Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 30. oktober 2014. Kl. Søborg præstegård, Konfirmandstuen Mødested: 15.00 Fraværende med afbud: Mødepunkt 1 PUK revisionsprotokollat 2013 Sag: Regnskab 2013 (901) Provstirevisor Dorte Grøndal Hansen deltager under dette punkt. Godkendelse af PUK revisionsprotokollat 2013. "Frederiksværk Provstiudvalg, CVR-nr. 21278505, Regnskab 2013, Afleveret d. 03-03- 2014 14:34". PUK Årsregnskab 2013 blev godkendt på PU møde d. 11-03-2014. PUK revisionsprotokollat for 2013 2 MR årsregnskaber 2013 Sag: Regnskab 2013 (901) Provstirevisor Dorte Grøndal Hansen deltager under dette punkt. Legalitetskontrol af kirkekassernes regnskab 2013. Revisionsprotokollater 2013 for menighedsrådene i Frederiksværk Provsti behandles på mødet. Spørgsmål vedr. Områdeorganistordningen og Kirke-skoletjenesten, som er samarbejdsaftaler ml. menighedsrådene, ifm. fremtidigt budget og regnskab.: - Kan der fortsat lægges budget som hidtil. - Kan der fortsat afleveres årsregnskab som hidtil. De to kasser må iflg. Kirkeministeriet ikke have cvr.nr., og kan ikke aflevere regnskaber fra Økonomiportalen fremover. Materiale er udsendt separat. (ingen bilag) Kirkekassernes regnskaber godkendes med revisors og provstiudvalgets bemærkninger. Provstiudvalgets godkendelser vil blive overført til Dataarkivet. Kirke-skoletjenesten: Områdeorganistordningen: Annisse; Godkendt med bemærkninger. Blistrup: Godkendt med bemærkninger. Esbønderup: Godkendt med bemærkninger. Else Korsholm deltog ikke ved behandling af Villingerøds regnskab. Gilleleje: Godkendt med bemærkninger. Birgit Sommer deltog ikke ved behandling af Gillelejes regnskab. Græsted: Godkendt med bemærkninger. Helsinge: Godkendt med bemærkninger. Ejvind Hartmund deltog ikke ved behandling af Helsinges regnskab. Mårum: Godkendt med bemærkninger. Samleliste_bemærkninger regnskab 2013 Ramløse: Godkendt med bemærkninger. Referat,30-10-2014 Side: 1
Søborg: Godkendt med bemærkninger. Birgit Hasselager deltog ikke ved behandling af Søborgs regnskab. Tibirke: Godkendt med bemærkninger. Valby: Godkendt med bemærkninger. Vejby: Godkendt med bemærkninger. Villingerød: Godkendt med bemærkninger. Else Korsholm og Poul Erik Kandrup deltog ikke ved behandling af Villingerøds regnskab. Frederiksværk-Vinderød: Godkendt med bemærkninger. Bent Peetz deltog ikke ved behandling af Frederiksværk-Vinderøds regnskab. Kregme: Godkendt med bemærkninger. Melby: Godkendt med bemærkninger. Torup: Ølsted: 3 Kalkningsintervaller i provstiet for kirker og bygninger Sag: Kalkningsintervaller for kirker og bygninger (846) Eventuel udarbejdelse af behovsbaserede kalkningsintervaller for provstiets kirker og bygninger. Provstiudvalget anmoder arkitekt Jørgen Gert Nielsen om at lave en kalkningsplan for 3 repræsentative kirker i provstiet. PU godkender valget af kirker. Derefter tages stilling til, om samlet kalkningsplan for provstiets kirker skal tilbydes som samarbejdsaftaler. Frederiksværk Provsti-Kalkning af kirker Provstiets bygningssagkyndiges forslag af 27-05-2014 til gennemgang af provstiets kirker og bygninger vedr. kalkning, for udførelse af plan for kalkningsintervaller, samt behov, krav og priser. Re_ Anmodning om udtalelse vedr. kalkningsinterval i Ramløse-Annisse- (Kopi) PUs bygningssagkyndiges udtalelse af 18-08- 2013 fremsendt ifm. kalkningsplaner for Ramløse (Ramløse og Annisse). Udtalelsen beskriver en række forhold der skal tages i betragtning ved fastlæggelse af intervaller. Som følge af disse forhold anbefales en differentieret kalknings-turnus for de forskellige bygninger. Desuden anbefales det at indhente flere varierede tilbud, for at få den største besparelse. Referat,30-10-2014 Side: 2
4 PU - Konsulentaftale ifm. bygherrerådgivning Sag: Konsulentaftale Bygherrerådgivning (946) Udarbejdelse af konsulentaftale med provstiets bygningssagkyndige om forebyggende rådgivning ved fremtidige større projekter i provstiet. Provstiudvalget indgår aftale med arkitekt Jørgen Gert Nielsen, om på provstiudvalgts anmodning at vejlede menighedsråd forud for opstart af større anlægsopgaver, med henblik på aftalegrundlag, økonomiske betingelser, ansvarsfordeling ect. Aftalen er foreløbig gældende for et år ad gangen. Forslag til byggerådgivning for menighedsråd Provstiets bygningssagkyndiges forslag af 27-05-2014 vedr. forebyggende rådgivning til provstiets menighedsråd for fremtidige projekter. Bygherrerådgivning _- (Kopi) BEK nr 302 af 26-03-2007 Bekendtgørelse om provstiudvalgenes og budgetudvalgenes virksomhed 5 Frederiksværk-Vinderød MR - Konvertering og igangsættelse vedr. asfaltarbejde m.m Sag: Frederiksværk-Vinderød MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (764) - Frederiksværk Sogn Bent Peetz deltog ikke ved behandling af punktet. FrVærk-Vinderød om konvertering og igangsættelse af kg-asfaltarbejde m.m Frederiksværk-Vinderød MRs ansøgning af 08-10-2014 om udførsel af asfaltarbejde med medfølgende jordbundsundersøgelse samt udførsel af handicapadgang ved fællesgrav. Arbejderne ønskes udført samtidig, og ønskes set som en helhed. Arbejderne er: kr. 80.000 Asfaltarbejde - budget 2014 kr. 300.000 Asfaltarbejde; Vejanlæg v/"månen" - budget 2015 kr. 90.000 Handicapadgang v/fællesgrav - budget 2015 Arbejderne omfatter rådgivende ingeniør samt bistand fra kirkegårdskonsulent for at sikre kirkegårdens helhed og korrekt udførsel. Afsat beløb i B2014 ønskes anvendt til rådgivning, og evt. restbeløb overføres til, samt udføres i, 2015. 6 Torup MR - om ændret anvendelse af bevilling i 2015 Sag: Torup MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (701) - Torup Sogn Afvises. Hvis det er menighedsrådets vurdering at reparation af låger og tårnspejle ikke kan vente, må opgaverne udføres over driften/frie midler. Samtidig afsynes de to punkter som fremtidige anlægsønsker. Referat,30-10-2014 Side: 3
Torup MR - om ændret anvendelse af bevilling i budget 2015 Torup MRs ansøging af 08-10-2014 om ændret anvendelse af anlægsbevilling, afsat i budget 2015. Kr. 105.000 afsat til pudsning af kirkegårdskontor, ansøges i stedet anvendt til hhv.: kr. 35.000 - Torup kirkegård; renovering af låger i kirkegårdsmur kr. 70.000 - Torup kirke; kalkning/oppudsning tårnspejle 7 Ølsted MR - om anvendelse af overskud fra kg.mur og trappe Sag: Ølsted MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (683) - Ølsted Sogn Ølsted MR - om anvendelse af overskud fra kg.mur og trappe Ølsted MRs ansøgning af 06-08-2014 om anvendelse af overskud fra reparation af kirkegårdsmur og trappe. Kr. 10.000 ønskes anvendt til el-reparationer i kirken. Samtidig ønskes godkendelse for igangsættelse. 8 Torup MR - Bygningssagkyndiges forespørgsel ifm. Lynæs kirkes tag Sag: Lynæs kirke - Bygningssagkyndiges forespørgsel ifm. rådskade (963) - Torup Sogn Provstiudvalget anmoder arkitekt Jørgen Gert Nielsen om at bistå Torup menighedsråd med hensyn til opstart af tagrenovering. Bygningesagkyndiges forespørgsel ifm. Lynæs kirkes tag Provstiets bygningssagkyndige forespørger i brev af 22-10-2014 til sagen om uskiftning af Lynæs kirkes tag. Projektet med Lynæs kirkes tag begyndte samtidig med at problemer opstod ifm. nyt menighedshus andet sted i provstiet, som siden har udviklet sig, og hvor arkitekten på projektet er samme arkitekt som har udarbejdet projekt til Torup menighedsråd. Der er hverken indgået rådgiverkontrakt eller rammeaftale for projektet, og arkitekt vil kun anvende egne foreslåede håndværkere. Bygningssagkyndige har anmodet Torup menighedsråd om at vente med indhentning af tilbud, indtil bygningssagkyndige og provstiudvalget sammen har drøftet sagen. 9 Villingerød MR - Forespørgsel om jurist ved Syn og skøn 1) Provstiudvalget støtter menighedsrådets ønske om indragelse af juridisk bistand. Referat,30-10-2014 Side: 4
Sag: Villingerød MR - Projekt for nybygning af menighedshus (703) - Villingerød Sogn 1) Bygningssagkyndiges forespørgsel. 2) Referat til orientering. 2) Taget til efterretning. Else Korsholm og Poul Erik Kandrup deltog ikke ved behandling af punktet. Forespørgelser om jurist ifm. Villingerød menighedshus Provstiets bygningssagkyndige forespørger i brev af 22-10-2014 om provstiudvalgets stillingtagen til, hvorvidt der ønskes tilknyttet en jurist ved Syn og skøn sag ifm. Villingerød nye menighedshus. Villingerøds mødereferat fra mødet den 14.10.2014 Villingerød menighedsråd har til orientering 20-10-2014 fremsendt mødereferat og Agenda fra mødet i Laurentius huset den 14-10-2014 med entreprenør samt arkitekt. Villingerød MR indkalder arkitekt til møde d. 14-10-2014 Villingerød MR indkalder entreprenør til møde d. 14-10-2014 10 Villingerød MR - Delopgørelse fra bygningssagkyndige Sag: Villingerød MR - Projekt for nybygning af menighedshus (703) - Villingerød Sogn fak 272 JGN_ ifm Vill menighedshus sep Bygningssagkyndiges fakt. for september 2014 ifm. syn og skøn iflg. PUs beslutning 06-05- 2014. 11 Blistrup MR - Forespørgsel vedr. el-anlæg ifm. kirkens renovering Sag: Blistrup Kirke - kirkeistandsættelse (774) - Blistrup Sogn 1) Forespørgsel om el-anlæg. Provstiudvalget anerkender behovet for udbedring. I det omfang Blistrup menighedsråd ikke kan indeholde udgiften i det eksisterende lån, henvises til yderligere lånefinansiering. 2) Orientering ifm. forestående renovering. Blistrup MR - forespørger til ny el-anlæg udgift ifm. kirkens renovering Blistrup MR forespørger i brev af 21-10-2014 om provstiudvalgets stillingtagen til, hvordan MR skal forholde sig til uforudset udgift til udbedring af el-installationer i kirken i forbindelse med kirkerenoveringen. Udgiften anslås til udførelse kr. 375.000, og honorar kr. 62.500. Referat,30-10-2014 Side: 5
I forbindelse med el-installatørs gennemgang af kirken er konstateret at installationerne er forældede samt har alvorlige fejl. Udbedring af fejlene kan ikke udsættes iflg. el-installatør, da dele af anlægget kan medføre personskade. Om udskiftning af det øvrige anlæg sker nu eller sammen med renoveringen er mindre vigtigt. Blistrup MR orienterer om forløb ifm. kirkens renovering I mail af 01-10-2014 er modtaget orientering fra Blistrup MR ifm. den forestående renovering af kirken. Eksterne rådgivere samt ny arkitekt forventer at renoveringen begynder i november med færdiggørelse i maj 2015. 12 Blistrup MR - Delopgørelse fra bygningssagkyndige Sag: Blistrup Kirke - kirkeistandsættelse (774) - Blistrup Sogn fak 273 JGN_ ifm Blistrup bygherrerådgivning sep Bygningssagkyndiges fakt. for september 2014 ifm. bygherrerådgivning til Blistrup MR iflg. PUs beslutning 11-03-2014. 13 PU - Fokuspunkter Behandlet. (sag:888) Status på PU-visions udvalgte 4 fokuspunkter: a) Målsætning - side 2 b) Statistik (sagsnr. 948) c) Konfirmander d) Personale (ingen bilag) 14 Udvalget om samarbejde mellem menighedsråd Behandlet. Status/Eventuelt som skal behandles. (ingen bilag) Referat,30-10-2014 Side: 6
Orientering 15 Fra Gribskov Kommune - Nedsættelse af kirkeskatten i 2015 til 0,90% Sag: Budget 2015 (905) Taget til efterretning. Fra Gribskov Kommune - Nedsættelse af kirkeskatten i 2015 til 0,90% Gribskov Kommune har i mail af 16-10-2014 oplyst at byrådet har vedtaget nedsættelse af kirkeskatten i 2015 til 0,90%. Mødet sluttede kl.: 21.15 Referat,30-10-2014 Side: 7
Underskrifter vedr. møde d. 30-10-2014 Birgit Jakobsen Hasselager Bent Peetz Birgit Jakobsen Hasselager Birgit Sommer Ejvind Hartmund Else Rosenlund Korsholm Peter Søndergaard Poul Erik Kandrup Referat,30-10-2014 Side: 8