Bilag Opbevaring og registrering af midler tilhørende borgere - herunder beboere på institutioner.

Transkript

1 Budge- og regnskabsregulaiv Bilag Opbevaring og regisrering af midler ilhørende borgere - herunder beboere på insiuioner. Generel Dee regelsæ har il formål a skabe e klar og sikker grundlag i de siuaioner, hvor kommunen påager sig ansvare for a opbevare og/eller adminisrere en borgers økonomiske midler. Regelsæe har illige de formål: A sikre borgeres midler mod misbrug A sikre ansae mod friselser A sikre ansae mod misanke og beskyldninger om misbrug Hvem er omfae Reningslinjerne er gældende for adminisraion af midler for borgere på følgende områder: Borgere, som bor på e af kommunens boseder eller plejecenre Borgere, for hvem kommunen hel eller delvis vareager adminisraionen af pågældendes økonomi Værgemål For beboere der ikke er i sand il a vareage egne økonomiske forhold, skal der i vides mulig omfang søges om økonomisk værgemål. Kommunalbesyrelsen er iflg. servicelovens 82 sk. 2 forplige il a eferse, om der er behov for værgemål. I dagligdagen vil de være insiuionslederen, som er forplige il a vurderer, om der kan være behov for en værge. For de videre forløb drøfes spørgsmåle med de pårørende og/eller en af de medarbejdere, som kommunalbesyrelsen har uddelegere kompeencen il. Hvis borgeren/beboeren omfaes af økonomisk værgemål, indgår insiuionen skriflig afale med værgen om, hvordan adminisraion af beboerens midler il løbende forbrug skal hånderes i praksis. 1

2 Budge- og regnskabsregulaiv Hvis en borger ikke kan komme under økonomisk værgemål, ikke selv kan/ønsker a vareage egne økonomiske forhold eller de af insiuionens ledelse vurderes, a borgeren bør have søe il opgaven, kan der i særlige ilfælde ræffes besluning om adminisraion af pensionen i.h.. pensionslovens 36. Kompeence og Ansvar Leder af de specialiserede område sam de enkele insiuionslederne har fælles ansvar for a fassæe de konkree regler for den enkele insiuion. Reningslinerne skal omfae følgende: a der udarbejdes konkree reningslinier for, hvordan opbevaring og regisrering af beboernes værdier skal udmønes under hensynagen il de overordnede rammer i dee regelsæ sam de individuelle forhold på den enkele insiuion dee indbefaer blankemaeriale m.v. a der for alle beboere udarbejdes og underskrives en adminisraionsafale (ved fravalg skal de af afalen fremgå, hvem der har delage i samalen og hvornår) a fuldmager il beboerkoni placeres hos leder og ev. en af leder udpege a der for hver enkel beboer løbende udarbejdes regnskab således, a de økonomiske bevægelser klar og ydelig kan følges ligesom dokumenaion skal foreligge a adminisraion af beboernes midler i hovedreglen skal foregå ved anvendelse af særskil kono i pengeinsiu med max. grænse for indesående og kun i begrænse omfang ved opbevaring af konane beløb a beboernes midler skal opbevares adskil fra insiuionens øvrige konane midler a reningslinier for adminisraion af beboernes midler skal være en inegrere del af insiuionens øvrige forreningsgange a alle ind- og udleveringer af værdier skal regisreres (hævekor, smykker m.v.) a alle ind- og udbealinger sam hævninger på kor skal være forsyne med underskrif enen af beboeren og én medarbejder eller o medarbejdere i forening. a insiuionsledelsen sikrer, a der bliver foreage løbende afsemninger, inerne konroller og ledelsesilsyn med henblik på overholdelse af rammerne i insiuionens egne reningslinjer a der én gang hver 4. måned foreages eksern, sikprøvevis ilsyn med beboerregnskaber på insiuionerne. Den sikprøvevise konrol skal ilreelægges således, a alle beboerregnskaber udages il eksern konrol minds én gang årlig. Med udgangspunk i væsenlighed og risiko skal der føres konrol med: a forbruge er i overenssemmelse med indgåede afaler a dokumenaionsmaeriale er i overenssemmelse med reningslinjerne, a der ikke er foreage uremæssige hævninger a saldo på konoen er korrek og afsem il saldo i banken og a ingen må konrollere beboerregnskaber for beboere, il hvis koni de selv har fuldmag 2

3 Budge- og regnskabsregulaiv Adminisraionsafale For alle borgere bosa på en af kommunens insiuioner skal der udarbejdes en adminisraionsafale jfr. ovensående. Adminisraionsafalen skal indeholde oplysninger om: borgerens navn og cpr. nr. navn og konakoplysninger på værge og/eller pårørende en specifik beskrivelse af adminisraionens omfang f.eks. bealing af husleje, lys og varme, lommepenge, mad, drikkevarer, øjvask, kørsel m.v. fuldmagsforhold og/eller samykkeerklæring regisrering af borgerens bankkono, hvis borgeren får hjælp il bealing af udgifer eller hævning af konaner afale om opbevaring af (små) konane beløb hvor og hvor mege en oversig over beboerens personlige effeker såsom T.V.- og radioanlæg, invenar, smykker m.v. (særlig værdifulde smykker skal opbevares i pengeskab/bankboks) Vedhæf ev. billeddokumenaion Hvis en beboer selv adminisrerer egne midler, har boilbudde ine ansvar for opbevaring eller anvendelse af midler, hvilke skal fremgå af den underskrevne adminisraionsafale. Hvis der er beskikke en værge, er de vigig, a opgavefordelingen mellem boilbud og værgen er beskreve i adminisraionsafalen. Ind- og udbealinger - ved søe il adminisraion af midler Borgerens sædvanlige bankkono (ingen hævekor/pinkode) Hvis ikke borgeren eller dennes værge selv foresår bealing af alle fase udgifer, SKAL bealing af fakuraer foregå via Bealingsservice, bealingsafale med pengeinsiu e.lign. (ingen hævekor/pin udlevere). Bealingsanmodninger sam anmodning om overførsel af midler mellem borgerens koni SKAL underskrives af 2 medarbejdere hvoraf den ene alid skal være en leder. Særskil opree kono med max. indesående Ved bealing af daglige fornødenheder il f.eks. frisør, øj-køb, biografbilleer, slik m.v. skal der alid foreligge en eksern kviering for de pågældende køb. Hvis de ikke er mulig a beale via bealingsafaler med pengeinsiu e.lign., skal kvieringen være underskreve af borgeren og en medarbejder eller af 2 medarbejdere i forening. Hvis der ved mindre indkøb ikke udleveres/modages kviering, laves udgifsbilag med angivelse af dao, beløb og oplysninger om, hvad der er køb. Herefer underskrives bilage af borgeren og én medarbejder eller af 2 medarbejdere i forening. Med udgangspunk i de foreliggende adminisraionsafaler sam beboernes fysiske og psykiske ilsand skal de af insiuionens reningslinjer fremgå, hvordan adminisraion af lommepenge skal foregå på den enkele insiuion. Disse regler skal udarbejdes under 3

4 Budge- og regnskabsregulaiv behørig hensynagen il såvel de juridiske som de socialpædagogiske aspeker, som der arbejdes ud fra. Vedr. særskil kono kan nævnes: 1. Indesående på den særskile kono må ikke oversige de beløb, der er afal i adminisraionsafalen dog max. Kr I enkelsående ilfælde f.eks. i forbindelse med ferie kan der i en kor periode være behov for sørre indesående på konoen. I disse ilfælde skal mail/skriflig godkendelse foreligge fra værge/leder 2. I forbindelse med de løbende inerne konroller skal der alid foreages vurdering og ev. iniiaiv il, a ilbageføre midler il anden kono, hvis indesående på den særlige kono oversiger de max. beløb, der er afal i adminisraionsafalen 3. A konoen oprees på vilkår af, a saldoen aldrig kan blive negaiv (debekono/ingen overræk) Adminisraiv løsning med insiuionskono Til håndering af beboernes konane midler kan der på hver enkel insiuion oprees en separa bankkono i de af Holbæk Kommune anvende pengeinsiu. Konoen må kun anvendes il adminisraion af beboermidler. For beboere der ilknyes denne ordning, overføres der hver måned auomaisk e, iflg. adminisraionsafalen, fassa beløb. To il fire ledere/koordinaorer fra insiuionen ildeles hævekor il den nævne bankkono. For hver hævning skal foreligge bilagsdokumenaion eller udfærdiges en oversig over, hvilke beboere der er hæve penge il. Ved bealing for beboerkøb eller udlevering af konane beløb, skal 2 medarbejdere i forening kvierer på bilage. Indesående på konoen bør for hver enkel beboer ikke oversige kr., men kan ved særlig skriflig afale fraviges. Beboernes saldi på konoen forrenes ikke. Hvis denne løsning anvendes, skal hver enkel insiuion udarbejde en forreningsgang, der beskriver den nøjagige procedure de pågældende sed herunder hvem der er ansvarlige for adminisraion af kono og kor, månedlig afsemning, ide mellemværende med den enkele beboer il enhver id skal kunne opgøres/forevises m.v. De månedlige afsemninger med ilhørende dokumenaion arkiveres i kommunens elekroniske dokumenhånderingssysem. Regnskabsblad For enhver borger, hvor der ydes hjælp il håndering af den løbende økonomi, skal føres e regnskabsblad på papir elle elekronisk. De enkele bevægelser regisreres således, a der il enhver id kan redegøres for hver enkel borgers saldo. 4

5 Budge- og regnskabsregulaiv Borgere, for hvem kommunen hel eller delvis vareager adminisraionen af pågældendes økonomi Her er ale om borgere der af egen fri vilje ønsker a modage hjælp il syring af egne økonomiske forhold eller er bleve de pålag i.h.. pensionslovens 36. En 36-besluning giver mulighed for, a kommunen kan adminisrere borgerens pension, så nødvendige fase udgifer beales ypisk husleje, el og varme. Besluning herom ræffes af handlekommunen. De borgere der er underlag økonomisk adminisraion, er sædvanligvis modagere af offenlige forsørgelsesydelser. Sagsbehandleren overager bealing af borgerens fase udgifer, mens der løbende udbeales beløb il personlige fornødenheder. Sagsbehandleren udarbejder sammen med klienen e budge over indæger og udgifer. Den ydelse som den enkele borger månedsvis er bereige il a få udbeal, overføres il en mellemregningskono. Fra denne kono beales de budgelage udgifer, mens de reserende beløb il personlige fornødenheder fordeles og udbeales løbende via NemKono. I visse siuaioner kan vedkommende afdeling/sagsbehandler være nødsage il a udskrive rekvisiioner på varer. Klienen kan på forlangende få kopi af alle regnskabsbilag og kan derved følge med i, hvilke udgifer sagsbehandleren har beal. Sagsbehandleren skal il enhver id kunne redegøre for hver enkel borgers saldo. Dee regnskab skal på forlangende forevises borgeren. Specifikaion og forklaringer il saldoen for hver enkel borger skal alid foreligge ved e regnskabsårs afsluning. 5