Compliance med persondataforordningen

Transkript

1 virksomhdns prsondatakontrollr n spcifik rklæring, som fokusrr på ntop databhandlraftaln til n spcifik kund/ samarbjdspartnr. PwC s værktøj,, kan opdag og klassificr prsonoplysningr i såvl strukturrd data (IT-systmr) som ustrukturrd data (-mails, fildrv). kan monitorr på tværs af virksomhdn og virksomhdns vntull andr juridisk nhdr. Dt btydr bl.a., at din virksomhd kan find ud af, om oplysningr om dn samm kund r rgistrrt i mr nd t systm, og om dt r d samm oplysningr, og hvorvidt prsonfølsomm oplysningr r tilstrækkligt adgangsbgrænsd. Janus Mns Partnr, Risk & Complianc E: janus.mns@pwc.com Hll Dryr Dirctor, Oprationl Risikostyring & Complianc E: hll.dryr@pwc.com Complianc md prsondataforordningn Vors tam bistår også grn md midlrtidig vartagls af DPO-rolln i forbindls md fri, orlov mv. På dn måd sikrs t konstant kontaktpunkt i virksomhdn samt rttidig indbrtning af vntull databrud, slv når DPO n r fraværnd. Øgt fokus på ffktiv GDPR-procssr Prsondataforordningn skærpr krav til bhandling og bskyttls af prsondata, hrundr dokumntationskrav, konskvnsanalysr, og n rækk ny rttighdr for d rgistrrd. Dt kan bliv dyrt ikk at hav styr på d ny rglr, og procssn for at sikr fuld complianc kan vær komplks. Er I sikr på, at I lvr op til all d organisatorisk og tknisk krav i forordningn og kan I dokumntr dt? Uanst hvor langt I r på GDPR-rjsn, kan vi hjælp jr. r udviklt basrt på AI-tknologi (artificial intllignc) og vil drfor hl tidn kunn øg sin prformanc. Rvision. Skat. Rådgivning. Rvision. Skat. Rådgivning.

2 Sådan kan vi hjælp Prsondataforordningn Prsondataforordningn gældr for al bhandling af oplysningr om fysisk prsonr, som fortags af offntlig myndighdr, privat virksomhdr, forningr mv. I praksis btydr dt, at all finansill virksomhdr uanst størrls skal forhold sig til d ny rglr. En ovrtrædls af lovn kan rsultr i bødr på hlt op til EUR llr 4 % af virksomhdns samld global omsætning, hvis dt bløb r højr. Slvom forordningn bydr på mang udfordringr i forbindls md implmntring og idriftsættls, så kan d strng krav også nd md at bliv n gvinst for d finansill virksomhdr: Dt blivr lttr for virksomhdn at komm sig ftr t brud på prsondatasikkrhdn, da dt blivr lttr at fastslå, hvad dr r skt, og hvad dr skal gørs for at komm vidr, når dr r styr på procssr, systmr og data. Virksomhdn kan brug pålidlighd, tillid og troværdighd som konkurrncparamtr i forhold til drs kundr. Virksomhdn får skabt sig t ovrblik ovr, hvor dn r mst ksponrt for skad, hvis prsonoplysningr ikk bhandls korrkt. Virksomhdn får t godt udgangspunkt for ydrligr procsoptimringr og vntull systmtilrtningr. Virksomhdn får ryddt op i prsondata, får styrkt datakvalittn og får dannt sig t ovrblik, og dt dt kan åbn op for n mr ffktiv og proaktiv brug af ksmplvis kunddata. Arbjdt GDPR Analytics DPO Complianc og srvic GDPRrviws Når Datatilsynt har vært dr md prsondataforordningn r oft mgt krævnd, også fordi dr ikk r n klar praksis ndnu. Dt kan vær n stor fordl at lad kstrn ksprtr, som har rfaring fra andr projktr og opgavr md prsondataforordningn, indgå i t samarbjd md virksomhdn. Bistand til implmntring GDPR Når Datatilsynt kommr supportr md implmntring af ny procssr, tknologisk løsningr og uddannls af mdarbjdr Procskortlægning og -dsign IT-govrnanc stup og rviw I PwC s Financial Srvics har vi t tam af ddikrd mdarbjdr bstånd af juristr, projktldr, risikoksprtr og procsarkitkturksprtr, dr r spcialisrt i prsondatart. Vors tam spændr brdt i rfaring og uddannlssmæssig baggrund. Vi har på dn baggrund sammnsat n palt af ydlsr, som kan hjælp dig og din virksomhd. Bistand til implmntring Vi kan md afsæt i vors praktisk analys- og im pl mntrings rfaring komm md konkrt anbfalingr til n ffktiv tilgang til optimal implmntring og forankring og drmd hjælp din virksomhd md at komm hlt i mål. Vi kan bl.a.: assistr i programldlsn og i projktsporn udarbjd gap-analysr fastlægg risici vd bhandling af prsonoplysningr og udarbjd konskvnsanalysr rådgiv om procssr, politikkr, krav til intrn kontrollr, IT-sikkrhd samt vurdringr af tknologianvndls i forhold til kravn i prsondataforordningn bistå md udarbjdls af databhandlraftalr bistå md implmntringn intrnt i virksomhdn i rlation til mdarbjdrn supportr dn gntlig idriftsættls skab n bdr kundoplvls. Procskortlægning og -dsign I forhold til GDPR r dt nødvndigt at dokumntr, hvilk prsondata man opbvarr, i hvilk bhandlingr datan bnytts (procssr), og hvilk prsonr dr har adgang til datan og gnnmførr bhandlingr. Vi kan hjælp md at kortlægg og vntult optimr organisationns procssr. En kortlægning indbfattr, at rlationrn mllm prsondata, bhandlingsaktivittr, systmr og rollr blivr dokumntrt, hvilkt bl.a. r nødvndigt for at kunn sikr, at man har lovlig bhandlingshjmml. Dsudn kan vi udvikl og implmntr GDPRspcifikk bst practic-procssr, såsom håndtring af indsigtsbgæringr, brigtiglsr, tilsynsbsøg md mr.

3 Tilsynt stillr høj krav til IT-sikkrhd og ovrblik ovr systmr og forvntr n vlfungrnd fordling af rollr og ansvar på områdt. IT-govrnanc Kravn fra GDPR rækkr ind i båd jrs forrtningsområdr og i IT. Langt d flst forrtningsprocssr undrstøtts på dn n llr andn måd af IT, og hr skal man sikr n lang rækk af ting for at kunn lv op til GDPR. Dt krævr n god govrnanc omkring all områdr i IT, og at govrnanc r kndt og forankrt. Vi kan hjælp md at rviw jrs nuværnd ITgovrnanc og komm md anbfalingr, så I kan sikr, at I blivr GDPR-compliant på dtt områd. Fordln vd t GDPR-rviw r bl.a., at: virksomhdn får kortlagt og bskrvt d områdr, hvor virksomhdn ikk lvr fuldt ud op til d ny krav virksomhdn får lagt n handlingsplan (inklusiv tidsplan) for, hvordan manglrn kan udbdrs virksomhdn får idntificrt vntull optimringsmulighdr i forhold til d løsningr, dr anvnds. Et GDPR-rviw kan naturligvis tilpasss virksomhdns konkrt ønskr. Har I ikk n IT-govrnanc funktion llr opsætning, så kan vi hjælp md at få implmntrt n god govrnanc, dr r tilpasst jrs spcifikk virksomhd, situation og basrt på bst practic. Liglds kan vi tilbyd IT-govrnanc assistanc vd fx løbnd at bistå jr md opfølgning og sparring. GDPR-rviws I forlængls af implmntringn af prsondataforordningn kan dt vær n god idé at få n uafhængig vurdring af, om forordningn r implmntrt korrkt, og om dn ftrlvs af mdarbjdrn. Vi kan bl.a.: fortag rviw af organisations-, data-, procsog systmarkitkturn for at fastlægg, om d styringsmæssig tiltag r implmntrt korrkt i hnhold til forordningn kontrollr at politikkr og forrtningsgang r indarbjdt i dt daglig arbjd, og at dr skr n ftrlvls af d rgistrrds rttighdr, som fx sltning og indsigt fortag rviw af IT-sikkrhdn og tknologianvndlsn i forhold til forordningns krav giv indspil til løsningr, som undrstøttr n god kundoplvls. Når Datatilsynt kommr Datatilsynt fortagr hvrt år t antal planlagt tilsyn. Hrudovr fortagr d også n rækk ad hoc-tilsyn som følg af konkrt hændlsr. Hvis din virksomhd blivr gnstand for t tilsynsbsøg, kan vi hurtigt, ffktivt og md kort varsl gnnmfør t risikobasrt light GDPRrviw for at afdækk, om virksomhdn ftrlvr prsondataforordningn, llr om dr r bhov for hurtig udbdringr. Vi minimrr på dn måd risikon for, at din virksomhd blivr mødt md sanktionr fra Datatilsynt. Vi vil sålds som ld i dnn procs bidrag md at vurdr, om dr r mulighd for at indfør såkaldt quick fixs, fx midlrtidig ændringr i arbjdsrutinr for at kompnsr for vntull manglr. Vi kan også agr som bisiddr undr slv tilsynsbsøgt. Når Datatilsynt har vært dr Datatilsynt har n rækk korrigrnd bføjlsr, hvis virksomhdrn ikk ftrlvr prsondataforordningn. Hvis Datatilsynt vælgr at udtal kritik, udstd påbud llr i værst fald at sanktionr n ovrtrædls md bød, kan vi giv konkrt og praktisk input til, hvor fokus skal sætts ind og bistå md udførlsn hraf.