ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling Den Økonomiske Forvaltning - Rådhuset - 8100 Århus C INDSTILLING Til Århus Byråd Den 25. juni 2004 via Magistraten Tlf. nr.: 2125 Jour. nr.: Ref.: LDP Nye partnerskabsinitiativer i Borgmesterens Afdeling 1. Resume Som opfølgning på vedtagelsen af budget 2004 skal hver magistratsafdeling i foråret 2004 fremsende en byrådsindstilling om etablering af yderligere et partnerskabsprojekt. Borgmesterens Afdeling samarbejder på en lang række områder med eksterne aktører. Måden, der samarbejdes på, varierer fra område til område og fra opgave til opgave. Partnerskabsmodellen er forholdsvis ny som formaliseret samarbejdsmodel. Borgmesterens Afdeling har således endnu kun arbejdet med modellen i formaliseret form i forbindelse med ÅrhusPortalen og i forbindelse med etableringen af en ny IT-kommunikationsløsning for Århus Kommune. I 2004 vil Borgmesterens Afdeling arbejde med partnerskaber som samarbejdsform i forbindelse med to større opgaver, nemlig indførelsen af en ny økonomiløsning (nyt økonomisystem) og omlægningen af kommunens arbejdsmiljøindsatsen, herunder organiseringen af Århus Kommunes BST. Begge opgaver er på nuværende tidspunkt i en fase, hvor det ikke er muligt at fastlægge hvilke konkrete partnerskabselementer, der skal indgå i opgaveløsningen. I begge tilfælde vil Byrådet blive orienteret nærmere i senere indstillinger og i forbindelse med redegørelsen for den samlede service- og kvalitetsstrategi medio 2005. 2. Tidligere beslutninger 1
Byrådet vedtog i forbindelse med budgetvedtagelsen den 9. oktober 2003, at indsatsen for at samle erfaringer og gøre forsøg med offentlig-private partnerskaber bør udvides i bredde og intensitet. Det blev derfor besluttet, at hver magistratsafdeling i løbet af foråret 2004 skal fremsende en indstilling til Byrådet om etablering af yderligere et partnerskabsprojekt. Som en del af den samlede service- og kvalitetsstrategi for Århus Kommune (byrådsvedtaget i juni 2003) er der endvidere vedtaget en række konkrete partnerskabsinitiativer. 3. Beskrivelse af indstillingen Hidtidige partnerskabsinitiativer i Borgmesterens Afdeling Borgmesterens Afdeling samarbejder på en lang række områder med eksterne aktører. Som eksempler på områder, hvor der samarbejdes med eksterne aktører, kan nævnes erhvervspolitiske udviklingsprojekter, indsatsen for arbejdsfastholdelse, den kommunale informationsindsats og forskellige IT-løsninger. Måden, der samarbejdes på, varierer fra område til område og fra opgave til opgave. Partnerskabsmodellen er forholdsvis ny som formaliseret samarbejdsmodel. Borgmesterens Afdeling har således endnu kun arbejdet med modellen i formaliseret form i forbindelse med ÅrhusPortalen og i forbindelse med etableringen af en ny IT-kommunikationsløsning for Århus Kommune. ÅrhusPortalen Det indgår i den samlede service- og kvalitetsstrategi for Århus Kommune, at der i forlængelse af den eksisterende aftale mellem Århus Kommune og ÅrhusPortalen skal konkretiseres en partnerskabsaftale på udvalgte områder. Juridisk Afdeling har løbende i 2003 været i dialog med Portal Danmark med henblik på at styrke samarbejdet mellem Århus Kommune og Portal Danmark om udvikling af web-portalen www.aarhus.dk. En partnerskabsaftale er ikke indgået i 2003, men samarbejdet er blevet konsolideret gennem indgåelse af aftaler om konkrete samarbejdsprojekter. Samarbejdsprojekter er gennemført på initiativ af såvel Juridisk Afdeling som øvrige afdelinger, hvor det har været relevant. Dialogen om at udbygge samarbejdet har afventet en afklaring af forhandlinger i selskabet Portal Danmark med en ny medejer, grundet ændringer i selskabets ejerstruktur ultimo 2003. Arbejdet 2
har kunnet genoptages med virkning fra medio maj 2004. Den fremtidige dialog skal medvirke til, at de enkelte afdelinger i Århus Kommune vil føle et større medejerskab for samarbejdsrelationerne mellem Århus Kommune og Portal Danmark. Ny IT-kommunikationsløsning for Århus Kommune På baggrund af Århus Kommunes projektkonkurrence om en ny IT-kommunikationsløsning, det efterfølgende udbud samt samarbejdet om udformningen af kontrakten om en løsning indgik Århus Kommune og NetDesign A/S i september 2003 en partnerskabsaftale. Partnerskabsaftalen indeholder følgende elementer: Fælles målsætninger Fælles værdigrundlag Plan for samarbejde om ændringer Plan for løsning af uenigheder Plan for implementering af partnerskabsaftalen Nye partnerskabsinitiativer i Borgmesterens Afdeling Borgmesterens Afdeling samarbejder som nævnt med eksterne aktører på en række områder. I forbindelse med nye opgaver og projekter overvejes det, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at etablere samarbejdet på partnerskabslignende vilkår. Ikke mindst i forbindelse med større opgaver eller projekter er det afgørende at vurdere eventuelle fordele ved en partnerskabslignende samarbejdsmodel. I 2004 vil der blive arbejdet med partnerskaber som samarbejdsform i forbindelse med to større opgaver, nemlig indførelsen af en ny økonomiløsning (nyt økonomisystem) og omlægningen af kommunens arbejdsmiljøindsatsen, herunder organiseringen af Århus Kommunes BST. Begge opgaver er på nuværende tidspunkt i en fase, hvor det ikke er muligt at fastlægge hvilke konkrete partnerskabselementer, der skal indgå i opgaveløsningen, jf. nedenstående beskrivelse. I begge tilfælde vil Byrådet imidlertid blive orienteret herom i senere indstillinger og i forbindelse med redegørelsen for den samlede service- og kvalitetsstrategi medio 2005. Ny økonomiløsning (nyt økonomisystem) Århus Kommunes centrale økonomiløsning er pt. i udbud. 3
I december 2003 modtog kommunen fire tilbud på levering af en ny økonomiløsning. I december 2003-marts 2004 er der arbejdet med sammenligningen af de indkomne tilbud. I marts-april 2004 er der gennemført en såkaldt verifikationsproces med udvalgte tilbudsgivere. Kontraktdrøftelser indledes primo juni og forventes at forløbe over sommeren 2004. Uanset valg af leverandør vil der efter indgåelsen af kontrakt blive tale om en længere implementeringsproces, herunder tilpasning og udvikling af dele af den valgte løsning. Tilpasningen og udviklingen sker på baggrund af kommunens krav til funktionalitet, brugervenlighed, teknologi, muligheden for at håndtere den centrale og decentrale økonomistyring og samspillet med andre systemer herunder løn- og personalesystemet. I forbindelse med implementeringen bliver der tale om et tæt samarbejde mellem den valgte leverandør og Århus Kommune. Den konkrete samarbejdsmodel skal fastlægges i forbindelse med de videre kontraktforhandlinger. Vurderingen er, at der under alle omstændigheder bliver tale om at inddrage partnerskabslignende elementer i samarbejdet med den valgte leverandør. Omfanget heraf kan imidlertid variere, afhængig af hvilken leverandør der vælges. Byrådet forventes at få forelagt en indstilling om valg af ny økonomiløsning i efteråret 2004. Heri vil det blive nærmere beskrevet, på hvilken måde det videre samarbejde med den valgte leverandør sker på partnerskabsvilkår. Ny arbejdsmiljøindsats - Ændret organisering af Århus Kommunes BST Folketinget har den 25. maj 2004 vedtaget en arbejdsmiljøreform, der får væsentlige konsekvenser for kommunens arbejdsmiljøindsats, herunder organiseringen af Århus Kommunes BST. Loven betyder blandt andet, at BST-pligten udfases fra 1. juli 2005 for de fleste kommunale arbejdspladser. De store offentlige områder, herunder bl.a. ældreområdet, udfases først. Regeringen har i forbindelse med arbejdsmiljøreformen tilkendegivet over for KL, at bloktilskuddene, der er givet til kommuner og amter i forbindelse med BST-udbygningen bortfalder i takt med udfasningen. Dette vil indebære, at magistratsafdelingernes budgetter i 2005/6 vil blive reduceret svarende til 4
omkring 3,4 mio. kr. årligt. Midler, der i dag købes BST-ydelser for, og som pt. udgør ca. 45% af omsætningen på Århus Kommunes BST. Borgmesterens Afdeling vil i efteråret 2004 - på baggrund af lovændringen - fremsende en indstilling om den ændrede arbejdsmiljøindsats, herunder forslag til ændret organisering af Århus Kommunes BST. Pt. arbejdes der på en model for den nye arbejdsmiljøindsats med følgende elementer: Århus Kommune bibeholder en del af den nuværende kommunale BST-funktion og indgår efter udbud et samarbejde på partnerskabslignende vilkår med en anden BST/konsulentfirma om levering af fastlagte ydelsestyper samt kvalitetssikring af kommunens egen indsats, herunder sikring overfor Arbejdstilsynet af, at rådgivningspåbud i kommunen efterkommes. En certificeret arbejdsmiljørådgiver må i henhold til reglerne ikke varetage opgaven med at sikre, at rådgivningspåbud efterkommes, i forhold til egen virksomhed. Den del af den nuværende kommunale BST-funktion, der bevares i kommunalt regi, forventes at blive en del af en samlet udviklingsenhed i Personaleafdelingen under Borgmesterens Afdeling med henblik på at styrke personaleudviklingen inden for sundhed, trivsel og udvikling. Enheden skal fungere på indtægtsdækkede vilkår. Som grundlag for den nærmere udformning af modellen gennemføres en nærmere udredning af, hvad der vil være hensigtsmæssigt at bevare internt, og hvad der med fordel kan udføres af en ekstern leverandør. I forbindelse med denne udredning vil potentielle eksterne leverandører bliver inddraget i en dialog om, hvilke elementer der med fordel kan indgå i en partnerskabsmodel. 4. Økonomiske konsekvenser De beskrevne partnerskabsinitiativer har ingen økonomiske konsekvenser. 5. Konsekvenser i forhold til mål De beskrevne partnerskabsinitiativer forventes at bidrage til udviklingen af nye løsninger på de pågældende områder og derigennem til forbedret kvalitet og effektivitet. 5
6. Beslutningspunkter Det indstilles, at redegørelsen for nye partnerskabsinitiativer i Borgmesterens Afdeling i 2004 tages til efterretning. Louise Gade / Niels Vad Sørensen 6