1 Afbud fra Der var ingen afbud. Lars-Peter Melchiorsen deltog fra kl på grund af den sene konfirmandundervisning.

Transkript

1 Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 27. november Kl Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Der var ingen afbud. Lars-Peter Melchiorsen deltog fra kl på grund af den sene konfirmandundervisning. 2 Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt med tilføjelse af de punkter, der var udsendt på forhånd til behandling under eventuelt. 3 Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt og underskrevet. 4 Mødedatoer og tidspunkt i 2015 Provstiudvalgets julefrokost: Fredag den 23. januar kl Efter middagen i byen kaffe i domprovsteboligen Provstiudvalget vil som hovedregel fortsat holde sine møder kl Provstiudvalgsmøder og budgetmøder i 2015 Onsdag den 28. januar Onsdag den 25. februar Mandag den 23. marts budgetsamråd kl. 19 i Vojens sognehus PU møde samme dag kl i lokale på Vojens Hotel Onsdag den 22. april Onsdag den 13. maj Onsdag den 10. juni Onsdag den 19. august Torsdag 27. august budgetsamråd kl. 19 i Skrydstrup sognehus Torsdag den 24. september Onsdag den 28. oktober Torsdag den 26. november 5 Konsulentrunde i Haderslev Stift foråret 2015 Sag: Konsulentrunde 2015 (Haderslev Stift) (1410) Provstiudvalget noterede datoerne: 29. april og 30. april 2015 Konsulentrunde i Haderslev Stift foråret 2015 Referat, Side: 1

2 Mødepunkt 6 ST godkendelse af PUK regnskab 2013 Sag: PUK 2013 (1026) Provstiudvalget tog stiftets godkendelsesskrivelse til efterretning. ST godkendelse af PUK regnskab Vedr. Fjelstrup Kirke - lån til blytag og varmeanlæg Sag: Fjelstrup Kirke - renovering (1099) - Fjelstrup Sogn Vedr. Fjelstrup Kirke - lån til blytag og varmeanlæg 8 Forpagtningskontrakt Jørgen Dahlmann - Domsognet Sag: Forpagtningskontrakt Domsognet (1128) - Haderslev Vor Frue Domsogn Forpagtningskontrakt Jørgen Dahlmann - Domsognet Stiftets skrivelse med bortfald af terminsydelse i december for det endnu ikke effektuerede lån gav anledning til en principiel drøftelse, da det er en almindelig situation, at første afdrag kan blive forskudt i forhold til det budgetterede. Provstiudvalget er af den opfattelse, at det for det første skal sikres, at det afsatte beløb til såvel afdrag som renter forbliver som midler til anlæg og ikke blandes sammen med driften. For det andet at midlerne anvendes til at betale de første regninger. Kun i særlige tilfælde og efter aftale med provstiet skal midlerne forfalde som ekstraordinært afdrag. Provstiudvalget drøftede de af domsognet fremførte argumenter for en forskydning mellem kontraktperiodens begyndelse og forfaldsdatoen for den årlige betaling. Men provstiudvalget tog ikke disse argumenter til følge og vil fastholde, at det er en forudsætning for godkendelse, at det af begge kontrakter skal fremgå, at der skal være en helårlig forudbetaling forud for forpagtningens begyndelse eller stilles en anfordringsgaranti. VS: Forpagtningskontrakt Jørgen Dahlmann - Domsognet Forpagtningskontrakt til godkendelse fra Domsognet Bilag til Forpagtningskontrakt Jørgen Dahlmann - Domsognet 9 HASK - evaluering og møde den 22. januar 2015 Sag: Haderslev Skole Kirke Samarbejde (1143) Domprovsten orienterede. Formanden deltager i mødet den 22. januar 2015 i Hammelev. HASK - evaluering og møde den 22. januar SV: Protokol for åstedsforretning Sag: Etablering af regnvandsbassin ved Starup kirke (1165) - Sønder Starup Sogn Provstiudvalget godkendte aftalen, hvor menighedsrådet frasælger et stykke jord til etablering af regnvandsbassin til en pris af 20 kr. Referat, Side: 2

3 Mødepunkt Starup kirke (1165) - Sønder Starup Sogn etablering af regnvandsbassin til en pris af 20 kr. pr. kvadratmeter. SV: Protokol for åstedsforretning Protokol for åstedsforretning 11 DKM behandler sagen Sag: Provstiets hjemmeside (1204) DKM behandler sagen DKM har tilkendegivet at ville slette de to ekstra mailadresser med virkning fra mailadresser er anvendt til I-Pads. Herefter vil der stadig være to tilbage af i alt 10 mailadresser, der fortsat vil være til rådighed. DKM svarer at at de foreslår at slette de to ekstra mailadresser 12 Cathrine Lerche Jørgensen meddeler at hun trækker sig fra sagen På lukket dagsorden 13 PU godkender at der udbetales fratrædelsesgodtgørelse til gravermedhjælper På lukket dagsorden 14 Henvendelse om adgang til at opkræve af mellemregning mellem kommune og MR Sag: Budget kirkekasser (1295) Henvendelse om adgang til at opkræve af mellemregning mellem kommune og MR Svar fra økonomi og indenrigsministeriet til KM 15 Hoptrup mr. om regnskabsmæssige justeringer - Hoptrup kirkekasse Sag: Årsregnskab kirkelige kasser 2013 (1298) Hoptrup mr. om regnskabsmæssige justeringer - Hoptrup kirkekasse Thyra Bohsen havde gennemgået Hoptrup menighedsråds redegørelse og udleverede på mødet et regneark og en sammenskrevet tekstforklaring, som var til stor hjælp for provstiudvalgets forståelse. Thyra Bohsen er helt enig med menighedsrådet i deres forslag til disponering og de beløb man når frem til. Provstiudvalget tog herefter menighedsrådets redegørelse til efterretning og godkender: At menighedsrådets frie midler pr. 31. december 2014 anføres til kr., såfremt resultater på driftsrammen for 2014 går i nul. Er dette ikke tilfældet, skal tallet justeres tilsvarende. At videreførelse af midler til ikke-udført anlægsarbejde eller opsparing til anlæg anføres at udgøre kr. Provstiudvalget anbefaler disse midler hensat på en separat konto. Provstiudvalget vil med kopi af skrivelsen til Referat, Side: 3

4 Mødepunkt Provstiudvalget vil med kopi af skrivelsen til menighedsrådet orientere revisor, med forventning om at revisor gør indsigelse, hvis man er uenig og senest ved næste revision vil tiltræde det aftalte. 16 Ansøgning om 5% midler fra Vojens MR - ekstraregning vedr. forplads til kølerum Sag: 5 % midler - ansøgning i 2014 (1311) Ansøgning om 5% midler fra Vojens MR - ekstraregning vedr. forplads til kølerum Der ansøges om ,66 kr. 17 Vilstrup mr. - tagrender - 5 % midler Sag: 5 % midler - ansøgning i 2014 (1311) Vilstrup mr. - tagrender - 5 % midler Provstiudvalget bevilgede ,66 kr. af 5 % midlerne som ansøgt. Det er en forudsætning, at kirkekassen ikke selv har pengene til 3 måneders drift. Provstiudvalget vil skrive til menighedsrådet, at man i en tilsvarende sag vil forvente, at arbejdet bliver stoppet, så der bliver mulighed for at drøfte økonomien i projektet med provstiudvalget. Lars-Peter Melchiorsen erklærede sig indhabil og forlod mødet under behandlingen af dette punkt. Menighedsrådet søger om kr. ex. moms. Altså kr. inkl. moms. Provstiudvalget bevilgede dette beløb af 5 % midlerne. Det er dog en forudsætning for udbetaling af beløbet, at kirkekassen ikke selv har midler til 3 måneders drift. Ansøgningen godkendes, såfremt de ikke selv har pengene til 3 mdrs. drift. 18 Domsognet - udgifter vedrørende kordegns sygdom - 5 % midler Sag: 5 % midler - ansøgning i 2014 (1311) Domsognet - udgifter vedrørende kordegns sygdom - 5 % midler Ingrid Vilslev og domprovsten erklærede sig inhabile og forlod mødet under behandlingen. Provstiudvalget bevilgede domsognet ,19 kr. af 5 % midlerne som ansøgt. Pengene vil komme til udbetaling, hvis domsognet ikke selv ligger inde med midler til 3 måneders drift. 19 De nye muligheder for videreuddannelse med masterspor. Sag: Efter- og videreuddannelse - DTF (1322) De nye muligheder for videreuddannelse med masterspor. Domprovsten orienterede om baggrunden for et ønske om en principiel drøftelse af provstiudvalgets syn på finansiering af præsters efteruddannelse med henblik på finansiering ved midler i PUK kassen, kirkekasserne og stiftsrådets bevillinger. Spørgsmålet er især blevet aktuelt i forbindelse med præsters ønske om masteruddannelser. Provstiudvalget konstaterer, at det er Kirkeministeriet, der er arbejdsgiver, men her synes der ikke at være ekstra midler til området. Stiftsrådet har nedsat et udvalg bestående af stiftsrådsmedlem Niels Hørlyck, biskoppen, provst Leif Arffmann og domprovsten, som skal komme med en indstilling til stiftsrådet. Provstiudvalget havde en længere drøftelse uden på nuværende tidspunkt at nå frem til en konklusion vedrørende PUK kassen. Man vil afvente udspillet fra det af stiftsrådet nedsatte udvalg. Referat, Side: 4

5 Mødepunkt Provstiudvalget vil endvidere tage sagen op i forbindelse med PUK kassens budget for Indtil da må provstiudvalget henvise præster til at søge i menighedsrådet og hos biskoppen. Domprovsten kan i forlængelse af MUS samtale med fordel anbefale sådanne ansøgninger. 20 Haderslev stifts aftale med Videnscenteret for Landbrug Sag: Generelt - forpagtningskontrakter (1362) Haderslev stifts aftale med Videnscenteret for Landbrug Provstiudvalget tog samarbejdsaftalen til efterretning. Det skal nu undersøges, hvad det vil koste at få standdardkontrakten stillet til rådighed i de tilfælde, hvor alt det øvrige kan laves lokalt og forpagtningsaftalen ikke tilsiger en større merudgift for kirkekassen. Ny rådgiver - præstegårdskonsulent - Videncentret for Landbrug ST har indgået rammeaftale 21 Referat af formandsmøde 3. november 2014 Sag: Formandsmøde (1411) Referat af formandsmøde 3. november 2014 Evaluering af formandsmøde fra Helge Blomgreen 22 Undersøgelse af skimmelsvamp - prisoverslag vedr. Moltrup Kirke m.fl. Sag: Moltrup - skimmelsvamp (1413) - Moltrup Sogn Undersøgelse af skimmelsvamp - prisoverslag vedr. Moltrup Kirke m.fl. Provstiudvalget evaluerede formandsmødet og konstaterede, at der havde været mange positive tilbagemeldinger om mødet. Dog havde Helga Blomgreen også bidraget med nogle kritiske bemærkninger til overvejelser, som provstiudvalget fandt væsentlige. Provstiudvalgets opfattelse var, at der havde været tale om et godt første møde, hvis form og indhold vil kunne udvikles. Det er planen at holde et nyt formandsmøde i forsommeren Dato endnu ikke fastlagt. Provstiudvalget finder ligesom menighedsrådet, at et beløb på kr. giver anledning til at vurdere, om en stor undersøgelse skal gennemføres. Provstiudvalget finder, at en erfaring fra rollespilsdagen med meget røg og røgelse i kirken ikke er fyldestgørende som grundlag for en begrundet mistanke om skimmelsvamp. Provstiudvalget er af den opfattelse, at beslutningen afhænger af, om der herudover er en konkret mistanke om skimmelsvamp i kirken og de øvrige bygninger. I så tilfælde skal en undersøgelse sættes i værk. Ellers er det provstiudvalgets opfattelse, at man med ekstra opmærksomhed på forholdet mellem opvarmning og rengøring og udluftning vil kunne nå langt med at imødegå et eventuelt problem. 23 Kirketællinger - brugernavn og password Sag: Kirketællinger (1412) Provstiudvalget tog til efterretning, at tal fra kirketællingen også vil være tilgængelig for provst og provstiudvalg. Dog vil man ikke søge adgang Referat, Side: 5

6 Mødepunkt Kirketællinger - brugernavn og password dertil før et samlet resultat af kirketællingen måtte foreligge. Provstiudvalget håber dog, at tallene vil give anledning til gode drøftelser i menighedsrådene. 24 Forespørgsel fra Jegerup Menighedsråd På lukket dagsorden 25 VS: Ansøgning om 5% midler fra Maugstrup MR vedr. præsteskifte til behandling Sag: Vakant Præstestilling - Vojens-Jegerup- Maugstrup (1367) - Maugstrup Sogn VS: Ansøgning om 5% midler fra Maugstrup MR vedr. præsteskifte til behandling Ulla Toft erklærede sig inhabil og forlod mødet under behandlingen af dette punkt. Provstiudvalget bevilgede af 5 % midlerne som ansøgt til udgifterne vedrørende præsteskiftet og istandsættelsen af Maugstrup præstegård. Det er dog en forudsætning for at pengene vil komme til udbetaling, at kirkekassen ikke har midler til mere end 3 månederes drift Provstiudvalget havde dog gerne set en redegørelse på et tidligere tidspunkt for, at man ikke ville kunne holde sig indenfor de kr., der normalt er det beløb, kirkekassen kan forvente at modtage ved et præsteskifte, hvor der skal ske almindelig vedligeholdelse af præsteboligen. 26 Fole kirkes omgivelser - ny depotplads Sag: Fole kirkegård - ny lagerplads (1218) - Fole Sogn Fole kirkes omgivelser - ny depotplads Provstiudvalget mente ikke umiddelbart at kunne lave en godkendelse på det foreliggende grundlag, når stiftet i sin skrivelse tilslutter sig kirkegårdskonsulentens anbefaling af, at menighedsrådet bør genoverveje lagerpladsens størrelse. Derfor vedtog provstiudvalget at ville sende kirkegårdskonsulentens og den kongelige bygningsinspektørs udtalelser og stiftets skrivelse til menighedsrådet, for at indhente menighedsrådets bemærkninger hertil. Når disse udtalelser foreligger vil provstiudvalget genoptage og godkende sagen med henblik på behandling i fredningsnævnet. 27 Eventuelt Erik Høgh stillede spørgsmål ved, hvorvidt det var rigtigt, at det kun var forpagtningskontrakter og ikke kontrakter om jagtleje og boligudlejning, der krævede provstiets godkendelse. Svaret er, at det er bekræftet i stiftet, at provstiudvalget alene vil skulle godkende forpagtningskontrakter. Ulla Toft gav en foreløbig orientering om, at Museet havde gjort ophævelse over, at Provas i forbindelse med tømningen af voldgraven havde beskadiget nogle stolper fra tallet. Sagen havde dog også givet anledning til spændende nye arkæologiske fund. Redegørelsen fra museet vil komme på som orienteringspunkt på næste provstiudvalgsmøde. Mødet slut. Referat, Side: 6

7 Orientering 28 Faktaark - fællesmødet Sag: Stiftsrådet (1070) - Haderslev Stift Faktaark - fællesmødet Haderslev domprovsti: Fællesmødet kortlægning vedr. præsternes efteruddannelse 29 Kirsten Münster: Tak for opmærksomheden! Sag: Haderslev Skole Kirke Samarbejde (1143) Kirsten Münster: Tak for opmærksomheden! 30 Provas meddelser at man går igang med arbejdet Sag: Etablering af regnvandsbassin ved Starup kirke (1165) - Sønder Starup Sogn Provas meddelser at man går igang med arbejdet 31 SV: Fole depot anlæg Sag: Fole kirkegård - ny lagerplads (1218) - Fole Sogn SV: Fole depot anlæg 32 SV: Svar: Revisionsprotokol - Aastrupudsættelse vedr. aflevering godkendt Sag: Årsregnskab kirkelige kasser 2013 (1298) SV: Svar: Revisionsprotokol - Aastrupudsættelse vedr. aflevering godkendt 33 Forslag til håndtering af sagsbehandlingen af elektronsike regnskaber for 2013 i provstiudvalget Sag: Årsregnskab kirkelige kasser 2013 (1298) Forslag til håndtering af sagsbehandlingen af elektronsike regnskaber for 2013 i provstiudvalget Referat, Side: 7

8 Orientering 34 Notat fra møde vedr. skimmelsvamp i kirken - skimmelsvamp i orglet Sag: Bevtoft kirke - skimmelsvamp i orgel - i kirken (1306) - Bevtoft Sogn Notat fra møde vedr. skimmelsvamp i kirken - skimmelsvamp i orglet 35 Notat fra møde vedr. sakristi - præsteværelse Sag: Renovering af sakristi - præsteværelse (1338) - Maugstrup Sogn Notat fra møde vedr. sakristi - præsteværelse 36 Notat fra mødet vedr. belægning på gang mod kapel Sag: Belægning på gang mod kapel (1339) - Maugstrup Sogn Notat fra mødet vedr. belægning på gang mod kapel 37 Notat fra mødet vedr. julebelysning Sag: Julebelysning (1340) - Maugstrup Sogn Notat fra mødet vedr. julebelysning 38 Notat fra møde vedr. ændringer på kirkegården Sag: Ændringer på kirkegården (1351) - Jegerup Sogn Notat fra møde vedr. ændringer på kirkegården 39 Notat af mødet vedr. renovering af tårn ved Jegerup kirke Sag: Renovering af tårn (kalk) (1352) - Jegerup Sogn Notat af mødet vedr. renovering af tårn Referat, Side: 8

9 Orientering ved Jegerup kirke 40 PU anbefaler ansøgningen til Kirkeministeriet om salg af 1,3 hektar af Hammelev sogns præsteskov uden offentligt udbud Sag: Hammelv kirkekasse (1374) - Hammelev Sogn PU anbefaler ansøgningen til Kirkeministeriet om salg af 1,3 hektar af Hammelev sogns præsteskov uden offentligt udbud Ansøgning til Kirkeministeriet om salg af 1,3 hektar af Hammelev sogns præsteskov uden offentligt udbud 41 Bjerning kirkegård - restaurering af kirkegårdslåge Sag: Bjerning kirkegårdslåge restaurering (1385) - Bjerning Sogn Bjerning kirkegård - restaurering af kirkegårdslåge 42 Vilstrup Kirkekasse: kvartalsrapport pr Sag: Kvartalsrapport kirkekasser (1399) Vilstrup Kirkekasse: kvartalsrapport pr Øsby- Årø: kvartalsrapport pr Moltrup/Bjerning - 3. kvartal 2014 Kvartalsrapport 3-14 Hjerndrup kirkekasse kvatalsrapport fra Maugstrup kirkekassset VS: Kvartalsrapport 3, kvartal Kvartalsrapport 3-14 Sommersted kirkekasse Referat, Side: 9

10 Orientering Kvartalsrapport 3-14 Aastrup kirkekasse Kvartalsrapport 3-14 Hammelev kirkekasse Kvartalsrapport 3. kvartal, Halk-Grarup Kirkekasse Gl Haderslev Kvartalsrapport 3. kvt Højrup Sogns menighedsråd - jagtleje Sag: Jagtleje (1405) - Højrup Sogn Højrup Sogns menighedsråd - jagtleje Svar på spørgsmål om jagtleje 44 MR ønsker referat af møde rettet på punkter om præstetavlen Sag: Altertavle og døbefont i Højrup kirke (1406) - Højrup Sogn MR ønsker referat af møde rettet på punkter om præstetavlen Notat vedr. altertavle - døbefont i Højrup kirke Højrup kirke - ændring til notat om møde kl Lønarter - kvalifikations- og funktionstillæg gartnere og gartneriarbejdere Sag: Gartnere og gartneriarbejdere (1407) - Haderslev Stift Lønarter - kvalifikations- og funktionstillæg gartnere og gartneriarbejdere 46 Sommersted kirke - blytag (stiftets sagsnr. 13/5124) Sag: Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag. Menighedshus - facaderenovering (1200) - Sommersted Sogn Referat, Side: 10

11 Orientering Sommersted kirke - blytag (stiftets sagsnr. 13/5124) 47 Vedr. sag nr Højrup præstebolig - lejekontrakt Sag: Højrup Præstebolig (1155) - Højrup Sogn Vedr. sag nr Højrup præstebolig - lejekontrakt Referat, Side: 11