Deltagere: Jens Andersen (formand), Marianne Evers, Henrik Villadsen, Michael Nørgaard, Jan Huus Vestergaard, Michael Werchmeister

Transkript

1 Referat Møde MED-Hovedudvalget Deltagere: Jens Andersen (formand), Marianne Evers, Henrik Villadsen, Michael Nørgaard, Jan Huus Vestergaard, Michael Werchmeister AC: Jan Woollhead FTF: Jenny Heinrichs (næstformand), Ninna Friis, Lisbet Jensen, Susann Carlsen (suppleant for Helle Dirksen) LO: Jes Hansen, Lone Kikkert, Gunhild Krogager Carlsson, Vivi Jytte Henningsen, Lene Larsen (suppleant for Palle Reipurth Carstensen) Arbejdsmiljørepræsentanter: Dorethe Bay Christiansen, Margit Siig Mortensen, Richard Faarup Sekretariat: Karin Winther Afbud: Morten Koch, Lars Onsberg Henriksen, Helle Dirksen, Margrethe Boel, Nikolaj Bolsing Bak, Palle Reipurth Carstensen Øvrige: Kirsten Eklund, Koncern Økonomi deltog under punkt 3 Helle Gaub, Projekt USK deltog under punkt 8 Side 1

2 Møde i MED-Hovedudvalget Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Orientering om regnskab 2013 og budget Opsamling på udeståender fra arbejdsmiljødrøftelsen Vejledning for ansøgning af arbejdsmiljøpuljen Region Sjællands arbejdsmiljøpris Orientering om ændring af praksis for betalt frihed for en række overenskomstgrupper Organisering af projekt Universitetssygehuse Køge (USK) Vejledning for brug af Cisco Jabber To nye midlertidige lokal-med for Billeddiagnostisk Afdeling og Patologiafdelingen ved Roskilde Køge sygehuse Region Sjællands Feriefond valg af ledelsesrepræsentant til fondsbestyrelsen Orientering om underudvalgets arbejde (Personalepolitisk underudvalg) Gensidig orientering Eventuelt Punkt 8 - bilag 1: Præsentation - organiseringen af projekt Universitetssygehus Køge (USK) Side 2

3 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 1 Journalnummer: Godkendelse af dagsorden Det blev aftalt, at Politisk program drøftes under gensidig orientering. Medarbejdersiden foreslog, at brugen af digital post/e-boks i forbindelse med indkaldelse til tjenstlige samtaler eller omsorgssamtaler drøftes på et kommende møde. Side 3

4 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 2 Journalnummer: Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i MED-Hovedudvalget den 29. januar Godkendelse af referat fra møde mellem medlemmer af Forretningsudvalget og medlemmer af MED-Hovedudvalget den 24. februar MED-Hovedudvalgets behandling Skriftlig redegørelse om digital signatur er eftersendt referat fra møde i MED- Hovedudvalget den 29. januar Medarbejdersiden fandt ikke den eftersendte redegørelse fyldestgørende. Det blev aftalt, at spørgsmål, der ønskes besvaret, om digital signatur kan eftersendes til sekretariatet med henblik på uddybende besvarelse. Side 4

5 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 3 Journalnummer: Orientering om regnskab 2013 og budget 2014 Resume Sagsfremstilling Der gives en orientering om forventet regnskab 2013 og budget 2014 på mødet. Indstilling At Ledelsen orienterer om forventet regnskab 2013 og budget 2014 MED-Hovedudvalgets behandling Kirsten Eklund, Koncern Økonomi orienterede om forventet regnskab 2013 og budget Regnskab 2013 er endnu ikke behandlet i direktionen eller forretningsudvalget. Region Sjælland afslutter 2013 med et resultat, der er 100 mio. lavere end udgiftsloftet i budgetaftalen. Alle sygehuse har et mindreforbrug i 2013, og sygehusene lever samtidig op til det aktivitetsniveau, der var forventningen for Det er muligt at overføre en del af uforbrugte midler til I den løbende budgetopfølgningen blev det forholdsvis tidligt i 2013 konstateret, at Region Sjællands resultat for 2013 ikke kom til at overskride økonomiaftalens økonomiske ramme. Den afsatte bufferpulje er derfor løbende blevet bragt i anvendelse til blandt andet pukkelafvikling og nedbringelse af ventelister, ligesom regionen har foretaget engangsudgifter til anlæg, således at udgiftspresset til leasing - og dermed driftsudgifterne - de kommende år kan reduceres. Side 5

6 Der er også foretaget engangsindbetaling til genforsikring af tjenestemænd, således at dette i mindre grad kommer til at belaste driftsbudgettet de kommende år. Desuden er der foretaget indskud i særlig forskningsfond ved Københavns universitet, som kan bruges til forskningsaktiviteter på regionens sygehuse. For såvel Regional Udvikling og Socialområdet balancerer regnskab og budget. Mindreforbruget på 100 mio. kr. i forhold til udgiftsloftet i økonomiaftalen skyldes primært, at udgifterne til sygesikringsmedicin er væsentlig lavere end forudsat ved budgettets vedtagelse. Ved aftale om regionernes budget for 2014 er det valgt ikke at sænke udgiftsloftet - til gengæld får regionerne mindre i bloktilskud. Det indebærer, at den luft, der synes at være i budgettet, som følge af lavere udgifter til sygesikringsmedicin, hurtigt er forsvundet. I 2014 er der også afsat en bufferpulje. Bufferpuljen i 2014 er allerede forhåndsdisponeret til imødegåelse af stød i forbindelse med udredningsgarantien og til lavere ventetid på behandling. Der blev spurgt til, om ubetalte regninger i 2013, som følge af udfordringerne med NASA, får afsmittende virkning på økonomien i Der blev svaret, at Region Sjællands økonomi ikke belastes af ubetalte regninger fra 2013 i Side 6

7 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 4 Journalnummer: Opsamling på udeståender fra arbejdsmiljødrøftelsen Resume På MED-Hovedudvalgets møde den 29. januar 2014 gennemførte MED- Hovedudvalget sin årlige arbejdsmiljødrøftelse vedr. regionens samlede arbejdsmiljøindsats i 2013 og Efterfølgende er udeståender drøftet i Personalepolitisk underudvalg den 11. marts Denne sagsfremstilling følger op på udeståender/med-hovedudvalgets bemærkninger fra den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Sagsfremstilling Efter MED-Hovedudvalgets årlige arbejdsmiljødrøftelse på mødet den 29. januar 2014 var der følgende udeståender/bemærkninger til opfølgning: 1. For det tidligere indsatsområde forebyggelse af arbejdsulykker fremgik det af sagsfremstillingen, at arbejdsmiljønetværket på et kommende møde vil overveje, om udviklingen i antallet af arbejdsulykker og påbud bør give anledning til yderligere indsatser til forebyggelse af arbejdsulykker, og at tilbagemelding om resultatet af arbejdsmiljønetværkets drøftelser vil ske til MED-Hovedudvalget. 2. I forbindelse med drøftelsen af nye indsatsområder - Planlægning af arbejdspladser og Social kapital kom MED-Hovedudvalget med konkret forslag til aktiviteter under indsatsområdet Planlægning af nye arbejdspladser. Der blev foreslået udarbejdet en vejledning i regelsæt og opgaver for medarbejder- og arbejdsmiljørepræsentanter, der indgår i byggeprojekter. Det blev endvidere påpeget, at det vil være gavnligt, at arbejdsmiljørepræsentanter, der indgår i byggeprojekter får en introduktion til arbejdet. 3. I mødet blev der endvidere peget på, at det er nødvendigt med en stillingtagen til, om arbejdsmiljøpuljen kan støtte konkrete individuelle projekter til forbedring af den sociale kapital i enhederne, sideløbende med at generelle tværgående indsatser udviklet i regi af Projekt Mening og Sundhed tilbydes. Side 7

8 4. Under arbejdsmiljødrøftelsen foreslog medarbejdersiden ansættelse af trivselskonsulenter, der kan varetage opgaver i forhold til fysisk indretning, mental trivsel, forebyggelse af arbejdsulykker mv. 5. Under arbejdsmiljødrøftelsen blev der foreslået indsats i forhold til kemisk påvirkning. Ad 1) Status på arbejdsmiljønetværkets drøftelse af tidligere indsatsområde Forebyggelse af arbejdsulykker : Arbejdsmiljønetværket har drøftet status på antallet af arbejdsulykker ved afslutningen af arbejdet med indsatsområderne. I den forbindelse har arbejdsmiljønetværket drøftet, om data for antallet af arbejdsulykker bør give anledning til yderligere aktiviteter. Arbejdsmiljønetværket vurderer, at der er - og fortsat skal være - stort fokus på at nedbringe antallet af ulykker i de respektive enheder. Men nedbringelsen af arbejdsulykker bør primært ske via konkrete enhedsspecifikke indsatser i enheder med mange arbejdsulykker og ikke via yderligere fælles indsatser for nedbringelse af antallet af arbejdsulykker, ud over de fællesaktiviteter, det allerede er besluttet at gennemføre. Det er således ikke arbejdsmiljønetværkets vurdering at der samlet set er behov for at videreføre det fælles indsatsområde Forebyggelse af arbejdsulykker. Der vil være fokus på at få implementeret analyseværktøjet Gennemførelse af ulykkesanalyser, der kan skabe læring i forhold til arbejdsulykker. Det er ikke arbejdsmiljønetværkets indtryk at der fortsat er underrapportering, da der har været meget fokus på at få anmeldt ulykkerne. Arbejdsmiljønetværket vil i de kommende måneder drøfte, hvordan det øgede kendskab til ulykkernes årsager (analyser) kan anvendes strategisk, for eksempel gennem systematisk opfølgninger i MED udvalgene kvartalsvist eller halvårligt. Personalepolitisk underudvalgs drøftelse - udklip fra referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 11. marts 2014: Det blev drøftet, at det fortsat er vigtigt at holde fokus på forebyggelsen af arbejdsulykker. I første omgang bliver arbejdsmiljønetværket bedt om at rapportere til Personalepolitisk underudvalg om, hvad implementeringen af analyseværktøjet Gennemførelse af ulykkesanalyser bringer af viden om ulykkernes årsager, som evt. kan anvendes til yderligere indsatser i forhold til at få antallet af ulykker reduceret. Side 8

9 Ad 2) Status på det kommende arbejde i forbindelse med de nye indsatsområder Planlægning af nye arbejdspladser og Social kapital : Efter MED-Hovedudvalgets udpegning af nye indsatsområder på mødet den 29. januar 2014 er Koncern HR gået i gang med at planlægge og iværksætte supplerende uddannelse og andre aktiviteter, der understøtter virksomhedsområder og tværgående centre i arbejdet med de to indsatsområder. På nuværende tidspunkt er der kontakt til KU BYG om samarbejde om blandt andet supplerende uddannelse, vejledninger, informationsmaterialer og vidensformidling til arbejdsmiljøgrupperne om byggeprocesser, roller og overblik over faserne i byggerier. Øvrige tiltag sker i koordinering med de enkelte områder og enheder på baggrund af beslutninger om konkret udmøntning. Der er allerede mange aktiviteter i gang i forhold til indsatsområdet Social kapital - både lokalt og i regi af projekt Mening og Sundhed. De tværgående indsatser der i den kommende tid skal planlægges og iværksættes under indsatsområdet Social kapital, skal i høj grad understøtte, de indsatser, der ellers er i gang, og de skal tænkes sammen med de øvrige aktiviteter, således at de er et supplement og ikke gentagelser. Personalepolitisk underudvalgs drøftelse - udklip fra referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 11. marts 2014: Det blev anført, at indsatsen i forhold til planlægning af arbejdspladser også er relevant for medarbejderrepræsentanter. Desuden bør indsatsen også angå ombygning. Ad 3) Muligheden for at arbejdsmiljøpuljen kan støtte konkrete individuelle projekter til forbedring af den sociale kapital i enhederne sideløbende med udrulning af projekt Mening og Sundhed Det foreslås, at MED-Hovedudvalget på sit møde den 2. april 2014 godkender, at det er muligt for enhederne at ansøge om midler fra arbejdsmiljøpuljen til projekter under indsatsområdet social kapital selvom projekt Mening og Sundhed arbejder med samme begreb. Projekt Mening og Sundhed finansierer ikke målrettet konsulentbistand på den enkelte arbejdsplads. Mening og Sundhed italesætter derimod emnet og skaber overblik, hvilket typisk sker via en temadag, Med midler fra arbejdsmiljøpuljen vil enhederne kunne gennemføre projekter under indsatsområdet Social kapital, der er mere dyberegående og enhedsbaseret og rettet mod en udfordring på det lidt længere sigt. I vurdering af ansøgningerne vil arbejdsgruppen i hvert tilfælde vurdere og rådføre sig med projekt Mening og Sundhed, således at der ikke sker dobbeltbevilling. Projekt Mening og Sundhed løber pt. til den 30. april 2015, hvilket giver mulighed for at enhederne kan ansøge om midler til projekter, der afdækker indsatsområdet social kapital resten af året. Side 9

10 Personalepolitisk underudvalgs drøftelse - udklip fra referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 11. marts 2014: Personalepolitisk underudvalg tilsluttede sig, at det skal være muligt for enhederne at ansøge om midler fra arbejdsmiljøpuljen til enhedsspecifikke indsatser om social kapital, der ikke er dækket af projekt Mening og Sundhed som foreslået i sagsfremstillingen. Ad 4) Forslag om ansættelse af trivselskonsulenter, der kan varetage opgaver ifht. fysisk indretning, mental trivsel, forebyggelse af arbejdsulykker mv. Under arbejdsmiljødrøftelsen foreslog medarbejdersiden ansættelse af trivselskonsulenter, der kan varetage opgaver i forhold til fysisk indretning, mental trivsel, forebyggelse af arbejdsulykker mv. Koncern HR ønsker, at Personalepolitisk underudvalg forholder sig til forslaget, dels generelt og dels med henblik på yderligere konkretisering. Personalepolitisk underudvalgs drøftelse - udklip fra referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 11. marts 2014: Ledelsen redegjorde for de roller, der i øjeblikket varetager opgaver i forhold til fysisk indretning, mental trivsel og forebyggelse af arbejdsulykker: Der er valgt og uddannet arbejdsmiljørepræsentanter Der gennemføres aktiviteter, der understøtter samarbejdet i triaden (ledere, arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter) I regi af Mening og Sundhed uddannes der nærværsambassadører, der sætter fokus på nærværsaktiviteter på arbejdspladserne. Det blev drøftet, at ovennævnte er dækkende for den rolle, der i forslaget var tiltænkt en trivselskonsulent. Ad 5) Forslag om indsats i forhold til kemisk påvirkning. Der arbejdes løbende med forskellige temaer under kemisk arbejdsmiljø og kemiske påvirkninger i enhederne. I øjeblikket er der initiativer/indsatser i gang på følgende områder: Henstandsdesinfektion/hvilke beholdere, der anvendes til at opbevare kemikalier i. Sikkerhedslederne vil udarbejde en instruks og vil gerne kunne anbefale/påvirke valg af materialer i fremtidige udbudsrunder, så der kan sikres en sikkerheds- og sundhedsmæssig forsvarlig arbejdsgang. Cytostatica/den sikkerheds- og sundhedsforsvarlige sikkerhed for medarbejderne i forbindelse med arbejde med og påvirkning fra cytostatica - f.eks. ved håndtering af vasketøj inden for fem dage efter medicinering. Side 10

11 Kemisk påvirkning ved afdampning af sprit i forbindelse med afspritning/desinfektion af arbejdsområder. Der gennemføres APV i 1. kvartal 2014 i alle enheder. I sammenhæng med APV vil det enkelte MED-Udvalg drøfte udfordringer i forhold til kemisk påvirkning, såfremt der er udfordringer i forhold til dette. I regi af Arbejdsmiljønetværket vil behovet evt. fælles indsatser på området blive drøftet. På møde i personalepolitisk underudvalg den 11. marts 2014 blev medarbejdersiden bedt om at redegøre for ønsket for yderligere indsatser i forhold til kemisk påvirkning. Personalepolitisk underudvalgs drøftelse - udklip fra referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 11. marts 2014: Personale politisk underudvalg aftalte at afvente resultaterne af Arbejdspladsvurderingerne (APV) og en eventuel tilbagemelding fra arbejdsmiljønetværket om behov for fællesindsatser i forhold til Kemisk påvirkning. Indstilling At MED-Hovedudvalget drøfter opfølgning på årlig arbejdsmiljødrøftelse MED-Hovedudvalgets behandling Drøftelsen fra sidste møde i MED-Hovedudvalgsmøde er fulgt op i Personalepolitisk Underudvalg jfr. ovenfor. I forhold til temaerne om ansættelse af trivselskonsulent og indsats i forhold til kemisk påvirkning kan disse efterfølgende følges op, hvis de ovenfor anførte indsatser ikke skønnes fyldestgørende. Det blev endvidere foreslået, at der sker overvejelser om, hvordan der kan sikres opfølgning og vidensdeling om effekten af projekter, der finansieres af arbejdsmiljøpuljen. Side 11

12 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 5 Journalnummer: Vejledning for ansøgning af arbejdsmiljøpuljen 2015 Resume Vejledning og tidsplan for ansøgning om støtte fra Arbejdsmiljøpuljen 2015 drøftes på dagens møde. Desuden gives en status for udmøntningen af arbejdsmiljøpuljen Sagsfremstilling/bilag Vejledning og tidsplan for ansøgning om støtte fra arbejdsmiljøpuljen 2015 er drøftet på mødet i Personalepolitisk underudvalg den 11. marts Bemærkninger fra denne drøftelse er imødekommet i denne sagsfremstilling. Arbejdsmiljøpuljen 2014 På baggrund af MED-Hovedudvalgets beslutning den 25. november 2013 er der givet tilsagn til alle godkendte ansøgninger til Arbejdsmiljøpuljen Overførsel af midler til enhederne udestår, da Koncern Økonomi arbejder på at få etableret en ny arbejdsgang m.v. i forhold til overførsel af midler fra puljer som arbejdsmiljøpuljen til modtagerne. Det betyder, at der vil gå lidt tid, inden de enheder, der har fået tilsagn om midler, kan se dem i deres budget. Status for arbejdsmiljøpuljen 2014 fremgår af bilag 1. Arbejdsmiljøpuljen 2015 MED-Hovedudvalget aftalte på mødet den 25. november 2013 ændringer ved behandling af ansøgninger til Arbejdsmiljøpuljen: Fremover skal der følge et skriftligt tilbud fra konsulent med arbejdsmiljøpuljeansøgningen, såfremt der søges midler fra arbejdsmiljøpuljen til konsulentbistand. Side 12

13 Fremadrettet er det ikke muligt at søge midler til forplejning i arbejdsmiljøpuljeansøgninger, da arbejdsgruppen, der behandler ansøgningerne ønsker ens retningslinjer for alle ansøgere. Vejledning til ansøgning om støtte fra arbejdsmiljøpuljen 2015 er tilrettet i forhold til de indsatsområder på arbejdsmiljøområdet, som MED- Hovedudvalget vedtog på sit møde den 29. januar 2014 samt ovennævnte ændringer ved behandling af ansøgninger aftalt på mødet den 25. november Det foreslås, at ansøgningsfrist til arbejdsmiljøpuljen fastsættes til fredag den 10. oktober 2014 med henblik på, at MED-Hovedudvalget kan vedtage udmøntningen på MED-Hovedudvalgs møde den 15. december Vejledning og tidsplan for ansøgning om støtte fra Arbejdsmiljøpuljen 2015 drøftes på dagens møde. Puljens størrelse vil først være kendt efter budget 2015 er vedtaget i Regionsrådet. Bilag 1: Status for arbejdsmiljøpuljen 2014 Bilag 2: Vejledning til ansøgning af Arbejdsmiljøpuljen 2015 Indstilling: At MED-Hovedudvalget drøfter og vedtager vejledning til ansøgning om støtte fra Arbejdsmiljøpuljen 2015 At Sekretariatet orienterer om status for arbejdsmiljøpuljen 2014 MED-Hovedudvalgets behandling Indstillingen blev godkendt. Side 13

14 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 6 Journalnummer: Region Sjællands arbejdsmiljøpris Resume For at skabe opmærksomhed om de mange gode ideer og aktiviteter, der foregår som opfølgning på APV i Region Sjællands arbejdsmiljøgrupper, foreslås det, at der stiftes en arbejdsmiljøpris. Stiftelsen af arbejdsmiljøprisen er drøftet på mødet i personalepolitisk underudvalg den 11. marts Der blev drøftet forskellige forslag til justeringer i forhold til det oprindelige forslag. Disse er indarbejdet i det følgende. Sagsfremstilling Formålet med Region Sjællands arbejdsmiljøpris er at skabe fokus på arbejdsmiljøgruppernes vigtige arbejde for deres kolleger. Derudover vil en øget positiv opmærksomhed bidrage til, at flere deltager i APV-undersøgelsen og engagerer sig i opfølgningen. Prisen skal gives til enheder/virksomhedsområder/afdelinger/institutioner, der inden arbejdsmiljøkonference 2015 gennemfører en særlig involverende og innovativ indsats på baggrund af APV en for Forud for arbejdsmiljøkonferencen 2014 udvælger en arbejdsgruppe nedsat under Personalepolitisk underudvalg en række innovative og involverende handleplaner. De enheder/virksomhedsområder/afdelinger eller institutioner, der vælges deltager det næste år i en proces, hvor deres arbejde følges og formidles i f.eks. hver 3.måned. I forbindelse med arbejdsmiljøkonferencen 2015 og på baggrund af deltagernes formidling og resultater - kåres en vinder på konferencen. Kriterier for at stille op Alle arbejdsmiljøgrupper kan deltage ved at indstille deres handleplan og metodiske overvejelser. Også lokale MED udvalg eller medarbejdergrupper kan indstille deres arbejdsmiljøgrupper til prisen. Forslag til kriterier for indstilling: At der findes nye måder/metoder til at skabe innovation i opfølgningsarbejdet. Side 14

15 At der arbejdes alternativt med opfølgningsprocesserne i APV'en - med processen, med særlige resultater, eller med handlingsplanerne. At de enkelte deltagere vil være med til at formidle deres arbejde og dermed skabe synlighed og dialog om APV-arbejdet på arbejdspladsen, At der arbejdes på måder der skaber engagement og inspiration og er en berigelse for APV arbejdet Udpegning af en vinder til arbejdsmiljøprisen På arbejdsmiljøkonferencen 2015 findes vinderen (evt. flere vindere) af Region Sjællands Arbejdsmiljøpris gennem en afstemning, der gennemføres på baggrund af en formidling af projekterne. Vinderen/vinderne kan f.eks. findes ved, at deltagere der lytter på formidlingen af de deltagende projekters erafringer - får udleveret lodder, som de stemmer med. Vinderen/vinderne kåres på arbejdsmiljøkonferencen og præmieres af næstformanden i MED-hovedudvalget på vegne af MED hovedudvalget. Vinderen/vinderne skal være indstillet og villig til at lade sig interviewe i Esset/på intranettet om processen og om arbejdsmiljøgruppens arbejde. Selve Arbejdsmiljøprisen kan være en "ting", der kan udstilles på arbejdspladsen eller et beløb, der kan bruges til en social fejring på arbejdspladsen. Beløbet foreslås til kr., der finansieres af arbejdsmiljøpuljen. Indstilling At MED-Hovedudvalget drøfter formen på konkurrencen og kriterierne for at stille op og endelig beløb for prisen samt, hvilket form prisen skal have ( pokal, penge til et socialt arrangement eller lignende) MED-Hovedudvalgets behandling Ledelsen anførte indledningsvis, at tankerne om arbejdsmiljøprisen er affødt af et ønske om at sikre opfølgningen på APV mere fokus. Bemærkninger til sagsfremstillingen: Det skal være tydeligt, at det ikke er enkeltpersoner, der vinder arbejdsmiljøprisen. Der må gerne være flere vindere af prisen. Det indebærer samtidig, at økonomitrækket på arbejdsmiljøpuljen også bliver større end de kr., der fremgår af sagsfremstillingen. Vinderne bør anvende prisen til en styrkelse af arbejdsmiljøet f.eks. et socialfagligt arrangement. Side 15

16 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 7 Journalnummer: Orientering om ændring af praksis for betalt frihed for en række overenskomstgrupper Resume Personale i administrative funktioner (regionshuset, stabe o.lign.), som er ansat enten efter AC- fællesoverenskomsten, journalistoverenskomsten, Sundhedskartellets lederoverenskomst, aftalen for administrative chefer, eller cheflægeaftalen har praksis for at have betalt tjenestefri 1. maj, grundlovsdag, juleaftensdag samt nytårsaftensdag på samme måde som de administrativt ansatte efter HK s overenskomst. Modsat for ansatte efter HKs overenskomst er de omtalte dage efter overenskomsterne hele arbejdsdage for de pågældende grupper. Denne praksis ændres med virkning fra 1. maj i år, således at denne dag, grundlovsdag, juleaftens- og nytårsaftensdag fremover bliver arbejdsdage for de grupper, som ikke efter deres overenskomst har betalt tjenestefri. Sagsfremstilling Efter HK s overenskomst 15, stk. 6, er 1. maj og grundlovsdag fridage fra kl. 12. Juleaftensdag og nytårsaftensdag hele fridage. At bestemmelserne fremgår af overenskomsten er udtryk for, at de har belastet den økonomiske ramme for HK ved den overenskomstforhandling, hvor det er blevet aftalt. Der er ikke tilsvarende bestemmelser i AC-fællesoverenskomsten, Journalistoverenskomsten, Sundhedskartellets lederoverenskomst, aftalen for administrative chefer eller cheflægeaftalen. På disse områder er der tale om hele arbejdsdage. I Region Sjælland er der imidlertid opstået en praksis for, at alt administrativt personale har den samme betalte frihed som HK erne på de omtalte dage. Dette fremgår også af den informationsfolder, som i sin tid blev formuleret om at være ansat i Regionshuset. En undersøgelse af forholdene på sygehusene, som Koncern HR gennemførte ved årsskiftet afslører, at Holbæk Sygehus, Roskilde/Køge sygehuse og Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse i stabene har indført en praksis svarende til den i Regionshuset gældende med henvisning til, at personalet i deres stabe skal behandles på samme måde som personalet i Regionshuset. Nykøbing Falster Sygehus fulgte overenskomsten i 2012 og igen i Staben i Psykiatrihuset, der tidligere har fulgt den beskrevne praksis, besluttede at Side 16

17 følge overenskomsten i forbindelse med juleaftensdag og nytårsaftensdag Ansatte i klinikken følger de centralt aftalte regler, som de er formuleret i overenskomster og arbejdstidsaftaler, om betalt frihed. Det er i 2011 blevet fastslået ved faglig voldgift, at der ikke i regionerne er en arbejdsretlig kutyme for betalt frihed de pågældende dage, hvorfor regionerne frit kan ændre en eventuel lokal praksis. Henset til det almindelige ønske om harmonisering, har direktionen på baggrund af koncernledelsens tilkendegivelser besluttet at ændre praksis, således at overenskomsternes bestemmelser om betalt frihed de pågældende dage fremover følges. I praksis vil det betyde, at tjenestefrihed på de pågældende dage ikke er betalt, men efter ønske kan afvikles med tilgodehavende flextimer, afspadsering eller ferie. Indstilling: At Ledelsen orienterer om ændring i praksis for betalt frihed til AC ere og andre MED-Hovedudvalgets behandling Ledelsessiden orienterede om den fremtidige praksis. Fra medarbejderside blev det oplyst, at der kan være faglige organisationer, der vil tage ændringen op. Der blev opfordret til, at alle relevante systemer (f.eks. vagtplansystemet) tilrettes i forhold til den ændrede praksis. Side 17

18 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 8 Journalnummer: Organisering af projekt Universitetssygehuse Køge (USK) Resume Sagsfremstilling På mødet i MED-Hovedudvalget den 29. januar 2014 blev det aftalt på organiseringen af projekt Universitetssygehuse Køge (USK) præsenteres på kommende møde i MED-Hovedudvalget. Projektchef Helle Gaub vil på MED-Hovedudvalgets møde den 2. april 2014 præsentere organiseringen af Projekt USK. Indstilling At Ledelsen orienterer om organisering af projekt Universitetssygehus Køge (USK) MED-Hovedudvalgets behandling Projekt USK orienterede om organiseringen af projekt USK med udgangspunkt præsentation, der er vedlagt referatet (bilag 1). Projekt USK har en lille basisorganisation på 6 personer. Til gengæld er det kendetegnende for organiseringen, at der i stort omfang ad hoc trækkes ressourcer ind i projektet fra virksomhedsområderne og tværgående centre. Desuden involveres brugere. Involveringen af ansatte og brugere sker via arbejdsgrupper. Bemanding af arbejdsgrupperne sker via den til projektet nedsatte Brugergruppe. Der nedsættes løbende nye grupper afhængig af det konkrete behov. Der er endnu ikke overblik over hvilke og hvor mange arbejdsgrupper, der skal nedsættes. Den aktuelle bemanding af arbejdsgrupper fremgår på intranettet. Se her. Side 18

19 I alt forventes i størrelsesordenen 2000 personer at blive involveret i projektet. Det blev drøftet, at effektiv og god kommunikation skal medvirke til at undgå unødvendige usikkerheder og myter blandt brugere og ansatte om det nye universitetssygehus i Køge. Det blev foreslået at lave en præsentation på intranettet, hvor ansatte i Region Sjælland kan få indblik i det store byggeprojekt. Side 19

20 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 9 Journalnummer: Vejledning for brug af Cisco Jabber Resume Region Sjælland har på anskaffet samarbejdsværktøjet Cisco Jabber med henblik på at optimere samarbejdsprocesser og -relationer på tværs af regionen. Vejledningen er drøftet på møder i Personalepolitisk underudvalg den 6. januar 2014 og 11. marts Bemærkninger fra disse drøftelser er imødekommet i denne sagsfremstilling. Sagsfremstilling /bilag Det er besluttet at anskaffe og implementere et Unified Communications værktøj i Region Sjælland. Formålet med implementeringen er at effektivisere kommunikation og møder internt i regionen samt kommunikation med eksterne samarbejdspartnere. Region Sjælland har på denne baggrund anskaffet samarbejdsværktøjet Cisco Jabber med henblik på at optimere samarbejdsprocesser og -relationer på tværs af regionen. Helt konkret giver Jabber f.eks. mulighed for at nedbringe transportiden ved at erstatte fysiske møder med møder via computeren, samt mulighed for direkte at kontakte en kollega via Jabber, når man kan se, at vedkommende er tilgængelig. Målet er at gøre det hurtigere og lettere at tale sammen direkte, når der er brug for det, og derved reducere antallet af e- mails, transporttid og lange møder. Som ved mange andre IT-systemer kræver en succesfuld implementering af Jabber, at medarbejdere i Region Sjælland tager de nye muligheder i brug, hvor det er relevant, og hvor det betaler sig i det daglige arbejde. Det betyder, at medarbejderne, der dagligt logger sig på PC, skal logge sig på Cisco Jabber i samme forbindelse. Medarbejdere, der ikke logger sig på PC hver dag har mulighed for at benytte systemet i det omfang, det giver mening. Side 20

21 Effektivisering af kommunikationen er en afvejning af særligt to faktorer: Kvaliteten af kommunikationen og tidsforbruget ved kommunikationen. Analyser af kommunikationen i Region Sjælland viser, at mange kommunikationsaktiviteter i forbindelse med både driftsmæssige og udviklingsmæssige opgaver kan effektiviseres betragteligt ved brug af Cisco Jabber, hvilket i sidste ende vil resultere i bedre ydelser til borgerne i Region Sjælland. I forbindelse med implementeringen af Jabber har projektet udarbejdet en vejledning for anvendelse af Jabber, som ønskes drøftet i MED- Hovedudvalget. Bilag 3: Vejledning vedr. brug af Cisco Jabber. Indstilling At MED-Hovedudvalget drøfter vejledning vedrørende brug af Cisco Jabber MED-Hovedudvalgets behandling MED-Hovedudvalget drøftede vejledningen vedrørende brug af Cisco Jabber. I projektets kommunikation af vejledningen blev der opfordret til opmærksomhed på, at brugen af Cisco Jabber bør drøftes i Lokal-MED / APF er, så der sikres dialog om, om og hvordan forskellige personalegrupper - f. eks. på et sygehus - skal benytte Cisco Jabber. Side 21

22 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 10 Journalnummer: To nye midlertidige lokal-med for Billeddiagnostisk Afdeling og Patologiafdelingen ved Roskilde Køge sygehuse Resume Sagsfremstilling angår godkendelse af 2 nye lokal-med ved Roskilde Køge sygehuse. Sagsfremstilling MED-Hovedudvalget skal godkende oprettelse af MED-udvalg, jf. MEDaftalens 9. De to nye MED-udvalg: Lokal MED udvalg, Billeddiagnostisk Afdeling I forbindelse med at sygehusledelsen for Roskilde og Køge sygehuse har besluttet at sammenlægge de to selvstændige billeddiagnostiske afdelinger på henholdsvis Roskilde og Køge sygehuse med virkning pr. 1. januar, skal der som følge heraf oprettes et nyt fælles lokal MED udvalg, som dækker begge matrikler. Lokal MED udvalg, Patologiafdelingen Region Sjællands direktion har besluttet at samle Patologiafdelingerne i Region Sjælland med en afdelingsledelse. Det vil være afdelingsledelsen i Patologiafdelingen på Roskilde Sygehus, der pr. 1. april 2014 vil varetage ledelsen af Patologiafdelingerne i Region Sjælland. I den forbindelse skal der oprettes et nyt fælles lokal MED udvalg, som dækker matriklerne i Roskilde, Slagelse og Næstved. (Lokal-MED for patologien ved Næstved, Slagelse og Ringsted Sygehuse bliver samtidig nedlagt). De to nye Lokal-MED udvalg er begge i overensstemmelse med afdelingsledelsesstrukturen ved Roskilde Køge sygehuse Side 22

23 På baggrund heraf indstiller formandskabet for det midlertidige MED-udvalg for Roskilde Køge sygehuse, at MED-hovedudvalget godkender oprettelsen af de to nye Lokal-MED. Grundet det igangværende forhandlinger om ny MED-aftale, foreslås, at der bliver tale om midlertidige MED-udvalg. Bilag 4: Notat om 2 nye Lokal-MED ved Roskilde Køge sygehuse Indstilling At MED-Hovedudvalget godkender oprettelsen af de to nye MEDudvalg for Billeddiagnostisk Afdeling henholdsvis Patologiafdelingen som midlertidige MED-udvalg. MED-Hovedudvalgets behandling MED-Hovedudvalget godkendte oprettelsen af de to nye MED-udvalg. Side 23

24 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 11 Journalnummer: Region Sjællands Feriefond valg af ledelsesrepræsentant til fondsbestyrelsen Resume Idet Sygehusdirektør Ib Steen Mikkelsen har valgt at gå på pension, skal der vælges en ny ledelsesrepræsentant il Feriefondens bestyrelse. Sagsfremstilling Sygehusdirektør Ib Steen Mikkelsen, der har valgt at gå på pension, har indgået som den ene af to ledelsesrepræsentanter i Feriefoldens bestyrelse. Der skal derfor vælges en ny ledelsesrepræsentant til at indgå i Feriefondens bestyrelse. Jf. vedtægterne vælges bestyrelsens medlemmer af MED-Hovedudvalget blandt Region Sjælland s ansatte. Der er valgt 7 bestyrelsesmedlemmer, heraf 2 ledelsesrepræsentanter. Den anden ledelsesrepræsentant i Feriefondens bestyrelse er HR-direktør Marianne Evers. Direktionen indstiller at ny ledelsesrepræsentant i Region Sjællands Feriefond bliver Torben Dencker Rasmussen. Indstilling At MED-Hovedudvalget vælger Torben Dencker Rasmussen som ny ledelsesrepræsentant til Feriefondens bestyrelse MED-Hovedudvalgets behandling MED-Hovedudvalget godkendte indstillingen om, at sygehusdirektør Torben Dencker Rasmussen bliver ny ledelsesrepræsentant i Feriefondens bestyrelse. (Sekretariatets tilføjelse: Feriefondens bestyrelse består herefter af: Medarbejderrepræsentant Jes Hansen, formand, Medarbejderrepræsentant Kirsten Werner Hansen, næstformand, Side 24

25 Medarbejderrepræsentant Pernille Knudsen, kasserer, Medarbejderrepræsentant Mikkel Østergaard, bestyrelsesmedlem, Medarbejderrepræsentant Lone Kikkert, bestyrelsesmedlem (indtrådt per 1. februar 2014 som suppleant for Per Hermansen), Ledelsesrepræsentant Marianne Evers, bestyrelsesmedlem, Ledelsesrepræsentant Torben Dencker Rasmussen, bestyrelsesmedlem.) Side 25

26 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 12 Journalnummer: Orientering om underudvalgets arbejde (Personalepolitisk underudvalg) Resume Sagsfremstilling / bilag Personalepolitisk underudvalg holdt møde den 11. marts Relevante punkter fra mødet i Personalepolitisk underudvalg er behandlet på dagens møde i MED-Hovedudvalget. Bilag 5: Referat fra møde i Personalepolitisk Underudvalg den 11. marts 2014 Indstilling at MED-Hovedudvalget orienteres om møde i Personalepolitisk underudvalg den 11. marts MED-Hovedudvalgets behandling MED-Hovedudvalget havde ingen kommentarer til den orientering, der fremgik af det vedlagte referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 11. marts Side 26

27 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 13 Journalnummer: Gensidig orientering Sagsfremstilling På mødet orienteres om: Status på Sundhedsplatformen I den nuværende fase mobiliseres ca. 270 medarbejdere. De bliver uddannet i Sundhedsplatformens funktioner, således at de efter endt undervisning i maj vil være rustet til at kunne uddanne andre kollegaer i brug af Sundhedsplatformen. Næste skridt hen over sommeren bliver at validere det administrative og kliniske indhold, som allerede findes i Epics løsning. I denne opgave indgår en stor gruppe sundhedsfaglige medarbejdere fra de to regioners sygehuse, som i en række workshops skal sikre, at Epics standarder passer til de danske kliniske krav. Der indgår ligeledes medarbejdere fra administrative enheder; Koncern IT, Koncern IT samt Kvalitet og Udvikling. Herefter er det planen, at design og klargøring af Sundhedsplatformen kan påbegynde i efteråret Af den overordnede plan fremgår, at hele 2015 vil gå med at konfigurere og teste Sundhedsplatformen, dvs. gøre løsningen klar til egentlig ibrugtagning på sygehusene. Ibrugtagning i Region Hovedstaden påbegyndes i I Region Sjælland tages Sundhedsplatformen i brug på Næstved/Slagelse, Ringsted, Nykøbing Falster i november Herefter på Roskilde/Køge, Holbæk og Psykiatrien i december Mere information kan ses på intranettet: Se her. Status på Serviceassistentprojektet der vedlægges notat om status fra Serviceassistentprojektet(bilag 5) Status for Region Sjællands nye Økonomi-, Indkøbs og Lagersystem, NASA Side 27

28 der vedlægges notat om status, der indgår i Forretningsudvalgets dagsorden til mødet den 24. marts (bilag 6) Udsættelse af ansøgningsfrist til forsøgsordning om fravigelse af overenskomster I økonomiaftalerne for 2014 mellem regeringen, KL og Danske Regioner er der aftalt et initiativ om forsøg med fravigelse af overenskomster i staten, regionerne og kommunerne. Formålet med forsøgsordningen er at vurdere, om de nuværende overenskomster udgør en barriere for en smartere indretning af opgaveløsningen. Forsøgsordningen er en mulighed for at afprøve andre måder at organisere opgaveløsningen på. På opfordring har Økonomi- og indenrigsministeriet valgt at udsætte ansøgningsfristen fra interesserede deltagere. Det sker på baggrund af ønsker om at opnå mere tid til at udarbejde ansøgningerne om at deltage i forsøgsordningen, herunder overveje hvilke overenskomstmæssige barrierer, der er relevante at lave forsøg med. Ansøgningsfristen er derfor udsat til den 2. juni Enhederne orienteres om udsættelsen og opfordres til at drøfte forslag til projekter, der kan indgå i forsøgsordningen. Status på Projekt Mening og Sundhed der vedlægges notat om status (bilag 7) Status på Projekt Find og styrk din arbejdsglæde Arrangementerne Gør forandringen god, Nærvær i nuet og Led din leder afvikles efter planen og med god tilslutning. Der er indgået aftale med Jan Gintberg om, at han skal besøge Region Sjælland med foredraget Giv hverdagens udfordringer én på motivationen og mærk arbejdsglæden vokse i efteråret. Læs mere om Find og styrk din arbejdsglæde her. Bilag 6: Bilag 7: Bilag 8: Notat om status fra Serviceassistentprojektet Status for Region Sjællands nye Økonomi-, Indkøbs- og Lagersystem, NASA Status på projekt Mening og Sundhed Side 28

29 MED-Hovedudvalgets gensidige orientering Politisk program Ledelsen orienterede om, at det politiske program er udsendt til MED-Hovedudvalget til orientering med mulighed for spørgsmål og kommentarer på dette møde. Ledelsen opsummerede, at det politiske program er et resultat af konstitueringsaftalen, og bag programmet står således også de partier, der tilsluttede sig konstitueringsaftalen efter regionsrådsvalget. Programmet er udarbejdet med input fra Regionsrådets seminar ultimo januar og MED- Hovedudvalgets møde med den politiske ledelse ultimo februar. Programmet skal drøftes blandt Regionsrådets medlemmer på seminar den 4. april Ledelsen anførte desuden, at programmet er en ramme for de kommende år. Programmet beskriver ikke alle handlinger og beslutning de næste 4 år. Medarbejdersiden kvitterede for, at tillid på sigt i højere grad skal indarbejdes i Region Sjællands personalepolitikker, og anførte at personalepolitikkerne godt kunne have mere fremtrædende plads i tillidsdagsordenen. Desuden blev det anført, at der i regi af MED også er behov for at definere tillid mellem ledelse og medarbejdere. Ledelsen anførte, at det er vigtigt at få igangsat en god dialog og proces for indholdet i tillidsdagsordenen på de enkelte arbejdspladser. MED- Hovedudvalget bliver omdrejningspunktet for projektet med fokus på igangsætning af konkrete og tillidsunderstøttende initiativer. I forhold til målsætningen om afbureaukratisering blev det anført, at medarbejderne gerne vil registrere, når det er relevant. Der blev spurgt til deltagerkredsen for inspirationsdagen den 17. juni 2014, der er arrangeret af Regeringen, KL, Danske Regioner, FTF, OAO og Akademikerne. Ledelsen svarede, at Region Sjælland ikke er arrangør af inspirationsdagen, og derfor står uden indflydelse på deltagerkredsen. Vedrørende sundhedsplatformen Ledelsen orienterede supplerende om, at der er forhandlet vilkår for udlån med de faglige organisationer gældende for medarbejdere, der ikke samtidig løser opgaver for linjeorganisationen under udlånet. Vilkårene, der er forhandlet med de faglige organisationer, er tilgængelige på intranettet. Der har været positiv og stor interesse for at blive udlånt til projektet og der er fundet de relevante personer/kompetencer. Vedrørende serviceassistentprojektet Medarbejderne ønskede status i forhold til opgavenedbrydningen, der blev præsenteret for MED-Hovedudvalget på mødet den 3. april Side 29

30 Ledelsen anførte, at opgavenedbrydningen på nuværende tidspunkt er omsat til tids- og handleplaner, men at der til det næste møde vil blive gjort et forsøg på at skabe et overblik, der kan illustrere den ønskede status for projektet. Efter konferencen den 20. maj og inden sommerferien - skal Regionsrådet have en status på serviceassistentprojektet. Ledelsen anførte, at den nationale politiske aftale om EUD kan få betydning for serviceassistent-projektet, og at der formentlig er behov for at revidere det notat om uddannelse, der tidligere er drøftet i MED-Hovedudvalget, i forhold til indholdet i den nye EUD-aftale. Vedrørende NASA: For såvel økonomi som indkøb/lager er bunkerne nu i normalsituationen. Desværre kræver systemet stadig ekstra manuelle processer for at håndtere fejl. Det er forventningen, at der går endnu mindst et kvartal før processerne er i optimeret. Det juridiske efterspil er i gang. Eksterne konsulenter skal gennemføre evaluering af forløbet. Vedrørende udsættelse af ansøgningsfrist til forsøgsordning om fravigelse af overenskomster Supplerende blev det oplyst, at det er overenskomstens parter, der godkender projekter, der skal indgå i forsøgsordningen Vedrørende status på projekt Mening og Sundhed Der var ros fra MED-Hovedudvalget for de mange initiativer, der er igangsat i regi af projekt Mening og Sundhed. Side 30

31 Møde i MED-Hovedudvalget Sag nr.: 14 Journalnummer: Eventuelt Intet under eventuelt. Kommende møde: Brugen af digital post/e-boks i forbindelse med indkaldelse til tjenestelige samtaler eller omsorgssamtaler. Side 31