Undersøgelse af assessormarkedet i Danmark 2015

Transkript

1 Undersøgelse af december 2015

2 Forord Brugen af assessorer i godkendelsessager i jernbanesektoren udspringer af forordningen om den fælles sikkerhedsmetode til risikoevaluering og -vurdering, CSM- RA, og blev indført i Danmark i Nu tre år efter indførelsen af ordningen er det på sin plads, at tage temperaturen på hvordan markedet fungerer. Formålet med den foreliggende undersøgelse af assessormarkedet er dermed at tilvejebringe en viden om styrker og svagheder i assessormarkedet på jernbaneområdet, både hvad angår den kompetencer hos de assessorer der agerer i markedet og konkurrencesituationen i markedet. Det er ønsket, at undersøgelses resultater kan medvirke til at afklare hvorvidt der er behov for tiltag fra Trafik- og Byggestyrelsen, samt i bekræftende fald hvilke typer tiltag der kan være passende. Undersøgelsens hovedbestanddel udgøres af en gennemført spørgeskemaundersøgelse blandt assessorerne på jernbanemarkedet for infrastruktur. Da de fleste assessorer på området for rullende materiel er udenlandske, har undersøgelsen primært været orienteret mod assessorer på infrastrukturområdet. Trafik- og Byggestyrelsens assessorforum er i forbindelse med denne analyse et vigtigt forum, idet forummets formål overordnet set er at drøfte rammerne for assessorernes arbejde, og det er derfor vigtigt, at analysen trækker på input fra forummet, samtidig med at analysen får direkte betydning for hvad der fremadrettet kan diskuteres i assessorforummet. Udover spørgeskemaundersøgelsen er der gennemført samtaler med hhv. Banedanmark og DSB om deres oplevelser af samarbejdet med assessorerne.

3 Abstract In 2012, the regulation on the common safety method for risk evaluation and assessment was introduced in Denmark. Now, three years later, it is time to evaluate the use of Assessment Bodies within the railway area, to identify strengths and challenges in the field, and lay out potential measures that may support the development of an even stronger market. The evaluation report has been compiled by the Transport and Construction Agency and includes an analysis based on surveys executed among the current Assessors in the market, as well as meetings and dialogue with the two main Proposers in Denmark, Banedanmark and DSB. Even though the surveys render a relatively positive outlook on the market conditions, there is a clear indication that there is potential for improvement throughout the sector. The understanding of the principles of CSM-RA, the awareness of what role the assessor entails as well as that of the scope and depth of the assessment can be improved throughout the sector. An important issue for the Assessors is the quality of delivered documentation as well as the time pressure under which they operate. While not limited to the Assessors scope of work, the risk of time pressure having a negative influence on safety renders cause for concern. To combat and alleviate these challenges, this report proposes measures and actions that may or shall be undertaken in The Agency will focus on strengthening the CSMcompetences, both through increased guidance and by facilitating a forum that will enhance dialogue between the parties involved in the process as well as enable the Agency to present its view on CSM-RA. As a self-help measure, it is proposed that the Proposer and the Assessor engages earnestly and openly in a dialogue, in general about best practices and specifically about the expectations, the time frame and the scope of work as early as possible in the project. Hazard identification, especially in hazard workshops, has been identified as one of the specific activities that could be improved to increase the quality of the overall CSM-process. It is therefore recommended that the Proposers increase their focus on that part of the process, and ensure the availability of the necessary resources and competences to carry out a successful hazard workshop.

4 Indhold Kapitel I: Generelt om undersøgelsen 5 Assessormarkedet i dag Undersøgelsens fremgangsmåde Respondenternes baggrund og vurdering af faglige kompetencer 7 Akkreditering 8 Assessorernes samarbejde med projekterne 9 Tillæg 1 12 Habilitet og uafhængighed 14 Forslagsstillers valg af assessor 14 Forholdet til Trafik- og Byggestyrelsen 15 Assessorforum 15 Assessortilsyn og dialog 16 Opsummering og Trafik- og Byggestyrelsens bemærkninger til kapitel II 17 Kapitel III: Undersøgelsen af projekterne 19 Assessorerne set fra projekternes synsvinkel 19 Infrastrukturprojekterne og assessorerne 19 DSB og assessorernes arbejde 20 Opsummering og Trafik- og Byggestyrelsens bemærkninger til kapitel III 20 Kapitel IV: Konklusioner og forslag til tiltag 21 Undersøgelsens konklusioner Tiltag som følge af konklusionerne Bilag A: Spørgeskema udsendt til assessorerne (dansk)fejl! Bogmærke er ikke defineret. Bilag B: Spørgeskema udsendt til assessorerne (engelsk)fejl! Bogmærke er ikke defineret.

5 5 Undersøgelse af Kapitel I: Generelt om undersøgelsen Kapitel I: Generelt om undersøgelsen Assessormarkedet er et marked i udvikling, og forudsætningerne for assessorernes arbejde er fortsat i forandring. Assessormarkedet i dag Brugen af assessorer i godkendelsessager i jernbanesektoren udspringer af forordningen om den fælles sikkerhedsmetode til risikoevaluering og -vurdering, CSM- RA, og blev indført i Danmark i Siden da, er flere større internationale assessorvirksomheder blevet aktive på det danske marked. Dette er primært afledt af de igangværende megaprojekter 1 på jernbaneområdet, hvor de internationalt agerende assessorer er tilknyttede. Anvendelsen af den nye CSM-RA 2 fra 21. maj 2015, og dens krav om enten akkreditering eller national anerkendelse af assessorerne har medført at flere assessorer allerede har besluttet sig for at blive akkrediteret. I Danmark er det fortsat muligt at assessere nogle jernbaneprojekter uden at være akkrediteret, det forudsætter enten en sag-til-sag godkendelse eller en generisk godkendelse, som udstedes af Trafikog Byggestyrelsen. Undersøgelsens fremgangsmåde Undersøgelsen er baseret på input fra interessenterne i markedet, dvs. jernbaneassessorerne på infrastrukturområdet og de projekter de er tilknyttede. 1 Megaprojekterne i Danmark er Ringsted-Femern, København-Ringsted, Elektrificeringsprogrammet, Signalprogrammet, Femern Kyst-kyst og Metro Cityringen. 2 Kommissionens forordning (EU) nr. 402/2013 om vedtagelse af fælles sikkerhedsmetode til risikoevaluering og vurdering og ophævelse af forordning (EF) nr. 352/2009. Assessorerne er tilsendt et elektronisk spørgeskema i september Spørgeskemaet blev sendt til 86 assessorer, hvoraf 51 igangsatte det, og 38 gennemførte det fuldstændigt. På trods af den relativt lave svarprocent, vurderes undersøgelsens at være repræsentativ, da dens resultater har været forelagt Branchepanel for jernbanen og Trafikog Byggestyrelsens Assessorforum, der har givet udtryk for de samme konklusioner. Resultaterne understøttes derudover af Trafik- og Byggestyrelsens kendskab til forholdene på assessormarkedet. For at få så bredt et perspektiv som muligt, var spørgeskemaerne rettet mod såvel leadassessorer som fagassessorer. Besvarelserne vil blive gennemgået i det efterfølgende kapitel. Et separat spørgeskema på engelsk blev sendt til de internationale assessorer, der er tilknyttet megaprojekterne i Danmark. Da omstændighederne for de internationale assessorer er noget anerledes end for de danske assessorer, er der foretaget visse justeringer i det engelske spørgeskema, primært i forhold til en reduktion i antallet af spørgsmål. De to spørgeskemaer vedlægges som hhv. bilag A og B. Som det fremgår af bilagene, har spørgeskemaerne indeholdt spørgsmål der lægger op til såvel kvantitative som kvalitative svar. Det har været muligt alene at besvare udvalgte spørgsmål hvorfor det samlede antal besvarelser på et givent spørgsmål ikke nødvendigvis modsvarer antallet af respondenter for hele undersøgelsen. Udover spørgeskemaerne er der gennemført samtaler med hhv. Banedanmark og DSB om deres opfattelse af assessormarkedet, og

6 6 Undersøgelse af Kapitel I: Generelt om undersøgelsen samarbejdet mellem projekterne og assessorerne. Det skal bemærkes, at Banedanmark i samme periode har foretaget en undersøgelse af NoBos, assessorer og validatorer på deres projekter, i et projekt kaldet NAVY 3. Banedanmark har orienteret om nogle resultater fra NAVY-projektet i relation til assessorerne. Gennem Trafik- og Byggestyrelsens løbende arbejde med hhv. godkendelse af - og tilsyn med - assessorteams, godkendelse af ansøgninger og gennemførsel af assessorforum har styrelsen oparbejdet en generel viden om markedet som også vil blive benyttet i vurderingen af besvarelserne. 3 NoBo, Assessor, Validator Ydelser.

7 7 Undersøgelse af Assessorerne har generelt rigtigt godt styr på deres kernekompetencer men der er også klare udfordringer Respondenternes baggrund og vurdering af faglige kompetencer overvægt af fagassessorer. Dette er forventeligt, da der findes flere fagassessorer end lead-assessorer. Det var muligt at vælge begge kategorier i besvarelsen. Som det fremgår af figur 1, er spørgeskemaet besvaret af en 10 Figur 1: Fordelingen af lead- og fagassessorer. Respondenterne havde mulighed for at vælge flere svar 8 69,39% ,61% 2 Lead assessor Fagassessor Fagassessorernes baggrund kan yderligere brydes ned, hvilket fremgår af grafen i figur 2. De fleste assessorer assesserer mere end ét fag. Figur 2: Faglig fordeling blandt fagassessorerne. Respondenterne havde mulighed for flere besvarelser. 11% 13% Spor Perroner Broer og tunneller 9% 9% 7% 8% 7% 6% 7% 7% 6% 8% Dæmninger Geoteknik Kørestrøm/stærkstrøm Sikring Togkontrol Fjernstyring 2% Overkørsler Drifts- og trafikstyring Samspil trafik og teknik Ikke oplyst / vil ikke oplyse

8 8 Undersøgelse af Af besvarelserne fremgår det, at et flertal af assessorerne arbejder i virksomheder med mere end fem ansatte assessorer. Således er alene seks ud af 44 besvarelser faldet i kategorierne en-mands-virksomhed og assessorvirksomhed med 2-5 assessorer. Assessorerne blev spurgt om, hvor sikre de føler sig i forhold til det arbejde de udfører, såvel jernbanefagligt som i forhold til processen jf. CSM-forordningen og evnen til at dokumentere resultatet af assesseringen, hvilket fremgår af figur 3. Overordnet set giver assessorerne udtryk for stor sikkerhed på alle områder. Figur 3: Hvor sikker føler du dig i det arbejde du udfører (bemærk, at figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer) I forhold til din evne til at dokumentere resultaterne af I forhold til proceskrav jf. CSMforordningen? Jernbanefagligt? Jernbanefagligt? I forhold til proceskrav jf. CSMforordningen? I forhold til din evne til at dokumentere resultaterne af assessment? 1. Meget sikker 61,9 29,26% 40,48% 2. Rimelig sikker 30,95% 60,98% 59,52% 3. Hverken sikker eller usikker 7,15% 9,76% 4. Rimelig usikker 5. Meget usikker Hvis man skal se på forbedrings- og udviklingsmuligheder i figur 3, kan man se på de to sidste punkter angående proceskravene jf. CSM-forordningen og evnen til at dokumentere resultaterne af assessment, idet der på disse punkter er den relativt største andel der angiver rimelig sikker. Besvarelserne i forhold til jernbanefaglig sikkerhed viser at der er en stor andel af meget erfarne assessorer, som har arbejdet indenfor branchen i mange år. Akkreditering Som det fremgår af figur 4, er mellem en tredjedel og en fjerdedel af respondenterne for nuværende akkrediterede efter ISO:IEC 17020:2012 til at udføre inspektioner i henhold til Kommissionens forordning (EU) nr. 402/2013 om vedtagelse af fælles sikkerhedsmetode til risikoevaluering og vurdering. Ud af de resterende ikke-akkrediterede respondenter, påtænker cirka 20 % at skulle akkrediteres.

9 9 Undersøgelse af 10 8 Figur 4: Andel akkrediterede og ikke-akkrediterede, med underinddeling om hvorvidt sidstnævnte vil akkrediteres. 28,2 Akkrediteret ,5 51,3 Ikke-akkrediteret og påtænker at blive det Ikke-akkrediteret og påtænker ikke at blive det Assessorernes samarbejde med projekterne Assessorernes arbejde sker altid i forhold til konkrete projekter, som har behov for at opnå en ibrugtagningstilladelse fra Trafik- og Byggestyrelsen Et velfungerende samarbejde er udgangspunktet for et godt produkt. Derfor har styrelsen valgt i spørgeskemaet særligt at fokusere på samarbejdet. I det følgende bliver der dels præsenteret data, der beror på assessorernes besvarelse af spørgsmål, dels emner, assessorerne i spørgeskemaet har g kommenteret på, idet de blev spurgt om, hvordan samarbejdet med projekterne kunne forbedres. Helt generelt kan det siges, at udfordringerne er forskelligartede. Nogle er af en strukturel karakter, mens andre er afstedkommet af personlige uoverensstemmelser, menings- eller opfattelsesforskelle. 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Figur 5: Hvordan opfatter du samarbejdet med de projekter du har assesseret? Figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer 6,82% 5 31,82% 11,36% 0,0 1. Samarbejdet fungerer altid godt 2. Samarbejdet fungerer ofte godt 3. Samarbejdet fungerer nogenlunde 4. Samarbejdet fungerer ofte dårligt 5. Samarbejdet fungerer altid dårligt Figur 5 illustrerer, at samarbejdet for lidt over halvdelen af assessorerne fungerer godt. Den viser dog også, at samarbejdet kunne fungere bedre for lidt under halvdelen. Det er samtidig et fåtal der regelmæssigt oplever et dårligt samarbejde, og ingen der konsekvent gør det. Dokumentationsgrundlaget spiller en væsentlig rolle i assessors arbejde, da assessor gennem dokumentationsgrundlaget blandt andet skal påvise, at f.eks. sikkerhedskravene er opfyldt og at risikostyringen er opfyldt i henhold til CSM-RA. Dvs. at dokumentation, som efter assessors vurdering ikke er

10 10 Undersøgelse af fyldestgørende i første omgang vil føre til øget tidsforbrug og omkostninger for de enkelte projekter. Figur 6: Er kvaliteten af dokumentationsgrundlaget for dit arbejde tilfredsstillende, eksempelvis (bemærk, figuren indeholder besvarelser fra udenlandske assessorer) Systemdefinitione n? Sikkerhedsplaner og kompetencebeskr ivelser? Risikostyringen jævnfør CSM? Påvisning af sikkerhedskravso pfyldelse? 1. Altid 4,65% 2,38% 2,33% 2. Ofte 51,17% 38,1 47,62% 34,88% 3. Nogle gange 34,88% 57,14% 33,33% 44,18% 4. Sjældent 9,3 2,38% 14,29% 16,28% 5. Aldrig 2,38% 2,38% 2,33% Grafen i figur 6 viser, at der for de fire forhold der er spurgt ind til er et stort potentiale for forbedring og dermed for tidsmæssige og økonomiske besparelser for projekterne. Ud fra besvarelserne fremgår det, at det især synes at være sikkerhedsplaner & kompetencebeskrivelser og påvisning af sikkerhedskravsopfyldelse der er problematiske områder. Tallene i figur 6 understreger desuden fordelene i, at projekt og assessor gør en indsats for, at der skabes en fælles forståelse af, hvad der er god kvalitet i forhold til dokumentationsmaterialet tidligt i projektforløbet. Figur 7: Modtager du tilfredsstillende svar på dine spørgsmål? Figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 5 42,86% 10,0 0,0 2,38% 4,76% 0,0 1. Altid 2. Ofte 3. Nogle gange 4. Sjældent 5. Aldrig Denne pointe understreges yderligere i figur 7, der viser, at der er udfordringer med at få en tilfredsstillende dialog mellem projekt

11 11 Undersøgelse af og assessor. Også her vil det være en fordel, at der indledningsvis forventningsafstemmes i forhold til hvad parterne hver især forventer af hinanden. Figur 8: Reagerer forslagsstiller på dine anmærkninger? Figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer 26,19% hos projekterne som hos assessorerne selv. Figur 9: Med hvilken frekvens oplever du, at du arbejder under så stort et tidspres, at det risikerer at gå ud over kvaliteten af dit arbejde? Figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer 4,88% 61,9 19,51% 11,91% 65,85% 9,76% Altid 2. Ofte 3. Nogle gange 4. Sjældent 5. Aldrig Modsat er tilfredsheden med forslagsstillers reaktion på assessors anmærkninger større, hvilket figur 8 viser. De ovenstående grafer understøttes af kommentarerne fra assessorerne om forbedringsmulighederne i samarbejdet. Flere assessorer efterlyser generelt en større forståelse for CSM-RA blandt projekterne, herunder i forhold til at få uddannet medarbejdere og projektdeltagere, således at der opnås en større grad af parathed og modenhed inden for CSM. En assessor giver desuden udtryk for, at det ligeledes er nødvendigt at uddanne lederne, så de respekterer behovet for uddannede medarbejdere. Flere assessorer tilkendegiver, at de har opfattelsen af, at mange projekter ser CSM-RA som en hindring, der kun er til for myndighedens skyld, frem for som et værktøj, der kan hjælpe og understøtte dem i deres arbejde. Det skal nævnes, at nogle assessorer selv peger på, at samarbejdet kunne styrkes gennem en dybere forståelse for processen hos alle parter, såvel Aldrig 2. Sjældent 3. Nogle gange 4. Ofte 5. Altid Figur 9 illustrerer, at langt hovedparten af respondenterne som minimum på et tidspunkt har været udsat for så stort et tidspres, at der har været risiko for, at det kunne påvirke kvaliteten i arbejdet negativt. Dette viser, at der er en reel udfordring på dette punkt da tidspresset i sidste ende risikerer at gå ud over sikkerheden på jernbaneområdet. Årsagen til dette tidspres skal ifølge nogle af respondenterne findes i de rammer projekterne agerer inden for. Rammerne er i høj grad defineret af tid og økonomi. Begge dele udfordres i de situationer, hvor projekterne enten ikke er godt nok klædt på til at arbejde med CSM, ikke planlægger arbejdet fornuftigt, eller støder på uforudsete problemer. Figur 10 nedenfor viser, hvad assessorerne selv mener, er de hyppigste årsager til det tidspres de bliver udsat for.

12 12 Undersøgelse af Figur 10: Hvis du oplever tidspres, skyldes dette så (bemærk, at figuren inkluderer udenlandske assessorer, og at der var mulighed for mere end én besvarelse) 40,0 35,0 35,94% 35,94% 1. Dårlig planlægning? 30,0 25,0 2. Kvaliteten af dokumentationsgrundlaget? 20,0 15,0 14,05% 3. Tekniske eller praktiske udfordringer? 4. Tilfældigheder? 10,0 5,0 9,38% 4,69% 5. Andet 0,0 Som det fremgår af figur 10 er det især dårlig planlægning og kvaliteten af dokumentationsgrundlaget, der er de væsentligste årsager assessorerne peger på. Sidstnævnte stemmer i den sammenhæng godt overens med assessorernes besvarelse vedr. kvaliteten af dokumentationsgrundlaget, som det fremgår af tallene i figur 6. I forbindelse med punktet Andet i ovenstående figur, havde assessorerne mulighed for at angive skriftligt, hvilke andre baggrunde for tidspres, de oplever. Et af disse forhold er, at der i nogle tilfælde synes at mangle en sammenhæng mellem teori og virkelighed. Det er således opfattelsen, at der ikke altid er overensstemmelser mellem CSM-RA og hvordan tingene gribes an i forbindelse med udførslen. Tillæg 1 I foråret 2014 indførtes vilkår om tillæg 1 og 2 til ibrugtagningstilladelser for infrastruktur. Da ordningen er relativt ny, har styrelsen interesse i at få feedback på ordningen. I forbindelse med denne undersøgelse har Trafik- og Byggestyrelsen spurgt ind til specifikt Tillæg 1, blandt andet i forhold til assessorernes vurdering af vægtningen i tillægget og længden af fristen Figur 11: I forhold til Tillæg 1 og Trafik- og Byggestyrelsens vejledninger herom, mener du, at det er de rette elementer, som vurderes? Figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer 95,12% 4,88% 1. Ja 2. Nej

13 13 Undersøgelse af I forhold til Tillæg 1, er der generelt enighed om, at det er de rette elementer der vurderes, hvilket fremgår af figur 11. En af de få, der har angivet at dette ikke er tilfældet, har specificeret, at der bør komme mere fokus på faglighed og styring i Tillæg 1, idet det anføres, at det der behandles, kunne screenes og skæres bort på et tidligere tidspunkt. Med hensyn til fristens længde er der dog mere delte meninger, som det fremgår af nedenstående figur 12. Figur 12: I forhold til Tillæg 1, er fristen på fire uger passende? Figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer 2. Nej 26% 1. Ja 74% Cirka en fjerdedel angiver, at fristen ikke er passende, blandt andet fordi deres mulighed for at overholde fristen beror på kvaliteten af dokumentationsmaterialet. I de tilfælde hvor dette ikke er tilfredsstillende, vil fristen dermed være for kort. Adspurgt om, hvad de ligger til grund for deres vurdering af fristens længde, anfører assessorerne, at et projekt, der er velplanlagt og som har styr på CSMprocessen, burde kunne fremskaffe dokumentationen hurtigt, idet meget af dokumentationen allerede skal foreligge ved overdragelsen af projektet til driftsorganisationen. Andre peger på, at assessor også selv har et ansvar for at planlægge og prioritere sine opgaver og sin tid. Figur 13: Hvordan vurderer du kravet om uafhængighed og habilitets påvirkning af markedet for assessorer? Figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer 5% 1 15% 2 25% 3 35% 17,5 3 32, Der er aldrig problemer 2. Der er sjældent problemer 3. Der er nogle gange problemer 4. Der er ofte problemer 5. Der er altid problemer

14 14 Undersøgelse af Habilitet og uafhængighed Assessorerne opererer i henhold til CSM-RA under krav om uafhængighed og habilitet, med direkte krav om opfyldelse af alle kravene i ISO/IEC 17020:2012. Assessormarkedet i Danmark er i dag relativt begrænset, såvel i mængden af opgaver som i assessorvirksomheder. Assessorerne påpeger, at dette rejser en række problematikker i forhold til kravet om uafhængighed og habilitet. Som det fremgår af figur 13, er der temmelig forskellige holdninger til spørgsmålet. Især skal den femtedel af assessorerne, der angiver, at kravet om habilitet og uafhængighed ofte giver anledning til problemer, bemærkes. Overordnet set oplever over halvdelen relativt ofte problemer med dette. Forslagsstillers valg af assessor En assessor anfører, at et tiltag til forbedring af kvaliteten af forslagsstilleres valg af assessor kunne være et fuldstændigt krav om akkreditering. Assessorerne giver derudover udtryk for bekymring omkring forslagsstillers baggrund for valg og fravalg af assessorer, blandt andet med baggrund i, at forslagsstiller vægter pris for højt. Samtidig giver nogle assessorer også udtryk for en bekymring om, hvorvidt kritiske assessorer vælges fra frem for mindre kritiske assessorer. Endeligt foreslås oprettelsen af en whistleblower-ordning, der vil give en presset assessor eller person tilknyttet projektet mulighed for at gøre opmærksom på betænkelige forhold. Figur 14: Hvis du har direkte kontakt til Trafik- og Byggestyrelsen, hvordan vurderer du følgende? Figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer Trafik- og Byggestyrelsen besvarer hurtigt mine henvendelser Svarene er fagligt brugbare Svarene er entydige Jeg føler mig godt behandlet af Trafik- og Byggestyrelsen 1. Altid 11,11% 5,56% 2,78% 36,11% 2. Ofte 5 58,33% 33,33% 44,44% 3. Nogle gange 13,89% 11,11% 36,11% 2,78% 4. Sjældent 2,78% 5. Aldrig 2,78% 2,78% 6. Ikke relevant 22,22% 22,22% 25% 16,67%

15 15 Undersøgelse af Forholdet til Trafik- og Byggestyrelsen Trafik- og Byggestyrelsen har som jernbanemyndighed interaktion med assessorerne. Denne interaktion kommer i mange former, primært i forbindelse med henvendelser fra assessorer om konkrete problemstillinger, hvor styrelsen præciserer sin holdning på forskellige områder. Derfor har det også været vigtigt for styrelsen at få assessorernes vurdering af forholdet til styrelsen. Figur 14 giver det overordnede billede af assessorernes vurdering af styrelsen. Overordnet set har assessorerne en positiv vurdering af deres kontakt med Trafik- og Byggestyrelsen, om end det skal bemærkes, at et af de områder, hvor figur 14 peger på forbedringsmuligheder, er i forhold til entydigheden i svarene fra styrelsen. Den positive opfattelse i figur 15, kan i også aflæses i figur 16, i forhold til assessorernes opfattelse af samarbejdet med styrelsens medarbejdere. Her er der dog også en stor andel, der har angivet, at spørgsmålet ikke har så stor relevans for dem, da de ikke arbejder sammen med styrelsens medarbejdere. Adspurgt om hvad der kunne gøre samarbejdet bedre, oplever nogle assessorer, at der kan være udfordringer i dialogen mellem de faglige assessorer og styrelsens jurister. Dette afspejler sig også i et ønske om, at kommunikationen mellem styrelsen og assessorerne bliver klarere, således, at parternes roller bliver mere klart definerede, og det klarere etableres hvad der forventes af assessorerne. Figur 15: Hvordan opfatter du samarbejdet med Trafik- og Byggestyrelsens medarbejdere generelt? Figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer 5. Samarbejdet er dårligt 4. Samarbejdet er sjældent godt 3. Samarbejdet er nogle gange godt 6. Jeg har ikke arbejdet sammen med Trafik- og Byggestyrelsens medarbejdere 28% 1. Samarbejdet er altid godt 2 2. Samarbejdet er ofte godt 52% Nogle assessorer efterspørger også flere møder generelt, såvel regelmæssige møder som opstartsmøder, hvor projektet kan gennemgås, samt møder forud for IBTansøgning og som opfølgning herpå. En anden type møder nævnt i denne forbindelse er dem, der finder sted i forbindelse med Assessorforum, som vil blive dækket nedenfor. Assessorforum Trafik- og Byggestyrelsen møder i Assessorforum en gang i kvartalet,

16 16 Undersøgelse af hvor relevante emner tages op. Lidt over en tredjedel af respondenterne i undersøgelsen deltager også i forummet. Blandt denne tredjedel er der en positiv indstilling til forummet, som det fremgår af figur 16. Figur 16: Hvad er dit generelle indtryk af Assessorforum? Figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer ,67% 4 13,33% 1. Jeg har et godt indtryk 2. Jeg har et overvejende godt indtryk 3. Jeg har hverken et godt eller dårligt indtryk 4. Jeg har et overvejende dårligt indtryk 5. Jeg har et dårligt indtryk Assessortilsyn og dialog Trafik og Byggestyrelsen fører tilsyn med de sag-til-sag godkendte assessorer, mens styrelsen indgår i en dialog med de akkrediterede assessorer. 25 % af besvarelserne angiver, at de har været udsat for tilsyn eller indgået i dialog med styrelsen. Det relativt lave antal bunder dels i en forskel i forståelsen af tilsyn. I styrelsens optik behøver et assessortilsyn ikke at være fysisk, men kan også udføres skriftligt gennem det spørgeskema, styrelsen sender til assessor 4. Og dels bunder angivelsen i, at styrelsen i en periode ikke har gennemført så mange ansigttil-ansigt tilsyn. Som det var tilfældet med de generelle kommentarer og besvarelser om kontakten mellem assessor og Trafikog Byggestyrelsen, har styrelsen en opgave i forhold til at give såvel entydige som rettidige svar i forbindelse med tilsyn. De fleste andre punkter er generelt positive. Enkelte assessorer angiver dog, at tilsynet kun sjældent bidrager til at støtte forholdet mellem assessor og forslagsstiller. Assessorerne rejser en problemstilling vedrørende tidspunktet for afholdelsen af tilsynet. Det bemærkes, at tilsynet ofte udføres i sammenhæng med en nært forestående IBT, hvilket bliver betragtet som en unødig sammenblanding af de to ting. 4 Skemaet sendes så tidligt som muligt i projektet under forudsætning af, at der har fundet et forpligtende samarbejde sted mellem assessor og projekt.

17 17 Undersøgelse af Figur 17: Hvordan opfatter du følgende i forhold til Trafik- og Byggestyrelsens tilsyn med assessorerne? Figuren inkluderer besvarelser fra udenlandske assessorer Kommunikati onen fra Trafik- og Byggestyrelse n er entydig og/eller rettidig Besvarelse hhv. mødedeltagel se er ikke unødigt tidskrævende Trafik- og Byggestyrelse ns medarbejdere er velforberedte til tilsynsmøder Trafik- og Byggestyrelse ns tilsyn understøtter mit forhold til forslagsstiller konstruktivt Jeg modtager tilfredsstillend e svar på mine spørgsmål 1. Altid Ofte Nogle gange Sjældent 1 5. Aldrig Opsummering og Trafik- og Byggestyrelsens bemærkninger til kapitel II Besvarelserne til nu viser, at assessorerne selv vurderer, at de både har en høj jernbanefaglighed og CSMviden. Assessorerne ser særligt en muligheder for forbedringer i kvaliteten af dokumentationsmaterialet fra projekter til assessorer og i dialogen mellem projekt og assessor. Det bemærkes, at assessorerne ofte oplever at tidspres kan forringe kvaliteten af deres arbejde. Tidspresset anses for at kunne afhjælpes gennem bedre planlægning samt en forhøjelse af kvaliteten i dokumentationsmaterialet. Tilkendegivelsen af at nogle projekter skulle have den tilgang, at CSM-RA er til for myndighedens skyld er uheldig. Det er styrelsens opfattelse, at de fleste projekter og organisationer har taget CSM til sig, mens andre ikke i samme grad har gjort det. Det er styrelsens mål, at CSM-RA bliver alment udbredt og accepteret, da det er nyttigt værktøj i sikkerhedsarbejdet. Besvarelserne om kravene til uafhængighed og habilitet er påvirkede af det begrænsede omfang af det danske assessormarked. Assessorerne løsningsforslag til disse problematikker er i høj grad rettede mod ændringer i den nuværende struktur på markedet, og generelt langsigtede. Styrelsen opfatter det ikke som et habilitetsproblem at kravet om habilitet begrænser virksomhederne fra at byde ind på en opgave (hvis de f.eks. allerede er rådgivere på projektet). Men det er naturligvis et problem, hvis der er en mangel på habile assessorer for et givent projekt. Det er blevet bemærkes, at nogle projekter fokuserer for meget på priser i valg af assessor. Det frie marked fordrer konkurrence, og det helt

18 18 Undersøgelse af naturligt, at forslagsstiller har fokus på prisen. Styrelsen er dog bevidst om, at det kan skabe problemer, hvis der er tale om decideret løndumping. Bemærkningen om at kritiske assessorer fravælges er vigtig, men det er også vigtigt at skelne mellem hvordan ordet kritisk benyttes. Hvis assessor er kritisk over for projektets håndtering af CSM-processen, og derfor fravælges senere, er det et problem. Hvis assessorens kritiske bemærkninger konsekvent ligger uden for scope of work på specifikke projekter, er det en anden sag. Hermed understreges igen vigtigheden af en god indledende dialog mellem projekt og assessor om scope of work. Dette er helt centralt og er noget styrelsen vil vende tilbage til. Forholdet mellem assessor og Trafikog Byggestyrelsen er vigtig for styrelsen. Undersøgelsens viser, at assessorerne sætter pris på de initiativer til erfaringsudveksling og myndighedskontakt der eksisterer, herunder Assessorforum. Undersøgelsen viser, at styrelsen kan og skal styrke sin indsats når det gælder kommunikationen med assessorerne i forskellige sammenhænge. Det skal dog bemærkes, at styrelsen ikke giver konkrete anvisninger til løsninger af jernbanefaglige problemstillinger, men må forholder sig til de overordnede problemstillinger.

19 19 Undersøgelse af Kapitel III: Undersøgelsen af projekterne Kapitel III: Undersøgelsen af projekterne Som dem der benytter assessorernes ydelser, har projekterne en holdning til dem. Banedanmark og DSB s oplevelse af assessormarkedet spejler sig assessorernes egen oplevelse. Assessorerne set fra projekternes synsvinkel For at få et retvisende billede af assessormarkedet har Trafik- og Byggestyrelsen også søgt at indsamle oplevelser og erfaring fra projekterne. Inputtet fra disse er baseret på dele af resultaterne af Banedanmarks NAVYprojekt og samtaler med både Banedanmark og DSB om deres syn på assessorerne. Gennem denne indsamling fra DSB som Banedanmark, er en stor del af de projekter på jernbaneområdet, hvor der benyttes assessorer, blevet dækket og omfattet af denne rapport. Infrastrukturprojekterne og assessorerne Banedanmark er den største infrastrukturforvalter på jernbaneområdet i Danmark, og derfor ansvarlig for det største omfang af de projekter på jernbaneinfrastrukturområdet, hvor der skal bruges assessorer. NAVY 5 -projektet har ifølge Banedanmark afdækket fem fokusområder, hvor tiltag er nødvendige eller fordelagtige at tage. Disse strækker sig fra tiltag på det strategiske niveau over det tekniske niveau til det operationelle niveau. Der er en variation i tiltagenes tidshorisont, idet nogle er mere langsigtede og/eller komplekse end andre. Gennem NAVY analysen har Banedanmark identificeret mangler inden for to områder på 5 NoBo, Assessor og Validator Ydelser assessorområdet i forhold til ressourcer og kompetencer samt i forhold til rammerne for assessorrollen. Områderne genspejler det generelle billede af assessormarkedet, som det er identificeret i de forudgående kapitler. Ressourcer i denne sammenhæng forstås blandt andet økonomisk. Banedanmark har stor fokus på hvordan det økonomiske ressourceforbrug kan nedbringes via proces optimering. Der er ligeledes fokus på menneskelige ressourcer herunder særligt kompetenceudfordringer. NAVY peger på, at der både på assessormarkedet samt hos projekterne er mangel på CSM-kompetencer. Banedanmark ønsker at igangsætte tiltag med henblik på at afhjælpe både den umiddelbare problematik i forhold til manglen på CSM-kompetencerne, samt på længere sigt at øge udbuddet af kompetencer i markedet generelt, og dermed mindske udfordringerne omkring rekruttering. Rekrutteringsudfordringen afspejler sig for nuværende i alle led i assessormarkedet, idet både projekter og assessorvirksomheder i vid udstrækning konkurrerer om at skaffe og fastholde medarbejdere med de rette kompetencer. Det andet område, hvor Banedanmark har identificeret mangler, omhandler assessors scope of work. Dette giver anledning til udfordringer, da der tilsyneladende mangler en forståelse fra enten projekt eller assessor for, hvor grænsen for assessors arbejde eller omfanget af CSM-processen går. Denne uklarhed giver ifølge Banedanmark anledning til iterationer i CSM-processen, der i vid udstrækning anses for at være unødvendige, al den stund at de kunne være undgået gennem en bedre og mere præcis scoping af assessors arbejde. Dette

20 20 Undersøgelse af Kapitel III: Undersøgelsen af projekterne understøtter assessorernes oplevelse i kapitel II, af at indledende dialog giver en række fordele senere i projektforløbet. Et af de mere specifikke områder Banedanmark har identificeret som værende udfordrende for deres projekter og som i høj grad også spiller ind på assessorernes arbejde er i forhold til fareidentifikationen. Her er der en udfordring i forhold til at få brugt fareworkshops til at identificere farer korrekt og efterfølgende få dem håndteret på en tilfredsstillende måde. DSB og assessorernes arbejde DSB s overordnede indtryk af CSMbranchen er, at der fortsat er udfordringer, der skal håndteres. I forhold til assessorerne ser DSB en tendens til, at assessorerne i et vist omfang mangler forståelse for de interne, bagvedliggende procedurer for arbejdet i DSB, hvilket karambolerer med assessorernes krav til, hvilke spørgsmål projekterne skal svare på. Mere generelt ser DSB et problem, der også afspejler sig i såvel assessorernes besvarelser som Banedanmarks konklusioner: begrænsningerne i assessormarkedet. Den store konkurrence om kompetencerne på markedet gør det svært for alle involverede parter at få fat på og fastholde de rette kompetencer. Baggrunden herfor er, at projekterne skal bruge de samme relativt få assessorer stort set samtidigt. Problemstillingen kompliceres yderligere, når de sproglige barrierer regnes med, idet det for DSB s vedkommende ofte er en nødvendighed, at assessor som minimum forstår dansk, hvilket begrænser det tilgængelige marked til Skandinavien. Som det fremgår af kapitel II udgør tidspres en vægtig faktor i assessorernes vurdering af de udfordringer assessormarkedet står overfor i dag. DSB ser også dette tidspres, men fra deres vinkel er baggrunden for dette grundlæggende todelt, idet assessorerne delvist presses på tid af projekterne, men også delvist presses af, at de påtager sig for mange opgaver ad gangen. DSB oplever til tider, at enkelte assessorer har en generelt negativ indstilling over for bestemte fremgangsmåder, som fra DSB s side vurderes passende for projektet. DSB ønsker derfor, at både styrelsen og assessorerne fokuserer på, at CSM-RA er bredt formuleret. Generelt giver DSB udtryk for, at kvaliteten og kvantiteten af assessorerne skal øges. Et løft i CSMkompetencerne og mængden af disse skal dog ikke udelukkende finde sted på assessorsiden, men er også en udfordring for DSB s egne projekter. Opsummering og Trafik- og Byggestyrelsens bemærkninger til kapitel III Kapitel III viser, at udfordringerne for DSB og Banedanmark kredser om de samme emner, navnlig omkring CSMkompetencerne og den bredere forståelse for CSM-RA hos såvel egne medarbejdere som de assessorer, der benyttes på projekterne. Begge virksomheder er derfor samtidig åbner overfor tiltag, der kan afhjælpe denne udfordring. Problemstillingen angående assessorer, der er negativt indstillet overfor bestemte fremgangsmåder kan fra styrelsens synsvinkel i vid udstrækning afhjælpes gennem en god indledende dialog mellem assessor og projekt, hvor eventuelle misforståelser eller uoverensstemmelser kan ryddes af vejen. Vigtigheden af en god fareidentifikation som følge af rettidige fareworkshops bør have fokus fremadrettet, især fordi tiltag på området vil kunne styrke og forbedre dokumentationen i projekterne, og dermed imødekomme nogle af de udfordringer assessorerne har givet udtryk for i kapitel II.

21 21 Undersøgelse af Kapitel IV: Konklusioner og forslag til tiltag Kapitel IV: Konklusioner og forslag til tiltag Undersøgelsens konklusioner Gennemgang af resultaterne i de foregående kapitler viser nogle klare tendenser for markedet. På positivsiden føler assessorerne sig generelt godt rustet til at udføre deres opgave. I betragtning af, at kravet om benyttelse af CSM-RA blev indført i 2012 og derfor stadig er relativt nyt, går det i den rigtige retning. Undersøgelsen viser, at der er klare muligheder for forbedringer. I udgangspunktet er der ikke helt enighed om graden af hinandens kompetencer inden for brugen af CSM, ligesom der fortsat kan opstå uenighed i forhold til parternes ansvar og roller. Helt generelt er alle parter enige om, at samarbejdet mellem projekter og assessorer ikke altid fungerer optimalt. Assessorerne påpeger udfordringer med dialog, tidspres herunder dårlig planlægning og kvaliteten af projekternes dokumentation. Aftagerne af assessorernes ydelser fokuserer på et behov for øget fokus på at afklare rammerne for assesseringen. Dette kan både ske ved bedre og tidligere dialog parterne imellem, eller ved en indsats fra Trafik- og Byggestyrelsen. Selvom assessorerne selv vurderer, at de er sikre i deres arbejde med CSM, peger både de og projekterne på, at der er en udfordring med forståelsen for CSM og udbredelsen af CSMkompetencer. En generel udvidelse af tilgængelige ressourcer med god CSM-viden vil lette arbejdspresset på de assessorer, der i dag er spændt hårdt for. Derudover vil det mindske udfordringerne med at rekruttere og fastholde de rette kompetencer. På længere sigt vil det medføre større stabilitet i det arbejde der udføres både på assessorsiden og i projekterne. Et øget rekrutteringsgrundlag vil komme assessorvirksomhederne til gode, og samtidig mindske problemstillingerne angående habilitet, uafhængighed og forslagsstillers valg af assessor. Foruden de nævnte fordele, vil styrkede CSM-kompetencer for projektorganisationerne i Banedanmark og i DSB komme assessorerne til gode, blandt andet fordi det må forventes at højne kvaliteten af den dokumentation assessor får og i højere grad klæde både assessor og projekt bedre på til at foretage en korrekt afgrænsning af assessors arbejde. Sidst skal nævnes, at mens der hos assessorerne er en generel tilfredshed med samarbejdet med Trafik- og Byggestyrelsen, efterlyses mere entydige besvarelser på henvendelser. Tiltag som følge af konklusionerne På baggrund af undersøgelsen har Trafik- og Byggestyrelsen identificeret en række tiltag, der for styrelsens tiltags vedkommende vil blive implementeret. Disse ses nedenfor, og dækker såvel tiltag fra styrelsen selv, som tiltag, der skal iværksættes af henholdsvis assessor og forslagsstiller.

22 22 Undersøgelse af Kapitel IV: Konklusioner og forslag til tiltag Forslag til tiltag Uddybning af tiltagene Forslagsstiller Fareworkshops Forslagsstiller opfordres til at prioritere og styrke fareworkshops, der afholdes i forbindelse med fareidentifikationen. For at lykkes med tiltaget, skal de rette ressourcer og kompetencer være til stede i de enkelte workshops. Assessorer Trafik- og Byggestyrelsen Udarbejdelse af Best practice Udarbejdelse af Best practice Fokus på vejledningsaktiviteter Styrke CSM-viden i branchen Forslagsstillere opfordres til (såfremt det ikke allerede foreligger) at udarbejde og følge Best practice for; god dialog, udarbejdelse af scope of work, forventningsafklaring om niveauet for dokumentation og aftaler om tidsplaner. Assessorerne opfordres til at gøre overvejelser om Best Practice for; god dialog med forslagsstillere, udarbejdelse af scope of work, forventningsafklaring om niveauet for dokumentation og aftaler om tidsplaner. Styrelsen vil styrke sit fokus på vejledning, særligt i forhold til at give entydige og klare svar på henvendelser og spørgsmål. Styrelsen vil, iværksætte en "CSM-skole", der både indebærer undervisning i principper for arbejdet med CSM og skaber rum til lige dialog mellem assessorer og projekter om det generelle samarbejde.

23

24 Trafik- og Byggestyrelsen Edvard Thomsens Vej 14 DK-2300 København S info@tbst.dk Undersøgelse af assessormarkedet