Staben Jobcenter Horsens Organisationsbeskrivelse
INDHOLD Indledning... 3 Overordnet organisation... 4 Jobcenter og Ungeenhed organisation... 5 Mission og vision... 6 Organisering... 7 Teamorganisering - opgaver... 8 Teamorganisering medarbejdere og kompetencer... 9 Team kompetence Inspiration og sparring... 10 Ledelse... 11 Værdier... 12 Mødestrukturer... 13 Særlige indsatsområder... 14-2 -
INDLEDNING Der er et stort lokal- og landspolitisk fokus på Beskæftigelsesområdet, og dertil kommer Borgmesterens stærke vision om, at alle der kan arbejde skal arbejde. Disse to forhold betyder, at der behov for en endnu tættere tilknytning mellem Borgmesteren, Jobcenter Horsens og Ungeenheden. Det er ligeledes Borgmesterens ønske at HORSENS ALLIANCEN knyttes tættere på den daglige drift af beskæftigelsesområdet. I den forbindelse tilfalder der Jobcenter Horsens stab en række nye opgaver. Konkret flyttes opgaver pr. 1. august 2015 fra Økonomi og Administration under Uddannelses- og arbejdsmarkedsdirektøren til staben under Beskæftigelsesdirektøren. Dermed er der behov for såvel interne justeringer som tilførsel af flere ressourcer til Beskæftigelsesdirektørens stab. Følgende funktionsområder skal dermed styrkes og/eller oprettes: politisk udvalgsbetjening, politik dannelse, drift af Horsens Alliancen/Jobberedskabet, resultat- og økonomistyring samt ledelsesbetjening og kommunikation. På denne baggrund er nærværende organisationsbeskrivelse af staben udarbejdet. Målet med organisationsbeskrivelse af Staben ved Jobcenter Horsens er at skabe klarhed omkring vores kompetenceområde og dermed de forventninger vores interne og eksterne opgavestillere og samarbejdspartnere kan have til staben. Organisationsbeskrivelsen skal ydermere give medarbejderne og ledelsen en fælles platform for afdelingens daglige virke og retning. Beskrivelsen justeres og udvikles løbende, så den svarer til de forventninger og behov, der opstår i forhold til vores afdeling. Nye udfordringer kommer til og andre bliver landet i driften og/eller løst. Organisationsbeskrivelsen skal hermed som minimum revideres og afstemmes med Beskæftigelsesdirektøren en gang årligt. NB! Da staben i efteråret 2015 er i en udviklingsfase, må det forventes, at beskrivelsen justeres løbende frem imod årsskiftet. Juni 2015/MVB - 3 -
JOBCENTER HORSENS incl. UNGEENHEDEN - den overordnede organisation Uddannelse og Arbejdsmarked Som bidrag til forståelsen af Jobcenter Horsens organisatoriske placering i Horsens kommune illustreres og beskrives herunder den overordnede organisation. Direktørområdet Uddannelse og arbejdsmarked har fem hovedpolitikområder: Dagtilbudsområdet Undervisningsområdet Kulturområdet Ungdomsområdet Beskæftigelsesområdet / Jobcenter Horsens Til direktøren for uddannelse og arbejdsmarked referer den tværgående stab Økonomi og Administration (Ø&A). Figur 1: overordnet organisationsdiagram Direktørområdet Uddannelse og Arbejdsmarked Direktør Uddannelse og Arbejdsmarked Økonomi og Administration Dagtilbuds- området Kultur området Undervisnings- området Unge området Beskæftigelses- området JOBCENTER På den følgende side vises organisationsdiagrammet for Jobcenter Horsens - Figur 2-4 -
UNGEENHED Birgitte Salling YDELSESAFDELING Pernille Sandkvist Therkelsen TILBUDSSERVICE Marianne Vesterbæk VÆRKSTEDSSERVICE Per Fjord MENTORSERVICE Robert Lindholm Kristensen ARBEJDSMARKEDSFASTHOLDELSE Jesper Rasmussen JOB OG UDVIKLING Susanne Ramstedt JOB OG VEJLEDNING Kate Feldt VIRKSOMHEDSSERVICE Annette Nørby Duedal Figur 2: Jobcenter Horsens og Ungeenheden organisationsdiagram STYRE GRUPPE Peter Sinding Poulsen JOBCENTER HORSENS Konstituering april august 2015 BESKÆFTIGELSESDIREKTØR JOBCENTERCHEF FRODE FÅRUP HORSENS ALLIANCEN TILBUD / YDELSE Mikael Eggert Jørgensen MYNDIGHED Frode Fårup STAB Mette Vestergaard Byskov Mål og resultatstyring Økonomistyring Koordinering Horsens Alliancen Udvikling af Jobberedskab Kvalitetsudvikling Projekter Sekretariat Kommunikation IT Planlægning Tilbud - 5 -
MISSION det vi skal Vi understøtter den strategiske og politiske ledelse af beskæftigelsesområdet i Horsens Kommune. skal skabe sammenhæng i og understøtte udviklingen af driften i Jobcenter Horsens og Ungeenheden VISION det vi vil Vi vil medvirke til at Jobcenter Horsens og Ungeenheden møder borgere, virksomheder, og øvrige samarbejdspartnere professionelt. Det vil ved at: - levere en professionel betjening af den strategiske og politiske ledelse. - være kulturbærere af vi løfter i flok internt og eksternt. - sikre den til enhver tid nødvendige ledelsesinformation. - være til rådighed med en inspirerende, rådgivende og løsningsorienteret tilgang. - kunne levere særlige kompetencer indenfor resultatbaseret styring, socialfaglig kvalitet, teknik, administration, kommunikation, analyse og facilitering. - være på forkant med organisatoriske implementerings- og udviklingsopgaver. - tage ansvar for den tværgående interne kommunikation. - tage ansvar for en professionel ekstern kommunikation. - Videndele og skabe dialog med fordel for hele organisationen. - have fokus på en optimal og effektiv ressourceanvendelse i egen afdeling og organisationen som helhed. - I staben lægger vi vægt på vidensdeling, god stemning og teamånd. Vi har et godt og tillidsfuldt samarbejde præget af højt fagligt niveau og engagement. Der er stor frihed og tilhørende stort ansvar i opgaveløsningen. Vi inspirerer hinanden, og vi har fokus på at løfte hinandens kompetencer gennem opmærksomhed og anerkendelse. Vi har attraktive ansættelsesvilkår - blandt andet i forhold til fleksible arbejdstider. - 6 -
ORGANISERING Staben forventes pr. 1. august at bestå af 21 medarbejdere, og der lægges op til en organisering i selvstyrende teams efter nedenstående overskrifter: - RESULTATBASERET STYRING - SOCIALFAGLIG KVALITET - ADMINISTRATION og TEKNIK - KOMMUNIKATION og UDVIKLING Målet med teamorganiseringen er, at vi sikrer en effektiv og professionel opgaveløsning. Formålet med teamorganiseringen er at smidiggøre de processer, der er nødvendige for en effektiv ressourceanvendelse til de enhver tid aktuelle opgaver og projekter. I perioder forekommer der opgaver, der kræver en ekstra indsats og et særligt fokus. Når disse opgaver er løst, landet i driften eller bragt til et mindre ressourcekrævende niveau i staben, kan der være brug for at samle ressourcer til en ny opgave og så fremdeles. Der er altså behov for, at vi kan agere som en dynamisk afdeling i forhold til aktuelle opgaver. Det forventes desuden, at en teamorganisering af staben vil understøtte et fagligt miljø, fælles læring og en gensidig opmærksomhed på et godt arbejdsmiljø til gavn for hele organisationen. På følgende side ses en organisering på opgaveniveau. - 7 -
Figur 3: Oversigt over teamorganiseringen opgaver Resultatbaseret styring Administration /Teknik Kommunikation / Udvikling Socialfaglig kvalitet LEDELSESINFORMATIO N Budget Regnskab Effektmåling Prissætning af tilbud Bogføring af tværgående aktiviteter Forhandling og vedligehold af div. kontrakter Analyse og implementering PERSONALE Personaleadmin. Uddannelsespraktik koordinering (administration og socialfaglig) Kompetenceudvikling Arbejdsmiljøcert. AMG/MED betjening ADMINISTRATION Indkøb af Inventar og kontorartikler Mødeplanlægning Håndtering af klagesager Sekretariatsbistand Lokaleforhold mv. IT SBsys superbruger og undervisning Brugeroprettelse Surveys Support fagsystem Indkøb og lagerstyring af IT udstyr - Personale - Borgere PRAKTISK Forplejning/kantine Teknisk/praktisk bistand BESKÆFTIGELSESUDV. Politisk sagsfremstilling Analyse Politikdannelse FACILITERING Proces- og planlægning Implementering Organisationsudvikl. Ledelsessekretariat KOMMUNIKATION Ekstern kommunikation - Website ol. - Materialer Insite / Medarbejderportal PROJEKTER - puljeovervågning - projektansøgning - procesfacilitering og opfølgning - projektevaluering og afrapportering Projektledelse talegenkendelse Koordinering HORSENS ALLIANCEN og Jobberedskab KVALITETSARBEJDET Faglig kvalitetssikring, udvikling, koordinering, og vedligehold Intern revision Ekstern revision Social faglige flyvere - 8 -
Figur 4: Oversigt over teamorganiseringen medarbejdere KONSTITUERET STABSLEDER Mette Vestergaard Byskov (15/4-31/8 2015) STYRING ADMINISTRATION SEKRETARIAT SOCIALFAGLIG KVALITET KOMMUNIKATION UDVIKLING Ole Olsvig Svend Holm Svendsen Lene Carlsson Anne Mette Bro Nørager Camilla L. Winther Susanne Harder Anette E. Pedersen(elev) Birgitte Rasmussen Solvejg Granes Berith Vestergaard Hansen Pernille Holdorf Peer Ødegaard Vakant Vakant Lotte Dahm Boesen Ulla Reinholdt Vakant Dan Lynge Mikkelsen Vakant Ulla Rabech Vestergaard Per Andersen KOMPETENCER Staben besidder et bredt sæt af faglige kompetencer. Der er også kompetencemæssigt en fællesnævner. For det er afgørende for en stabsmedarbejder ved Jobcenter Horsens, at tilgangen til opgaven er med fokus på, hvordan vi kan bidrage til at kvalificere og/eller lette opgaveløsningen for dem, vi servicerer. Dette kan foregå ved sparring og/eller ved direkte at løse en opgave for driften i en periode for herefter at trække os ud af opgaven igen. Derfor er det afgørende at medarbejderne i staben har gode samarbejdsevner, er relations skabende, har lyst til at yde en professionel og kompetent service overfor ledelse, kolleger. Og at vi bidrager med en konstruktiv forståelse og dialog på tværs af Jobcenter Horsens afdelinger og med vores eksterne samarbejdspartnere i Horsens Kommune og udenfor Horsens Kommune. - 9 -
TEAM KOMPETENCE De fire teams agerer i dagligdagen som selvstyrende teams ud fra principperne om omvendt kompetence. Omvendt kompetence betyder, at hvis det modsatte ikke direkte er aftalt, så har den ansatte/teamet kompetencen til i den konkrete situation at handle og træffe endelig beslutning på afdelingens vegne. De enkelte medarbejdere og de tre teams har samtidig ansvar for planlægning og gennemførelse af eget arbejde inden for den fastsatte ramme og retning. Stabslederen indgår i den overordnede prioritering af opgaver og mål i de fire teams og inddrages efter behov i forhold til ledelsesmæssig sparring og prioritering. Både medarbejdere og stabsleder forventes at holde et løbende fokus på at optimere opgaveløsningen, så ressourcer anvendes hensigtsmæssigt. INSPIRATION, SPARRING OG STØTTE I dagligdagen kan der opstå behov for inspiration og sparring eller supplering med udviklingsressourcer. På dette område står en række centrale kompetencer i Horsens Kommune til rådighed i f.eks. - Økonomi og Administration i Uddannelse og Arbejdsmarked - Udvikling og kommunikation under direktionens stabe Horsens Kommune - Juridisk afdeling Horsens Kommune - HR afdelingen Horsens Kommune - IT afdelingen - Deltagelse i relevante eksterne netværk (efter aftale med stabsleder) - 10 -
LEDELSE Stabslederen har det personaleledelsesmæssige ansvar. Stabslederen har ansvar for at sikre retningen for afdelingen, og at afdelingens opgaver varetages effektivt med faglig kvalitet. Derudover er det stabslederens ansvar, at afdelingen er en attraktiv arbejdsplads og samarbejdspartner internt og eksternt. jf. afdelingens vision og værdier. Det påhviler stabslederen at sikre stabsmedarbejdernes opgave direkte eller indirekte relaterer sig til 5 strategiske mål for Jobcenteret 1. Flere i selvforsørgelse 2. Forebygge langtidsledighed 3. Flere i job 4. Færre på uddannelseshjælp - flere med uddannelse 5. Sikre virksomhederne kvalificeret arbejdskraft Stabslederen refererer til Beskæftigelsesdirektøren og indgår i chefteamet i Jobcenteret sammen med Tilbudschefen, Myndighedschefen/Beskæftigelsesdirektøren. Derudover deltager stabslederen også i relevante mødefora bredt i Horsens Kommune og i relevante eksterne netværk. Driftens tilknytning til HORSENS ALLIANCEN og koordinering af JOBBEREDSKABET ligger ligeledes under stabslederens ansvarsområde. Ledelsesmanifestet (kan ses på Jobcenterets intranet) i Jobcenter Horsens er også gældende for stabslederen ligesom ledelseskompetencen er beskrevet i Jobcenterets ledelsesbjælke for 1. linjeledere og leder+. - 11 -
VÆRDIER De fire overordnede værdier i Horsens Kommune er også vores fundament og ledestjerne. Helhed Vi vil arbejde helhedsorienteret og tværgående og fremstå som én enhed. Vi vil, udvise forståelse og ansvarlighed over for hinanden og dem vi arbejder for og med Resultat Vi vil arbejde resultatorienteret og effektivt for at videreudvikle Jobcenter Horsens og Ungeenheden til et handlekraftigt og økonomisk sundt område med et højt serviceniveau Respekt Vi vil møde borgere, virksomheder, samarbejdspartnere og kolleger med respekt og åbenhed og vil sikre troværdighed i alle handlinger. Kvalitet Vi vil levere ydelser af højest mulig kvalitet og god service gennem professionelt arbejde og kompetent kommunikation. - 12 -
MØDESTRUKTUR For at sikre det interne og eksterne samarbejde har staben følgende 3 mødefora: - Orienteringsmøder - Teammøder - Personalemøder ad hoc Orienteringsmøde formål: Overordnet information af tværgående karakter fra ledelsen Som udgangspunkt er der reserveret 1 time hver 14. dag, heraf prioriteres en ½ time til ovenstående. Den resterende ½ time er afsat til at medarbejderne efter behov kan: Koordinere på tværs af teams Give gensidig orientering Teammøde - formål: Løbende forventningsafstemning og dialog Koordinering vedrørende drifts- og udviklingsopgaver Fordeling af opgaver Prioritering Ligger fast kadence aftales med det enkelte team. Personalemøde - formål: Samarbejde om udvikling/revision af o af afdelingen o procedurer o kommunikation o opgaver der går på tværs i staben Ikke fastlagt planlægges efter behov. - 13 -
SÆRLIGE INDSATSOMRÅDER og mål i 2015 Internt i afdelingen: - at få teamorganiseringen til at fungere hensigtsmæssig - - at lære hinanden at kende med gensidig respekt og tillid - god trivselsmåling Organisationen: - Effektmåling og prissætning - Talegenkendelse implementering 2015 2017 - HORSENS ALLIANCEN og JOBBEREDSSKABET hægtet på Jobcenterets drift - Effektiv ressourceudnyttelse af administrative ressourcer Mål i 2016 - Individuelle funktionsbeskrivelser? - Udarbejdelse af teammål? MVB/juni 2015-14 -