FA09 Job- og kompetenceprofil for FORRETNINGSKONSULENT
JOBPROFIL FORRETNINGSKONSULENT Funktion Funktionen understøtter direktionen med at implementere FA09 s kommende strategi og målsætningsprogram for 2016-2020. Forretningskonsulenten bidrager til strategisk analyse, implementering og udvikling samt kommunikation og forankring af strategien i organisationen. Forretningskonsulenten er ambassadør og rollemodel for den nye strategi og skal leve op til FA09 s værdier om professionalisme, service, tilpasning og fællesskab. Organisatorisk placering Forretningskonsulenten refererer til direktør Kasper Nørballe og vil få projektledelsesbeføjelser i forhold til projektdeltagere, det vil sige et fagligt ansvar, men ikke direkte personaleansvar. Ansvar Generelt for alle ansvarsområder: Overholde opstillede mål og resultater for eget område. Løse opgaver inden for aftalt tid og kvalitet Samarbejder med og understøtter kolleger samt videregiver relevant information til direktionen, kolleger og samarbejdspartnere Egen personlig og faglig udvikling samt trivsel på arbejdspladsen. Specifikt ansvar for forretningskonsulent: Kommunikativt bindeled mellem direktionen, organisationen, samarbejdspartnere Overordnet styring af projektporteføljen Projekt- og procesledelse af flere projekter tilknyttet Strategi og målsætningsprogrammet Løbende leverance af projekter relateret til strategi- og målsætningsprogrammet. Opgaver Strategisk analyse Løbende skabe et samlet overblik over Strategi- og målsætningsprogrammets elementer ( as is og to be ) til brug for ledelsen Kvantitative analyser af fx kunde-, beboer- og medarbejdertilfredshed Kvalitative undersøgelser, herunder involvering af nøglepersoner, ambassadører m.v. Økonomiske analyser mhp. opstilling af KPI er og succeskriterier Udarbejde ledelsesrapportering, herunder bidrage til årsberetningen Analyse af arbejds- og forretningsgange mhp. effektivisering af disse Understøtte direktionen ift. præsentationer, ledelsesrapportering, forretningsgange, indstillinger mv. Vurdere projektrisici og handler på dem. Strategisk implementering Udarbejde tids- og aktivitetsplaner, følge op på disse og afrapportere eventuelle afvigelser Opdatere statusrapport og tidsforbrug Strategisk udvikling Bidrage til at videreudvikle de overordnede strategiske spor og operationalisere dem til konkrete delmål/mål og indsatsområder Forberede og facilitere strategiske udviklingsprocesser. 2 af 6
Kommunikation og strategisk forankring Skriftlig og mundtlig kommunikation og formidling af FA09 s strategiog målsætningsprogram Løbende kommunikation og dialog med kolleger, samarbejdspartnere og kunder, før, under og efter projekterne Videreudvikle og kvalitetssikre den interne og eksterne kommunikation (breve, mails, vejledninger, brochurer m.v.). Procesledelse Løbende forventningsafstemning og involvering af interessenter, kolleger og samarbejdspartnere Facilitering af processer. Projekt- og økonomistyring Skabe struktur og overblik over projektporteføljen, herunder at oversætte det til handleplaner Udforme projektbeskrivelser, herunder milepæle, delmål, ressourcepersoner og succeskriterier Koordinere og prioritere projektporteføljen Skabe overblik og tage medansvar for projekternes økonomi, her under ressourceforbrug Succeskriterier Generelle At yde service af høj kvalitet Sikre succesfuld levering af opgaver og delprojekter Sikre overholdelse af tid og ressourcer. Strategiske Bidrage til succesfuld implementering af den kommende strategi At opgaverne bliver løst enkelt, effektivt og med høj kvalitet både egne og organisationens Bidrage til at forbedre direktions- og bestyrelsesbetjeningen Sikre en agil overgang fra projekt til drift/implementering. Organisatoriske/kommunikative Imødekomme eventuel modstand mod forandring i organisationen Understøtte en bedre sammenhængskraft på tværs af organisationen Have fokus på tiltag, der forbedrer samarbejdet på tværs af organisationen Bygge stærke bånd med alle ledere og nøglepersoner Kommunikere klart og ærligt Holde hvad der loves. Beføjelser Ansvarlig for brug af eksterne leverandører inden for budget Disponere inden for eget projektbudget, dog max. xx kr. 3 af 6
KOMPETENCEPROFIL FORRETNINGSKONSULENT Uddannelse Relevant videregående uddannelse, som fx cand.merc. eller lignende. Suppleret med en proceskonsulentuddannelse og/eller en projektlederuddannelse. Erfaringer Har erfaring med organisationsudvikling Har erfaring med forandringsledelse Projektledelse Basal økonomiforståelse, herunder projektøkonomi/-rapportering Erfaring med formidling og forandringskommunikation Har solidt kendskab til IT Har erfaring med Lean Har værktøjskassen i orden i relation til projektledelse, facilitering m.v. Persontræk og evner Tænkemåde (hoved) Systematisk og struktureret Nyskabende Har både sans for helhed og detaljer Forandrings- og tilpasningsvillig Afslutterprofil (udpræget do er ) Relationer (hjerte) Udadvendt, venskabelig og socialt sikker Forandringsparat Har en god dialog med samarbejdspartnere Er tillidsvækkende og har høj integritet Følelsesmæssige aspekter og dynamik (ben/fundament) Robust Energisk Ambitiøs Har gennemslagskraft Yderligere Fleksibel i forhold til arbejdstid 4 af 6
KRITISKE KOMPETENCER FOR FORRETNINGSKONSULENT Kritiske Kompetencer Adfærd Ønsket niveau 1. Kvalitetsstyring, effektive processer og LEAN Implementerer og sikrer anvendelse af effektive forretningsgange og standardiserede processer for alle opgaver Udarbejder handlingsorienterede forslag til udvikling og løbende forbedringer med deltagelse af medarbejdere/ samarbejdspartnere Afstemmer forventninger med modtageren af produktet Beskriver krav til den enkelte opgave og leverer resultater, som opfylder de fastlagte krav Foretager løbende kvalitetskontrol med afdelingens produkter og processer, og sætter medarbejderne i stand til at udføre kvalificeret egenkontrol. 4-5 2. Kommunikation Kommunikerer FA09 s beslutninger loyalt og med respekt for de trufne beslutninger Prioriterer, strukturerer og planlægger sin kommunikation, og målretter kommunikationen så den er forståelig og dækker behovet hos modtageren (medarbejdere, kolleger og kunder). Mundtlig kommunikation: Taler klart og flydende udtrykker meninger, informationer og nøglepunkter på en tydelig og respektfuld måde - målrettet modtageren Skriftlig kommunikation: Skriver klart, kortfattet og korrekt formidler budskaber/information velstruktureret, logisk og målrettet modtageren. 4-5 3. Samarbejde Ser andre som ressourcer (kolleger, kunder og samarbejdspartnere), udviser situationsfornemmelse, forståelse og respekt Skaber tillid og overholder indgåede aftaler Støtter kolleger i spidsbelastningsperioder og tager medansvar for hele gruppens indsats Forstår at balancere mellem at give plads til og skære igennem over for andre (sige til og fra) Team-player, god til forventningsafstemning, hjælpe og dele erfaringer Opbygger gode relationer til andre internt i teamet/afdelingen og FA09 generelt, og forstår værdien af relationer Opbygger gode relationer til kunder, eksterne branche- eller samarbejdspartnere - eksisterende og fremtidige 4 5 4. Projektledelse Sikrer beskrivelse (formål, milepæle, succeskriterier, rammer, organisering og evaluering) planlægning og beslutning af projektet Styrer og koordinerer projektarbejdet, motiverer projektdeltagere og sikrer fremdrift ift. besluttede mål Har kontakt til styregruppe/direktion, og sikrer projektfokus, herunder tildeling af ressourcer, afklaring af problemstillinger og beslutninger Rapporterer og synliggør projektets resultater og udarbejder plan for implementering og virkeliggørelse (idriftsætte, ny viden/ny adfærd/nye præstationer) Evaluerer løbende projektet/resultater, og gennemfører slutevaluering med fokus på projektets læringspotentiale. 4 5 5 af 6
5. Eksekvering Afstemmer forventninger med kunder, chefer, kolleger og samarbejdspartnere Overholder aftaler og deadlines og vender tilbage med årsagsforklaring, hvis disse ikke kan overholdes Holder fokus og er mere optaget af handling end snak Har viljen, evnen og modet til at handle Har blik for rettidig omhu Træffer beslutninger hvis muligt fremfor at sende dem videre Er proaktiv og tænker i alternative veje til at nå målet, hvis den direkte vej ikke kan lade sig gøre Har både fokus på tid og kvalitet Ved hvornår en leverance skal være hhv. 80 % og 100 % 4 5 ORDFORKLARING: Ansvar: Beføjelser: Funktion: Medarbejderens direkte ansvar. Det, som medarbejderens vil få en næse for, hvis det ikke er i orden. Hvad må medarbejderen uden at spørge først. Jobbets eksistensberettigelse, hvilke produkter skal leveres. Kritiske kompetencer: Kritiske kompetencer er de kompetencer, der er primære og absolut afgørende for, at FA09 kan nå de fastlagte, strategiske mål. Hvert år prioriteres 5 kritiske kompetencer for hver funktion. Kritiske kompetencer er niveausat til 4 5 (ud af 5 mulige) og indgår i job- og kompetenceprofilen. Kompetenceudvikling sker primært i relation til de prioriterede kritiske kompetencer. Til MUS-samtalen scorer hhv. den pågældendes chef og medarbejderen selv det aktuelle kompetenceniveau. Eventuelle forskelle mellem de to scoringer og GAB mellem aktuelt og ønsket niveau tages op til drøftelse i MUS-samtalen. Succeskriterier: De kriterier, der er til konkrete resultater i jobbet. MÅLESYSTEM skala til måling af kompetencer 1 - Ny Medarbejderen er ny på området, har begrænsede kompetencer eller er i en læreproces. Behøver supervision. 2 Kender Medarbejderen kender og har nogen kompetence på området, men ligger under det generelle niveau. Arbejder til en vis grad selvstændigt, men har brug for nogen vejledning/supervision. Forstår forbedringer og ændringer. 3 Kan Medarbejderen arbejder selvstændigt med opgaver inden for området. Lever op til det generelle og tilfredsstillende niveau, men påvirker ikke niveauet og bidrager kun i begrænset omfang til forbedringer og ændringer. 4 Behersker Medarbejderen arbejder selvstændigt med opgaver inden for området og ligger over det generelle niveau. Er i stand til at vejlede/supervisere/inspirere andre til at udvikle egne kompetencer. Bidrager aktivt til forbedringer og ændringer. Koordinerer og vejleder. 5 Ekspert Medarbejderen har unikke og stærke kompetencer, er ekspert/specialist på området og kan løse komplekse problemstillinger. Igangsætter og styrer forbedringer og ændringer. Optræder aktivt som rollemodel for andre og opfattes som en autoritet. 6 af 6