Bilag 1. Forslag til tiltag ved organisering af store projekter Region Syddanmark Evaluering af store lokale byggeprojekter.

Transkript

1 Bilag 1 Frslag til tiltag ved rganisering af stre prjekter Regin Syddanmark Evaluering af stre lkale byggeprjekter.

2 Afdeling: Bygningsafdelingen Udarbejdet af: Jens Erik Beuchert Jurnal nr.: Dat: 10. marts 2015 Telefn: Indhld 1. Baggrund Frslag Mdel fr at være tættere på ttalrådgiverens hvedprjektering i alle delprjekter Mdel fr håndtering af grænseflader i alle delprjekter Styring af tilkøb Bygherrens EGEN risiktidsplan i alle delprjekter Afsætte frnøden tid til prjektgranskning af dispsitinsfrslag/prjektfrslag g tilretning inden næste fase Afsætte frnøden tid til kntrl af hvedprjekt g tilretning inden næste fase Udarbejdelse af strategi fr frigivelse af reserver g besparelser Prfessinalisering af bygherrens EGEN udførelsesrganisatin Prfessinalisering af rådgivers udførelsesrganisatin Særskilt styring af således udført dkumentatin Udbudsstrategien skal "trykprøves" Organisatins review Vurdering af incitamentsmdeller Udarbejde indkøbshåndbg dækkende hele prcessen fra afdækning til driftsinstruktin(brtskaffelse) Designmanual Successiv kalkulatin på uafklarede ekstra krav pr. delprjekt(såvel rådgiver sm udførende) Organisering mkring markante ekstrakrav (såvel rådgiver sm udførende) Prjektsekretærfunktin Udførelsesrganisatinen med i prjekteringen Mængde - g afregningsgrundlag Entreprenørrisik Prjektkvalitet Task Frce Fkus på rådgivningsydelser Side 2/19

3 1. Baggrund 2. Frslag Regin Syddanmark har de seneste år iværksat en række stre lkale byggeprjekter indenfr psykiatri g smatik varierende i størrelse fra ca. 0,25 til 1,25 mia. Disse er generelt i udførelsesfasen, dg er Retspsykiatrien i Middelfart (ca. 250 mi.) g SHS Aabenraa fase 1 (ca. 550 mi.) afleverede g i drift. Der er i periden december 2014 til g med januar 2015 udført en erfaringspsamling fra disse prjekter g på dette grundlag udarbejdet en række frslag til tiltag, der kan styrke styringen af de stre prjekter. Frslagene er baseret på at den nrmale rganisering med bemanding med frnøden kapacitet g kmpetencer samt at firmakulturen er skabt. Nærværende er et bilag til ntat "Frslag til tiltag ved rganisering af stre prjekter, g beskriver verrdnet frslagene. 2.1 Mdel fr at være tættere på ttalrådgiverens hvedprjektering i alle delprjekter At sikre bygherren et verblik ver prjektet med hensyn til mfang, kmpleksitet g prjektkvalitet g derved at sikre bedre øknmi- g tidsstyring. Afhængig af valg af udbudsstrategi kan tiltagene variere. En udbudsfrm, der vil øge fkus på prjekteringen er de tidlige udbud på grundlag af prjektfrslag eller udvidet prjektfrslag med. f.eks. fkus på materialevalg, mængde g afregningsgrundlag. Herved sker prjekteringen i et tæt samspil mellem alle aktører, g alt fkus vil være på at prjektmaterialet bliver målrettet md prduktin. I prcessen fasthldes entreprenøren i frhld til tidsstyringen. Da der er såvel frdele sm ulemper ved denne mdel bør den belyses nærmere i frbindelse med udbudsstrategien. På der mere traditinelle udbudsfrmer kan tiltagene være: Regelmæssige audits (discipliner, tid, øknmi g grænseflader) Regelmæssige møder med fkus på prjektmaterialet Iværksættelse af frslag 1.2 Mdel fr håndtering af grænseflader Frnøden tid til Prjektgranskning g kntrl jf. frslag 1.5 g 1.6. Side 3/19

4 Opdateret kendskab til stade g indhld "Løbende kntrl" Ttalrådgiver bliver "tvunget" til at levere udførelsesprjekt Entreprenøren låses md krav til tid g øknmi frårsaget af prjektmaterialet (tidligt udbud) Mulighed fr krrigerende tiltag Færre prblemer i udførelsen med afledte frskydninger i øknmi g tid. Øknmisk ptentiale ud fra en helhedsbetragtning Øget tidsfrbrug fr bygherren g frnøden styringskraft. 2.2 Mdel fr håndtering af grænseflader i alle delprjekter At frebygge ekstra udgifter g tidsfrsinkelser til ikke prjekterede grænseflader Der nedsættes en arbejdsgruppe udelukkende til at afdække g sikre at grænseflader er håndterede i prjekteringen. Der fkuseres på tværs af discipliner inklusiv prjektledelse tværs af faser tværs af bygninger tværs af entrepriser tværs af delprjekter tværs af andre prjekter tværgående elementer sm f.eks. frsyninger, lgistik etc. Det anbefales at der i startfasen udarbejdes en prjekthåndbg fr tiltaget baseret på en afdækning af pgaver, rganisering, valg af systematik, standardisering etc. Arbejdet skal afgrænses til KUN at mfatte afdækning g pfølgning i frhld til grænseflader dvs. gruppen er ikke prjekterende. Det anbefales at ttalrådgiver har en deltager i gruppen, der sikrer pfølgning. Bedre sikkerhed fr at grænseflader er bearbejdet, således at der ikke sker unødige frsinkelser/verraskelser i prcessen Sikrer bedre prjektkvalitet Sikrer bedre øknmi/tidsstyring Øknmisk ptentiale ud fra en helhedsbetragtning Øget tidsfrbrug fr bygherren, der skal finansieres ved besparelser i udgifter til tidskrav g at alle ydelser er udbudt i knkurrence. Side 4/19

5 2.3 Styring af tilkøb At skabe standardiserede valg på et strt prjekt g fasthlde valgte kncepter i prjektfrløbet, g herved undgå unødig mprjektering med risik fr kvalitetssvigt, frskydning i tid g øknmi samt sikre et verrdnet verblik. Der udarbejdes et afsnit i Prjekthåndbgen sm prcesbeskrivelse med standardisering af ansøgninger, bemyndigelser g ansøgningens frløb hs bygherren. Dette skal suppleres med en kmmunikatinsmdel. Gdkendelse sker i styregruppe/nyt OUH Direktørkreds g beslutningsprcessen pbygges, så den kan ske hurtigt g effektivt. Fasthlde kncepter Bedre øknmistyring Skal rganiseres ptimalt ellers kan det påvirke tidsfrløbet 2.4 Bygherrens EGEN risiktidsplan i alle delprjekter At sikre balance i frhld til aftalte rammer g udførelsen samt at der er afsat budget til tidsfrskydninger. Bygherren udarbejder tidligt i frløbet egen tidsplan med afsat tid til mulige tidsfrskydninger i prjekteringen g udførelsen. Frskydningerne skal prissættes, g i budgettet afsættes rammer til udgifter til rådgiver g entreprenør. Aktivering af risiktid g øknmisk skal gdkendes i styregruppen Kan håndtere ufrudsete tidsfaktrer Kan sikre kvalitet af prjektmateriale - tid til tilretning Kan sikre at presset fra entreprenører kan håndteres Risiktiden kapitaliseres Aftalte sluttermin verhldes Side 5/19

6 Der bindes midler i budgettet, hvilket påvirker fleksibiliteten i frhld til at prjektere den ptimale løsning. 2.5 Afsætte frnøden tid til prjektgranskning af dispsitinsfrslag/prjektfrslag g tilretning inden næste fase At frebygge prjektmangler i prjektet/sikre at der prjekteres videre på det rette grundlag. Allerede ved udbud til rådgiverene anbefales det i udbudstidsplanen at planlægge de t særskilte aktiviteter fr såvel dispsitinsfrslag sm prjektfrslag: Prjektgranskning Opdatere frslaget med aftale ændringer inden gdkendelse Erfaringsmæssigt bør der sm minimum afsættes følgende tid idet det dg anbefales at det enkelte prjekt vurderes individuelt: Prjektgranskning dispsitinsfrslag 4 uger Prjektgranskning prjektfrslag 8 uger Tilretning af ændringer 2 uger Specielt ved gdkendelse af prjektfrslaget er det vigtigt med et pdateret grundlag. Det anbefales at der løbende i prcessen udføres stikprøvegranskning samt at der suppleres med frslaget Håndtering af grænseflader. Ved prjektgranskningen bør valg af aktører nøje vervejes f.eks. kan invlveres: Eksterne rådgivere Entreprenører Quantity Surveyrs Driftsafdelinger Kliniske aktører mv. Bygningsafdelingen Byggeledelse g fagtilsyn Leverandører Etc. Ved vergang fra en fase til en ny skal alle invlverede parter underskrive et afleveringsdkument mfattende gældende dkumentatin inkl. eventuelle aftalte ændringer, så der er enighed m rammen fr det videre frløb. Side 6/19

7 Sikrer øknmiske verraskelser i det videre frløb herunder udførelsen Øknmisk ptimering i det alt sendes i knkurrence Skaber fundamentet fr den videre prjektering Undgår tidsfrsinkelser med deraf følgende krav Mindsker entreprenørernes pres på bygherrens udførelsesrganisatin Sikrer kvaliteten af prjektmaterialet Strt mfattende prjektmateriale, der fte er svært at gennemskue Tidskrævende Der skal afsættes den frnødne øknmi/kapacitet til prcessen 2.6 Afsætte frnøden tid til kntrl af hvedprjekt g tilretning inden næste fase At frebygge prjektmangler i prjektet således at knkurrencen på alle elementer i prjektet ptimeres. Endvidere skal udførelsen ske med så få rettelser sm muligt, så øknmi g tidsstyringen sker uden verraskelser. Allerede ved udbud til rådgiverene anbefales det i udbudstidsplanen at planlægge de t særskilte aktiviteter fr hvedprjektet: Kntrl af hvedprjekt Opdatere hvedprjektet med aftale ændringer inden gdkendelse Erfaringsmæssigt bør der sm minimum afsættes følgende tid idet det dg anbefales at det enkelte prjekt vurderes individuelt: Kntrl af hvedprjekt 8 uger Tilretning af ændringer 4 uger Det anbefales at der løbende i prcessen udføres stikprøvegranskning samt at der suppleres med frslaget Håndtering af grænseflader. Ved kntrl af hvedprjektet bør valg af aktører nøje vervejes f.eks. kan invlveres: Eksterne rådgivere Entreprenører Quantity Surveyrs Driftsafdelinger Kliniske aktører mv. Bygningsafdelingen Byggeledelse g fagtilsyn Leverandører Etc. Side 7/19

8 Ved vergang fra en hvedprjekt til udførelsen skal alle invlverede parter underskrive et afleveringsdkument mfattende gældende dkumentatin inkl. eventuelle aftalte ændringer, så der er enighed m rammen fr det videre frløb. Sikrer øknmiske verraskelser i det videre frløb herunder udførelsen Øknmisk ptimering i det alt sendes i knkurrence Skaber fundamentet fr den videre udførelse Undgår tidsfrsinkelser med deraf følgende krav Mindsker entreprenørernes pres på bygherrens udførelsesrganisatin Sikrer kvaliteten af prjektmaterialet Strt mfattende prjektmateriale, der fte er svært at gennemskue Tidskrævende Der skal afsættes den frnødne øknmi/kapacitet til prcessen 2.7 Udarbejdelse af strategi fr frigivelse af reserver g besparelser At sikre en ptimering af prjektet ved at de øknmiske rammer er pdateret i frhld til risici g behv fr dispnering. I prjekthåndbgen indarbejdes et afsnit, der beskriver strategien fr frigivelse af reserver g besparelser således at der er balance mellem risici g beslutninger, der ptimere prjektet, men kræver øknmisk finansiering udver de midler der er dispneret. I de stre prjekter er der behv fr en hurtig beslutningsprces. Det er derfr vigtig med en afbalanceret bemyndigelse samt at der løbende er verblik. Emnerne kan være: Prcesbeskrivelse Standardansøgning Bemyndigelse Hurtig beslutningsprces Det er vigtigt at være tr md den aftalte prces, g i stedet håndterer udfrdringerne ved evt. reduktin eller frringelser i kvalitet. Overblik ver Udbudsstrategien idet takten af byggeriet skal sikre mulighed fr besparelser Pririteringer i de tidlige faser så der er balance mellem prjekt g øknmi Mdel fr håndtering af ændringsønsker inddrages Sikrer rammer fr verhldelse af budgetter Bidrager til rytmen af byggeriet Fastlægger tidligt pririteringer Kræver "styringskraft" Side 8/19

9 2.8 Prfessinalisering af bygherrens EGEN udførelsesrganisatin At bygherrens rganisatin kan håndtere samtlige udfrdring fra rådgiveres byggeledelse g fra entreprenørerne i udførelsen. Der iværksættes rettidigt en række tiltag fr at sikre at bygherren kan bidrage med de kmpetencer, der ligger i udførelsen samt invlvering helst fra dispsitinsfrslaget g i stigende grad gennem prjekteringsfaserne: Fastlæggelse af rådgivers rganisatin med hensyn til byggeledelse g fagtilsyn. Udarbejdelse af bygherrens tilsynshåndbg herunder fastlæggelse af bemyndigelser, kmpetencer, kapacitet, frretningsgange, standardisering (skal følges), juridiske kncepter, bygherrens tilsynsplaner, mødestruktur etc. Indgåelse af aftale med driftsrganisatinen, IT, Medikteknik g andre aktører m deres arbejde i udførelsen Udarbejdelse af uddannelsesfrløb fr medarbejdere med fkus på blandt andet: Øknmistyring Tidsstyring Risikstyring i udførelsen Entrepriseret Tilsynshåndbgen Klar rganisering af kmmunikatin mellem det kliniske bagland g prjektet. Hvert delprjekt rganiseres Etc. Det er meget væsentligt at udførelsesrganisatinen invlveres i prjekteringsfasen evt. sm deltagere i Håndtering af grænseflader. Udførelsesrganisatinen skal være klar fra første dag på det enkelte delprjekt med såvel kmpetencer sm med kapacitet. Øknmisk ptentiale Frebyggelse idet en prfessinel udførelsesrganisatin kan styre øvrige aktører Tidskrav frebygges i det bygherre g rådgiver styrer frløbet g afledte udgifter minimeres Sikrer rådgiverens ydelser i prjekteringen g prjektkvaliteten Omkstningstungt Kræver "styringskraft" g planlægning i gd tid Side 9/19

10 2.9 Prfessinalisering af rådgivers udførelsesrganisatin At rådgiverens rganisatin kan håndtere samtlige udfrdring fra entreprenørerne i udførelsen. Der iværksættes rettidigt en række tiltag fr at sikre at rådgiveren kan bidrage med de kmpetencer, der ligger i udførelsen helst fra dispsitinsfrslaget g i stigende grad gennem prjekteringsfaserne: Fastlæggelse af rådgivers rganisatin med hensyn til byggeledelse g fagtilsyn. Udarbejdelse af rådgiverens supplement til bygherrens tilsynshåndbg herunder fastlæggelse af bemyndigelser, kmpetencer, kapacitet, frretningsgange, standardisering, juridiske kncepter, bygherrens tilsynsplaner, mødestruktur etc. Uddannelsesfrløb fr medarbejdere (evt. sammen med bygherrens) med fkus på blandt andet: Øknmistyring Tidsstyring Risikstyring i udførelsen Entrepriseret Tilsynshåndbgen Hvert delprjekt rganiseres Etc. Det er meget væsentligt at udførelsesrganisatinen invlveres i prjekteringsfasen evt. sm deltagere i Håndtering af grænseflader. Udførelsesrganisatinen skal være klar fra første dag på det enkelte delprjekt med såvel kmpetencer sm med kapacitet. Øknmisk ptentiale Frebyggelse idet en prfessinel udførelsesrganisatin kan styre øvrige aktører Tidskrav frebygges i det bygherre g rådgiver styrer frløbet g afledte udgifter minimeres Sikrer rådgiverens ydelser i prjekteringen g prjektkvaliteten Omkstningstungt Kræver "styringskraft" g planlægning i gd tid Side 10/19

11 2.10 Særskilt styring af således udført dkumentatin At sikre frudsætningen fr efterfølgende etaper er rettidigt tilstede således at prjektering g udførelse sker uden frsinkelse. Endvidere sikres at der er verensstemmelse mellem det udførte g prjektmateriale Der udføres en afdækning af udførelsesmæssige bindinger mellem de enkelte faser/prjekter. Allerede i de første tidsplaner skal der indlægges aktiviteter, så der er tid til at få udarbejdet g kvalitetssikre den udførte dkumentatin. Tidsplanerne skal være med dagbdsgivende mellemterminer fr alle aktører, da frsinkelser i tidsplanen gså erfaringsmæssigt pstår under prjekteringen g ved prjektpfølgningen, hvrved der kan frventes krav (tid g øknmi)fra invlverede. Endvidere skal der være tilstrækkelig øknmisk tilbagehld, alternativt kan vervejes incitamenter. Det vil være naturligt at kble aktiviteter mkring styring af drifts g vedligehldsmateriale til aktiviteten. Aktiviteten skal være nøje beskrevet i udbudsmaterialet g i prjekthåndbgen. Sikrer at Således udført prjektmateriale er klar til afhængige grænseflader" Understøtter tidsstyringen Således udført dkumentatin i GOD kvalitet frebygger unødige følgeudgifter Kræver "styringskraft" 2.11 Udbudsstrategien skal "trykprøves" At sikre tid g øknmi ved rette valg af prces afbalanceret markedet, tidplaner g driften af sygehuset. Med udgangspunkt i en markedsanalyse g byggeriet fastlægges udbudsfrmer, entreprisestørrelser, rkader, tidsplaner etc. Nøglerd er markedsanalyse, dialg, prjektkvalitet, bygbarhed, juridiske mdeller/ - muligheder med fkus på tid g øknmi. Side 11/19

12 Sikrer tid, øknmi g kvalitet Nytænkning medfører øget risik - skal dg ses i lyset af udgangspunkt g ptentiale, hvr flere stre prjekter har prblemer med at hlde budgetter g tiden Organisatins review At sikre at "maskinrummet" er intakt g fremtidssikret i frhld til de pgaver der fremadrettet skal løses samt at rganisatinen følger til de givne rammer. Såvel rådgivers sm bygherres rganisatin gennemgås g vurderes ved faseskift g løbende i udførelsen. Audits kan mfatte entreprenørerne, hvilket skal beskrives i udbudsmaterialet. Frslaget mfatter: Definere klar rganisatin, bemyndigelse, rller etc. Interview med nøglepersner Mdel fr udskiftning af nøglepersner (arvtagere) Ændringer i det kliniske bagland Opdatering af Prjekthåndbg Undgå ubehagelige verraskelser med knsekvens fr tid, øknmi g kvalitet Omkstningstungt Kræver "styringskraft" 2.13 Vurdering af incitamentsmdeller At fremme mtivatin g samarbejde således at knflikter mkring tid, kvalitet g øknmi frebygges. Side 12/19

13 Der udføres et analysearbejde inden udarbejdelse af udbudsmaterialet med invlverede aktører, så der kan pstilles en mdel/mdeller, hvr alle ser et ptentiale. Det er væsentligt at inddrage alle erfaringer g pbygge et udbudsmateriale, hvr alle tænkelige knfliktfrhld er gennemtænkt g beskrevet i frhld til incitamentet. Endvidere skal der fretages øknmiske analyser af det enkelte frslag, så det er afbalanceret fr alle. Løbende måling af effekt med indbygget mulighed fr justering, hvis incitamentet ikke fungerer. Incitamentsmdeller kan være frskellige i frhld til udbudsfrmer. Der kan pbygges incitament sm en samlet pakke eller på en lang række frhld f. eks.: Tid Overslag Fejl/mangler Kntrl/granskning Fagtilsyn UFO Således udført etc. Skaber "hldånd" Sikrer muligheden fr frnuftig øknmi fr aktørerne Øknmisk g tidsmæssig ptimering Hvr er de gde eksempler? Samarbejde er fte persnafhængigt g dermed er det ikke kun incitament, der styrer Omkstningstungt Kræver "styringskraft" 2.14 Udarbejde indkøbshåndbg dækkende hele prcessen fra afdækning til driftsinstruktin(brtskaffelse) At frebygge ekstra udgifter g tidsfrsinkelser i gennemførelsesplanen fr idriftsætning af sygehuset. Det skal sikre en synlig rganisering g kmmunikatin fr alle aktører. Genbrug g indkøb er stre pster i det samlede budget. Håndteringen af dette kræver mhyggelig planlægning, styring g ikke mindst kmmunikatin. En indkøbshåndbg kunne blandt andet indehlde: Side 13/19

14 Retningslinjer fr genbrug - kunne man allerede i prjekteringen tage højde fr det udstyr, sm kan genbruges g implementere dette i prjektet? Retningslinjer fr finansiering g gdkendelse af indkøb (hvad finansierer sygehuset/de kliniske afdelinger etc.) Prceduren fr gdkendelse af fakturaer g indkøb fastlægges tidligt i prcessen Fastlæggelse af bemyndigelser, kmpetencer, kapacitet, frretningsgange, standardisering (skal følges), juridiske kncepter, mødestruktur etc. Indgåelse af aftale med de kliniske afdelinger, driftsrganisatinen, IT, Medikteknik, indkøbsafdeling g andre aktører m deres arbejde i hele frløbet Beskrivelse af en kmmunikatinsmdel, så alle kender rganiseringen mkring indkøb Standardskemaer g - prcesser Beskrivelse af indkøbets flw fra idegrundlag, indkøb, mntage til brtskaffelse Fastlæggelse af styringsværktøjer, der kan håndtere prcessen fra idegrundlag til brtskaffelse Der skal tages højde fr pmagasinering af al ekstra møblement, sm klinikkerne tager med ved indflytningen g ikke får brug fr alligevel. En ansvarlig, sm hlder det samlede verblik ver alle indkøb med regelmæssige indmeldinger fra implicerede, hvr budgetansvar er uddelegeret f. eks. Medikteknik. Optimering af indkøb Sikrer øknmistyring Sikrer tidsstyring Sikrer idriftsætningen Sikrer verblik fra bestilling til idriftsætning Bemyndigelser g ansvar tydelige Håndtering af indkøb i mntagefasen Sikring af fakturerings flw g gdkendelser Rette kmpetencer til pgaverne Synlighed g verblik fr de kliniske brugere Undgår verraskelser har planlægningen ikke taget højde fr det nødvendige? Omkstningstungt Kræver "styringskraft" g planlægning i gd tid 2.15 Designmanual At understøtte den planlagte helhed fr sygehuset. Designmanualen skal samle bygning g rganisatin, så det endelige sygehus understøtter persnale g patienter, så det er et behageligt sted at færdes g phlde sig i. Side 14/19

15 Det er tænkt sm et praktisk pslagsværk fr de mange frskellige aktører. I designmanualen beskrives elementer, der alle påvirker indeklimaet så sm kunst, farvesætning, lys, interiør g tilgængelighed alt samlet i en enhed. Der skabes en helhed på tværs af kmpleksitet. Ved manglende balance i designmanualen bliver manualen mklamrende i frhld til udfrmningen Successiv kalkulatin på uafklarede ekstra krav pr. delprjekt(såvel rådgiver sm udførende) At sikre et trværdigt løbende pdateret verblik ver udestående øknmiske risici. Der udføres daglige pdateringer af ikke endeligt afklarede øknmiske ricisi ved anvendelse af successiv kalkulatin. Overblik verudestående øknmiske risici Fundament fr hurtige g sikre afklaringer Skaber tryghed hs samarbejdspartnere Ingen 2.17 Organisering mkring markante ekstrakrav (såvel rådgiver sm udførende) At prfessinalisere bygherrens frhandlinger med samarbejdspartnere samt sikre et verblik ver prisniveauet på tværs af prjekter/delprjekter samt at minimere bygherrens frhandlingstab Der etableres et fast hld, der håndterer markante krav på tværs af delprjekterne samt udfører rådgivning til rådgiverne g internt i bygherrens rganisatin. Byggeledelsen skal være en del af det faste hld. Side 15/19

16 Sikre pdateret viden m prisniveauet i markedet. Kendskab til de enkelte samarbejdspartneres kultur i frhld til krav Nødvendige kmpetencer til stede Får "lukket" kritiske frhld ned løbende således at det øknmiske verblik bevares Interne rådgivere med pdaterede kmpetencer. Øknmisk ptentiale Trværdige i frhld til revisin g styregruppe Omkstningstungt Kræver "styringskraft" 2.18 Prjektsekretærfunktin At styre g håndtere væsentlige dkumenter g i dialg med delprjekterne løbende at sikre at relevante dkumenter arkiveres. Herved sikres at bygherren "er klædt på" til knflikter gså ved udskiftning af nøglepersner i rganisatinen. Håndteringen af infrmatin, dkumentatin samt kntrl af at trufne beslutninger indbygges i hvedprjekt samt endeligt at varetage ad hc pgaver. Sikre infrmatin g beslutningsgrundlag Klædt på til knflikter Frebygger tab af vigtig viden ved jbskifte Øknmisk ptentiale i at undgå fejl g mangler i dkumentatinen Omkstningstungt Kræver "styringskraft" 2.19 Udførelsesrganisatinen med i prjekteringen Via tidlig invlvering af enten byggeledelse eller entreprenører at sikre bygbarheden af prjektet. Side 16/19

17 Udførelsesrganisatinen invlveres i stigende grad gennem faserne med fkus på tid, bygbarhed, arbejdsmiljø i prjekteringen, granskning, kntrl etc. Frbedrer prjektkvaliteten Frebygger verraskelser i frhld til tidsstyring g øknmi Omkstningstungt Kræver "styringskraft" 2.20 Mængde - g afregningsgrundlag Via en gennemarbejdet mængde- g afregningsbeskrivelse at sikre det fremadrettede afregningsgrundlag. Fastlægge mdel fr håndtering af regulering i entreprisesummer g tillægsydelser i prjektet. Det er væsentligt, at mængderne i afregningsgrundlaget er afbalancerede i frhld til prjektet fr at undgå strategisk tænkning i afregningsmdellen. Specielt ved tidlige udbud g incitamentsmdeller skal der være fkus på mængde g afregningsgrundlaget. Knkurrence på enhedspriser Frebyggende i frhld til knflikter Ensartet aftalegrundlag Risik fr strategisk tænkning ved prissætning 2.21 Entreprenørrisik At sikre at udbudsmaterialet udfrmes med en hensigtsmæssig frdeling af risik mellem bygherre g tilbudsgiver Side 17/19

18 I dialg med markedet afdækkes risici inden udarbejdelse af udbudsmaterialet, således at bygherren inden udbud frhlder sig til disse g sikrer den ønskede balance. Sikrer balance i øknmien med verblik ver bygherrens g entreprenørens risici Ingen 2.22 Prjektkvalitet Det er umiddelbart svært at verføre visiner g succeskriterier til kvalitetsmål. et er at sikre, at der sker en dialg m visiner, succeskriterier g kvalitetsmål blandt invlverede aktører fr at sikre et entydigt billede af målet, samt at der er balance mellem det ønskede g slutresultatet. Prjektrganisatinen udfrmer ønsker til kvalitetsmål i dialg med invlverede aktører samt udarbejder et måleredskab til anvendelse gennem prjektet. Bidrager til slutprduktets kvalitet Succeskriterier fr prjektet "udkrystalliseres" sm kvalitetsmål Kræver nyudvikling g løbende pfølgning Svært at definere målbare kvalitetsmål 2.23 Task Frce Sikrer rettidig mhu, samt at der er ressurcer til at løse væsentlige ad hc pgaver, g herved at der sker de rigtige pririteringer i frhld til at løse pgaverne. Der nedsættes en gruppe af medarbejdere til håndtering af specielle frhld, så øvrige planlagte aktiviteter sikres, samt at prjektet ikke frsinkes. De invlverede deltager ikke i den nrmale prjektering. Side 18/19

19 Sikrer "det nrmale" prjektfrløb Der er afsat ressurcer til at følge specielle frhld Den prjekterende rganisatin "fredes" Omkstningstungt Kræver "styringskraft" 2.24 Fkus på rådgivningsydelser Knkurrenceprgram Udbud Kntrakt med rådgiver At sikrer det ptimale kntraktgrundlag med balance mellem behv, ydelser g hnrar med henblik på at sikre gd styring g prjektkvalitet. Med udgangspunkt i kendskabet til prjektet herunder det særlige behv fr ydelser ved de stre prjekter udarbejdes en ydelsesbeskrivelse, der tilgdeser behvene g sikrer øknmisk balance mellem samarbejdspartnerne. Beskrivelsen skal tage udgangspunkt i det traditinelle aftalegrundlag sm ABR 89, FRI/DANSKE ARK Standarder, Kapitel 8 Ydelser g Afkrydsningsskemaer fr Ydelser. Entydige ydelser i frnødent mfang f.eks. pfølgning på tid g øknmi i hele frløbet, den nødvendige kapacitet i udførelsesrganisatinen etc. Mere mfangsrig rådgivning end i frhld til mindre prjekter Side 19/19