Styrings- og rapporteringsmodel - Rigspolitiets IT og Tele itsmf PRINCE2 interessegruppe 14. Januar 2009
TIDLIGERE INITIATIV - Power Projektet Formål: Implementering af PR2 i Rigspolitiets IT og Tele Opgaven: Certificering af ca. 40 medarbejdere Ca. 40 skabeloner Resultatet: Tovholdere stoppede Projektet løb ud i sandet Hvad gik galt? Ingen forankring, ingen tovholdere For omfattende til modenhedsniveauet Ingen frontløbere med erfaring fra tidligere, evt. fra andre virksomheder?
HVORFOR ENDNU ET FORSØG? - Rigsrevisionen har påpeget en række mangler Planlægning: Mangler forankring af rammer i BC: mål, milepæle, roller og ansvarsfordeling Mangler ajourføring af rammer (BC/PID) Mangler risikoanalyse Monitorering: Rapportering ikke formaliseret Rapportering indeholder ikke alle projektparametre (tid, økonomi, indhold) Lang reaktionstid i styregruppe Evaluering Mangler systematisk opsamling
BURNING PLATFORM - Ønsket om effektiv styring og rapportering 1. Bedre monitorering og rapportering Ensartet og gennemskuelig Fokusering på Tid Indhold Økonomi/ressourcer (Risici) (Effekt) Rapporteringsmodel 2. Bedre styring Klar og entydig fordeling af roller og ansvar Hurtig og enkel beslutningsproces Effektiv anvendelse af ressourcer Afvikling af detailstyring i ledelsesniveau Styringsmodel
STRATEGI Fokus på det væsentlige og de lavt hængende frugter Tag hensyn til forretningens modenhed Tænk stort, men start småt Organisationstiltag Rekruttering af mange nye medarbejdere med projektkompetencer Videreuddannelse og certificering af projektdeltagere Organisationsændringer
STYRINGSMODEL, IT og TELE - Obligatorisk for alle projekter FASE 1 (Q3 2008 Q2 2009) 1. Kommissorium, Business Cases og PID Gøres obligatoriske og standardiseres 2. Styringsmodel Baseres på PRINCE2 light Beslutningskompetence forankres i styregruppe indenfor fastsatte rammer Tilstræbes PRINCE2 organisering, klare roller og ansvarsfordeling 3. Monitorering Standardiseres og målrettes Fokusere på det væsentlige (Tid, Indhold, Ressourcer og Risici)
FORANKRING - Projekter forankres i PK, BC og PID SITUATION BC og PID ikke formaliseret Anvendes ikke på alle projekter Ajourføres ikke formelt Form og indhold varierer PID BC STRATEGI PK, BC og PID formaliseres Obligatoriske på alle projekter Ajourføres formelt Form og indhold standardiseres PK PK PK Evt. ajour føring Evt. ajour føring BC BC PK, BC, PID skal indeholde Indhold/Økonomi/Tid/Risici Organisering/Succeskriterier PID
FORANKRING - Projekter forankres i PK, BC og PID
SKALERING PRINCE2 Områder Elementer Obligatorisk Valgfri Model Styringsmodel Business Case Kommissorium Business Case Organisation Styregruppe Interessentanalyse Planer PID Projektplan Ressourceplan Kommunikationsplan Kontroller Statusrapportering Afvigelsesrapportering Evaluering Risikostyring Riskoprofil Risikostyring Kvalitet Kvalitet i produktionsmiljø Ændringskontrol Formaliseret ændringskontrol Konfiguration Styring af konfiguration / versionskontrol Teknikker Produktbaseret planlægning Metoder Gængse PL metoder
ORGANISERING - Tilstræbes PRINCE2 organisering SITUATION Linie- og projektorganisation er blandet sammen. STRATEGI Klar adskillelse ml. linieorganisation og projektorganisation Projektorganisation har ansvar for Projektet Projektorganisationens mandat forankres i PID - tolerancer
ROLLER - PRINCE2 roller, forankres i PID SITUATION POLSAG SCHENGEN Der anvendes styregrupper MEN Intet fast mønster i projektroller Ikke alle roller er repræsenterede Roller er ikke alle definerede og forankrede Forretning er underrepræsenteret TACHOGRAF DRIFT & INFRASTRUKTUR STRATEGI Tilstræbes PRINCE2 org. MEN der skal være fleksibilitet roller forankres i PID PRINCE2 Intern styregruppe Leverandør styregruppe
MONITORERING - Forenkling og målretning SITUATION Der rapporteres til mange Niveau og indhold forskellig Ingen rød tråd i rapportering Stort arbejde Budskab drukner SG Programchef Projekt Leder ØV IT STRATEGI Tager udgangspunkt i PK, BC og PID Klart definerede roller og ansvar Rapportering standardiseres, alle behov dækkes i princip af én rapport Obligatorisk format til ØV-IT, valgfri format for PL Værktøj stilles til rådighed for PL SG Programchef Projekt Leder ØV IT
FORMAT - Rapporter standardiseres SITUATION Der anvendes mange forskellige skabeloner Rapporter er tekstuelle Rapporter giver ikke overblik Forholder sig ikke til baseline Kan ikke sammenlignes på tværs STRATEGI Temperaturoversigt Fokus på tid, økonomi og indhold/kvalitet Gule og røde markeringer skal uddybes + +
INDHOLD - Standardiseres og understøttes af værktøj Rapport Værktøj Rapport Tekst
FREMTIDEN? - Næste skridt Fase 1 Projektgrundlag Styrings- og godkendelsesmodel Monitorering Fase 2 Projektportal Metoder Organisation Fase 3 Ej defineret endnu