Referat Fredag den 8. december 2017, kl Storegade 34 - Skærbæk

Transkript

1 Referat Fredag den 8. december 2017, kl Storegade 34 - Skærbæk Side 1 af 11

2 Indholdsfortegnelse 1.Godkendelse af referat Efterretningssager Landsbyggefondsmidler Dispositionsfonden Foreningsanliggender Renoveringssager Bestyrelsesanliggender Medlemsanliggender Lukket punkt Love og cirkulærer Beboeranliggender Afdelingsanliggender Personaleforhold LUKKET PUNKT Eventuelt Næste møde...10 Medlemmer af bestyrelsen: Ansatte: Afbud: Mathias Achner, Jørgen Andersen, Haddi Kristensen, Marianne Larsen, Kai Hansen, Lars-Peder Hansen og Jørgen Bruhn. Toke Arndal (ref.) Jørgen Bruhn Side 2 af 11

3 1. Godkendelse af referat 1.1. Bestyrelsesmøde den 18. september 2017 Indstilling Ingen. Godkendt. 2. Efterretningssager 2.1. Totalt anvist husleje 2.2. Restance i procent 2.3. Rykker Ledige boliger pr Venteliste pr Tomgangsliste pr Restanceliste Udsættelser Oversigt Intrum Justitia 2017 Indstilling Til efterretning. Taget til efterretning. 3. Landsbyggefondsmidler Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden. - Se bilag Side 3 af 11

4 Indstilling Til efterretning. Taget til efterretning. 4. Dispositionsfonden Opgørelse - Se bilag Indstilling Til efterretning. Taget til efterretning. 5. Foreningsanliggender 5.1. Nyt fra SALUS Kort mundtlig orientering. Der holdes seminar for bestyrelsesmedlemmerne i alle organisationer d. 19. januar Indstilling Ingen. Taget til efterretning Nyt fra 8. kreds Der er kredsmøde d. 16. januar Indstilling Ingen. Taget til efterretning Nyt fra Kontaktudvalget Referat fra kontaktudvalgsmøde den 3. november Se bilag. Side 4 af 11

5 Næste møde afholdes den 4. maj 2018, kl hos Tønder Boligselskab. Indstilling Til efterretning. Taget til efterretning. 6. Renoveringssager 6.1. Oversigt byggesager Status for igangværende sager SB - se bilag. Indstilling Til efterretning. Taget til efterretning Afdeling 5 Krofennen, Skærbækgaardsvej Renovering af Krofennen og Skærbækgårdsvej. Arbejdet går efter planen. Forventes afsluttet ultimo Indstilling Til efterretning. Taget til efterretning Afdeling 9 Gesingparken - Køkkenudskiftning Tønde Kommune har godkendt garanti vedr. udskiftning af 18 køkkener. På afdelingsmødet blev det besluttet, at de resterende køkkener ønskes udskiftet ved genudlejning. Det er urealistisk at søge om selvstændig realkreditfinansiering ved udskiftning Side 5 af 11

6 af enkelte køkkener. Muligheden for intern finansiering skal derfor undersøges. Indstilling Til efterretning. Taget til efterretning. 7. Bestyrelsesanliggender 7.1. Afholdelse af generalforsamling På ledermødet i SALUS er det blevet drøftet at generalforsamlinger/repræsentantskabsmøder kan afholdes i juni måned. Dette for at få bedre tid til at færdiggøre årsregnskaber m.m. Skal generalforsamlingen afholdes i juni 2019? Indstilling: Til drøftelse. Taget til efterretning. 8. Medlemsanliggender Lukket punkt 9. Love og cirkulærer 9.1. BL-informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret BL informerer, klik her Side 6 af 11

7 Indstilling Ingen. Taget til efterretning Nyt fra Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret LBF informerer, klik her Indstilling Ingen. Taget til efterretning Siden sidst Webzone2 Der er oploadet følgende dokumenter: Referat fra bestyrelsesmødet den 18. september 2017 Indstilling Ingen. Intet at referere. 10. Beboeranliggender Intet under dette punkt. Indstilling Ingen. Side 7 af 11

8 Taget til efterretning. 11. Afdelingsanliggender Afdeling 5 Ombygning af ungdomsboliger Finansieringsmulighederne ved ombygning undersøges pt. med henblik på forslag til afdelingsmøde og generalforsamling i foråret. Indstilling Til efterretning. Taget til efterretning Afdeling 19 Ældreboliger/Bofællesskab Der er sendt ansøgning til ministeriet om tilladelse til nedrivning. Arbejdet med endelig opdeling i ejerlejligheder er afsluttet. Udkast til opdeling er udarbejdet og vedtægter for ejerforening er udarbejdet - se bilag. Indstilling Til underskrift og efterretning. Godkendt. 12. Personaleforhold LUKKET PUNKT Administration Side 8 af 11

9 12.2. Teknisk afdeling Ejendomsfunktionærer Sikkerhedsudvalg Samarbejdsudvalg - SALUS Side 9 af 11

10 12.6. Arbejdsmiljøudvalg - SALUS 13. Eventuelt Intet at referere. 14. Næste møde MØDEDATOER 2018: Onsdag den 21. februar 2018, kl Onsdag den 2. maj 2018, kl Revisormøde - JP deltager! Ordinær generalforsamling 2018: Onsdag den 16. maj 2018, kl Skærbæk Fritidscenter. ********* Fælleskurser i SALUS. Budget Torsdag den 1. marts 2018 Hotel Tønder Hus, Tønder BBM og JP Introduktion for nyvalgte: Afholdes fremover hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018 Hotel Tønder Hus, Tønder BBM, TARN og JP Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år - Næste gang BBM og AJ. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Storegade 34 - Skærbæk Side 10 af 11

11 Skærbæk, den Mathias Achner Lars-Peder Hansen Kai Hansen Formand Næstformand Haddi Kristensen Jørgen Andersen Marianne Larsen Jørgen Bruhn Side 11 af 11

12 Bilag 2 1 SKÆRBÆK BOLIGFORENING TOTAL ANVIST HUSLEJE Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Vægtet år til dato

13

14 Bilag 2 2 SKÆRBÆK BOLIGFORENING RESTANCE % Januar 0,34 0,00 Februar 0,00 0,00 Marts 0,00 0,00 April 0,00 0,00 Maj 0,00 0,00 Juni 0,00 0,00 Juli 0,00 0,13 August 0,00 0,00 September 0,00 0,00 Oktober 0,00 0,00 November 0,21 0,00 December 0,00 Vægtet år til dato 0,05 0,01 0,35 0,30 0,25 0,20 0,15 0,10 0,05 0,

15 Bilag 2 3 SKÆRBÆK BOLIGFORENING PÅKRAVSSKRIVELSER 2017 Påkravsskr. Ophævelse Betalt Januar 1 0 Februar Marts 1 0 April 5 0 Maj 2 0 Juni Juli August 0 0 September 1 0 Oktober November 2 December Fordeling af ophævelse Fraflyttede frivilligt Fogedretten Påkravsskr. Ophævelse Betalt Fraflyttede frivilligt Fogedretten

16 Bilag 2 4 Skærbæk Boligforening Storegade 34, 6780 Skærbæk Tlf.: post@skaerbaek-bolig.dk Ledige boliger pr (tomgangsboliger) Afd. Antal ledige boliger Bemærkninger: i alt 0 Egeve 9, 6200 Aabenraa, Tlf: salus@salus-bolig.dk C:\Users\GP\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\MRU81U4S\LedigeBoliger_tomgang_ny.doc

17 Bilag 2 5 Skærbæk venteliste Pr Bolighavende, Afd. 1-rum 2-rum 3-rum 4-rum 5-rum 6-rum I alt Opn.numre i alt Skærbæk venteliste Ikke-bolighavende Afd. 1-rum 2-rum 3-rum 4-rum 5-rum 6-rum I alt Opn.numre i alt

18 Bilag Skærbæk Boligforening Tomgangsliste pr Sel/afd Adresse Rum Areal Tomgang start Tomgang slut Opk.tomgang Tomgang indv.regnsk. Tomgang sidste.regnsk. Tomgang for periode Krofennen , , ,00 0, , Krofennen , , ,50 0, ,50 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 Antal: 2 0, , ,50 0, ,50 0,0 0,00 0,00 0,00 0, Bjergtoften , ,00 0, , ,00 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 Antal: 1 0, ,00 0, , ,00 0,0 0,00 0,00 0,00 0, Torvegade 1 a, st. mf , ,50 0, , , Torvegade 1 a, 1. sal mf , ,00 0, , , Jernbanegade 14 b, 1. tv , , ,00 0, , Jernbanegade 14 b, 1. sal th , ,00 0, , ,00 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 Antal: 4 0, , , , ,50 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 Antal ialt: 7 0, , , , ,00

19 SKÆRBÆK BOLIGFORENING Bilag 2 7 RESTANCELISTE 2017 Måned Jan Feb Mar Apr Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Afdeling 1 0, , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , , , ,56 9 0,00 0,00 0,00 1,00 1,00 0,00 0,00 0, ,00-508,00 0, ,00 0, , , , , , ,00 978,00 0,00 652, ,00 0, , , , , , , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Restance i alt , , , , , , ,00-579, ,00-398, ,24 0,00 Afd. 20 er der sag kørende ved Tønder Kommune med huslejerestance ,00 RESTANCE I ALT PR. MÅNED , , , , ,00 0, ,

20 Bilag 2 8

21 Bilag 2 9 Oversigt Intrum Justitia - SB SB SB SB SB SB SB SB SB Internationale inkasso sager kr. kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - Internationale inkasso sager - antal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Overvågningssager - kr. kr kr kr kr kr kr kr kr Overvågningssager - antal Inkassosager - kr. kr kr kr kr kr kr kr kr Inkassosager - antal Sager ialt - kr. kr kr kr kr kr kr kr kr Sager ialt - antal Indgået i mdr.- kr. kr. 468,75 kr. 468,75 kr. 468,75 kr. 468,75 kr. 468,75 kr. 468,75 kr. 468,75 kr. - indgået akkumuleret - kr. kr kr kr kr kr kr kr kr Antal lejemålsenheder Opgjort pr. lejemålsenhed SB SB SB SB SB SB SB SB Internationale inkasso sager kr. kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - Internationale inkasso sager - antal kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - kr. - Overvågningssager - kr. 544,01 544,01 544,01 538,58 538,58 538,58 538,58 538,58 Overvågningssager - antal 0,04 0,04 0,04 0,03 0,03 0,03 0,03 0,03 Inkassosager - kr. kr. 116,95 kr. 139,19 kr. 137,63 kr. 136,07 kr. 134,54 kr. 132,96 kr. 132,96 kr. 329,90 Inkassosager - antal 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01 0,02 Sager ialt - kr. kr. 660,96 kr. 683,19 kr. 681,64 kr. 674,65 kr. 673,12 kr. 671,54 kr. 671,54 kr. 868,48 Sager ialt - antal 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 Indgået år til dato - kr. kr. 1,51 kr. 1,51 kr. 1,51 kr. 1,51 kr. 1,51 kr. 1,51 kr. 1,51 kr. - indgået akkumuleret - kr. kr. 56,46 kr. 57,97 kr. 59,48 kr. 60,98 kr. 62,49 kr. 64,00 kr. 65,51 kr. 65,51

22 Bilag 3 0 OPGØRELSE OVER TRÆKNINGSRET I LANDSBYGGEFONDEN. Skærbæk (december 2017) realiseret tilsagn ansøgning Samlede træk i Landsbyggefond Primo saldo Årets tilgang Årets afgang 0 0 Renter Ultimo saldo Afgang: Afslut. LBF.nr. Afd. 5, om og tilbyg garage/værksted Aug R Afd. 5, renovering Marts 2018 R Afd. 9, renov. Gesingp. & Bjergtoften Nov R Ialt Tilgang: Indbetalinger (1,35%) Renter I alt Saldo ultimo G-drev SAB/bogholderiet/LBF trækningsretkonto

23 Bilag 4 0 OPGØRELSE OVER DISPOSITIONSFOND, SKÆRBÆK Skærbæk (september 2017) % skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn Saldo primo: Tilgang: Bidrag, afdelinger period.ydelse 0 Bidrag, afdelinger Rentetilskrivning 1,00% Ydelser (beboerbetaling,) udamort. lån Nettoprovenu ved låneopt. efter 24 LAB 0 Nettoprovenu ved likvidation af en afdeling 0 Overskydende beboerbet. vedr. bygn.ren. m.v. (jf. 91) 0 Overført fra arbejdskapitalen 0 Provenu ved belån./salg af adm.byg. 0 Indskud i LBF overført fra byggefonden 0 Pligtmæssig bidrag jf. 79 og ,35% Renter af egen trækningsret LBF Tilgang - skøn: Afgang: Ydelsesstøtte til afdelinger 0 Tilskud t/tab ved lejeledighed og fraflyttere Tilskud nødlidende m.m Diverse Indbetalt til Landsbyggefonden Indbetalt til nybyggerifonden Tilskud m.v. (egen trækningsret) afd. 5 og afd Fritagelser: Fritagelse afd. 9 Gesingparken / Bjergtoften, gældende Fritagelse afd. 5 Krofennen, renovering Reserveret: Afd. 5 renovering, kapitaltilførsel, tilskud besluttet 5/ Afgang - skøn: Saldo ultimo Indskud i LBF overført fra byggefonden Bunden del: Udlån afdelingerne ( afd. 5 og afd.19) Udlån administrationsbygning Indskud i Landsbyggefonden(kt.716) Disponibel del: Note (indskud kt. 716) Primo Afgang trækningsret SB Tilgang indbetalinger trækningsret Forrentning trækningsret G-drev SAB/bogholderiet/LBF trækningsretkonto

24 Kontaktudvalget Almene boligorganisationer i Tønder Kommune Bilag 5 3 Referat fra møde den 3. november 2017, afholdt med Højer Andelsboligforening som vært. Mødested var Det Gamle Borgmesterkontor i Højer. Forsamlingen mødtes kl. 9:00. Deltagere var: Børge Rossen Tønder Andelsboligforening Eva Rasmussen Toftlund Andelsboligforening Mathias Achner Skærbæk Boligforening Toke Arndal Salus Allis Jensen Tønder Boligselskab Peder Lund Jensen Domea Mathias Knudsen Løgumkloster Andelsboligforening Ina Johannsen Højer Andelsboligforening Hans H. Appel Dalbo (ref.) Som gæst deltog: Jens Holck-Christiansen Kuben Management Dagsorden var udsendt som mail: 1. velkommen v/ina 2. referat fra sidst 3. status på den kommunale helhedsplan 4. større renoveringsarbejder m.v. 5. udlejningssituationen 6. eventuelt 1. Ina Johannsen bød velkommen til mødet, og der var en kort præsentationsrunde. 2. Der var ikke udsendt referat fra sidste møde hvilket Toke beklagede. 3. Jens Holck-Christiansen gennemgik baggrunden for den omfattende opgave med udarbejdelse af den kommunale helhedsplan, og en del af de udfordringer, som arbejdet bringer med sig blev forklaret. Vurderingsskema til gennemgang af bygninger blev forevist og forklaret. En stor del af næste etape i processen vil være analyse af boligernes betydning for det område, hvor de er beliggende. Et helhedsindtryk, der også omfatter vurderinger som f.eks. betydning for byen, og kvalitet af udsigt til naturen. Arbejdet med helhedsplanen skal munde ud i en konkret handlingsplan for de forskellige boligområder, og JHC fremlagde eksemplan på 7-spors handlingsplan fra Nordborg. Der regnes med, at en tidsplan for hele processen kan foreligge efter indhentning af bygningsdata, som skulle være færdig i foråret

25 Kontaktudvalget Almene boligorganisationer i Tønder Kommune 4. Der blev orienteret fra organisationerne om større renoveringsopgaver, der bl.a. omfattede nedrivning af afd. 1 i Tønder, i Skærbæk nedrives ligeledes en tiloversblevet mindre blok, og i Toftlund regnes med økonomisk udskillelse af et boligafsnit i Agerskov, der ikke kan hænge sammen økonomisk. Der var en drøftelse af forskellige forhold, f.eks. omkring gennemførelse af arbejder, når vi samtidig har en helhedsplan i gang i Tønder Kommune, der skal munde ud i en prioritering af boligområderne. 5. Der blev fremvist statistik over ledige boliger i Tønder Kommune fra Januar til Oktober 2017, som blev kommenteret af deltagere. Det blev fremhævet, at det er forkert, når der i opgørelsen er anført 4 tabsgivende boliger i Skærbæk det er ikke korrekt, og Skærbæk har ingen ledige boliger. Til gengæld gav Tønder Boligselskab udtryk for, at opgørelsen viste for få ledige boliger hos dem. Men ellers var udmeldingen, at de oplyste tal i statistikken, der ajourføres hver måned, er i orden. Der blev diskuteret, hvad det er for boliger, som er et problem: der blev fremhævet, at store boliger ikke er attraktive, heller ikke uden for centerbyerne. Flygtningesituationen havde for et stykke tid en positiv effekt på udviklingen hos Tønder Andelsboligforening, men effekten er borte nu, og antallet af tabsgivende boliger har desværre været stigende. 6. Toke Arndal: renovation er for dyr i Tønder Kommune. Det har vi tidligere givet udtryk for på fælles dialogmøde, og vi har bedt om en undersøgelse af det. Der er nu kommet et svar fra forsyningen: Man mener ikke det er er for dyrt. Forskellige alternative affaldsløsninger blev herefter diskuteret. Næste møde: det blev aftalt til at være den 4. maj 2018 kl. 9:00 hos Tønder Boligselskab. Herefter afsluttedes mødet. 2

26 Bilag 6 1 Forening Afd LBF Sag Oversigt byggesager Projekt Status Termin Anlægssum mio Skærbæk Boligforening Skærbæk Boligforening 05 Byggeskadesag Projektet forløber planmæssigt og forventes afsluttet ultimo ,8 20 x Nedrivning af ældreboliger Tønder Kommune ønsker boliger nedrevet på Genvejen i regi af boligforeningen. Sagen oprettes ved LBF. Der er udarbejdet ansøgning til ministeriet. Ministeriet har stillet en række spørgsmål i forbindelse med ansøgningen (2017/10) K:\G-Drev\8026. SALUS\08. Byggesager\Status byggesager\2017\status for igangværende sager

27 Bilag 11 2

28

29

30

31 Bilag 12 5 Referat SU- administration Onsdag den 30. august 2017, kl Ahlefeldvej 1, Gråsten

32 Indholdsfortegnelse: 1 Godkendelse af referat fra den 22. maj Orientering fra ledelsen Orientering fra lokalkontorerne Vidensdeling - strategi Videoløsninger på lokalkontorerne Telefonomstilling Eventuelt Mødedatoer 2017/ Medlemmer: Jimmy, Toke, Bjarne, Jessa, Lone N., Jane, Vivie, Flemming og Malene Afbud: Jessa Referent: Gitte Postma Side 2 af 5 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2017\ \Referat.doc

33 1 Godkendelse af referat fra den 22. maj 2017 Godkendt og underskrevet. 2 Orientering fra ledelsen SALUS Der er kommet 2 nye i ledelsen. Toke Arndal og Flemming Birk. Begge to er akademikere. Strukturledermøde. Vi er udfordret på økonomien. Regeringen ønsker besparelser på 5% på landsplan. KB og AAAB har været igennem besparelser. I de resterende foreninger kan ejendomsfunktionærerne komme med forslag til besparelser. IT-løsninger. Vores nuværende system kan mere end vi tror. Så der Arbejdes på et undervisningsforløb. Flemming og KTP har kigget på infrastruktur. Der kigges ligeledes på et nyt flexsystem. Der er fokus på fakturaer på over/under kroner. Udlejning. Det går i den forkerte retning med ledige boliger. Fokus på salg. Kursus til medarbejderne. SALUS deltager på boligmesse i Rødekro den 23. og 24. september. Håndværkergårdene er udfordret på økonomien. Håndværkergårdene skal bruges!! Efterregning til SALUS. Unitel/fastnet. Besparelser kroner på årsbasis incl. GAB. Omstillingen skal formentlig bruge et anden program. Der kigges ligeledes på benzinkortordningen. Renovering af Ahlefeldvej 1 i Gråsten. Mathilde skal kigge på facade rapport når hun starter 1. september Side 3 af 5 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2017\ \Referat.doc

34 3 Orientering fra lokalkontorerne Lone Jane Maibritt er stoppet i Tønder. Lone er kommet op på fuld tid + Niels (ejendomsfunktionær) har fået 9 timer på lokalkontoret. Der skal kigges på arbejdsopgaver generelt på lokalkontoret. Flytter ind i det nye hus på Nørremarksvej den 1. december Usædvanlig travl sommer på lokalkontoret. Specielt uge 31. Der afholdes møde på lokalkontoret næste år i forbindelse med planlægning af ferieplan inden den godkendes. Hvad er forventningen til bemandingen? Inspektørerne skal være på pinden mellem kl. 10 og vær. Lejlighed i Stenbjergparken er under ombygning til 2- og 3-værelses boliger. Udlejning pr. 1. oktober Stigende grad af racisme mellem beboerne. Spredningspolitik. Vivie Malene Forbrugsregnskaber. Helle starter den 1. september Helle skal hjælp med byggesager. Flytteopgørelser laves efter den 20. i hver måned. Trine er tilbage fra barsel den 16. oktober Traute stopper samtidig. Sommerferieperioden er gået ret godt. Ser frem til at blive koblet op på telefonanlægget. Stadig spændt på nye tiltag fra SALUS. Ahlefeldvej. Udlejning til erhvervslejemål på 1. sal. Toke og Malene sætter sig sammen. 4 Vidensdeling - strategi Orientering Tidsregistrering til ejendomsfunktionærer. Nyt system skal findes til at pushe nyheder ud til medarbejderne. Side 4 af 5 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2017\ \Referat.doc

35 5 Videoløsninger på lokalkontorerne Drøftelse af mulighed for opsætning af videoer i forbindelse med indgangspartier på lokalkontorerne. Hvem går ind og hvem går ud Skabe tryghed. Godkendt på SU-mødet den 16. februar Gråsten skal også være med på denne ordning (godkendt på SU-møde den 8. marts 2017) Afvente beslutningen omkring Tønder kontoret. Det er udelukkende indgangspartiet der skal video-overvåges. GAB skal også være med i denne ordning. Afvente til flytningen af Torvet 2 til Nørremarksvej er færdig. Der skal udarbejdes en forretningsgang hertil. Fokus på videopolitik. (BBM/FBI) GAB igangsættes hurtigst muligt. 6 Telefonomstilling Susanne har problemer med at vi ikke er på vores pladser når telefonerne åbner kl. 9. Gråsten vil gerne med på omstillingen. Vi skal blive bedre til at trække hinandens telefoner. GAB bliver koblet på det nye system. 7 Eventuelt Lønsedler Hvorfor er den blevet delt op? Fordi Jimmy gerne vil have det. Der arbejdes på persondataloven (FBI) 8 Mødedatoer 2017/2018 Møderne starter kl Torsdag den 16. november 2017 Tirsdag den 6. februar 2018 Bygtoften 2, Sønderborg Humlehaven 4, Aabenraa (SU-møder afholdes aldrig om mandagen!) Side 5 af 5 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2017\ \Referat.doc

36 Bilag 12 5 Referat SU- administration Torsdag den 16. november 2017, kl Bygtoften 2, Sønderborg

37 Indholdsfortegnelse: 1 Godkendelse af referat fra den 30. august Orientering fra ledelsen Orientering fra lokalkontorerne Vidensdeling - strategi Videoløsninger på lokalkontorerne Opdatering af beredskabsplan Nøgleudlevering til beboerne 31. december Evaluering af Medarbejderdag Nye mødedatoer 2018/ Jobrotation Eventuelt Mødedatoer 2017/ Medlemmer: Jimmy, Toke, Bjarne, Jessa, Lone N., Jane, Vivie, Vakant og Malene Afbud: Jane Referent: Gitte Postma Side 2 af 6 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2017\ \Referat.doc

38 1 Godkendelse af referat fra den 30. august 2017 Godkendt og underskrevet. 2 Orientering fra ledelsen SALUS: Afsked med Flemming. Økonomi under Jimmy forsøgsvis til udgangen af december Kommentar fra økonomiafdelingen: Kommentar fra den øvrige ledelse: Mangler stadig Jimmy i hverdagen. Er stadig bekymret for beslutningen. Jimmy er ikke enig med medarbejderne/ledelsen. Det fungerer fint med hensyn til økonomidelen. Vil hellere have en projektmedarbejder. Det er af SALUS bestyrelse besluttet at evaluere på prøveperioden frem til 31. december Der skal kigges på procedurer generelt i økonomiafdelingen. IT: Toke og Jimmy får besøg af DOMEA i december måned Jimmy har luftet tanken om fusion til organisationsbestyrelserne. Det er de ikke positive overfor. Men idéen om at ændre navnet på lokalkontorerne til SALUS Aabenraa, SALUS Kolstrup, SALUS Gråsten o.s.v. har de nikket positivt til. Udlejning: Udfordret på store boliger (4-5 og 6 vær.) Svinget i Bredebro er begyndt at blive lejet ud. Årsag kender ikke. Håndværkergårdene: FU har godkendt en højere timepris. Genopretningsplan til Landsbyggefonden for HVG/KB udarbejdes af Jimmy. Jesper har lavet mødeaftale med TDC. Teknisk afdeling: Administrationen på Humlehaven har fået påbud fra Arbejdstilsynet. Vivie og Bjarne kommer rundt på lokalkontorer inden nytår 2017 for at lave APV. Besøg på lokalkontoret i Tønder afholdes i foråret 2018 efter flytningen til Nørremarksvej 18 A. Sneaftaler er i hus. Side 3 af 6 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2017\ \Referat.doc

39 3 Orientering fra lokalkontorerne Vivie: Anja på barsel medio marts Helle A. skal ind over i barselsperioden. Rentesikringsopkrævning Landsbyggefonden - Byggeskadefonden. Lone: Jette og Lone har været på Skærbæk kontoret for at ryde op. Jessa: Intet nyt. Malene: Er blevet koblet på KTP. Øver sig heri. De er gået lidt tilbage systemmæssigt. Afsked med inspektør Lars Petersen med udgangen af december Stillingen skal halveres. Kontorets ønske til ny inspektør en mandlig person. Per arbejder sammen med Lars på drift- og vedligeholdelsesplaner. En del uro på kontoret ved ejendomsfunktionærerne. 4 Vidensdeling - strategi Orientering Intet af referere. 5 Videoløsninger på lokalkontorerne Arbejdet er rekvireret Montering påbegyndt. Er i gang med at blive installeret. Tønder kontoret afventer flytningen til Nørremarksvej. 6 Opdatering af beredskabsplan Ubehagelige oplevelser (fra personalehåndbogen) se bilag. Beredskabsplan for psykologisk krisehjælp se bilag Beredskabsplan skal opdateres (BBM). Færdig udgave oploades til arbejdsmiljødatabasen. Personalehåndbogen skal efterleves. Side 4 af 6 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2017\ \Referat.doc

40 7 Nøgleudlevering til beboerne 31. december 2018 Punktet ikke relevant her. 8 Evaluering af Medarbejderdag 2017 Har været afholdt fredag den 8. september 2017 hos Jump-A-Lot i Nr. Hostrup ved Rødekro. Tidligere arrangører: 2014 Bygtoften, Sønderborg 2015 Humlehaven, Aabenraa 2016 Torvet, Tønder 2017 Egevej, Aabenraa Hvem arrangerer Medarbejderdag 2018? Super dag. Bygtoften, Sønderborg. GAB og DANBO skal med ind i rækkefølgen. Rækkefølge efter 2018: 2019 Humlehaven, Aabenraa 2020 Ahlefeldvej, Gråsten/ Nordborgvej, Nordborg 2021 Nørremarksvej, Tønder 2022 Egevej, Aabenraa 2023 Bygtoften, Sønderborg 9 Nye mødedatoer 2018/2019 Forslag til mødedatoer: Tirsdag den 15. maj 2018 Tirsdag den 21. august 2018 Tirsdag den 13. november 2018 Tirsdag den 12. februar 2019 Egevej 9, Aabenraa Nordborgvej 6, Nordborg Nørremarksvej 18 A, Tønder Ahlefeldvej 1, Gråsten Møderne starter kl Rækkefølge for afvikling af møderne pr. lokalkontor: Humlehaven-Egevej-Nordborgvej-Nørremarksvej-Ahlefeldvej-Bygtoften Side 5 af 6 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2017\ \Referat.doc

41 Datoforslag godkendt. 10 Jobrotation Muligheder - Udfordringer Ledelsen støtter op om dette. Interesserede melder tilbage til funktionschefen. 11 Eventuelt Vivie: Store udfordringer vedrørende fakturaer der ikke kommer fra Håndværkergården. Jimmy: Jesper har fokus på dette. Lone: Hvor kan man se referaterne fra ledermødet og SU-mødet? Gitte P: De ligger på Lotus Notes under nyheder. Jimmy: Referat fra ledermøde og SU-møde mailes indtil videre rundt til lokalkontorerne. Toke: Docuware. De tekniske ting der skal til er på plads. Toke kontakter Per med hensyn til status. 12 Mødedatoer 2017/2018 Møderne starter kl Tirsdag den 6. februar 2018 Humlehaven 4, Aabenraa (SU-møder afholdes aldrig om mandagen!) Aabenraa, den 2017 Jimmy Povlsen Jens Peter Davidsen Side 6 af 6 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\02. Samarbejdsudvalg\2017\ \Referat.doc

42 Bilag 12 6 Referat SALUS - Arbejdsmiljøudvalgsmøde Mandag den 13. november 2017 TELEFONMØDE K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\08. Arbejdsmiljøudvalg - tidligere sikkerhedsudvalg\2017\ \referat.doc

43 Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af referat fra den 27. juni APV - afrapportering Arbejdstilsynet - Besøgsrapport Nye regler Drøftelse af sikkerhedsrundgang Sager fra sidste møde/møder Mødedatoer og mødefrekvens for arbejdsmiljøgrupperne Sager til næste møde Sygestatistik Kursustilbud Brand og førstehjælp Stoffer og væsker med faresymboler (VR) Dato for årsmøde 2018 (VIV) Mødedatoer 2017/ Eventuelt... 7 Medlemmer: Afbud: Jan Andresen, Vivie Jessen, Jimmy Povlsen, Poul Christensen, Gert Bonefeld, Bjarne Baun Madsen, Vagn Reggelsen, Jens Peter Davidsen, Niels Mathiesen, Benny Petersen, Lars Petersen og Adde Jørgensen Benny Petersen (uden afbud) Referent: Gitte Postma Side 2 af 7 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\08. Arbejdsmiljøudvalg - tidligere sikkerhedsudvalg\2017\ \referat.doc

44 1. Godkendelse af referat fra den 27. juni 2017 Referat godkendt. 2. APV - afrapportering Status aflægges minimum hvert 3. år! Næste gang SAB - November 2017 Administrationen September 2017 TAB - November 2019 AAAB - November 2017 KB November 2017 ADM, Egevej - Februar 2020 TOAB - Februar 2018 SB - Januar 2019 GAB -? Administrationen ligger under Bjarne og Vivie. GAB Næste gang oktober Lars sender kopi af referat fra sidste afrapportering til Gitte P. 3. Arbejdstilsynet - Besøgsrapport Modtaget besøgsrapport fra Arbejdstilsynet den 7. november 2017 se bilag Varsel om påbud den 7. november Løftet pegefinger fra Arbejdstilsynet. Frist den 15. marts Tilgængeligheden til arbejdsmiljødatabasen. Bjarne har snakket med KTP. Bjarne følger op overfor KTP. Side 3 af 7 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\08. Arbejdsmiljøudvalg - tidligere sikkerhedsudvalg\2017\ \referat.doc

45 4. Nye regler Jævnfør beslutning af den 25. marts 2008 henvises til Arbejdstilsynets hjemmeside Drøftelse af sikkerhedsrundgang Status SAB - December 2017 TAB - Januar 2017 AAAB - December 2016 KB December 2016 TOAB Januar 2017 SB - Januar 2017 GAB -? Næste gang: SAB December 2017 TAB Januar 2018 AAAB December 2017 KB December 2017 TOAB Januar 2018 SB Januar 2018 GAB December 2017 Elværktøj skal ikke længere tjekkes. Ny vejledning sendes ud sammen med referatet. 6. Sager fra sidste møde/møder Intet at referere. Side 4 af 7 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\08. Arbejdsmiljøudvalg - tidligere sikkerhedsudvalg\2017\ \referat.doc

46 7. Mødedatoer og mødefrekvens for arbejdsmiljøgrupperne Hvis oplæg er klar, bedes de medbragt til mødet. SAB 9. januar 2018 Alle med start kl TAB 22. januar Sikkerhedsgennemgang Alle med start kl AAAB 12. oktober december marts 2018 Alle med start kl på Humlehaven KB 8. juni oktober december marts 2018 Alle med start kl på Humlehaven GAB Mødedatoer oplyses. ADM Ingen møder. Vagn sender mail til Gitte P. med nye datoer. GAB 22. november 2017 og 1. marts 2018 Side 5 af 7 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\08. Arbejdsmiljøudvalg - tidligere sikkerhedsudvalg\2017\ \referat.doc

47 8. Sager til næste møde Opdatering af beredskabsplan. Vivie færdig med uddannelse. Har lavet en opgave Handlingsplan i forbindelse med risiko for vold på arbejdsplan. Bilag ud med næste dagsorden. 9. Sygestatistik Se bilag. Lars sender mail med bilag til Gitte P. 10. Kursustilbud Brand og førstehjælp Bjarne planlægger til afholdelse i løbet af januar Tilbud fra Falck se bilag. Bjarne satser på marts 2018 i stedet for. Emne Procedure omkring brand. Fysisk øvelse. Max 20 personer på hvert hold. Et hold i Sønderborg, et i Tønder og et i Aabenraa. 11. Stoffer og væsker med faresymboler (VR) Status på tilbagemelding. TAB har alt i aflåst skab. KB har kun gift i aflåst skab. Opfordring fra Jimmy Alt opbevares i aflåst skab/rum. 12. Dato for årsmøde 2018 (VIV) Mødet skal være afholdt inden udgangen af januar måned hvert år Side 6 af 7 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\08. Arbejdsmiljøudvalg - tidligere sikkerhedsudvalg\2017\ \referat.doc

48 Kalenderlægges fra januar 2019 (i stedet for marts måned) 13. Mødedatoer 2017/2018 Mandag den 12. marts 2018 Årsmøde Egevej 9, 6200 Aabenraa Møderne afholdes kl som telefonmøder dog undtaget den 12. marts 2018!! 14. Eventuelt Kameraer er ved at blive sat op på lokalkontorerne. Skiltes på døren. TAB Helle overtager efter Vagn. GAB Adde overtager efter Lars. Side 7 af 7 K:\G-Drev\8026. SALUS\01. Foreningen og administrationen\11. Diverse udvalg\08. Arbejdsmiljøudvalg - tidligere sikkerhedsudvalg\2017\ \referat.doc

49 Gitte Postma Fra: Vagn Reggelsen Sendt: 14. november :09 Til: Gitte Postma; Arbejdsmiljøudvalg - SALUS Emne: Arbejdsmiljømøde Hej Alle I forlængelse af mødet i går har jeg været inde på AT s hjemmeside vedr. el håndværktøj og fandt følgende: Periodisk eftersyn af elektrisk håndværktøj Elektrisk håndværktøj skal efterses regelmæssigt efter fabrikantens anvisninger for at sikre, at udstyret er i orden. Det krav gælder uanset, at bestemmelserne i stærkstrømsbekendtgørelsen om periodisk el-eftersyn af transportabelt el-håndværktøj er faldet væk. Det var indtil den 1. juli 2017 et krav i stærkstrømsbekendtgørelsen, at el-håndværktøj skulle efterses af en sagkyndig med højst seks måneders mellemrum. For nogle typer el-håndværktøj endda oftere. Bestemmelserne i stærkstrømsbekendtgørelsen er ophævet, men bestemmelserne i bekendtgørelsen om anvendelse af tekniske hjælpemidler gælder stadig. Det betyder, at der fortsat er krav om regelmæssigt eftersyn af elektrisk håndværktøj efter fabrikantens anvisninger samt krav om, at beskadiget håndværktøj skal tages ud af brug. Reglerne indebærer, at håndværktøj, som udsættes for påvirkninger, der kan medføre beskadigelse, og som derfor kan give anledning til farlige situationer, skal efterses regelmæssigt. Samtidig er det et krav, at medarbejderne skal være instrueret om, at beskadiget håndværktøj, der kan medføre ulykkes- eller sundhedsfare, skal tages helt ud af drift. Værktøjet må først komme tilbage i brug, når det er repareret og efterset af en sagkyndig. Eksempler på fejl ved el-håndværktøj Fejl eller mangler ved elektrisk håndværktøj kan fx være: Manglende aflastning i stikproppen på en forlængerledning eller en forlængerledning i forkert kvalitet. En rundsav, hvor sikkerhedsskærmen ikke svinger korrekt tilbage eller går stramt. En kædesav med slap kæde eller sløvt skær. En defekt sikkerhedsforanstaltning som fx en knækket eller revnet plastafskærmning. Fejl og mangler kan opstå når som helst. Tjek derfor altid de tekniske hjælpemidler for synlige fejl, inden de tages i brug. Hvis der er fejl eller mangler på udstyret, må det ikke bruges.. Linket er her. 1

50 Fra: Gitte Postma Sendt: 7. november :09 Til: Arbejdsmiljøudvalg SALUS bolig.dk> Emne: Revideret dagsorden plus nyt bilag til mødet på mandag Venlig hilsen 2