Teamledere: Christoffer Fanø. Jes Barsøe. Stine Trust Laursen. Therese Bohn

Transkript

1 Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn på MultifunC Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Tilsynet er udført den 1. november 2013 Af Bunk & Elkjær Dato Trine Kjærgaard Birkemose Tel Side 1 MultifunC Midtjylland Damagervej 26A, 8260 Viby Tlf.: multifunc@ps.rm.dk Daglig leder: Birthe Rosendal Birthe.rosendal@ps.rm.dk Specialområde Kriminalitetstruede og Dømte Børn og Unge Målgruppen på MultifunC Midtjylland er unge i alderen år med alvorlige vanskeligheder som kan være kriminalitet, aggressiv eller voldelig adfærd samt unge, som har begået alvorlige regelbrud i hjem og skole. Desuden kan de unge have misbrugsproblemer. Det er unge, som har multiple risikofaktorer, og som er i høj risiko for fortsat at udvikle antisocial adfærd Tilbuddet drives i henhold til Lov om Social Service 67, og de unge visiteres efter Lov om Social Service 52, stk. 3 nr. 8 eller 58. Områdeleder: Lars Emil Reinhold Andersen Teams Udredningsteamet Miljøteamet Skoleteamet Familieteamet Teamledere: Christoffer Fanø Jes Barsøe Stine Trust Laursen Therese Bohn

2 Tilsyn og historik Tilsynene udføres efter Lov om Social Service 148a og i henhold til Vejledning til tilsyn på det sociale område, som er godkendt af Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på MultiFunC åbnede i oktober 2012, og har modtaget første tilsyn den 29. januar Seneste tilsynsrapport ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var ingen opmærksomhedspunkter. Tilsynets fokusområder Status: Belægning og efterspørgsel Organisatoriske udfordringer Pædagogisk indsats: Målgruppe, metoder og resultater Medarbejdere og medarbejderkompetencer Undersøgelse af den pædagogiske indsats i henhold til servicelovens 46 Organisering og koordinering af indsatsen internt og eksternt Tilsynets Dokumentation Opbevaring af personfølsomme oplysninger Undersøgelse af om den daglige dokumentation og tilbuddets dokumentationsrutiner understøtter opgaveløsningen Magtanvendelse Undersøgelse af tilbuddets praksis, herunder om principperne for: o legalitet, mindsteindgreb, proportionalitet og individualitet efterleves o undersøge om praksis efterlever den regionale retningslinje Risikovurdering Undersøgelse af om tilbuddets praksis herunder om o Den regionale retningslinje er kendt, og om der er udarbejdet lokale procedurer Effekter for medarbejdernes sikkerhed eventuelle effekter for beboerne. Medicinhåndtering Undersøgelse af om tilbuddets praksis efterlever Sundhedsstyrelsens vejledning og standarden/den regionale retningslinje herunder: o o o Sikker og korrekt medicinhåndtering Medicinansvarlige medarbejdere/uddannelse Anvendelse af Bosted System Utilsigtede hændelser (UTH) Indberetning af UTH til Dansk PatientSikkerhedsDatabase Typer af UTH; medicinfejl, uheld, infektioner og sektorovergange Arbejdsmiljø Aktuelle udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø, vold og trusler, sygefravær Forud for tilsynsbesøget havde tilsynsteamet forberedt sig ud fra tidligere Side 2

3 metode Multireg er det journaliseringssystem, hvori der indberettes data til Socialstyrelsen tilsynsrapporter, informationer i regionens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem og på tilbuddets hjemmeside, herunder: Eksempler på magtanvendelser samt statistik Ydelsesbeskrivelser I forbindelse med tilsynsbesøget har tilsynet modtaget: Udskrift fra Bosted System Udskrift fra Multireg på en beboers arbejde med mål Ved tilsynsbesøget blev følgende interviewet: Birthe Rosendal, afdelingsleder Socialrådgiver, teamleder Pædagogisk assistent Medarbejderrepræsentanterne var udvalgt af ledelsen. Medarbejdernes navne er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Tilsynet ankom kl og forlod tilbuddet igen kl Tilsynet blev planlagt sammen med daglig leder. Tilsynet gennemførte først interview med teamleder og efterfølgende med daglig leder. Der blev herefter gennemført interview med en medarbejder, der desuden forestod dokumentgennemgang og gennemgang af medicinhåndtering. Afslutningsvist fik daglig leder en kort tilbagemelding om forhold, som blev bemærket af tilsynet ved besøget. Tilsynet er udført af Bunk & Elkjær Tilsynets samlede vurdering For den pædagogiske indsats er det tilsynets vurdering: At MultifunC tilbyder stedets unge en specialiseret, struktureret og individuel tilrettelagt indsats, som tilgodeser målgruppens behov og særlige udfordringer. Dette sikres gennem anvendelse af evidensbaserede metoder og ved udarbejdelse af behandlings- og ugeplaner. At medarbejdergruppens kompetencer er medvirkende til at understøtte de unges arbejde med mål og delmål. Og at der er ledelsesmæssig opmærksomhed på at fremme medarbejdergruppens kompetencer, hvilket sker i et samarbejde med Socialstyrelsen. At den pædagogiske indsats efterlever Servicelovens 46, således at de unge sikres mulighed for personlig udvikling og opbygning af kompetencer for at indgå i sociale relationer og netværk, og at de unges skolegang og mulighed for at gennemføre en uddannelse understøttes. At MultifunC har en udfordring i forhold til at få visiteret unge, der er omfattet af konceptets målgruppe. Det er tilsynets vurdering, at ledelse og medarbejdere har fokus på dette, og at der anvendes allerede erhvervede erfaringer med målgruppen. I forhold til dokumentation er det tilsynets vurdering: At der i daglig praksis og i den førte pædagogik er fokus på såvel den unges forudsætninger som muligheder for brugerinddragelse. At der er opmærksomhed på dokumentationen af den pædagogi- Side 3

4 ske indsats både i form af behandlingsplaner, ugeplaner og desuden i forhold til indberetningerne til Socialstyrelsen. At opbevaring af personfølsomme oplysninger håndteres korrekt. I forhold til magtanvendelser er det tilsynets vurdering: At legalitet, mindsteindgreb, proportionalitet og individualitet efterleves. At selve indgrebet i magtanvendelserne beskrives konkret og detaljeret i indberetningerne. At daglig leder skal sikre, at de unges kommentarer til magtanvendelsen fremgår af indberetningen, samt at det fremgår, om myndighedsindehaver er orienteret om magtanvendelsen. Daglig leder giver ved tilsynsbesøget udtryk for, at dette vil blive bragt i orden fremover. I forhold til risikovurdering er det tilsynets vurdering: At der med afsæt i Region Midtjyllands Model for sikkerhed er udarbejdet en ny sikkerhedsmodel i Specialområdet DOK, som er sendt til regionens godkendelse den 3. oktober. At der i konceptet for MultifunC i den indledende screening af den unge laves en risikovurdering, der ligger til grund for det pædagogiske arbejde med den unge, og at der desuden er fokus på dette i daglige vurderinger af den unges fremskridt og tilbagefald. I forhold til medicinhåndtering er det tilsynets vurdering: At tilbuddets medicinhåndtering i praksis efterlever Sundhedsstyrelsens vejledning af 30. juni At medicininstruksen bør være tilgængelig i umiddelbar nærhed af medicinopbevaringen. I forhold til Utilsigtede Hændelser er det tilsynets vurdering: At utilsigtede hændelser registreres og indberettes korrekt til Dansk PatientSikkerhedsDatabase. At der kun optræder utilsigtede hændelser i forbindelse med medicinhåndtering. I forhold til Arbejdsmiljø er det tilsynets vurdering: At ledelsen har fokus på at sikre et godt arbejdsmiljø, og at det må anses som naturligt i etableringen af en ny organisation, at der vil opstå perioder med forvirring, og at dette er en del af en læringsproces. Anbefalinger Medicininstruksen bør være tilgængelig i umiddelbar nærhed af medicinopbevaringen. Opmærksomhedspunkter Daglig leder skal sikre, at de unges kommentarer til magtanvendelsen fremgår af indberetningen, samt at det fremgår, om myndighedsindehaver er orienteret om magtanvendelsen. Nedenstående er tilsynets bearbejdning af datagrundlaget, som er tilvejebragt ved interview, observationer under tilsynsbesøget eller ved dokumentgennemgang. Hvor ikke andet fremgår, er der sammenfald i oplysninger fra ledelse og medarbejdere. Side 4

5 Aktuel status Belægning og efterspørgsel Organisatoriske udfordringer ART= Aggression Replacement Training MultifunC er dannet i partnerskab med Århus Kommune, Herning Kommune samt Region Midtjylland. Århus Kommune har tre pladser til rådighed, og Herning Kommune har en plads til rådighed. Der er aktuelt indskrevet en beboer på MulitifunC. Beboeren har boet på MultifunC i ca. 3 måneder. Der arbejdes på at indskrive yderligere tre unge fra Århus Kommune. For at afgøre om en ung tilhører målgruppen, skal vedkommende igennem en screening. Denne foretages af stedets Udredningsteam. Screeningerne af de tre unge peger i retning af, at to af disse tilhører MultifunCs målgruppe. MultifunC har eksisteret i lidt over et år. I løbet af denne periode har der været indskrevet otte unge. På nuværende tidspunkt har ingen af de unge gennemført et helt forløb. Flere af forløbene er afbrudt af forskellige årsager, bl.a. har forældre trukket deres samtykke, kommunen har peget på andet anbringelsessted eller den unge har begået ny kriminalitet. Daglig leder og teamlederen beskriver, at det har været en udfordring at få indskrevet unge, der passer ind i MultifunCs målgruppe. Der er aftalt møde med Århus og Herning Kommune, hvor emnet er forståelse og afklaring i forhold til MultifunCs målgruppe. Daglig leder oplever, at medarbejderne er utålmodige i forhold til, hvornår der indskrives flere unge. Den overskydende tid anvendes aktuelt til medarbejderuddannelse i konceptets forskellige metoder, og aktuelt træner medarbejderne intensivt i forhold til ART. Den pædagogiske indsats Målgruppe YLS= Youth Level Off Service MultifunCs opgave er at støtte og træne utilpassede unge til at indgå i det normale samfund på lige vilkår med deres jævnaldrende. Dette samtidig med at forældrene trænes i, hvordan de kan opnå et bedre samarbejde med den unge. De unge skal være mellem 14 og 18 år og have problemer af forskellig karakter som: aggressiv adfærd, misbrug, kriminalitet eller lignende problematikker. Det er væsentligt, at de unge har en normal begavelse for at kunne forstå systemet og drage fordel af de forskellige metoder, der anvendes i MultifunC. Inden indskrivning screenes den unge af udredningsteamet, og der foretages en risikovurdering, som udtrykkes gennem en YLS score. YLS scoren placerer de unge i en lav, moderat, høj eller meget høj risikokategori. Hvis YLS scoren er lav, hører den unge ikke til MultifunCs målgruppe. Har den unge f.eks. ikke problemer i forhold til forældrene, vil dette give en lavere score, og den unge vil ikke profitere tilstrækkeligt af den del af programmet, som familieteamet varetager. Generelt skal YLS scoren være høj, for at den unge profiterer af hele programmet, og for at ressourcerne fra alle fire teams kan anvendes i forhold til den unge. Det er desuden vigtigt, at den unge har en vis motivation i forhold til, at der skal ske forandringer. Den unge kan godt indskrives med en misbrugsproblematik, men den unge skal være indstillet på at påbegynde en forandringsproces. Side 5

6 Den pædagogiske indsats Metoder I MultifunC konceptet anvendes en række forskellige metoder, hvoraf flere er evidensbaserede. Følgende metoder anvendes: Motiverende Interview (MI), No power No Loose, Aggression Replacement Training (ART), Multisystemisk terapi (MST) og Parent Management Training (PMTO). Indsatsen tager udgangspunkt i en manualiseret tilgang, der har afsæt i ovenstående metoder. Der arbejdes med et forstærkningssystem i seks niveauer, hvor den unge, ved de rette handlinger, kan gøre sig fortjent til point. Disse kan udmøntes i privilegier som f.eks. internetadgang om aftenen. De unge kan ikke blive fratrukket point. Niveau 1 fokuserer på: At de unge lærer medarbejderne at kende, intro til stedets regler og etablering af en regelmæssig døgnrytme. Niveau 2 tager i højere grad afsæt i de problemer, der er afdækket i udredningsfasen. Hvis der i udredningen f.eks. er peget på, at den unge har aggressionsproblemer, vil dette blive omsat til handlinger, der kan give point. Det er de medarbejdere, der er på vagt, der er ansvarlige for tildelingen af point. Daglig leder oplyser, at det er nødvendigt, at medarbejderne løbende drøfter, hvad der giver point. Medarbejderne oplever, at de unge tager godt imod pointsystemet, som virker motiverende for de unge. Daglig leder oplyser, at de har oplevet at unge, der har været forsvundet/rømmet, er kommet tilbage for at spise aftensmad for ikke at gå glip af point. Det synliggøres for den unge, hvilket niveau denne befinder sig på, eksempelvis ved en markering på den unges lejligheds dør. Indarbejdelsen af de forskellige metoder sker i et samarbejde med Socialstyrelsens kvalitetssikringsteam. Der indberettes data til Socialstyrelsen en gang ugentligt. Hver 14. dag forestår Socialstyrelsen afholdelse af Skype-vejledninger af de enkelte teams. Desuden afholder Socialstyrelsen booster-møder for såvel de enkelte teams som for hele medarbejdergruppen. Emnet på sidste booster-møde var analyse af adfærd. Individuelle planer/ Behandlingsplaner Det er udredningsteamets opgave at udarbejde de unges behandlingsplaner. I behandlingsplanen er beskrevet de overordnede mål, og planen er afstemt i forhold til kommunens mål med opholdet. Udredningsteamet har ansvaret for at sikre, at behandlingsplanen koordineres med kommunen. Behandlingsplanen justeres løbende i forhold til input fra miljøteamet, skoleteamet og familieteamet. De overordnede mål fra behandlingsplanen brydes op i månedlige og ugentlige mål for den unge. Samtlige teams udarbejder en ugeplan for den unge. I ugeplanen opstilles der delmål, som relaterer sig til behandlingsplanens overordnede mål. Tilsynet konstaterer, at der i ugeplanerne samt i registreringerne i Multireg fremgår mål samt beskrivelse af hvilke handlinger, der kan føre til opnåelse af målene. Graden af den unges indflydelse på udarbejdelsen af ugeplanen er afhængig af, hvilket niveau den unge befinder sig på. Jo højere niveau, jo højere indflydelse har den unge. Ugeplanen gennemgås hver morgen med den unge. Der kan ikke ændres i planen. Hvis en ung ikke vil gennemføre en aktivitet, forsøger medarbejderne at motivere den unge i forhold til aktiviteten. Hvis aktiviteten ikke gennemføres, får den unge ikke point. Side 6

7 Den pædagogiske indsats Efterlevelse af 46 i serviceloven - formål med indsatsen De unge støttes i at etablere netværk i lokalområdet. Dette kan ske gennem uddannelsesinstitutioner, arbejde eller ved brug af foreningstilbud. Familieteamet arbejder med en styrkelse af den unges relation til nærmeste familie eller til plejefamilie. Skoleteamet støtter den unge i forhold til uddannelsesaktiviteter og har fast kontakt til lærerne på skolen, således der sikres gensidig information om den unges forløb. Aktuelt er skoleteamet optaget af, hvorledes der kan etableres praktikpladser i lokalområdet. Daglig leder oplyser, at det har været en udfordring i forhold til nogle af de tidligere indskrevne unge, at de er kommet fra lokalområdet, og her har indgået i netværk med negativ indflydelse på den unge. Dette har vanskeliggjort arbejdet med at forebygge uønskede adfærdsmønstre hos den unge. Kontakten mellem de unge på MultifunC søges reduceret til et minimum gennem en høj personaledækning og fraværet af fællesrum. Dette hindrer de unge i at påvirke hinanden negativt og forebygger, at de unge forstærker uønskede adfærdsmønstre hos hinanden. Teamlederen oplyser, at der aktuelt arbejdes med en ændring af mødestrukturen. Arbejdet med den unges ugeplan skal koordineres bedre mellem de fire teams for at understøtte koordinationen og sammenhængskraften i behandlingsarbejdet. De fire teams mødes en gang ugentligt. Teamlederne holder ligeledes møde hver uge. Der afholdes fælles personalemøde ca. en gang om måneden. Hver 4. uge indkaldes der til samarbejdsmøder med den kommunale sagsbehandler og forældrene. Medarbejdere og medarbejderkompetencer Der er aktuelt ca. 26 ansatte på MultifunC. Flere af medarbejderne er ud over MultifunC tilknyttet Koglen og Grenen. Dette gør sig gældende i forhold til køkkenpersonale, pedel og administration, der er fælles for Specialområdet. De ansatte i de fire teams er udelukkende tilknyttet MultifunC. Den største faggruppe på stedet er pædagoger. Desuden er der ansat socialrådgivere, psykologer og lærere. Aktuelt er der tilknyttet 5 vikarer, hvoraf flere ikke er uddannet til området. Aktuelt anvendes vikarerne dog kun i begrænset omfang, da der kun er indskrevet en beboer. Desuden er to af stillingerne 25 timers stillinger, og medarbejderne ansat i disse supplerer deres timetal ved at tage vikarvagter. Dokumentation Ved samtale med medarbejderen får tilsynet en gennemgang af Bosted System med udgangspunkt i en tilfældigt udvalgt ung. Desuden fremvises en ugeplan samt en behandlingsplan for en ung. De unges personlige oplysninger opbevares i Bosted System, eller i et journalsystem, der er udviklet til Grenen. Begge systemer skal åbnes med en personlig kode. I Bosted System føres dagbogsnotater i relation til de opstillede mål og delmål. Målene fremkommer, når Bosted System åbnes på den enkelte unge. Der skrives dagbog hver dag. I systemet fra Grenen opbevares den unges behandlingsplan samt ugeplanen. Desuden foretager medarbejderne registreringer i Multireg, som er et journaliseringssystem, der er knyttet til MultifunC konceptet, og som administreres af Socialstyrelsen. I dette registreres løbende oplysninger vedr. den unges og medarbejdernes arbejde med målene. Oplysningerne anvendes i forhold til den løbende dialog med Socialstyrelsen vedr. programmets udfoldelse. Dokumentationen skal desuden anvendes i forbindelse med SFIs gennemførsel af et implementeringsstudie og et effektforskningsstudie i forbindelse med MultifunCs implementering i Danmark. Side 7

8 Den pædagogiske indsats Der arbejdes på, at alle procedurer og manualer bliver nedskrevet og samlet i en håndbog. Medarbejderne er med til at udarbejde disse. Daglig leder har netop sendt ti nye procedurer til teamlederne, der har ansvaret for at gennemgå disse med medarbejderne. Magtanvendelser og risikovurdering Magtanvendelser Alle magtanvendelser registreres og indberettes i Bosted System. Nye medarbejdere introduceres til lovgivningen vedrørende magtanvendelser. Der er opmærksomhed på, at magtanvendelsen registreres med detaljeret beskrivelse af, hvordan selve indgrebet fandt sted. Tilsynet har fået udleveret tre magtanvendelsesindberetninger. Disse er alle udfyldt med konkret og deltaljeret beskrivelse af selve indgrebet. I to af disse fremgår det, at den unge er i stand til at reflektere over magtanvendelsen, men den unges kommentarer til magtanvendelsen fremgår ikke i registreringen. Desuden fremgår det i den ene af disse ikke, om forældremyndighedsindehaver er underrettet. Tilsynet konstaterer, at MultifunC ikke følger proceduren for magtanvendelser på disse to punkter. Daglig leder giver ved tilsynsbesøget udtryk for, at dette vil blive bragt i orden fremover. Ifølge daglig leder bliver der arbejdet systematisk med sekvensanalyser efter en magtanvendelse. I sekvensanalysen gennemgås episoden konkret, og det vurderes, hvor i kæden der evt. kunne være foretaget en anden handling. Det er under overvejelse, om nogle af stedets medarbejdere skal uddannes til at kunne forestå en debriefing efter en magtanvendelse, eller om debriefingen evt. skal varetages af en medarbejder, der er uddannet til dette, fra et af de andre tilbud i DOK. Risikovurderinger Med afsæt i Region Midtjyllands Model for sikkerhed er der i Specialområdet DOK udarbejdet en ny sikkerhedsmodel. Denne er sendt til regionens godkendelse den 3. oktober. Modellen er endnu ikke godkendt og dermed ikke implementeret på MultifunC. I forbindelse med den indledende screening og YSL scoren laves der en risikovurdering af de unge, der ligger til grund for det pædagogiske arbejde. Desuden er det daglig praksis i forbindelse med morgenens vagtskifte, at medarbejderne gennemgår, hvad der har været af fremskridt eller tilbagefald i forhold til den unges adfærd. Dette gennemgås systematisk og med fokus på, at den unge skal følge det planlagte program i ugeplanen. Der er fokus på, hvorledes medarbejderne kan fastholde krav i forhold til den unge, uden at dette ender i voldsomme konflikter. Den unge skal lære at ændre adfærd, uden at dette nødvendigvis indebærer en konflikt. Side 8

9 Sundhedsfaglige forhold Medicinhåndtering Medicin opbevares i et aflåst medicinskab på medarbejderkontoret, som er aflåst. Hver beboers medicin holdes adskilt, og der er tydelig angivelse af den unges data. Medicinen dispenseres af en medicinansvarlig medarbejder, der har medicinkursus. Når der udleveres medicin til en af de unge, registreres dette i Bosted System, hvilket tilsynet så eksempler på ved gennemgangen af Bosted System. Når en ung flytter ind, kontaktes lægen for status på aktuel medicinering. En medicininstruks var ikke i umiddelbar nærhed af medicinopbevaringen, og medarbejderen kunne ikke fremfinde den i forbindelse med fremvisning af tilbuddets medicinhåndtering. Utilsigtede hændelser Ifølge medarbejderen er der kun få utilsigtede hændelser på MultifunC, og disse relaterer sig til medicinhåndteringen. Typiske fejl er, at medicinen ikke gives på det rigtige tidspunkt, eller at medarbejderne glemmer at registrere i Bosted System, at der er givet medicin. Der optræder ikke utilsigtede hændelser i forbindelse med uheld, infektioner og sektorovergange. Daglig leder oplyste, at hun indberetter utilsigtede hændelser til Sundhedsstyrelsens database. Arbejdsmiljø Daglig leder oplyser, at i forbindelse med etableringen af MultifunC har såvel medarbejderne som ledelse i perioder været præget af forvirring. Dette har bl.a. sin årsag i, at det er en helt ny organisation, der skal etableres med nye medarbejdere, flere forskellige faggrupper, der skal samarbejde, indarbejdelse af forskellige metoder mv. Dette har været en fortløbende proces, hvor den enkelte er udfordret af, at når vedkommende tror, der er styr på konceptet/manualen, så dukker der nye nuancer op, der skal indarbejdes. Nogle medarbejdere har i perioder følt sig handlingslammede i forhold til vurdering af, hvad der var og ikke var tilladt i forhold til konceptet. Daglig leder oplyser, at enkelte medarbejdere har valgt at opsige deres stilling, da de ikke har kunnet forene sig med konceptet. Såvel teamlederen som medarbejderen, som tilsynet talte med, udtrykte at de var glade for at være en del af MultifunC, og at de oplevede at der var et godt arbejdsmiljø på stedet. Der afholdes medarbejderudviklingssamtaler. Disse er fordelt, så daglig leder står for samtalerne med teamlederne, og teamlederne har samtaler med medarbejderne. Daglig leder oplyser, at der har været afholdt samtaler med teamlederne, og at teamlederne er i gang med udviklingssamtaler med medarbejderne. Den lovbestemte arbejdsmiljøaftale forligger, og der er indgået lønaftale med medarbejderne og de respektive organisationer. Side 9