Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Den 12. juni 2007 Organisatorisk samling af lønadministrationen - anvendelse af programledelse Århus Kommune Personaleafdelingen 1. Resume Direktørgruppen har besluttet at indstille til Magistraten, at lønadministrationen udbydes pr. 1. januar 2011 med en forudgående organisatorisk samling af lønadministrationen pr. 1. januar2008, så der bliver en 3-årig periode til intern konsolidering af egen udførerafdeling inden udbud. koordinerer udarbejdelse af byrådsindstilling om den organisatoriske samling som forventes forlagt Byrådet i efteråret 2007. Indsatsen med forberedelse af en organisatorisk samling af lønadministrationen foreslås styrket ved anvendelse af programledelse, som muliggør styring og koordinering af planlægning og organisering af de forskellige aktiviteter som et tværgående program under én magistratsafdeling. Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2006/00462 Sagsbehandler Niels Lucassen Telefon Direkte telefon 8940 2319 Telefax 8940 2320 E-post pers@aarhus.dk E-post direkte nl@pers.aarhus.dk www.aarhuskommune.dk 2. Tidligere beslutninger Byrådet besluttede i forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2007, at der i 2008-2011 skal ske en vurdering af muligheden for udbud af opgaver i Århus Kommune. Udbud af lønadministrationen bliver sammen med diverse forslag til opgaver der kan udbydes indstillet til Magistraten. Ved ændring af Styrelsesvedtægten pr. 1. januar 2006 blev det muligt at iværksætte tværgående programmer, som styres og koordineres af én magistratsafdeling. Byrådet fastlagde på sit møde den 10. januar 2007 endvidere kommissorium for et udvalg vedr. ny styreform. Af kommissoriet fremgår, at udvalget bl.a. skal vurdere ændringerne i den nuværende styreform, herunder en dækkende evaluering af programledelse inden for
et programområde med en væsentlig tyngde. Udvalget skal afgive betænkning til Byrådet ultimo 2007/primo 2008. 3. Beskrivelse af indstilling 3.1 Baggrund og problemstilling Udbud af lønadministrationen bliver - sammen med diverse forslag til opgaver der kan udbydes - indstillet til Magistraten, jfr. beslutningen fra vedtagelsen af budget 2007-2009. Det blev endvidere besluttet, at koordinerer udarbejdelse af byrådsindstilling med henblik på en organisatorisk samling til én lønenhed, således at der bliver en 3-årig periode til intern konsolidering af egen udførerafdeling inden udbud. Udarbejdelse af byrådsindstilling samt planlægning af en samling af lønadministrationen allerede pr. 1. januar 2008 kræver igangsættelse af en række aktiviteter, herunder udarbejdelse af en projekt- og kommunikationsplan. I planlægningsaktiviteterne indgår også ressourcevurdering, lokaleplanlægning og organisering af en samlet lønadministration. 3.2 Programledelsens formål, mål og resultater Projektets overordnede formål er at sætte Århus Kommune i stand til at beslutte, hvordan en samling af lønadministrationen kan gennemføres mest hensigtsmæssigt. Projektet skal i den forbindelse Skabe grundlag for byrådsindstilling vedrørende en samling af lønadministrationen Beskrive medarbejderinddragelsen og kommunikationsplan Afklare ressourcetildelingen og lokaleforhold Indhente erfaringer fra København og Odense kommuner Udarbejde oplæg til videre proces omkring 1. organisering af samlet lønadministration 2. afklaring bestiller- / udførerrollen 3. synliggørelse af ydelser overfor magistratsafdelingerne 4. effektivisering af forretningsgange samt realisering af stordriftsfordele Projektet skal konkret tilvejebringe en faglig mere funderet styring og koordinering samtidig med en holdnings- og informationsmæssig større forankring i de enkelte magistratsafdelinger. Side 2 af 7
3.3 Forudsætninger, afgrænsninger og opmærksomhedsområder Der er tale om et projekt med fokus på medarbejderinddragelse samt afklaring af flere væsentlige forhold forud for en samling af lønadministrationen, som går på tværs af magistratsafdelingerne. Det er derfor vurderingen, at indsatsen med koordinering af byrådsindstillingen og forberedelse af en organisatorisk samling af lønadministrationen kan styrkes ved at styre og koordinere de forskellige aktiviteter som et program under en fælles programledelse. Muligheden herfor blev indført i forbindelse med magistratsreformen pr. 1. januar 2006. Projektet er afhængigt af, at de nødvendige ledelseskompetencer med fokus på lønadministration er til rådighed i projektet. Kompetencerne er til stede i de enkelte magistratsafdelinger. Det forudsættes, at projektet gennemføres indenfor de eksisterende budgetmæssige forudsætninger, primært ved at magistratsafdelingerne bidrager med lønfaglige ledelsesressourcer. Projektets opmærksomhedsområder vedrører medarbejdersiden. Det er vigtigt, at projektet fra start sikrer den nødvendige medarbejderinddragelse og information. 3.4 Interessenter Det er et projekt med mange interessenter, hvilket bl.a. hænger sammen med at lønadministration spiller en rolle i mange sammenhænge i Århus Kommune. Der er mange funktioner og processer som har en snitflade til lønadministrationen. Nogle af de primære interessenter som bør indgå direkte i projektorganisationen eller holdes grundigt informeret er Magistratsafdelingernes ledelsesfunktion Magistratsafdelingernes decentrale institutioner Medarbejderne i magistratsafdelingernes lønadministration MED-organisationen i de enkelte magistratsafdelinger Personaleudvalget (PU) 3.5 Organisation og bemanding Projektet foreslås organiseret som et tværgående program. Side 3 af 7
Der etableres en styregruppe med projektejer og repræsentanter fra de områder, som har primær interesse i projektet. Det vil sige lederne af magistratsafdelingernes lønadministration. Styregruppen har ansvar for løbende at følge og styre projektet i forhold til de resultater projektet skal levere. Styregruppen foreslås organiseret på følgende måde: løn- og personalechef (programchef) - kontorchef Personaleadministrationen - sagsbehandler Personaleadministrationen Magistratsafdelingerne - leder af magistratsafdelingens lønadministration Som led i programledelsen forudsættes, at lederne af magistratsafdelingernes lønadministration bidrager med de nødvendige personaleressourcer. Ressourcerne omfatter alene de personer, der direkte er involveret i arbejdet. Personaleressourcerne fra magistratsafdelingerne overføres til programmet ved med faglig reference til løn- og personalechefen som programchef. Overførslen af personaleressourcerne fra magistratsafdelingerne til programmet sker alene som ændring i de faglige referenceforhold i programperioden frem til 31. december 2007. Derudover etableres en medarbejderfølgegruppe med 2 medarbejderrepræsentanter fra hver central lønenhed i magistratsafdelingerne. 3.6 Fremgangsmåde og tids- og aktivitetsplan Projektets første opgave er at forberede en kommunikationsplan, herunder medarbejderinddragelsen. Sideløbende skal afklares den endelige ressourcetildeling samt under hvilke lokalemæssige forhold en samling af lønadministrationen kan foretages mest hensigtsmæssigt. Erfaringerne fra større kommuner, der har gennemført et udbud af lønadministrationen indhentes hos København og Odense Kommuner. Med afsæt i projektgruppens viden samt inddragelse af viden / erfaringer fra eksterne konsulenter og andre organisationer udarbejdes et forslag til model for den fremtidige organisering af lønadministrationen. Med afsæt i den opstillede model, vil samarbejdspartnere i magistratsafdelingerne (Personaleudvalget) blive inddraget med det formål, at drøfte og eventuel justere modellen. Side 4 af 7
Derudover udarbejdes oplæg til den videre proces omkring afklaring bestiller- / udførerrollen, synliggørelse af ydelser overfor magistratsafdelingerne samt effektivisering af forretningsgange, herunder realisering af stordriftsfordele. Projektet vil med afsæt i løsningsforslag vurdere, hvilken løsningsforslag Århus Kommune bør vælge og stille forslag herom. Projektet er afsluttet, når denne indstilling er behandlet i Byrådet. Hovedtidsplan: Deadline Milepæl Godkendelse af Medio juni 2007 Udbud af lønadministration Magistraten er godkendt Medio juni 2007 Indstilling om organisatorisk Byrådet samling af lønadmini- strationen ved anvendelse af programledelse er godkendt Juni 2007 Første møde i styregruppen samt etablering af medarbejderfølgegruppe Juni 2007 Udarbejdelse af kommunikationsplan Juni dec. 2007 Erfaringsindsamling eksterne konsulenter og organisationer Primo august 2007 Ukast til byrådsindstilling Indstilling om model for fremtidig organisering samt den videre proces Udkast sendes til høring i magistratsafdelingerne og MEDsystemet Sept. 2007 Indstilling om model for Byrådet fremtidig organisering samt den videre proces Primo 2008 Evaluering af projektet Byrådet 3.7. Effekt Indsatsen med forberedelse af en organisatorisk samling af lønadministrationen foreslås styrket ved anvendelse af programledelse. Effekten af programledelsen forventes at blive en faglig mere funderet styring og koordinering samtidig med en holdnings- og informationsmæssig større forankring i de enkelte magistratsafdelinger. Side 5 af 7
5. Økonomiske konsekvenser 5.1 Økonomi: Projektet tilknyttes ekstern konsulentbistand i mindre omfang. Indstillingen har herudover ingen økonomiske konsekvenser, idet overførslen af personaleressourcer fra magistratsafdelingerne til programmet alen sker som ændring i de faglige referenceforhold i programperioden frem til 31. december 2007. 5.2 Arbejdsressourcer: Ressourcerne omfatter alene de personer, der er direkte involveret i arbejdet. Ressourcer til medarbejdernes deltagelse i medarbejderfølgegruppe, info-møder el.lign. er ikke indregnet. Det forudsættes, at magistratsafdelingernes lønfaglige ledelsesressourcer indgår i det videre arbejde med samling af lønadministrationen i hele programperioden indtil udgangen af kalenderåret 2007, hvorefter en samling af magistratsafdelingernes lønenheder forventes gennemført. Programmets personaleressourcer i timer Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse 200 Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø 150 Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg 200 Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice 150 Magistratsafdelingen for Børn og Unge 200 300 I alt 1.200 Personaleressourcerne er estimeret til deltagelse i programgruppens (styregruppens) møder, udarbejdelse af ad-hoc-materiale samt bidrage til information/kommunikation i egen afdeling. 6. Miljømæssige konsekvenser Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser. Side 6 af 7
7. Konsekvenser i forhold til mål Der er byrådsvedtagne mål på området. Programmet for samling af lønadministrationen er med til at understøtte realiseringen af byrådets beslutning om udbud af opgaver i Århus Kommune. 8. Beslutningspunkter At 1) Indsatsen med forberedelse af en organisatorisk samling af lønadministrationen styrkes ved iværksættelse af et tværgående program under At 2) De i indstillingen angivne personaleressourcer frem til 31. december 2007 overføres fra magistratsafdelingerne til programmet ved med faglig reference til løn- og personalechefen som programchef. Nicolai Wammen / Niels Vad Sørensen Side 7 af 7