Udbudsbrev 18. maj 2017 AAU Science & Innvatin Hub ttalrådgiverudbud med frhandling Det er med glæde, at Bygningsstyrelsen (BYGST) i samarbejde med Aalbrg Universitet (AAU) g A.P. Møller g Hustru Chastine Mc-Kinney Møllers Fnd til almene Frmaal (A.P. Møller Fnden) kan indbyde de prækvalificerede rådgiverteams til at afgive tilbud på ttalrådgivning i frbindelse med pførelse af AAU Science & Innvatin Hub. Dette brev indehlder betingelser g vejledning m afgivelse af tilbud på vennævnte pgave. 1. Generelt Udbuddet gennemføres sm et udbud med frhandling i henhld til 61 til 66 i lv nr. 1564 af 15. december 2015 (Udbudslven). Det er en frudsætning fr at afgive tilbud, at ttalrådgiver er prækvalificeret. Der gøres pmærksm på, at der er tale m en mvendt licitatin, hvr rdregiver har fastlagt ttalrådgivers hnrar. Se knditiner i Aftale m teknisk rådgivning g bistand. Ttalrådgiveraftalen mfatter arkitekt-, ingeniør- g landskabsfaglige ydelser herunder udarbejdelse af byggeprgram, dispsitinsfrslag, prjektfrslag, myndighedsprjekt, hvedprjekt samt prjektpfølgning, fagtilsyn g 1-års eftersyn. Det er et stærkt ønske i bygherre/-kundegruppen, at der skabes et værdifrøgende samarbejde mellem rådgivere g entreprenører, hvr begges kvalifikatiner bringes i spil tidligt i prjekteringsfrløbet, hvrfr BYGST frventer at udbyde prjektet i hvedentreprise på baggrund af et dispsitinsfrslag med efterfølgende samprjektering. 2. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende: 1. Nærværende brev Bilag I. Indicative Cst Template Bilag II. Summary Guide t the New Rules f Measurement 2. Idéplæg inkl. bilag Bilag 1. Helhedsplan fr Aalbrg Universitet Bilag 2. Lkalplan Carl Jacbsens Vej 39 2500 Valby T 4170 1000 bygst@bygst.dk www.bygst.dk CVR 58182516 Bygningsstyrelsen er en del af Transprt- g Bygningsministeriet
Bilag 3. Fladenivellement Bilag 4. Geteknisk undersøgelsesrapprt Bilag 5. Miljøteknisk undersøgelsesrapprt Bilag 6. AAU's teknisk kravspecifikatin 3. Aftale m teknisk rådgivning g bistand inkl. bilag (ttalrådgiveraftale) Bilag D. Hvedtidsplan Bilag E. Ydelsesbeskrivelse inkl. underbilag Bilag F. Organisatinsdiagram Bilag G. Udbetalingsplan 4. Spørgsmål, svar g rettelsesblade Fra dags dat er udbudsmaterialet tilgængeligt på webadressen www.ribsftware.dk/udbudsprtal (gså benævnt Byggeweb). Prækvalificerede firmaer vil mdtage besked m adgang til et særskilt udbudsnr., hvr tilbudsfasen vil fregå. Spørgsmål vedrørende anvendelse af Byggeweb Udbud kan rettes til: RIB A/S Tlf. 32 245 250 supprt@rib-sftware.dk 3. Spørgsmål til udbudsmaterialet inden aflevering af indledende tilbud Alle henvendelser vedrørende udbudsmaterialet skal ske skriftligt. Spørgsmål sendes til: E-mail: lis@bygst.dk Emne: AAU SIH Ttalrådgiverudbud Spørgsmål Alle spørgsmål inklusive svar vil i annymiseret frm blive gjrt tilgængelige på Byggeweb. 3.1 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål, der mdtages senest den 28. august 2017, vil blive besvaret senest den 8. september 2017. Spørgsmål, der mdtages efter den 28. august 2017, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest den 8. september 2017. Spørgsmål, der mdtages senere end den 8. september 2017, vil sm udgangspunkt først blive besvaret efter udløbet af fristen fr indledende tilbud. 3.2 Besigtigelse samt infrmatins- g spørgemøde Ud ver muligheden fr at stille skriftlige spørgsmål, er der mulighed fr prækvalificerede firmaer at deltage i en besigtigelse af grunden samt et infrmatins- g spørgemøde. Det frventes, at alle tilbudsgivere er repræsenteret ved besigtigelsen. Tid: nsdag d. 9. august 2017 kl. 9.30-13.30 Sted: AAU Byggeri & Anlæg, Thmas Manns Vej 23, 9220 Aalbrg Øst, lkale 1.104 Side 2 af 12
Tilmelding med angivelse af antal deltagere skal ske senest trsdag d. 3. august 2017 til lis@bygst.dk. Til mødet vil der være en fælles besigtigelse af grunden ligesm BYGST g AAU vil frtælle m prjektet g visinerne med AAU Science & Innvatin Hub. Der vil gså blive lejlighed til at stille spørgsmål. Spørgsmål der umiddelbart kan besvares, vil blive besvaret på mødet. Øvrige spørgsmål samt de spørgsmål, der er besvaret mundtligt på mødet, vil blive nteret g besvaret skriftligt. Spørgsmål g svar vil sammen med et referat fra mødet hurtigst muligt blive gjrt tilgængelig på Byggeweb. 3.3 Rettelsesblade Eventuelle rettelsesblade vil løbende blive lagt på Byggeweb. 4. Aflevering af indledende tilbud 4.1 Digital tilbudsafgivelse Tilbud skal afleveres digitalt på www.rib-sftware.dk/udbudsprtal. Fr nærmere plysninger herm henvises til brugermanualen fr tilbudsgiver på www.rib-sftware.dk/manualer. 4.2 Tilbudsfrist fr indledende tilbud Det indledende tilbud skal afleveres i sin helhed senest: Fredag den 15. september 2017 kl. 12.00 Tilbud, der mdtages efter dette tidspunkt, vil ikke kmme i betragtning. 4.3 Udfrmning af indledende tilbud Tilbud skal indehlde: Besvarelse af underkriterium 1 (Organisatin g bemanding) Besvarelse af underkriterium 2 (Opgavens gennemførelse (prces g styring)) Besvarelse af underkriterium 3 (Hvedgreb) 4.4 Sprg Besvarelse af underkriterium 1 g 2 skal afleveres på dansk. Besvarelse af underkriterium 3A skal afleveres på både dansk g engelsk. Besvarelse af underkriterium 3B skal afleveres på engelsk. 4.5 Frbehld Det frhandlingsfrløb, der skal gennemføres, mfatter en drøftelse af eventuelle frbehld ver fr kravene i udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne pfrdres derfr til at gøre pmærksm på frhld, sm kan give anledning til frbehld. 4.6 Accept af indledende tilbud BYGST frbehlder sig retten til at tildele kntrakten med udgangspunkt i et indledende tilbud. Det er en frudsætning fr at gøre brug af denne ret, at det pågældende tilbud ikke indehlder frbehld ver fr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Side 3 af 12
Såfremt BYGST gør brug af retten, gennemføres frhandlingsfrløbet, jf. pkt. 6 nedenfr, ikke. Alle tilbudsgiveren vil i så fald blive underrettet skriftligt herm. 5. Tildeling 5.1 Tildelingskriteriet Tildelingskriteriet er det bedste frhld mellem pris g kvalitet med følgende underkriterier, hvr BYGSTs vægtning af det enkelte underkriterium er vist i parentes sm en prcentdel: 1. Organisatin g bemanding (25 %) 2. Opgavens gennemførelse (prces g styring) (30 %) 3. Hvedgreb (45 %) Besvarelsen vil indgå sm bilag til ttalrådgiveraftalen. Ad 1, Organisatin g bemanding 1A CV er fr tilbudte nøglemedarbejdere Tilbudsgivere pfrdres til at fremsende CV'er fr de medarbejder, der anses sm værende nøglemedarbejder fr at udføre pgaven tilfredsstillende. Hvert CV må maximalt være på 2 A4 sider med nrmal 10 pkt. skrift inkl. illustratiner g skal afleveres i én samlet pdf-fil. Såfremt CV'et verstiger 2 A4 sider vil BYGST alene evaluere på de første 2 sider i CV'et g se brt fra de resterende sider. Følgende rller ønskes belyst i besvarelsen: Innvatins- g designansvarlig (kreativ prjektleder) Brugerkrdinatr Prjekteringsleder Øknmi- g budgetansvarlig Arbejdsmiljøkrdinatr (P) (lvpligtig uddannelse er påkrævet) IKT-krdinatr DGNB-Knsulent De enkelte nøglemedarbejdere kan varetage flere rller, såfremt tilbudsgiveren har gde argumenter herfr. Det bemærkes, at tilbudte medarbejdere skal varetage de funktiner, der er lagt p til i det pågældende tilbud. Det vil ikke være muligt at udskifte de tilbudte medarbejdere under et eventuelt efterfølgende kntraktfrløb, medmindre BYGST giver sit skriftlige samtykke hertil. BYGST vil i sin vurdering af dette underkriterium lægge vægt på, i hvr høj grad det sandsynliggøres, at de venfr anførte funktiner vil blive varetaget af nøglemedarbejdere med relevant g høj kmpetence, samt at pgavernes kvalificerede udførelse er sikret i tilfælde af, at enkeltpersner får frfald. BYGST vil endvidere lægge vægt, på at tilbudsgiver gså kan stille med innvative kræfter i verensstemmelse med prjektets visin. Ordregiver pfrdrer tilbudsgivere til at inkludere unge iværksættere g kreative entreprenante start-ups i deres team. Side 4 af 12
1B Organisatinsplan Derudver pfrdres tilbudsgivere at vedlægge en rganisatinsplan med redegørelse fr den rganisatin g bemanding, der er til rådighed fr gennemførelsen af pgaven. Herunder struktur fr prjektledere fr henhldsvis arkitektfag, ingeniørfag g landskab, fagansvarlige fr VVS, ventilatin, el g knstruktiner samt rganisering af fagtilsyn g prjektpfølgning under udførelsen. Der skal angives kmmunikatinslinjer, ansvarsfrhld samt stillingstagen til ttalrådgivers plads i prjektrganisatinen herunder relatin til bygherrens rganisatin. Hvis der fr ngle af de anførte kategrier påtænkes anvendt underrådgivere, skal dette plyses. Beskrivelsen må maximalt være på 2 A4 sider med nrmal 10 pkt. skrift inkl. illustratiner g skal afleveres i pdf-frmat. Såfremt beskrivelsen verstiger 2 A4 sider vil BYGST alene evaluere på de første 2 sider i beskrivelsen g se brt fra de resterende sider. BYGST vil i sin vurdering af dette underkriterium lægge vægt på i hvr høj grad det sandsynliggøres, at der tilbydes en rganisatin, sm indehlder klare g lgiske kmpetence- g ansvarsfrhld. Der vil blive lagt vægt på, at den tilbudte rganisatin internt frekmmer lgisk pbygget, med effektive g entydige kmmandveje g grænseflader. Ad 2, Opgavens gennemførelse (prces g styring) 2A Prces- g tidsplan fr brugerprces Tilbudsgivere pfrdres til at fremsende en beskrivelse af, hvrdan de vil løse brugerprcessen i prjektets referencegrupper, med en klar beskrivelse af, hvrdan tilbudsgiver vil imødekmme prjektets målgruppe g skabe et innvatins- g iværksættermiljø drevet af netp dem. Med udgangspunkt i udbudsmaterialet, herunder især ydelsesbeskrivelsens afsnit m brugerprces samt hvedtidsplanen, bedes tilbudsgivere udarbejde en prces g tidsplan fr brugerprcessen herunder et klart beskrevet mål g frventet udbytte af prcessen. Prcesplanen skal på en enkel g verskuelig måde mfatte, hvilken rlle g hvilke ydelser tilbudsgiveren vil levere i frløbet herunder; hvem der deltager fra tilbudsgiverens side, hvilken type materiale de vil lægge frem fr brugerne, hvilke styringsredskaber de vil anvende, hvilke delmål de vil have g hvilke frventninger de har til bygherre, lejer g brugere. Herudver skal prces- g tidsplanen beskrive, hvrdan tilbudsgiver vil bidrage til, at der løbende skabes verblik g samles p på brugerprcessen, g hvrdan det sikres, at der er pnået et tilstrækkeligt input. Det frventes endvidere, at tilbudsgivere demnstrerer en plan fr håndtering af ptentielle ændringer i prjektet samt de øknmiske, tids- g risikmæssige knsekvenser herved. Beskrivelsen må maximalt være på 4 A4 sider med nrmal 10 pkt. skrift inkl. illustratiner g skal afleveres i pdf-frmat. Såfremt beskrivelsen verstiger 4 A4 sider vil BYGST alene evaluere på de første 4 sider i beskrivelsen g se brt fra de resterende sider. BYGST vil i sin vurdering af dette underkriterium lægge vægt på tilbudsgiverens evne til at frstå prjektets målgruppe. Der vil endvidere blive lagt vægt på, at tilbudsgivere beskriver en prces, hvr egen rlle er at være psøgende g praktiv i frhld til at drive brugerprcessen md et mål inden fr rammerne af tid, øknmi g kvalitet. Der vil endeligt blive lagt vægt på evnen til at skabe verblik hs bygherre, lejer g brugere, klare kmmunikatins- g beslutningsveje samt evnen til at håndtere ændringer i prjektet på en effektiv g lgisk måde. Side 5 af 12
2B Prcesplan fr tværfaglig kvalitetssikring af grænseflader Tilbudsgivere pfrdres til at fremsende en redegørelse fr, hvrdan tilbudsgiver gennem prgrammerings-, prjekterings- g udførelsesfase vil sikre innvatin, tværfaglighed, bygbarhed g arkitektnisk kvalitet i prjektet. BYGST ønsker blandt andet at mdtage en frhåndsdefinitin af, hvr i prjektet tilbudsgiveren vil arbejde med innvative løsninger, g hvr de vil arbejde med standardløsninger, der udarbejdes efter standardmetder. Tilbudsgiveren bedes udarbejde en prjektspecifik beskrivelse af, hvrdan prjektet tværfagligt granskes, kvalitetssikres, kllisinskntrlleres g grænsefladesikres gennem de frskellige faser g ved faseskift. Herunder styring af grænseflader mellem installatiner g bygningens Building Management System (BMS) under både prjektering g udførelse. Det skal i den frbindelse angives, hvrdan bygherren inddrages g bliver en aktivt deltagende part i den tværfaglige krdinering g granskning ved faseskift inden prjektet afleveres til kmmentering ved bygherren, lejeren g brugere. Derudver ønskes det belyst, hvrdan tilbudsgiver gennem faserne vil arbejde med øknmistyring samt ttaløknmiske vurderinger g beregninger i frbindelse hermed. Derudver skal planen frhlde sig aktivt til ttalrådgivers rlle under samprjekteringsfasen med prjektets hvedentreprenør. Beskrivelsen må maximalt være på 4 A4 sider med nrmal 10 pkt. skrift inkl. illustratiner g skal afleveres i pdf-frmat. Såfremt beskrivelsen verstiger 4 A4 sider vil BYGST alene evaluere på de første 4 sider i beskrivelsen g se brt fra de resterende sider. Der vil i bedømmelsen blive lagt vægt på tilbudsgiverens styringsredskaber i den kreative prces, at der pnås balance mellem innvatin g standardløsninger g at det sandsynliggøres, at der vil blive fretaget en tilstrækkelig faglig såvel sm tværfaglig krdinering af prjektet. Derudver vil der blive lagt vægt på at det sikre, at rådgiver har tilstrækkelig frståelse fr bygherres interesser mkring tid, øknmi g kvalitet g det vil blive vægtet psitivt, at der freligger en plan fr beslutningsgrundlag g rapprtering af prjektets udvikling, risici g dertilhørende knsekvenser. Ad 3, Hvedgreb 3A Præsentatin af hvedgreb NB: Besvarelse af underkriterie 3A skal afleveres på både dansk g engelsk. Tilbudsgivere pfrdres til at aflevere et frslag til et verrdnet kncept eller hvedgreb fr prjektet med afsæt i Idéplæg inkl. bilag. Hvedgrebet skal frhlde sig til bygningens ydre udtryk, indre rganisering g prjektets landskabelige træk. Der ønskes en tydelig angivelse af tilbudsgiverens tektniske g kunstneriske tilgang til prjektet, samt af hvrdan både ingeniørkunst g arkitektur har sat sit præg på det samlede hvedgreb. Derudver skal besvarelsen redegøre fr, hvrdan hvedgrebet afspejler de innvative g tværvidenskabelige aktiviteter i bygningens indre g kan fungere sm knudepunkt på Aalbrg Universitet. Sidst skal hvedgrebet redegøre fr tilbudsgivers tilgang til bæredygtighed med afsæt i principperne bag DGNB. Tilbudsgiverne pfrdres til at arbejde på et verrdnet g diagrammatisk niveau, da det er essentielt fr BYGST, at prgrammering g detaljering af prjektet sker i samråd med universitetets brugere. Der ønskes på nuværende tidspunkt ikke detaljerede tegninger eller ftrealistiske visualiseringer, hvrfr tilbudsgiverne pfrdres til at minimere deres ressurcefrbrug. Side 6 af 12
Besvarelsen må maximalt være på 16 A3 sider i lavfrmat (inkl. både dansk g engelsk beskrivelse) g skal afleveres i pdf-frmat. Såfremt besvarelsen verstiger 16 A3 sider vil BYGST alene evaluere på de første 16 sider g se brt fra de resterende sider. Filen må ikke verskride 50 MB. Derudver skal alle illustratiner afleveres sm billedefiler i jpgfrmat i en samlet zip-pakke. Besvarelsen bør indehlde: T rumlige afbildning af hvedgrebets ydre fremtning på lavt detaljeringsniveau. Én rumlig g stemningsgivende afbildning af bygningens indre på lavt detaljeringsniveau. Diagrammatisk situatinsplan, der demnstrerer hvedgrebets knceptuelle placering på grunden g relatin til mgivelserne. Situatinsplanen skal være angivet med rientering g målestksfrhld. Diagrammatiske planer af alle etager med verrdnet zneinddeling af hvedfunktiner. Planer skal være angivet med rientering g målestksfrhld. 1-2 repræsentative diagrammatiske snit, der viser det verrdnede vertikale flw g zneinddeling i bygningen. Snit skal være angivet med målestksfrhld. Diagrammatiske pstalter sm verrdnet set redegør fr facadernes rytme samt materiale- g farvepalette. 1-2 frklarende diagrammer, sm demnstrerer den knceptuelle idé bag hvedgrebet herunder den tektniske tilgang. Understøttende tekst på dansk g engelsk g eventuelle referencefts. NB: Der vil blive set brt fra afleveret materiale eller illustratiner, der ligger ud ver verstående. Der mdtages ej heller fysiske mdeller. Fagdmmere vil sammen med BYGST g prjektets styregruppe i sin vurdering af dette underkriterium lægge vægt, at hvedgrebet klart g tydeligt præsenterer tilbudsgiverens visin fr prjektet g afspejler visinerne i idéplægget "Bruger- g funktinskrav". Der vil blive lagt vægt på tilbudsgiverens evne til at skabe rammerne m et innvatinsg iværksættermiljø på Aalbrg Universitet, samt på hvrdan byggeriets hvedfunktiner sammensættes g frdeles herunder frslagets ptentiale fr viderebearbejdning i de efterfølgende faser. Derudver vil der blive lagt vægt på, at det bygningsfysiske udtryk afspejler de innvative aktiviteter i husets indre g på at både ingeniørkunst g arkitektur har sat sit præg på prjektet i et tektnisk g bæredygtigt greb. Der lægges endvidere vægt, at situatinsplanen illustrerer et verbevisende kncept af urban karakter, der bidrager til et tæt, levende g sammensat bymiljø, sm kan danne et centralt knudepunkt på Aalbrg Universitet. 3B Overrdnet budgetverslag samt arealversigt NB: Besvarelse af underkriterie 3B skal afleveres på engelsk. Tilbudsgivere pfrdres til at aflevere et verrdnet budgetverslag med angivelse af kvadratmeterpriser på primære bygningsdele i verensstemmelse med skabelnen "Indicative Cst Template" i bilag 1. Det verrdnede budget skal reflektere det viste hvedgreb g sandsynliggøre, at prjektet kan realiseres inden fr den øknmiske ramme. Side 7 af 12
Tilbudsgivere pfrdres endvidere til at aflevere en verrdnet arealversigt i verensstemmelse med skabelnen "Indicative Cst Template" i bilag 1, sm angiver bruttarealer fr hver etage samt fr hele bygningen. Budgetverslaget g arealversigt skal afleveres i excel-frmat jf. skabelnen i bilag 1. BYGST vil i sin vurdering af dette underkriterium lægge vægt på hvedgrebets bygbarhed, realiserbarhed g rbusthed i frhld til verhldelse af den øknmiske ramme. BYGST vil endvidere lægge vægt på tilbudsgiverens evne til at gøre et frnuftigt arealudlæg med differentierede anvendelsesmuligheder g arealeffektivitet. NB: Frslaget skal være realiserbart inden fr den øknmiske ramme g vil derfr blive valideret af BYGST øknmiske rådgiver CreFive. Såfremt BYGST sammen med denne rådgiver vurderer, at prjektet ikke kan realiseres uden væsentlig ændringer i frslagets hvedgreb gives der 0 pint fr underkriterium 3 "Hvedgreb". 5.2 Evalueringsmdel Bedømmelse af de tre underkriterier; Organisatin g bemanding, Opgavens gennemførelse (prces g styring) g Hvedgreb sker hver fr sig med udgangspunkt i en karakterskala, hvr 20 pints gives til et fremragende tilbud, g 0 pints gives til et tilbud, sm kun netp er knditinsmæssigt. Der er således tale m en abslut mdel, hvr bedømmelsen baseres på de ønsker g krav, der fremgår af udbudsmaterialet. BYGST fretager evalueringen af de indkmne tilbud, sm frelægges prjektets styregruppe til beslutning. Til evaluering af underkriterium 3 vil der blive nedsat en vurderingsgruppe bestående af t fagdmmere en arkitekt g en ingeniør udpeget i samråd med henhldsvis Akademisk Arkitektfrening g FRI, samt stadsarkitekten hs Aalbrg Kmmune. Disse vil indgive deres anbefaling til BYGST, men vil ikke have en besluttende kraft. Arkitektfagdmmer:»navn, titel«ingeniørfagdmmer:»navn, titel«stadsarkitekt: Peder Baltzer Nielsen, Aarhus Kmmune 6. Frhandlingsfrløbet Medmindre BYGST vælger at tildele kntrakten med udgangspunkt i et indledende tilbud, gennemføres der et frhandlingsfrløb sm nedenfr beskrevet. BYGST frbehlder sig ret til undervejs i prceduren at ændre frhandlingsfrløbet herunder antallet af møder. I tilfælde af behv fr ændringer i frløbet vil de relevante parter blive infrmeret. Det er et grundlæggende vilkår fr et udbud med frhandling, at der ikke må videregives plysninger m en tilbudsgivers løsningsfrslag til anden tilbudsgiver. Frhandlingsfrløbet skal endvidere gennemføres under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlingsg gennemsigtighedsprincipper. Tilbudsgiverne vil derfr blive inviteret til parallelle frhandlingsmøder g blive bedt m at levere materiale til brug fr frhandlingerne på samme vilkår. Tilbudsgiverne vil gså få tilbagemeldinger fra BYGST samtidigt. I det mfang frhandlingerne kmmer til at dreje sig m udbudsmaterialet g frtlkningen heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det mfang frhandlingerne kmmer til at dreje sig m tilbudsgivernes knkrete løsningsfrslag, vil hver tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding. Side 8 af 12
Fr en gd rdens skyld bemærkes det, at såfremt et spørgsmål eller frbehld fra en tilbudsgiver giver BYGST anledning til at verveje en ændring i udbudsmaterialet, frbehlder BYGST sig retten til at frelægge det pålæggende ændringsfrslag fr samtlige tilbudsgivere. Denne frelæggelse vil fregå på en måde, der respekterer tilbudsgivernes ret til frtrlighed under frhandlingsfrløbet. Tilbudsgivere vil sm udgangspunkt ikke blive bedt m, at detaljere deres løsningsfrslag under frhandlingsfrløbet, men m at tilrette g justere det på baggrund af BYGST evaluering af det indledende tilbud. Derudver vil der være mulighed fr at afklare eventuelle spørgsmål. Der kan frekmme enkelte nedslagspunkter, sm BYGST vil gøre til genstand fr en nærmere uddybning, afdækning eller detaljering. Frhandlingsfrløbet vil blive dkumenteret på Byggeweb. 6.1 Deltagere i frhandlingsmøderne Tilbudsgiverne vil under frhandlingsfrløbet blive mødt af en frhandlingskmité bestående af BYGST prjektejer, BYGST prjektleder samt den sagsansvarlige hs AAU g evt. en repræsentant fra A.P. Møller Fnden. Det frventes, at tilbudsgiveren stiller med relevante nøglemedarbejdere. Herunder sm minimum den tilbudte innvatins- g designansvarlige samt prjekteringslederen. Prjektets styregruppe bestående af ledelsesrepræsentanter fra henhldsvis BYGST, AAU g A.P. Møller Fnden vil undervejs i frhandlingsfrløbet blive præsenteret fr de reviderende tilbud g BYGSTs evaluering heraf. BYGST frbehlder sig desuden ret til at invlvere fagdmmerne, sm evaluerede tilbudsgivernes besvarelse af underkriterium 3 Hvedgreb, i denne prces. 6.2 Første frhandlingsmøde Der afhldes et første frhandlingsmøde med hver tilbudsgiver i uge 41. Tilbudsgivere vil blive kntaktet i uge 40 med eksakt dat g tidsrum herfr. Frmålet med det første frhandlingsmøde er at sikre, at tilbudsgiverne er pmærksmme på, hvr deres tilbud bør frbedres. BYGST vil i den frbindelse kmmentere de allerede afgivne tilbud. Dagsrdenen fr første frhandlingsmøde er: 1. Præsentatin af deltagerne 2. Krt gennemgang af nærværende beskrivelse af frhandlingsfrløbet 3. Tilbudsgiverens præsentatin af sit indledende tilbud 4. BYGST kmmentarer til det indledende tilbud 5. Tilbudsgivers spørgsmål til det freliggende udbudsmateriale 6. Opsamling fra mødet g det videre frløb 7. Eventuelt Frhandlingsmødet vil fregå hs BYGST, Carl Jacbsens Vej 39, 2500 Valby. Frhandlingsmødet er berammet til at fregå i tidsrummet kl. 9 til 16. Efter mødet vil hver tilbudsgiver på Byggeweb mdtage et krt ntat m, hvad der er drøftet på mødet. BYGST vil i den frbindelse sikre, at der ikke videregives plysninger Side 9 af 12
m en tilbudsgivers løsning til en anden tilbudsgiver. Sammen med ntatet vil der endvidere kmme en beskrivelse af de nærmere krav til et første frhandlingstilbud, sm tilbudsgiverne skal afgive, jf. herm nedenfr. 6.2 Første frhandlingstilbud Efter første frhandlingsmøde med hver tilbudsgiver vil de blive pfrdret samtidigt til at afgive et første frhandlingstilbud på Byggeweb senest kl. 12.00 den 30. ktber 2017. 6.3 Andet frhandlingsmøde Der afhldes i uge 45 et andet frhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, sm tager udgangspunkt i første frhandlingstilbud, herunder navnlig ændringerne i frhld til det indledende tilbud. Frmålet med det andet frhandlingsmøde er at sikre, at tilbudsgiverne er pmærksmme på, hvr deres tilbud bør frbedres g at der arbejdes i den rigtige retning. Bygningsstyrelsen vil i den frbindelse kmmentere de allerede afgivne tilbud. Dagsrdenen på frhandlingsmødet er: 1. Præsentatin af deltagerne 2. Tilbudsgiverens præsentatin af sit første frhandlingstilbud 3. BYGST kmmentarer til første frhandlingstilbud generelt 4. Opsamling fra mødet g det videre frløb 5. Eventuelt 6.4 Sidste g bedste bud Efter frhandlingsmødet med hver tilbudsgiver vil de blive pfrdret samtidigt til at afgive et sidste g bedste bud på Byggeweb senest: Fredag den 24.nvember 2017 kl. 12.00. Sidste g bedste bud skal indehlde det samme sm det indledende tilbud g skal sm udgangspunkt ikke verstige detaljeringsniveauet i det indledende tilbud. Tilbudsgiveren skal i de enkelte dele af deres tilbud angive, hvrved sidste g bedste bud adskiller sig fra det indledende tilbud. Tilbudsgiverne skal generelt bestræbe sig på at frbedre de dele af deres tilbud, sm BYGST har peget på. Sidste g bedste bud, der indehlder frbehld ver fr udbudsmaterialet, risikerer at blive afvist sm uknditinsmæssige. 6.3 Spørgsmål under frhandlingsfrløbet Under hele frhandlingsfrløbet kan tilbudsgiverne stille spørgsmål pr. mail til lis@bygst.dk Besvarelse af spørgsmål vil ske hurtigst muligt g løbende via Byggeweb til samtlige tilbudsgivere, dg således at der senest vil blive afgivet svar den 17. nvember 2017 Spørgsmål, der mdtages herefter vil ikke blive besvaret. 6.4 Udskillelse af tilbudsgivere under frhandlingsfrløbet BYGST frbehlder sig retten til at udskille tilbudsgivere under frhandlingsfrløbet. En sådan udskillelse vil kunne finde sted, såfremt BYGST mener, at det under hensyntagen til tildelingskriteriet er urealistisk at frvente, at den pågældende tilbudsgiver vil levere et knkurrencedygtigt sidste g bedste bud. Side 10 af 12
Udskillelsen vil kunne finde sted i periden mellem afgivelsen af første frhandlingstilbud g afhldelsen af andet frhandlingsmøde. Inden BYGST træffer beslutning m at udskille en tilbudsgiver, vil BYGST advisere den pågældende tilbudsgiver m sin hensigt, g vedkmmende tilbudsgiver vil få en passende frist til at adressere de frhld, sm efter BYGSTs mening vil gøre vedkmmende tilbudsgivers sidste g bedste bud uknkurrencedygtigt. En tilbudsgiver, der udskilles, får hverken mulighed fr at deltage i resten af frhandlingsfrløbet eller fr at afgive et sidste g bedste bud. 7. Offentliggørelse af resultat BYGST frventer, at kntakte samtlige tilbudsgivere vedrørende sin beslutning m tildeling i uge 51. I samme frbindelse fremsendes en skriftlig evalueringsrapprt, der redegør fr BYGST evaluering af tilbuddene. 8. Optin: DGNB-certificering Såfremt det besluttes, at prjektet skal DGNB-certificeres, indgås særskilt aftale m ydelser frbundet hermed. Tilbudsgiver pfrdres derfr til at tilbyde en pris på dette arbejde. Rådgiver skal under samtlige faser aktivt arbejde med at indarbejde principperne bag DGNB-certificeringsrdningen i prjektarbejdet. Sm minimum på niveau med en sølvcertificering. Ydelser frbundet hermed er indehldt i nrmalydelsen. Se mere i Bilag E, pkt. 8.30. Optinen skal behandle det tilfælde, at BYGST vælger, at prjektet skal pnå en specifik certificering g pnåelse af en plakette g de særlige ydelser der er frbundet hermed. Der ønsker derfr en beskrivelse af, hvilke ydelser rådgiver kan levere i frbindelse med pnåelse af henhldsvis sølv, guld, platin g diamant-certificering (såsm screening, administratin g krdinering) samt en anbefaling fr ambitinsniveauet set i frhld til tilbudsgiverens eget hvedgreb. Hertil ønskes priser på den beskrevne ydelse g differentierede priser såfremt det afhænger af certificeringskategri. Prisen på ptinen er ikke til frhandling i udbudsfasen, g Bygningsstyrelsen er ikke bundet til at acceptere den vindende tilbudsgivers pris på nærværende ptin. Tilbudsgiver pfrdres til at afgive tilbud på nærværende ptin. Manglende imødekmmelse af tilbud herpå vil dg ikke medføre afvisning af tilbud (diskvalifikatin). 9. Vedståelse af tilbud Vedståelsesfristen fr alle tilbud er 4 kalendermåneder fra tilbudsfristens udløb. Fr så vidt en tilbudsgiver pfrdres til at afgive et nyt tilbud, brtfalder det ældre tilbud på det tidspunkt, hvr det nyere tilbud kmmer frem til BYGST. Side 11 af 12
10. Vederlag Samtlige tilbudsgivere, der afleverer et indledende tilbud, vil mdtage 200.000 kr. i kmpensatin. Dette frudsætter, at det indledende tilbud er knditinsmæssigt g i øvrigt udarbejdet i verensstemmelse med udbudsmaterialets retningslinjer. Samtlige tilbudsgivere, der afleverer et sidste g bedste bud, vil ydermere mdtage 100.000 kr. i kmpensatin. Dette frudsætter, at sidste g bedste bud er knditinsmæssigt g i øvrigt udarbejdet i verensstemmelse med udbudsmaterialets retningslinjer. Tilbudsgivere sm eventuelt er blevet udskilt efter første frhandlingstilbud vil således ikke mdtage denne kmpensatin. 11. Rettigheder g tavshedspligt Ejendmsretten herunder brugsretten til frslagene tilhører rdregiver. Ophavsretten til et tilbud frbliver dg altid hs tilbudsgiveren. Tilbudsgiveren skal i sit tilbud tydeligt angive hvilke firmaer, sm har del i phavsretten. BYGST, AAU g A.P. Møller Fnden g tredjepart har ret til at publicere de indkmne tilbud. Ved publiceringen vil frslagsstillernes navne blive plyst. Alle tilbudsgivere frpligtiger sig til at vente med at ffentliggøre deres tilbud indtil til det samlede resultat af udbuddet er ffentliggjrt fra BYGST side. BYGST ser frem til at mdtage dit firmas indledende tilbud. Med venlig hilsen Lisa Sørensen Prjektleder, Civilingeniør i arkitektur T +45 4170 1014 lis@bygst.dk Carl Jacbsens Vej 39 2500 Valby T +45 4170 1000 www.bygst.dk Side 12 af 12