Dagsorden Kolstrup Boligforening Torsdag den november 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa

Transkript

1 Ekstern Dagsorden Kolstrup Boligforening Torsdag den november 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa Side 1 af 8 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

2 Indholdsfortegnelse: 1. rganisation Økonomi Afdelingerne Administrationen: LUKKET PUNKT Efterretningssager Næste møder: Eventuelt... 8 Bestyrelsesmedlemmer: ve Stahl Schmidt (formand), Inga Fohlmann (næstformand), Fritz Jørgensen, Knud-Aage M. Poulsen, Ritha Helweg, Tove Christensen, Simon Munch (med.arb.repr.). Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen Fritz Jørgensen (ferie) Side 2 af 8 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

3 1. rganisation 1.a Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den 18. september 2018 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. B Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: 1.b. Foreningsanliggender 1.b.1 SALUS rientering v. ve Stahl Schmidt 1.b.2-8. Kreds Generel orientering ved ve Stahl Schmidt. 1.b.3 Aabenraa-Rødekro Fjernvarme Generel orientering v. Jimmy Povlsen. Indstilling: Beslutning: 1.c. Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup (JP) * 1.c.2 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd. Nr Guldbjerparkens børnehave er nu udlejet til friskolen Lindeskolen. Friskolen er gået konkurs (ikke nok elever). 1.c.3 KB 75 års jubilæum 2018 Der er sendt takkekort ud fredag den 26. oktober 2018 til givere se bilag, gaveliste I alt modtaget på kunst konto Kr Side 3 af 8 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

4 rientering ved ve Stahl Schmidt. 1.c.4 Ny dagsorden/referat Frist Agenda (JP). 1.c.5 Markedsføring af tomme lejligheder Markedsføring af tomme lejligheder Hvad kan vi gøre for at gøre lejlighederne mere attraktive. Især Gl. Kongevej og Skolevænget har være ledige med betydelige lejetab. Hvordan kan vi yde førstehjælp ved at fikse lejlighederne op. (SS). Formanden gennemgår afdelingerne sammen med inspektøren samt driftschefen på Håndværkergården, for udarbejdelse af en handlingsplan, for løsning. (Gentagelse referat sidste møde, beslutning). (SS) Formand og driftschef har besigtiget lejlighederne Gl. Kongevej (gl. butik). Forslag til renovering af 2 lejligheder v. driftschef Jesper Krarup (se bilag fra mødet den ). B Der afsættes en ramme på kr incl. moms, til et forsøg, hvorvidt mindre forbedringer af lejligheder med tomgangstab, vil medføre udlejning. Formanden aftaler med driftschefen, hvilke lejligheder. (Gentagelse fra beslutning sidste møde). Status: rientering ved formand. Indstilling Beslutning 1.d) Medlemsanliggender intet under dette punkt. Indstilling: Beslutning: 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol organisationen (webzone2) Indstilling: Beslutning: 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager 3.a.1 versigt byggesager * KB pr Side 4 af 8 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

5 3.a.2 Eventuel renovering afdeling 6,8 og 9. Status: Der har været afholdt bygherremøde den 7. september 2018 vedrørende budgetgennemgang med Ingeniørerne. pstart ny LBF. Sag. Afventer materiale fra Ingeniørerne til upload til portalen. (MM) 3.a.3 Afdeling 15 Hørgaard Renovering Status: Byggeregnskab under udarbejdelse (HA). Udvendig arbejde vedrørende beplantning udføres her til efteråret. (MM) 3.a.4 Infrastruktur afdeling 15 og afdeling 17 Der er afsatte midler i Landsbyggefonden for afdeling 15 og 17. Sagen var taget af dagsorden, da Aabenraa Kommune ikke ville medfinansiere projektet. Skal sagen endeligt lukkes hos Landsbyggefonden? Sagen lukkes ved LBF. (HA) 3.a.5 Afdeling 20 Callesensgade m.v. Licitation den 28. maj 2018 (MM). Der er kommet statusbrev fra Landsbyggefonden vedrørende kapitaltilførsel. Status: Betinget kontrakt med Jorton er underskrevet. Afventer godkendelse fra Aabenraa Kommune og LBF vedrørende skema B (MM). Skema B er sendt til Aabenraa Kommune den 13. juni 2018 (HA). Status: Mail fra Aabenraa Kommune, forventet godkendt 31. oktober Bygherremøde den 2. november 2018 med entreprenører vedrørende opstart. (MM) 3.a.6 Afdeling 28 - Barsøvænget Status: pfølgning via inspektør Jens Peter Davidsen vedrørende ny revner i eksisterende bygninger afventer (MM) 3.a.7 Afdeling 29 Ældrecenter Lergaard Der er afsat midler til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). Status: Intet nyt. (HA) Dialog med kommune om, at undgå sammenlægning af de 2 matrikler i afdeling 26 og 29. Status: Intet nyt (HA). 3.a.8 Markvanding i afdelinger uden afdelingsbestyrelse Referat (BSJL), se bilag. D * 3.a.9 Afdelingsmøder 2018 D * versigt fremmøde se bilag. Side 5 af 8 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

6 3.a.10 rientering om Barsøvænget, etape II v. ve Stahl Schmidt, formand. Indstilling: Beslutning: 3.b. Beboeranliggender intet til dette punkt. 3.c. Afdelingsanliggender - intet til dette punkt. Indstilling: Beslutning: 4. Administrationen: LUKKET PUNKT 5. Efterretningssager 5.a. Udlejning statistik (RIPA) - Tomgang 5.b Udsættelser (NKE) * * 5.c Almenstyringsdialog. Rapport udarbejdet af JP se bilag på webzone. 5.d rientering fra nedsatte udvalg 5.d.a Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er ve Stahl Schmidt 5.d.b Kursusudvalg (KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAAB: Søren Duus, Else Bonde) 5.e. BL informerer, klik her 5.f. LBF informerer, klik her Indstilling: Side 6 af 8 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

7 Beslutning: Mødeplan Næste møder: 2018: Torsdag den 13. december 2018, kl (juleafslutning) AAAB og KB fælles møde. Fællesspisning på Restaurant Nelson efterfølgende mødet på Humlehaven : Torsdag den 7. februar 2019, kl Torsdag den 4. april 2019, kl ? Temamøde, fælles med AAAB Torsdag den 9. maj 2019, kl Revisormøde Torsdag den 13. juni 2019, kl Konstituering Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4, Aabenraa. Fælles juleafslutning, KB, AAAB organisationsbestyrelser, direktør Lørdag den 1. december 2018, Cafe Butler, Aabenraa, kl Arrangør 2017: AAAB (Else Bonde, Erling Jørgensen). Arrangør 2018: KB (Knud-Aage og Inga) Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse 2019: Torsdag den 26. september 2019, kl Mødested viceværtkontoret, Jernbanegade 25. Sikkerhedsrundgang 2018 Tirsdag den 28. november 2018 (JPD) Fælles juleafslutning, KB, AAAB organisationsbestyrelser, direktør Lørdag den 1. december 2018, kl KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere 2018 nsdag den 19. december 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. Deltagere/inviterede: rganisationsbestyrelsen, medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. KB og AAAB fælles Afdelingsbestyrelses seminar 2019 Torsdag den 14. marts Sted:? Tidsrum? Inviteres? rdinær generalforsamling 2019: nsdag den 29. maj 2019, Guldbjerparkens festsal, kl Side 7 af 8 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

8 Dirigent: Toke Arndal SALUS Repræsentantskabsmøde Lørdag den 1. juni 2019, Folkehjem Aabenraa Fælleskursus i SALUS: Budget Torsdag den 7. marts 2019, kl Hotel Tønder Hus, Tønder BSJL og JP Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag den 12. september 2019, kl Folkehjem, Aabenraa Afvikles hvert andet år. BSJL og AJ Introduktion for nyvalgte: Næste gang 2020 Hotel Tønder Hus, Tønder Afvikles hvert andet år. BSJL, TARN og JP 7. Eventuelt Side 8 af 8 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

9 Søren Brink Larsen Netværksbasen Uglekær 10 st.tv., 6200 Aabenraa rientering til organisationsbestyrelsesmøde verordnet set fungerer det rigtigt godt med de igangværende aktiviteter i helhedsplanen. Vi justerer løbende på de forskellige aktiviteter i de lokale delaftaler således at vi opnår de bedst mulige resultater af vores indsatser. Efter nøje overvejelser og i tæt samarbejde med de relevante følgegrupper har vi i løbet af året set os nødsaget til at omskrukturere enkelte af vores aktiviteter. Således har den beskæftigelses og uddannelsesrettede indsats for unge i området været sat på pause i en periode hen over sommeren og efteråret. Dette skyldtes primært omskruktureringer blandt kommunale samarbejdspartnere. Vi arbejder i dette øjeblik på at få en fast ny kommunal medarbejder på Netværksbasen, der skal hjælpe områdets unge med alt fra beskæftigelse, uddannelse og personlige udfordringer. Derudover har vi i efteråret startet en ny fritidsaktivitet i helhedsplanen, hvor en gruppe udsatte unge med problemer i skolen er ved at blive uddannet som Streetfodboldinstruktører. Aktiviteten foregår i et tæt samarbejde med Høje Kolstrup Skole og DGI. På sigt er det tanken at de unge skal drive et streetfodbold community, hvor alle områdets unge er velkomne til at komme og træne streetfodbold. Indsatsen har kørt et par måneder nu og det ser ud til at det kan blive en stor succes. Den boligsociale indsats bidrager positivt til beskæftigelsesgraden på Høje Kolstrup: Vores jobguide her i Netværksbasen Kim Winther gør et fantastisk flot stykke arbejde i forhold til at hjælpe vores beboere tilbage eller i nærheden af job. Således er der dags dato 109 beboere, der er kommet i ordinær beskæftigelse som følge af indsatsen. Endvidere er 137 kommet i virksomhedspraktik, hvilket er et vigtigt første skridt i forhold til at opnå ordinær beskæftigelse. I netværksbasen har Kim mulighed og tid til at arbejde med at opbygge stærke relationer til områdets beboere, hvilket er grundstenen til de flotte resultater. Den sociale vicevært har rygende travlt med at støtte områdets mest udsatte beboere Vores sociale vicevært Vivi Asmussen har nu været på Høje Kolstrup i godt et år. Vivi har meget hurtigt formået at arbejde sig flot ind i rollen som social vicevært og har på kort tid opbygget et stort netværk og en stærk relation til områdets mest udsatte beboere. Vi har på en gennemsnitlig måned kontakt med ca. 35 unikke beboere på Høje Kolstrup og ofte op til flere gange om måneden. Vivi har ligeledes opnået et stærkt samarbejde med Fuldtræfferen og forsøger i sin kontakt med beboerne at lede dem i retning af de tilbud, der findes i Fuldtræfferen. Vivi bliver på den måde indgangen til at flere beboere benytter sig af Fuldtræfferens tilbud. Med venlig hilsen Søren Brink Larsen Netværksbasen Høje Kolstrup Kontor: mobil: sbl@salus-bolig.dk

10 versigt byggesager Forening Afd LBF Sag Projekt Status Termin Anlægssum mio Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening 04 Problemer med utætte gavle Afventer endelig finansiering 3,3 15 x Totalrenovering LBF gennemgang er kommet retur, skal gennemgåes inden færdigudarbejdelse. Dialog med LBF om opgørelse af reguleringskonto tomgang. 16 x Totalrenovering Voldgiftssag er afsluttet med forlig, hvor inge gør krav mod hindanden. Afsat i byggesagen samlet "17 mio" inkl. omkostninger til udbedring. Forliget ligger inden for dette. Skema C 's tilbagemelding fra LBF er modtaget gennemgåes Ams/jp. 17 Udskiftning af 25 køkkener Afventer Realkreditlåns / henlæggelse finansieret. Gennemgås af JP/Helle 9,15 20 x Økonomisk og fysisk opretning Der har været afholdt afd. møde hvor projektet blev godkendt. Skema A godkendt af byråd. September Skema A godkendt af Landsbyggefonden. Udbudsmateriale udarbejdes til skema B. Projekt godkendt på møde 17 april 2018.Bygherremøde 30 april vedr. Skema B sendt medio juni til LBF og kommunen. Forventes behandlet i kommunen i løbet af august (nu oktober ) ,8 87,2 13,0 Kolstrup Boligforening 29 x 43 nye ældreboliger Byggeriet er afsluttet, og regnskab er under udarbejdelse. Der er indgået en driftsaftale med Aabenraa Kommune omkring fælles drift og herunder ejendomsfunktionærbetjening og rengøring. Beløb hensættes til sidste udgifter hvorefter byggeregnskab kan færdiggøres. (250 t.kr.) Skøder er udarbejdet vedr fællesarealer. Afventer tinglysning og relaksation. 11/9 Møde med kommune, LandSyd, advokat Preben Gundersen og os, status der mangler tinglysning af 3 x 30 m2, som er kontor og bad til personale i nr. 100, 102 og 104. Tilhører kommunen. Derudover ønsker man fra kommunens side, og LandSyd at sammenlægge de to matrikler til en matrikel efter sammenlægning af afdelinger, og Kommunen og vores advokat i korrespondance med hinanden (Ikke samme realkredit institut, Realkredit Danmark og Nykredit). (JP/Helle gennemgår) 70,7 Kolstrup Boligforening 15NY x Totalrenovering 2. Etape Endelig aflevering foretaget juni 2018, byggeregnskab kan udarbejdes og realkreditlån kan omtages og byggelån lukkes G:\G-Drev\8026. SALUS\08. Byggesager\Status byggesager\2018\status for igangværende sager xlsx

11 Referat af afdelingsgennemgang i afdelinger uden afdelingsbestyrelser. Dato : torsdag den Afdeling : 6,8,9, 20, 21,22 og 24 Mødested : Viceværtkontoret, Jernbanegade 25, 6200 Aabenraa Deltager: ve Stahl Schmidt (SS) Fritz Jørgensen (FJ) Ritha Helweg (RH) Knud-Aage M. Poulsen (KMP) Brian Skou Juhler Larsen (BSJL) Mikael Schlaikjer (MSC) Afbud: Inga Fohlmann Tove Christensen Simon Munch Søren Toft Sørensen Afd. 6, 8 og 9: Et ønske om afrensning af mos på de nordvendte tage. Mosset er begyndt at falde ned og ligger bla. Foran indgangspartier og på belægningerne. Beslutning: Der indhentes tilbud fra et firma på afrensning af de nordvendte tage. Dårlig belysning langs Jernbane gade efter Kommunen har sænket lygtepælene på den anden side af gade. Ligeledes er belægningerne ved at være i en dårlig stand. Beslutning: BSJL tager kontakt til kommunen for at drøfte problemet med dem. Der arbejdes på en helhedsplan for afd. 6,8 og 9 med tilgengælighedslejligheder. Afd.20 Vi afventer kommunens tilsagn på at renover Persillegade og Callesensgade 28 og 30. vi forventer positiv tilbagemelding fra kommunen sidst i oktober Afd.21: Karpedam 2B og 2D vindues partier er i dårlig stand. Beslutning: der indhentes tilbud på en evt. udskiftning. Afd. 22: Besigtigelse af ny renoveret lejlighed. Lejligheden er blevet flot, og nu afventet udlejning af den. Afd.24: Hovedbestyrelsen vil se på mulighederne for at gøre de store lejligheder mere attraktive med henblik på at få dem udlejet. Referent: Brian Skou Juhler Larsen

12 versigt over afdelingsmøder afd boliger boliger boliger boliger stemmer stemmer stemmer stemmer beboer beboer beboer beboer I alt

13 TMGANG KB PR Sel/afd Adresse Rum Areal Tomgang start Tomgang slut Løgumklostervej 33 st.tv , Løgumklostervej tv , Antal: Petersborg 23 2.th , Antal: Hørgaard 12, 1. th , Hørgaard 14, 1. th , Hørgaard 16, 2. th , Hørgaard 16, 1. th , Hørgaard 16, st. th , Hørgaard 18, st. th , Hørgaard 24, 1. th , Hørgaard 30 st.th , Hørgaard 32 st.th , Hørgaard 34 st.th , Hørgaard 36 st.th , Hørgaard 38 st.th , Uglekær 10 1.th , Uglekær 16 st.tv , Uglekær 16 1.tv , Uglekær 16 1.th , Uglekær 6 2.tv , Antal: Højgade 10B , Antal: Callesensgade 28 A st , Callesensgade 28 C , Callesensgade 30 A , Callesensgade 30 B st.th , Callesensgade 30 B 1.tv , Callesensgade 30 B 1.th , Callesensgade 30 B , Persillegade 8 A 1. tv , Persillegade 8 A 1. th , Persillegade 8 A 2. tv , Persillegade 8 A 2. th , Callesensgade 30 A st , Callesensgade 30 B st.tv , Antal: Karpedam 2 D st , Antal: 1

14 Gamle Kongevej 2a , Antal: Skolevænget 19 a st , Skolevænget 19 a st , Skolevænget 19 a , Skolevænget 19 a , Skolevænget 19 a , Skolevænget 19 a , Skolevænget 19 a , Skolevænget 19 a , Antal: 8 Antal ialt: 44

15 KB Udsættelser 2018 Fordeling af ophævelse Rykker phævelse Betalt Fraflyttede frivilligt I fogedretten Januar 26 0 Februar Marts April Maj Juni Juli August 16 1 September ktober 16 November December Rykker/udsættelser Rykker phævelse Betalt Fraflyttede frivilligt I fogedretten