Overbliks- og udviklingsmodel for små og mellemstore virksomheder

Transkript

1 Overbliks- og udviklingsmodel for små og mellemstore virksomheder Formål At identificere og udvikle virksomhedens styringsevner for at skabe konkurrencekraft. Baggrund Dansk Produktions Univers er i kontakt med mange produktionsvirksomheder og det er derfor essentielt at kunne screene disse virksomheder på en effektiv og præcis måde. Endvidere også at kunne skabe udviklingsrejsen baseret på screeningsanalysen. Indhold Værktøjet indeholder tre centrale elementer: En Modenhedsmodel En Modenhedsanalyse En Udviklingsguide Forankring Denne metode er et værdifuldt værktøj for at komme tæt på produktionsvirksomhederne. Finansiering Modellen er udviklet i forbindelse med RegionMidt projektet, der støtter Dansk Produktions Univers' udvikling

2 Hvorfor dette værktøj? Problembaggrund Problemstilling Industribeskæftigelsen er faldet 20% i perioden 2009 til 2013 Færre produktionsvirksomheder (Ca. 30%) for SMV er i perioden 2000 til 2010 og faldende omsætningsvækst i perioden 2008 til Investeringsvæksten hos SMV er er faldet 16% og 9% i perioden 2008 til 2012 Politisk fokus på bibeholdelsen af dansk industri og dets arbejdspladser SMV ers evne til at skabe konkurrencekraft, vækst og indtjening og dermed skabe flere arbejdspladser er manglende SMV er evner i begrænset grad at proaktivt udvikle virksomheden og er styret af et drifts mindset (Ambidextarity) SMV er ved ofte godt hvad de gerne vil, men ikke hvordan de skal gøre det (Knowing-doing gap) SMV er fokuserer oftest på efficiens At gøre tingene rigtigt, men glemmer ofte effektivitet At gøre de rigtige ting og dermed tænke langsigtet Der er altså et entydigt behov for at hjælpe virksomhederne med at prioritere deres knappe ressourcer og udvikle virksomhederne, der hvor det giver mest værdi!

3 Udviklingsmetoden & Dets elementer Fase A: Fase B: Fase C: Fase D: Fase E: Fase F: Teoretisk Fundament Delphi metode* 1. Delphi runde 2. Delphi runde 3. Delphi runde Test af værktøj Intra & Inter Supply Chain Management Opsætning af Delphi Metode Identificering af modenhedskategorier Identificering af modenhedsniveauer Specificering af modenheder Test på 4 virksomheder Business Process Management Business Process Maturity Models Screening af Eksperter Design valg for modellen Identificering af modenhedsindikatorer Spørgeskema Feedback Første udkast Ekspert Gruppe Erhvervsledere, Konsulenter & Professorer Andet udkast Tredje udkast Fjerde udkast Evaluering & Tilpasning Teoretisk & videnskabelig fundament Praktisk anvendelig * Delphi metoden er en interviewform, hvor man samler viden fra en gruppe eksperter og interviewer dem individuelt af flere runder vedrørende et specifikt emnefelt. Delphi metoden er blandt de bedste kvalitative interview metoder til at skabe et præcist og korrekt resultat (Wounderberg, 1991)

4 Værktøjet kan! Værktøjet handler om At skabe bevidsthed og et fælles opfattelse af virksomhedens nuværende situation At prioritere sine økonomiske og menneskelige ressourcer At proaktivt skabe den løbende og holistiske udvikling med en struktureret tilgang At skabe en sund balance mellem drift og udvikling At skabe en stærk forudsætning for organisk vækst Værktøjets styrker Der er fokus er på at skabe konkurrencekraft Det er udviklet og tilpasset specifikt til små og mellemstore produktions virksomheder (SMV er) Der er en objektiv screening af den nuværende situation Det er en effektiv AS-IS vurdering Det er tilpasset virksomhedens behov og udfordringer Det er udviklet i samarbejde med et anerkendt ekspert panel Det skaber en strategisk indsigt Det skaber anledning til dialog i ledergruppen Værktøjet har skabt værdi til alle test-virksomhederne og sat sit præg på virksomhedens udviklingen

5 Værktøjets tre elementer 1. Modenhedsmodel Denne model viser udviklingsrejsen for SMV er ved at fokusere på 6 essentielle modenhedskategorier og 5 modenhedsniveauer når man skal skabe konkurrencekraft 2. Modenhedsanalyse Analysen er baseret på et spørgeskema, hvor man objektivt vurderer virksomhedens modenhed indenfor 60 centrale parametre 3. Udviklingsguide Udviklingsguiden hjælper virksomheden med at definere konkrete projekter, som er baseret på modenhedsanalysens resultater

6 Element 1: Modenhedsmodel Hvad er Modenhed? Modenhed er det omfang hvormed organisationen styrer sine processer, altså hvor godt er de dokumenteret, defineret, målt, udbredt og kontinuerligt forbedret i organisationen. Hvad er en Modenhedskategori? En modenhedskategori er en essentiel faktor, der er toneangivende når en virksomhed ska forbedre sin konkurrencekraft Hvad er et Modenhedsniveau? Modenhedsniveauet er defineret som et stadie virksomheden befinder sig i, i forhold til det mål virksomheden stræber efter indenfor de forskellige processer. Hvert niveau bygger oven på det nedenstående niveau.

7 Element 1: Modenhedsmodel Niveau 5 Fuldt Integreret Strategien inddrager forsyningskædens medlemmer Proces fokuseret forsyningskæde Performance styring for forsyningskæden Synlig inddragende kultur overfor udvalgte forsyningskæden Informationsdeling med forsyningskæden Åben økonomistyring med forsyningskæden Niveau 4 Delvis Integreret Strategisk samarbejde med udvalgte interessenter Proces samarbejde med udvalgte interessenter Performance styring med udvalgte interessenter Synlig inddragende kultur overfor udvalgte interessenter Informationsdeling med udvalgte interessenter Åben økonomistyring med udvalgte interessenter Niveau 3 Tværfunktionelt Tværfunktionel strategisk anvendelse Tværfunktionelle processer Tværfunktionel performance styring Tværfunktionel team kultur Tværfunktionel informationsdeling Detaljeret, præcis og udførlig økonomistyring Niveau 2 Funktionsopdelt Overordnet retningsbestemt strategi Afdelingsprocesser Overordnet performance styring Afdelingsopdelt kultur Funktionsopdelt informationsdeling Overordnet og gennemskuelig økonomistyring Niveau 1 Ad hoc Sporadisk strategi Aktivitetsfokuseret Sporadisk performance styring Individuelle kulturer Sporadisk informationsdeling Basal økonomistyring Modenheds- Niveauer Strategi Proces Performance Styring Kultur & Mennesker Informationsdeling Økonomi Modenhedskategorier

8 Element 1: Modenhedsmodel Et par nøgleord om hver kategori Formål Vision & Mission Positionering Intuition Performancemåling Strategisk Integreret Performance Kultur Udvikling & Drift styring Brugervenlighed Datakvalitet Informationsstyring Handlingskraft Værdikæde Supply Chain Flow Organisering Samarbejde Konflikttype Differentiering Værdier Data Rapportering Cash Flow Lønsomhed Risikostyring Strategi Proces Performance Styring Kultur & Mennesker Informationsdeling Økonomi Modenhedskategorier

9 Element 1: Modenhedsmodel Et par nøgleord om hvert niveau Niveau 5 Fuldt Integreret Niveau 4 Delvis Integreret Niveau 3 Tværfunktionelt Niveau 2 Funktionsopdelt Niveau 1 Ad hoc Integration med forsyningskæden Interorganisatorisk netværksstyring Proaktiv integration Længere tidshorisont Udviklingsfokuseret Holistisk styring Proaktiv Lang tidshorisont Drift fokuseret Sporadisk styring Dag-til-dag tankegang Kort tidshorisont Integration med udvalgte interessenter Interorganisatorisk styring Proaktivt samarbejde Lang tidshorisont Drift & udviklings fokuseret Funktionsopdelt styring Reaktiv Mellem tidshorisont Modenheds- Niveauer

10 Element 2: Modenhedsanalyse Hvad er en modenhedsanalyse? En modenhedsanalyse vurderer objektivt virksomhedens modenhed indenfor hver enkelt kategori Modenhedsindikatorer I hver modenhedskategori er der identificeret 10 modenhedsindikatorer, som er essentielle når virksomheden skal forbedre sin konkurrencekraft Spørgeskema Til de i alt 60 modenhedsindikatorer er der udformet et spørgeskema, som skal definere virksomhedens modenhed. Modenhedsresultat & Analyse Resultatet af spørgeskemaet skal analyseres for at identificere virksomhedens styrker og svagheder

11 Element 2: Modenhedsanalyse Modenhedsindikatorer Strategi Proces Performance styring Kultur & Mennesker Informationsdeling Økonomi Vision & Mission Definition KPI struktur Faglig diversitet IT / ERP system Likviditet Strategisk målsætning Dokumentation Opfølgning Menneskelig diversitet Gennemsigtbarhed Produktmix Anvendelse Integration Ansvar Kompetenceudvikling Brugervenlighed Risikostyring Handlingsplaner Ejerskab KPI tilpasning Synlige værdier Stamdata kavlitet Rapportering Udførelse Udvikling Strategiske KPI er Engagement Driftinformationer Regnskab Udvikling Standardisering Handlingsplaner Samarbejde Udviklingsinformationer Analyser Ressourcer Proces mapping Ambition Sikkerhed Procedurer Sårbarhed Opfølgning Ressourcer Synlighed Problemløsningskultur Stamdata politik Finansiering til vækst Ansvar Efterlevelse Projekt måling Dialog Ressourcer Procedurer Indhold Synlighed SMARTE mål Forandringsparathed Mødestruktur Budget

12 Element 2: Modenhedsanalyse Spørgeskema: Eksempler på spørgsmål Der sættes et kryds ud for den beskrivelse, som bedst passer til virksomhedens situation Strategi Spørgsmål 1: Vision & Mission Vision og mission er ikke defineret Vision og mission er defineret og er delvist kendt af medarbejderne Vision og mission er defineret, kendt af hele virksomheden og bruges aktivt i dagligdagen Vision og mission er kendt af udvalgte kunder og leverandører Vision og mission er alment kendt af omgivelserne Performancestyring Spørgsmål 8: Problemløsningskultur Problemer skaber løbende interne og negative konflikter Det er op til den enkelte at løse de opstående problemer og konflikter Kulturen sikrer identificeringen af kerne årsagen til problemet og løses med handlingsplaner og opfølgning Problemerne løses i samarbejde med udvalgte kunder og leverandører Problemer løses i samarbejde med forsyningskæden så flaskehalsen elimineres og ikke videresendes Det anbefales at flere personer/ledere besvarer spørgeskemaet, da dette viser tydelige forskellige opfattelser af virksomhedens nuværende situation. Dermed skabes et stærkt grundlag for en konstruktiv dialog.

13 Element 2: Modenhedsanalyse Modenhedsresultat & Analyse Samlet oversigt Niveau / Kategori

14 Element 2: Modenhedsanalyse Modenhedsresultat & Analyse Detaljeret oversigt Proces Resultat fordelt på modenhedsindikatorer Definition Synlighed Dokumentation Efterlevelse Integration Ressourcer Ejerskab Proces mapping Udvikling Standardisering Proces Minimum Maximum

15 Element 2: Modenhedsanalyse Modenhedsresultat & Analyse Detaljeret oversigt Som konsulent / rådgiver / vejleder skal man: Strategi Vision og mission Proces Definition Indhold Strategisk målsætning Synlighed Dokumentation Identificere styrker og svagheder Ansvar Anvendelse Efterlevelse Ressourcer Integration Ejerskab Opfølgning Handlingsplaner Proces mapping Udvikling Identificere sammenhænge mellem kategorier og modenhedsindikatorer Ressourcer Udvikling Mennesker & Kultur Faglig diversitet Udførelse Standardisering Performance styring KPI struktur Forandringsparath ed Menneskelig diversitet SMARTE mål Opfølgning Relatere resultatet til virksomhedens faktuelle problemstillinger Dialog Problemløsningskul tur Kompetence udvikling Synlige værdier Projekt måling Synlighed Ansvar KPI tilpasning Sikkerhed Engagement Ambition Strategiske KPI'er Samarbejde Handlingsplaner Anbefale hvilke indsatsområder der er aktuelt indenfor hver kategori Økonomi Likviditet Informationsdeling IT / ERP system Budget Produktmix Mødestruktur Gennemsigtbarhed Give en samlet vurdering & anbefaling som løfter virksomhedens modenhed (Kort- og langsigtet) Procedurer Finansiering til vækst Sårbarhed Regnskab Risikostyring Rapportering Ressourcer Stamdata politik Procedurer Brugervenlighed Stamdata kvalitet Driftinformationer Analyser Udviklingsinformat ioner

16 Element 3: Udviklingsguide Hvad er en udviklingsguide? En udviklingsguide er en tilpasset A3, som hjælper virksomheden videre fra sit nuværende modenhedsstadie. Guiden hjælper virksomheden med at definere konkrete projekter, som er afledt af modenhedsanalysen og den skabte dialog. Hvad er en A3? En A3 er en projekt-skabelon der hjælper projektlederen med at specificere projektet og tage højde for de mange forskellige elementer der indgår i denne proces. Hvordan bruger man en A3? Hver projektleder udfylder skabelonen for hvert identificerede forbedringsområde. A3 erne præsenteres, tages op til dialog og tilpasses. Dernæst igangsættes aktiviteterne beskrevet i A3 en.

17 Element 3: Udviklingsguide En A3 indeholder 8 centrale elementer Formaliteter Virksomheden, projekt navn, projekt leder, sponser, tidsramme & Godkendelse Interessenter Beskriv de involverede interessenter i projektet og hvordan de bør gribes an Problembaggrund og Problemstilling Beskriv kort og præcist baggrunden for at igangsætte projektet og hvilken problemstilling der skal løses Hvad omhandler projektet? Beskriv kort og præcist hvad projektet mere konkret omhandler Ressourcer Angiv hvad det estimerede ressourceforbrug vil være for projektet (Timer, økonomi, kompetencer og medarbejdere) Aktiviteter De toneangivende aktiviteter defineres og placeres på en tidslinje (Gant diagram), hvor der også afsættes ansvar og timeforbrug pr. aktivitet Success kriterier Der opsættes en række målepunkter, som er vigtige for projektets succes. Samt hvad den nuværende KPI er og dets målsætning Risiko & begrænsninger Beskriv de risici der forventes at påvirke projektets gennemførsel, hvor sandsynligt den indtræffer og de forebyggende aktiviteter

18 Element 3: Udviklingsguide A3 - Udviklingsguide Virksomhed Projektnavn Projektleder Sponsor (giver) Tidsramme Problembaggrund / Problemstilling Dine stakeholdere Hvad omhandler projektet? Gantt-diagram Successkriterier Aktivitet/Milepæl: Ans Timer Dag / Uge / Måned Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec KPI Nuværende KPI Målsætning Ressourcer Økonomi: Timer Økonomi (Investering og kost) Involverede medarbejdere (Input fra ansvarlige personer på aktiviteter) Medarbejder Afsatte timer Kompetencer Risiko / begrænsninger Risiko beskrivelse Sandsynlighed (1-5) Aktivitet Ansvar Virksomhed - A3 Godkendt af: (Sponsor Navn + dato)

19 Feedback fra virksomheder Jual A/S, Ib Floutrup, dir. Produktion, indkøb og logistik JUAL A/S Efter at vi havde besvaret spørgsmålene i de seks kategorier, var vi noget i tvivl om vi kunne få et udbytte af analysen. Analyserapporten var imidlertid spot on og meget brugbar i de kommende indsatsområder. Vi kunne jo egentlig tage alle fokus punkterne fra jeres analyse og prioritere dem Lars Lauridsen, Produktionschef, JWL Det er forbavsende rigtig det analysen viser. Nu kan der sættes ord på farepunkterne, der måtte være i vejen, for at eksekvere den lagte strategi. Michael Berggreen, Lean & Factory Manager, AH-Industries Modellen giver et godt helhedsbillede af hele vores virksomhed, og dermed gode inputs til strategiske indsats områder. Spørgsmålene fik mig til at tænke efter og perspektivere til vores daglige opgaver. Vores strategi arbejde har fået perspektiv, og et professionelt boost af at anvende modellen.

20 Download værktøjerne Spørgeskema Kontakt os via og få spørgeskemaet med 60 spørgsmål der tilsammen skaber en objektiv måling af virksomhedens modenhed. NB. Husk at det anbefales at flere fra ledergruppen besvarer spørgeskemaet, for dermed at bruge resultatet til en konstruktiv dialog. Skabelon til modenhedsresultat Kontakt os via og få skabelon til at indtaste værdierne fra de besvarede spørgeskema. Derefter vil der i fanen resultat vises modenhedsresultatet. Desuden er der vist eksempel på indtastning og resultat. A3 - Udviklingsguide Kontakt os via info@danskproduktionsunivers.dk og få udviklingsguiden, som er en A3 skabelon der sætter rammen for dine projekter. Der er en tom skabelon og en skabelon, der beskriver hvad der skal skrives i hvert felt.

21 Vil du vide mere? Har du interesse i dette værktøj deler vi gerne værktøjet, samt vores viden og erfaringer. Kontakt: Lone Jakobsgaards, HR & Projektchef Tel Lone.Jakobsgaard@danskproduktionsunivers.dk