe. Såfremt man ikke kan besvare disse spørgsmål på tilfredsstillende vis, bør man overveje projektet på ny. 8

Kundskaber, der kun samles på hylden, har ringe værdi. Først når kundskaber når de målgrupper, som har nytte af dem, får de sin rette værdi. Det vil således være utilfredsstillende ikke at formidle de kvalificerede kundskaber, som der er anvendt mange ressourcer på at sammenfatte og udvikle. Så længe kundskaber alene findes indenfor ekspertgrupper, skabes der heller ikke opinion for at gøre noget ved den aktuelle problematik. Det skal understreges, at der ikke findes en fælles strategi for alle projekter, denne skal tilpasses det enkelte projekt. Hvorfor? Hvilken miljønytte har man af at dette projekt gennemføres? Hvilke positioner flytter man ved at tilføje de kundskaber, som projekter tilfører? Hvad vil man sige? Hvad er kernen i det planlagte projekt? Budskabet skal formuleres klart. Hvad er det modtageren skal vide? Hvem? Hvilke målgrupper er relevante at nå med de kundskaber, som projektet genererer? Hvem er det som skal reagere? Hvordan? Hvordan vil man formidle budskabet og hvilke redskaber og medier vil man anvende? Hvordan ser målgruppens situation ud og hvordan når man den? Dette inkluderer valg af kanaler, herunder hvilke formidlere der kan findes så tæt på målgrupperne som muligt. Man skal således tænke på såvel egne som eksterne kanaler. Generelt om information som virkemiddel Information kan bruges som selvstændigt virkemiddel for at skabe opmærksomhed, øge kundskabsniveauet og få miljøspørgsmål på dagsordenen. Information kan formidles i trykt eller elektronisk form til udvalgte målgrupper, eller gennem eksterne kanaler som massemedier. Information og kommunikation kan også ske i form af 9

dialog og samhandling med andre sektorer og organisationer og dermed skabe relation med aktører, som har betydning for, at vi skal nå vores målsætninger. 10

III. Hvorfor? Hvilken miljønytte har man af at dette projekt gennemføres? Hvilke positioner flytter man ved at tilføje de kundskaber, som projekter tilfører? Målsætning Adgang til information og deltagelse i beslutningsprocesser er vigtig for, at befolkningen engagerer sig i natur- og miljøspørgsmål. Principper for adgang til information og deltagelse er fastlagt i Århus-konventionen, og disse principper bør være retningsgivende for det nordiske miljøsamarbejde. Det skal således sikres, at Nordisk Ministerråd giver let, hurtig og omfattende adgang til alle miljøinformationer med udgangspunkt i Århus-konventionens ånd og bogstav. Service og åbenhed står centralt her. Nordisk Ministerråd skal gennem vores information opfattes som troværdige, når det gælder miljøinformation. Dette er en vigtig forudsætning for at påvirke det nationale og internationale miljøarbejde. Indsatsen for at sikre kendskabet til det nordiske samarbejde og til de resultater, som opnås med natur- og miljøsamarbejdet, bør rettes både til myndighederne i Norden og til andre relevante målgrupper som frivillige organisationer, næringsliv og medier. Kendskabet til Nordens natur og miljø skal også øges. De forskellige interessegruppers forskelligartede behov skal tilgodeses. Det vil bidrage til at øge forudsætningerne for et stærkere engagement og øget miljøbevidsthed samt bidrage til, at resultaterne af samarbejdet udnyttes bredt i Norden. Yderligere er det et specifikt mål også at øge kendskabet til nordisk natur og miljø internationalt. 11

Punkt 1 Inden projektstart skal det afklares, hvilken information projektet skal resultere i, og hvilke målgrupper der er for denne information. Dette indarbejdes i ansøgningsblanketten om projektmidler. Således skal projektledere/arbejdsgrupper redegøre for de gennemgående spørgsmål hvorfor, hvad, hvem og hvordan, når der søges om projektstøtte på ansøgningsblanketten. Det er vigtigt at tænke på information allerede fra starten af et projekt, hvorfor krav til en informationsplan for et givent projekt er blevet indarbejdet i ansøgningsskemaet. Skridt for skridt må det gennemtænkes hvorfor, hvordan, hvad og til hvem oplysningerne skal formidles. Hvem har potentielt interesse i sagen nationalt, regionalt og lokalt. I enkelte tilfælde kan der være tale om et unikt projekt, der også har interesse udenfor Norden. En ansøgningsblanket er udarbejdet, således at den omfatter nærmere redegørelse for information. Kravene til denne redegørelse er beskrevet i retningslinierne i ansøgningsskemaet. Arbejdsgrupper skal afhængig af informationsovervejelserne på ansøgningsblanketten have mulighed for konsulenthjælp til udarbejdelse af en kommunikationsplan for særligt prioriterede projekter. Denne konsulenthjælp ydes i første omgang gennem national bistand eller gennem NMR sekretariat. Dette er nærmere beskrevet i retningslinierne for ansøgningsblanketten. 12

IV. Hvad vil man sige? Hvad er kernen i det planlagte projekt? Budskabet skal formuleres klart. Hvad er det modtageren skal vide? Målrettet information Ved fra starten at formulere kernen i et projekt, er man allerede nået langt med at kunne formidle budskabet om projektet, når det er gennemført. Den information, vi spreder, skal være tilpasset til målgruppen i sprog og form, hvilket gør det lettere at opfatte den som troværdig, samtidig med at den skaber fortrolighed for budskabet og letter samarbejdet. Når informationen skal gives gælder det om at målrette denne information. Et godt udgangspunkt er at sikre»rettidig information til de rette«. Oplysningerne skal formidles, når de er aktuelle, og de skal ramme de interesserede. En snæver målgruppe kan måske forstå grundige og lange rapporter, men selv denne gruppe har behov for en kort og klar oversigt over materialet. Måske er det mere givende, at indbyde de særligt interesserede til et seminar, hvor det er muligt at komme i dialog om emnet. Når det gælder at ramme en bredere målgruppe med information, er det nødvendigt at tænke på modtageren, inden informationen bliver sendt af sted. Her gælder det om at udtrykke sig kort og klart uden for mange indforståede ord og ikke tænke i fagfolkenes jargon men på hvad der vil være forståeligt for en bekendt eller et familiemedlem. Det er vigtigt at formidle succeshistorier. Generelt ligger Norden foran såvel EU som internationalt på miljøområdet. Sekretariatet vil derfor årligt anmode arbejdsgrupperne om at levere input til et 13

notat med succeshistorier. Disse succeshistorier vil blive formidlet bredt af Nordisk Ministerråds sekretariat. Udfordringen er i forhold til en større offentlighed at finde initiativer eller projekter med relevans for den almindelige nordbo, der kan beskrives konkret og letforståeligt. Her kommer realismen ind i billedet. Det sker måske kun et par gange om året, at et nordisk miljøinitiativ kan fange mange mediefolk og dermed blive formidlet til mange nordboere. Der er ingen grund til at presse på med nyheder, der ikke har gennemslagskraft i den store målgruppe. Kunsten er i stedet at finde medier, der rammer en mere snæver, men også en mere interesseret målgruppe. Men dukker den store nordiske miljøhistorie op, så gælder det om at udnytte lejligheden. Punkt 2 Der skal ved projektstart udarbejdes en kort, populært beskrevet tekst om projektet, som blandt andet skal publiceres på hjemmesiden i projektkataloget. Som helt fast procedure skal projektlederen skrive én A4 side med opsummering på et letforståeligt sprog om projektets formål, målgrupper, indhold og tidsperspektiv efter nærmere retningslinier til information på tværs af arbejdsgrupperne og til NMRS hjemmeside. Også en engelsk version af denne tekst skal udarbejdes til vidensformidling udadtil. Denne information skal primært formidles via hjemmesiden. I den forbindelse skal man være særlig opmærksom på sproget, da brug af Internet er en særlig informationskanal. Følgende bud bør følges: Informationen skal være kortfattet, uformel, overskuelig, objektiv og direkte til læseren. Endvidere skal layouten udformes med henblik på at øge læsevenligheden. 14

Punkt 3 Ved hver projektafslutning udarbejdes en kort, populært beskrevet tekst om projektets resultater til publicering på hjemmesiden samt eventuel publicering i fagpressen. Som fast procedure skal projektlederen skrive én A4 side efter nærmere retningslinier om projektets konklusioner til brug for NMRS hjemmeside og de nordiske ministeriers informationsarbejde. Også en engelsk version af teksten skal udarbejdes og lægges ud på hjemmesiden. Igen skal teksten formuleres med henblik på hjemmesiden, hvorfor ovennævnte budskaber bør følges. Teksten kan også danne udgangspunkt for en pressemelding, som redigeres og udsendes i samarbejde med NMRS informationsafdeling. 15

V. Hvem? Hvilke målgrupper er relevante at nå med de kundskaber, som projektet genererer? Hvem er det som skal reagere? Målgrupper Hvis budskabet skal nå frem, er det afgørende at prøve at sætte sig i modtagerens situation. Umiddelbart kunne det føre til overvejelser i retning af laveste fællesnævner. Men kunsten består i at udtrykke sig forståeligt på samme tid, som kvaliteten af informationen sikres. Ofte vil det være nødvendigt at videreformidle gennem kanaler, som modtageren har tiltro til. For eksempel bliver et forbrugerprogram i TV set af mange almindelige forbrugere, selv om den akademisk uddannede embedsmand hos for eksempel miljømyndighederne umiddelbart ville tænke på snævre fagtidsskrifter, når planlægning af informationsindsatsen er på dagsordenen. Der findes en større eller mindre kreds af særligt interesserede, som er motiveret i at følge med i, hvad der sker på miljøområdet. Udenom denne kerne af modtagere findes der en større kreds, som måske potentielt kunne have interesse for nordiske miljøspørgsmål, men hvor det er nødvendigt med andre kanaler, hvis man skal nå frem med budskabet. Prioritering af målgrupper er blevet fremhævet flere gange. Det kan være medier, samarbejdspartnere, offentligheden bredt eller mere specifikt gennem aktive NGO er. Nedenfor er anført typiske målgrupper, såvel nationale og nordiske som internationale. 16

Nationale og nordiske målgrupper vil typisk omfatte: Medarbejdere indenfor det nordiske miljøsamarbejde, politikere på centralt og regionalt niveau, Nordisk Råd, andre miljømyndigheder, centrale sektormyndigheder, næringsliv, centrale, regionale og lokale miljømyndigheder, NGO ere, brancheorganisationer, universiteter og massemedier. I forhold til internationale målgrupper kan følgende listes som udgangspunkt: Nærområdet inklusiv Arktis, EU, Østeuropa udenfor nærområdet, øvrige OECD lande, FN systemet, nøglelande blandt udviklingslandene, øvrige verden. Eksterne målgrupper Når der gælder medier, er miljøjournalister og redaktioner af miljøblade en kernemålgruppe. Flere vurderer, at der nu findes færre særlige miljøjournalister, men til gengæld flere for eksempel på erhvervsredaktioner med interesse for specifikke miljøspørgsmål. Blandt de særligt interesserede er fagblade i sektorer, der har naturlige interesser for forskellige miljøspørgsmål. Kommunernes tidsskrifter vil også være relevante for nordisk miljøstof. De store dagsaktuelle medier skriver ind i mellem om miljøspørgsmål, og vil kunne være interesseret i større nyheder. Her kan vinklen være konflikt mellem forskellige politikere om en hård eller mere blød kurs på et bestemt område. En gang i mellem kan der komme særlige højdepunkter indenfor miljøarbejdet, som kan tåle at blive meldt bredt ud for eksempel også til distriktsaviser og regionalradioer. Oftere vil de lokale medier være opmærksomme, hvis der er en lokal vinkel på den aktuelle miljøhistorie. Faktisk kan det være givende at formidle en bestemt sag i flere varianter afstemt enten til enkelte lande eller endnu mere specifikt til enkelte lokalområder. Hvor for eksempel de natio- 17

nale eller lokale tal fremhæves fra en tværgående undersøgelse. Som udgangspunkt vil det være et nationalt anliggende at formidle sådanne historier, imidlertid kan en nordisk vinkel komme på tale. Punkt 4 Pressekontakt om nordisk miljøarbejde skal styrkes og målrettes mere mod medier og særligt journalister, der arbejder med miljø- og naturspørgsmål. Der skal løbende udsendes pressemeddelelser også på engelsk. Tryksager og digitale medier kan være til en vis nytte. Men mest virkningsfuldt er direkte dialog - mulighed for at tale direkte sammen. Der er således behov for et øget samarbejde med interesserede journalister, hvilket for eksempel kunne udmøntes i invitationer til konferencer med større emner på dagsordenen. Pressekonferencer bør også overvejes i forbindelse med særlige projekter. Man bør skabe mere opmærksomhed omkring de nordiske ministermøder gennem udsendelse af pressemeddelelser/web-meldinger til øvrige web-redaktører med highlights på de mest spændende sager på dagsordenen, eventuelt bilaterale møder, vanskelige sager med videre. Forud for hvert ministermøde skal det vurderes, hvorvidt pressen skal inviteres. Når det gælder den store offentlighed, så er der tilsvarende en kreds af engagerede for eksempel NGO ere, som er lydhøre overfor miljønyheder. NGO erne er en ressource, som kan blive mere aktive på dette område. De fleste betydelige NGO ere har tidsskrifter som kan være en god kanal for nordisk miljøstof. I tråd med Århuskonventionens principper vil Nordisk Ministerråd i større grad involvere relevante organisationer i en dialog. I større sager kan dette ske ved åbne høringer. Dokumenter/planer og forslag 18

bør i størst mulig grad sendes på høring i organisationer, til lokale myndigheder og næringsliv. På den måde sikrer man reel medvirken i processerne, noget som igen skaber øget interesse og engagement for nordisk miljøsamarbejde. På nuværende tidspunkt er dagsordener samt beslutningsreferater fra embedsmandsmøder og ministermøder tilgængelige på NMRS hjemmesiden. Punkt 5 Informationsspredning skal sikres internt blandt aktørerne i det nordiske samarbejde. Møder giver mulighed både for at sprede information men også for at diskutere oplysninger og vurderinger med det samme. Det skal derfor prioriteres, at arbejdsgrupperne, de forskellige sektorer i miljøsamarbejdet samt andre relevante aktører mødes også med plads til det uformelle. Blandt andet kunne man afholde fælles seminarer, idébytte dage, temamøder, nordiske konferencer og lignende. Endvidere foreslås det, at grupperne sørger for at udveksle referater. Af hensyn til den i forvejen store informationsmængde, bør det overlades til formanden og sekretæren at påtage sig ansvaret for at bedømme, hvilke informationer, som skal spredes til øvrige medlemmer af den pågældende arbejdsgruppe. Mellem skriftlig udveksling og store konferencer skal formænd og sekretærer i arbejdsgrupperne endvidere agere som en slags ambassadører, der besøger andre arbejdsgrupper og på den måde sørger for gensidig information. Arbejdsgrupperne er selv ansvarlig for at tage initiativ hertil. I forhold til information fra embedsmandsmøder og ministermøder skal referater fra disse spredes til samtlige arbejdsgrupper. Endvidere kan der være behov for mere direkte information til arbejds- 19

grupperne om konkrete diskussioner, som vedrører emner, der falder indenfor gruppernes arbejdsområde. Denne information er Nordisk Ministerråds sekretariat ansvarlig for at formidle. Interne målgrupper Når det gælder samarbejdspartnere, er der en snæver kreds, hvor man måske snarere kan tale om behov for intern kommunikation end brug for information. Begreberne lapper over hinanden, men ofte vil det være nyttigt at indbyde den snævre kreds, for eksempel medlemmer fra de andre arbejdsgrupperne til møde hvad enten det er i form af workshop, seminar eller konference Der er andre i»systemerne«altså miljødepartementer, styrelser med flere som ikke er så tæt på det nordiske miljøsamarbejde, men som har behov for jævnligt at blive holdt informeret. Her vil de enkelte medlemmer i arbejdsgruppernes være ansvarlige for at formidle denne information nationalt. Korte referater fra arbejdsgruppernes møder gøres tilgængelige på Ministerrådets hjemmeside og nationalt vil der være mulighed for at lave links. Sekretærerne for arbejdsgrupperne er ansvarlige for at udarbejde disse korte referater. 20

VI. Hvordan? Hvordan vil man formidle budskabet og hvilke redskaber og medier vil man anvende? Hvordan ser målgruppens situation ud og hvordan når man den? Dette inkluderer valg af kanaler, herunder hvilke formidlere der kan findes så tæt på målgrupperne som muligt. Man skal således tænke på såvel egne som eksterne kanaler. Informationsplan Noget kan planlægges. Det er muligt at kortlægge, hvad der sker i den kommende tid af konferencer, ministermøder og andre nordiske aktiviteter på miljøområdet. Inden for hvert område indenfor miljøsamarbejdet gælder det om allerede fra starten af et forløb at overveje, hvordan og til hvem man kan formidle det færdige resultat. Altså at identificere målgruppen. Men planlægning handler også om at være forberedt på at rykke hurtigt ud, hvis der sker noget nyt og vigtigt på dette område. Den fælles informationsafdeling for Nordisk Ministerråd og Nordisk Råd er klar til at bistå men effekten af informationsarbejdet bliver større, hvis der også bliver formidlet om nordiske miljøprojekter via nationale kanaler. Planlægning handler om at kende både egne kræfter og andre kanaler samt at have kortlagt andre relevante medier. Store begivenheder forstærker interessen for et område. For eksempel verdenstopmøder, FN konferencer og lignende. I perioden omkring sådanne konferencer er medierne særligt opmærksomme på miljøspørgsmål men omvendt er der så også flere aktører i gang for at få opmærksomhed om deres budskab. 21

Medietyper Der arbejdes med mange forskellige medietyper i Norden. Disse rækker fra blandt andet små nyheder via nettet til store trykte rapporter og pressekonferencer. Som udgangspunkt opereres i det nordiske miljøsamarbejde med følgende typer redskaber: Hjemmesiden www.norden.org. Daglige nordiske webnyheder, Norden i Veckan, Politik i Norden, Faktablade, rapport i Nord serien, rapport i Tema Nord serien eller andre nordiske publikationer (ANP), pressemeddelelser, pressemøder, seminarer og konferencer. Disse redskaber er nærmere beskrevet i Nordisk Ministerråds pjece»et mere synligt Norden«om informationsarbejde. Herudover findes en række nationale medier i de forskellige nordiske lande. Punkt 6 Information om nordiske initiativer skal styrkes primært gennem de eksisterende informationskanaler i de nordiske ministerier og myndigheders informationsafdelinger, bladredaktioner og webredaktioner. Både Nordisk Ministerråd og de enkelte landes miljøstyrelser/ministerier har eksisterende informationskanaler, som kan anvendes. Der findes endvidere et nordisk netværk af informationsfolk fra miljømyndighederne, som det naturligvis er nyttigt at gøre brug af. Netværket kan kontaktes gennem de nationale informationsenheder. Når eksisterende informationskanaler anvendes, er det vigtigt at udnytte synergieffekter og undgå dobbeltarbejde. Det skal således sikres en bedre informationsflow mellem webredaktionen i NMR og de aktuelle webredatører i de nordiske miljømyndigheder gennem etablering af en fast kontakt, således at aktuel information kommer hurtigt ud. Endvidere kan der anvendes 22

»Norden-markeringer«på de nordiske miljømyndigheders hjemmesider med link til NMR. Nyhedsmailgrupper skal etableres. Disse vil bestå af flere forskellige grupperinger. Enkelte vil vedrører journalister, andre organisationer, lokale myndigheder, NGO ere, næringsliv m.v. For hver gang man ønsker at formidle information til en nyhedsgruppe, skal der træffes en beslutning om, hvem nyhedsgruppen skal omfatte. Beslutning herom skal træffes på anbefaling af arbejdsgrupperne i samarbejde med de nationale informationsfolk og Ministerrådets sekretariat. Når det gælder Internettet, er det værd ikke at overvurdere dette nye medie. Det er faktisk ganske passivt men nyttigt for folk, som selv søger information. Søgningen kan lettes, hvis de enkelte hjemmesider er gjort let tilgængelige. Det bør også være en selvfølge, at siden bliver opdateret, så brugeren ikke støder på forældet stof. Det er imidlertid ikke nok at udbygge og opdatere hjemmesider. Nyheder på hjemmesiden skal også markedsføres til udvalgte målgrupper. Arbejdsgrupperne vil i samarbejde med NMRS være ansvarlig herfor. Hver arbejdsgruppe har deres egne sider på Nordisk Ministerråds hjemmeside. Arbejdsgrupperne vil fremover være ansvarlige for at levere indhold og opdatering til disse sider. Punkt 7 Information om miljø via NMRS hjemmeside skal styrkes. Samtlige rapporter og publikationer skal være tilgængelige på NMRS hjemmeside. Udgangspunktet skal være, at alt materiale findes på hjemmesiden og at der skal træffes en aktiv beslutning, såfremt en rapport skal findes i trykt udgave. I forbindelse med at rapporter fremover vil være at finde på nettet, skal disse redigeres 23

med henblik på webpublicering. Man skal derfor være opmærksom på opsætning, brug af sprog med videre. På Nordisk Ministerråds hjemmeside www.norden.org er de daglige nordiske webnyheder på forsiden. Miljøområdet bliver ikke glemt heller ikke i det ugentlige elektroniske nyhedsbrev Norden i Veckan eller Politik i Norden, der udkommer fem gange om året. Informationsafdelingen arbejder på at målrette udsendelser af pressemeddelelser, så det i fremtiden kan ske via mail for eksempel til medier og journalister særligt optaget af miljøspørgsmål. Koordination Det er vigtigt at koordinere informationsarbejdet med tilsvarende arbejde blandt andet i opfølgningen af den nordiske strategi for bæredygtig udvikling. Ingen kan holde til konstant at blive bombarderet med nyt om et særligt område. Derfor gælder det om at koordinere og om muligt planlægge informationsindsatsen. Ikke mindst er der brug for koordination ved særlige højdepunkter omkring miljøsamarbejdet. Der er behov for både at koordinere mellem Nordisk Ministerråd og de enkelte lande. Videre bør man prøve at have overblik over aktiviteter i andre internationale sammenhænge som EU eller FN-konferencer, der skaber særlig opmærksomhed. Det er ikke realistisk at regne med mere end en gang eller to om året at komme øverst i de store bunker af pressemeddelelser på redaktionernes borde. Sammenfattende bør projekterne prøve at fokusere og popularisere, under iagttagelse af den politiske dagsorden, for at få større effekt. Grupperne skal lære at anvende resultatet af deres arbejde og ved at tænke på formidling allerede ved begyndelsen af projektets levetid, er grupperne kommet et godt stykke i retning af resultat anvendelse. 24

VII. Ikrafttrædelse Informationsstrategien lægges til grund for informationsspredning om Nordisk Ministerråds miljøsamarbejde til og med udgangen af 2004. Mod slutningen af virksomhedsperioden gennemføres en evaluering af resultaterne og erfaringerne med gennemførelsen af handlingsprogrammet for det nordiske miljøsamarbejde, herunder informationsstrategien, som forelægges miljøministrene. I 2004 udarbejdes med udgangspunkt i evalueringen af miljøhandlingsprogrammet et forslag til revision af miljøhandlingsprogrammet, herunder informationsstrategien. Informationsstrategien træder i kraft den 1. januar 2002. 25

BILAG Case 1 om informationsformidling Projekt»Kviksølv som model stof for et globalt initiativ om metaller«, et projekt under nordisk kemikaliegruppe. Hvorfor? Målsætningen med projektet er at påvirke beslutningstagere nationalt og globalt til at regulere kviksølv samt at sikre at producenterne tager deres ansvar. Nordisk kemikaliegruppe har initieret et projekt om metaller. Projektgruppen håber gennem dette nordiske initiativ at kunne påvirke det øvrige internationale samfund til at følge trop og erkende behovet for et globalt initiativ. Hvad vil man sige? Budskabet i projektet er, at der ud over de stoffer, som er omfattet af Stockholm konventionen findes et stort antal stoffer, specielt tungmetaller, som er skadelige for miljøet, hvorfor man ønsker at også de skal forbydes. Forureningen sker for en stor del via atmosfærisk transport over lange afstande, hvorfor et globalt initiativ er afgørende. Man ønsker således at udvide antallet af stoffer, som er reguleret på samme måde som af Stockholm konventionen. Konkret vil man anvende kviksølv som modelstof. Hovedformålet vil være at støtte UNEP i deres bestræbelser på at starte et globalt initiativ. På UNEP s governing councils møde i februar 2001 besluttede man, at bede UNEP om at gennemføre en hurtig, åben og transparent proces med bidrag fra regeringer, internationale organisationer, NGO ere og den private sektor for at gennemføre en global vurdering af kviksølv. 26

På lang sigt håber projektgruppen, at initiativet kan anvendes som model for at initiere en global indsats for andre metaller, herunder cadmium og bly. Hvem? Da man på sigt ønsker en global effekt, er der tale om en meget stor målgruppe. I første omgang må man forvente at man kan påvirke EU kredsen med henblik på et globalt initiativ i UNEP regi. Det vil endvidere være særligt vigtigt at skaffe oplysninger til brug for udviklingslandene, idet det oftest er i disse lande, at forbruget af kviksølv er særligt stort. Endvidere må man påvirke såvel professionelle forbrugere (indkøbere) som konsumenter. Hvordan? Kemikaliegruppen har i første omgang været i kontakt med såvel arbejdsgrupperne for hav- og luft som for produkter og affald for at sikre bred opbakning og tilstrækkelig teknisk viden. Gennem brug af de andre arbejdsgrupper er man således også flere om at formidle budskabet bredt. Projektet består af flere dele, således skal der indsamles et større antal data og erfaringer omkring blandt andet den globale produktion og genanvendelse af kviksølv, udvikling i handel og forbrug herunder anvendelse. Disse informationer skal efterfølgende samles i en rapport, som skal udgives på engelsk. Formidlings initiativer: som første konkrete initiativ blev fremlagt et forslag til en beslutning på governing council i UNEP i februar 2001 engelsk rapport udarbejdes i efteråret 2001 med henblik på præsentation til UNEP. Rapporten forventes distribueret til såvel EU kredsen samt udvalgte lande såvel fra nærområdet som udviklingslande med et følgebrev fra de nordiske miljøministre. rapporten skal endvidere sendes til udvalgte dele af pressen herunder fagpressen; alternativt lægges på Ministerrådssekretaria- 27

tets hjemmeside. Udsendelsen skal ledsages af en pressemeddelelse eller lign. Rapporten bør stiles til særligt interesserede navngivne journalister. afholdelse af en international workshop om kviksølv 2002 målgruppe internationale embedsmænd Udvikles videre efter samtale med arbejdsgruppen Case 2 om informationsformidling Projekt»Opfølgning på de nordiske handlingsplaner for biologisk mangfoldighed, ved proces og naturindikatorer,«et projekt under nordisk arbejdsgruppe for natur, friluftsliv og kulturmiljø. Hvorfor? Den altafgørende forudsætning for at arbejde med biologisk mangfoldighed er, at skabe forståelse for, hvad biologisk mangfoldighed er og dens betydning. Målsætningen med projektet er at forklare, hvad biologisk mangfoldighed er på en pædagogisk måde, som også forstås af den brede offentlighed. Endvidere skal man forklare, hvorfor det er vigtigt at følge udviklingen i naturen her gennem anvendelse af indikatorer. Gruppen for Natur, friluftsliv og kulturmiljø har igangsat dette projekt, for at kunne være på forkant med at måle handlingsplanerne om biologisk mangfoldighed med natur- og procesindikatorer. De nordiske mål opsamles, og der udvikles indikatorer til at måle de centrale mål. Alle de nordiske lande er på udviklingsstadiet, så det kan give de enkelte lande stor nytte at udvikle projektet nordisk og give indspil til relevante internationale processer. 28

Hvad vil man sige? Målene i de nordiske handlingsplaner for biologisk mangfoldighed udtages af handlingsplanerne og systematiseres i skemaform. Videre skal der formuleres indikatorer til et udvalg af målene. Et indikator oplæg vil klargøre, hvor de centrale problemer er og danne grundlag for en diskussion om, hvordan man når målene. Hvem? Der er ikke en enkelt målgruppe for projektet. Det primære mål er de nordiske administrationer, der hvor der arbejdes med mål for natur og biologisk mangfoldighed og udvikling af indikatorer. Men arbejdet skal kunne forstås af den brede offentlighed. Arbejdet med natur og proces indikatorer er nyt nationalt, nordisk og internationalt. Da handlingsplanerne for biologisk mangfoldighed skal færdiggøres nationalt til World Summit konferencen i Johannesburg 2002, ville det være godt, hvis der også kunne fremlægges et nordisk indikator debatoplæg på engelsk, som præciserede og klargjorde de nordiske mål. Hvordan? Projektgruppen er sammensat af eksperter indenfor handlingsplanarbejdet med biologisk mangfoldighed og natur og proces indikatorarbejdet. Resultatet skal formidles i et indikatoroplæg, som formidler indikatorer indenfor natur og proces. Der skal udvikles natur og procesindikatorer, som giver svar på, hvordan handlingsplanernes mål bliver opfyldt. Nationalt skal de bruges til at bringe det nationale arbejde længere, og samtidig skal de bruges inden for EU, OECD, og FN og internationale organisationer. Indikatorerne skal indgå i nationale og internationale indikatorrapporter. Internationalt vil de indgå som et allerede koordineret regionalt oplæg. De nordiske miljøministre kunne fremlægge indikatoroplægget på engelsk på World summit konferencen i Johannesburg september 2002, som et debatoplæg til præcisering af debatten om handlingsplanerne. 29

Formidlingsinitiativer: nordisk naturindikatoroplæg februar 2002, afsender arbejdsgruppen, målgruppe de nordiske administratorer og det politiske system samt som input i det internationale indikatorarbejde særligt EU og OECD debatoplæg til World Summit i Johannesburg på såvel nordisk som engelsk juni 2002, afsender de nordiske miljøministre, målgruppe politikere, embedsmænd, NGO ere, medierne artikler og kronikker i nordisk presse august/september 2002, målgruppe offentligheden i bredest muligt omfang workshop/seminar efterår 2002, målgruppe politikere, fagfolk, næringslivets organisationer og NGO ere input til aktuelle internationale konferencer m.v. som blandt andet Environment for Europe processen frem mod Kiev miljøministerkonferencen 2003, målgruppe politikere, embedsmænd og NGO ere Udvikles videre efter samtale med arbejdsgruppen. 30

Notater 31

Denne informationsstrategi er udarbejdet i overensstemmelse med målsætningen i det nordiske miljøhandlingsprogram 2001-2004 med henblik på at sikre synlighed og informationsformidling i alle processer vedrørende det nordiske miljøsamarbejde. Informationsstrategien for miljøhandlingsprogrammet skal føre til større kendskab til og deltagelse i det nordiske natur- og miljøsamarbejde hos såvel offentligheden som myndighederne. Det er vigtigt at alle aktører i det nordiske miljøsamarbejde tænker på formidling allerede ved begyndelsen af et nyt projekt. Nytte, realisme og målgruppe er nøgleordene. Hvem behøver den kundskab som for eksempel en arbejdsgruppe vil indsamle? Er der behov for at gå i gang med opgaven og for hvem bliver kundskaben i givet fald nyttig viden? Hvordan skal budskabet formidles til den udpegede målgruppe? ANP 2001:748