Bilag 2 Notat om budgetopfølgningen Driftsbevillinger under centre Figur 1 Afløbsprofil 2017 - udgifter Periodiseret udgiftsbudget og -forbrug 2017 - Drift Hele mio. kr. 310 290 270 250 230 210 190 170 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Oprindeligt budget Korrigeret budget + forventning Faktisk forbrug Figur 1 viser det periodiserede nettobudget for kommunens driftsudgifter sammenholdt med det faktiske forbrug. Forbruget ligger i januar og februar i alt 30 mio. kr. under det korrigerede budget svarende til 6,6%. Det kan være et udtryk for at centrene holder igen med forbruget pga. en generel opmærksomhed på behovet for at finde kompenserende besparelser til finansiering af tillægsbevillinger i år. Billedet kan også skyldes vanskeligheder med at ramme præcist ved periodiseringen. Figur 2 Afløbsprofil 2017 indtægter Hele mio. kr. 80 70 60 50 40 30 20 10 Periodiseret indtægtsbudget og -forbrug 2017 - Drift 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Oprindeligt budget Korrigeret budget + forventning Faktiske indtægter Figur 2 viser status på det periodiserede budget for kommunens indtægter sammenholdt med de faktiske bogførte indtægter. Figuren viser en forskydning af indtægter på ca. 30 mio. kr. fra januar til februar i forhold til det oprindelige budget. Dette skyldes at gebyrindtægterne på affaldsordningerne og rottebekæmpelse var periodiseret i januar, hvor de blev opkrævet sammen med ejendomsskatterne. Gebyrindtægterne nåede imidlertid ikke at blive indtægtsført på ordningerne før i februar måned. 1
Tabel 2 Politiske sager H ele kro ner Udgifter Indtægter Netto Drift 20.284.549-1.857.132 18.427.417 Anlæg 24.157.600-86.049.000-61.891.400 Finansiering 17.758.000 0 17.758.000 I alt 62.200.149-87.906.132-25.705.983 Tabel 2 viser de økonomiske konsekvenser af de bevillingssager til budget 2017, der er blevet godkendt af Byrådet siden budgetvedtagelsen i oktober 2016. Tabel 3 Forventet årsresultat H ele kro ner Oprindeligt budget Korrigeret budget inkl. forventning Tillægsbevillinger og omplaceringer Forventet årsresultat Center for Borgerservice 281.506.499 281.506.499 3.445.012 284.951.511 Jobcenteret 266.854.054 266.854.054 1.203.848 268.057.902 Center for Social Service 313.899.100 313.899.100 445.999 314.345.099 Center for Sundhed og Omsorg 342.341.382 342.341.377 13.695.767 356.037.144 Center for Skole og Dagtilbud 705.803.098 705.803.098 6.484.041 712.287.139 Center for Plan, Kultur og Erhverv 51.208.838 51.208.838 1.006.521 52.215.359 Center for Teknik og Miljø 90.511.544 90.511.544-799.000 89.712.544 Center for Ejendomme og Intern Service 104.895.842 104.895.842 446.000 105.341.842 128.309.018 128.309.018 2.010.252 130.319.270 Direktion og Sekretariat 13.638.894 13.638.894 5.185.877 18.824.771 Drift 2.298.968.269 2.298.968.264 33.124.317 2.332.092.581 Finansiering -2.397.848.178-2.396.417.178 49.525.962-2.346.891.216 Anlæg 98.879.827 85.787.027-29.758.864 56.028.163 I alt -82-11.661.887 52.891.415 41.229.528 Tabel 3 viser det samlede forventede årsresultat (ikke kun serviceudgifter) for drift fordelt på centre samt anlæg og finansiering. Der søges samlet set tillægsbevilling til netto merudgifter for 33,1 mio. kr. på driften. Disse tillægsbevillinger er nærmere beskrevet i bilag 2. Af de 33 mio. kr. vedrører 18,4 mio. kr. de allerede godkendte driftsoverførelse fra 2016-2017 Det betyder budgetopfølgningen viser en udfordring på 14,7 mio. kr. Tillægsbevillinger og omplaceringer på driften fordeler sig som følger: CBS. Der søges 3,4 mio. kr. primært i form af overførte mindreforbrug fra 2016. JOB. Der søges 1,2 mio. kr. primært grundet mindreindtægt på grundtilskud til integrationsborgere. CSS. Der søges 0,4 mio. kr. som dækker over dels et forventet mindreforbrug i administrationen og dels tilførelse af overførte mindreforbrug fra 2016. CSO. Der søges 13,7 mio. kr. som primært vedrører aktiviteterne Køb af pladser og Salg af pladser. CSD. Der søges 6,5 mio. kr. som vedrører dels overførte mindreforbrug fra 2016 og dels barselspuljen. CPK. Der søges 1 mio. kr. til udgifter ved grunddata og brandteknisk byggesagsbehandling samt mindreindtægter ved byggesagsgebyrer. CTM. Der søges -0,8 mio. kr. vedrørende mindreudgift til Movia og overført mindreforbrug fra 2016. 2
CEI. Der søges 0,4 mio. kr. til lovpligtigt tilsyn med ABA-anlæg, pulverslukkere og brandhaner. CAS. Der søges 2 mio. kr. til bl.a. udmøntning af gevinstrealisering af administrative effektiviseringer, lavere renteindtægter samt regulering af Byrådsvederlag og overførte mindreforbrug fra 2016. DOS. Der søges 5,2 mio. kr. som primært skyldes overført mindreforbrug fra 2016 til kommunal medfinansiering af sundhedsvæsenet, samt udmøntning af Byrådets strategiske mål. Afvigelsesforklaringer I nedenstående tabel fremgår afvigelserne for driften fordelt på de fem afvigelseskategorier. Tabellen viser størrelsen af de bagudrettede og fremadrettede budgetafvigelser. En positiv bagudrettet afvigelse viser et merforbrug i forhold til det periodiserede budget, mens en negativ bagudrettet afvigelse viser et mindreforbrug. Tabel 4 bagud og fremadrettede afvigelser Kategorier for afvigelsesforklaringer Afvigelsesforklaringer Bagudrettet afvigelse Beløb Fremadrettet afviglese Beløb Tillægsbevilling Periodiseringsafvigelser -11.075.305 11.075.304-1 Prisændringer 1.078.969 2.341.854 3.420.823 Aktivitetsændringer -1.926.731 31.628.769 29.702.038 Regnskabsafvigelser -806.000 806.000 0 Mindre væsentlige afvigelser 0 0 0 I alt -12.729.067 45.851.927 33.122.860 Afvigelserne skyldes i store træk følgende: Periodiseringsafvigelser: Der har netto bagudrettet været et mindreforbrug for 32,4 mio. kr. som var forventet afholdt i januar og februar. Der har bagudrettet været færre driftsudgifter og flere indtægter end forventet i CBS, JOB, CEI og CSO. Modsat har CSS, CSD, CPK, CAS og CTM haft bagudrettet merforbrug for i alt 21,3 mio. kr. Prisændringsafvigelser: Der har været et bagudrettet merforbrug på ca. 1,1 mio. kr. Fremadrettet forventes et merforbrug som følge af prisændringer på 2,3 mio. kr. Det betyder, at der søges tillægsbevilling til afvigelser, der er karakteriseret som prisændringer (prisstigninger) for samlet set 3,4 mio. kr. Prisændringerne er delt over de fleste centre og varierer med merudgifter for 10,7 mio. kr. og mindreudgifter for 7,3 mio. kr. Aktivitetsændringer: Der har som følge af aktiviteterne netto været et bagudrettet mindreforbrug på 1,9 mio. kr. som var forventet afholdt i januar og februar. Der har således bagudrettet været 5,3 mio. kr. i færre driftsudgifter og flere indtægter end forventet i JOB, CSS, CSD, CTM og DOS. Modsat har CBS, CSO, CPK, CEI og CAS haft et bagudrettet merforbrug på 3,4 mio. kr. Der forventes som følge af aktivitetsafvigelser brugt ca. 31,6 mio. kr. mere i de følgende 10 måneder. Det er denne post der dækker over de tillægsbevillinger der søges til driften. Der søges merudgifter for 34,3 mio. kr. og mindreudgifter for 2,7 mio. kr. 3
Finansiering konto 7 og 8 Til finansiering søges merudgifter og mindreindtægter for netto 49,526 mio. kr. Der er en samlet bagudrettet afvigelse på Renter, tilskud, udligning, skatter, SOLT og lån med mindreindtægter for 55,9 mio. kr. Det skyldes hovedsageligt periodeforskydninger, dvs. at der fx er udgifter, som modsvares af indtægter i efterfølgende måneder, eller tekniske mellemregningsposter, der anvendes midlertidigt til beløbet placeres på det rigtige kontonummer. Samtidig skyldes det, at der er mange poster som ikke er budgetlagte, hvor der er et væsentligt forbrug. Følgende afvigelser er de væsentligste: Lån Overførselssagen indeholder en række projekter som lånefinansieres. Der er derfor en negativ regulering i kommunens budgetterede lånoptag, da der er hjemtaget 4,2 mio. kr. for meget i lån i 2016 - dvs. lånerammen er overskredet hermed. Dette modregnes som vanlig praksis i 2017. Nedjusteringen af budgetteret låneoptagelse indgik i budgetoverførselssagen. Derudover korrigeres for overførsler vedr. det fleksible familiehus og energioptimeringsprojektet i Parat til Fremtiden. Netto nedjusteres låneoptagelsen samlet set i 2017 med 0,660 mio. kr. Derudover er der periodeforskydning i afdrag på lån der er bogført i februar i stedet for som forventet i marts. SOLT Der søges tillægsbevilling for 32,1 mio. kr. til indbetaling til SOLT-depotet, der vedrører 2016, jf. årsregnskab 2016. Budgettet til afdrag på SOLT-aftalerne er opjusteret med 9 mio. kr. og periodiseret pba. en konteringsvejledning som revisionen har udarbejdet og prognosemodel fra kommunens revision. Huslejen der ligger et andet sted i kommunens kontoplan er samtidig nedjusteret, da husleje og afdrag udgør den samlede leasingafgift. Der er endnu ikke bogført afkast i 2016, da der ikke foreligger forbrugstal endnu. De samlede afkast(renter) fra SOLT er nedjusteret, pba. resultatet i regnskab 2016 og så de svarer til leasingafgifterne på konto 06. Kommunens 3 kapitalforvaltere har forskellige forventninger til afkast, men de er enige om, at de finansielle markeder i 2016 ikke viste den forventede vækst, og at der ikke er mere lyse udsigter til 2017. Afkastet er påvirket af depotstørrelsen, dvs. når depoterne løbende mindskes er der også færre penge at forrente. Finansindtægter og -udgifter Der er en samlet afvigelse på 2,960 mio. kr. Heraf vedrører den væsentligste del en periodeafvigelse på renter af eksisterende lån. Der er en periodeforskydning af renteudgifter på eksisterende lån, hvilket skyldes, at renter af eksisterende lån er bogført i februar, men var forventet i marts. I januar og februar har vi fået flere renteindtægter end budgetteret. De højere indtægter kommer fra renter af betalingskontrol. Det er for tidligt at justeret det samlede budget. Regnskab 2016 og 2015 viser nogenlunde samme niveau. Balanceforskydninger Der er for januar og februar en samlet afvigelse på 306 mio. kr. Der søges om tillægsbevilling på samlet 13,2 mio. kr. eller omplaceringer for januar 2017 for balanceforskydninger, da der er tale om forskydninger. 4
Balanceforskydninger dækker over meget store forskydninger. En del af afvigelserne ligger i, at der ikke budgetteres på en væsentlig del af kontiene. Anlæg Der indgår netto tillægsbevillinger til mindreforbrug og merindtægter på anlæg for -29,759 mio. kr. Byrådet har allerede godkendt disse tillægsbevillinger i særskilte sager om grundsalg, overførselssagen og anlægsrevisionen. Processuelle nøgletal KPI er vedrørende budgetopfølgning på drift I den politiske budgetopfølgning indgår to Key Performance Indicators: 1) prognosepræcision 2) forfaldne fakturerer Prognosepræcision - KPI Centrenes prognosepræcision opgøres i forbindelse med den administrative og den politiske budgetopfølgning. Prognosepræcisionen bestemmes som det realiserede forbrug (regnskab) i forhold til det periodiserede budget. På årsbasis bør afvigelsen være under 5% svarende til den udsvingsadgang, der er på rammerne. Prognosepræcision 1. CSD 2% 2. CAS 6% 3. CSS 8% 4. CTM 11% 5. CSO 16% 6. JOB 17% 7. CPK 18% 8. CBS 21% 9. CEI 38% Figur 3. Opgørelse af centrenes prognosepræcision på budgettet for januar 2017 CSD. Figur 3 viser, at kun et center har en flot prognosepræcision med udsving på under 5%. De øvrige centre har større afvigelser, men det er ikke unormalt. Ved årets begyndelse vil der typisk være større procentuelle udsving, fordi udsving vægter tungere, når det samlede forbrug er mindre og såfremt budget og forbrug ikke er lineært. 5
CAS. CAS har et mål for prognosepræcision på 5 %. I 1. budgetopfølgning udgør den 6 %. Afvigelserne skyldes hovedsaligt: Fælles for alle lønpuljer: Barselspuljen fordeles til centrene når barselsaftaler er indgået, og dermed er der ikke forbrug på kontiene. Centerets ramme: På IT-området er ændret faktureringsterminer. Byrådet: Ændret lovgivning, hvorefter borgmesterens løn stiger med 31,4 %, og de afledte konsekvenser på vederlag samt eftervederlag til den afgående borgmester. CSS. Centeret har samlet set 8% i afvigelsesprocent. Det er en markant fremgang ift. sidste år på denne tid at året, hvor prognosepræcisionen var 40%. Præcisionen skyldes at budgettering i måneder er mere præcist end sidste år. Forskellene mellem rammerne i centeret skyldes at Budgetaftalens udvidelsesemner på rammen Socialpsykiatri og Udsatteorådet ikke har fuld gennemslag endnu, samt at reduktionsemner på Myndighed og Bestiller ligeledes ikke har fået gennemslagskraft i forbruget endnu, idet myndigheden arbejder på højtryk i sagsgennemgang for at indarbejde serviceændringerne, hvilket skal ske før det har effekt på forbruget. CTM. Centeret udviser ultimo februar et mindreforbrug på 1,5 mio. kr. Der lægges 1 mio. kr. i kassen fra busdriften, fordi et ekstrabidrag til Movia i 2017 vedr. en voldgiftssag blev mindre end oprindeligt budgetteret. Der tilføres 0,250 mio. kr. overført fra 2016 til målestationer. Budgettets periodisering justeres for en del ændringer - bl.a. var besparelser på slidlag lagt ind i januar men disse periodiseres nu til de måneder, hvor forbruget planlægges at ligge. Periodiseringen af ydelserne til busdrift justeres fra afregning hver anden måned til månedsvis afregning. Vejafvandningsbidrag i år bliver 0,8 mio. kr. mindre end budgetteret pga. mindre nedbør end normalt. Denne besparelse i 2017 vil indgå i tværgående prioriteringer. CSO. Af den totale budgetafvigelse på -9,950 mio. kr. eller 17% udgøres størstedelen af Fuldog medfinansiering med -12,279 mio. kr. grundet ny periodisering. Sekundært udgøres differencen af Udeområdet 1,707 mio. kr., hvor der også er foretaget ny periodisering samt udmøntning af barselspulje. Øvrige mindre poster udgør den resterende difference. JOB. For Jobcenterets vedkommende er tale om et mindreforbrug i forhold til det periodiserede budget. De fleste afvigelser kan enten forklares ved, at der i januar og februar var færre personer på de forskellige ordninger end forventet, eller at der ikke er modtaget regninger fra de private aktører, som har folk i beskæftigelse. Virksomheder, som enten har folk i fleksjob eller løntilskud, har ikke en klar deadline for, hvornår de skal indsende regninger til kommunen, hvilket vanskeliggør periodisering af udgifterne. Da det oprindelige budget blev lagt, var det i den tro, at kommunen allerede skulle udbetale medfinansiering af A-dagpenge fra februar måned. Denne regel blev ændret i december 2016 og kommunen skal nu først udbetale medfinansiering fra marts. Denne regelændring giver i sig selv et mindreforbrug på 4,5 mio. kr. til A-dagpenge i februar måned. Der har været et mindreforbrug på Kontanthjælp og Uddannelseshjælp. Mindreforbruget på Kontanthjælp forventes at blive brugt fremadrettet, mens at der er foretaget en nedjustering af budgettet til Uddannelseshjælp i den resterende del af året. CPK. Der er på CPK en afvigelse på 1,4 mio. kr., svarende til 18 %, som primært skyldes, at nogle af centerets udgifter er faldet i andre måneder end budgetteret. Periodiseringen bliver derfor nu justeret. Den største enkeltpost er tilskuddet til den Folkeoplysende Voksenundervisning, som afregnes i februar og september, mens det var budgetteret i marts og juni. Der fremrykkes et forbrug på 0,780 mio. kr. til februar på den post. Desuden søges der om tillægsbevilling på 0,250 mio. kr. vedr. mindreindtægt på byggesagsgebyrer. 6
CBS. Udsvinget på SSU skyldes primært forkert periodisering ift. forskudte betalinger som først betales fra februar og dobbelt i december samt manglende betalinger. På KEU skyldes udsvinget primært manglende periodisering af helårlige udgifter til abonnementer, licenser og serviceaftaler, der er betalt i januar måned. Der er i forbindelse med den administrative budgetopfølgning foretaget omperiodisering af budgetter således at de fremadrettet vil udvise større prognosepræcision. CEI. Prognosepræcisionen for CEI er påvirket af dels ændrede betalingstidspunkt for forsikringer efter indgåelse af ny forsikringsaftale, og dels ændret periodisering af forsikringsskader. Derudover er et budget på 1,6 mio. kr. vedr. vedligeholdelse fejlagtigt lagt først på året, mens forbruget reelt forventes fra medio 2017 og frem. Budgettets periodisering ændres. Forfaldne fakturaer - KPI Tabel 5 nedenfor viser en opgørelse af ubetalte og forfaldne fakturaer ved udgangen af januar, der endnu ikke er konteret på driften. Tabel 5 Ubetalte, forfaldne fakturaer ultimo januar H ele kr. Ubetalte fakturaer Antal og værdi af disse fakturaer kan anvendes som en indikator for, hvor retvisende det realiserede forbrug er, og om der bør tages højde for allerede disponerede udgifter og indtægter, der endnu ikke er konteret på driften. Den samlede værdi af ubetalte fakturaer på 27,8 mio. kr. Heraf forfaldne Beløb Antal Beløb Antal Center for Borgerservice 1.675.472 147 481.126 44 Jobcenteret 502.349 59 198.954 10 Center for Social Service 8.523.606 284 3.121.084 32 Center for Sundhed og Omsorg 1.152.217 138 92.425 12 Center for Skole og Dagtilbud 5.090.632 983 1.733.420 124 Center for Plan, Kultur og Erhverv 415.685 101 19.919 10 Center for Teknik og Miljø 7.719.165 117 739.460 20 Center for Ejendomme og Intern Service 2.435.286 110 0 21 243.316 101-81.008 28 Direktion og Sekretariater 0 0 0 0 I alt 27.757.728 2.040 6.305.380 301 I praksis er det vanskeligt helt at undgå at have ubetalte, forfaldne fakturaer liggende. Det kan skyldes kreditnotaer, som afventer udligning, eller situationer hvor man lader betalingen afvente afslutningen af en dialog med en leverandør om det fakturerede. Men der er behov for fortsat generel fokus på rettidig betaling af fakturaer. Værdien af forfaldne, ubetalte fakturaer vurderes i det samlede billede ikke at have væsentlig betydning for denne budgetopfølgning. 7