Referat for: Tryggevælde Provstiudvalg PU møde 13. oktober 2010. Kl. kl. 16.00 Mødested: Provstikontoret Strøby Mr deltog under punkt 5. Mødepunkt 1 Mødet sluttede kl. Mødet startede kl. 16.00 og sluttede kl. 19.30. Morten Vive forlod mødet kl. 17.30 Formanden forlod mødet kl. 19.00 2 Godkendelse af dagsorden Da dagsorden skal sendes i god til, en uge inden mødet, så PU kan forberede sig til mødet, sker det jævnligt at provstikontoret modtager sager som haster, og kræver hurtig beslutning av PU. For at imødegå dette foreslår provstikontoret at tilføje fast punkt på dagsorden, "Indkomne sager". 3 Godkendelse af referat Referat fra den 10. september godkendes og underskrives. Ydermere skal referater fra den 3. juni og den 30. juni underskrives. Iflg. Forretningsorden for Tryggevælde provstiudvalg, (gældende fra 1. april 2009) 10, skal "umiddelbart efter mødet udsendes kopi af protokollen til medlemmerne, originalen underskrives på følgende møde af de medlemmer, der var til stede ved mødet." Provstikontor og provst ønsker at umiddelbart efter indebærer at (protokollen) referat fremsendes senest 2 arbejdsdage efter mødets afholdelse, hvis dette kan accepteres af PU. Dagsorden godkendt, dog ønskede formanden punkt 14 behandlet under punkt 4, og at punktet blev behandlet som lukket punkt. Dette var der fuld enighed om. Forslag om punkt på dagsorden "indkomne forslag" blev godkendt af PU, dog med forbeholdet at det kun er hastesager som kommer på. Referat fra 10. september godkendt og underskrevet. Referater fra 3. juni og 30. juni underskrevet. PU vedtog at efterstræbe at (protokollen) referat skal være godkendt indenfor en uge, 5 arbejdsdage, efter PU mødets afholdelse. Ansøgninger skal efterstræbes at være besvarede inden for en uge efter mødets afholdelse Referat,13-10-2010 Side: 1
4 Formanden siden sidst Formanden ønskede fremtidige møder drøftet Det blev aftalt at næste PU-møder er : torsdag den 18. november kl. 16.00 på provstikontoret. torsdag den. 2. december kl. 17.30 på provstikontoret. Møder i foråret 2011 vil være sidste tirsdag i hver måned kl. 16.00, og holdes på provstikontoret, med mindre andet aftales: 25. januar 22. februar 29. marts 26. april 31. maj 28. juni Budgetsamråd er planlagt til den 24. februar kl. 19.00 for MR i Stevns kommune, og den 17. februar kl. 19.00 for MR i Faxe kommune. Punkt 14: internt referat fremsendes separat til PU. 5 Strøby Sag: Prohiberet konto ansøgning (781) - Strøby Strøby MR deltager da PU sidst bad om detaljerede tilbud inden der tages beslutning Ombygning af præsteboligen og østfløjen i forpagterboligen Som aftalt på sidste PU møde har Strøby MR fremsendt tegning på ombygning af østfløjen samt tiblud på ombygning af samme samt præstegård. 6 Status på 5 % puljerne Sag: 5 % puljer for Tryggevælde provsti 2010 (840) Vedhæftet status på begge konti for Faxe og Stevns Provsten påpegede at tegning af ombygning af præstegården ikke var fremsendt. Dette havde formanden fra Strøby MR dog medbragt. PU ønsker at se referat fra Strøby MR, hvor fremsendte projekt er godkendt inden PU kan fatte et beslut om fremsendte byggeprojekt. MR vender tilbage på næste PU møde, med referat fra MR møde den 2.11 hvor beslutning vil fremgå. PU ønsker liste over afslag givet i 2010. Provstisekretær udarbejder liste til næste PU møde. 5 % puljen Faxe kommune pr 1. oktober 2010 5 % puljen for Stevns pr. 1. oktober 2010 Referat,13-10-2010 Side: 2
7 Karise - ansøgning om 5 % midler Sag: 5 % puljer for Tryggevælde provsti 2010 (840) Karise ansøger om ca kr. 49.500 til den uforudsete udgift til pensioner. PU svar er at, hvis de uforudsete udgifter til pension, (ca kr. 49.500) giver problemer så må Karise MR vende tilbage til PU. Vedhæftede ansøgning er for punkt 7 og punkt 8 i dagsorden Karise - ansøgning om 5 % midler 8 Afdragsfrihed på lån til sognehus i Karise- Alslev Sag: Karise Alslev sognehus (129) - Karise Stiftsrådet har godkendt afdragsfrihed, og Karise ansøger om at måtte bruge den budgettsatte ydelse tkr. 371.250 til inventera mm til sognegården samt evt. til forsatsruder til kirken. PU ønsker at se byggeregnskab inkl. dertil knyttede udgifter sammenholdt med budget, inden PU kan fatte beslut ang. kr. 371.250. Karise MR bedes fremsende dette elektronisktil provsikontoret, Afdragsfrihed på lån til sognehus i Karise- Alslev Ansøgning om brug af låneydelse Da ny afdragsprofil er godkendt, ansøger MR om at måtte bruge den budgetsatte låneydelse for 2011; kr. 371.250 til driftramme, 9 Frigivelse af stiftsmidler til ombygning Sag: Store Heddinge (477) - Store Heddinge Ang. frigivelse af indestående kapital i stiftet, skal menighedsrådet fremsende forslag til istandsættelse af den bygningsfredede præstegård i Store Heddinge. Menighedsrådet fremsender hermed via provstiet dokumenation for hvordan kapitalen ønskes anvendt. Ansøgning vedr. istandsættelse af den bygningsfredede præstegård i Store Heddinge blev godkendt. Sagen videresendes af provstikontoret til stiftet 09.2010 Provstiudvalgsmøde(10-09-2010) Brug af frigivne midler Referat,13-10-2010 Side: 3
10 Ansøgning Enderslev MR Sag: Enderslev præstegård (239) - Endeslev Enderslev MR ansøger om ekstraordinært tilskud fra % 5 puljen til omfangsdræn samt pumpebrønd. Tilbud fra entreprenør er vedlagt Ansøgning fra Enderslev MR om kr. 106.250 til omfangsdræn samt pumpebrønd bevilges. Ansøgning 5% puljen Enderslev MR ansøger om hjælp midler til omfangsdræn om kælder samt pumpebrønd 11 Ansøgning om at fælde træ Sag: Bråby : ansøgning om at fælde træ (834) - Bråby Bråby ansøger om at fælde hængeask. PU bevilger ansøgning om at fælde hængask. Ansøgning om at fælde træ 12 Budget 2011 besparelse Sag: Budget 2011 (842) - Roholte Roholte MR ønsker at omfordele besparelser pga lovede lønforhøjelser Budget 2011 besparelse Roholte MR fremsender forslag til besparelse isf de besparelser PU har foreslået. 13 Fratrædelser Haslev Sag: Haslev personale (25) - Haslev PU tager det fremsendte til efterretning, men PU understreger at lønforhandlinger foregår skriftligt, og menighedsråd skal ikke love lønstigninger på forhånd. PU finder det meget uheldigt at, der er lovet lønstigninger, fordi lønstigninger skal effektueres år efter år. Det vil sige samme besparelser skal findes i år der kommer. PU har meldt ud at lønstigninger er der ikke midler til og at lønnen skal holdes i ro. Det er med beklagelse vi modtager opsigelserne fra Haslev. Provstikontoret videresender opsigelser til stiftet. Fratrædelser Haslev Tre opsigelser ved Haslev kirke, til stiftet via provstiet til udtalelse. 14 Hjemmeside Se punkt 4. Materiale fra bl. a. stiftet er endnu ikke fremsendt, men er lovet at blive fremsendt så det kan deles ud på pu-møde. Referat,13-10-2010 Side: 4
15 Regnskaber 2009 - revisionsprotokollat Sag: Regnskab 2009 Stevns (843) Revsisionsprotokollat for 2009 kirke- og præstegårdskasser er fremsendt af Beierholm Statsautoriseret Revisionsaktieselskab. Udsat til næste møde Regnskab er fremsendt fra Menighedsrådene i Stevns kommune, Vedhæftet er protokollatsider for de kasser der har fået kommentarer/anmærkningar, i alt 18 uf af 18 kasser. Hvor MR har kommentarer til revisionsprotokollatet er disse også vedhæftede. Det bemærkes fra provstikontoret at på 12 ud af 18 revisionsprotokollater er påført, at kvartalsrapporter ikke er indsendt ifølge gældende regler. Enderslev kirkekasse Endeslev-Vråby-Himlingøje præstegårdskasse Valløby kirkekasse 2009 Holtug kirkekasse Store Heddinge Vråby kirkekasse Varpelev kirkekasse Havnelev kirkekasse Himlingøje kirkekasse Hellested kirkekasse Magleby kirkekasse Strøby kirkekasse Højerup kirkekasse Referat,13-10-2010 Side: 5
16 Regnskab 2009 - revisionsprotokollat Sag: Regnskab 2009 Faxe kommune (844) Revsisionsprotokollat for 2009 kirke- og præstegårdskasser er fremsendt af Beierholm Statsautoriseret Revisionsaktieselskab. Udsat til næste møde Regnskab er fremsendt fra Menighedsrådene i Faxe kommune, Vedhæftet er protokollatsider for de kasser der har fået kommentarer/anmærkningar, 6 kasser er uden kommentarer/anmærkninger. Hvor MR har kommentarer til revisionsprotokollatet er disse også vedhæftede. Det bemærkes fra provstikontoret at på 8 revisionsprotokollater er påført, at kvartalsrapporter ikke er indsendt ifølge gældende regler. Dalby-Tureby præstegårdskasse Karise-Alslev præstegårdskasse Roholte kirkekasse Smerup-Spjellerup kirkekasse Sdr. Dalby kirkekasse Tureby kirkekasse 17 Regnskab 2009 - Provstiudvalgskassen Regnskab 2009 for PU kassen godkendt af revisor. Beierholm har fremsendt revisionsprotokollat for Provstiidvalgskassens regnskab 2009. Regnskabet er godkendt uden anmærkninger eller kommentarer. provstiudvalget bedes underskrive revisionsprotokollat som bliver forelagt på mødet. Referat,13-10-2010 Side: 6
18 Haslev MR - Sag: 5 % puljer for Tryggevælde provsti 2010 (840) Hastesag som er indkommet efter at dagsorden er sendt ud til PU; Haslev MR ansøger om kr. 300,.000 til nyt tag på præstebolig. I forbindelse med regnvejret de sidste par måneder har det vist sig at taget på præsteboligen Ringstedvej 57 er utæt PU bevilger kr. 300.000 til nyt tag til præstebolig en på Ringstedvej 57 i Haslev. Haslev MR - 19 PU svar til Terslev 27.09.2010 Sag: Etablering af alternativ energi (816) - Terslev Orientering om forløbet samt Terslevs formands brev til PU. PU svar til Terslev 27.09.2010 Terslev MR formands overvejelser PU har atter behandlet sagen og fastholder den tidligere trufne beslutning: 1) Tilbagebetalingstiden andrager ca. 11 år for anlægget til præstegård og graverhus m.v. Investeringen andrager ca. kr. 830.000 inkl. elinstallation og betaling til Eon (kr. 225.000). Besparelsen andrager kr. 73.000 per år under de nuværende kendte forudsætninger. Kr. 830.000: 73.000 giver 11,4 år, - uden at indregne rente omkostninger. 2) Der pågår forhandlinger mellem Faxe kommune og Eon. Kommunen har afsat kr. 400.000 til at undersøge sagen omhyggeligt. Hvad der kommer ud af dette vides ikke pt., men almindelig forsigtighed tilsiger, at man bør afvente resultatet af disse forhandlinger. 3) Økonomien i enfamiliehuset bør anskues selvstændig. Kirken har et aktiv, der kan sælges eller udlejes i en kort periode. Varmeforsyningen kan fortsætte fra Eon indtil der er fundet en ny ejer, med hvem der kan aftales det mest hensigtsmæssige til den tid. Referat,13-10-2010 Side: 7
Orientering 20 Deklaration salg af LL H præstegårdsjord Sag: Ll.Heddinge sognegård (488) - Lille Heddinge Landsmålergården har fremsendt deklaration til underskrift samt at provstiet udfærdiger godkendelse vedr. salget. Brev er udfærdiget til underskrift. Taget til efterretning deklaration salg af LL H præstegårdsjord Deklaration om landbrugsejendom uden beboelsesbygning til underskrift vedr. salg af præstegårdsjord i Lille Heddinge 21 PU underskrift til tinglysning Sag: Ll.Heddinge sognegård (488) - Lille Heddinge Taget til efterretning PU underskrift til tinglysning 22 Værdibaseret ledelse som pfd-fil Sag: Værdibaseret ledelse - forlaget Metania (835) Forlaget Metania udgav sidste år bogen "værdibaseret ledelse", bogen blev sendt fra stiftet til alle mr. Forlaget meddeler at bogen nu kan hentes som pdf-fil Taget til efterretning værdibaseret ledelse som pfd-fil 23 Synsydskrift for Roholte Præstegård d. 27-09-2010.doc Sag: Roholte præstegårdssyn (693) - Roholte Udsat til næste møde Synsydskrift for Roholte Præstegård d. 27-09- 2010.doc 24 Havnelev kirkesyn 2010 Sag: Havnelev kirkesyn 2010 (838) - Havnelev udsat til næste møde Havnelev kirkesyn 2010 Referat,13-10-2010 Side: 8
Orientering 25 Faxe Præstegård 27-09-2010 Sag: Faxe Præstegård syn 2010 (837) - Faxe udsat til næste møde Faxe Præstegård 27-09-2010 26 Øde Førslev kirkesyn 2010 Sag: Øde Førslev kirkesyn 2010 (839) - Øde Førslev udsat til næste møde Øde Førslev kirkesyn 2010 27 Bevilling af lån til opførelse af nyt våbenhus og ny sognegård ved Haslev Kirke Sag: Haslev sognehus (199) - Haslev Stiftrådet har godkendt lån til opførelse af nyt våbenhus og sognegård Taget til efterretning Bevilling af lån til opførelse af nyt våbenhus og ny sognegård ved Haslev Kirke 28 Lokal økonomi suppl. Sag: Økonomi i provstier (841) Taget til efterretning Lokal økonomi suppl. brev fra provst N Arnberg til Kirkeministeriet ang. kommunernes selvbudgettering og kirkeskat. 29 Kirkegårdsmur brev fra MR Sag: Karise Alslev sognehus (129) - Karise Kirkegårdsmuren er gennembrudt inden endelig godkendelse fra stiftet. Provsitudvalget takker for brev med orientering om kirkegårdsmuren, det er taget til efterretning. Kirkegårdsmur brev fra MR 30 Evt. Referat,13-10-2010 Side: 9
John Salling Ebbe Jørgensen Morten Vive Gunnar Kjærgaard Larsen Bendt Hansen Lise Østergaard Referat,13-10-2010 Side: 10