Retningslinier g prcedurer fr implementering af Internt Overvågningsprgram i Hillerød Frsyning INDLEDENDE BEMÆRKNINGER: Nærværende ntat beskriver i hvedtræk de franstaltninger, sm Hillerød Frsyning vil implementere i henhld til reglerne m etablering af det interne vervågningsprgram efter Vandsektrlven. Lvgrundlaget fr den interne vervågning fremgår af 19, stk. 5 7, g 37 i lv nr. 469 af 12. juni 2009 m vandsektrens rganisering g øknmiske frhld (vandsektrlven). Reglerne er mere udførligt behandlet i bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 m prgram fr vandselskabers interne vervågning. Etableringstiltag g frbundne kntrlprcedurer g dkumentatin er pstartet prim juli 2010 i henhld til Frsyningssekretariatets udsendte vejledning m internt vervågningsprgram efter vandsektrlven udgivet april 2010. Det interne vervågningsprgram har sit udspring i Vandsektrlven g gælder fr vand- g spildevandsselskaber. Hillerød Frsyning har derudver gså besluttet de interne retningslinier, at det interne vervågningsprgram gså skal gælde fr de øvrige selskaber i Hillerød Frsyning. Alle køb i Hillerød Frsyning er fretaget i henhld til Indkøbsplitik fr Hillerød Frsyning (se vedlagte grafiske fremstilling). VÆSENTLIGE NYE KRAV (IKKE UDTØMMENDE OPLISTNING): Efter vandsektrlven skal selskabernes aftaler m køb g salg indgås skriftligt senest på aftaletidspunktet på markedsvilkår. Endvidere skal de aftaler, der er mfattet af reglerne i bekendtgørelse 1468 af 16. december 2009 m kmmunal administratin fr visse vandselskaber være prissat til kstpris indtil slutningen af 2012. Det bemærkes, at kmmuners varetagelse af pgaver fr vandselskaber, der ikke er mfattet af bekendtgørelsens vergangsregler ellers generelt kun er mulig inden fr rammerne af kmmunalfuldmagtens regler fr kmmunal erhvervsvirksmhed på markedet. Det vil gså gælde de venfr nævnte pgaver, dvs drift af IT-systemer, bghlderi, frbrugsafregning g fakturering, administrativ bistand til lvpligtig levering af statistik- g benchmarkdata g administrativ g juridisk bistand i persnalesager. Efter disse regler må kmmuner ikke prette eller prethlde en fast pgavevaretagelse fr private selskaber uden lvhjemmel. Fr at undgå værdispild antages det Hillerød Frsyning Ægirsvej 4 3400 Hillerød www.hillerdfrsyning.dk Side 1 af 9
dg, at kmmuner er berettiget til at udnytte en eventuel verkapacitet til at sælge pgaver kmmercielt på markedsvilkår herunder gså til fx vandselskaber. En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis selskabet frud fr kntraktindgåelse har undersøgt markedet fr at pnå den bedste kmbinatin af pris g kvalitet ved køb g salg af varer g tjenester. Det sker typisk ved at indhente g sammenligne alternative tilbud i markedet med hensyn til egenskaber, leveringsvilkår g priser fr den type ydelser, sm rdren skal mfatte. Aftaler, der har verhldt frskrifterne fr udbud i tilbudslven eller EU s udbudsdirektiver anses gså fr at være indgået på markedsvilkår. Side 2 Det bemærkes, at det ved vurdering af, hvr vidt indgåelsen af en aftale er EU-udbudspligtig eller ej, er afgørende at vurdere kntraktværdi fr aftalen i henhld til det relevante EU udbudsdirektiv. Tilbudslven finder anvendelse på bygge- g anlægspgaver, hvis værdi ikke verstiger tærskelværdierne i EU s udbudsdirektiver. Alle vandselskaber er mfattet af tilbudslvens udbudsregler fr byggeg anlægskntrakter. Tilbudslvens bestemmelser m annnceringspligt ved indkøb af varer eller tjenesteydelser fr ver 500.000 kr. gælder ikke kntrakter, der indgås til brug fr virksmhed mfattet af frsyningsvirksmhedsdirektivet. Aftaler, der falder uden fr udbudsreglerne, skal imidlertid gså indgås på markedsvilkår efter vandsektrlven. Derfr skal der, jf. det venfr anførte, ved indgåelse af alle ikke-udbudspligtige aftaler ske en afsøgning af markedet, så aftalernes priser g vilkår kan afstemmes med de almindeligt frekmmende betingelser i markedet g ikke bliver ugunstige fr selskabet. Alle aftaler, hvis værdi er under udbudsdirektivernes tærskelværdier skal i øvrigt verhlde EU-traktatens almindelige principper m ligebehandling, gennemsigtighed g prprtinalitet. Det sidstnævnte princip indebærer, at rdregiverens krav til leverandøren skal stå i et rimeligt frhld til det, der skal leveres. Hillerød Frsyning Ægirsvej 4 3400 Hillerød www.hillerdfrsyning.dk Side 2 af 9
Organisatinsdiagram Hillerød Frsyning: Side 3 Hillerød Frsyning Hlding Hillerød Vand Hillerød Varme Hillerød Spildevand Hillerød Affaldshåndtering Hillerød Kraftvarme ApS Hillerød Service Ledelsesstruktur i Hillerød Frsyning: Direktør Alaa Barky Plan g Prjekt Alf Jhansen Varme g Kraftvarme Kjeld Oksbjerg Vand Peer Kamstrup Spildevand Peter Underlin Øknmi, Kunder g Administratin Carsten W. Hansen Frretningsudvikling Henrik Schjødt- Bruhn Kraftvarme Per Brøndum Varme Kaj Jensen Ledergruppe: Alaa Barky, Alf Jhansen, Kjeld Oksbjerg, Peer Kamstrup, Peter Underlin, Carsten W. Hansen, Henrik Schjødt-Bruhn g Kaj Jensen Hillerød Frsyning Ægirsvej 4 3400 Hillerød www.hillerdfrsyning.dk Side 3 af 9
Overvågningsansvarlige samt substitutrdning: Overvågningsansvarlige persn: William Aaquist 1. substitut: Carsten W. Hansen 2. substitut: Alf Jhansen Side 4 Alaa Barky har sm Direktør mulighed fr at fungere sm vervågningsansvarlig. Anvisnings- g attestatinsberettigede persner: Sektinsledere (=medlemmer af ledergruppen) er anvisningsberettigede. Driftsansvarlige er synnym med anvisningsberettigede persner, der har kmpetence til at gdkende, at virksmheden påtager sig en udgift i frbindelse med et køb. Attestatinsberettigede persner kan knfirmere, at leveret vare er mdtaget i den aftalte mængde til den ved bestillingen aftalte pris. Sagsbehandlere, prjektledere g andre ansatte står typisk fr hele frberedelsesfasen af en købs- g salgshandling. Sektinsledere er gså driftsansvarlige, men kan naturligvis ikke både attestere g anvise fr samme aftale. Frm- g dkumentatinskrav ved aftaleindgåelse: Definitin fra Knkurrencestyrelsens vejledning til IO-prgram: Væsentlige aftaler: Kntraktværdi > 100.000 kr. Væsentlige aftaler: Ex ante (på aftaletidspunktet (ved aftalens indgåelse)) skal det være dkumenteret, at en aftale indgås på markedsvilkår. Ikke væsentlige aftaler: Ex pst (efter aftalens indgåelse) skal det i tilfælde af stikprøve kunne sandsynliggøres, at en aftale er blevet indgået på markedsvilkår. Krrekt beregning af kntraktværdi med støtte fra vejledning er et afgørende element fr tilsikring af verhldelse af udbudsregler. Der er udfærdiget tjekliste fr tilsikring af verhldelse af dkumentatinskrav ifm. udbudsfrretninger. Hillerød Frsyning Ægirsvej 4 3400 Hillerød www.hillerdfrsyning.dk Side 4 af 9
Overrdnede retningslinier fr indgåelse af aftale: Operatinelle anvisninger i frm af en prcedurebeskrivelse fr frskellige frmer fr køb g salgstransaktiner. Side 5 Eksempler: VAREKØB: (f.eks. en bil eller en bilflåde): Uanset værdi skal aftale være skriftlig g frelægge senest på aftaletidspunktet. Afsøg internet, netværk, gratisinstanser (f.eks. Udbudshtline) g evt høringssvar fra advkat mkring, m knkrete køb er undtaget fra udbudsreglerne g derfr ikke er udbudspligtigt. Afsøg internet fr m andre har været her før s g fr gde tip (f.eks. udbud grønt vedligehld ). Dkumentatin er i første mgang specifikatin af indkøbet (art, mfang g særlige specifikatiner). Dette kan kræve pslag i CPC-nmenklaturen, specifikatin af A- g B-ydelser. Herefter skal købsfrmen indkredses, idet kntraktværdien skal beregnes efter bedste bjektive skøn. Det afklares, hvilket udbudsdirektiv, pågældende køb hører ind under. På basis af kntraktværdi g udbudsdirektiv (med tilhørende tærskelværdier) afgøres, hvr vidt købet er udbudspligtigt (helt eller delvist), eller annnceringspligtigt eller hvis ikke annnceringspligtigt m købet vurderet sm væsentligt eller uvæsentligt i henhld til interne vervågningsprgram: I tilfælde af udbudspligt skal der ske en afsøgning af markedet. Et køb kan gennemføres på 2 måder: 1. Gennemførelse af en EU-udbudsfrretning. Afhængigt af deadlines fr gennemførelse samt persnaleressurcesituatinen kan tilkøb af ekstern kmpetence til varetagelse af diverse facetter g rller i en EUudbudsfrretning kmme på tale. 2. Et alternativ kan være at fretage købet via en rammeaftale i SKI, såfremt en aftale findes. Køb gennem SKI afløfter udbudspligten. Det bør altid undersøges, m SKI har en relevant aftale, der kan benyttes m ønskeligt. BEMÆRK: KUN LEDEREN KAN GODKENDE KØB VIA SKI-RAMME-AFTALE. I tilfælde af annnceringspligt skal der ske en afsøgning af markedet. Et køb kan gennemføres på 2 måder: 1. Gennemførelse af en annncering. Afhængigt af deadlines fr gennemførelse samt persnaleressurcesituatinen kan tilkøb af ekstern kmpetence til varetagelse af diverse facetter g rller i en annnceringsfrretning kmme på tale. 2. Et alternativ kan være at fretage købet via en rammeaftale i SKI, såfremt en aftale findes. Køb gennem SKI afløfter annnceringspligten. Det bør altid undersøges, m SKI har en relevant aftale, der kan benyttes m ønskeligt. BEMÆRK: KUN LEDEREN KAN GODKENDE KØB VIA SKI-RAMME-AFTALE. Hillerød Frsyning Ægirsvej 4 3400 Hillerød www.hillerdfrsyning.dk Side 5 af 9
I tilfælde af kntraktværdi < 500.000 kr. (men stadig vurderet sm væsentlig i henhld til interne vervågningsprgram) skal der ske en afsøgning af markedet. Et køb kan gennemføres på 3 måder: 1. Gennemførelse af en annncering fr at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår på trds af, at der ikke er pligt dertil. Afhængigt af deadlines fr gennemførelse samt persnaleressurcesituatinen kan tilkøb af ekstern kmpetence til varetagelse af diverse facetter g rller i en annnceringsfrretning kmme på tale. 2. Et alternativ kan være at fretage købet via en rammeaftale i SKI, såfremt en aftale findes. Køb gennem SKI afløfter annnceringspligten. Det bør altid undersøges, m SKI har en relevant aftale, der kan benyttes m ønskeligt. BEMÆRK: KUN LEDEREN KAN GODKENDE KØB VIA SKI-RAMME-AFTALE. 3. Indhente mindst 2 tilbud fra leverandører g så fretage købet, der udmærket kan fretages fra en helt anden leverandør. Det bemærkes, at et køb under alle mstændigheder skal verhlde EUtraktatens almindelige principper m ligebehandling, gennemsigtighed g prprtinalitet. Det sidstnævnte princip indebærer, at rdregiverens krav til leverandøren skal stå i et rimeligt frhld til det, der skal leveres. Reelle dkumentatinskrav er, at det på frlangende skal dkumenteres, at aftalen er fretaget på markedsvilkår Side 6 I tilfælde af kntraktværdi < 500.000 kr. (g derudver vurderet sm uvæsentlig i henhld til interne vervågningsprgram) skal der ske en afsøgning af markedet. Et køb kan gennemføres på 3 måder: 1. Gennemførelse af en annncering fr at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår på trds af, at der ikke er pligt dertil. Afhængigt af deadlines fr gennemførelse samt persnaleressurcesituatinen kan tilkøb af ekstern kmpetence til varetagelse af diverse facetter g rller i en annnceringsfrretning kmme på tale. 2. Et alternativ kan være at fretage købet via en rammeaftale i SKI, såfremt en aftale findes. Køb gennem SKI afløfter annnceringspligten. Det bør altid undersøges, m SKI har en relevant aftale, der kan benyttes m ønskeligt. BEMÆRK: KUN LEDEREN KAN GODKENDE KØB VIA SKI-RAMME-AFTALE. 3. Indhente mindst 2 tilbud fra leverandører g så fretage købet, der udmærket kan fretages fra en helt anden leverandør. Det bemærkes, at et køb under alle mstændigheder skal verhlde EUtraktatens almindelige principper m ligebehandling, gennemsigtighed g prprtinalitet. Det sidstnævnte princip indebærer, at rdregiverens krav til leverandøren skal stå i et rimeligt frhld til det, der skal leveres. Reelle dkumentatinskrav er, at det på frlangende skal kunne sandsynliggøres, at aftalen er fretaget på markedsvilkår Købskntrakt frberedes i udkast g fremlægges i skriftlig frm før aftaletidspunktet den vervågningsprgramansvarlige persn til gdkendelse, hvilket fregår ved at sende en knfirmerende mail til den anvisningsberettigede persn. Kntrakter ver 1,0 mi. kr. skal yderligere gdkendes af direktøren. Herefter fretages købet reelt via underskrivelse af endelige kntrakt. Hillerød Frsyning Ægirsvej 4 3400 Hillerød www.hillerdfrsyning.dk Side 6 af 9
Beskrivelse af system til pbevaring af dkumentatin (af aftalepriser g -vilkår (bl.a. kvalitet, betalings- g leveringsbetingelser): Fr alle aftaler ver 100.000 kr.: Her skal aftaler være skriftlige g senest underskrives på aftaletidspunktet. Aftaler skal være frmelle i frm af kntrakt til underskrivelse. Aftale skal frelægges vervågningsansvarlige persn, sm skal kntrllere g gdkende, før aftalen kan underskrives g træde i kraft. På aftaletidspunktet skal der freligge dkumentatin fr, at aftalen indgås på markedsvilkår. Side 7 Fr alle aftaler under 100.000 kr.: Her skal aftaler være skriftlige g senest underskrives på aftaletidspunktet. Aftaler behøver ikke at være frmelle i frm af kntraktpapir, men kan udmærket have frm af en mail eller andet. Aftalen kan underskrives af driftsansvarlige persn g træde i kraft uden i frvejen ikke skulle frelægges vervågningsansvarlige persn fr kntrl g gdkendelse. På aftaletidspunktet kræves ikke dkumentatin fr, at aftalen er indgået på markedsvilkår. Aftaler under 100.000 kr. kan blive udtaget til stikprøvekntrl af trevisinen 1 gang årligt. Her skal det på frlangende kunne sandsynliggøres, at aftalen blev indgået på markedsvilkår. Væsentlige kntrl fr revisnen fr at tilsikre, at driftsansvarlige ikke mgår IOprgrammet ved ulvligt at pdele aftaler ver 100.000 kr. i delaftaler, der hver især er under 100.000 kr. Hillerød Frsyning Ægirsvej 4 3400 Hillerød www.hillerdfrsyning.dk Side 7 af 9
Kntrlsystem: Årshjul fr IO-prgram (deadlines, ansvarlige persner, pgaver) Regneark: Indkøbsverblik (hvrved man remindes m kmmende knkurrenceudsættelser) Side 8 Afrapprtering af status på IO-prgram fr chefgruppe Ajurføring: Tvungen intern review kvartalsmæssigt jfr. kvalitetsmdellen fr IO-prgram (kvalitetssikring g m nødvendigt redigering af diverse vejledninger, regneark etc) i IO-prgrammet Strategi Analyse > frslag til ændring Implementering Opfølgning Intern infrmatin: Etablering af en IO-prgram-mailgruppe. Mailgruppe-medlemmer sender mails til hinanden mhandlende emner, der vurderes at være relevante fr mdtageren. Tvungne månedlige briefinger m IO-prgrammet til medlemmer af IOprgram-mailgruppe. Nyansatte tilmeldes autmatisk IO-prgram-mailgruppen. Alle reminder spntant alle mkring, hvr vidt de har husket dit g dat i frhld til IO-prgrammet. Regneark fr kursusdeltagelse, møder, undervisningsfrløb g wrkshps etc, hvr alle handlinger g deltagelser skal nteres (alle huske alle på alt). Hillerød Frsyning Ægirsvej 4 3400 Hillerød www.hillerdfrsyning.dk Side 8 af 9
Persnaleversigter fr hvert selskab ver traditinelt betragtede anvisningsberettigede persner (driftsansvarlige), der fremver skal frberede købs- g salgshandlinger til skriftlig frelæggelse fr den vervågningsansvarlige, der skal gdkende købs- g salgsaftalen, før den må effektueres (underskrives) af kntraktmdpart g den anvisningsberettigede pågældende ansatte i Hillerød Frsyning. Side 9 Afrapprteringssystem (metde, frekvens, metde fr knfirmering af afrapprtering): Ugentlige chefmøde (fast punkt IO-prgram på dagsrdenen; tvungen medtagelse i referat). Større kvartalsmæssig rapprtering af status på IO-prgram til chefgruppe. Metde fr hvrledes selskabet med passende mellemrum revurderer indgåede aftaler fr at vurdere, m ændrede markedsvilkår begrunder genfrhandling eller psigelse af aftaler: Metde er fr det første at få et samlet verblik ver alle eksisterende kntrakter. Centrale plysninger m hver eneste aftale (indgåelsesår, løbetid, phørsår, kntraktværdi) skal indføjes i et regneark ( købsverblik ). I skemaet er indføjet klnner fr år 2010-2015, hvr det med krydsmarkering kan indikeres hvr nyt køb skal ske enten tvunget eller selvvalgt. Ovennævnte prcedurer træder i kraft 1. juli 2010. Hillerød Frsyning 1. juli 2010 Senest revideret 21. maj 2012 Hillerød Frsyning Ægirsvej 4 3400 Hillerød www.hillerdfrsyning.dk Side 9 af 9