Coop Indkøb i praksis Jan Adolfsen, Kategori-direktør København, den 23. januar 2018 Århus, den 25. januar 2018
2
Coops indkøb 2017 (Ekskl. moms) 3 Indirekte indkøb: 5,3 mia.kr. Nonfoood: 3 mia. kr. Food: 19,5 mia. kr.
Food indkøb: 19,5 mia. kr. 4 Indirekte indkøb: 5,3 mia.kr. Nonfoood: 3 mia. kr. Food: 19,5 mia. kr.
Food indkøb: Fokus på skala og nærhed 5 Coop Trading udnytter indkøbsvolumen på tværs af Sverige, Norge, Finland og Danmark til at sikre konkurrencedygtige priser på egne varemærker Ferskvarer sources tæt på for at reducere leveringstiden fra leverandør til butik Tørvarer stiller ikke samme krav til friskhed og kan sources på længere distance Årsforhandlingerne sidst på året sikrer det rigtige udgangspunkt for det følgende år: Produktion af varer til egne varemærker (bedre kvalitet til prisen) Indkøb af varer fra andre varemærker Indkøb bliver styret med omfattende kontrakter om de kommercielle betingelser og om konsekvenserne, når de ikke bliver opfyldt
Nonfood indkøb: 3 mia. kr. 6 Indirekte indkøb: 5,3 mia.kr. Nonfoood: 3 mia. kr. Food: 19,5 mia. kr.
Nonfood indkøb: Fokus på compliance 7 Større fleksibilitet i forhold til: Distancen til leverandørerne, fordi leveringshastigheden er mindre vigtig Volumen, fordi varerne har længere holdbarhed CSR, compliance og kvalitetskontrol er afgørende, når varerne produceres under andre forudsætninger som fx i Fjernøsten, i forhold til: Dansk lovgivning Coops høje standarder
Indirekte indkøb: 5,4 mia. kr. 8 Indirekte indkøb: 5,3 mia.kr. Nonfoood: 3 mia. kr. Food: 19,5 mia. kr.
Indirekte indkøb er fordelt på 17 kategorier 9 Logistics 847 Rent 834 Subcontracting & Services 800 IT & Telecoms 655 Marketing & Communication 607 Utilities 482 Machinery & Electrical Equipment 358 Professional Services 139 Consumables Shopfitting HR 98 Building & Construction Items Fleet Payments & Charges Travel Office suppliers & equip. / Mail and Couriers Other 86 59 57 46 26 21 181 163 68% Logistik er den største kategori med et spend på 847 mdkk Top 5 kategorierne: udgør 3,7 mia. kr. udgør 68% af samlet spend
Historien i korte træk 10 2012 Vi må kunne gøre det bedre! 2013-2014 Forudsætninger og metoder på plads 2013 Hjælp fra engelske konsulenter
Forudsætningerne 11 1. Topledelsens opbakning 2. Tillid til besparelser i organisationen 3. Involvering af interessenter 4. Overblik over spend/indkøb 5. Organisatoriske kompetencer til at gennemføre strategisk sourcing
Indirekte indkøbs rolle: Interne konsulenter og specialister i forhandling 12 1. 1 Hjælper med at optimere indirekte indkøb vha.: Indkøbsmodeller, overblik over spend Særlige kompetencer nye profiler 2. 2 Faciliterer hele indkøbsprocessen og sikrer afstemning med stakeholders 3 3. Er Direktionens forlængede arm denied savings eskaleres 4. 4 Primære interessenter: Ejendomme Kæder Koncernøkonomi Teknologi Logistik 5. 5 Er også sparringspartnere i forhold til at optimere direkte indkøb
Metoden: 7 step sourcing 13 Kategoristrategi Kategorisourcing Styring af kategori Forhandlingsstrategi Kategoribeskrivelse Markedsanalyse TCO-analyse Strategi for udvikles kategori for og kategori leverandør og leverandør 1 Udsende RFP er Udvælge leverandører Implementere TCOændringer Værdi/TCO workshops Forhandling 2 3 Mål og planlægning Implementere kontrakt Styre KPI er Leverandørstrategi Leverandørsamarbejde Styring af leverandører
Involvering af interessenter 14 1 Gennemgang af sourcingstrategi Omfang (geografi, underkategorier osv.) Detaljeret baseline (volumen, enhedspriser, forbrug, specifikationer) Estimeret forbedringsmulighed Sourcingstrategi 2 Gennemgang af forhandlingsproces Forhandlingsforløb og taktik Spillerum (fx tilpasning af specifikationer) Udvalgt(e) leverandør(er) Forbedringsmulighed 3 Gennemgang af leverandørs integration Forhandlingsresultater Anbefalinger og udbytte Ressourcer til at implementere ændringer Implementeringsplan og plan for opfølgning og målstyring Interessenter godkender aktiviteter ved nøglebeslutningspunkter
Lad os tage et eksempel: Tilbudsavisen 15 Logistics 847 Rent 834 Subcontracting & Services 800 IT & Telecoms 655 Marketing & Communication Utilities Machinery & Electrical Equipment Professional Services 139 Consumables Shopfitting HR 98 Building & Construction Items Fleet Payments & Charges Travel Office suppliers & equip. / Mail and Couriers Other 86 59 57 46 26 21 181 163 358 482 607 Butiksmaterialer Online TV 4% 5% Øvrig 16% Fællesdisponeret reklame 8% 7% Analyser 3% 19% Indrykning 38% Tilbudsavis
Årligt forbrug i mio. kr. pr. kæde 16 53 18 13 15 3 3 1 Total
Store besparelser gennem mange år År Omfang Tiltag Opnået besparelse 2014 103 mio. kr. 260 mio. stk. Omfattende standardisering af format og papirtype i alle kæder 22 mdkk 2015 81 mio. kr. 275 mio. stk. Yderligere standardisering af Kvicklys avisformat 12 mdkk 2016 69 mio. kr. 230 mio. stk. Yderligere standardiseringer på små kæder Færre uger med aviser og mindre oplag Flere indstik 4,5 mdkk 2017 53 mio. kr. 200 mio. stk. År 1 for udfasning af tilbudsavisen Mulighed for at lægge hele mængden hos én leverandør 2018?
Udgangspunkt for forhandlingerne 18 Standardisering kan give produktionsmæssige fordele Kæde Format Papirtype Trykmetode Kvickly 215x260 Standard News Heatset SuperBrugsen 215x260 Standard News Heatset Fakta 215x260 Standard News Heatset Irma 215x260 SCB Heatset DagliBrugsen 215x260 Standard News Heatset LokalBrugsen 215x260 Standard News Heatset Tendenser for 2018 Færre uger med aviser Kraftigt reduceret oplag (-25%) Råvaremangel og stigende råvarepriser i leverandørmarkedet Nyt setup for distributionen (to leveringsadresser)
Vi har fulgt vores sourcing model Overblik over kategorien Gennemføre udbud Evaluere indkomne tilbud Overblik over kategorien og afklaring af baseline Afdække muligheder for standardisering Udarbejde og udsende udbudsmateriale Gennemgå tilbud Vægte info og sammenligne leverandørerne Afsluttet uge 40 Afsluttet uge 41 Afsluttet uge 43 Afklaringsmøder Beslutte leverandørvalg Implementering Afklaringsmøder med udvalgte leverandører Indhente evt. reviderede tilbud Gennemgå evt. reviderede tilbud Anbefale leverandørvalg og fremtidigt scenarie Implementere og følgeop på kontrakterne Evaluere performance løbende Afsluttet uge 44 Afsluttet uge 45 Startende fra uge 5 2018
Samlet besparelse: Over 12 mdkk 12,34 6,12 2,44 2,69 0,51 0,40-0,19 Total Kvickly Fakta SuperBrugsen Irma Dagli Brugsen LokalBrugsen
Besparelserne fortsætter År Omfang Tiltag Opnået besparelse 2014 103 mio. kr. 260 mio. stk. Omfattende standardisering af format og papirtype i alle kæder 22 mdkk 2015 81 mio. kr. 275 mio. stk. Yderligere standardisering Kvicklys avisformat 12 mdkk 2016 69 mio. kr. 230 mio. stk. Yderligere standardiseringer på små kæder Færre uger med aviser og mindre oplag Flere indstik 4,5 mdkk 2017 53 mio. kr. 200 mio. stk. År 1 for udfasning af tilbudsavisen Mulighed for at lægge hele mængden hos én leverandør 12 mdkk
Næste skridt 22 1. 1 Demand management Overblik over forbrug 2 2. Zero based budgeting Vi tager ikke udgangspunkt i foregående år 3. 3 Indsigt i delelementer Vi skal kende prisen endnu bedre på de enkelte dele af varerne/serviceydelserne
Det har vi lært 23 1. 1 Demand management er helt nødvendigt en baseline på forbruget er afgørende for forhandlingspositionen 2. 2 Skala/volumen og forståelse af prisen er nøglen til bedre indkøbspriser sørg altid for at købe så stort ind som muligt, og standardisér så vidt muligt 3. 3 Konkurrenceudsætning kan i den grad betale sig man kan hurtigt spare mange penge blot ved at sætte ordren i udbud 4. 4 Beslutningsdygtighed i indkøbsorganisationen er en forudsætning ellers får interessenternes egne præferencer for stor vægt 5. 5 Fælles commitment fra indkøbsorganisation, interessenter og regnskabsfolk begge parter skal underskrive aftalen, og en controller sikrer økonomien 6. 6 CSR, compliance og kvalitetskontrol er afgørende, især når produktionsforholdene er anderledes det kan koste dyrt også på omdømmet at løbe risikoen 7. 7 Opfølgning og udnyttelse af kontrakterne er den sikre vej til at øge besparelserne tjek op på, hvordan vi bruger aftalerne 8. 8 Konstant udvikling af kompetencerne i organisation er nødvendige for fortsat at skabe besparelser