IT-strategi Executive Summary

Transkript

1 Mdtager(e): NOTAT IT-strategi Executive Summary Der er igennem det seneste kvartal arbejdet med udfrmningen af en fælles IT-strategi fr Aarhus Universitet. Den er nu klar til ledelsesbehandling. Strategien skal pfattes sm en delstrategi, der har til frmål at facilitere de verrdnede mål i Universitetsstrategien g videreføre intentinerne i den administrative frandringsprces. Materialet er udarbejdet med inspiratin fra den mdel fr IT-strategier, sm Gartner Grup anbefaler. Den mfatter 9 hvedtemaer, frdelt på 3 søjler: Behvssøjlen, hvr spørgsmålene er m, hvilke frretningsmæssige behv IT-mrådet skal understøtte g facilitere yderligere udvikling af. Styringssøjlen, hvr det frsøges besvaret, hvrdan vi vil sikre de nødvendige beslutninger g den ønskede adfærd Leverancesøjlen, hvr der pstilles frslag til, hvrdan vi vil udvikle IT-ydelserne g styrke IT-rganisatinens leveranceevne Behvssiden: Der er taget afsæt i, at vi er et universitet i vækst med en ambitin m at tilhøre eliten blandt eurpæiske universiteter. At vi i dagligdagen arbejder md en stigende internatinalisering samtidig med, at vi agerer i en kntekst af relativ stærk myndighedsregulering. Og at vi ser ind i en fremtid, hvr en stigende del af finansieringen vil ske gennem knkurrenceudsatte midler I frlængelse af Universitetsstrategien har IT-mrådet til pgave at understøtte frretningsudviklingen, primært indenfr: - Fremragende frskning - Talentudvikling - Rådgivning g videndeling - Uddannelser i verdensklasse

2 Side 2/6 Samt at bidrage til etablering af fysisk infrastruktur af høj kvalitet g levere effektiv støtte g service Arbejdet har identificeret ngle af de væsentligste barrierer fr at leve fuldt g helt p til disse strategiske mål fr IT-mrådet. De kan grupperes i henhldsvis rganisatrisk mdenhed g IT-teknisk mdenhed. Organisatrisk mdenhed: IT på universitetet er rundet af frskningskulturen med en eksperimentel tilgang til drift g fejlretning. Revisinen mtaler kulturen sm præget af et ufrmelt kntrlmiljø. Det kan lyde psitivt, men er udtryk fr en vurdering af, at der i frhld til Universitetets størrelse g afhængighed af IT frventes en betydelig prfessinalisering af arbejdsfrmer g kntrller, hvad angår drift af IT-løsningerne. Tilsvarende er der kulturelle barrierer indenfr IT-udviklingsmrådet. Her arbejdes aktuelt med udviklingsmdeller, der skal varetage, at vi går fra brugerstyret systemudvikling til frretningsdrevet systemudvikling. Organisatinen har hidtil haft verrdentligt svært ved at priritere på IT-mrådet g knsekvensen har været, at det ikke har været ngen tydelig sndring mellem nice t have g need t have. I den administrative frandringsprces er der naturligvis gså arbejdet med disse kulturfrhld, men der mangler frtsat meget, før de frventede resultater af frandringsprjektet i frm af sammenhængende harmniserede systemer til øknmi, studieadministratin, bygningsadministratin g HR baseret på en sammenhængende, transparent infrastruktur er på plads. IT-teknisk mdenhed: På det IT-tekniske mråde har man ver tid udviklet g knpskudt løsningerne i en grad, så kmpleksiteten er blevet unødvendigt str. Og kmbineret med manglende dkumentatin er prydning g lukning af ikke længere aktuelle løsninger en meget tidskrævende pgave. Der findes f.eks fysiske adgange i netværket g det studieadministrative system Delfi har pt. 84 integratiner med andre IT-løsninger. Analysen peger derfr på et markant behv fr principper fr styring af mrådet, herunder arkitektur g infrastrukturprincipper. Yderligere påpeger IT-revisinen med vedvarende fkus på en række udfrdringer g mangler i den måde, AU på nuværende tidspunkt varetager ITsikkerhedsmrådet.

3 Side 3/6 Det er den grundlæggende erkendelse bag strategien, at vi, selvm det på krt sigt kan frekmme meget lidt værdiskabende, er nødt til at sikre en vis grad af prydning i denne situatin, g at vergangen til nye strukturer (sm fx ibrugtagning af det nye sammenhængende fysiske netværk) vil være ganske langstrakte prcesser, frdi eksisterende kmpleksitet skal krtlægges g håndteres, før migrering kan finde sted. Eller med en analgi fra sprtsverdenen: Hvis vi skal løbe et 100 meter løb, så starter vi løbet 50 meter før startlinien. Rent strategisk mener vi, at behvene fr IT- understøttelse i den kmmende strategiperide kan grupperes under 5 fkusmråder: 1) At levere basal IT-drift ligesm vand ud af hanen 2) At facilitere tilrettelæggelsen af undervisningen 3) At tilbyde at afløfte VIP ernes daglige administrative pgaver 4) At løfte kvaliteten i sagsbehandling generelt 5) At understøtte AU s brand, herunder styrke fusinsidentiteten Styringssiden: Der er i strategiudkastet pstillet en række principper, sm freslås gældende fr den fremtidige udvikling på IT-mrådet. Grundlæggende er, at vi taler m frretningsdrevet IT. Med termen frretning menes frankret i ledelsesmæssige pririteringer af, hvad der tjener frskning, undervisning g rådgivning bedst. Her anvendes begrebet altså ikke i en kmmercielle betydning. Knsekvensen fr IT på AU vil være, at udviklingen skal være drevet af ledelsesmæssige pririteringer, ikke af teknlgiske muligheder g ikke rent brugerstyret. Og at det frretningsrienterede er gældende både, når det handler m at digitalisere arbejdsprcesser, der er velegnede til standardisering; når det handler m metder til at screene g priritere mellem frslag til nye løsninger g når vi taler m effektivisering g standardisering af IT-drift g IT supprt ved at anvende bredt anerkendte prcesser med fkus på service level agreements g ydelseskatalger. Knkret er der udarbejdet et frslag til, hvrdan g hvem på AU, der fremver træffer beslutninger indenfr IT-mrådet. Centralt her står et såkaldt ITfrum, der freslås etableret sm et tværgående frum under Universitetsdirektøren med indstillingsret til universitetets ledelse. Det freslås, at alle prjekter med et budget ver kr g et tværgående frmål behandles i dette frum. Og at der udpeges system- g dataejere fr samtlige databærende IT-systemer.

4 Side 4/6 Der er i tilknytning hertil udarbejdet en række mdeller fr prtefølje- g prjektstyring, sm freslås anvendt i det videre arbejde. Disse kmbinerer erfaringerne fra praktisk anvendelse af den administrative frandringsprjekts prgramhåndbg med frslag til en skarpere g mere frretningsrienteret styring af udviklingsprjekter. I rganisatiner med en længere traditin fr at drive IT frretningsmæssigt anvendes i str udstrækning målemetder til at sikre, m IT-afdelingerne leverer ydelserne sm aftalt. Det er vres vurdering, at AU med frdel kan starte dette mråde p på t klassiske mråder: Brugertilfredsheden med fx AU- IT s supprtydelser samt verhldelsen af aftalte ppetider i frbindelse med serverdrift. Leverancerne: Der er identificeret et påtrængende behv fr at definere principper fr systemarkitektur g infrastruktur. I frhld til systemudviklingen freslås anvendt nget, der ppulært kan kaldes en legklds-arkitektur. Altså hvr mduler g kmpnenter løbende kan udskiftes med hinanden blt ved at justere på den sammenbinding (eller integratin), der er imellem kldserne. I fagtermer en såkaldt Service Orienteret Arkitektur, der i kmbinatin med en integratinsplatfrm kmmer til at afløse den hidtidige mnlitiske systemfilsfi, hvr ét strt databasesystem har rummet studieadministrative systemer, persnaleadministrative systemer, dele af øknmistyringen samt stamdata til hjemmesider g selvbetjeningsløsninger. I frhld til infrastrukturen er det kendetegnende, at givne prdukter har en ganske krt levetid, så anbefalingen på dette mråde går i retning af en knservativ investeringsplitik, hvr der til prduktinsfrmål købes velgennemprøvede prdukter fra anerkendte g langtidshldbare leverandører med stærkt fkus på at beskytte allerede gennemførte investeringer. Hvad angår rganiseringen af IT-driftsydelser anbefaler strategien, at der arbejdes ud fra de principper, der har været gældende i det administrative frandringsprjekt. At: Begrebet administrativ IT tlkes bredt på den måde, at det mhandler de prgrammer g services, der er fælles fr mange brugere. Når en frsker anvender fx Wrd eller Outlk til at udarbejde en rapprt pfattes det sm administrativ IT. Altså, at værktøjer til udarbejdelse, lagring g print af dkumenter g mails pfattes sm administrativ

5 Side 5/6 IT, uanset m det er en TAP er eller VIP er, der anvender dem. Begrebet faglig IT eller frsknings IT bliver dermed frbehldt det mere labratrienære g eksperimentelle udstyr g applikatiner. At der i implementeringen af IT-systemer sndres skarpt mellem det eksperimentelle behv g prduktinsbehvet. At der fremver vil være en række fælles administrative IT-systemer, der er bligatriske fr alle at anvende, g hvr ansvaret fr drift g supprt gradvist g efterhånden sm løsningerne harmniseres g standardiseres vergår til AU-IT, der dg kan indgå kntrakter med både interne g eksterne kmpetencecentre m at varetage pgaverne g hste systemerne. Og at der på en række andre mråder vil være tale m gradvist et lade nuværende løsninger vergå til drift g supprt hs AU- IT, hvis løsningen er øknmisk, kmpetencemæssigt g/eller sikkerhedsmæssigt attraktivt fr hvedmråderne. Det sidste mråde, strategien har behandlet, handler m rganiseringen af supprtpgaverne. Her er anbefalingen, at der arbejdes efter følgende principper: Ét kntaktpunkt fr al teknisk supprt ( Single Pint f Cntact ) At systemejer har ansvar fr faglig/indhldsmæssig supprt, herunder tilrettelæggelsen i frm af fx en superbrugerrganisatin BESLUTNINGSPROCES FOR STRATEGIENS ELEMENTER Indhldet har indtil nu været behandlet i administratinschefkredsen g i FALK-kredsen. Der ønskes nu en behandling i universitetets ledelse m de grundlæggende temaer i den freslåede IT-strategi. Og hvis der kan pnås tilslutning til disse, vil de mere tekniske temaer blive diskuteret g fldet ud igennem dialg med de frskellige IT-enheder. De temaer, der ønskes fastlagt er: a) At IT s fremtidige udvikling drives af frretningen. Naturligvis i dialg med brugerne, men ikke styret af brugerne, g ikke styret at teknlgiske muligheder. b) At der fretrækkes standardsystemer, hvr sådanne findes, g at de arbejdsprcesser, der skal understøttes, analyseres fra start til slut,

6 Side 6/6 uanset at de rganisatrisk bevæger sig mellem fællesadministratin g hvedmråder. c) At der arbejdes med en styringsmdel, hvr et tværgående frum under universitetsdirektøren pririterer g indstiller frslag til tværgående it-prjekter med budgetter ver 300 tkr. til universitetets ledelse d) At der arbejdes md frenkling, harmnisering g standardisering af universitetets samlede systemlandskab. Og at ansvaret fr drift af nye fælles løsninger gradvist samles hs AU-IT, herunder at ngle løsninger vil være bligatriske at anvende, mens andre vil have karakter af tilbud, sm hvedmråderne kan vælge til eller vælge fra. e) At der i de handlingsplaner, der skal vedtages, tages højde fr, at vi i kraft af både rganisatrisk g teknisk mdenhed har et efterslæb, sm kræver ganske mange ressurcer at indhente, herunder at pgaven med at leve p til standarderne indenfr IT-sikkerhedsmrådet må frventes at blive ganske mfattende g langvarig.