Århus Kommune Borgmesterens Afdeling og Magistratens 2. Afdeling. Ny huslejemodel for administrative bygninger i Århus Kommune

Transkript

1 Århus Kommune Borgmesterens Afdeling og Magistratens 2. Afdeling Ny huslejemodel for administrative bygninger i Århus Kommune Økonomisk Afdeling og Ejendomsforvaltningen Maj 2005

2 2 ISBN-nummer [xx-xxxxx-xx-x] Udgiver: Århus Kommune Redaktion: Økonomisk Afdeling Rådhuset 8100 Århus C Tlf. Nr. [xxxx-xxxx]

3 3 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 3 Resumé Indledning Nuværende ejendomsadministration Ejendomsforvaltningens nuværende opgaver Ejendomsforvaltningens nuværende økonomiske ramme Erhvervslejemarkedet Andre offentlige organisationers erfaringer Slots- og Ejendomsstyrelsen Københavns Kommune Odense Kommune Fremtidig huslejemodel Hovedprincipper Arbejdsdelingen mellem lejer og udlejer Principper for frit leverandørvalg Ejendomsforvaltningens fremtidige rolle Principper for udlægning af budgetterne Principper for huslejefastsættelsen Tilpasninger og konflikthåndtering Økonomiske konsekvenser af fremtidig huslejemodel Opgørelse af det samlede budget, der skal lægges ud De konkrete beregninger af budgetudlægningen Bevillingsmæssige forhold Økonomiske og personalemæssige konsekvenser for Ejendomsforvaltningen Opfølgning på fremtidig huslejemodel Bilagsoversigt... 59

4 4 Resumé Ejendomsforvaltningen administrerer i dag en række kommunalt ejede administrationsbygninger samt en række eksterne lejemål af forskellige kontorlokaler. Til administrationsbrug administreres samlet et erhvervsareal på ca m2 i 2005, incl. lejemål hos eksterne og kommunale bygninger udlejet til eksterne. Hertil kommer erhvervsarealer til ikke-adminstrativt brug (bibliotek, børnehave m.v.), således at det samlede erhvervsareal udgør ca m2. Som budgetansvaret er nu, tilvejebringer Ejendomsforvaltningen lokaler og foretager ombygninger af disse til hovedparten af kommunens administrative enheder ud fra et gratisprincip, der også omfatter drift og vedligeholdelse samt rengøring og andre servicefunktioner. Fraværet af en prismekanisme for lokalerne gør det imidlertid vanskeligt at optimere ressourceforbruget for området og giver ikke noget incitament til at tilpasse sig forandringer i lokalebehovet i nedadgående retning. På baggrund heraf besluttede Direktørgruppen i september 2003, at Økonomisk Afdeling, Borgmesterens Afdeling og Ejendomsforvaltningen, Magistratens 2. Afdeling skulle lave en analyse af mulighederne for at lægge udgifter til husleje, rengøring, energiforbrug m.m. ud til magistratsafdelingernes budgetter, svarende til erhvervslejekontrakter på det private ejendomsmarked. Udgifter til servicefunktioner, der er nært knyttet til benyttelsen af en bygning (f.eks. kantiner, vagt- og budtjeneste o.lign.), skulle ligeledes inddrages i analysen. Kommissorium og organisering De to nedenstående punkter er de centrale fra kommissoriet: En beskrivelse af området for kontorlokaler i Århus Kommune med hensyn til opgavevaretagelse og omkostningsstruktur for lokalerelaterede områder som drift (energiforbrug, renholdelse og vedligehold) samt servicefunktioner der har nær tilknytning til bygningen (kantiner, vagt- og budtjeneste o.lign.), herunder sammenligning med andre kontorejendomsadministrationer. Udarbejdelse af forslag til, hvordan huslejen for administrationsbygninger og eventuelt også direkte udgifter til bygningernes drift og vedligehold m.v. kan lægges ud i magistratsafdelingens budgetter. Analysen er lavet af en arbejdsgruppe med deltagelse af Økonomisk Afdeling, Borgmesterens Afdeling og Ejendomsforvaltningen, Magistratens 2. Afdeling. Formandskabet for

5 5 arbejdsgruppen har ligget hos Økonomisk Afdeling. Direktørgruppen har været styregruppe for analysen. Der har endvidere været nedsat en følgegruppe med en kontaktperson fra hver magistratsafdeling. Følgegruppen har løbende været inddraget i processen med henblik på fremskaffelse af ejendoms- og økonomioplysninger samt sparring i øvrigt i arbejdet. Den tvær-magistratslige erhvervslejeretsgruppe har bidraget med standardlejekontrakt m.v. Analysens resultat Nærværende rapport er ikke tilføjet de ændringer som høringen og den sidste version af byrådsindstillingen har medført bortset fra de ændringer der er lavet i standardlejekontrakten. Analysen tager udgangspunkt i en redegørelser for den nuværende ejendomsadministration (afsnit 2). En del af analysearbejdet har bestået i at skabe klarhed over det nuværende ressourceforbrug i forhold til de ønskede fordelingsnøgler herunder fordeling af administrationsomkostninger m.v. Videre er principperne i erhvervslejemarkedet uddybende beskrevet (afsnit 3). Og i forlængelse heraf er der beskrevet erfaringer fra andre offentlige organisationer (afsnit 4), som viser, at principperne fra erhvervslejemarkedet i de senere år har fundet vej til administrationen af offentlige bygninger. Forslaget til huslejemodel (afsnit 5) er resultatet af arbejdsgruppens arbejde. Det anbefales heri at gennemføre en ny huslejemodel for administrative bygninger i Århus Kommune pr. 1/ Det anbefales, at den nye huslejemodel tager udgangspunkt i de grundlæggende principper, som er gældende i erhvervslejemarkedet. De enkelte magistratsafdelinger/forvaltninger skal således principielt fungere som lejere på lige fod med andre lejere på det private ejendomsmarked. Dette indebærer, at magistratsafdelingerne/forvaltningerne skal have det fulde budgetansvar for deres administrative lejemål, herunder også budgetansvaret for servicefunktioner, der knytter sig til benyttelsen af en bygning eller et lejemål (kantiner, vagt- og budtjeneste mv.). Ejendomsforvaltningen skal fungere som udlejer af de kommunalt ejede administrationsbygninger, som formidler af eksterne lejemål og samtidig tilbyde diverse servicefunktioner.

6 6 Forholdet mellem magistratsafdelingerne/forvaltningerne som lejere og Ejendomsforvaltningen som udlejer skal reguleres via lejekontrakter, der afspejler de grundlæggende principper på erhvervslejemarkedet - dog tilpasset konkrete kommunale forhold. Der er udarbejdet en standardlejekontrakt for kommunale lejemål, jf. bilag til analyserapporten. Som på det private erhvervslejemarked får magistratsafdelingerne/forvaltningerne mulighed for frit at vælge andre udlejere eller serviceudbydere end Ejendomsforvaltningen. Der kan dog knyttes nogle begrænsninger til de enkelte lejemål på samme måde, som det kan ske hos private udlejere. I bygninger med flere lejemål vil der således typisk blive tale om servicepakker, der følger lejemålet. Lejekontrakter samt aftaler om de nuværende services skal så vidt muligt indgås inden den nye huslejemodels ikrafttræden pr. 1. januar I forbindelse hermed anbefales det endvidere, at magistratsafdelingerne/forvaltningerne tidligst kan opsige lejemål og serviceaftaler pr. 1. januar 2007, dog med særlige regler for magistrats- og strukturreformen jf. nedenstående afsnit. Regler for opsigelse fastsættes i øvrigt i de enkelte lejekontrakter og øvrige aftaler. Ejendomsforvaltningens fremtidige rolle bliver at fungere som udlejer, som formidler af eksterne lejemål og som serviceudbyder. Det anbefales desuden, at Ejendomsforvaltningen får en række koncernopgaver. Ejendomsforvaltningen får for det første en særlig rolle i afdækningen af ændrede lokalebehov. Ejendomsforvaltningen får for det andet udtaleret i forbindelse med samtlige magistratsafdelingers/forvaltningers søgen efter lejemål. Endelig bliver Ejendomsforvaltningen den eneste forvaltning, der kan bygge og købe bygninger, hvis der er over 20 konto 6 personale. I forbindelse med overtagelsen af budgetansvaret for de administrative lejemål og tilhørende servicefunktioner skal magistratsafdelingernes/forvaltningernes budgetter naturligvis kompenseres. Der tages i forbindelse hermed udgangspunkt i Ejendomsforvaltningens nuværende økonomiske ramme samt i mæglervurderinger af markedslejen for de kommunale bygninger. Der er i analyserapporten nærmere redegjort for hvilke budgetposter, der er omfattet, og for de benyttede fordelingsnøgler. Fordelingsprincipperne tager i vid udstrækning udgangspunkt i magistratsafdelingernes/forvaltningernes nuværende lokalesituation. Den nye huslejemodel opretholder med andre ord de nuværende forskelle i magistratsafdelingernes/forvaltningernes lokalemæssige ressourceforbrug.

7 7 Endvidere skal det bemærkes, at den nye huslejemodel heller ikke ændrer på den situation, at der i budgettet til bygningsvedligehold ikke nødvendigvis er afsat tilstrækkeligt med midler til eventuelle større genopretningsarbejder på kommunale bygninger. Huslejerne på de kommunalt ejede lejemål er fastsat på baggrund af mæglervurderinger af markedslejen. Der vil herudfra ske en årlig prisfremskrivning. Der er endvidere udarbejdet en model for, hvorledes konflikthåndtering tænkes at kunne foregå ved hjælp af en neutral opmand. I afsnit 6 er de økonomiske konsekvenser beskrevet nærmere, herunder opgørelser af det samlede budget til udlægning, beregning af budgetudlægning og de bevillingsmæssige forhold. Samlet tilføres magistratsafdelingerne ca. 114 mio. kr. Ejendomsforvaltningen får tilsvarende indtægter, hvoraf 66 mio. kr. fremover udgør et indtægtskrav svarende til afkast på de kommunale bygninger. De resterende indtægter på 48 mio. kr. svarer til Ejendomsforvaltningens nuværende udgifter. Afsnit 7 omhandler de økonomiske og personalemæssige konsekvenser for Ejendomsforvaltningen. Det fremgår, at overgang til den anbefalede nye huslejemodel for Ejendomsforvaltningen vil være forbundet med nogle store udfordringer samtidig med en vis usikkerhed såvel økonomisk som personalemæssigt. Endelig anbefales det som opfølgning på den nye huslejemodel (afsnit 8), at der sker en løbende opfølgning på modellen, at der nedsættes en tværmagistratslig følgegruppe, og at der på initiativ fra Magistratens 2. Afdeling gennemføres en evaluering af huslejemodellen efter 4 år, dvs ultimo Magistrats- og strukturreformen I praksis må det forventes, at de fleste omflytninger afledt af magistrats- og strukturreformen kobles i samme lokalerokade(r). Samtidig vil der formentlig forekomme en række mindre ad hoc-flytninger indenfor de enkelte afdelinger. Det anbefales, at omflytninger i forbindelse med magistrats- og strukturreformen neutraliseres sådan forstået, at budgetterne omfordeles afhængigt af de enkelte sektorers fremtidige placering, når der er tale om større politisk bestemte rokeringer. En sektor, som f.eks. flytter ud af et dyrt lejemål, får således ikke budgettet med, men overtager budgettet i det lejemål, de flytter til.

8 8 Mindre omflytninger som afdelingerne selv vælger vil derimod som udgangspunkt håndteres ud fra principperne i den nye huslejemodel. For at sikre fleksibilitet vil der for omflytninger afledt af de to reformer kun gælde 6 måneders opsigelse det første år. 1. Indledning Ejendomsforvaltningen administrerer i dag en række kommunalt ejede administrationsbygninger samt en række eksterne lejemål af forskellige kontorlokaler. Til administrationsbrug administreres samlet et erhvervsareal til administrationsbrug på ca m2 i 2005, incl. lejemål hos eksterne og kommunale bygninger udlejet til eksterne. Hertil kommer erhvervsarealer til ikke-adminstrativt brug (bibliotek, børnehave m.v.), således at det samlede erhvervsareal udgør ca m2. Som budgetansvaret er nu, tilvejebringer Ejendomsforvaltningen lokaler og foretager ombygninger af disse til hovedparten af kommunens administrative enheder ud fra et gratisprincip, der også omfatter drift og vedligeholdelse samt rengøring og andre servicefunktioner. Lokalemæssige ændringer gennemdrøftes i samspil med brugerne, så der klart er argumenteret for behov og ønsker. Fraværet af en prismekanisme for lokalerne gør det imidlertid vanskeligt at optimere ressourceforbruget for området og giver ikke noget incitament til at tilpasse sig forandringer i lokalebehovet i nedadgående retning. På baggrund heraf besluttede Direktørgruppen i september 2003, at Økonomisk Afdeling, Borgmesterens Afdeling og Ejendomsforvaltningen, Magistratens 2. Afdeling skulle lave en analyse af mulighederne for at lægge udgifter til husleje, rengøring og energiforbrug ud til magistratsafdelingernes budgetter, svarende til erhvervslejekontrakter på det private ejendomsmarked. Udgifter til servicefunktioner, der er nært knyttet til benyttelsen af en bygning (f.eks. kantiner, vagt- og budtjeneste o.lign.), skulle ligeledes inddrages i analysen. Kommissoriet for analysen Direktørgruppen fastsatte følgende kommissorium for analysen: En beskrivelse af området for kontorlokaler i Århus Kommune med hensyn til opgavevaretagelse og omkostningsstruktur for lokalerelaterede områder som drift (energiforbrug, renholdelse og vedligehold) samt servicefunktioner der har nær tilknytning til

9 9 bygningen (kantiner, vagt- og budtjeneste o.lign.), herunder sammenligning med andre kontorejendomsadministrationer. Udarbejdelse af forslag til, hvordan huslejen for administrationsbygninger og eventuelt også direkte udgifter til bygningernes drift og vedligehold m.v. kan lægges ud i magistratsafdelingens budgetter. I forbindelse med analysen foretages i forlængelse af ovenstående en afklaring af, hvordan de nuværende forskelle i forvaltningernes lokalemæssige ressourceforbrug kan indarbejdes i en fremtidig prisfastsættelse, samt i hvilket omfang de med lokalerne forbundne drifts- og vedligeholdelsesudgifter skal indgå i prisfastsættelsen. Desuden beskrives, hvilke modeller der kan udarbejdes for kompensation af afdelingerne i deres budget når huslejen lægges ud, og der foretages en afklaring af afdelingernes eventuelle ønsker om frit leverandørvalg på forskellige områder og mulig brug af bestiller-udførermodel eller andre modeller på ejendomsområdet. Arbejdsgruppens opgave vil være afgrænset til de af Ejendomsforvaltningen administrerede kontorlokaler, men de principper, der bliver enighed om for en fremtidig prisfastsættelse af lokalerne må forventes at kunne anvendes af de forvaltninger, der selv har ansvaret for kontorlokaler, som er integrerede med driftsmæssige aktiviteter. Organiseringen af analysen Analysen er lavet af en arbejdsgruppe med deltagelse af Økonomisk Afdeling, Borgmesterens Afdeling og Ejendomsforvaltningen, Magistratens 2. Afdeling. Formandskabet for arbejdsgruppen har ligget hos Økonomisk Afdeling. Direktørgruppen har været styregruppe for analysen. Der har endvidere været nedsat en følgegruppe med en kontaktperson fra hver magistratsafdeling. Følgegruppen har løbende været inddraget i processen med henblik på fremskaffelse af ejendoms- og økonomioplysninger samt sparring i øvrigt i arbejdet. Analyserapportens opbygning Rapportens afsnit 2 beskriver den nuværende ejendomsadministration, herunder Ejendomsforvaltningens nuværende opgaver og budget til området. Endvidere sammenlignes det nuværende udgiftsniveau med andre kontorejendomsadministrationer. I afsnit 3 beskrives det private ejendomsmarked.

10 10 I afsnit 4 redegøres for erfaringerne fra andre organisationer og kommuner sammenlignelige med Århus Kommune. Afsnittet indholder en beskrivelse af udgangspunktet for ændringerne på området de pågældende steder, en generel beskrivelse af området samt en vurdering af mål og resultater. Afsnit 5 indeholder arbejdsgruppens forslag til ny huslejemodel i Århus Kommune. Som en del af modellen beskrives blandt andet den kommende arbejdsdeling mellem Ejendomsforvaltningen og magistratsafdelingerne/forvaltningerne, de kommende muligheder for frit leverandørvalg, principperne for udlægning af budgetterne samt principperne for fastsættelse af huslejen. I afsnit 6 redegøres for de økonomiske konsekvenser af den nye huslejemodel. Afsnit 7 beskriver den nye huslejemodels økonomiske og personalemæssige konsekvenser for Ejendomsforvaltningen. Endelig omhandler afsnit 8 behovet for opfølgning på den nye huslejemodel, herunder arbejdsgruppens forslag om en evaluering ultimo 2009.

11 11 2. Nuværende ejendomsadministration 2.1 Ejendomsforvaltningens nuværende opgaver Ejendomsforvaltningen varetager en række forskellige opgaver i tilknytning til kommunens ejerskab og brug af administrationsbygninger, jf. opgavelisten nedenfor. Opgaverne - herunder også prioriteringen af opgaverne - løses i tæt samspil med brugerne, hvilket beskrives nedenfor. Disse opgaver er som udgangspunkt alle omfattet af analysen her. Ejendomsforvaltningen administrerer herudover Århus Kommunes udlejningsejendomme, landbrugsarealer og jorder, skovrestauranter samt forskellige andre bygninger. Desuden er Tilsynet med Støttet Byggeri henlagt til forvaltningen. Disse opgaver er ikke omfattet af analysen her. Ejendomsforvaltningen har i alt ca. 154 ansatte og en økonomisk ramme på ca. 42,5 mio. kr. Opgaver i forbindelse med administrationsbygninger Ejendomsforvaltningen opgaver i forbindelse med kommunens ejerskab og brug af administrationsbygninger er følgende: Administration Planlægning af fremtidig lokaleportefølje Tilvejebringelse gennem nybyggeri, køb, indgåelse af lejemål samt ombygning af lokaler og afhændelse gennem salg samt opsigelse af lejemål Aftaler om interne huslejevilkår Bygningsforsikring Tværgående koordinerende bygningsopgaver Ejendomsdrift Vedligehold, udvendig og indvendig Forsyning (el, vand, varme, renovation) Sikringsforanstaltninger Rengøring Ejendomsservice Vagt- og budtjeneste Reception Kantinedrift Fremstilling af tryksager m.v. til kommunale forvaltninger og institutioner Fællesindkøb af papir, tryksager, kontorartikler m.v. med salg til forvaltningerne

12 12 Telefonomstilling ELO-ordning Samarbejde med brugerne Opgaverne i tilknytning til administrationsbygningerne løses i tæt samarbejde med brugerne, det vil sige de respektive magistratsafdelinger/forvaltninger. Samarbejdet med brugerne udmønter sig i, at ændrede lokalebehov kommunikeres fra pågældende forvaltning til Ejendomsforvaltningen med anmodning om at tilvejebringe en acceptabel lokalemæssig løsning. De ændrede lokalebehov kan bl.a. skyldes ændringer i organisationsstrukturen, ændringer i efterspurgte ydelser eller ændrede samarbejdsrelationer. Budgetansvar Som budgetansvaret er nu, tilvejebringer Ejendomsforvaltningen lokaler og foretager ombygninger af disse til hovedparten af kommunens administrative enheder ud fra et gratisprincip. Gratisprincippet omfatter også ejendomsdrift samt den del af ejendomsservice, der udgøres af telefonomstilling og budtjeneste samt viceværtsrelaterede opgaver under vagttjenesten. Der er dog med Magistratens 1. Afdeling indgået kontrakt angående vagttjenesten i forbindelse med overtagelse af det personale, der tidligere henhørte under denne afdeling. En række lokaler er pålagt brugerbetaling, og pt. er situationen, at aftalerne for betalingen ikke i alle tilfælde er formaliseret gennem lejekontrakter. Der er endvidere stor variation i m2-priserne som udtryk for, at brugerbetalingen ikke i alle tilfælde afspejler en markedsbestemt leje. Både interne og eksterne lejemål fremgår af bilag 1.c. Brugerbetalingen omfatter funktioner, der ikke er omfattet af Ejendomsforvaltningens lokaleforpligtelse, typisk ikke-administrative medarbejdere samt personer i takstfinansierede funktioner. Desuden er indgået en række aftaler om brugerbetaling med baggrund i forvaltningernes personalemæssige ekspansion, typisk i forbindelse med projekter, der etableres med budget til husleje. Større projekter er de senere år finansieret som driftsfinansieret anlægsprojekt, hvor finansieringen er tilvejebragt gennem lejebesparelser for Ejendomsforvaltningen, salgsprovenu for afhændede ejendomme samt brugerfinansiering af de resterende beløb. Projekterne gennemføres med Ejendomsforvaltningen som bygherre i tæt samarbejde med brugerne, især omkring rumdisponering, bygningsmæssige kvaliteter og indeklimatiske forhold.

13 13 Løbende prioritering af opgaver Den løbende prioritering af de forskellige opgaver i tilknytning til administrationsbygningerne sker i samspil med brugerne. Brugersamarbejdet under området ejendomsdrift kommer til udtryk gennem ønsker om planlagt (indvendigt) bygningsvedligehold, der gennemgås med brugerne og prioriteres ud fra det samlede bygningsvedligeholdelsesbudget, samt i evaluering af indeklimatiske forhold og kvaliteten for rengøringen. En væsentlig del af Ejendomsforvaltningens ressourcer, arbejdsmæssigt som økonomisk, anvendes til planlægning og gennemførelse af forandringer i bygningerne. Ejendomsforvaltningen har ikke mulighed for nogen adskillelse mellem løbende vedligehold og forandringer, idet imødekommelse af sidstnævnte udgør en fundamental forpligtelse for forvaltningen. Konsekvensen er bl.a., at en del vedligeholdelsesmidler anvendes til ombygning, der dog rummer elementer af fremskyndelse af løbende vedligehold. Det er imidlertid ikke muligt at adskille disse formål. Heroverfor står den del af bygningsmassen, hvor der ikke over længere perioder gennemføres forandringer, således at det er muligt at realisere en planlagt indvendig vedligeholdelse. Konsekvensen heraf er en vis uensartethed i bygningsvedligeholdelsen. Dette giver sig ikke umiddelbart udtryk i egentlige mangler i vedligeholdelsen, men dette kan blive situationen på sigt, hvis vedligeholdelsesmidlerne fortsat i stort omfang kanaliseres til ombygninger. Udvendigt bygningsvedligehold samt vedligehold af tekniske installationer sker på baggrund af Ejendomsforvaltningens teknikeres bygningsgennemgang og flerårige prioritering af vedligeholdelsen. Også denne vedligeholdelse kan på sigt blive presset, hvis vedligeholdelsesmidlerne fortsat i stort omfang kanaliseres til ombygninger. Det skal i forbindelse med prioriteringen af midler til bygningsvedligeholdelsen bemærkes, at Ejendomsforvaltningens økonomiske ramme ikke nødvendigvis indeholder tilstrækkeligt med midler til eventuelle større genopretningsarbejder på kommunale bygninger. 2.2 Ejendomsforvaltningens nuværende økonomiske ramme Ejendomsforvaltningens økonomiske ramme til opgaverne i tilknytning til administrationsbygninger er specificeret i nedenstående oversigt og efterfølgende beskrivelse, mens rammen til Ejendomsforvaltningens øvrige opgaver figurerer under én post.

14 14 Den økonomiske ramme og specifikationen tager udgangspunkt i budgetforslag 2005 med tilhørende budgetoverslagsår Hermed er alle byrådsbesluttede fremtidige administrationsejendomme indeholdt i analysen. Aktivitet Husleje Bygningsforsikring, skatter og afgifter Administration Bygningsvedligehold, egne teknikere og faste eksterne håndværkere ELO-ordning Bygningsvedligehold, eksterne ydelser Renholdelse af udvendige grønne arealer Diverse rengøringsartikler Sikringsforanstaltninger Forsyning (el, vand, varme) Renovation Rengøring/vinduespolering Vagttjeneste/reception Budtjeneste Fremstilling af tryksager Fællesindkøb af kontormaterialer, porto mm. Telefonomstilling Kantinedrift Administrationsbygninger brutto i alt Budget 2005 (mio. kr. / 2005-p/l) Udgifter Indtægter 17,0-17,5 0,9 7,5-1,4 6,0-1,7 1,1 4,7 1,0 0,7 0,4 10,4 0,7 13,0 11,3-4,9 2,0-0,4 5,3-5,3 15,3-13,0 3,2 7,5-4,0 108,6-48,2 Budgetoverslag 2006 (mio. kr. / 2005-p/l) Udgifter Indtægter 9,3-17,5 0,9 7,5-1,4 6,0-1,7 1,1 6,0 1,0 0,7 0,4 10,4 0,7 13,8 11,3-4,9 2,0-0,4 5,3-5,3 15,3-13,0 3,2 7,5-4,0 102,2-48,2 Note Administrationsbygninger netto i alt 60,5 54,1 Ramme for K&A-Centret, netto i alt -7,3-7,3 Ramme for Ejendomsforvaltningens øvrige opgaver, netto Ejendomsforvaltningen samlet netto -10,6 42,6-10,6 36, ialt 1) Eksterne lejeudgifter hhv. lejeindtægter for leje af egne lokaler og formidlede eksterne lejemål. Forskellen mellem 2005 og 2006 skyldes ibrugtagning af ny administrationsbygning til skatteforvaltningen og Familie og arbejdsmarkedscenter Syd. 2) Hovedsagelig brandforsikring, idet kommunen i øvrigt er selvforsikrende, og kommunalt ejede ejendomme i egen brug ikke er pålagt ejendomsskat. 3) Inkl. fællesudgifter for Ejendomsforvaltningen. Indtægten vedrører dels en projektrelateret indtægt, dels dagpenge og flexløn.

15 15 4) Ejendomsforvaltningen har udover ansættelse af et mindre antal bygningsteknikere dispositionsret via langtidsaftaler over diverse håndværkere. Indtægt stammer fra projektrelaterede aktiviteter. 5) Energi-Ledelses-Ordning er lovpligtig for alle - også ikke-administrative - ejendomme over m 2. Trådte i kraft i ) Ydelser leveret af eksterne firmaer. Forskellen på 2005 og 2006 forklares af budget til udvendigt vedligehold for nye administrationsbygning i Viby. 7) Ydelsen er udliciteret til ét firma for samtlige kommunalt ejede administrationsbygninger. 8) Rengøringsartikler indkøbt af Ejendomsforvaltningen 9) Alarmanlæg og udrykningskørsel. 10) Indeholder faste afgifter og forbrugsafgift. 11) Opgaven er med undtagelse af Rådhuset udliciteret. 12) Der er indgået aftaler med enkelte magistratsafdelinger/forvaltninger om betjentydelser. 13) Omfatter betjening af administrationsbygninger og herudover en række institutioner heraf nogle mod betaling. 14) Funktionen skal økonomisk hvile i sig selv. 15) Fællesindkøb af papir o.l. faktureres til brugerne til indkøbspris. Nettoudgiften på 2,7 mio. kr. dækker udgiften til personale. Aktiviteten vil blive væsentligt reduceret med overgangen til E-handel. 16) Omstillingen er call-center for samtlige kommunale forvaltninger. 17) Kantinedrift er fraset Rådhuset brugerstyret, men Ejendomsforvaltningen yder et bidrag til dækning af rengøring o.l. svarende til 1 arbejdstime pr. dag pr. 27 medarbejdere i de enkelte bygninger. Indtægt stammer fra arrangements- og personalesalg på Rådhuset. 18) Rammen dækker de opgaver, der ikke er omfattet af nærværende analyse. 19) Ejendomsforvaltningens ramme omfatter i budgetåret 2005 en sammenlægning af sektorerne 2.01 og 2.71 under sektor 2.71.

16 16 3. Erhvervslejemarkedet Markedet for erhvervslejemål har udviklet sig med en stigende grad af specialisering. Der tilbydes ydelser indenfor drift og vedligeholdelse af ejendomme og i nogen omfang andre serviceydelser til lejerne. Kontorejendomsmarkedet har dog det til fælles, at man som udgangspunkt tager afsæt i visse fælles rammevilkår for udlejning. Disse rammevilkår kan afspejles i såkaldte standardlejekontrakter for markedet. Der gælder dog fri aftaleret for området. En standardlejekontrakt sætter rammerne for de betingelser som gælder mellem lejer og udlejer. En lejekontrakt kan indeholde en lejekontraktmanual som i flere detaljer angiver lejer hhv. udlejers gensidige forpligtigelser og rettigheder. Lovmæssigt reguleres området af erhvervslejeloven. Lejekontrakt En lejekontrakt vil typisk indeholde information om parterne, beliggenhed og omfang af det lejede, anvendelse, ikræfttrædelse, opsigelsesbetingelser, årlig ydelse og depositum, regler for fremleje og afståelse, vejledning om forbrugsregnskab, øvrige udgifter, regulering af lejen, vedligehold og fornyelser, muligheder for genforhandling, husorden, fraflytning og tilbagelevering m.v. Hos Dansk Ejendomsforening ( kan man få kopi af en standardlejekontrakt. Århus Kommune anvender typisk en forenklet kontrakt. Denne er vedlagt som bilag 2. De fælles rammevilkår for udlejning er baseret på den nedenfor opstillede (punktvise) sondring mellem lejen, bygningsdrift og bygningsservices. Det skal bemærkes, at denne sondring ikke eksplicit er opstillet i lejekontrakterne, og at der kan være forskel på enkelte punkter, hvorledes der inddeles i den enkelte lejekontrakt. Lejen: forrentning af den investerede kapital (typisk 6-8 %) udvendigt vedligehold (tag, mure m.v.) Administration - betaling for andel af ejendomsadministration

17 17 Bygningsdrift: Indvendigt vedligehold ( reparation/fornyelse af basisinstallationer) Renhold, snerydning, haveanlæg m.v. udvendigt Forsyning - efter forbrug Forsikring, skat og drift af fællesareal Bygningsservices: Vagt, bud/kørsels-tjeneste Kantinedrift Reception og omstilling Rengøring indvendigt Ad hoc services: Almindeligt vedligehold (male m.v.) Flytning/ombygning Udgangspunktet i forhold til ovenstående inddeling er, at udlejer sætter lejen, så den dækker forrentning af kapital samt omkostninger til udvendigt vedligehold, som altså også påhviler udlejer. Bygningsdrift er også udlejers ansvar, men lejer betaler for dette enten som en uspecificeret del af lejen eller ud fra et regnskab som udlejer tilsender lejer baseret på en opgørelse pr. ejendom, idet el, vand og varme, typisk afregnes efter forbrug. For de øvrige poster vil man kende niveauet ud fra det i kontrakten angivne acontobeløb. Der vil så ske en regulering (tilbagebetaling eller ekstra opkrævning), når regnskab for lejemålets bygningsdrift er opgjort. Bygningsservices og ad hoc services er lejers eget ansvar, og nogle udlejere vil ikke tilbyde disse services. Uanset vil man skulle forhandle og indgå særlig aftale for disse services. Øvrige forhold Branchestandarden for lejekontrakter er kun vejledende. Lejebetaling sker normalt månedlig eller kvartalsvis. Depositum på 3-6 måneders samlet leje aftales eventuelt deponeret som garanti. Lejeperioden er 3-5 år ved kontraktindgåelse herefter forlængelse indtil opsigelse. Opsigelsesfristen er typisk 3-6 måneder. Normalt reguleres lejen årligt i forhold til hele udviklingen i det almindelige nettoprisindex. Herudover vil niveauet kunne forhandles med udgangspunkt i en alternativ opsigelse af kontrakten.

18 18 Særligt for private ejendomsvirksomheder gælder der momspligt og en selskabsskat på 30%. I markedet er mæglerhonorarer for udlejning (7-15% af første års leje) og salg (1-3% af salgssummen) normale. Sammenligning af omkostninger og priser Der er i de senere år kommet en stigende fokus på effektivitet blandt ejendomsvirksomheder. Branchen har således udviklet nøgletal indenfor mange af de områder og services som et lejemål forudsætter. Der laves omkostningssammenligninger som typisk opgøres som udgiften pr. m2 til eksempelvis: Vedligeholdelse (udvendig og indvendig vedligehold samt installationer) Rengøring Forsyning (el, vand, varme og renovation) Fælles drift (fælles arealer) Faste ejendomsomkostninger (forsikringer, skatter m.v.) Det er ikke altid helt entydigt, hvorledes der afgrænses mellem de forskellige kategorier, men det er alligevel muligt at få en idé om omkostningsniveauet ud over den rene husleje. For sammenligninger af driftsomkostninger kan henvises til Dansk Facilities Management ( Tabellen nedenfor er en opgørelse fra DFM (2002-udgifter og 2002-pl). Ejede ejendomme Antal Udgift Driftsareal (BDA) Kr./m² BDA Betegnelse svar 1000 kr. i m² Vedligehold Forsyning Rengøring Fælles drift Faste ejendomsudgifter I alt Det fremgår af tabellen, hvorledes de gennemsnitlige omkostninger fordeler sig på de forskellige udgiftsarter under bygningsdrift. Der skal ud fra denne opgørelse altså regnes med, at man oveni omkostningen på kr./m2 (normalt niveau i Århus) i leje skal regne med kr./m2 til bygningsdrift. Det skal bemærkes at rengøring er med i DFMs opgørelse af priser for bygningsdrift, selvom denne i oversigten tidligere er medtaget under ejendomsservices. I en større ejendom med flere forskellige lejere kan det være hensigtsmæssigt, at udlejer står for rengøringen således,

19 19 at man ikke har flere forskellige rengøringsfirmaer i samme bygning. Muligheden for kontrol er her en vurdering af prisen udtrykt som kr./m2 i fht. kvaliteten. Der findes også sammenligninger af afkast for forskellige ejendomstyper. Det har særligt interesse for ejere, som skal vurderer deres afkast. Dansk Ejendomsindex laver sådanne opgørelser. Det er muligt at sammenligne prisen på lejemål, hvilket vil ske ved at sammenholde prisen pr. m2 erhvervsareal eller bruttodriftsareal (BDA). I en lejekontrakt vil kælderarealer som kan anvendes til arkiv m.v. ofte tælle med med ½ vægt. P-pladser afregnes særskilt, men indgår som en del af den samlede kontrakt, hvor prisen pr. P-plads kan være specificeret. Der findes i markedet tilgængelige m2 priser for kontorejendomslejemål i forskellige områder. Med en sammenligning af nøgletal og prisniveauer er ejendomsmarkedet blevet mere gennemsigtigt, hvilket bidrager til at øge konkurrencen og skabe effektivisering.

20 20 4. Andre offentlige organisationers erfaringer Nedenstående beskriver erfaringer med opgavevaretagelsen i relation til administrationsbygninger hos andre organisationer og kommuner sammenlignelige med Århus Kommune. Beskrivelsen omfatter de pågældende organisationers rationale for effektivisering, en generel beskrivelse samt vurdering af mål og resultater. Grundet de enkelte organisationer og kommuners meget uens historiske organisation er det ikke muligt at sammenligne disse på de overordnede parametre. Der kan dog laves sammenligninger på nøgletal, jf. beskrivelsen nedenfor. 4.1 Slots- og Ejendomsstyrelsen (SES) Rationale bag effektiviseringer Slots- og Ejendomsstyrelsen (SES) blev i 2001 omdannet til kontraktstyret statsvirksomhed. I den forbindelse blev SES tildelt ejerskab til alle administrationsbygninger. Fra starten har fokus været at tilpasse SES de generelle betingelser på markedet, dvs. rationalet bag effektiviseringen har været indførelsen af frit leverandørvalg (skal sikre at omkostninger og priser på enkeltservices tilpasses markedet) kombineret med en kontraktstyring på overordnede nøgletal (overskudskrav m.v.). I fht. brugerne (statslige myndigheder) er rationalet, at udlægningen af budgetterne fører til en mere omkostningsbevidst adfærd ved valg af lejemål. Ligeledes vil merudgifter ved indgåelse af huslejekontrakter om ny-, om- og tilbygninger kræve at lejeren foretager nøje afvejning af lokaleudgifter contra øvrige driftsudgifter. Dermed skulle man samlet kunne sikre større dynamik i kapitalforvaltningen og større effektivitet i de statslige brugeres lokaleanvendelse Generel beskrivelse SES administrere samlet ca. 1 mio. m2 etageareal. Fremtidige principper for ejendomsvirksomheden i SES er: 1. Ejer og lejer forhandler direkte om en huslejekontrakt jf. princip i erhvervslejeloven. 2. De nye lejere får frit leverandørvalg (undtaget er dog centraladministrationen som fortsat betjenes af SES som rådgiver). 3. Ejendomsdrift, -vedligehold og -service udbydes i videst muligt omfang. 4. Driftsbevillinger til statslige institutioner skal fremover dække husleje.

21 21 5. Statens interesse i ejervirksomheden fastlægges i afkast og resultatkrav på finansloven udmøntet i en resultatkontrakt. 6. Ejervirksomheden gives adgang til at finansiere ny-, om- og tilbygninger via lån i Nationalbanken. I ejervirksomhedens åbningsbalance optages en gæld til staten svarende til værdien af den initiale ejendomsportefølje. Ejervirksomheden kan ikke foretage ekstern belåning. Samlet har omlægningen til formål at give de statslige lejere mulighed og ansvar for at optimere deres samlede omkostningsbudget ved f.eks. at indskrænke m 2 -forbruget efter aktivitetsnedgang, ved at overgå til åbne kontormiljøer eller flytte til billigere lokaler. Mål og resultater SES havde i 1999 ca ansatte og er nu som følge af udbud af primært vagt og rengøring nede på ca. 330 ansatte. Man har indført kundekordinatorer og har fra starten introduceret markedsleje, dvs. fået foretaget en vurdering af markedslejen for alle ejendomme. SES har en resultatkontrakt med staten som bl.a. indeholder overskudskrav. Af resultatkontrakten fremgår det, at der indenfor rammerne af et balance scorecard koncept er opsat mål for de 4 områder: 1. Effektiv ressourceudnyttelse, 2. Kunde/brugerrelation, 3. Processer og 4. Læring og vækstperspektivet. Der er bl.a. opsat krav om viderudvikling af nøgletal. Dette er sket jf. mål og frister i resultatkontrakt, men SES har ikke ønsket at udleverer dette til eksterne. I 2002 var der et overskud på 52,5 mio. kr., og udsigt til en fortsat konsolidering af egenkapitalen. 4.2 Københavns Kommune Rationale bag effektiviseringer I Københavns Kommune står man også overfor en omlægning af hele ejendomsområdet. Der er gennemført en analyse, som tager udgangspunkt i en benchmarking af omkostninger primært målt som kr./m 2 på forskellige omkostningskategorier knyttet til ejendomsområdet herunder drift, vedligehold og servicefunktioner. KPMG konkluderer i en rapport fra maj 2003, at der ved at benytte nationale og internationale benchmarksystemer for ejendomsområdet kan sandsynliggøres et betydeligt effektiviseringspotentiale ved at samle og rationalisere forskellige funktioner på ejendomsområdet og lægge huslejen ud i afdelingernes budgetter i Københavns Kommune.

22 22 Rationalet her i sammenligning med SES er altså også at skabe incitamenter for brugerne til at optimere ressourcerne ved at lægge budgetterne ud. I forhold til administration og drift er rationalet desuden at søge at centralisere og trimme organisationen i forhold til nøgletal fra branchen. Det skal bemærkes, at de fremtidige brugere i et vist omfang bevare retten til frit leverandør- og forbrugsvalg f.eks. til at leje lokaler hos tredjepart. Hidtil har denne ret ikke haft megen effekt, da den interne husleje var så lav, så det ikke gav den store købekraft i markedet. Man bevarer ejendomsenhedens monopol på retten til at indgå lejekontrakter med eksterne. Rationalerne bag effektivisering er IT-optimering, indkøbsoptimering, lokaleoptimering (incitamenter for udbyder og efterspørger), professionalisering, porteføljeoptimering, indirekte effekter og ekterne benchmarks Generel beskrivelse Planen for den nye samlede ejendomsenhed er en samling af aktiviteter, hvor den samlede ejendomsportefølje er 1,8 mio. m 2, og beskæftigelsen ligger på omkring personer. Ejerskab anbefales overflyttet til den nye ejendomsenhed for administrationsejendomme, daginstitutioner, skoler, klubber, gymnasier, plejehjem, kulturbygninger, kiosker m.v. Undtaget vil være vej, park og kirkegårde, miljø- og forsyningsområdet (pga. bodeling i gang i fht. kommunen), fælleskommunale selskaber som HS og HT, støttet byggeri som ældreboliger m.v. Besparelserne opstår ved at samle al ejendomsadministration og det forudsættes, at organisationen skal kunne leve op til effektiviseringspotentialer som KPMG udleder ved at benchmarke den nuværende organisation med: 1. tal fra Dansk Ejendomsindex som er et internationalt dækkende benchmarksystem og 2. DFM nøgletal, som er en forening tilknyttet Dansk Facilities Management. Nøgletallene måler som tidligere nævnt omkostninger som kr./m2 til forskellige omkosningskategorier - f.eks. vedligehold, forsyning, renhold, fælles drift og faste ejendomsudgifter. Som eksempel på eksterne benchmark for området ejendomsdrift har KMPG samlet data i nedenstående tabel (2002-udgifter og 2002-pl). Den næstsidste række er faste ejendomsomkostninger såsom skatter, forsikringer m.v.

23 23 Ejendomsdrift Kr./m2 BDA Københavns Private Øvrige Stats- Kommune virksomheder kommuner institutioner Vedligehold Forsyning Renhold Fælles drift Faste ejendoms I alt Rationalerne bag effektivisering er vurderet i forhold til udgifterne til henholdsvis løn, varekøb og tjenesteydelser for hver af de 4 overordnede ejendomsopgaver: Generel administration, anlægsinvesteringer, ejendomsdrift og ejendomsservices. Mht. tabellen ovenfor har Københavns Kommune oplyst, at der ikke indgår omkostninger til flytning/omrokering, da budget hertil ligger i de enkelte forvaltninger. Forklaringen på den relativt høje omkostning til vedligehold (217 kr. /m2) skal således findes i bygningernes relativt dårlige stand og/eller ineffektivitet i forvaltningen. Mål og resultater Den huslejemodel, som Københavns Kommune ønsker at indføre, vil ifølge KPMG kunne medføre en besparelse på ca. 429 mio. kr. årligt, når modellen er fuldt indfaset - svarende til ca. 21 % af de samlede omkostninger til ejendomsdrift (2.038 mio. kr.i 2003-p/l). Modellen vil indebære en væsentlig personalereduktion. Besparelserne, som opnås som en følge af afdelingernes lokaleoptimering (ved at huslejen lægges ud i afdelingerne budgetter), er indregnet som forudsætning i ovennævnte reduktion af omkostningerne. Der er ikke sat præcise tal på denne effekt. Det kan oplyses, at Økonomiforvaltningen i Københavns Kommune har fundet analysen nyttig, omend de er skeptiske overfor vurderingen af effektiviseringspotentialet, som synes relativt højt. Indstillingen er blevet vedtaget i Økonomiudvalget i Københavns Kommune i november 2003, opstart af ejendomsenheden er forberedt i 2004 og endelig etablering forventes afsluttet 1. januar Odense Kommune Rationale bag effektivisering Odense har tilbage i 2000 indført intern husleje for en stor del af kommunens institutioner. Der er samtidig givet frit leverandørvalg til institutionerne og denne er allerede blevet benyttet. Ifølge ejendomsenheden har eksempelvis Naturforvaltningen, som også er

24 24 kontraktstyret opsagt visse lejemål bl.a. stillepladser (hvor maskiner m.v. opbevares og frokoststue er opsat) for at minimere omkostningerne. Disse er så blevet nedrevet og/eller genudlejet til erhvervsformål. Rationalet er altså decentral styring af huslejen kombineret med frit leverandørvalg. Udlejnings- og rengøringsenheden er kontraktstyret. Generel beskrivelse Odense har historisk haft en ejendomsenhed under Miljø og Teknikforvaltningen som tog sig af næsten al ejendomsadministration. Samlet har man ca. 1 mio. m2 fordelt på 650 ejendomme, hvoraf man ejer de 250. Der er 190 medarbejdere, heraf 80 rengøringsfolk. Man har ikke vagtfolk under enheden. Afdelingerne er selv ansvarlige for almindeligt vedligehold som normalt påhviler lejer (malearbejde m.v.) samt omkostninger til ombygninger, flytning m.v. Der beregnes intern husleje på alle ejendomme inkl. børnehaver. Undtaget er dog skoler og ejendomme til sport og fritid samt administrationsejendomme. Sidstnævnte arbejder man på at få omfattet. Ejendomsenheden har en årlig lejeindtægt på 71 mio. kr. Man har ikke gjort noget for at oprette oprindelige skævheder i huslejebudgetterne. Priserne reguleres med nettoprisindexet, dvs., ikke med KL s pl-fremskrivning. Rengøring står lejerne hovedsageligt selv for. Ved fastsættelse af huslejen har man to principper. Hovedsageligt benyttes ejendomsvurdering med en 7% forrentning. I andre situationer (hvis drift indgår) benytter man det lejedes værdi som er en vurdering man selv foretager. Et argument for det kan være, at det normalt er ejer/udlejers frie ret at sætte lejen på det niveau man finder passende. Man benytter den officielle opgørelse af bruttodriftareal jf. Boligstyrelsens bekendtgørelse, hvor kælderarealer kun tæller med til mindre takst, hvis de er anvendelige. Mål og resultater Man har i Odense også arbejdet en del med benchmark i fht. nøgletal fra DFM, hvortil man også har leveret informationer om omkostningerne på udvalgte ejendomme. Det fremgår af kontrakten mellem Ejendomsafdelingen og udlejningsfunktionen, at der i budgettet for Odense Kommune er fastsat overskudskrav i forhold til ejendommene, administrationsbidrag og øvrig indtægtsdækket virksomhed.

25 25 5. Fremtidig huslejemodel 5.1 Hovedprincipper Arbejdsgruppen anbefaler, at der pr. 1. januar 2006 indføres en ny huslejemodel for administrationsejendomme i Århus Kommune. Det anbefales, at den huslejemodel tager udgangspunkt i de grundlæggende principper, som er gældende i erhvervslejemarkedet (jf. afsnit 2). De enkelte magistratsafdelinger/forvaltninger skal således principielt fungere som lejere på lige fod med andre lejere på det private ejendomsmarked. Dette indebærer, at magistratsafdelingerne/forvaltningerne skal have det fulde budgetansvar for deres administrative lejemål, herunder også budgetansvaret for servicefunktioner, der knytter sig til benyttelsen af en bygning eller et lejemål (kantiner, vagt- og budtjeneste mv.). Ejendomsforvaltningen skal fungere som udlejer af de kommunalt ejede administrationsbygninger, som formidler af eksterne lejemål og samtidig tilbyde diverse servicefunktioner. Forholdet mellem magistratsafdelingerne/forvaltningerne som lejere og Ejendomsforvaltningen som udlejer skal reguleres via lejekontrakter, der afspejler de grundlæggende principper på erhvervslejemarkedet - dog tilpasset konkrete kommunale forhold. Der er udarbejdet en standardlejekontrakt for kommunale lejemål (jf. bilag 2). Ejendomsforvaltningen udarbejder en vejledning for lejer om dennes forpligtigelser, hvis dette skønnes nødvendigt. Lejekontrakter samt aftaler om nuværende services skal så vidt muligt indgås inden den nye huslejemodels ikrafttræden pr. 1. januar I forbindelse hermed anbefales det endvidere, at magistratsafdelingerne/forvaltningerne tidligst kan opsige lejemål og serviceaftaler pr. 1. januar 2007, dog med særlige regler for magistrats- og strukturreform, jf. afsnit herom. Regler for opsigelse fastsættes i øvrigt i de enkelte lejekontrakter og øvrige aftaler. I afsnit 5.2 redegøres nærmere for den konkrete opgavefordeling mellem magistratsafdelingerne/forvaltningerne som lejere og Ejendomsforvaltningen som udlejer i forbindelse med kommunale lejemål. Som på det private erhvervslejemarked får magistratsafdelingerne/forvaltningerne mulighed for frit at vælge andre udlejere eller serviceudbydere end Ejendomsforvaltningen. Der kan

26 26 dog knyttes nogle begrænsninger til de enkelte lejemål på samme måde, som det kan ske hos private udlejere. Principperne for frit valg er nærmere beskrevet i afsnit 5.3 Udover at Ejendomsforvaltningen skal fungere som udlejer, som formidler af eksterne lejemål og som serviceudbyder, anbefales det, at Ejendomsforvaltningen får en række koncernopgaver. Ejendomsforvaltningen får for det første særlig rolle i afdækningen af ændrede lokalebehov. Her tænkes især på opgaver, som enten er politisk bestemte eller er led i en større forudbestemt forandring, som involverer flere magistratsafdelinger. Ejendomsforvaltningen får for det andet udtaleret i forbindelse med samtlige magistratsafdelingers/forvaltningers søgen efter lejemål til administrationsområdet. Endelig bliver Ejendomsforvaltningen den eneste forvaltning, der kan bygge og købe bygninger, hvis det er til over 20 konto 6 personale. Formålet med denne koncernkonstruktion er at sikre tværgående kommunale hensyn, herunder f.eks. udnyttelse af ledig kapacitet på tværs af magistratsafdelingerne/forvaltningerne. Ejendomsforvaltningens fremtidige rolle er nærmere beskrevet i afsnit 5.4. I forbindelse med overtagelsen af budgetansvaret for de administrative lejemål og tilhørende servicefunktioner skal magistratsafdelingernes/forvaltningernes budgetter naturligvis kompenseres. Der tages i forbindelse hermed udgangspunkt i Ejendomsforvaltningens nuværende økonomiske ramme samt i mæglervurderinger af markedslejen for de kommunale bygninger. I afsnit 5.5 redegøres nærmere for hvilke budgetposter, der er omfattet, og for de benyttede fordelingsnøgler. Huslejerne på de kommunalt ejede lejemål fastsættes således på baggrund af mæglervurderinger af markedslejen. Der vil herudfra ske en årlig prisfremskrivning. Principperne for huslejefastsættelsen er nærmere beskrevet i afsnit Arbejdsdelingen mellem lejer og udlejer Det indvendige vedligehold påhviler lejer. Det indebærer, at lejer skal forny tapet, hvidtning og maling af lofter, vægge, vinduer, dørkarme, træpaneler m.v. samt vedligehold af gulve, så lejemålet altid fremstår i velholdt stand. Lejeren skal endvidere vedligeholde følgende: Låse, nøgler, dørhåndtag og -pumper, ruder herunder termoruder, vandhaner, afløb, vandlåse, elafbrydere, lyskilder, wc-kummer, cisterner, vaskekummer, vaskemaskiner og lignende installationer.

27 27 For så vidt angår særinstallationer omfatter lejers ansvar for vedligehold og fornyelse følgende: Edb-anlæg inkl. ledningsnet, datastik og aktivt udstyr, av-udstyr, kabel tv, adgangskontrol, flexinstallationer, overfaldsalarm, drikkevandsautomater, elektriske brugsgenstande, lamper, hårde hvidevarer ekskl. hvidevarer til kantiner, køkkenmaskiner og lignende, separat kølingsanlæg og lignende installationer til serverrum. Basisinstallationer (vedligehold og fornyelse samt udvidelse af faste installationer) er som i erhvervslejemarkedet udlejers og dermed Ejendomsforvaltningens ansvar. Det omfatter: Kloak- og drænanlæg, brønde/pumper, udvendig belysning, faldstammer, varmeanlæg, stærkstrømsinstallationer, lavspændingsanlæg, hovedtavler, etagetavler, alarminstallationer, automatisk brandalarmeringsanlæg og lignende. Særlige forhold ved det enkelte lejemål kan gøre det nødvendigt at ændre på ovennævnte fordeling, som dog er udgangspunktet. Som supplement kan der henvises til oversigten Ansvarsfordeling vedr. tekniske installationer (bilag 3). Forbrugsregnskab aflægges af Ejendomsforvaltningen og omfatter: Opvarmning - Samlede dokumenterede udgift Kontrolmåling, jf. Lov om fremme af energi- og vandbesparelse i bygninger Vandforbrug og vandafledningsafgift såvidt disse kan fordeles efter målere. El-forbrug i det lejede. Bortskaffelse af virksomhedsaffald Hvor det er muligt anbefales direkte afregning (særligt el, vand og varme) med leverandøren. I bygninger med flere lejere (som f.eks. Rådhuset), men uden seperate målere forestår udlejer aflæsning og opgørelse samt afregning med de enkelte lejere baseret på en fordeling i forhold til andel af det lejede. Mht. permanente lejerservices (vagt, kantine, rengøring mv.) og ad hoc-lejerservices (almindeligt vedligehold og flytning/ombygning) kan der indgås særskilte aftaler, eventuelt som tillæg til den samlede lejekontrakt. Det indebærer bl.a., at der fremover er klar gennemsigtighed og fuld brugerfinansiering af ombygningsudgifter ved forandringer indenfor bestående rammer.

28 Principper for frit leverandørvalg Frit leverandørvalg Udgangspunktet for den nye huslejemodel er, at magistratsafdelingerne/forvaltningerne frit kan vælge lejemål. Ydelser i relation til services (vagt, kantine, rengøring mv.), lejers indvendige vedligehold og omrokeringer/flytninger er ligeledes omfattet af frit valg. Der kan for større bygninger blive tale om servicepakker, som følger lejemålet. Eksempelvis kan en enkelt magistratsafdeling eller forvaltning ikke melde sig ud af kantineordning/ betaling på Rådhuset. For bygninger med flere lejere er det en mulighed at vælge en person, som repræsenterer lejerne samlet i forhold til udlejer. Ejendomsforvaltning laver udkast til servicepakker og forhandler så vidt muligt disse på plads med brugerne inden huslejemodelles ikræfttræden 1. januar På det grundlag vil man kunne vurdere det fremtidige behov for kontrakter med eksterne håndværkere m.v. Indskrænkning af lejemål Såfremt ansvaret for lokaleforbruget reelt skal decentraliseres, skal vilkårene for brugernes indskrænkning af lejemål svare til, hvad der kan aftales på markedsmæssige vilkår. Dvs. opsagte lokaler skal være genudlejelige. Hvordan dette sikres vil afhænge af bygningsindretningen, idet det må være et krav, at lokalerne kan afgrænses for den enkelte bruger. Nogle ejendomme har en naturlig afgrænsning etagevis, andre har i kraft af en fælles midterkerne en naturlig opdeling inden for en etage. For en række bygninger, egne som lejede, vil indretningen kunne opfattes som et kontorhotel, hvor der helt ned til det enkelte kontor kan ske udleje til en ny lejer med ret til benyttelse af husets fællesfaciliteter Arbejdsgruppen har udarbejdet en oversigt over, hvilket udgangspunkt for opsigelser, der gælder for de enkelte lejemål (jf. bilag 4). I forbindelse hermed skal det bemærkes, at arbejdsgruppen har vurderet udgangspunktet for opsigelser i de større administrationsbygninger (Rådhuset, Jægergården og den nye administrationsbygning i Viby) særskilt. Disse bygninger er specielle, fordi lejeres muligheder for