Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 10. juni 2008 1. Resume Byrådet har besluttet, at IT-driftsopgaverne, som udføres af den fælles driftsenhed IT-SOS (IT-Service og Support) i Sundhed og Omsorg, skal udbydes, så en eventuel ny leverandør kan overtage opgaverne med virkning fra 2010. IT-SOS blev etableret i foråret 2006 og varetager blandt andet følgende hovedopgaver i forhold til Århus Kommune: IT-supportydelser vedrørende fejl, ændringer og pc-arbejdspladser samt IT-driftsydelser vedrørende systemer og servere mv. Århus Kommune Borgmesterens Afdeling Sundhed og Omsorg Sagsnummer M0/2008/00272 Sagsbehandler Flemming Nielsen Telefon 8940 2000 Direkte telefon 8940 2900 Indstillingen redegør for status og udfordringer vedrørende ITdriftsopgaverne. Desuden redegøres for vurderinger af, hvordan ITdriftsopgavernes organisering og placering kan ændres med henblik på at opnå kvalitetsforbedringer og reduktion af risici vedrørende ITdriftsopgaverne. E-post borg@aarhus.dk E-post direkte FLN@arhus.dk Ved udbud af driftsopgaver forudsættes som udgangspunkt, at Århus Kommune selv afgiver tilbud på opgaverne. I forhold til udbud af ITdriftsopgaverne indstilles, at der træffes beslutning om, at specialiserede IT-driftsopgaver placeres hos eksterne leverandører, og at der ikke afgives eget bud på disse opgaver. Desuden indstilles, at der gennemføres en afgrænsning af, hvilke opgaver med relation til ITdrift, der fortsat bør varetages samlet internt i Århus Kommune, og at disse opgaver fremover varetages af Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne. Ovenstående indebærer, at hovedparten af IT-SOS s opgaver fremover placeres hos eksterne leverandører, og at resten af de fælles IT-opgaver placeres i Borgmesterens Afdeling. IT-SOS i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg nedlægges herefter som selvstændig organisatorisk enhed. Den nye organisering og placering af driftsopgaverne forventes at kunne øge fremdriften i en række forandringsprojekter, som vil have en positiv effekt på Kommunens ressourceforbrug.
Det indstilles, at Borgmesterens Afdeling er ansvarlig for at gennemføre ændringerne hurtigst muligt i samarbejde med magistratsafdelingerne. Det indstilles, at Udviklingspolitikken anvendes i forhold til medarbejdere, der berøres, og at udgifter herved finansieres af den afsatte reserve. Desuden indstilles, at Borgmesterens Afdeling bemyndiges til at indgå aftaler med leverandører og løbende informerer Økonomiudvalget om forløbet. Det er vanskeligt at vurdere de ressourcemæssige konsekvenser af indstillingen. Der udarbejdes snarest en opgørelse af økonomien, og det indstilles, at Borgmesterens Afdeling fremsender en indstilling til Byrådet vedrørende de økonomiske konsekvenser, når disse er opgjort. 2. Beslutningspunkter At 1) Specialiserede IT-driftsopgaver placeres hos eksterne leverandører, og at der derfor ikke afgives internt tilbud på disse opgaver At 2) Der foretages en afgrænsning af, hvilke opgaver med relation til IT-drift der fortsat bør varetages samlet internt i Århus Kommune, og at disse opgaver fremover varetages af Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne At 3) Sundhed og Omsorg er formelt ansvarlig for IT-driftsopgaverne, indtil disse overdrages eksternt eller internt. Senest ved årsskiftet 2008/2009 overføres ansvaret for IT-driftsopgaverne til Borgmesterens Afdeling. IT-SOS ophører herefter som selvstændig organisatorisk enhed i Sundhed og Omsorg At 4) Borgmesterens Afdeling er ansvarlig for at gennemføre ændringerne hurtigst muligt i samarbejde med magistratsafdelingerne At 5) Udviklingspolitikken finder anvendelse i forhold til medarbejdere, der berøres af omstillingen, og udgifter forbundet hermed afholdes af den afsatte reserve til personaletilpasning At 6) Borgmesterens Afdeling bemyndiges til at indgå aftaler med leverandører om overdragelse af IT-driftsopgaver og løbende informerer Økonomiudvalget om indgåelse af aftaler og om forløbet af omstillingsprocessen i øvrigt. Side 2 af 1212
At 7) Borgmesterens Afdeling fremsender en indstilling til Byrådet vedrørende de økonomiske konsekvenser, når disse er opgjort 3. Baggrund Status og udfordringer vedrørende IT-driftsopgaverne a) På baggrund af Byrådets beslutning i januar 2006 blev der i april 2006 gennemført en samling af de hidtidige ITdriftsenheder fra magistratsafdelingerne. Omkring 45 medarbejdere blev overført til den fælles driftsenhed IT-SOS (IT- Service og Support) i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg. Eksisterende opgaver blev videreført, og der blev med ekstern bistand opstillet planer for, hvordan der kunne gennemføres en professionalisering af driftsopgaverne med henblik på bedre kvalitet og stordriftsfordele. Gennem 2006 og 2007 er der arbejdet med at etablere en Bestiller- Udfører organisation, der sikrer et fælles kontraktgrundlag for leverancer, aftaler, driftsbudgetter og investeringer, samt på bestillersiden fastlægger finansieringen af udgifterne. Bestilleropgaverne varetages af Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne. IT-SOS varetager følgende hovedopgaver i forhold til Århus Kommune: a. Support vedrørende fejl, ændringsønsker mv., formidling i forhold til egen drift eller eksterne samarbejdspartnere b. Teknisk support af pc-arbejdspladser c. Serviceydelser for pc-området d. Drift af tværgående systemer og fælles infrastruktur e. Drift af magistratsafdelingernes fagsystemer samt serverdrift f. Rådgivning og projektassistance Det bemærkes, at omfattende driftsopgaver er placeret hos eksterne leverandører, blandt andet alle KMD-systemer, elektronisk post, hjemmesiden, Århusnettet og telefonsystemer. IT-SOS har ca. 50 medarbejdere og fungerer som indtægtsdækket virksomhed. En række ydelser betales samlet via Bestiller-funktionen, mens en række ydelser betales af de enkelte magistratsafdelinger. IT- SOS s driftsomkostninger til lønninger mv. udgør ca. 25 mio. kroner. Selve produktionsapparatet (servere, licenser, driftsværktøjer, netværksudstyr mv.) finansieres separat via Bestiller-funktionen. Side 3 af 1212
Det formelle grundlag for Bestiller-Udfører modellen er i store træk på plads. Der er dog fortsat en række udfordringer i forhold til at opnå professionalisering vedrørende procedurer for aftaler, rapportering og projektstyring. IT-SOS har overtaget de fleste af de driftsopgaver, som blev udført i de tidligere driftsenheder i magistratsafdelingerne. Der er dog fortsat opgaver tilbage, som ikke er overdraget til IT-SOS. Der har været tilfælde af kvalitetssvigt i driftsopgaverne, blandt andet med tab af data. IT-SOS arbejder med at reducere risici vedrørende IT-driften. Der udestår endvidere en udfordring i forhold til at få gennemført den standardisering og modernisering af driftsrutiner og produktionsapparat, som skal give de forventede kvalitetsgevinster og stordriftsfordele. Baggrunden herfor er bl.a. begrænsninger i nødvendige kompetencer og ressourcer, og at samarbejdet mellem bestiller og udfører har været vanskeligt. En række forandringsprojekter i Århus Kommune er afhængige af IT- SOS s medvirken. Imidlertid er det erfaringen, at det i en del tilfælde har været nødvendigt at købe specialiserede IT-ydelser eksternt. Ved etableringen af IT-SOS var forventningen, at visse ITdriftsopgaver, som løses hos eksterne leverandører, ville kunne hjemtages. Ud fra en vurdering af kvalitet og risici er dette imidlertid ikke aktuelt. Derimod er det aktuelt at placere forretningskritiske opgaver eksternt. IT-SOS har fungeret under nogle vanskelige vilkår, hvilket bl.a. hænger sammen med, at der har været begrænsede kompetencer og ressourcer til rådighed, men også at rammerne for IT-SOS ikke har været helt klare. Ledelse og medarbejdere har under de givne vilkår udvist stort engagement og fleksibilitet i forbindelse med etableringen af IT- SOS og i bestræbelserne på at udvikle kvalitet og effektivitet. Det har imidlertid været vanskeligt at opnå den ønskede fremdrift inden for en række vigtige opgaver. Årsagen skal blandt andet søges i de meget betydelige krav til IT-faglige kompetencer, som kræves for at udvikle en tidssvarende IT-virksomhed. Kravet til kompetencer og specialistviden øges hele tiden og ændres ofte i forbindelse med nye teknologier. Med en begrænset størrelse er det meget vanskeligt at sikre et tilstrækkeligt fagligt miljø. Desuden har markedet for IT-medarbejdere Side 4 af 1212
vanskeliggjort rekruttering inden for området. Hertil kommer, at det har været svært at etablere et helt klart forretningsområde, med klart defineret ansvarsplacering af opgaver mellem Bestiller og Udfører, hvilket hænger sammen med de mange og meget tekniske problemstillinger. Samlet set har IT-SOS trods en stor indsats haft vanskeligt ved at leve op til forventninger og aftaler, og derfor er anvendelse af eksterne leverandører med specialiserede kompetencer og en større erfaringsbase relevant. Tendenser vedrørende IT-opgaver Forud for etableringen af IT-SOS blev gennemført en projektkonkurrence, hvor der blev indhentet eksterne forslag til forbedringer af Kommunens IT-drift. Det var en forudsætning, at udlicitering ikke var et løsningsforslag. Resultatet blev en sammenlægning af de mange små driftsenheder med henblik på standardisering, kvalitetsforbedringer og stordriftsfordele. Regeringen har for nylig besluttet at samle en række statslige opgaver i fælles servicecentre. Således samles de forskellige ministerområders IT-opgaver i et stort servicecenter under Skatteministeriet. Der er foretaget en række vurderinger, som konkluderer, at der kun kan opretholdes de nødvendige kompetencer til en professionalisering og effektivisering ved at opbygge en meget stor IT-virksomhed. Udviklingen hos staten og i den private sektor kan underbygge den vurdering, at selv en samlet IT-driftsenhed for Århus Kommune ikke er stor nok til at udvikle og vedligeholde tilstrækkelige kompetencer i dybde og bredde til at sikre den fornødne kvalitet og effektivitet i løsningen af opgaver, som forudsætter specialiserede IT-kompetencer. Markedet for IT-driftsopgaver Der findes flere potentielle eksterne leverandører til de opgaver, som varetages af IT-SOS. Nogle områder af IT-markedet er domineret af nogle store, specialiserede virksomheder med stærke kompetencer inden for områder som pc-leverancer, inklusive programopsætninger og opdateringer, serverdrift, netværksdrift og projektassistance. Der er i markedet en stor interesse for at levere til Århus Kommune. Gennemførelse af udbud af IT-driftsopgaverne med internt bud IT-SOS er omfattet af Byrådets beslutning om udbud af driftsopgaver. Borgmesterens Afdeling skal i samarbejde med magistratsafdelingerne Side 5 af 1212
(bestillersiden) forberede og gennemføre et udbud af ITdriftsopgaverne. Da der er tale om komplekse opgaver, der eventuelt skal overdrages til en eller flere nye leverandører, bør udbud gennemføres i første halvår/medio 2009, sådan at kontrakter er i kraft primo 2010. Det betyder, at Borgmesterens Afdeling sammen med magistratsafdelingerne snart skal påbegynde forberedelse af udbudsmateriale, og at IT-SOS snart skal forberede sig på at kunne give tilbud. Hvis der arbejdes efter gældende tidsplan og med afgivelse af internt tilbud, vil det kommende år blive præget af: - tiltag for at professionalisere IT-SOS, sådan at konkurrenceevnen forbedres - investeringer til flere millioner kroner hos IT-SOS i modernisering af serverpark, driftsværktøjer, øget driftssikkerhed og serverrum (finansieres løbende af Bestiller måske med en ganske kort afskrivningsperiode, hvis opgaverne outsources) - ukoordineret outsourcing af enkeltstående opgaver til eksterne leverandører i tilfælde af kvalitetsproblemer - en afklaring af hvordan snitfladerne mellem IT-SOS og bestillerne skal udformes. - en nødvendig beslutning om, hvorvidt IT-SOS er kvalificeret til at opnå en kontrakt på IT-driftsopgaverne for en 4-5 årig periode. Som udgangspunkt forudsættes et internt bud ved udbud af Kommunens driftsopgaver, men der vil kunne sættes et berettiget spørgsmålstegn ved, om IT-SOS er kvalificeret til at byde på en flerårig driftskontrakt Der er således en risiko for et år med en ekstraordinær arbejdsindsats og investeringer efterfulgt af en beslutning om, at intern IT-drift ikke skal opretholdes. Indstilling om en alternativ udbudsstrategi De aktuelle problemer belaster Århus Kommune med hensyn til driftskvalitet og manglende fremdrift af projekter. Der er behov for forbedringer hurtigst muligt og en klar strategi for løsningen af ITdriftsopgaverne. Det foreslås, at Byrådet træffer beslutning om, at specialiserede ITopgaver placeres hos eksterne leverandører, uden at IT-SOS afgiver internt bud på disse opgaver. Begrundelsen herfor er, at det må vurderes som urealistisk inden for acceptable økonomiske rammer at udvide IT-SOS ressource- og kompetencemæssigt til at blive konkurrencedygtig i forhold til opgaver, som forudsætter specialiserede IT- Side 6 af 1212
faglige medarbejdere i betydeligt omfang. Samtidig vil kommunen kunne drage god brug af eksisterende leverandørers erfaringer mht. snitflader mellem bestiller og udfører. Det vurderes, at sådanne opgaver fremover løses bedst hos leverandører, der har en større faglig tyngde, end hvad der konkurrencedygtigt kan opbygges internt i Århus Kommune for at løse Århus Kommunes opgaver. Der vil være tale om en outsourcing af: - opgaver vedrørende drift af systemer, servere og netværkskomponenter - opgaver vedrørende pc-udstyr og andet arbejdspladsudstyr - en række opgaver vedrørende rådgivning og projektassistance Der skal gennemføres vurderinger af, hvordan opgaverne kan overføres til eksterne leverandører. Overførslerne kan realiseres gennem udbud, anvendelse af fællesoffentlige indkøbsaftaler og Århus Kommunes eksisterende aftaler, afhængig af en konkret vurdering på de forskellige opgaveområder. Der skal foretages en vurdering af hvilke opgaver, der ikke bør outsources. Det kan for eksempel være nogle typer supportopgaver vedrørende fejl og ændringsønsker, herunder kontakt til eksterne leverandører, samt opgaver vedrørende kontrakter og specifikation af leverancer. Det indstilles, at Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne gennemfører en analyse og en afgrænsning af, hvilke opgaver med relation til IT-drift, der fortsat bør varetages internt i Århus Kommune. Den del af opgaverne, som skal løses fælles for hele Århus Kommune, foreslås placeret ansvarsmæssigt i Borgmesterens Afdeling, som løser opgaverne i samarbejde med magistratsafdelingerne og eksterne leverandører. Ved analyse og afgrænsning af opgaver skal fastlægges de nødvendige ressourcer til opgaver, sådan at disse ressourcer kan tilføres Borgmesterens Afdeling Ovenstående indebærer, at hovedparten af IT-SOS s opgaver overføres til eksterne leverandører, og at resten af de opgaver, der fortsat løses fælles, placeres i Borgmesterens Afdeling. IT-SOS i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg nedlægges herefter som selvstændig organisatorisk enhed. Det indstilles, at Borgmesterens Afdeling er ansvarlig for at gennemføre ændringerne hurtigst muligt i samarbejde med magistratsafdelingerne. Det vurderes, at ændringerne kan gennemføres i løbet af 2008. Side 7 af 1212
4. Den forventede effekt Indstillingen vurderes at fremme realiseringen af Århus Kommunes ITstrategi, som har et særligt indsatsområde om IT-drift og indkøb: Effekten af optimering af IT-driftsområdet forventes udmøntet i optimale oppetider, korte leveringstider, reducerede omkostninger, mere effektiv support, øget fleksibilitet og datasikkerhed samt af den oplevede kvalitet hos slutbrugeren. Midlerne er bl.a. en Bestiller- Udfører model med stærkt fokus på omkostningerne, en optimeret administration af IT-licenser, samt standardiseret og effektiviseret indkøb af IT-hardware. Den nye organisering og placering af driftsopgaverne forventes at kunne øge fremdriften i en række projekter, som vil have en positiv effekt på Kommunens ressourceforbrug. Blandt målsætningerne ved etableringen af IT-SOS var bedre kvalitet og økonomiske stordriftsfordele ved øget standardisering af Kommunens IT-løsninger. Der vil i samarbejde med eksterne leverandører fortsat være fokus på at opnå gevinster gennem standardisering. Side 8 af 1212
5. De planlagte ydelser Der gennemføres en omstillingsproces, således at en række ITprofessionelle opgaver placeres hos eksterne leverandører, og at den tilbageværende IT-organisation i Kommunen fokuserer på de opgaver, der skal løses tættest på brugerorganisationen på en effektiv måde. 6. Organisering af indsatsen Omstillingsprocessen gennemføres i et samarbejde mellem Borgmesterens Afdeling og magistratsafdelingerne. Borgmesterens Afdeling er ansvarlig for planlægning, analyser, eksterne fælles kontrakter, ajourføring af Bestiller-Udfører modellen, samt indstilling til Byrådet om økonomiske forhold. Byrådet har besluttet, at resultaterne af gennemførte udbud forelægges Byrådet. Vedrørende IT-opgaverne foreslås i nærværende indstilling, at der ikke afgives internt bud. Af hensyn til sikker IT-drift er der behov for at kunne beslutte hurtigt og fleksibelt med hensyn til at overdrage opgaver til leverandører. Derfor indstilles, at Borgmesterens Afdeling bemyndiges til at indgå aftaler med leverandører om overdragelse af IT-opgaver. Det foreslås, at Borgmesterens Afdeling løbende informerer Økonomiudvalget om indgåelse af aftaler og forløbet af omstillingsprocessen i øvrigt. Sundhed og Omsorg er formelt ansvarlig for IT-driftsopgaverne, indtil disse overdrages eksternt eller internt. Det forventes at ske i løbet af 2008. Senest ved årsskiftet 2008/2009 overføres ansvaret for ITdriftsopgaverne til Borgmesterens Afdeling. Da mange opgaver og ressourcespørgsmål i den kommende periode frem til overdragelsen skal afklares med bestillerfunktionen, skal det afklares mellem Sundhed og Omsorg og Borgmesterens Afdeling, hvordan den daglige ledelse og samspillet mellem de to afdelinger kan tilrettelægges så smidigt som muligt. Borgmesterens Afdeling er sammen med Sundhed og Omsorg ansvarlig for opgaver vedrørende medarbejdernes omplacering eksternt eller internt samt for relevante udviklingsaktiviteter i tilknytning hertil. Medarbejderne kan dog omplaceres til hele kommunen. Indstillingen er behandlet i IT-SOS s MED-udvalg. Udvalgets udtalelse er vedlagt som bilag 1. Side 9 af 1212
7. Konsekvenser for ressourcer Det er vanskeligt at vurdere de ressourcemæssige konsekvenser af indstillingen. En foreløbig vurdering anslår, at ændringerne kan gennemføres inden for rammerne af de samlede aktuelle udgifter til ITdriftsopgaverne. Det er i den forbindelse forudsat, at der overføres ressourcer til Borgmesterens Afdeling, der fuldt ud dækker alle omkostninger forbundet med de opgaver, som afdelingen i givet fald fremadrettet får ansvar for. I forbindelse med Byrådets beslutning om udbudskataloget (29. august 2007) var der forudsat et provenu ved udbud af IT-SOS på 2 mio. kr. fra 2010 og frem. Dette beløb vil blive søgt udmøntet som en besparelse, der skal bidrage til at dække den samlede mindreudgiftsreserve vedrørende udbud. Det foreslås, at der snarest udarbejdes en opgørelse over områdets opgaver og tilhørende ressourcer. I takt med at opgaver outsources vil eventuelle besparelser kunne opgøres og overføres til mindreudgiftsreserven i forbindelse med tillægsbevillinger for 2009 og eventuelt 2010. Der forventes en indirekte økonomisk gevinst gennem mere effektiv IT-understøttelse og optimering af forretningsgange, og dermed mindre spildtid hos Kommunens medarbejdere. Medarbejderne hos IT-SOS berøres direkte af omstillingen. Medarbejdere, som ønsker at udvikle og specialisere deres IT-faglige kvalifikationer, kan eventuelt opnå bedre vilkår herfor i større og stærkere faglige miljøer hos eksterne leverandører. Medarbejdere, hvis faglige profil og udviklingsønsker modsvarer opgaver tættere på brugerorganisationen, kan eventuelt tilbydes opgaver hermed i Borgmesterens Afdeling eller andre steder i Århus Kommune. De medarbejdere, som ikke overføres til Borgmesterens Afdeling, vil blive omfattet af udviklingspolitikken. For overenskomstansatte indebærer det, at der er valgfrihed mellem at overgå til ny arbejdsgiver (ekstern leverandør) eller blive omfattet af udviklingspakken med henblik på at få tilbudt et andet job i Kommunen. I den forbindelse indebærer udviklingspakken blandt andet ret til udarbejdelse af en handlingsplan for kompetenceudvikling samt hjælp til jobsøgning. Overgår de pågældende til en ekstern leverandør, vil der være mulighed for tilbagegang til Kommunen i tilfælde af, at deres job bortrationaliseres. For tjenestemænd kan der i henhold til tjenestemandsregulativet blive tale om frivilligt udlån eller tilbud om en anden passende stilling i Kommunen. Side 10 af 1212
Omstillingsprocessen indebærer en risiko for afgang af medarbejdere fra IT-SOS, hvilket kan påvirke kvaliteten af IT-driftsydelserne negativt. Med henblik på at forebygge driftsmæssige risici søges aftalt incitamenter for at medarbejderne fortsætter i nuværende opgaver, indtil disse overdrages. Omstillingen vil medføre en reduktion i Kommunens el-forbrug. Det vurderes, at eksterne leverandører vil effektivisere og modernisere serverparken, således at der sker en markant reduktion af elforbruget. Der frigives lokaler i forbindelse med reduktionen i antal medarbejdere samt nedlæggelse af serverrum i Kommunens bygninger. Bedre IT-driftskvalitet vil forbedre arbejdsmiljøet for Kommunens medarbejdere. Nicolai Wammen Dorthe Laustsen / / Hans Nikolaisen Hosea Dutschke Side 11 af 1212
Bilag Bilag 1: Udtalelse fra MED-udvalget i IT-SOS. Høringssvar fra MEDudvalget hos IT-Service og Support (IT-SOS) til byrådsindstilling vedr. organisering og placering af IT-opgaver (kopi til alle / + elektronisk) Tidligere beslutninger Byrådet besluttede den 11. januar 2006 at etablere et fælles ITdriftscenter som en selvstændig organisatorisk enhed i Sundhed og Omsorg. Byrådet godkendte den 12. september 2007 en ny IT-strategi 2007-2010 for Århus Kommune. Byrådet besluttede den 29. august 2007 at iværksætte en række udbud, herunder udbud af de fælles IT-driftsopgaver. Byrådet godkendte den 21. november 2007 en ny udviklingspolitik for Århus Kommune. Side 12 af 1212