Styringsmdel fr prgrammer g prjekter i Digitaliseringsfreningen Versin af 1. december 2015 Versin Dat Status Kmmentar 0.1 7/10-15 Udkast Struktur g eksisterende data lagt ind 0.2 22/10-22 Synpsis 0.3 29/10-22 Delvist udkast g delvis synpsis 0.4 5/11-15 Udkast 0.5 17/11-15 Suppleret udkast 0.9 24/11-15 Udkast Til kmmentar/høring i D11 1.0 1/12-15 Færdig versin Suppleret efter møde med D-11 1
Indhldsfrtegnelse 1 Intrduktin af styringsmdellen...3 1.1 Ansvars- g pgavefrdeling mellem frening g kmmuner...4 2 Prteføljestyring...6 2.1 Frmål...6 2.2 Organisering...6 2.3 Rller g ansvar...7 2.4 Prcedurer...7 3 Prgram- g prjektstyring...8 3.1 Frmål...8 3.2 Organisering...8 3.3 Rller g ansvar...8 3.4 Prcedurer - prgram g prjekt-faser...9 2
1 Intrduktin af styringsmdellen Dette dkument beskriver en styringsmdel fr freningens prgram- g prjektgennemførelser. Styringsmdellen supplerer vedtægter g frretningsrden, men hvr disse dkumenter regulerer styring af freningen, så er dette dkument alene relevant fr gennemførelse af freningens prgram- g prjektrettede aktiviteter 1. Figur 1 - Grafisk gengivelse af dkumenthierarkiet, sm sætter den kntekst sm Styringsmdel fr prgrammer g prjekter i Digitaliseringsfreningen skal læses i. Dkumentet er struktureret med følgende hvedafsnit: Prteføljestyring Prgram g prjektstyring Dermed adresserer dkumentet t styringsniveauer sm freningen arbejder med vedrørende prgrammer g prjekter. Freningens interne prjekter (sm fx uddannelsesaktiviteter) skal gså anvende mdellen. Frundersøgelser følger ikke nødvendigvis styringsmdellen beskrivelse fr prgrammer g prjekter, idet de ftest gennemføres sm selvstændige g krtere analyser. Styringsmdellen har desuden en kbling til den enkelte kmmuners prjektstyring, idet det frventes at kmmunerne anvender mdellen i egne implementeringsarbejder, så der kan sikres et fælles sprg i freningen g en sammenhængende tilgang til prjektstyring. Det er 1 Freningens vedtægter g frretningsrden ligger her: LINK til hjemmeside 3
nødvendigt fr at kunne gennemføre krdinerede implementeringer i kmmunerne, g fr at understøtte det frpligtende samarbejde i freningen. Styringsmdellen vil dg ikke udgøre en samlet prjektmdel, eksempelvis med skabelner til interessentanalyse sv. Det kan eventuelt udarbejdes i en kmmende fase. I den indledende mdel er der fkus på hvrdan styringen fregår på freningsniveau. I det følgende beskrives indledningsvist en ansvars- g pgavefrdeling mellem freningen g kmmunerne. Herefter beskrives henhldsvis prteføljestyring, samt prgram g prjektstyring i freningen. Der anvendes følgende struktur i beskrivelsen: Frmål Organisering Rller g ansvar Prcedurer. Beskrivelsen skal løbende suppleres med yderligere detaljering, når arbejdet med freningen i praksis går i gang, frdi der altid vil pstå erfaringer sm skal indarbejdes. 1.1 Ansvars- g pgavefrdeling mellem frening g kmmuner Det er et særligt frhld fr styringsmdellen, at der i et samlet frløb fra idegenerering til lukning af et prgram vil der være et skift i ansvarsfrdelingen mellem freningen g den enkelte kmmune. Det er illustreret ved nedenstående figur: Figuren viser, at der ved vergang til implementering sker et skifte, hvr den enkelte kmmune i højere grad tager ansvaret fr realisering af prgrammer eksempelvis verhldelse af fælles besluttede tidsplaner i en samlet implementering. Det er ligeledes her at kmmunens egen styregruppe tager ansvaret fr egen implementering med afsæt i fælles metder g bedste praksis. Det betyder gså, at styringsmdellen skal kunne håndtere dette skifte uden at krdineringen går tabt. Eksempelvis vil prgramstyregruppens ansvar g rlle frandre sig væsentligt ved vergangen til implementering, g kmmunernes interne rganisatin skal i højere grad tage ver. 4
Fr at tydeliggøre de væsentligste frskelle på pgavefrdelingen mellem freningen g den enkelte kmmune, er der i det følgende lavet en beskrivelse heraf. Freningen s pgaver: Digitaliseringsfreningen kan gennemfører en række analyser, sm typisk vil have til frmål at afklare g fastlægge fælles tilgang eller metde. Det kan eksempelvis vedrører: Arkitekturafklaringer Business cases g gevinstrealisering Arbejdsgange g prcesser Behv fr følgeanskaffelser. Digitaliseringsfreningen træffer en række strategiske implementeringsvalg fr alle kmmuner, (i tilfældet med mnplbruddet, vil disse være baseret på KOMBIT s g itleverandørernes materialer) Digitaliseringsfreningen udarbejder samlede implementerings- g tidsplaner fr såvel Digitaliseringsfreningen sm kmmunerne Digitaliseringsfreningen krdinerer fælles implementeringsaktiviteter (i tilfældet med mnplbruddet, sikrer Digitaliseringsfreningen ligeledes krdinering af KOMBIT s bølgeplaner i frhld til implementering af freningen s medlemmer, samt gennemfører dialg med KOMBIT i frhld til at få afklaret frtsat uafklarede frhld) Digitaliseringsfreningen gennemfører anskaffelser sm alle kmmuner har brug fr Digitaliseringsfreningen sikrer, at aktiviteter i regi af såvel Digitaliseringsfreningen sm kmmunerne evalueres, især i frhld til spørgsmålet m gevinstrealisering. Medlemmernes (kmmunernes) pgaver: Medlemmerne bidrager til Digitaliseringsfreningen s analyser ved deltagelse på wrkshps g analysearbejde, eksempelvis vedrørende: Arkitekturafklaringer Business cases g gevinstrealisering Arbejdsgange g prcesser Behv fr følgeanskaffelser. Medlemmerne gennemfører implementering i egen kmmune på baggrund af: Fælles implementeringsplaner Digitaliseringsfreningen s strategiske implementeringsvalg 5
Egne frberedelsesaktiviteter (i tilfældet med mnplbruddet, vil det f.eks. handle m prydning i egne sager) Diverse tjeklister g lignende der kmmer fra Digitaliseringsfreningen. Til brug fr medlemmernes implementeringer stiller Digitaliseringsfreningen en række fællesressurcer til rådighed fr medlemmerne det drejer sig m følgende: Digitaliseringsfreningen s arkitekturressurcer Bedste praksis arbejdsgangs-knsulenter Business case g gevinstrealiseringskmpetencer Digitaliseringsfreningen s implementeringsstafet Mnplbrudsklen (uddannelse). Til løsning af ngle pgaver skal medlemmerne anvende fællesressurcerne (anvendelsen vil være øknmisk indehldt i prgram 1) Til løsning af andre pgaver, kan medlemmerne anvende fællesressurcerne (anvendelsen vil medføre en særskilt mkstning fr medlemmerne baseret på det tidsmæssige træk på en fællesressurce). 2 Prteføljestyring 2.1 Frmål Prteføljestyringen fr til frmål at understøtte følgende: At handlingsplaner g andre frslag til prgrammer har fkus på de væsentligste frandringer At hlde verblik ver AS-IS billedet i frhld til frandringer g frandringsbehv blandt medlemmerne, i frhld til de mråder sm strategiplanen udpeger sm kriterier fr at kunne pstarte et prgram. At hlde verblik ver status i igangsatte prgrammer, herunder i frhld til relaterede prjekter i kmmunerne. At indstille til bestyrelsen, at mandater til prjekter g prgrammer ændres (herunder phører), hvis frudsætningerne fr gennemførelsen har ændret sig væsentligt. At understøtte kmmunerne med gevinstrealisering, herunder at sikre erfaringsudveksling m knkrete gevinstrealiseringer mellem kmmunerne. 2.2 Organisering D-3 er ansvarlig fr den løbende prteføljestyring. Det betyder at de mødes en gang i måneden g drøfter prteføljen. D-3 refererer til bestyrelsen, g skal i tilfælde af manglende mandater eller ændringsønsker indstille eventuelle beslutninger til bestyrelsen. Sekretariatet har til pgave at betjene i D-3 i at varetagelsen af prteføljestyringen. 6
2.3 Rller g ansvar I det følgende er alle rller g ansvar beskrevet: Rlle Bestyrelsen Krt ansvarsbeskrivelse Arbejder på generelfrsamlingens mandat, men kan gdt igangsætte frundersøgelser. Er verrdnet ansvarlig fr fremdrift på alle prgrammer g mdtager samlet status på alle prgrammer. Træffer beslutning på væsentlige ændringer i igangværende prgrammer. D-3 Arbejder på bestyrelsens mandat. Skal løbende sikre verblik g status på alle prgrammer i freningen. Skal sikre en tværgående krdinering g prblemløsning inden fr freningens gdkendte prgramhandlingsplaner. Sekretariatet (PMO) Sekretariatet skal udføre den løbende pfølgning, g sekretariatsbetjene D-3 s møder, herunder indkalde til møder, frberede dagsrden (herunder krdinere eventuelle fremlæggelser eller drøftelser med andre deltagere på møderne) g sikre udarbejdelse g fremsendelse af relevante materialer. Hlder verblik ver alle aktiviteter i freningens prgrammer, gså prjekter i kmmunerne. Udvikler g understøtter prjekt- g prgrammdellen. Understøtter prgramledelserne. 2.4 Prcedurer UDESTÅR Der skal etableres en arbejdsgang. Den fastlægges mest hensigtsmæssigt når sekretariatet er etableret. 7
3 Prgram- g prjektstyring 3.1 Frmål Prgram- & prjektstyring fastlægger måden hvrved prgrammer g prjekter gennemføres rent styringsmæssigt. Altså hvrdan de gdkendes, igangsættes, ledes i gennemførslen g lukkes. Styringsmdellen skal kunne håndtere det fulde frløb fra ide til drift. 3.2 Organisering Alle prgrammer vil blive ledet af en prgramstyregruppe, g der udpeges en prgramejer g - leder. Tilsvarende skal der etableres prjektstyregrupper g prjektgruppe i alle underliggende prjekter. Ligesm der udpeges en prjektejer g -leder i alle prjekter. 3.3 Rller g ansvar I det følgende er alle rller g ansvar beskrevet fr både freningens rganisering g kmmunernes interne rganisering. Dette fr at demnstrerer frskellene i mellem de t niveauer (jf. tidligere afsnit m vergang i ansvar mellem frening g kmmuner): Rlle Krt ansvarsbeskrivelse FORENINGEN Prgramstyregruppe Prgramleder Prjektstyregruppe Sikrer samlet gevinstrealisering i prgrammet gennem prgrammets prjekter. Krdinere arbejdet på tværs af prjekter g interessenter. Følge på tidsplan, øknmi g ressurcer. Prgramlederen er den daglige leder af prgrammet, g varetager bl.a. krdinering g kmmunikatin mellem prgrammets prjekter g nøgleinteressenter. Prjektstyregruppen sikrer, at prjekterne følger deres målsætninger g træffer beslutninger i de tilfælde at risici ændrer sig væsentligt. Herunder især hvis prjektet er ved at bevæge sig ud af sine tlerancer. Styregruppen sammensættes fr at sikre bred repræsentatin så det er beslutningsdygtigt eksempelvis m t-be g tidsplaner. 8
Rlle Prjektejer Prjektleder Prjektgruppe Krt ansvarsbeskrivelse Prjektejeren er en persn der repræsenterer de væsentligste gevinstejere i kmmunerne, g skal sikre sig, at freningens prjekt frtsat arbejder hen md gevinster i kmmunerne. Prjektlederen er den daglige leder af prjektet g er ansvarlig fr kvalitet, tid g pris Prjektgruppen sammensættes med ressurcer sm aktivt bidrager til at udføre knkrete pgaver. De skal derfr udvælges med afsæt i relevante faglighed g kmpetence. Prjektgruppen kan efter behv afhlder rienterende møder med de kmmuner der ikke indgår i gruppen, så der kntinuerligt sikres videndeling g krdinering med alle kmmuner. KOMMUNERNE Gevinstejer Prjektstyregruppe Prjektleder Prjektgruppe Hver kmmune skal have udpeget en gevinstejer, sm i dialg med freningen, kmmunens styregruppe g kmmunens prjektleder har til ansvar at sikre, at der høstes gevinster inden fr kmmunen. Det vil typisk være en fagchef. Den kmmunale styregruppe skal sikre, at det kmmunale prjekt gennemføres i en kmbinatin af kmmunens behv g med respekt fr de aftaler der er indgået i freningen. Eksempelvis tidsplaner. Den kmmunale prjektleder sikrer at prjektet i kmmunen gennemføres ifølge anvisninger fra den kmmunale styregruppe. Sammensætningen af den kmmunale prjektgruppe følger kmmunens egen prjektmdel g prjektkultur. 3.4 Prcedurer - prgram g prjekt-faser Prgrammer g prjekter vil typisk gennemføres gennem følgende fem faser: 9
1. Ide-fasen 2. Analyser g planlægning 3. Den fælles gennemførelse 4. Den individuelle gennemførelse 5. Afslutning g evaluering. I det følgende beskrives hver fase krtfattet. 1. Ide-fasen Ide-fasen vil have en ustruktureret start, g kan fte initieres sm en frundersøgelse. Her afklares mere præcist prgrammets fkus, mål g indhld. Frundersøgelser vil blive indstillet g gdkendt på generalfrsamlinger, men kan gså initieres ad-hc hvis behvet pstår. Her vil finansieringen ske via en fælles betaling fra de enkelte kmmuner gennem en tilslutningsafklaring sm skal gdkendes i bestyrelsen. Skal ideen fra frundersøgelse til prgram kræver det udarbejdelses af en prgramhandlingsplan, sm generalfrsamlingen kan gdkende. Når generalfrsamlingen har gdkendt prgram-handlingsplanen, er der givet mandat til igangsættelse af prgrammet ikke før. Herefter har Digitaliseringsfreningen en krdinerende g/eller medstyrende rlle i frhld til aktiviteter i kmmunerne på det udvalgte mråde. 2. Analyse- g planlægningsfasen Analyse g planlægningsfasen ledes g gennemføres af freningen prgramstyregruppe. Efter behv kan der nedsættes en prgramarbejdsgruppe. Hvedresultaterne fra denne fase er udarbejdelse af detaljerede prjektplaner g samlede implementeringsplaner, der nærmere beskriver hvrdan prgrammets resultater implementeres i kmmunerne. Herunder hvilke prjekttlerancer, sm der er fr freningens prjekter i prgrammet g sm der er fr kmmunernes interne prjekter der er knyttet til prgrammet. 3. Den fælles gennemførelsesfase Fasen samler de aktiviteter sm Digitaliseringsfreningen kan gennemføre, uden at der skal fretages ændringer/implementeringer hs kmmunerne, f.eks. anskaffelse g visse tilpasninger i fælles it-systemer. I denne fase skal prjektlederne rapprtere en status til sekretariatet, sm så sammensætter en samlet status til prgramstyregruppen. 10
4. Den individuelle gennemførelsesfase Den individuelle gennemførelsesfase samler de aktiviteter der skal gennemføres af de enkelte kmmuner. F.eks. installatin af it-systemer, knkrete ændringer i arbejdsgange mm. Aktiviteter gennemføres jf. anvisninger g vejledninger der kmmer fra prgrammet. Men de kmmunale prjektgrupper, refererer ikke til freningen prgramstyregruppe. De refererer derimd til kmmunens egen styregruppe. Der skal dg fretages en løbende afrapprtering på fremdriften til freningens sekretariat, så der er et verblik ver implementeringsarbejderne. Kmmunens styregruppe har til ansvar at sikre, at prjektet gennemføres med hensyn til de prjekttlerancer der er sat af Digitaliseringsfreningen. Herunder at prjekterne anvender de fællesressurcer Digitaliseringsfreningen stiller til rådighed fr de kmmunale aktiviteter. Den individuelle gennemførelsesfase g den fælles gennemførelsesfase kan gennemføres delvist parallelt. 5. Afslutnings- g evalueringsfasen Afslutnings- g evalueringsfasen gennemføres af Digitaliseringsfreningen i samarbejde med kmmunerne. En væsentlig rlle i denne fase er kmmunens udpegede gevinstejer fr prgrammet, der bl.a. skal sikre, at de frventede gevinster realiseres. Derfr vil alle prjekter skulle afsluttes med at kmmunerne udfylder et stærkt tilpasset evalueringsskema g sender til Digitaliseringsfreningen. I nedenstående figur er alle faser illustreret i en versigt: Figur 1 Overblik ver fasernes indhld mm. 11