Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Kultur og Borgerservice Den 25. maj 2009 1. Resume Kultur og Borgerservice varetager valgopgaven, som i økonomisk henseende kan deles i tre typer, nemlig folketingsvalg og lignende, kommunal- og regionsrådsvalg og dobbeltvalg med forskellige valglister. Folketingsvalg forventes at koste ca. 5,0 mio. kr., kommunal- og regionsrådsvalg ca. 6,0 mio. kr., og dobbeltvalg med flere valglister ca. 8,7 mio. kr. Udgifterne til de forskellige typer valg overstiger alle valgbudgettet på ca. 4,2 mio. kr. Den gennemsnitlige forventede årlige udgift er på baggrund af et skøn over det forventede antal af valg baseret på historiske data opgjort til 5,4 mio. kr. Den årlige manko på valgkontoen udgør 1,2 mio. kr. Mankoen har bl.a. baggrund i udgiftsstigninger vedrørende porto på ca. 0,2 mio. kr. og itsystemudgifter på ca. 0,4 mio. kr. pr. valg. De øvrige omkostninger skyldes en række enkeltposter. Det indstilles, at mankoen på 1,2 mio. kr. tillægsbevilges, og at finansieringen heraf henvises til budgetforhandlingerne. Effekten af dette vil være, at Borgerservice har mulighed for at fastholde de eksisterende ydelser i forhold til valgopgaven, uden at skulle finansiere merudgifter her til via besparelser på Borgerservices øvrige opgaver. Det kan endelig oplyses, at de direkte udgifter til valg i Århus Kommune ifølge tal fra Danmarks Statistik i 2007 er betydeligt mindre end udgifterne i landets øvrige kommuner som helhed. Århus Kommune Center for Økonomi og Personale Kultur og Borgerservice Vestergade 55 8000 Århus C Sagsnummer Sagsbehandler Telefon 8940 2000 Direkte telefon Telefax E-post coep@mkb.aarhus.dk E-post direkte www.aarhuskommune.dk 2. Beslutningspunkter At 1) Finansieringen af en merbevilling til Kultur og Borgerservices årlige budget og ramme på 1,2 mio. kr. årligt (p/l 2009) til dækning af merudgifter på valgkontoen henvises til budgetforhandlingerne.
3. Baggrund Forskellige typer af valg Kultur og Borgerservice varetager det overordnede ansvar i forbindelse med afholdelse af valg. Ligeledes har Kultur og Borgerservice budgettet til afholdelse af valg. Tidligere blev valgopgaven varetaget af Skatteforvaltningen. Pr. 1. november 2005 overgik skatte- og inddrivelsesopgaven fra kommunerne til staten. Hermed overgik ca. 2/3 af Skatteforvaltningens medarbejdere til staten. I forbindelse med Byrådets vedtagelse af Principindstilling vedrørende etablering af Borgerservice i Århus Kommune, blev det besluttet, at valgopgaven fremadrettet skulle placeres i Borgerservice. I samme forbindelse fremgik det, at Borgerservice som følge heraf overtog et budgetbeløb på 3,6 mio. kr. fra Skatteforvaltningen. Overordnet kan valg inddeles i: Folketingsvalg og lignende. Kommunal- og regionsrådsvalg (Dobbelt-valg med én valgliste) Dobbelt-valg med flere valglister Folketingsvalgstypen vil udover folketingsvalg også omfatte folkeafstemninger og europaparlamentsvalg. Europaparlamentsvalg afholdes i øjeblikket på søndage, hvilket gør, at disse valg er lidt dyrere end de øvrige typer valg i denne gruppe. Af overskuelighedshensyn behandles de dog, hvor intet andet er angivet, som en type, idet valglisten og bemandingen af valgene er den samme. Dobbeltvalg med én valgliste vil typisk være et Kommunalbestyrelsesvalg og et Regionsrådsvalg. Dobbeltvalg med flere valglister kan være forskellige typer. I 2009 vil der den 7. juni være tale om et dobbeltvalg med to valglister (Europaparlamentsvalg og folkeafstemning). En potentiel fjerde type valg, vil være et triple-valg bestående af By- og regionsrådsvalg kombineret med et folketingsvalg eller en folkeafstemning. Et sådant forekom i 2001. Side 2 af 9
Alle tre typer af valg vil kunne forekomme i forskellige afskygninger. De tre typer vil derfor kun skulle forstås som en generalisering af de forskellige typer af valg. En optælling over de seneste 20 år viser, at der i gennemsnit afholdes et valg om året. 4. Den forventede effekt Effekten af en opjustering af valgbudgettet vil være, at Borgerservice fortsat kan afholde valg med den nuværende organisering uden at dette medfører en sænkning af serviceniveauet i forhold til Borgerservices øvrige opgaver indenfor borgerbetjening, samt sagsbehandling i forhold til familieydelser, kontrol- og opkrævningsopgaver. Endvidere vil det medføre at Borgerservice uforandret kan afsætte ressourcer til målrettet at arbejde med udvikling af valgopgaven. 5. De planlagte ydelser Borgerservices ydelser på valgområdet søges med denne indstilling fastholdt uforandret i form af at antallet af valgsteder, bemanding og håndtering af de praktiske opgaver. 6. Organisering af indsatsen Valgopgaven er forankret i Borgerservice. I praksis varetages opgaven af et valgsekretariat. Valgsekretariatet refererer til valgbestyrelsen, som er sammensat byrådsmedlemmer. 7. Konsekvenser for ressourcer Udgifter til forskellige typer valg I forbindelse med et valg, er der en række forskellige typer af udgifter. I tabel 1 fremgår de forventede udgifter til hver af de tre typer valg (i 2009 p/l). Den samlede forventede udgift til et folketingsvalg i 2009 vil være på 5,0 mio. kr. Den forventede udgift til et kommunal og regionsrådsvalg vil være på 6,0 mio. kr., og et dobbelt-valg med flere valglister forventes afhængig af type og tidsmæssig placering at ville koste 8,7 mio. kr. I tabellen er der, hvor intet andet er angivet, taget udgangspunkt i to valg som det den 7. juni, med et Europaparlamentsvalg og en folkeafstemning. Side 3 af 9
Tabel 1: Forventede udgifter til tre typer af valg (p/l 2009 1.000 kr.) Folketingsvalg Kommunal- og reionsrådsvalg Dobbelt-valg med adskilt valgliste Honorarer og overarbejde (løn) 662 1.204 1.306 Køb af arbejdskraft fra andre forvaltninger 372 402 402 Diæter til valgstyrere og tilforordnede 819 995 1.496 Fortæring 620 784 1.124 Trykning af stemmesedler, EDB-arbejde og udsendelse af valgkort mv. 1.983 2.014 3.843 Øvrige udgifter (tjenestekørsel, lokaleleje, håndværkerregninger mv.) 567 593 578 I alt 5.023 5.992 8.749 Honorarer og overarbejde Århus Kommunes valgtekniske medarbejdere ydes et særligt honorar for deltagelse i valghandlinger, med henblik på at honorere den del af arbejdsopgaven, som ligger udenfor almindelig arbejdstid. Der er indgået en aftale med de faglige organisationer, der bl.a. betyder at honorar-udgiften er større ved dobbelt-valg, idet der er tale om en større arbejdsopgave. Endvidere er mandskabsbehovet større ved dobbeltvalg. Der skal her særskilt gøres opmærksom på, at den omtalte aflønningsaftale ikke omfatter valghandlinger på søndage. Der forhandles i skrivende stund om vilkårene i forbindelse med valgene den 7. juni 2009. I Tabel 1 er der for dobbeltvalg med flere valglister taget udgangspunkt i et dobbeltvalg på en hverdag. Det må dog bemærkes, at en valghandling på en søndag medfører en forventelig meromkostning i forhold til en valghandling på en hverdag. I skrivende stund forventes en sådan merudgift at beløbe sig til ca. 0,6 mio. kr. Den eksisterende aflønningsaftale er baseret på historiske data i form af tidsregistreringer. Køb af arbejdskraft fra andre forvaltninger I forbindelse med valghandlinger betaler Kultur og Borgerservice under valgbudgettet for arbejdskraft fra personale fra Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø, der fungerer som p-vagter på flere valgsteder. Endvidere betales for det merarbejde et valg medfører for teknisk servicepersonale og kantinepersonale på skoler. 1 Note: Så længe Europaparlamentsvalg afholdes på søndage medfører dette en merudgift vedr. personalet på ca. 0,6 mio. kr. Side 4 af 9
Diæter til valgstyrere og tilforordnede Personer der medvirker ved valget som valgtilforordnede og valgstyrere ydes diæter. I forbindelse med dobbelt-valg anvendes der lidt flere valgtilforordnede end ved et folketingsvalg. I forbindelse med et dobbelt-valg med flere valglister er behovet for tilforordnede markant større, hvilket afspejles i en markant større udgift. Tabel 2 viser behovet for tilforordnede baseret på de tre typer valg. Tabel 2: Oversigt over behov for tilforordnede fordelt på tre typer af valg (Antal personer) Folketingsvalg Kommunalvalg Dobbeltvalg med dobbelt valgliste Valgstyrere 306 306 306 Valgtilforordnede 756 977 1.640 Total 1.062 1.283 1.946 Fortæring De fleste valgsteder i Århus Kommune er skoler. Børn og Unge leverer forplejningen til de fleste af de medvirkende ved valget. For 2009 er der aftalt en samlet kuvert-pris på 500 kr. I forbindelse med dobbeltvalg forventes udover et øget mandskabsbehov også at være behov for aften-forplejning på fintællingsdagen, hvor det til et folketingsvalg kun vil være forplejning i løbet af dagen. Udover dette er der på enkelte valgsteder behov for leje af service, ligesom der vil være udgifter til forplejning ved gennemgang af brevstemmer og brevstemmeafgivning i hjem og på plejehjem. Trykning af stemmesedler, EDB-arbejde og udsendelse af valgkort mv. I forbindelse med forskellige valghandlinger er der udgifter til trykning af stemmesedler, udsendelse af valgkort og it-systemunderstøttelse af valget. Portoen er gennem de seneste år steget kraftigt. Dette betyder, at udgiften til at udsende valgkort er steget tilsvarende. I forbindelse med folketingsvalget i 2007 udsendtes 219.947 valgkort. Antallet af stemmeberettigede vælgere forventes herudover at være steget. I forbindelse med et dobbelt-valg forventes der kun at være behov for at udsende ét valgkort til hver vælger. I forbindelse med dobbelt-valg med forskellige valglister forventes der at være behov for at udsende to valgkort til hver vælger, således at udgiften fordobles. Det er ikke Side 5 af 9
ulovligt at udsende disse valgkort sammen. De tekniske og praktiske aspekter ved dette undersøges. Der er indgået aftaler på den digitale systemunderstøttelse af valghandlinger der betyder, at udgiften til alle typer valg er steget markant i forhold til tidligere. Der er tale om en aftale, som er indgået som led i en koncern-aftale. Trykningen af stemmesedler til et dobbelt-valg forventes at være ca. dobbelt så stor, som udgiften ved et folketingsvalg. Ved et dobbeltvalg med flere valglister, som inkluderer en folkeafstemning, forventes udgiften at være mindre end ved et almindeligt dobbelt-valg, idet stemmesedlerne er mindre. Øvrige udgifter (tjenestekørsel, lokaleleje, håndværkerregninger mv.) Øvrige udgifter inkluderer diverse transportudgifter, lokaleleje, regninger til håndværkere, hvor det er håndværkere som opsætter stemmebokse og lignende, samt diverse køb af varer, kontorartikler, valgoplysning/kommunikation og øvrige tjenesteydelser. Årsagen til at et dobbelt-valg forventes at være dyrere end både folketingsvalg og et dobbelt-valg med flere valglister er, at transporten af valgmateriel forventes at være dyrere, da valgmateriellet vil fylde og veje mere. Udgifter til valg i forhold til budgettet 2006-2009 Borgerservices budget til valg udgør 4,2 mio. kr. (p/l 2009). I 2009 afholdes der et dobbelt-valg med flere valglister den 7. juni og et almindeligt dobbeltvalg i form af by- og regionsrådsvalg i november. Der blev dog ikke afholdt valg i 2006 og 2008. Det forventes at udgifterne til valg i 2009 vil svare ca. til tre års valgbudget. Opsparingen på valgkontoen ved udgangen af 2008 på ca. 7,4 mio. kr. svarer til lidt mindre end to års valgbudgetter. Tabel 3 viser, hvorledes budgettet og udgifterne på valgkontoen har udviklet sig siden Borgerservices dannelse i 2006, samt den forventede opsparing på valgkontoen ved udgangen af 2009. Side 6 af 9
Tabel 3: Årligt budget og udgifter på valgkontoen 2006 2009 (1.000 kr. løbende priser) År 2006 2007 2008 2009 Valgbudget 3.760 3.865 3.996 4.176 Regnskabsresultat (2009; Forventet R) 4.121 58 14.741 Overskud i forhold til budgettet 3.760-256 3.939-10.565 Akkumuleret opsparing på valgkontoen 3.760 3.504 7.443-3.122 Note: Udgiften i regnskabsåret 2008 vedrører Folketingsvalget i november 2007. Valgbudgettet fremskrives med KL s vægtede pris- og løn-regulering. Den forventede årlige udgift til valg Det nuværende valgbudget tager udgangspunkt i vedtagelsen i forbindelse med principindstillingen vedrørende Borgerservice, hvor der afsattes et budgetbeløb til valg. Dette budgetbeløb er fastlagt i 2005. Siden da er portoen steget markant, ligesom it-systemudgifterne er forøget. Den årlige udgift til valg varierer naturligvis meget, idet den konkrete udgift vil afhænge af antallet af valg indenfor det pågældende år, som også tabel 3 ovenfor viser. Der vil således kunne være år, hvor der slet ikke afholdes valg, medens der andre år er adskillige valghandlinger. Som ovenfor nævnt viser en optælling, at der i gennemsnit afholdes et valg om året. Heraf er ¾ folketingsvalg, europaparlamentsvalg eller folkeafstemninger, medens ¼ er kommunal- og regionsrådsvalg. Hvis disse tal lægges til grund, vil den årlige udgift udgøre 5,387 mio. kr. ud fra tabel 1 ovenfor. 2 Den forventede årlige manko på valgkontoen udgør således 1,2 mio. kr. (p/l 2009). Det skal bemærkes, at ud over de i denne indstilling oplistede udgifter, stiller Magistratsafdelingerne arbejdskraft til rådighed for valgopgaven. Der er således her ud over en yderligere omkostning i form af den medgåede arbejdstid. Til et folketingsvalg har den medgåede ar- 2 Så længe EP-valg afholdes på en søndag vil der kunne forventes en yderligere merudgift til disse. Den nøjagtige merudgift vil dog afhænge af den konkrete aftale vedrørende aflønning af personale på valg på søndage. I øjeblikket forventes merudgiften ved et søndagsvalg at udgøre 0,6 mio. kr. Side 7 af 9
bejdstid et omfang der svarer til 4,6 årsværk. I forbindelse med dobbeltvalg udgør den medgåede arbejdstid 5,1 årsværk. Nærværende byrådsindstilling lægger ikke op til en revision af den nuværende ordning, hvor alle magistratsafdelinger er forpligtet til at bidrage til valgafviklingen ud fra en forholdsmæssig fordeling udfra antallet af administrative medarbejdere. Valgsekretariatet arbejder på at implementere beslutningen om en mere ligelig fordeling mellem magistratsafdelingerne ud fra den fastlagte forholdsmæssige kvote. Kultur og Borgerservice arbejder på, at få mulighed for en modernisering af valghandlingen f.eks. via elektronisk valg. Lovgivningsmæssigt er der hidtil ikke åbnet op for sådan valgafvikling kendt fra en række andre lande. Det må formodes at en elektronisk valghandling kan aflaste timeforbruget på intern arbejdskraft bla. som følge af sparet arbejdsgang til fintælling mv. Hvorvidt en sådan ændring på lang sigt vil kunne medføre besparelser på det direkte valgbudget er endnu uklart. Byrådet vil ved væsentlige ændringer for grundlaget for valgafviklingen blive forelagt sagen. Sammenligning med øvrige kommuner: Et træk fra Danmarks Statistik viser, at de gennemsnitlige udgifter til valgopgaven i Århus Kommune i 2007 udgjorde 14 kr. pr. indbygger (Folketingsvalg). Denne udgift skal sammenholdes med landsgennemsnitet på 17 kr. pr. indbygger. I forhold til 6-byerne lå Århus næstlavest i 2007. Kun Esbjerg havde lavere udgifter. Da merudgifter til porto og udgifter til KMD mv. er generelle for alle øvrige kommuner, vil udgiftstallene for 2009 og frem formentlig ligge på et højere niveau for alle landets kommuner. Side 8 af 9
Nedenfor ses tabel over udgifter til valg i 6-byerne og på landsplan Udgift i hele kr. pr. indbygger*) 2007 Hele landet 17 København 19 Odense 17 Esbjerg 12 Randers 16 Århus 14 Aalborg 20 *) Funktion 6.43.42: Udgifter og indtægter vedr. valg. Det skal slutteligt bemærkes, at opgørelse af udgifterne til afholdelse af valg i de enkelte kommuner er forbundet med nogen usikkerhed, idet kommunerne kan have forskellig konteringspraksis eksempelvis for opgørelse af internt medgået tid til opgaven mv.. Jacob Bundsgaard Johansen / Rolf Hapel Bilag Tidligere beslutninger Principindstilling vedrørende etablering af Borgerservice i Århus Kommune (vedtaget i Byrådet den 1. dec. 2005) Side 9 af 9