Indstilling Til Magistraten Sundhed og Omsorg UDKAST, til høring i HovedMED-udvalgene 11.-25. juni 2013 Den 6. juni 2013 Etablering af Fælles IT 1. Resume I henhold til den politiske aftale om Styring, struktur og samarbejdskultur i Aarhus Kommune af 19. marts 2013 etableres et fælles servicecenter i Aarhus Kommune, som samler en række hjælpefunktioner inden for redskaber til løn- og personaleadministration, fælles økonomiske støttesystemer, indkøb og udbud, samt IT. På baggrund heraf samles opgaver og ressourcer for en række funktioner på IT-området i Borgmesterens Afdeling. De dele af IT-området, hvor det vurderes hensigtsmæssigt at opgaverne løses fælles, omfatter fælles teknisk support, fælles brugeradministration, fælles infrastruktur, fælles data, fælles digitalisering og fælles leverandør- og økonomistyring. Det indstilles, at en række opgaver i de nuværende IT-funktioner i magistratsafdelingerne sammen med eksisterende fælles IT-opgaver samles i Fælles Service i Borgmesterens Afdeling. Det er afgørende, at der er fokus på sikker drift af de fælles IT-opgaver. Der foreslås som følge heraf en trinvis implementering, magistratsvis, i forhold til de opgaver som løses fælles. Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling MBA-Borgmester og kretariatet 8100 Aarhus C Sagsnr. 13/012923-1 Journalnr. Sagsbeh. Peter Marker Telefon 8940 2000 Direkte telefon Fax E-mail pm@aarhus.dk www.aarhus.dk Lixtal: Det foreslås på baggrund heraf, at IT-opgaver fra den eksisterende fælles IT-funktion i Borgmesterens Afdeling, samt fra Sociale forhold og Beskæftigelse, Teknik og Miljø, og Kultur og Borgerservice samles i Fælles IT pr. 1. oktober 2013. Efterfølgende overføres IT-opgaver fra Sundhed og Omsorg senest pr. 1. januar 2014, og fra Børn og Unge senest pr. 1. april 2014. Overførsel af opgaver vedr. brugeradministration i forhold til systemer kan foretages efter aftale med magistratsafdelingerne. Etablering af Fælles IT
Magistratsafdelingerne vil fortsat have ansvar, kompetencer og ressourcer til at sikre den lokale digitalisering, herunder den IT-mæssige understøttelse af de enkelte afdelingers kerneopgaver (fagsystemer f.eks. på social- og beskæftigelsesområdet, ældreområdet, systemer på børne- og ungeområdet osv, GIS/geodata, ledelsesinformation, forretningsspecifikke applikationer m.v.). Desuden er det vigtigt, at der i de enkelte afdelinger fortsat arbejdes med innovation, forretningsudvikling og digitalisering både overfor borgere, foreninger, virksomheder m.v. i tæt samarbejde med arbejdsprocesserne på de enkelte kerneopgaver (digitalisering, IT-kompetenceudvikling, selvbetjening, mobile løsninger etc.). 2. Beslutningspunkter At 1) Fælles IT for Aarhus Kommune etableres som en del af Fælles Service i Borgmesterens Afdeling pr. 1. oktober 2013. At 2) De i indstillingen beskrevne IT-opgaver i Borgmesterens Afdeling og magistratsafdelingerne inden for fælles teknisk support, fælles brugeradministration, fælles infrastruktur, fælles data, fælles digitalisering, samt leverandør- og økonomistyring samles i Fælles IT, i henhold til den i indstillingen beskrevne tidsplan. 3. Baggrund Ansvaret for varetagelsen af en række IT-drifts- og supportopgaver er placeret i de enkelte magistratsafdelinger i kommunen. Tidligere var opgavevaretagelsen inden for de enkelte magistratsafdelinger decentraliseret i forskellig udstrækning og forankret i decentrale driftsenheder med ansvar for blandt andet serverinstallationer, lokalnet og PC-arbejdspladser. Med udgangspunkt i en indstilling fra Borgmesterens Afdeling besluttede Byrådet 2. februar 2005 at igangsætte et arbejde med henblik på at opnå effektivisering og kvalitative forbedringer ved i større udstrækning at samle og standardisere IT-driftsopgaverne i Aarhus Kommune. På baggrund heraf godkendte Byrådet efterfølgende den 11. januar 2006 etablering af et fælles IT-driftscenter for Aarhus Kommune (IT- Service og Support/IT-SOS), placeret som en selvstændig organisatorisk enhed i Sundhed og Omsorg. Side 2 af 11
IT-SOS blev etableret i foråret 2006, og varetog herefter en række opgaver i forhold til support, ændringer, PC-arbejdspladser, samt ITdriftsydelser vedrørende systemer, servere m.v. Efterfølgende vedtog Byrådet 27. august 2008, at de specialiserede IT-driftsopgaver i IT-SOS i forhold til serverdrift m.v. skulle udbydes. Som følge heraf blev hovedparten af IT-SOS s opgaver overdraget til ekstern leverandør. Opgaver i forhold til teknisk support, visse tekniske opgaver m.v. blev tilbageført til de enkelte magistratsafdelinger, og IT-SOS blev nedlagt som selvstændig organisatorisk enhed. I sparerunden ifbm. B2011-2013 besluttede Byrådet, at så stor en del af besparelserne som muligt skulle findes ved effektivisering og besparelser på administrative og tværgående funktioner. Der blev med baggrund heraf iværksat en række tværgående initiativer, med fokus på øget anvendelse af IT, ny teknologi herunder mobile løsninger, og digitalisering af sagsgange og arbejdsprocesser. I forbindelse med sparerunden i tilknytning til B2012-2015 besluttede Byrådet at fastholde princippet om, at der så vidt muligt spares på administrative og tværgående funktioner. Som en del af Byrådets vedtagelse af B2012-2015 blev på baggrund heraf vedtaget tværgående spareforslag (TV-04) fra Borgmesterens Afdeling vedr. Tværgående samarbejde om opgaveløsning. Det fremgik heraf at: På IT-området foreslås samling af opgaver, kompetencer og ressourcer vedrørende de IT-opgaver, som er generelle på tværs af magistratsafdelingerne. Det omhandler opgaver i forhold til fælles IT-systemer, som anvendes i hele kommunen, samt opgaver som ikke er specifikt knyttet til de faglige kerneopgaver i de enkelte afdelinger. Magistratsafdelingerne skal fortsat have ansvar, kompetencer og ressourcer til at sikre den IT-mæssige understøttelse af de enkelte afdelingers kerneopgaver. Borgmesterens Afdeling blev på denne baggrund anmodet om at fremlægge et konkret forslag til sammenlægning af kompetencer og ressourcer på IT-området i Aarhus Kommune. Der er efterfølgende i regi af IT-styregruppen arbejdet med en række tværgående tiltag med henblik på at opnå effektiviseringer, samt at forberede en mere fælles tværgående løsning af en række af opgaverne på IT-området i kommunen. Side 3 af 11
De konkrete initiativer har bl.a. omfattet udskiftning og fornyelse af Aarhus Kommunes grundlæggende IT-platform, fælles brugeradministration af stamdata for alle kommunens IT-brugere (AD/ Active Directory), fælles indkøb og udskiftning af 11.000 administrative PC ere i kommunen, streaming af programpakker til PC ere, udskiftning af multifunktionsmaskiner og printservere m.v. I forlængelse heraf er arbejdet med udskiftning og fornyelse af de fælles administrative systemer til post og kalender, EDSH-system, lokale- og ressourcebooking, overgang til papirløse politiske og administrative møder, nyt lønsystem, ny fælles IT-løsning til fraværsregistrering (sygdom, ferie) m.v. Aarhus Kommune står derfor nu i en ny, forbedret udgangssituation på IT-området, med fælles IT-platform og IT-arkitektur, nye webbaserede programmer til den administrative arbejdsplads, mulighed for fjernovertagelse af PC-ere, automatisk udrulning af nye programpakker m.v. Sideløbende med processen i IT-styregruppen er i regi af Styreformsog Strukturudvalget af to eksterne konsulentfirmaer udarbejdet henholdsvis en foranalyse og en rapport vedr. hjælpefunktionerne i Aarhus Kommune. Med baggrund i betænkning fra Styreforms- og Strukturudvalget blev der 19. marts 203 indgået politisk aftale vedr. Styring, struktur og samarbejdskultur i Aarhus Kommune. Det fremgår af den politiske aftale, at der etableres et fælles servicecenter i Aarhus Kommune, som samler en række hjælpefunktioner inden for redskaber til løn- og personaleadministration, fælles økonomiske støttesystemer, indkøb og udbud, samt IT. Omlægningen skal understøtte ændrede og enklere sagsgange, standardisering, øget brug af digitale løsninger, og klar kommunikation til brugerne. På IT-området er der nu opbygget et fælles fundament, der kan gøre det muligt at realisere potentialet. På baggrund heraf er efterfølgende 17. april 2013 aftalt med magistratsafdelingerne, at opgaver og ressourcer på IT-området flyttes til Borgmesterens Afdeling, på basis af den proces, der er aftalt i Direktørgruppen, ud fra IT-styregruppens oplæg. Side 4 af 11
Magistraten har 21. maj 2013 tiltrådt indstilling om Styring, struktur og samarbejdskultur, hvori det er indstillet til Byrådet, at Byrådet bemyndiger Magistraten til at beslutte, hvilke opgaver og ressourcer på IT- og på indkøbs- og udbudsområdet der samles i Fælles Service, og at Byrådet godkender de bevillingsmæssige konsekvenser i forbindelse med forventet regnskab 2013. 4. Den forventede effekt For de enkelte IT-brugere i kommunen er det afgørende vigtigt, at den samlede IT-understøttelse af arbejdsgange- og processer fungerer sikkert, effektivt og på et kvalitativt højt niveau, og at der er adgang til hurtig og effektiv IT-support, så der undgås data- og produktivitetstab. Den enkelte slutbruger får mulighed for at have et enkelt kontaktpunkt én indgang til hjælp i Fælles IT. Det forventes herudover, at der kan opnås øget kvalitet og en mere effektiv og standardiseret opgaveløsning i kommunens IT-driftsopgaver gennem en samling af kompetencer og ressourcer. Der etableres et stærkere fagligt miljø med mulighed for effektivisering gennem specialisering, reduktion af sårbarhed m.v. På sigt er forventningen, at samlingen af de generelle IT-funktioner i kommunen i én fælles IT-funktion vil kunne føre til en bedre opgaveløsning og en mere effektiv ressourceudnyttelse, og dermed understøtte muligheden for at realisere de besparelser på 25 mio. kr. årligt, som er forudsat i budgetforliget for 2013-2016. Effektiviseringerne forudsættes opnået uden at der pålægges de decentrale ledere og institutioner ekstra administrative opgaver, og så det sikres, at der ikke opbygges dobbelte administrative funktioner på centralt og decentralt niveau. Den endelige realisering af potentialet vil ske i takt med, at der gennemføres konkrete effektiviseringer af administrative sagsgange og arbejdsprocesser på udvalgte områder, anvendelse af fælles IT-løsninger, fælles support og brugeruddannelse m.v. Eksempler på konkrete initiativer med henblik på understøttelse af den videre digitalisering kunne f.eks. være indscanning af indgående post til kommunen, ét password log-on til alle systemer, udnyttelse af videomødefaciliteter, talegenkendelse ved journalskrivning, yderligere brug af mobile løsninger m.v. Side 5 af 11
5. De planlagte ydelser IT-styregruppen har i efteråret 2012 gennemført en større proces med inddragelse af en lang række medarbejdere fra områderne i beskrivelsen af opgaveområder og snitflader. Dette arbejde indgår som konkret input i den foreslåede samling af opgaver herunder. En række vigtige opgaver på IT-området vil fortsat blive varetaget i de enkelte magistratsafdelinger. Magistratsafdelingerne vil fortsat have ansvar, kompetencer og ressourcer til at sikre digitalisering af deres egne ansvarsområder, dvs. den IT-mæssige understøttelse af de enkelte afdelingers kerneopgaver (fagsystemer f.eks. til udbetaling af ydelser på beskæftigelsesområdet, omsorgsjournal-system på ældreområdet, pladsanvisning på børneområdet osv, GIS/geodata, ledelsesinformation m.v.). Desuden er det vigtigt, at der i de enkelte afdelinger arbejdes med innovation, forretningsudvikling og digitalisering i tæt samarbejde med arbejdsprocesserne på de enkelte kerneopgaver (digitalisering, selvbetjeningsløsninger, mobile løsninger osv.). De dele af IT-området, hvor det vurderes hensigtsmæssigt at opgaverne løses af Fælles IT er følgende seks områder: Fælles teknisk support skal være en samlet indgang til koordineret hjælp for slutbrugerne. Ansvarsområdet omfatter teknisk support til alle kommunens IT-slutbrugere, herunder modtagelse, registrering, løsning og opfølgning på hændelser/incidents, håndtering af indkøb/bestilling af hardware, udarbejdelse og vedligeholdelse af vejledninger m.v. Fælles brugeradministration skal sikre effektive processer omkring oprettelse, vedligeholdelse og nedlæggelse af IT-brugere i Aarhus Kommune, samt de IT-værktøjer, der knytter sig til disse opgaver, samt vedligeholdelse af relevante bruger- og rolleprofiler og autorisation af brugere til konkrete systemer. Fælles infrastruktur skal sikre stabil drift og understøtte digital udvikling. Ansvarsområdet omfatter den fælles IT-infrastruktur, herunder blandt andet netværk, telefoni, fælles systemer som post, AD og IT-arbejdspladser, diftsopgaver, teknologiudvikling samt IT-sikkerhed. Side 6 af 11
Fælles data skal arbejde for en effektiv og økonomisk adgang til fælles data. Ansvarsområdet skal etablere forretningsprocesser, som gør det muligt at registrere data en gang og bruge de fælles data mange steder i Aarhus Kommune. Det omhandler data, som anvendes af flere områder i Aarhus Kommune, herunder organisations- og medarbejderdata, borgerdata m.v. Fælles digitalisering skal arbejde for hjemtagning af digitale gevinster fælles og lokalt. Ansvarsområdet omfatter anskaffelse og anvendelse af fælles digitale løsninger og udbredelse af disse. Fælles digitalisering står for udviklingsprocesser med bruger og forretningsansvarlig i centrum, med fokus er på nytteværdi af digitalisering. Fælles leverandør- og økonomistyring skal sikre leverancer og en fornuftig, gennemsigtig økonomi på IT-området. Det omhandler gennemførsel af udbud og opfølgning på kontrakter og licenser, samt opfølgning på aftalte servicemål og udfaktuering af IT-udgifter til magistratsafdelinger og institutioner). I tilknytning til de ovennævnte opgaver vil også kunne placeres systemejerskab for kommunens medarbejderportal, IT-system i forhold til kommunens fælles designløsning m.v., så de kommer til at hænge sammen med de øvrige systemejerskaber i forhold til de fælles systemer i den administrative arbejdsplads. Den planlagte samling af opgaver omfatter ikke Børn og Unges pædagogiske IT-netværk og opgaver. Overførsel af opgaver vedr. brugeradministration i forhold til systemer kan foretages efter aftale med magistratsafdelingerne. Der skal i det videre arbejde særligt være fokus på videreudvikling af sammenhængene mellem systemerne i den administrative arbejdsplads og videreudviklingen af Økonomisystemet (OPUS), og sammenhængen med de øvrige digitaliseringsinitiativer. 6. Organisering af indsatsen I forhold til kommunens generelle IT er drift af servere og applikationer samt telefoni outsourcet til en række forskellige eksterne leverandører. IT-infrastruktur, systemejerskab for fælles systemer (post, kalender, EDSH-systemer osv.), leverandør- og økonomistyring m.v. varetages af IT i Borgmesterens Afdeling. Side 7 af 11
Teknisk IT-support varetages af de forskellige ServiceDesk s i de respektive magistratsafdelinger, som ligeledes i forskelligt omfang forestår brugeradministration. Herudover er der i de fleste afdelinger lokale IT-support ansvarlige (LSA er) på decentralt niveau. Fælles IT etableres organisatorisk som en enhed i Fælles Service i Borgmesterens Afdeling. Det er afgørende, at der er fokus på sikker drift af de fælles IT-opgaver. Der foreslås som følge heraf en trinvis implementering, magistratsvis, i forhold til de opgaver som løses fælles. Det foreslås på baggrund heraf, at IT-opgaver fra den eksisterende fælles IT-funktion i Borgmesterens Afdeling, samt fra Sociale forhold og Beskæftigelse, Teknik og Miljø, og Kultur og Borgerservice samles i Fælles IT pr. 1. oktober 2013. Efterfølgende overføres IT-opgaver fra Sundhed og Omsorg senest pr. 1. januar 2014, og fra Børn og Unge senest pr. 1. april 2014. Forudsætningen for, at Fælles IT kan bidrage til effektiv løsning af de tværgående hjælpefunktioner er, at der er fokus på sikker drift, og på betjeningen af de decentrale ledere, institutioner og medarbejdere, samt den strategiske ledelse i magistratsafdelingerne. Tilrettelæggelse af tids- og procesforløb ifbm. indførelse af nye IT-løsninger, forbedring af supporten, digitalisering af sagsgange m.v. skal derfor løses i tæt samarbejde med de relevante ledere og medarbejdere i de respektive magistratsafdelinger. De ydelser, som Fælles IT leverer, skal være præcist og kortfattet beskrevet i servicedeklarationer og Service Level Agreements (SLA er) som fortæller, hvad Fælles IT er forpligtet til at levere. Alle servicedeklarationer udarbejdes efter en dialog med brugerne, og godkendes i samarbejde med magistratsafdelingerne. Der vil i tilknytning være mulighed for aftale om særlig VIP-service ifht. IT-support, så f.eks. rådmand, direktør m.v. har mulighed for særlig hurtig IT-hjælp. Med henblik på systematisk registrering, håndtering og opfølgning på alle henvendelser etableres en fælles ServiceDesk, som håndterer og koordinerer alle henvendelser (brugeroprettelser, bestilling af IT-udstyr osv.) og hændelser (support i forhold til IT-problemer, glemt password etc.). Side 8 af 11
For at sikre en så høj kunde-/serviceorientering som muligt skal der endvidere i Fælles IT for hver magistratsafdeling være ansvarlige kontaktpersoner, der fungerer som indgang for magistratsafdelingerne og de respektive forvaltninger, institutioner og medarbejdere. Kunde- og serviceorienteringen skal være en bærende værdi i Fælles IT, og der forudsættes et meget stærkt ledelsesmæssigt fokus herpå. Der skal gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser osv. for at identificere og følge op på forbedringsområder. Det er endvidere vigtigt, at Fælles IT spiller en aktiv rolle i løbende udvikling og optimering af kommunens arbejdsgange og systemanvendelse. Denne aktive rolle spilles i samarbejde med magistratsafdelingerne. Når der foreligger afklaring om etableringen af Fælles Service i Borgmesterens Afdeling, vil den fremtidige interne organisering og ledelse af området blive fastlagt. Dette gennemføres inden 1. september 2013. FællesMED er orienteret om indstillingen på møde 3. juni 2013. Efter aftale i FællesMED sendes indstillingen i 14-dages høring i HovedMEDudvalgene i de berørte magistratsafdelinger i perioden 11.-25. juni 2013. Indstillingen fremsendes herefter til endelig godkendelse på Magistratens møde 1. juli 2013. 7. Konsekvenser for ressourcer Der skal etableres driftsbudget til det nye Fælles IT. Fra Borgmesterens Afdeling overføres eksisterende budgetter vedrørende de pågældende opgaver og medarbejderressourcer til Fælles IT. De personaleressourcer, som skal anvendes til at udføre opgaver, som tilføres Fælles IT fra magistratsafdelingerne, forslås finansieret gennem bidrag, som magistratsafdelingerne betaler til Fælles IT (bilag 7). Det foreslås, at der fastlægges et niveau for denne finansiering på 20 mio. kr. årligt fra etableringen af Fælles IT og til udgangen af 2015. Dette svarer til udgifterne til ca. 35-40 årsværk, incl. overheadomkostninger. Dette vurderes at svare til det samlede ressourceforbrug på opgaverne i dag. Det foreslås, at finansieringsbidragene indfases i takt med overførsel af opgaver fra afdelingerne. Det foreslås, at finansieringsbidraget betales af afdelingerne efter følgende tre fordelingsnøgler, der har betydning for omkostningerne ved Fælles IT s ydelser: Side 9 af 11
- 50 % af det samlede finansieringbidrag fordeles i forhold til antal PC er på det administrative netværk - 20 % af det samlede finansieringsbidrag fordeles i forhold til antal mobile enheder (smartphones og tablets) med adgang til det administrative netværk - 30 % af det samlede finansieringsbidrag fordeles i forhold til antallet af IT-brugere med adgang til systemer på det administrative netværk Det foreslås, at bidraget for 2013 fordeles på grundlag af antal PC ere, mobile enheder og brugere pr. 1. oktober 2013, og at bidraget herefter fordeles ud fra antal enheder pr. 1. april de enkelte år. Ændringer i det samlede finansieringsbidrag efter 2015 fastlægges af Magistraten på grundlag af den årlige opfølgning samt en vurdering af tilgang/afgang af opgaver, samt aftalte ændringer i aktivitets- eller serviceniveau. Ændringer af fordelingsnøglen godkendes af Magistraten. Det vil løbende blive vurderet, om fordelingsnøglen er hensigtsmæssig i forhold til at afspejle omkostningerne ved ydelserne fra Fælles IT og i forhold til at give de rigtige incitamenter, så fordelingsnøglen kan understøtte kommunens overordnede digitaliseringsstrategi. Inden for det fastlagte budget optager Borgmesterens Afdeling drøftelser med magistratsafdelingerne om overflytning af medarbejdere til Fælles IT. De medarbejdere, som hidtil har været beskæftiget med IT-opgaverne følger som udgangspunkt med deres opgaver til Fælles IT. Medarbejderne flyttes med uændrede lønmæssige forhold (samme anciennitet, løn incl. tillæg m.v.). Lokalemæssigt søges hele Borgmesterens Afdeling, incl. de nye funktioner i Fælles Service og de nye medarbejdere inden for Indkøb og IT, så vidt muligt placeret på Rådhuset, i forbindelse med at Ejendomsforvaltningen flytter fra Rådhuset til den nye fælles Bygningsfunktion i Teknik og Miljø pr. 1. august 2013. Dele af Fælles IT vil i en midlertidig periode kunne placeres i Valdemarsgade, frem til Borgerservice flytter fra Rådhuset til det nye multimediehus/dokk1 på havnen. Side 10 af 11
De bevillingsmæssige konsekvenser af ovenstående indarbejdes i Borgmesterens Afdelings samlede tillægsbevilling i forbindelse med forventet regnskab 2013, som fremsendes til behandling i Byrådet i oktober-november 2013. 7. Evaluering Direktørgruppen følger løbende implementeringen af Fælles IT. Samlingen af IT-funktionerne i Fælles IT foreslås evalueret efter en 2- årig periode, således at evaluering forelægges Magistraten inden udgangen af 2015. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag Bilag 1-6: Høringssvar fra HovedMED-udvalgene i de respektive magistratsafdelinger (vedlægges efter høringsperioden 11.-25. juni 2013). Bilag 7: Fordelingsnøgle, finansieringsbidrag fra afdelingerne. Tidligere beslutninger Indstilling om Videreudvikling og eventuel samling af de decentrale IT-driftsopgaver i Århus Kommune, vedtaget i Byrådet 2. februar 2005. Indstilling om Organisering af IT-drift i Århus Kommune (etablering af IT Service og Support/IT-SOS), vedtaget i Byrådet 11. januar 2006. Indstilling om Organisering og placering af IT-driftsopgaver (nedlæggelse af IT-SOS), vedtaget i Byrådet 27. august 2008. Budgetforligene om B2011-2014 og B2012-2015 (tværgående effektiviseringsforslag TV04). Aftale om Styring, struktur og samarbejde i Aarhus Kommune af 19. marts 2013. Fælles forståelsespapir vedr. etablering af Fælles Service, tiltrådt i Direktørgruppen 17. april 2013. Side 11 af 11