Vesthimmerlands Kommune Ledelsens evaluering Ledelsens evaluering Status: Udarbejdet: Godkendt 04.03.2013 / Elise Baastrup Stilling (ebs) 04.03.2013 / Elise Baastrup Stilling (ebs) Deltagere: Elise Baastrup Stilling (ebs) Flemming Andersen (fan) Hanne Magnussen (hma) Jens Christian Olesen (jco) Jørgen Hansen (jrh) Kim Stadsvold (kst) Lene Louise Buur (llb) Lise B. Harbo (lbh) Mødedato: 26.02.2013 Tid: 13:00-14:30 Farsø K1 Sted: Aktiviteter: Bilag: Recertificeringsrapport Status på fokuspunkter fra Virksomhedsplanen 2012 Sagsafvigelser 2012 System og andre afvigelser 2012 Konklusione r: Systemets effektivitet viser sig i behandlingen af bemærkninger og forbedringsforslag fra overvågningsaudit, i den interne audit, i afvigelsesbehandlingen og i antallet af ændringer i dokumenter. Det er alt sammen med til at opfylde politikken blandt andet om, at sagsbehandlingen foregår på et ensartet og højt niveau, så borgerne bliver tilfredse. Gennemgangen af status for de lokale mål viser også pæn målopfyldelse. Den samlede konklusion er dermed, at ledelsen vurderer, at systemet er effektivt og egnet til opfylde politik og nå mål. Det blev endvidere diskuteret, om systemet skal fortsætte, hvis det ikke længere er et lovkrav at have et certificeret system. Der var bred enighed om, at systemet har store fordele, som vi gerne vil bevare, men at enkelte dele som afvigelsesbehandling og ledelsens evaluering eventuelt kunne nedprioriteres og/eller ændres. Der var også tanker om at udvide systemet til at omfatte hele myndighedsområdet i Teknik og Miljø 1: Resultater af recertificeringsaudit 2012 Firmaet FORCE Certification udførte torsdag den 15. marts recertificering af natur- og miljøområdets kvalitetssystem. Resultatet findes i KMDsag nr. 820-2012-523706. Der blev påtalt 1 bemærkning og 6 forbedringsforslag
B1: Manglende kendskab til proceduren 12.4.06 "Kystnært beredskab". Ikke klar beskrivelse af Natur- og Miljøafdelingens rolle F1: Identificere poteltielle afvigelser F2: Tidsfrist for at sende kvitteringsbreve F3: Sende Virksomhedsplanen i høring ved relevante sektionsledere F4: Procedure 13.4.01 Miljøvurdering af planer og programmer bør bruges eller tages ud F5: Standardskabelon for tidsforløb ved godkendelse af store industriprojekter F6: Samtænke VVM og SMV Ved svar den 13. juni 2012 forklarede den systemansvarlige, hvad der er gjort for at afhjælpe manglen og bemærkningen blev lukket den 15. juni 2012. Ved overvågningsaudit 1 (12. marts 2013) vil fokusområderne være Beredskabet, dokumentstyring og identifikation af potentielle afvigelser. Kvalitetsgruppen indstiller, at redegørelsen tages til efterretning Redegørelsen blev taget til efterretning 2: Brugertilfredshedsundersøgelse I 2012 har vi ikke lavet brugertilfredshedsundersøgelse, da der kun er krav om undersøgelse hvert andet år. Det er besluttet at undersøgelsen i 2013 skal handle om enkeltindvindere af drkkevand. Kvalitetsgruppen indstiller, at redegørelsen tages til efterretning Indstillingen blev taget til efterretning 3: Systemets funktion Kvalitetsgruppen har vurderet, at kvalitetspolitik og -principper kan fortsætte uændret under forudsætning af ledelsens godkendelse. Med hensyn til lokale mål har vi lavet en opfølgning på målene for 2012. Opfølgningen, der stammer fra status på Virksomhedsplanen, er vedlagt som bilag. Virksomhedsplan 2013 er vedtaget af Teknik- og Miljøudvalget den 28. januar 2013. Målene er vedtaget i den forbindelse og endvidere kommunikeret på afdelingsmøde den
23. januar 2013. Dokumentation for systemets funktion: I 2012/2013 er der ændret links og henvisninger på grund af overgang til andet ESDHsystem, andet lovsystem og ændring af interne drev. Det er stærkt medvirkende til, at antallet af procedureændringer i 2012 er på 57 og for januar og til 18. februar 2013: 89 rapporter. Kvalitetsgruppen indstiller, at kvalitetspolitikken fortsætter uændret uden politisk forelæggelse og godkendelse og at der er dokumentation for, at systemet bruges og fungerer. Ledelsen gjorde opmærksom på, at TMU ikke godkendte Virksomhedsplanen, men blev blot orienteret herom. Målene i Virksomhedsplanen var vedtaget af Chefgruppen. Med denne bemærkning blev indstillingen godkendt 4: Status for korrigerende og forebyggende handlinger Afvigelser i 2012 Nr. Type 1 Parts- og nabohøringer (manglende/for mange) 3 2 Orientering af udvalget (mangelfuld/forsinket) 3 2 Interne høringer (kommunikationsbriser) 2 4 Sagsregistrering (ESDH, GeoEnviron m.fl.) 2 5 Håndhævelse (hvor der ikke var behov) 2 6 Brugertilfredshedsundersøgelse (forsinket eller mangelfuld opfølgning) 7 Kvitteringsbreve (afvigende form) 1 8 Kendskab ti procedurer (mangelfuld) 1 9 Manglende syn i forbindelse med tilladeler 1 10 Manglende behandling af en ansøgningstype 1 I alt Antal 2 18 Afhjælpende handlinger 2012 I 14 af de 18 tilfælde er der gennemført afhjælpende handlinger (efterfølgende tilrettelse, opdatering, orientering, syn m.v.).
I et tilfælde er afvigelsen gennemført med overlæg (tidsbesparelse). I et tilfælde har det ikke været muligt at gennemføre en afhjælpe handling (da vi ikke kunne ikke spore afsenderen i brugerundersøgelsen). I et tilfælde er angivet at vi skal forebygge mod lignende hændelser vi skulle nok have registreret en afhjælpende handling i stedet (oplæring af ny medarbejder i BASAL). En af afvigelserne er ikke færdigbehandlet, og der er endnu ikke udført en afhjælpende handling. Korrigerende handlinger 2012 Afvigelse Handling Resultat Eksterne høringer Orientering af udvalg Interne høringer Sagsregistrering Håndhævelse Brugerundersøgel se Kvitteringer Kendskab til procedurer Manglende syn Manglende sagsbehandling 1. Skabelon er tilrettet (efter fejl nr. 2) 2. Synliggjort procedure Ingen: 1. Sjælden sagstype og 2. Afhjælpende handling tilstrækkelig Fokus på kommunikation: 1. Klare og entydige beskrivelser og 2. Svar på det der bliver spurgt om 1. Fokus på procedurerne 2. En journalisering skal efterfølges af en angivelse på sagslisten 1. En vejregisterliste er under udarbejdelse (og vi har fået en entydig navngivning i det nye ESDH-system) 2. Fremover kontrolleres alle adresser og stave måder i ESDH, inden der udsendes påbud 1. Ingen (afhjælpende handling tilstrækkelig) 2. I de tilfælde, hvor vi er en del af sagsbehandlingen, vil vi oplyse, at der må forventes en længere sagsbehandlingstid pga. at sagen skal behandles af Fredningsnævnet Proceduren 11.01.02 er tilrettet så det er muligt at send kvittering direkte med e-mail Afholdt møde og ændret proceduren så den henviser til beredskabsplanen Proceduren 12.2.51 er ændret og medarbejderne er blevet mere erfarne Afventer indkøb og oplæring i sagsbehandlingsværktøjet BEST endnu ikke færdigbehandlet. 1. Ingen 2. Fin avisartikel Fokusområde i 2013 Ikke endnu Afvigelsen er nu accepteret Nu henvises til en kendt procedure/pl an. Forebyggende handlinger 2012
Vi registrer ikke forebyggende handlinger. Kvalitetsgruppen indstiller, at redegørelsen over behandling af afvigelser tages til efterretning. Ledelsen er indforstået med, at vi ikke registrerer forebyggende handlinger (eks. kursus i VVM/SMV), og at vi kun registrerer afvigelser, hvor behandlingen kan give værdi. 5: Orientering om væsentlige ændringer Orientering om væsentlige ændringer I 2012 er der ikke sket organisationsændringer, der direkte berører Natur- og Miljøafdelingen. Det sker der imod pr. februar og juni 2013, men det venter til næste ledelsesgennemgang. Den ansvarlige for badevand er fratrådt pr. 1. februar 2013 og der er ikke endnu udpeget en efterfølger. I uge 42 skiftede kommunen elektronisk sagsbehandlingssystem. Det nye system er implementeret i efteråret 2012. Sideløbende hermed overgik kommunen pr. 10. marts fra Schultz lovguide til NIS. Det betyder, at alle links fra procedurer er ændret i BASAL. Endelig er det interne S-drev, som indeholdt bilag til kvalitetssystemet, nedlagt og erstattet med R-drev. Det har også krævet nye links fra BASAL til R-drevet. Kvalitetsgruppen indstiller, at ledelsen tager orienteringen til efterretning. Indstillingen blev taget til efterretning 6: Forslag til forbedringer I 2012 er flere opgaver blevet løst i projektgrupper. Det er en måde at arbejde på, som vi finder formålstjenligt i adskillige sammenhænge. Vi agter at blive bedre til projektarbejde i det kommende år. Det kan eventuelt ske ved kursusvirksomhed og jævnlig evaluering af metoden. VVM og SMV har en stor plads i den kommende tid. Vi har haft eksternt kursus om emnerne og er i gang med at implementere procedurer i organisationen. Det skal fortsætte og intensiveres i 2013. Kvalitetsgruppen indstiller, at ledelsen vedtager at arbejde videre med projektgruppearbejdet og med at forbedre VVM-arbejdet.
Vedtaget som indstillet med den tilføjelse, at chefgruppen allerede har nedsat en gruppe, der skal arbejde videre med at implementere VVM/SMV-arbejdet i forvaltningen. 7: Ledelsens konklusion om systemets effektivitet og dets egnethed til at nå den fastsatte po Rapporten blev gennemgået og indstillingerne godkendt eller taget til efterretning eventuelt med bemærkninger til indstillingen. Ledelsen vurderer på dette grundlag, at systemet bliver brugt og er effektivt til at sikre kvalitet og ensartethed i sagsbehandlingen og til at nå mål og opfylde politikken. Info: Info til: Meddelelse: Flemming Andersen Lise B. Harbo Dorthe Berg Lene Louise Buur Elise Baastrup Stilling Kære kvaliteter Jeg har skrevet hvad jeg kan i ledelsens evaluering, men i hvert fald afvigelser mangler. Jeg håber på LLB og FAN på dette punkt. Vi har evaluering den 26. februar og skulle gerne sende rapport ud den 20. februar, så der er ikke lang tid. Kom endelig med supplement og bemærkninger! Elise 18.02.2013/Elise Baastrup Stilling