Dagsorden Kolstrup Boligforening Torsdag den 17. maj 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa

Transkript

1 Ekstern Dagsorden Kolstrup Boligforening Torsdag den 17. maj 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa Side 1 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

2 Indholdsfortegnelse: 1. rganisation Økonomi Afdelingerne Administrationen: LUKKET PUNKT Efterretningssager Næste møder: Eventuelt... 9 Bestyrelsesmedlemmer: ve Stahl Schmidt (formand), Inga Fohlmann (næstformand), Fritz Jørgensen, Knud-Aage M. Poulsen, Ritha Helweg, Tove Christensen, Simon Munch (med.arb.repr.). Ansatte: Jimmy Povlsen Revisor: Afbud: Side 2 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

3 1. rganisation 1.a Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den 30. april 2018 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. B Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: 1.b. Foreningsanliggender 1.b.1 SALUS rientering v. ve Stahl Schmidt 1.b.2-8. Kreds Der afholdes kredsweekendkonference den september Generel orientering ved ve Stahl Schmidt. 1.b.3 Aabenraa-Rødekro Fjernvarme Generel orientering v. Jimmy Povlsen. Indstilling: Beslutning: 1.c. Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup (JP) Intet ny fra projektleder Sanne L. Pedersen. Barselsvikar fra 1. juni 2018 til 30. juni Status: Ansættelseskontrakt er under udarbejdelse (TARN). 1.c.2 Guldbjerparkens børnehave matr. 1735, ejd. Nr Status: (TA) Lindeskolen, der er en friskole, som starter op i august måned, ønsker at leje sig ind i bygningen. Der er forhandlet en lejeaftale på plads. Aftalen er dog endnu ikke underskrevet af B Side 3 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

4 Lindeskolen. Aftalen medfører en fremtidig husleje indtægt på kr. om året. Såfremt aftalen falder på plads, sættes arbejdet med henblik på udstykning og salg i bero. Der afregnes med landinspektøren for det allerede gennemførte arbejde. 1.c.3 KB 75 års jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober rientering ved ve Stahl Schmidt. 1.c.4 Markedsføring af tomme lejligheder Markedsføring af tomme lejligheder Hvad kan vi gøre for at gøre lejlighederne mere attraktive. Især Gl. Kongevej og Skolevænget har være ledige med betydelige lejetab. Hvordan kan vi yde førstehjælp ved at fikse lejlighederne op. (SS). Formanden gennemgår afdelingerne sammen med inspektøren samt driftschefen på Håndværkergården, for udarbejdelse af en handlingsplan, for løsning. (Gentagelse referat sidste møde, beslutning). (SS) Formand og driftschef har besigtiget lejlighederne Gl. Kongevej (gl. butik). Forslag til renovering af 2 lejligheder v. driftschef Jesper Krarup (se bilag fra mødet den ). B Der afsættes en ramme på kr incl. moms, til et forsøg, hvorvidt mindre forbedringer af lejligheder med tomgangstab, vil medføre udlejning. Formanden aftaler med driftschefen, hvilke lejligheder. (Gentagelse fra beslutning sidste møde) 1.c.5 Evaluering generalforsamling 2018 Generalforsamling, onsdag den 9. maj 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. D 1.c.6 Konstituering Valg af næstformand. B 1.c.7 Fordeling af ansvarsafdelinger B 1.c.8 Fælles beboerblad - BeboerNyt Nuværende medlem af redaktionsudvalget KB er ve Stahl Schmidt. B 1.c.9 Kunst- og udsmykningsudvalg B Side 4 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

5 Nuværende medlemmer: Tove Christensen Kaj Mathiesen (udtrådt). 1.c.10 Godkendelse af årshjul 2018 B ** 1.c.11 Godkendelse af forretningsorden for organisationsbestyrelsen. B * 1.c.12 Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser B * Program for markvandring (STS) Indstilling Beslutning 1.d) Medlemsanliggender intet under dette punkt. Indstilling: Beslutning: 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol organisationen (webzone2) Indstilling: Beslutning: 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager 3.a.1 versigt byggesager * KB pr. 26. april a.2 Eventuel renovering afdeling 6,8 og 9. Drøftelse om eventuel opstart af forundersøgelser til en eventuel renovering af afdelingen. Der har været afholdt bygherremøde den 5. april pstart ny Side 5 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

6 LBF-sag. Nærmere undersøgelse af vinduer, faldstammer, altan, tag. Status: Der er planlagt møde med ingeniøren den 23. maj for renoveringsforslag. (MM). 3.a.3 Afdeling 15 Hørgaard Renovering rganisationsbestyrelsen har besluttet at blok 7, nu skal renoveres som oprindeligt udbudt. Blok 7 - Byggestart 1. august Forventes afleveret 1. maj Dog er udvendig arbejde ikke færdigt (MM). Status: Endelig aflevering afventer (MM). 3.a.4 Infrastruktur afdeling 15 og afdeling 17 Der er afsatte midler i Landsbyggefonden for afdeling 15 og 17. Sagen var taget af dagsorden, da Aabenraa Kommune ikke ville medfinansiere projektet. Skal sagen endeligt lukkes hos Landsbyggefonden? Sagen lukkes ved LBF. (HA) 3.a.5 Afdeling 20 Callesensgade m.v. Skema A er godkendt af kommunen (september 2017) og Landsbyggefonden (oktober 2017). Der er afholdt bygherremøde den 17. april 2018 (MM). Status: Udbud udsendt. Licitation den 28. maj 2018 (MM). Der er kommet statusbrev fra Landsbyggefonden vedrørende kapitaltilførsel. 3.a.6 Afdeling 29 Ældrecenter Lergaard Forberedelse til økonomisk afslutning pågår (gentagelse). Arbejdet med skøder er i gang pt. med advokat og kommune (gentagelse). Afklaring omkring relaksations og vedståelse af pant er i gang med kommunen og Udbetaling Danmark + LBF. (Gentagelse). Der er afsat midler til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). Dialog med kommune om, at undgå sammenlægning af de 2 matrikler i afdeling 26 og 29. Status: Intet nyt (JP/HA) Indstilling: Beslutning: Side 6 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

7 3.b. Beboeranliggender intet til dette punkt. 3.c. Afdelingsanliggender - intet til dette punkt. Indstilling: Beslutning: 4. Administrationen: LUKKET PUNKT 5. Efterretningssager 5.a. Udlejning statistik (RIPA) - Tomgang 5.b Udsættelser (NKE) * * 5.c rientering fra nedsatte udvalg 5.c.a Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er ve Stahl Schmidt 5.c.b Kursusudvalg (KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAAB: Søren Duus, Else Bonde) 5.d. BL informerer, klik her 5.e. LBF informerer, klik her Indstilling: Beslutning: Mødeplan Næste møder: B/ 2018: Torsdag den 17. maj 2018, kl Konstituerende møde. Tirsdag den 18. september 2018, kl Torsdag den 8. november 2018, kl Torsdag den 13. december 2018, kl (juleafslutning) AAAB og KB fælles møde Side 7 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

8 Møderække til godkendelse: 2019: Torsdag den 7. februar 2019, kl Torsdag den 4. april 2019, kl ? Temamøde, fælles med AAAB Torsdag den 9. maj 2019, kl Revisormøde Torsdag den 13. juni 2019, kl Konstituering Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4, Aabenraa. Beslutning: Fælles juleafslutning, KB, AAAB organisationsbestyrelser, direktør Lørdag den 1. december 2018, kl Arrangør 2017: AAAB (Else Bonde, Erling Jørgensen). Arrangør 2018: KB (Knud-Aage og Inga) rganisationsbestyrelsesseminar alle selskaber Afholdt fredag den 19 januar 2018, - Fremtidig struktur/effektivisering og benchmark. rdinær generalforsamling 2018: nsdag den 9. maj 2018, Guldbjergparkens festsal, kl Administrationschef Toke Arndal er dirigent ved mødet. rdinær generalforsamling 2019: Dato til godkendelse nsdag den 29. maj 2019, Guldbjerparkens festsal, kl Dirigent:? Beslutning: SALUS Repræsentantskabsmøde Lørdag den 26. maj 2018, Folkehjem Aabenraa Lørdag den 1. juni 2019, Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse torsdag den 27. september 2018, kl Mødested viceværtkontoret, Jernbanegade 25. KB jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Sikkerhedsrundgang 2018 Tirsdag den 28. november 2018 (JPD) KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere 2018 nsdag den 19. december 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. Deltagere/inviterede: rganisationsbestyrelsen, medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. Side 8 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

9 KB og AAAB fælles Seminar 2019 Torsdag den 14. marts Sted:? Tidsrum? Inviteres? Fælleskursus i SALUS: Budget Torsdag den 1. marts 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef og JP Blev aflyst på grund af vejrlig. Introduktion for nyvalgte: Afholdes frem over hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef, TARN og JP Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år Næste gang 2019 Teknisk chef og AJ 7. Eventuelt Poul Erik utzen, ejendomsfunktionær går på pension. Side 9 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

10 ÅRSHJUL 2018 FR KB JANUAR FEBRUAR MARTS APRIL MAJ MAJ JUNI rg.best rg.best.møde, kl Afd.best rg.best.møde, kl Revisor Gen.f rg.best.møde, kl seminar Bestyrelsesevaluering sendes ud ultimo seminar Konstituerende møde februar Hvert år - februar mødet: Budget: hovedforeningen næste år til godkendelse. (1) Bestyrelseshonorar (1) Generalforsamling: godkendelse af dagsorden med indkaldelse, liste org.best. (1) Afdelingsbestyrelsesseminar; - invitation/liste til godkendelse. - Næste års dato fastsættes. (1) Liste over ekskluderet beboere (5) Udlejning venteliste (RIPA) (5) Udlejning statistik (RIPA) (5) Intrum Justitia statistik (MAN) (5) Investeringsaftale Sydbank (JP) (5) Landsbyggefondsmidler trækningsret. (AMS). (hvis ændringer/ ansøgninger, så løbende) (2) Dispositionsfonden opgørelse. (AMS) (hvis ændringer/ ansøgninger, så løbende) (2) Planlægning ordinære afdelingsmøder næste år (1) Godkendelse af foreløbig indkaldelse med dagsorden Godkendelse af mødedatoer samt dirigentfordeling Referat APV sikkerhedsrundgang. Hvert år april mødet: Revisionsprotokol (årsregnskab) (1) Godkendelse af årsregnskab for hovedforeningen og årsregnskab for afdelingerne. (1) Godkendelse af budget for afdelingerne. (1) Evaluering afdelingsbestyrelsesseminar KB/AAAB (1) Bestyrelsesevaluering LUKKET PUNKT (1) Hvert år maj/juni møde Konstituering (1) Evaluering af generalforsamling (1) Fordeling af ansvarsafdelinger (1) Valg af red.udv.medlem BeboerNyt (1) Valg af medlem af diverse udvalg. (1) Medlem af byggeudvalg (1) Program markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse (STS) (1) Årshjul til godkendelse (1) Godkendelse af forretningsorden, opdateret for hovedbestyrelsen Hvert halvår februar/september mødet: Tab tomgang - halvårlig (opgørelse (NKE) (5) Tab fraflytning halvårlig opgørelse (MAM) (5) Restancelister m.v. statistik: - Restanceliste akkumuleret indtil frigørelsesdato (NKE) (5) - Restanceliste månedlig (NKE) (5) - Restanceliste i % (NKE) (5) Hver gang: * 1. rganisation 1.a. Godkendelse af referat Revisionsprotokol hvis der er 1.b. Foreningsanliggender SALUS v. SS 8. kreds (SS) Aabenraa-Rødekro fjernvarme (SS) 1.C. Bestyrelsesanliggender Helhedsplan Høje Kolstrup 1.d. Medlemsanliggender Hver gang: * Hver gang: * G:\G-Drev\0081. KB\03. Bestyrelsen\03. Dagsorden-referater\Årshjul 2018\AKTUEL Årshjul halvår KB - godkendt org.best.docx

11 ÅRSHJUL 2018 FR KB 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol (webzone2) 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager Status byggesager: KB Renoveringssager/nybyggeri 3.b Beboeranliggender 3.c Afdelingsanliggender 4. Administration lukket punkt 4.a. Personale, administration Administration SU-Administration Arbejdsmiljøudvalgsmøde 4.b. Personaleforhold, ejendoms funktionærområdet Ejendomsfunktionærområdet Arbejdsmiljøgruppe Samarbejdsudvalg HSU-møde 4.c Håndværkergården Forretningsudvalgsmøde Administrationen 5. Efterretningssager 5.a. Tomgangsliste (RIPA) 5.b. Udsættelser (NKE) - I februar for foregående år tillige. 5.C. rientering fra nedsatte udvalg. Bladudvalg. Kursusudvalg. 5.d. BL informerer 5.e. LBF informerer 6. Næste møde - Mødeplan - Fælleskurser - Andre møder 7. Eventuelt G:\G-Drev\0081. KB\03. Bestyrelsen\03. Dagsorden-referater\Årshjul 2018\AKTUEL Årshjul halvår KB - godkendt org.best.docx

12 ÅRSHJUL 2018 FR KB JULI AUGUST SEPTEMBER KTBER NVEMBER DECEMBER rdinære afd.møder aug./sept rg.best.møde, kl rdinære afdelingsmøder august/september måned rg.best.møde, kl (APV sikkerhedsrundgang november måned) Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser Hvert år november mødet: Hvert halvår februar/september mødet: Tab tomgang - halvårlig opgørelse (NKE) Tab fraflytning halvårlig opgørelse (MAM) Restancelister m.v. statistik: - Restanceliste akkumuleret indtil frigørelsesdato (NKE) - Restanceliste månedlig (NKE) - Restanceliste i % (NKE) Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser referat (1) Evaluering afholdelse afdelingsmøder (1) Referat APV sikkerhedsrundgang flyttes til kommende møde grundet sikkerhedsrundgangen ligger i december måned, hvor der ikke afholdes org.best.møde i december. Hver gang: * Hver gang: * G:\G-Drev\0081. KB\03. Bestyrelsen\03. Dagsorden-referater\Årshjul 2018\AKTUEL Årshjul halvår KB - godkendt org.best.docx

13

14

15

16

17

18

19

20

21 Kolstrup Boligforening Humlehaven 4, 6200 Aabenraa, Tlf Kolstrup Boligforening Afdelingsgennemgang i afdelinger uden afdelingsbestyrelser Deltagere: ve Stahl Schmidt Fritz Jørgensen Ritha Helweg Inga Fohlmann Tove Christensen Knud-Aage M. Poulsen Simon Munch Søren Toft Sørensen Michael Schlaikjer Afbud: Referent: Søren Toft Sørensen. Torsdag den , mødestart kl , Viceværtkontoret, Jernbanegade 25, kælder Program: afd. 6, 8 og 9 Jernbanegade og Borgmester Finks Gade Kl kl afd. 20 Persillegade, Forstallé og Callesensgade (ligger i gåafstand) afd. 21 Karpedam 2B og 2D parkering i gården kl afd. 22 Gl. Kongevej 2 og Haderslevvej 69 kl Restaurant Nelson, Rådhusgade 5, Aabenraa Tlf.: Der er booket bord pr. tlf. xx.xx Mad og drikkevarer bestilles ved ankomst. (LCW)

22 Forening Afd LBF Sag versigt byggesager Projekt Status Termin Anlægssum mio Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening 04 Problemer med utætte gavle Afventer endelig finansiering 3,3 15 x Totalrenovering LBF gennemgang er kommet retur, skal gennemgåes inden færdigudarbejdelse. Dialog med LBF om opgørelse af reguleringskonto tomgang. 46,8 16 x Totalrenovering Voldgiftssag er afsluttet med forlig, hvor inge gør krav mod hindanden. Afsat i byggesagen samlet "17 mio" inkl. omkostninger til udbedring. 87,2 Forliget ligger inden for dette. Skema C 's tilbagemelding fra LBF er modtaget gennemgåes Ams/jp. 17 Udskiftning af 25 køkkener Afventer Realkreditlåns / henlæggelse finansieret. Gennemgås af JP/Helle 9,15 20 x Økonomisk og fysisk opretning Der har været afholdt afd. møde hvor projektet blev godkendt. Skema A godkendt af byråd. September Skema A godkendt af Landsbyggefonden. Udbudsmateriale udarbejdes til skema B. Projekt godkendt på møde 17 april 2018.Bygherremøde 30 april vedr. Skema B 29 x 43 nye ældreboliger Byggeriet er afsluttet, og regnskab er under udarbejdelse. Der er indgået en driftsaftale med Aabenraa Kommune omkring fælles drift og herunder ejendomsfunktionærbetjening og rengøring. Beløb hensættes til sidste udgifter hvorefter byggeregnskab kan færdiggøres. (250 t.kr.) Skøder er udarbejdet vedr fællesarealer. Afventer tinglysning og relaksation. 11/9 Møde med kommune, LandSyd, advokat Preben Gundersen og os, status der mangler tinglysning af 3 x 30 m2, som er kontor og bad til personale i nr. 100, 102 og 104. Tilhører kommunen. Derudover ønsker man fra kommunens side, og LandSyd at sammenlægge de to matrikler til en matrikel efter sammenlægning af afdelinger, og Kommunen og vores advokat i korrespondance med hinanden (Ikke samme realkredit institut, Realkredit Danmark og Nykredit). (JP/Helle gennemgår) 15NY x Totalrenovering 2. Etape Projektet forløber efter tidsplanen. Byggeriet af Blok 7 pågår. Ny tidsplan afslutning maj Klar til indflytning 1 maj ,0 70, G:\G-Drev\8026. SALUS\08. Byggesager\Status byggesager\2018\status for igangværende sager xlsx

23 TMGANG KB PR Sel/afd Adresse Postnr Bynavn Rum Areal Tomgang start Løgumklostervej 35 2.th Aabenraa , Løgumklostervej tv Aabenraa , Toften th Aabenraa , Antal: Borgmester Finks Gade 9 2.th Aabenraa , Antal: Hørgaard 6, st. m Aabenraa , Hørgaard 6, 1. tv Aabenraa , Hørgaard 6, 1. m Aabenraa , Hørgaard 6, 1. th Aabenraa , Hørgaard 6, 2. tv Aabenraa , Hørgaard 6, 2. m Aabenraa , Hørgaard 6, 2. th Aabenraa , Hørgaard 8, st. tv Aabenraa , Hørgaard 8, st. m Aabenraa , Hørgaard 8, 1. tv Aabenraa , Hørgaard 8, 1. m Aabenraa , Hørgaard 8, 1. th Aabenraa , Hørgaard 8, 2. tv Aabenraa , Hørgaard 8, 2. m Aabenraa , Hørgaard 8, 2. th Aabenraa , Hørgaard 10, st. tv Aabenraa , Hørgaard 10, 1. tv Aabenraa , Hørgaard 10, 1.m Aabenraa , Hørgaard 10, 1.th Aabenraa , Hørgaard 12, 2. tv Aabenraa , Hørgaard 12, 1. th Aabenraa , Hørgaard 14, 1. th Aabenraa , Hørgaard 16, 2. th Aabenraa , Hørgaard 16, 1. th Aabenraa , Hørgaard 22, st. th Aabenraa , Hørgaard 24, 1. th Aabenraa , Hørgaard 30 st.th Aabenraa , Hørgaard 32 st.th Aabenraa , Hørgaard 34 st.th Aabenraa , Hørgaard 36 st.th Aabenraa , Hørgaard 38 st.th Aabenraa , Uglekær 16 st.tv Aabenraa , Uglekær 16 st.th Aabenraa , Uglekær 16 1.tv Aabenraa , Antal: Højgade 8 A st Aabenraa , Højgade 10B 6200 Aabenraa , Antal: Callesensgade 28 C Aabenraa , Callesensgade 30 A Aabenraa ,

24 Callesensgade 30 B st.th Aabenraa , Callesensgade 30 B 1.tv Aabenraa , Callesensgade 30 B 1.th Aabenraa , Callesensgade 30 B Aabenraa , Callesensgade 30 A st Aabenraa , Antal: Karpedam 2 D st Aabenraa , Antal: Gamle Kongevej 2a Aabenraa , Gamle Kongevej 2a Aabenraa , Antal: Skolevænget 19 a st Aabenraa , Skolevænget 19 a st Aabenraa , Skolevænget 19 a Aabenraa , Skolevænget 19 a Aabenraa , Skolevænget 19 a Aabenraa , Skolevænget 19 a Aabenraa , Skolevænget 19 a Aabenraa , Antal: 7 Antal ialt: 57

25 Tomgang slut

26 KB Udsættelser 2018 Fordeling af ophævelse Rykker phævelse Betalt Fraflyttede frivilligt I fogedretten Januar 26 0 Februar Marts April 18 3 Maj Juni Juli August September ktober November December Rykker/udsættelser Rykker phævelse Betalt Fraflyttede frivilligt I fogedretten