Periodiseret budget og forbrug Drift

Transkript

1 Bilag 2 Notat om budgetopfølgning Driftsbevillinger under centre Figur 1 Afløbsprofil 2016 Hele kr Periodiseret budget og forbrug Drift Faktisk forbrug 2016 Periodiseret budget 2016 Grafen ovenfor viser det aggregerede periodiserede driftsbudget for kommunen, sammenholdt med forløbet af det faktiske forbrug i månederne januar, februar og marts. Forbruget har ligget i underkanten af 200 mio. kr. hver måned. Grafen illustrerer, at det faktiske forbrug fint følger afløbet i forhold til det periodiserede budget. Administrationen vurderer derfor at forventningerne til årets resultat, på nuværende tidspunkt, er valide. Tabel 1 Politiske sager ekskl. finansieringsforslag H ele kro ner Udgifter Indtægter Netto Drift Anlæg Finansiering I alt Tabellen ovenfor viser de økonomiske konsekvenser af de sager der er blevet godkendt af Byrådet siden budgetvedtagelsen d. 7 oktober De primære politiske sager på driften er plejeboligsagen (CSO), servicepakken (CSO), forlængelse af åremålsansættelsen af kommunaldirektøren (CSO). De er indarbejdet i budgetopfølgningen som præsenteret nedenfor. 1

2 Tabel 2 Forventet årsresultat ekskl. finansieringsforslag H ele kro ner Oprindeligt budget Tillægsbevillinger og omplaceringer Forventet årsresultat Center for Borgerservice Jobcenteret Center for Social Service Center for Sundhed og Omsorg Center for Skole og Dagtilbud Center for Plan, Kultur og Erhverv Center for Teknik og Miljø Center for Ejendomme og Intern Service Direktion og Sekretariat Drift Finansiering Anlæg I alt Tabellen ovenfor viser de ansøgte tillægsbevilliger, ekskl. de finansieringsforslag for 17,4 mio. kr. som fremgår af indstillingen. Afvigelsesforklaringer ekskl. finansieringsforslag I nedenstående tabel fremgår afvigelserne for driften fordelt på de fem afvigelseskategorier. Særligt aktivitetsændringer for 27,5 mio.kr. tydeliggør udgiftspresset på driften. Tabel 3 bagud og fremadrettede afvigelser ekskl. finansieringsforslag H ele kr. Bagudrettet Fremadrettet afvigelse afvigelse Tillægsbevilling Periodiseringsafvigelser Prisændringer Aktivitetsændringer Regnskabsafvigelser Mindre væsentlige afvigelser I alt Tabellen viser størrelsen af de bagudrettede og fremadrettede budgetafvigelser. En positiv bagudrettet afvigelse viser et merforbrug i forhold til det periodiserede budget, mens en negativ bagudrettet afvigelse viser et mindreforbrug. Tilsvarende indikerer en positiv fremadrettet afvigelse, at forbruget ventes flyttet til en senere måned. Arbejdet med periodiseringsafvigelser skal sikre, at aktivitet og ressourcestyringen bliver koblet til den finansielle styring i budgetopfølgningerne, og derved tydeliggøre afviklingen af opgaveporteføljen i løbet af året, og dermed understøtte valide forventninger til årets resultat. Afvigelserne skyldes i store træk følgende: Periodiseringsafvigelser: Der er brugt 5 mio. kr. som var forventet først brugt senere på året. Det skyldes, at CSS, CSO og CTM har anvendt 18,1 mio. kr. mere end forventet 2

3 på dette tidspunkt, mens CBS, JOB, CAS og CSD har haft et mindreforbrug på 12,7 mio. kr. Prisændringsafvigelser: Der forventes fremadrettet mindreudgifter på grund af lavere priser end forudsat for 10,1 mio. kr. Det vedrører CSS og CSO og skyldes bl.a. prisændringer på botilbud og salg af plejeboliger. Aktivitetsændringer: Der er aktivitetsændringer for netto 27,5 mio. kr. Samlet set søges der tillægsbevilling på driften til merudgifter for 17,420 mio. kr. Heri indgår, at CSS ikke søger tillægsbevillinger for 6,8 mio. kr. vedrørende mindreudgifter til anbringelser og botilbud til handicappede - det betyder dog, at der skal være opmærksomhed på udviklingen på området, såfremt at prognosen forbliver uændret. Herudover tilfører CSD kommunekassen 10,7 mio. kr. i form af puljen med ikke-fordelte institutionspladser. Børnetallet er lavere end budgetlagt, hvorfor der er identificeret et mindreforbrug - dette betyder også, at der skal være opmærksomhed på området såfremt børnetallet stiger over året. Nedenfor fremgår centrenes uddybende kommentarer til afvigelserne på deres budgetter. Kommentarerne er taget fra centrenes budgetopfølgningsnotater. Center for Borgerservice Social og Sundhedsudvalget: Det samlede aktivitetsniveau viser et merforbrug på 1,062 mio. kr. Den Tværfaglige Myndighed har et merforbrug på 4,1 mio. kr. fordelt på BPA, Handicapbiler, Børnetræning. Endvidere nedskrives lønbudgettet på konto 6 til opskrivning på konto 5 i forhold til pædagogisk bistand på integrationsområdet. Desuden omplaceres 1,3 mio. kr. fra CSO vedr. opgaver til praktisk bistand. På Ledelse og sekretariat er et samlet mindreforbrug på ca. 3,0 mio. kr. fordelt på en række områder, hvor den største er førtidspension. Kultur og Erhvervsudvalget: Der er et merforbrug på ,- hvor kr ,- er lederløn fra maj 2015 til Jobcenter Jobcenteret vil fortsat føre en strategi med aktiv indsats med fokus på selvforsørgelse i form af fastholdelse eller tilbagevenden til arbejdsmarkedet. Center for Social Service Center for Social service udviser en samlet budgetkorrektion på -1,1 mio.kr. Det består af kapacitets-nedjustering (prisfald) på -0,2 mio.kr. på Børn, unge og handicap, samt omplaceringer mellem centre for +0,2 fra strategiske mål og -1,1 mio. kr. i effektiviseringer af regnskabsopgaver. Overførsel mellem år -0,2 mio.kr. og barselspuljer for kr. er ligeledes indarbejdet. Der er omplaceret budget fra rammen for Børn, unge, Handicap til Sekretariatet som følge af organisationsændring. Der er foretaget periodeskub (dvs. forskydninger mellem måneder) for 8,6 mio.kr. vedrørende opkrævning ved salg af pladser, kvartalsregninger, forskydning mellem år, samt regnskabsafvigelser på løn som følge af organisationsændringer i CSS. Aktuelt er centrets bedste bud et merforbrug på i alt 6,8 mio. kr., hvilket bygger på regnskab Når centeret ikke anmoder om tillægsbevilling på dette merforbrug skyldes det, at prognosen for myndighedens udgifter i 2016 er mere valide senere på året. CSS har i foråret indførte et nyt prognoseværktøj. Der er flere kendte stigninger primo 2016, men effekten af disse ændringer inddrages først i forventningen, når hele billedet samles i prognoserne. Der er 3

4 tunge enkeltsager, som ligger uden for den normale aktivitet. Helårseffekten af disse sager kendes ikke endnu. Der forventes at opnå statsrefusion med tilbagevirkende kraft på 100% af udgifterne til visse flygtningebørn, hvilket kan give en engangsindtægt på omkring 7,5 mio. kr. i 2016 og ca. 2 mio. kr. i overslagsårene. Der er iværksat tiltag for at realisere de vedtagne prioriteringsforslag i budget aktuelt forventes alle realiseret. Centerets budget 2016 er blevet reduceret med ca. 8 mio. kr. i forhold til Reduktionerne vedrører eksempelvis serviceniveauet for aflastning af handicappede og implementering af sverigesmodellen på det sociale område. Udviklingen følges løbende, og aktuelt ses en sags-stigning, som udfordrer grundforudsætningen med maksimalt 25 sager pr. rådgiver. I januar og februar måned 2016 har der været en ugentlig tilgang på 5 på børneområdet, hvilket ligger langt over den normale sags tilgang. Center for Sundhed og Omsorg CSO er i samarbejde med CAS i færd med en gennemgang/opretning af budget 2016 og frem. Samlet anmoder CSO om 4,616 mio. kr. ud over de 7,057 mio. kr., der blev bevilget med Plejeboligsagen og de 1,460 mio. kr., der blev bevilget til servicepakkerne af Byrådet den Årsagerne kan beskrives i 4 klumper 1. Tillægsbevillinger givet i 2015 efter budgetvedtagelsen på i alt 7,771 mio. kr., som, fordi budgettet var lagt, ikke er lagt ind i Det drejer sig om bl.a. flere udgifter til biler, sygeplejeartikler og nødkald samt samlet 5,4 mio. kr. til lønninger. 2. Tillægsbevilling i forhold til budget 2016 på i alt 4,332 mio. kr. som primært handler om tilretninger både på udgift og indtægtssiden, 1, 4 mio. kr. til tilretning af kørselsbudgettet, 1,4 mio. kr. til særlige foranstaltninger i forhold til borgere med behov for personlig vagt etc., yderligere tilretning af budget til sygeplejeartikler og nødkald, samt 1,7 mio. kr. til løn. 3. Regnskabsafvigelser på 2,512 mio. kr., hvor nogle lønkonti uden belæg er blevet lagt ind lavere end i Modsat mener administrationen, at der på baggrund af regnskab 2015 og forbrug den første måned i 2016, kan forventes et mindreforbrug til kommunal med- og fuldfinansiering på 10. mio. kr. Ud over dette søges om omplaceringer mellem centrene med overførsler til andre centre for - 4,4 mio. kr. Center for Skole og Dagtilbud Børne og Skoleudvalget: Center for Skole og Dagtilbud under Børne- og Skoleudvalget har et samlet merforbrug på kr. Til centerrammen søges tillægsbevilling for 17,150 mio. kr. Dette omfatter: Inklusion af flere elever i skoler (25 stk.) med 2,3 mio. kr. (5/12 i 2016), flere elever på privatskoler og efterskoler for 4,0 mio. kr., mindreindtægt på forældrebetaling som følge af børnetalsregulering for 3,4 mio. kr., flere børn på private daginstitutioner til 1,9 mio.kr., kørsel af skoleelever for 5,4 mio. kr. (skolekørsel 3,2 mio. kr., PPR kørsel 2,1 mio. kr.). Merforbrug fra 2015 på 3,347 mio. kr. er overført som budgetreduktion i 2016 (overførselssagen godkendt i Byrådet marts 2016). Rammerne for Dagplejen og Institutionsområdet søger om negativ tillægsbevilling på -16,1 mio. kr. på baggrund af faldende børnetal ud fra befolkningsprognosen - efter indtægtsregulering på forældrebetaling på 3,4 mio. kr. søges netto -12,7 mio.kr. Rammerne for distrikts-skoleområderne søger 3,25 mio.kr. på baggrund af en analyse på lærerlønnen vedr. prisregulering af overenskomst. Af det samlede budgetopfølgning er der udmøntet interne omplaceringer for -2,120 mio. kr. 4

5 fordelt på flere rammer: Barselspuljer ca. 1,8 mio.kr. Effektiviseringer af regnskabsopgaver med -2,970 mio.kr. og strategiske mål for 0,2 mio.kr. Der pågår en udredning af demografipulje/ppr området frem mod næste politiske budgetopfølgning på -10,6 mio. kr. Ved den politiske budgetopfølgning i august vil der blive søgt om 4 mio. kr. til inklusionsuddannelse på skoleområdet, som omplacering mellem centre som følge af puljemidler fra 2015 (Byrådet marts 2016,Overførselsssagen). Der er løbende fokus på antallet af flygtningebørn på 0-6 års området, da disse ikke indgår i Børnetalsreguleringen. Social og Sundhedsudvalget: Der ventes et merforbrug på tandplejen på 1,1 mio. kr. Budgettet følges tæt frem til halvårsregnskabet for at se om det forventede merforbrug stadig er gældende. Det skyldes bl.a. et stort antal flygtningebørn med mange tandskader. Sundhedsplejen forventes at overholde budgettet. Center for Teknik og Miljø Den store periodeafvigelse skyldes, at indtægterne på affaldshåndtering ikke er udkonteret på de respektive affaldsordninger. Herudover mangler der indtægts- og udgiftskonti på Materielgårdens budget. Der er et merforbrug på vejafvandingsbidrag på 0,7 mio. kr. Afhængig af forløbet af en række projekter kan centret eventuelt finansiere en del af merforbruget indenfor rammen. Derfor vil størrelsen på en tillægsbevillings tages op i næste budgetopfølgning. Pt. balancerer budgettet for den kollektive bustrafik. Budgettet skal dog følges nøje i forhold til Flextrafik. For budget 2017 kan centret reducere slidlagsbudgettet med 2 mio. kr. og lønbudgettet med 0,6 mio. kr. Reduktionen på lønbudgettet er begrundet i en mindre aktivitet på vejbelysningen end forudsat. For budget 2018 reduceres lønbudgettet med 0,165 mio. kr. da DUT-midler for indsatsplaner for grundvandsbeskyttelse ved en fejl ikke er fjernet for budgettet. Center for plan, Kultur og Erhverv Kultur og Erhvervsudvalget: Den største del af effektiviseringen af regnskabsaktiviteter er gennemført. Der er foretaget periodiseringer af budgettet, så det fremadrettet bedre afspejler aktiviteterne. Der er lavet en ny kontoplan for idrætsområdet, der bedre afspejler aktiviteterne, den vil blive effektueret i budget Det samlede budget forventes overholdt. Planudvalget: De væsentligste differencer mellem det budgetterede og det faktiske forbrug for januar er begrundet i: 1) ændring af periodiseringen af fast løn, 2) ændring af periodiseringen af tinglysning af ejendomme og ydelsesstøtte til ældreboliger, der hovedsagelig gives i juni og december samt 3) ændring af periodiseringen vedrørende væksthuset, der var periodiseret med 1/12 pr. måned, men betales for hele året i januar. Konklusionen er at differencerne ikke giver anledning til ændringer i budgettet for hele året. Der kan dog forventes en mindreindtægt på byggesagsgebyrer, hvilket kan have betydning for overholdelse af budgettet. Budgetforøgelsen på knap 1,4 mio. kr. er begrundet i en tilførsel af 2,0 mio. kr. til tre strategiske mål samt afgivelse af en medarbejder til CTM. Center for Ejendomme og Intern Service Økonomiudvalget: Forsikring: Budgettet til udbedring af ikke anerkendte forsikringsskader på bygninger som følge af hærværk, indbrud med mere søges overført til ejendomsdrift, primært på skolerne, hvor udgifterne til udbedring bliver afholdt. Der søges overført 2 mio. kr. til rammen om Intern Service under Planudvalget. 5

6 Risikostyring: Intern omplacering af budgettet indenfor aktiviteten til en ekstraressource til at varetage de øgede krav til sikring af bygninger og vedligeholdelse af alarmanlæg i forbindelse med det kommende udbud af forsikringsopgaven. Desuden varetog beredskabet tidligere akut skadeshåndtering, som eksempelvis tilkaldelse af hjælp til sikring og aflåsning af bygninger, der har været indbrud i eller som er udsat for hærværk. Der omplaceres kr. i indeværende år og kr. i overslagsårene. Beredskab og Ejendomsadministration: Kommunens forpagtninger har været i udbud og indtægtsbudgettet øges herefter med kr. Desuden blev der fejlagtigt budgetlagt med indtægter til beredskabet og indtægtsbudgettet på kr. fjernes. Samlet går justeringen af indtægtsbudgetterne på de to aktiviteter i nul. Forsikring: Der flyttes driftsbudgetter for kommunale ejendomme vedrørende flygtninge fra CBS til CEI til aktiviteten om Forsikring. Fælles administration: Der reduceres med kr. i forbindelse med den nye regnskabsenhed. Planudvalget: Ejendomsdrift skoler og ejendomsdrift/børn og unge samt idrætsanlæg: Budgettet til udbedring af ikke anerkendte forsikringsskader på bygninger som følge af hærværk, indbrud med mere søges overført til ejendomsdrift, hvor udgifterne til udbedring bliver afholdt. Der søges overført 2 mio. kr. fra rammen om Forsikring og Risikostyring under Økonomiudvalget. Tilpasning af aktivitetsbudgetterne mellem energi og ejendomsdrift, da ejendomsdriften er stærkt underbudgetteret i forhold til at sikre klimaskærmen på kommunens ejendomme og som følge af vedtagelse af ejendomsstrategiens mål om at holde ejendommene indenfor det politisk vedtagne kvalitetsbånd. Der søges om at aktivitetstilpasse 5 mio. kr. fra energi til ejendomsdriften på skoler og idrætsanlæg. Der flyttes driftsbudgetter for kommunale ejendomme vedrørende flygtninge fra CBS til CEI til en række aktiviteter; Forsikring, Energi og Ejendomsdrift. Ejendomsdrift: Der indarbejdes driftsbudget til Tofteparken fra 2016 samt det fleksible familiehus fra 2017 som følge af politiske beslutninger. Centeret søger tillægsbevilling for 5,016 mio. kr. Heraf skal de 4,3 mio. kr. finansieres af kassen mens det resterende beløb finansieres af omplaceringer mellem centre og SOLT. Af de 5,016 mio. kr. udgør serviceudgifter 0,424 mio. kr. mens overførelsesudgifter udgør 4,593 mio. kr. Tillægsbevillingerne er fordelt på følgende rammer: Centerets ramme Der er foretaget en række omplaceringer mellem CAS og de øvrige centre. Dette skyldes udmøntningen af effektiviseringer i forbindelse med Parat til fremtiden, der vedrører projekterne "Administrative effektiviseringer - regnskab" og "effektiviseringer på indkøb" i alt 8,638 mio. kr. Dels har CAS udmøntet sin del af effektiviseringen som følge af projektet "administrative effektiviseringer - regnskab" (mindreudgift -1,741 mio. kr.), og dels er der tilført lønsum til CAS, da 14 årsværk er samlet i et centralt regnskabsteam under CAS' ramme (5,692 mio. kr.). Effektiviseringskontoen bidrager til de 8,638 mio. kr med henholdsvis 2,393 mio. kr., der er centrenes andel af de administrative effektiviseringer på regnskab, samt 2,294 mio. kr. der vedrører udmøntning af effektiviseringer på indkøb. 6

7 Personale og forhandling Der er overført en 30 timers medarbejder til lønudgiften 0,363 mio. kr. fra CSO / Sundhedsordningen. Et tilsvarende beløb er indarbejdet i indtægt, da midlerne til finansiering af stillingen er budgetlagt på fællesrammen lønpuljer, Sundhedsordningen. SOLT og adm. bidrag Forventningen til leasingudgifterne til SOLT er nedjusteret med 6 mio. kr. grundet det lave renteniveau. Dette modsvares af en tilsvarende mindreindtægt på konto 7. Den centrale refusionsordning Foreløbig endelig restafregning 2015 viser, at der er hjemtaget 3,4 mio. kr. for meget refusion i 2015, som skal tilbagebetales i Ligeledes nedjusteres forventningen i 2016 med 1,5 mio. kr. på baggrund af resultatet for Fælles for alle lønpuljer Der er foretaget aktivitetsjusteringer vedr. seniorjob (nedjustering på 0,321 mio. kr. og tjenestemandspensioner (opjustering på 0,176 mio. kr.), således at der samlet set forventes et mindreforbrug for de fælles lønrammer på i alt 0,145 mio. kr. Ydermere er barselspuljen nedjusteret med 1,949 mio. kr. i forbindelse med udmøntning til øvrige centre i februar og marts Byrådets ramme Der er indregnet en tillægsbevilling til mindreforbrug på 0,442 mio. kr. fra Byrådets møde i december ved kommunaldirektørens forlængelse. Desuden er der foretaget kvalificering af periodiseringen på en række af centrets aktiviteter jf. aktiviteternes afvigelsesforklaringer. Direktion og Sekretariater Budgettet ventes overholdt. Der er i bevillingen indeholdt en række puljer til udmøntning. Der tilgår kassen 1,369 mio. kr. for ikke fordelte-pladser (tidligere demografi) i CSD. Der afgives 7,056 mio. kr. fra budgetsikkerhedspuljen til CSO, jf. Byrådets beslutning om plejeboliger. Der afgives 2,5 mio. kr. til strategiske mål i centrene. Der placeres sfa. sagen om overførsler fra 2015 til 2016 i alt 7,068 mio. kr. i den tværgående prioriteringspulje - det modsvares af merforbrug i centrene. Finansiering konto 7 og 8 Der er tillægsbevillinger for i alt -46,2 i nettoindtægt. Der forekommer tre primære afvigelser: Der er en aktivitetsændring på - 44,7 mio.kr ved betaling af Rådhus og Sundhedscenteret. Betalingen fandt sted i 2015, men er først trukket ud af SOLT i Derudover hjemtagning af lån til det fleksible familiehus på -4,1 mio.kr. Beslutningen blev vedtaget i slutningen af 2015 og var dermed ikke en del af budgettet for 2016.Ved anlægsrevisionen er lån for 10 mio. kr. til familiehuset flyttet til Endeligt forventes mindre afkast på SOLT med 6 mio. kr., Damgaardsparken lukkes ikke mindreudgift -1,3 mio. kr., fejl i fortegn på rentekonto ved budgetlægningen 1,6 mio. kr. i udgift samt nettoreduktion af grundkapitalindskud i Landsbyggefonden mindreudgift -4,6 mio. kr. 7

8 Differencen mellem bagudrettet afvigelsesforklaring og den samlede afvigelse mellem realiseret forbrug og periodiseret afløb skyldes primært forskydninger på balancen. Fremadrettet skal der arbejdes på hvilke balanceforskydninger der er styrbare, således der ikke bliver generet så massive afvigelser bagudrettet. Anlæg Byrådet besluttede d. 30. marts 2016, at et ikke-finansieret nettomerforbrug på driften i 2015 på 23,516 mio. kr. søges finansieret ved at lukke anlægsprojekter i budget Den politiske prioritering af anlægsporteføljen er foretaget på fagudvalgsmøder i april Administrationen har identificeret anlægsprojekter for netto 25,674 mio. kr., som Byrådet kan beslutte at nedlægge. Dette forbedrer den budgetterede kassebeholdning i 2016 med 22,912 mio. kr., da 2 mio. kr. af de foreslåede nedlagte anlægsudgifter havde været låneberettigede, og da 0,762 mio. kr. flyttes fra anlæg til drift. Derudover kan anlægsprojekter for henholdsvis 45,585 og 9,5 mio. kr. udskydes til 2017 og Reduktionen af anlægsbudgettet i 2016 medfører, at den budgetterede overskridelse, på grund af overførelsen af anlægsmidler fra 2015 til anlægsrammen i 2016, reduceres fra 83,014 mio. kr. til 2,255 mio. kr. Processuelle nøgletal to KPI er vedrørende budgetopfølgning på drift I budgetopfølgningen indgår to Key Performance Indicators: 1) prognosepræcision 2) forfaldne fakturerer Prognosepræcision Prognosepræcisionen måles i forbindelse med den administrative- og politiske budgetopfølgning. Prognosepræcisionen opgøres ved at se på, hvor meget det realiserede forbrug afviger fra det periodiserede budget. Prognosepræcision 1. CAS 2. CPK 2% 3% 3. CSD 7% 4. CTM 17% 5. JOB 20% 6. CBS 7. DOS 23% 23% 8. CEI 27% 9. CSS 40% 10. CSO 46% Grafen illustrerer, at der er meget store forskelle i prognosepræcisionen mellem centrene. De store afvigelser indikerer, at der skal arbejdes med at forbedre periodiseringen. 8

9 Forfaldne fakturaer Tabel 4 Fakturaer H ele kr. Ubetalte fakturaer Heraf forfaldne Beløb Antal Beløb Antal Center for Borgerservice Jobcenteret Center for Social Service Center for Sundhed og Omsorg Center for Skole og Dagtilbud Center for Plan, Kultur og Erhverv Center for Teknik og Miljø Center for Ejendomme og Intern Service Direktion og Sekretariater Antallet og værdien af ubetalte regninger skal anvendes som indikation på hvor retvisende det realiserede forbrug er, og derved indikere hvor meget likviditet, der endnu ikke er registreret som forbrug. For at sikre retvisende periodiserede afløb for aktiviteternes budgetter, skal antallet af forfaldne regninger være så tæt på nul som muligt. Den væsentligste post vedrører betaling af kommunal medfinansiering i Center for Administrativ Service. De øvrige poster er almindelige og forventelige. 9